MANUAL DEL USUARIO BACK- SAP

CAPACITACION USUARIO FINAL

MANUAL DE INVENTARIOS FISICOS

VERSION 1 - 2011

ICONOS Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono

Significado Precaucin Ejemplo Nota Recomendacin Sintaxis

1. OBJETIVO DEL PROCESO El proceso de realizar inventario fsico se aplica para dar cumplimiento a los procedimientos establecidos. 2. DIAGRAMA DE FLUJO

Administracin de inventarios Realizar inventario fsico

Solicitante
Inicio Inicio 01 Solicitar Solicitar realizacin realizacin de de Inventario Inventario fsico fsico 03 Definir Definir cronograma cronograma y y enviar enviar notificacin notificacin 04 05 Recibir Recibir notificacin notificacin y y cronograma cronograma

Administrador de inventarios

Contador Fsico

Aprobador

Auditor

Revisor Fiscal

Selectivo Selectivo Si 02 Definir e informar items a inventariar

No

A A Generar documentos requeridos 06

Recibir Recibir notificacin notificacin y y cronograma cronograma

Hacer corte de documentos

07

A A

08 Realizar Realizar conteo conteo fsico fsico 09 Comparar inventario en libros Vs. conteo fsico

No

Hay Hay diferencias? diferencias?

Si 10 Realizar recuento fsico

Requiere Requiere nuevo nuevo conteo? conteo? No Analizar 11 resultados Inventario Inventario selectivo? selectivo? Si No Requiere Requiere ajustes? ajustes? Si No

Si

12 Recibir Recibir Informe Informe de de inventario inventario a a ajustar ajustar

No Si 13 Realizar Realizar ajustes ajustes Aprueba Aprueba ajustes? ajustes? No 14 Notificar Notificar Rechazo Rechazo de de ajustes ajustes y y justificacin justificacin

Facturar Facturar ajustes ajustes

Si

No

Cuentas Cuentas por por cobrar cobrar

15 Cerrar proceso y Notificar resultados

16 Recibir Recibir resultados resultados del del proceso proceso

Recibir Recibir resultados resultados del del proceso, proceso, si si aplica aplica

Recibir Recibir resultados resultados del del proceso, proceso, si si aplica aplica

Fin Fin

3. RESULTADO ESPERADO Generar informe de los documentos de inventario aplicados, que puedan mostrar las diferencias valorizadas de las existencias inventariadas y el registro estadstico del origen de dichas diferencias, lo cual incluye las causaciones contables de las mismas.

4. Resumen y Descripcin de la Transaccin Las transacciones principales que nos permiten realizar el inventario fsico se relacionan en el siguiente resumen:
MI01 MI02 MI05 ADMINISTRACION MI06 DE INVENTARIOS MI21 MI22 MI23 MI24 Crear documento de inventario Modificar documento de inventario Modificar recuento de inventario Visualizar recuento de inventario Imprimir documento inventario Visualizar documento de inventario Visualizar datos inventario de material Lista inventario

En la pantalla de SAP presentamos la gua para llegar a estas transacciones Descripcin Proceso: Realizar el inventario general o por muestreo, de los Modulo: MM bienes en stock dentro de los centros de distribucin o los almacenes .MI01 MI02-MI11 MI21 MI04-MI09-MI05-MI07-MI08 / MI 52 de inventario por muestreo Logstica Inventarios Documentos para inventarios / Recuentos inventarios / Diferencia / Inventario por muestreo

Nombre Transaccin ppales: Ruta:

Resumen del modelo de proceso empresarial En este Manual se explica cmo se crea el documento de inventario de libre utilizacin mediante la transaccin MI01.

RECOMENDACIONES PASOS A SEGUIR 1.1. Acceda a la transaccin: Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >> Crear >> MI01

Acceso va cdigo de transaccin

1.2.1 En la imagen "Crear documento de Inventario: Acceso", complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:
Bloqueo de contabilizacin por inventario Indicador que especifica que durante el recuento de inventario no se podrn contabilizar movimientos de mercancas para los stocks de un material contenidos en el documento para inventario. Utilizacin El indicador se fija en todos los stocks afectados (stock de almacn, stock de lote o stock especial) para todas las clases de stock y se anula una vez contabilizado el recuento de inventario. Existen dos posibilidades para fijar el indicador de bloqueo: justo al registrar el documento para inventario, si el recuento debe tener lugar de forma inmediata; poco antes del recuento, en el caso de que ste deba efectuarse ms tarde. Puede fijar el indicador mediante Documento para inventario -> Modificar en los datos de cabecera del documento para inventario, o bien fijarlo mediante batch input

Fijar stock terico Indica que se han fijado los stocks tericos de las posiciones de un documento para inventario que an no se han pagado. Utilizacin Este indicador origina que el stock terico actual se conserve en el documento para inventario. El sistema compara el stock contado con el stock terico fijado para comprobar si existen diferencias de inventario. Procedimiento Si el registro de los resultados del inventariado no se efecta inmediatamente despus del inventariado fsico, resultar oportuno fijar este indicador para que un eventual movimiento de mercancas ya no modifique el stock terico relevante para el inventario . Incluir lotes con peticin de borrado Indica que en la seleccin tambin se pueden incluir lotes que estn marcados para borrado. Utilizacin Marque este campo, en caso de que quiera incluir los lotes marcados para borrado de un material en el documento para inventario

En resumen se recomienda marcar para el inventario cada uno de los flags establecidos en otras especificaciones para un proceso de inventario. Estas transacciones le permitirn escoger los bienes a inventariar no obstante en el presente manual se explicara en paginas siguientes como se realiza un inventario a un centro, un almacn y/o un grupo de materiales sin tener que escoger uno a uno cada uno de ellos.

1.2.2 Presione ENTER una vez haya introducido los datos necesarios, luego aparecer la siguiente pantalla, para designar los datos del cdigo de material a solicitar en inventario de la ventana de escogencia presentada por el sistema, paso a paso escogiendo el texto breve del material para cada uno.

Los cdigos de los materiales pueden escogerse o registrarse manualmente e incluso ser pegados desde una lista hasta la capacidad de posiciones que registra la ventana.

1.2.3 Fijada la lista de cdigos de materiales de Enter y le aparecer en la parte inferior de la pantalla el siguiente registro de documento para inventario:

Nota: En la siguiente tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional
(Nombre campo) Fecha documento Fecha planif. recuento Centro Descripcin Fecha de solicitud de creacin del documento Fecha en que se planea ejecutar el documento Un centro es una unidad de organizacin que sirve para subdividir una empresa en funcin de aspectos de: Almacenamiento, Produccin, aprovisionamiento, ventas, mantenimiento y planificacin de necesidades Nmero de almacn al que se le crea documento para inventario. R/O/C R Accin de usuario y valores Da, mes y aos en que se crea el documento de inventario. Da, mes y ao en que se planea la ejecucin del inventario Nmero del centro al que pertenece el almacn al que se le realizara el inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por centro. R Digite l nmero del almacn al que le creara el documento de inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por almacn. Djelo as. Comentarios

Djelo as.

Almacn

Otras especificacion es Fijar bloqueo de contabilidad

Indicador que especifica que durante los conteos del inventario no se podrn contabilizar movimientos de mercancas

Fijar Stock terico

Este indicador origina que el Stock terico actual se conserve en el documento para inventario.

Fije el bloqueo de contabilidad si el inventario es el realizado una vez al ao. Para el caso de entrega de almacenista a almacenista no lo fije para no bloquear los movimientos de los materiales. Fije el indicador

El indicador se fija en todos los Stock afectados. (Stock de almacn, Stock de lote.) Es importante fijar este indicador para que un movimiento eventual de mercancas no modifique el Stock terico relevante para el inventario.

Referencia de Inventario

Indica el nmero o nombre de un documento externo para identificar el inventario.

Digite un nmero o nombre que le describa el documento que est creando.

Tipos de Stock

Incluye materiales inventariados

Indica que el Stock para cada uno de los tipos se ve afectado por la operacin movimiento de mercancas Inventario. Selecciona para el inventario materiales ya inventariados

Fije los tipos de Stock: Libre utilizacin En control de calidad Bloqueado Si est fijado este indicador, tambin se incluirn de nuevo en la seleccin para el

inventario los materiales ya inventariados. Si no est fijado este indicador, se seleccionarn solamente los materiales y lotes no inventariados Escoja la opcin que quiera ver en el documento de inventario.

Clasificacin

Opciones de la informacin que se despliega en el documento de inventario.

2.1

VERIFICAR N DE DOCUMENTO DE INVENTARIO: Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Visualizar MI03

Acceso mediante mens

Acceso va cdigo de transaccin

Como observamos esta transaccin nos permite evaluar por cada posicin las diferentes ventanas de SAP, el estatus de cada material en el inventario como por ejemplo: Al consultar el historial del inventario en una posicin observamos que a la fecha de consulta no tiene registro de conteo y la misma ventana en la parte superior nos permite ir pasando por cada uno de los materiales que conforman el inventario. El siguiente ejemplo se presenta cuando conocemos el nmero del documento de inventario.

2.1.1 Cuando no conocemos el documento de inventario, entramos a la misma transaccin MI03 Visualizar Documento de Inventario: Acceso:

Si no conoce el No. de Documento de inventario debe dar click sobre el match code despliega el siguiente cuadro:

y se le

2.1.2 En esta pantalla se ingresa el Centro y el Almacn, a los cuales se les est haciendo el inventario, y de un click en el icono de Ejecutar Documentos de Inventario Para Material: desplegando la pantalla Visualizar

Como se puede observar en la columna Status del Documento, todos los mat eriales del inventario estn con Status Documento Activo, lo que quiere decir que se estn inventariando pero no se han contabilizado, tambin nos damos cuenta de cul es el No. de Inventario del conteo que se est realizando, como se resalta en la imagen anterior

3.1 MODIFICAR DOCUMENTO DE INVENTARIO. Para modificar un documento de inventario 3.1 IMPRIMIR DOCUMENTO DE INVENTARIO Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Imprimir MI21

Acceso mediante mens

Acceso va cdigo de transaccin

3.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario:Acceso

Digite aqu l nmero del documento de inventario a imprimir. Lo normal es que el sistema ya trae el nmero automticamente o si no bsquelo.

De un click en el icono ejecutar y aparece la siguiente pantalla:

Luego de click sobre el icono Visualizacin de impresin si necesita visualizar primero las planillas y luego en el icono imprimir para listar las planillas para conteo.

La presentacin de las planillas ser la siguiente:

Aqu se coloca la fecha y la firma de la persona que realiz el conteo.

Luego de haber realizado el conteo respectivo a cada material que aparece en la lista, se pasa a registrar en el sistema R/3.

4.1

REGISTRAR CONTEOS DE INVENTARIO Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >> Recuento de Inventario >> Registrar

Acceso mediante mens

Acceso va cdigo de transaccinMI04

Aqu debe escribir la cantidad contada.

4.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario: Acceso:

Definido el documento de inventario a registrar se muestra en la pantalla la ventana para los registros de las cantidades fsicas contadas en el ejercicio.

Digite aqu la cantidad contada

Diligencie los siguientes campos:

(Nombre campo) Recuento cero Descripcin Indica que la cantidad contada es igual a cero. R/O/C R Accin de usuario y valores Fije este indicador en el caso de que la cantidad contada sea igual a cero. Comentarios En el caso de no fijar este indicador con un Stock cero, la posicin se considerara como no contada. Si la cantidad es cero solo debe fijar el flag del cuadro de la derecha.

Cantidad

Indica la cantidad a mover en unidad de medida de entrada. La cantidad se convierte de forma automtica en unidades de medida de almacn. (unidad de medida base)

Introduzca aqu la cantidad que trae registrada en la planilla de conteo.

Para bajar de pgina y continuar digitando el conteo respectivo de click sobre el icono Pgina siguiente o para devolverse o subir de pgina de click sobre el icono Pagina Anterior:

Una vez haya registrado en el sistema R/3 las cantidades contadas y plasmadas en la planilla,

oprima el icono disquete para grabar. Aparece un aviso en la parte inferior de la pantalla indicando que el recuento para el documento 100000087 ya quedo registrado.

Para Analizar las diferencias de inventario se realiza la transaccin MI20 en la cual se registra el documento de inventario a tratar.

Ejecutada la transaccin se genera el listado de diferencias de inventario.

Para tratar el listado de diferencias inventario existen varios pasos o actividades que se ejecutan segn corresponda, como observamos en el ejemplo tenemos marcados los tem que presentan diferencias vs entre la cantidad terica y la cantidad contada, en la misma ventana se muestra que se puede modificar el recuento o realizar un registro del recuento, para el caso en cuestin se decide modificar el recuento lo cual nos lleva nuevamente a la ventana de recuento se registra el verdadero valor de recuento y se guarda. a) Modificar Recuento: Con el cual se revisa y registran los datos reales del conteo en caso de que al volver a realizar el conteo fsico se deba realizar dichas modificaciones. b) Aplicado y guardado el recuento se puede proceder a realizar la contabilizacin de las diferencias siempre que estas existan como el ejemplo resaltado.

c) Ejecutada la contabilizacin el sistema nos lleva a la transaccin MI07- Eliminar diferencias, en esta primero nos muestra un encabezado y posteriormente lista los bienes a tratar en dichas diferencias.

Se definen los motivos por los cuales se aplica dicha diferencia y el sistema realiza la aplicacin contable para que se genere el documento financiero correspondiente.

Posteriormente podemos observar la aplicacin de las diferencias del inventario con el documento generado contablemente a travs de la MIGO, como se muestra en el ejemplo adjunto.