Polticas y Procedimientos Corporativos

PPC GRDP 01
Ttulo: Poltica: POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION La Empresa promueve y apoya toda actividad de Entrenamiento y Capacitacin que est vinculada al mejoramiento del desempeo del personal en su puesto de trabajo o con su preparacin para nuevas responsabilidades. Es poltica de Southern Peru promover el entrenamiento Interno. Normar el procedimiento de Entrenamiento del Personal en funcin a las necesidades de desarrollar y mantener conocimientos, habilidades y actitudes requeridos por el personal de la Empresa. El presente procedimiento aplica a todo el personal de la Empresa La Empresa: Southern Peru Copper Corporation. Competencia: Conjunto de caractersticas personales, conocimientos y habilidades asociados al desempeo excelente de un puesto de trabajo y que se expresan en acciones o comportamientos observables y medibles. Entrenamiento: Capacitacin, Adiestramiento, Formacin para mejorar el desempeo del trabajador. Evento: Curso, Taller, Seminario, Congreso, Entrenamiento en el trabajo, etc. por medio del cual se facilita el entrenamiento. Registro: Documentos que proporcionan la evidencia del evento de entrenamiento y que deben ser archivados Almacenamiento: Archivo y locacin de registros.

Propsito:

Alcance: Definiciones:

Principios Generales: El suministro de eventos que requieren la contratacin de servicios de terceros, se gestiona en observancia de las polticas, lineamientos y disposiciones vigentes para la compra y contratacin de servicios. 1. De la Identificacin de Necesidades de Entrenamiento 1.1 Los Gerentes/Superintendentes designan a uno o ms supervisores, quienes con la participacin del Jefe de Entrenamiento, son responsables de identificar las necesidades de entrenamiento del personal a su cargo. 1.2 La identificacin de las necesidades de entrenamiento se realiza mediante formato del Plan Anual de Entrenamiento y/o la Gestin por Competencias (evaluacin/comparacin del perfil de competencias del puesto de trabajo con las competencias del personal en cada Gerencia/Superintendencia). Asimismo se observan las necesidades de entrenamiento para el desarrollo permanente del personal y los planes de mejora de los procesos, al nivel corporativo y funcional. La asistencia a congresos y visitas tcnicas debern preveerse y estar incluidos y sustentados en el Plan Anual de Entrenamiento.

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1.3 El Jefe de Entrenamiento consolida la informacin de cada Gerencia/Superintendencia. 2. Del Plan Anual de Entrenamiento. 2.1 Los Gerentes/Superintendentes, con el apoyo del Jefe de Entrenamiento, revisan la informacin consolidada de su lnea funcional, asegurndose que se han registrado necesidades reales, asimismo determinan en cada caso, quien se har cargo del entrenamiento requerido. El entrenamiento puede ser: Con Entrenadores Internos: Cuando el entrenamiento es conducido por personal de la empresa que domina el tema. Con Proveedores: Cuando el entrenamiento es proporcionado por Proveedores de la Empresa para mejorar competencias del personal en la operacin y mantenimiento de equipos as como en el uso de productos que vende el proveedor. Con Entrenadores Externos: Cuando para proporcionar el entrenamiento, es necesario contratar instructores externos y puede realizarse dentro o fuera de la empresa. Entrenamiento en el Trabajo: Cuando se requiere que el supervisor del trabajador o instructor interno, se haga cargo de entrenar a un trabajador individualmente, de manera prctica y en el puesto de trabajo, mientras desarrolla sus tareas.

2.2 Esta informacin consolidada se denomina Plan Anual de Entrenamiento. Para su presentacin se utiliza el formato Plan Entrenamiento SPCC Ver anexo 1, y es valorizada por el Jefe de Entrenamiento, aprobada por el Gerente y presentada al Director Sub-Director de su lnea funcional para la autorizacin y consecucin del presupuesto correspondiente. 2.3 Las actividades de entrenamiento administrativo (interno y externo) de carcter Corporativo, como programas o cursos sobre: Liderazgo, Supervisin, Trabajo en Equipo, Comunicacin, Administracin, Ingls, Cmputo entre otros, sern planificados y administrados por la Gerencia de Desarrollo de Personal y Reclutamiento, teniendo en cuenta las necesidades de la lnea funcional. El plan y presupuesto anual ser presentado al Director de Recursos Humanos para la consecucin del presupuesto correspondiente. 2.4 Durante la ejecucin del Plan Anual de Entrenamiento se pueden desarrollar eventos de entrenamiento no contemplados en el plan pero que han sido considerados de inters por la supervisin y son autorizados por la Gerencia o Direccin. Cuando estos eventos requieren de entrenadores externos, y son completamente diferentes a los presupuestados en el Plan de Entrenamiento, debern ser aprobados por el Presidente y Director General. 3. De la Organizacin y Ejecucin del Plan Anual 3.1 El Jefe de Entrenamiento o el Asistente/Auxiliar, coordinan con los designados, todo lo relacionado con la organizacin de los eventos de entrenamiento segn lo programado en el Plan Anual
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de Entrenamiento. 3.2 Los entrenadores internos coordinan con el Jefe Entrenamiento o con el Asistente/Auxiliar, para contar con los manuales, materiales y el equipo de apoyo necesario para asegurar la eficacia del entrenamiento. 3.3 En los casos de eventos con instructores externos, el Jefe Entrenamiento se encarga de las gestiones administrativas mediante requisiciones en aplicacin de contratos vigentes con instituciones educativas, asimismo coordina lo referente a los materiales y equipo de apoyo convenidos como responsabilidad de la Empresa. 3.4 Para eventos abiertos fuera de las instalaciones de la Empresa, el Gerente/Superintendente solicita la inscripcin al Jefe Entrenamiento, quien se hace cargo de esta gestin, previo cumplimiento de las disposiciones administrativas correspondientes. 4. Del Control, Seguimiento y Registros 4.1 Control y Seguimiento: El Jefe Entrenamiento Asistente/Auxiliar Entrenamiento, con el apoyo de Gerentes/Superintendentes, son responsables de: a) Cautelar el cumplimiento del plan de entrenamiento. b) Asegurarse de que los eventos de entrenamiento programados cuenten con el equipo de apoyo y materiales necesarios. c) Asegurarse de que en los eventos de entrenamiento con entrenadores externos y con proveedores se cumplan las condiciones pactadas tanto en lo que es responsabilidad de los visitantes como las comprometidas por la Empresa. d) Convocar oportunamente a los participantes programados a eventos de entrenamiento que se realizan dentro de nuestras instalaciones, poniendo en conocimiento a las Gerencias/Superintendencia y Supervisores de la lnea funcional de los participantes e) Asegurarse de la aplicacin del control de asistencia f) Para eventos fuera de la empresa, asegurarse que el participante, dentro del mes siguiente del evento, realice una exposicin del tema principal dirigido a su grupo de trabajo u otros interesados. g) Aplicar selectivamente una encuesta de retro alimentacin / evaluacin, orientado a recoger la primera impresin de los participantes sobre el evento, cuyo resultado ser aplicado en el mejoramiento continuo de la gestin de entrenamiento.
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el los

4.2 Registros: El Jefe de Entrenamiento y el Asistente/Auxiliar, son responsables de: Eventos en las instalaciones de la Empresa a) Definir y/u obtener el temario o contenido del evento. b) Obtener el control de asistencia debidamente firmado por los participantes; de acuerdo al formato Lista de Asistencia. Ver anexo 2. c) Registrar informacin del evento y asistencia de participantes en el Mdulo de Entrenamiento del Sistema MIMS. d) Mantener un archivo fsico documentado de los puntos anteriores. Eventos Fuera de las Instalaciones de la Empresa a) Obtener informacin del evento en la Gerencia/Superintendencia a la que pertenece el participante. b) Obtener informe del participante sobre su participacin en el evento. c) Registrar informacin del evento y asistencia de participantes en el Mdulo de Entrenamiento del Sistema MIMS. d) Mantener un archivo fsico documentado de los puntos anteriores. 5. De la Evaluacin del Entrenamiento y Aseguramiento de su Aplicacin en el Puesto de Trabajo 5.1 Evaluacin del Aprendizaje en Aula: Se realiza para medir los cambios en los conocimientos y habilidades de los participantes como consecuencia inmediata del evento. Esta evaluacin es opcional y depender de la naturaleza del curso desarrollado. Esta evaluacin la realiza el instructor. 5.2 Evaluacin de la Aplicacin del Entrenamiento en el Puesto de Trabajo a) Est orientado a determinar cuan favorablemente ha cambiado las competencias del entrenado en su puesto de trabajo como consecuencia del entrenamiento. Lo realiza el supervisor designado para determinar las necesidades de entrenamiento o el instructor, mediante un proceso de observacin de la evolucin del desempeo del entrenado. b) El Jefe de Entrenamiento o el Asistente/Auxiliar de Entrenamiento, coordinan con el instructor, el plazo recomendable para evaluar la aplicacin del entrenamiento en el puesto de trabajo. En los casos de entrenamiento fuera de la Empresa, el(los) participante(s) presentan un informe a su
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Gerente o Superintendente, indicando las competencias adquiridas y la forma como consideran se aplicar en sus actividades de trabajo. El Gerente o Superintendente revisa el informe y lo remite al Jefe de Entrenamiento, con las anotaciones que estima convenientes y la determinacin del plazo y designacin de quien se har cargo de la evaluacin de la aplicacin del entrenamiento en el puesto de trabajo c) El informe de la evaluacin del entrenamiento se emitir segn el formato Evaluacin de la Aplicacin del Entrenamiento en el Puesto de Trabajo. Ver Anexo 3 d) Los participantes en un evento de entrenamiento, que no logran adquirir o desarrollar el nivel de competencia deseada, son re-programados en futuros eventos de entrenamiento sobre esta competencia 6.- De la Conservacin y Almacenamiento de los Registros 6.1 Plan Anual de Entrenamiento, conservado y almacenado por el Jefe Entrenamiento, en las oficinas de la Jefatura de entrenamiento, por un perodo mnimo de 1 ao. 6.2 Control de Asistencia y contenido del evento, conservado y almacenado por el Jefe de Entrenamiento, en las oficinas de la Jefatura de entrenamiento, por un perodo mnimo de 2 aos. 6.3 Evaluacin de la Aplicacin del Entrenamiento en el Puesto de Trabajo, conservado y almacenado por el Jefe Entrenamiento, en las oficinas de la Jefatura de entrenamiento, por un perodo mnimo de 2 aos.

Oscar Gonzlez Rocha PRESIDENTE Y DIRECTOR GENERAL

Adjuntos : Anexo 1: Anexo 2: Anexo 3: Anexo 4: Anexo 5:

Diagrama de Flujo del Proceso de Entrenamiento Formato de Plan Entrenamiento SPCC Formato de Lista de Asistencia Formato Evaluacin de la Aplicacin del Entrenamiento en el Puesto de Trabajo Diagrama de Procesos de Entrenamiento

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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE ENTRENAMIENTO

Identificacin de Necesidades de Entrenamiento

Elaboracin del Plan Anual de Entrenamiento

Plan Anual Entrenamiento

de

Organizacin y Ejecucin del Entrenamiento

Control y Seguimiento del Entrenamiento

Listado Asistencia, Contenido curso

de del

Registros del Entrenamiento

Mdulo Entrenamiento MIMS

Evaluacin del Entrenamiento

Evaluacin de la Aplicacin del Entrenamiento en el Puesto de Trabajo

No

OK?

Si

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ANEXO 2 CONTROL DE ASISTENCIA

Evento
Instructor Coordinador
Fecha Inicio Fecha Fin

Lugar Institucin Gerencia H. inicio H. fin Dpto/Seccin

Horas Totales:

N 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Reg.

Apellidos y Nombres

Firma

EVALUACION DEL ENTRENAMIENTO Y ASEGURAMIENTO DE SU APLICACION (Para ser llenado por el Instructor) Evaluacin del aprendizaje en el aula Evaluacin de la aplicacin en el puesto de trabajo Plazo de Evaluacin : Evaluadores:

Observaciones del Instructor

Firma

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ANEXO 3

PLAN DE ENTRENAMIENTO SPCC - 2004

Horas Entrenamiento
Clasificacin: Interno Externo Proveedor En el trabajo

Direccin/S ubdirecc.

Gerencia

Superinte ndencia

Departam ento

Area

Evento, Curso o Tema de Entrenamiento / Lugar

Institucin o Instructor

Justificacin

Costo del Curso o Evento

Costo Indirecto (Viajes, Alojamie nto, Alimenta cin, etc)

Participantes

Mes Inicio

Costo Total (US$)

TOTAL

Prioridad: 1: Es necesario que se realice de todas maneras este ao que viene 2: Es recomendable que se realice este curso/evento 3: Es deseable que se realice este curso/evento

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Prioridad

ANEXO 4 EVALUACION DE LA APLICACION DEL ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO DE TRABAJO

Evento
Evaluador(es) Fecha Instructor

Reg.

Apellidos y Nombres

Logr Nivel de Competencia Deseado?

Comentarios / Recomendaciones

SI / NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Firma Evaluador(es)

Jefe Entrenamiento

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ANEXO 5 DIAGRAMA DE PROCESOS DE ENTRENAMIENTO

Gerente/ Superintendente Gerencia Desarrollo de Personal y Reclutamiento
Entrevistas/ Formato Plan de Entrenamiento Convocatoria / Confirmacin

Proteccin Interna

Record de entrenamiento por Gerencia

1
Reporte EDP

Diagnosticar Necesidades de Entrenamiento

Superintendentes / Jefes / Supervisores Coordinadores Entrenamiento (Usuarios)

Lista de Necesidades

Solicitud de pase a instructores externos

MIMS- Entrenamiento
Solicitud de alojamiento a participantes de otras areas y/o InstructoresExternos Participantes Confirmados

Campamentos

4 Ejecucin
Vale Mercantil / Entrega de Productos

Mercantil

Brechas de Competencias

Lista de participantes / Temario propuesto

Cursos/ Sesiones Personal que falta llevar curso

Diagnstico valorizado

MIMS- Competencias

3 Organizar
Lista de participantes revisada

Convocatoria / Confirmacin

Empleado / Trabajador

2 Elaborar Plan Anual de Entrenamiento Plan Anual de Entrenamiento Aprobado

Feedback / Control de Asistencia firmada Solicitud de requisicin o contrato Temario / Cotizacin

Certificados/ Constancias

Superintendente Jefe del participante

Formato Evaluacin de la Aplicacindel Entrenamiento en el puesto de trabajo

Aprobacin de Solicitud Contrato

Propuestas

Contratos y Servicios (Sistema CIS) Proveedor de Entrenamiento

Emite Factura / Certificados

5
Registro de Pagos

Solicitud de Reportes / Record Entrenamiento

Aprobacin del Plan Anual de Entrenamiento

Seguimiento y Control

Reportes / Record

Jefe de Departamento de Entrenamiento / Usuarios / Empleados (participantes en eventos)

Resultado Feedback / Reporte mensual actividades de entrenamiento Asistencia de participantes / Check certificado Gastos / Presupuesto Cerrar brechas competencias

Presidente y Director General de SPCC

Presupuesto Aprobado

Gerencia de Desarrollo de Personal y Reclutamiento

MIMS-Presupuesto

MIMS- Competencias

MIMS-Entrenamiento

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