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Unidad 1 Introduccin a la hoja de clculo Microsoft Excel Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Microsoft comercializ originalmente un programa de hojas de clculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviembre de 1987

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son: En el ao 1987 Excel 2.0. En el ao 1990 Excel 3.0. En el ao 1992 Excel 4.0. En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3). En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95). En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97). En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000). En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP). En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003). En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007). En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010). En el ao 2011 Excel 14.0 (Office 2011). En el ao 2013 Excel 15.0 (Office 2013).

Caso Ejemplo: Realizar un Formato de Cotizacin.

Planteamiento del caso Javier es un joven emprendedor que ha iniciado su propia empresa, sin embargo dadas las condiciones actuales del mercado sabe que debe utilizar las tecnologas de la informacin y las comunicaciones TIC para ser ms competitivo. Para analizar adecuadamente la informacin de su negocio algo que l considera una clave para el xito-, Javier inicia la bsqueda de una herramienta que le permita administrar todos sus datos. Uno de sus mejores amigos le habla del programa Excel, en el que a travs de hojas de clculo podr acceder, analizar, disear y presentar su informacin de manera rpida y eficiente.

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Usted deber ayudarle a Javier a cumplir con todas sus tareas, para lo cual debe descargar previamente el archivo de ejemplo para desarrollar la actividad. Lo primero que Javier necesita para optimizar su empresa es:

1. Tener un listado de precios de sus productos. 2. Tener la base de datos de sus vendedores y clientes. 3. Poder realizar cotizaciones a sus clientes de manera rpida.

Objetivo: Conocer la interfaz de Microsoft Excel permitiendo generar un listado imprimible de sus productos, vendedores, clientes y la cotizacin Tema 1. Explorando Excel. 1. Inicio a trabajar con Excel 1.1 Ingresar a Excel 1.2 Conocer el rea de trabajo 1.3 Ingresar datos a la hoja de calculo 1.4 Formato a texto 1.5 Guardar libro

Pasos para ingresar a Excel 1. Ir al botn de INICIO ubicado en la esquina izquierda de la pantalla. Dar Clic. 2. Dar Clic en Todos los programas 3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office. Dar Clic. 4. All se despliega un men en el que aparece la opcin Microsoft Excel Dar Clic. 5. El programa se inicia. (ver imagen)

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REAS DEL LIBRO DE EXCEL rea Men Cinta

rea de trabajo

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rea de hojas de trabajo

Actividad: Crear la base de datos de los vendedores y clientes de la empresa de Javier Pasos para crear una base de datos. Cambiar el nombre de la hoja a trabajar 1. Con el cursor sealar la pestaa Hoja 1. 2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre 3. Dar clic sobre el rea resaltada. 4. Digitar el nombre deseado, en este caso ser Productos.

Ver imagen.

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Nos ubicamos en la primera celda A1 e ingresamos la informacin. Una vez los ttulos de la informacin a consignar se han completado, se seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta la E1:

5. Se hace clic en la pestaa inicio y se ubica el grupo nmero. 6. Hacer clic sobre la flecha de formato. Del men visualizado, Dar clic sobre texto.

Clic aqu A continuacin se muestra un cuadro de dialogo en el cual podemos darle formato a la celda, en este caso escogemos texto (ver imagen)

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Una vez terminado el trabajo sobre el libro se procede a guardar en disco el libro. 1. Dar clic sobre el botn office. 2. Del men desplegado, seleccionar con clic la opcin Guardar como. 3. Elegir la ubicacin en la que se desea guardar el libro. 4. Verificare que en el campo Tipo archivo diga libro Excel. 5. Dar clic en guardar. Tema 2. Trabajar con Hojas de Calculo 1. Trabajar con hojas de clculo. 1.1 Ingresar datos. 1.2 Formato moneda

Se procede a ingresar datos en cada una de las hojas del libro 1. Dar clic sobre el nombre de la hoja. Para el ejercicio seleccionar Productos. 2. Ubicar el cursor en la celda a ingresar informacin. Celda A2. 3. Digitar la informacin.

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Ya que en la hoja de productos y vendedores, se encuentran valores numricos, los cuales representan dinero, se cambian a un formato de moneda para visualizar un signo pesos ($). 1. Hacer clic sobre el nombre de la hoja (Productos) 2. Sobre la letra de la columna D, dar clic. 3. Hacer clic sobre la pestaa inicio y ubicar el grupo nmero. 4. Dar clic sobre la flecha de formato. 5. Del men visualizado, seleccionar con un clic moneda. Ver imagen

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Hoja Vendedores

Hoja clientes

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Tema 3: Trabajar con Celdas 3.1 Adicionar hoja 3.2 Cambiar nombre a hoja 3.3 Combinar celdas 3.4 Bordes 3.5 Formato personalizado Para agilizar ciertos procesos en su empresa, Nicols ha decidido crear un formato de cotizacin, con el fin de evitar de hacer este proceso de forma manual. 1. Al libo Practica con el cual se ha trabajado desde el inicio, se le adicionara una nueva hoja. Hacer clic sobre nueva hoja de Excel. (ver Imagen)

2. Hacer clic derecho sobre la nueva hoja, Hoja1. 3. Seleccionar cambiar nombre.

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4. En la parte sombreada, escribir cotizaciones.

Se ingresan los siguientes valores en las celdas correspondientes: A1=Clientes: J1= Cotizacin No. A2=Direccin: C3= Email A3=Telfono: A6=Item B6= Cod. Producto C6= Cant. H6= Valor Unitario J6= Valor total H32 = Subtotal H33 = Valor IVA H34 = Dto I34 = 5% Debe quedar as:

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6. Seleccionar las celdas C1 hasta H1. 7. Dar clic sobre la pestaa inicio y ubicar el grupo alineacin. 8. Sobre la opcin combinar y centrar, dar clic. (ver imagen)

9. Combinar las siguientes celdas: C1 hasta H1, B2 hasta H2, D3 hasta H3, J2 Hasta J3, A4 hasta J5, D6 hasta G6, H6 hasta I6, A32 hasta G33, A34 hasta G36, H35 hasta I36 y J35 hasta J36

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10. Seleccionar un grupo de celdas. Para el ejemplo seleccionar el grupo A6 J36. 11. Hacer clic en la pestaa inicio y ubicar el grupo fuente. 12. Dar clic en la flecha de la opcin borde. 13. Seleccionar con clic todos los bordes.

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NOTA. Si la cotizacin no es visualizada en una sola hoja, ajuste el tamao de las columnas o en la vista preliminar mueva las mrgenes

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Ingresar el siguiente texto en la combinacin de celdas A4, A5 J4, J5 De acuerdo a su amable solicitud de cotizacin, nos permitimos presentar a su consideracin los siguientes productos de alta calidad. 14. Ajustar el texto ingresado. Dar clic en la ficha inicio y ubicar el grupo alineacin. 15. Dar clic en la opcin ajustar texto y alinear en la parte superior.

Recuerde que:

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Ocultar las columnas a partir de la columna K en adelante.

Recuerde que. Para ocultar un grupo de columnas, haga clic sobre la letra de la columna (K), mantenga presionada la combinacin de teclas Shift + Ctrl + . Hacer clic derecho sobre el rea sombreada, dar clic en ocular.

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Ingresar informacin en las celdas de la cotizacin.

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Se creara un formato personalizado para que al instante de ingresar un nmero de cotizacin, se antepongan tres ceros. 1. Seleccionar en conjunto de celdas combinadas J2 J3 2. Hacer clic en la pestaa inicio, ubicar el grupo nmero. 3. Dar clic en la flecha ubicada en la parte inferior derecha.

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4. En la ventana visualizada, seleccionar personalizada de la lista categora. 5. En la casilla tipo, borrar el valor all visualizada, escribir 000. 6. Dar clic en aceptar. (Ver imagen)

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7. Ingresar un nmero en la celda. Para el ejemplo ingresar 1.

TEMA 4: FUNCIONES BSICA

4.1 Sumar Valores de Celdas 4.2 Formas

Definicin de funcin: Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.

Sintaxis de una funcin: La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin (argumento1; argumento2;...; argumentoN)

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Reglas Para utilizar funciones: Las funciones siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Actividad Sumar Valores de Celdas Javier comenzar a ingresar frmulas, bsicas para la realizacin de clculos bsicos, como los son sumas, restas, multiplicaciones, haciendo de esta forma un poco mas automtico el proceso de calcular el valor de la cotizacin. 1. Hacer clic sobre la celda J7. 2. Para calcular el valor a pagar del producto se multiplica la cantidad por en valor unitario. Ingresar la formula = C7 * H7

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Recuerde que. Para ingresar una formula en una celda, se debe anteponer el signo igual (=)
3. Presionar ENTER para aceptar la formula. Se visualiza el valor de la multiplicacin. (ver imagen abajo).

Ingresar las frmulas para el clculo de los otros productos de la lista.

El valor subtotal de la cotizacin es igual a la suma de los valores totales de los productos. Quiere decir que el subtotal seria igual a sumar el valor de la celda J7 ms J8 mas J9.

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El valor IVA es igual a: Al subtotal se multiplica por 0.15 (15%) El descuento es igual a: Al valor subtotal se multiplica por 0.05 (5%) El valor total de la cotizacin es igual a: Al subtotal, se le suma el valor del IVA y se le resta el descuento

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Para finalizar se le dar presentacin al modelo de cotizacin. 1. Hacer clic en la ficha insertar y ubicar el grupo ilustraciones. 2. Dar clic en la flecha de la opcin formas. 3. De la lista desplegada, dar clic en rectngulo redondeado

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4. Desplazar el cursor sobre el rea de trabajo, el cursor ha cambiado a una cruz delgada. Hacer clic el borde superior izquierdo de la celda A1. Con clic sostenido arrastra hasta el borde inferior derecho de la celda H3. Se dibuja un rectngulo.

5. En las herramientas de dibujo, ubicar el grupo estilos de formas. 6. Dar clic sobre la opcin relleno de forma. 7. Seleccionar la opcin sin relleno.

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Para finalizar ayudemos a Javier a dar los ltimos retoques de formato a su cotizacin Insertar una forma, en el lugar donde se visualiza la cotizacin. Insertar borde inferior a las celdas donde se visualiza, el nombre del cliente, direccin, telfono y email. Alinear dichos valores de celdas a la izquierda. Alinear los valores de celdas A6 J6 al medio y centro. Aplicar formato moneda a las celdas de valores de dinero. (ver imagen)

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Por ultimo Hacer clic en la opcin diseo de pgina para ver la forma como quedara el modelo, al instante de imprimir. Disminuya el zoom para ver en el rea completa.

Ejercicio Investigar Como Insertar un Encabezado y pie de pagina Aplicar encabezado y pie de pgina a la cotizacin que se realiz en esta gua