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2012

CRITERIOS PARA AUDITORIAS TECNOSCAPE

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MANUAL DE CINCO ESES 5 Ss

Parmetros para estandarizar el sistema de 5s
En este manual se encontrara paso a paso el procedimiento a seguir para la implementacin, ejecucin y estandarizacin de la norma 5s de calidad, que se pondr en ejecucin en la parte operativa y administrativa de los talleres TECNOSCAPE , oficinas de lderes y administrativos del Departamento Comercial.

Pablo Alvarez INDIMA S.A. 01/01/2012

TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN ANTECEDENTE: 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE. 3. DEFINICIONES.
A) B) C) D) E)

4 5 6 6 6
6 6 6 6 6

SEIRI: SEITON: SEISO: SEIKETSU: SHITSUKE:

4. DOCUMENTOS APLICABLES. 5. REGISTROS APLICABLES. 6. MATERIAL UTILIZADO. 7. RESPONSABILIDADES. 8. DESARROLLO. PASO NO. 1 SELECCIONAR.
A. SEPARAR LO QUE YA NO SIRVE Y TIRARLO O DARLO A QUIEN PUEDA SERVIRLE. POR EJEMPLO:

7 7 7 7 7 8
8

PASO NO. 2 ORDENAR.

A)FRECUENCIA DE USO: B) SECUENCIA DE USO C) COMODIDAD D) FACILIDAD DE MOVIMIENTO Y TRANSPORTACIN

9
9 9 9 10

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL MOVIMIENTO DE MATERIALES:

10

PASO NO. 3 LIMPIAR.

1. LIMPIEZA. LA LIMPIEZA DEL LUGAR ES RESPONSABILIDAD DE TODOS LOS QUE LABORAN 2. INSPECCIN. QUIENES OPERAN Y OCUPAN LAS REAS Y LOS EQUIPOS, SON LOS MS CAPACITADOS PARA DETECTAR DAOS Y FALLAS POTENCIALES.

12
12 13

PASO NO. 4 ESTANDARIZAR. PASO NO. 5 DISCIPLINA. AUDITORAS

13 14 14

MANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DE LA HERRAMIENTA 5S EN LOS TALLERES TECNOSCAPE

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MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA HERRAMIENTA 5 Ss

INTRODUCCIN La Tcnica de las 5 S es una herramienta de mejora continua que permite ayudar en la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad y debe ser apoyada con el pleno convencimiento y participacin de todas las reas, apoyndose en la manera de APRENDER HACIENDO. Como resultado de la aplicacin de las 5 S, se desocuparn muebles (cajones, libreros, archiveros, cajas de herramienta etc.), se abrirn espacios, se localizarn materiales excedentes en los distintos departamentos y lo ms importante: se reducirn los tiempos muertos y actos inseguros1. La creatividad del personal se mostrar de forma natural al permitirles hacer las cosas de la manera ms fcil para ellos, ya que son los que mejor conocen sus necesidades en las distintas reas de trabajo, esto los har sentirse orgullosos del cambio en que participan y la mejor recompensa ser el exhibir su departamento, por lo que es recomendable se les permita visitar las diferentes reas. Este proceso crear una fuerza natural de mejora continua, pero se debe tener cuidado de no ser conformista para asegurar que se cumpla la primera y todas las veces, y cuando est funcionando de la manera ideal, se estandarice para volverse una rutina de trabajo; como consecuencia llegar a los lugares de convivencia familiar o social mejorando la calidad personal para adoptarla como una nueva forma de vida.

Tiempos muertos: O paro de sistema productivo. Actos inseguros: Se considera acto inseguro a la violacin de una norma establecida como segura, en general se cometen estas acciones cuando no se obedecen prcticas o procedimientos correctos.

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ANTECEDENTE:

Para estar seguros de que se debe implementar la poltica de 5s se deben realizar las siguientes preguntas de las cuales si cinco o ms son afirmativas debemos implementar las 5s.

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Pregunta Las personas luchan por encontrar lapiceras, papel carpetas, llaves, etc.? Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que no tienen dueo aparente en el escritorio o rea de trabajo? Usted o sus colegas acumulan lapiceros, clips, revistas viejas en los cajones? Hay papeles o guas telefnicas que ya no se usan y juntan polvo? Hay elementos de seguridad tales como extintores dando vueltas y ya vencidos? Hay cables sueltos y/o a la vista?

Si

No

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7 Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas? Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la 8 persona y/o escritorio adecuado? 9 Hay cestos de basura repletos? 10 Hay momentos donde faltan elementos de trabajo? Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o 11 que no se usan? 12 Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo? Hay documentos, carpetas, papeles, brochures, etc 13 mezclados? 14 Hay polvo, suciedad, telas de araa en rincones y esquinas?

1. Objetivo. Fomentar el orden y la Mejora Continua al grado de que se convierta en una forma de vida en los talleres de servicio Tecnoscape. 2. Alcance. Aplicable a todas las instalaciones de TECNOSCAPE (Talleres de servicio y departamento comercial), INDIMA. 3. Definiciones. 5 S: El movimiento de 5 S toma su nom bre de cinco palabras japonesas que principian con s: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU Y SHITSUKE. a) Seiri: Seleccionar, identificar lo necesario y lo innecesario, seleccionando lo primero y eliminando lo segundo. b) Seiton: Ordenar, definir un lugar para cada artculo necesario, manteniendo en su lugar para facilitar su localizacin. c) Seiso: Limpiar, mantener aseada y en ptimas condiciones el rea de trabajo. d) Seiketsu: Estandarizar, Definir procedimientos y reglamentos de cada rea, para mantener lo logrado en las 3 primeras S y elevar el nivel de aplicacin. e) Shitsuke: Disciplina, dar cumplimiento a los procedimientos establecidos, desarrollando hbitos positivos y manteniendo la disciplina.

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4. Documentos Aplicables.

a) Layout de cada taller / oficina. b) Check list de herramienta. c) Programa de limpieza. 5. Registros Aplicables. Check List maquinas y herramientas. Auditora de 5s (formato para oficina). Auditora de 5s (formato para talleres). Formato para registro de Observaciones. Minuta de reuniones. 6. Material Utilizado.

N/A 7. Responsabilidades.

a) Del Subgerente Comercial: Asegurar que se establezca, implemente y mantenga la herramienta 5 S. b) Del Asistente Tcnico: Coordinar todas las actividades necesarias para la implementacin de la herramienta 5 S (Capacitacin, Juntas de Trabajo , Auditorias, Cronogramas, Mural Informativo, Memorndums, Entre otros.) c) Del personal de cada TECNOSCAPE: Implementar todas las actividades descritas en el presente manual. 8. Desarrollo. Antes de aplicar la 5 S en el rea se recomienda:

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Tomar fotografas para evidenciar su estado inicial Preparar los Almacenes y Centros de acopio, para recibir y controlar los artculos innecesarios. Para aplicar la herramienta 5 S y arreglar las reas de trabajo se deben seguir los siguientes cinco pasos: PASO No. 1 SELECCIONAR. a. Separar lo que ya no sirve y tirarlo o darlo a quien pueda servirle. Por ejemplo: Artculos y materiales innecesarios o en exceso. Documentos innecesarios. Mobiliario o estantera sobrante. Artculos obsoletos o daados. Equipos, herramientas o maquinaria que no se utilicen. Materiales cuyo proceso se ha suspendido y no existe fecha cercana para reanudarlo. Libros, catlogos, manuales, planos, instructivos, documentos, etc., que no son consultados al menos una vez al mes. De lo que sirve, separar lo necesario de lo innecesario. Clasificar por tipo de artculos: Artculos necesarios. Los indispensables para desempear eficientemente nuestro trabajo. Conservar slo lo necesario, en cantidades adecuadas y en buenas condiciones. Artculos personales. Los estrictamente necesarios, no ms de 5 artculos. Mximo 2 cuadros por pared de 2 x 3 mts, 1 cuadro si el rea de pared es menor. Los indispensables en baos: Toalla, cepillos (pelo y dientes), crema dental, crema facial/manos y enjuague bucal. No mezclarlos con los artculos necesarios para el trabajo. Evitar las Colecciones particulares Artculos decorativos. En nmero reducido, adecuados al rea, que no dificulten la limpieza, que hagan agradable el ambiente (De preferencia: plantas, cuadros con las polticas de la empresa, reglamentos, comunicaciones internas, objetos artsticos o con asuntos relacionados a los productos que se elaboran). Artculos en trnsito. Identificacin de Papas calientes que pueden romper la seleccin de artculos en su rea. Hacer un listado de los artculos que

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ingresan temporalmente a su rea de trabajo para aprobacin, revisin, prueba, inspeccin, etc. Una vez retirado todo lo innecesario del rea de trabajo procederemos a la aplicacin de la 2 S Ordenar. No se debe iniciar la 2 S, sin haber realizado previamente una seleccin rigurosa de lo estrictamente necesario.

PASO No. 2 ORDENAR.

El principio bsico es:

Asignar un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su lugar.

Asignar el lugar adecuado tomando en cuenta los siguientes factores de asignacin: a) Frecuencia de uso: Cada hora Varias veces al da Varias veces por semana Algunas veces al mes Algunas veces al ao

A la mano de la persona. Cerca de la persona. En el rea. En otra rea. En bodega o archivo remoto.

b) Secuencia de uso. Para evitar errores dentro de una secuencia de operaciones, los elementos deben colocarse cerca de donde se realizan las actividades. c) Comodidad para tomar, usar y retornar los artculos. Es necesario tambin tomar en cuenta: Alcance de las manos. Diseo o forma de los objetos. Dispositivos para colgarlos o sujetarlos. Considerar alturas, volmenes, pesos y cantidad de artculos.

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d) Facilidad de movimiento y transportacin de materiales. Determinar lugares adecuados para el movimiento de materiales y su transportacin de menor a mayor dificultad de movimiento: Directamente en el rea de trabajo. Sobre algn tipo de transportador. Sobre carro con ruedas. Cargado en tarimas. Dentro de cajas. Apilado en el suelo. Principios fundamentales del movimiento de materiales:

a) Eliminar el movimiento de materiales donde sea posible. b) Eliminar el esfuerzo humano en actividades que no agreguen valor al producto o servicio. c) Evitar actividades de movimiento de materiales sin valor a servicios, pero con incremento de costos Recepciones. Embarques. Almacenaje. Manejo entre plantas. Manejo entre procesos. d) Almacenaje apropiado: El almacenaje debe planearse cuidadosamente y limitarse a tener estrictamente lo necesario. Objetivos del control de existencias: Costos de inventarios. Proteccin de las propiedades. (exposicin a riesgos innecesarios). Operativos (desperdicios, deterioros, obsolescencia, ocupacin innecesaria de espacios y abastecimiento inoportuno).

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Por su ubicacin, los artculos deben almacenarse en el rea para acceso rpido de materiales de uso frecuente y fuera del rea de acceso remoto para objetos de uso poco frecuente. Almacenaje de documentos: Libros todos ordenados y en un lugar asignado. Carpetas todas ordenadas y lugar asignado e identificadas. Sealizar lugares para: Informacin tcnica, revistas, bolsas, portafolios, empaques, etc. Escritorio ordenado y sobre el solamente la PC (Lap Top), Impresora, Charola, Lapicero Caja para plumas y Mximo 2 pilas de papeles con no ms de 2 c/u. Archiveros con ndice y archivos identificados

f) Ayudas visuales: Rtulos de Identificacin del rea. Identificacin de los principales componentes del rea. Maquinaria, reas o equipos de proceso, inspeccin, almacenaje, trnsito o transporte; mediante un nombre o clave. Asignacin de un lugar para cada cosa. Crear indicadores visuales para una rpida ubicacin, uso, devolucin y deteccin de faltantes (soportes especiales, tipos de recipientes, lneas de delimitacin de reas). Rotular. Identificar el lugar al que pertenecen (cuando sea prctico). Si se ubican por orden puede utilizarse secuencia numrica, alfabtica, por tamao, clave, cdigo de colores. Emplear cdigo de colores. Para identificar elementos por uso, ubicacin, tema, tipo de fluidos conducidos en tuberas, clasificacin de desechos, por producto, proceso, servicio, mquina, tipo de lubricantes, rangos de operacin, alturas mximas de apilamiento. Indicadores visuales para la deteccin de faltantes. Plantillas, huecos, siluetas, fotocopias de los elementos, franjas diagonales de color, nmeros secunciales, lengetas. Indicadores de prstamo. Elementos que identifiquen a la persona que tiene en su poder algn material clasificado. Instrucciones de trabajo en el rea. Controles, planos, diagramas, plantillas, que sean:

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Legibles a la distancia normal de lectura, segn su ubicacin. Resistentes a la limpieza que se realice. Tamao adecuado. Bien aseguradas o adheridas. De materiales adecuados al rea. De fcil comprensin. Mostrar claramente dnde van las cosas y en qu cantidad. PASO No. 3 LIMPIAR. 1. Limpieza. La limpieza del lugar es responsabilidad de todos los que laboran en l, quienes elaboran el Plan de Limpieza peridica (anexo I), en donde se indica: a) Lo que se debe limpiar: Almacenes. Artculos almacenados de cualquier tipo, estanteras, recipientes, y contenedores. Equipos. Mquinas, herramientas, mobiliario, instrumentos (de inspeccin, medicin o prueba), y medios de transporte. Espacios. Pisos, paredes, ventanas, techos, cortinas, tableros de avisos y servicios. La frecuencia debe determinarse por acuerdo de los ocupantes del rea y debe ser: Antes, durante o al final de la jornada. Diariamente. Cada determinado da. Cada semana. Cada mes.

b) La responsabilidad de ejecutar y verificar la realizacin, debe asignarse tomando en cuenta las reas individuales, las comunes y las difciles.

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Identificar el tipo de limpieza para cada elemento, describiendo mtodos, materiales y herramientas necesarios.

2. Inspeccin. Quienes operan y ocupan las reas y los equipos, son los ms capacitados para detectar daos y fallas potenciales. a. Elaborar CHECK LIST DE FUNCIONAMIENTO (anexo II), Programa de Limpieza (listas de verificacin) para realizar rpidamente las inspecciones de las limpiezas y detectar anormalidades como: Fugas de aceite y otros fluidos. Holguras, aflojamientos, tornillos y tuercas flojas. Sonidos o vibraciones extraas. Instalaciones elctricas daadas. Niveles bajos de lubricantes. Bandas de transmisiones flojas o con fisuras. Sobrecalentamiento de motores. Olores extraos. Problemas relacionados con iluminacin, ventilacin y pintura.

Siempre que se detecte alguna anormalidad o falla durante las labores de limpieza, se deber corregir de inmediato si se cuenta con los conocimientos y recursos necesarios; de lo contrario, generar las rdenes de trabajo al rea de mantenimiento. PASO No. 4 ESTANDARIZAR. Elaborar en cada una de las reas una carpeta de aplicacin de las 5 S que contenga: a) b) c) d) e) ndice del contenido. Separadores para identificar cada seccin del manual o carpeta. Evidencias de las condiciones anteriores. Evidencias de las condiciones del rea al aplicar las 5 S. Diagrama con la distribucin general de reas, mobiliario, maquinaria y equipo. f) Inventario general de los artculos existentes en el rea. g) Normas y reglamentos acordados por los usuarios, para conservar y mejorar lo aplicado.

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h) Registros de auditoras. i) Programa de limpieza (limpieza, inspeccin y mantenimiento). La carpeta de aplicacin de las 5 S debe estar en el rea, en un lugar que sea accesible a cualquier persona que desee consultarla. PASO No. 5 DISCIPLINA. Mantener y mejorar lo logrado en las etapas de Seleccionar, Ordenar y Limpiar, cumpliendo en la prctica con lo acordado y establecido en la fase de Estandarizar, adems de actualizar la carpeta de aplicacin de la s 5 S por lo menos una vez por ao. Para lograrlo se requiere: Disciplina y compromiso. Hacer un hbito de las tareas que a cada uno le corresponden para conservar y mejorar lo logrado en la aplicacin de las 4 primeras S. Respetar lo realizado por los dems. Corregir inmediatamente las desviaciones. Compartir el aprender haciendo. Trabajar en equipo. Apoyar en la aplicacin de las 5 S en otras reas. Buscar la mejora continua en sus aplicaciones.

AUDITORAS Para la realizacin de las auditorias se deben seguir las siguientes sugerencias: a) Utilizar FO-MA-ASC-27-03 Auditora 5s (Formato para oficinas) y FO-MAASC-27-04 (Formato para Talleres) para auditar oficinas, bodegas, almacenes y reas de produccin. b) Invitar a los jefes de departamento a que proporcionen voluntariamente las fechas para que sus reas sean auditadas. c) Las Auditoras las efectuara Asistente Tcnico, que no tenga relacin directa con el rea, (rompimiento de barreras). d) Todo el personal debe conocer el formato de Auditoras en 5 S . e) El personal que particip en la aplicacin de las 5 S en el rea, se encuentre presente durante la auditora.

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f) Dar al personal al momento de auditar el rea, una copia del formato que se utilizar con objeto de que ellos puedan seguir punto por punto el proceso de evaluacin. g) Solicitar a cada una de las personas involucradas que expliquen lo realizado en su puesto o rea de trabajo. h) Al auditar, solicitar a los involucrados su opinin respecto a la calificacin que consideren merecer en cada punto del proceso; de haber discrepancias los auditores decidirn la calificacin. i) En cada punto donde no se obtenga la calificacin mxima, los auditores recomendarn las medidas correctivas en el formato de observaciones 123456789. j) Despus de obtener la calificacin total, solicitar su firma de conformidad a todos los involucrados en la auditoria. k) Dejar una copia de la auditora realizada, recomendando su conservacin en archivo para llevar el historial de avances y mejoras en su rea. l) Tomar fotografas de las reas auditadas para que los responsables tengan evidencias de antes y despus de las 5 S. m) La Gerencia debe comunicar mensualmente los avances logrados en las 5 S. n) Toda Reunin que se lleve a cabo para tratar cualquier asunto, debe contar con su respectiva minuta de reunin 12345678.