Intro A Calc - Hoja de Openoffice

INTRODUCCIN A CALC.
MANUAL VISUAL DE LA
HOJA DE CLCULO DE OPEN OFFICE
Jos Toms Pastor Prez

EditoriaI Bubok

NTRODUCCN A CALC. MANUAL VSUAL DE LA HOJA DE CLCULO DE OPEN OFFCE.
Autor: Jos Toms Pastor Prez
SBN: 978-84-9916-382-6
DL: M-49553-2009
mpreso en Espaa / Printed in Spain
mpreso por Bubok Publishing
Copyright. Todos los derechos reservados.
Se prohibe la copia total o parcial de esta obra. Madrid. 2009

NDCE
Tema 1. La apIicacin CaIc.
Tema 2. RtuIos, datos y frmuIas.
Tema 3. Presentacin de datos.
Tema 4. ReIIenar. Nombre. VaIidacin de datos.
Tema 5. Funciones.
Tema 6. Funciones Igicas.
Tema 7. Funciones fecha y hora.
Tema 8. Funciones bsqueda y referencia.
Tema 9. Funciones financieras.
Tema 10. Funciones matemticas, de matriz y estadsticas.
Tema 11. Funciones de informacin y texto.
Tema 12. Grficos.
Tema 13. reas de datos.
Tema 14. Herramientas de anIisis de datos.

NTRODUCCN A CALC
TEMA 1: LA APLCACN
CALC

NDCE
El aspecto de OO-Calc.
Barra de mens.
Barra de herramientas.
Barra de frmulas.
Archivo, hoja activa.
La celda activa.
La barra de estado.
Seleccin de celdas.
nsertar y eliminar celdas.
La ayuda de Open Office.
Ayuda contextual.
TEMA 1. La aplicacin Calc
7

EL ASPECTO DE 00-CALC
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
MINIMIZAR,
MAXIMIZAR O
RESTAURAR Y
CERRAR
CELDA ACTIVA
HOJA ACTIVA
BARRA DE MENUS
BARRAS DE
HERRAMIENTAS
BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO
BARRA DE
FORMULAS
BARRA DE ESTADO
CUADRO DE
NOMBRE

BARRA DE MENUS
Para ir directamente al men deseado:
AIt+Subrayado.
Por ejemplo:
AIt+a lleva al men Archivo.
Men Archivo:
Guardar como...:
Archivo Oppen Office (extensin .ods)
Archivo Windows 97 (extensin .xls)
Exportar a html o pdf.
Enviar por e-mail.
Propiedades, Firmas digitaIes...,

PIantiIIas, Imprimir, etc.
Introduccin a Calc. Manual visual de la Hoja de Clculo de Open Office
8

BARRA DE HERRAMENTAS
Por defecto, las Barras de herramientas visibles son la

Estndar y la de Formato. Se puede:
a)Aadir Barras de herramientas:
1) Ver>Barras de herramientas, y se selecciona la deseada.
2) Aparecen automticamente en forma flotante (grficas,
imgenes...) y se sitan donde se desee.
b)Aadir botones a una Barra de herramientas:
Seleccionar la Flecha de la derecha de la Barra de

herramientas >PersonaIizar barra de herramientas...
c) Desplazar una Barra de herramientas:
Pinchar sobre la columna de puntos de la izquierda de la

Barra de herramientas, y arrastrar a la posicin deseada.

BARRA DE FORMULAS
Mediante doble click o F2 tambin podemos editar sobre

la propia celda.
La Barra de frmulas muestra la frmula que se

encuentra en una determinada celda.
LO QUE SE VE EN UNA CELDA NO ES LO QUE

CONTENE.
En este caso, en la celda A1 se ve el nmero 3, pero en

realidad lo que contiene es la suma de las casillas B2 y B3.
Al pinchar sobre ella el contenido REAL se muestra en la

Barra de frmulas.
9

ARCHVO, HOJA ACTVA
La Hoja activa es la que resalta en blanco.
Al pinchar con el botn derecho sobre la pestaa de

cualquiera de las Hojas del Archivo, aparece el siguiente
Men contextual.
Nota: Las opciones

Cortar, Copiar y
Pegar NO se refieren
a la Hoja activa, sino
al contenido de la
Celda activa.
Se pueden seleccionar varias hojas con Ctrl+Click (sobre

la pestaa de la hoja)

LA CELDA ACTVA
Le celda recuadrada en
negrita ser la activa en cada
instante.
La Barra de frmulas hace

referencia a la celda activa, y
su contenido es editable.
Una vez editada la frmula podemos:

a) Aceptar la frmula con: Intro, Tab o Botn ok.
b) Cancelar modificaciones realizadas con: Esc o Botn aspa.
La Celda activa se puede cambiar utilizando:
El ratn.
Las teclas de cursor.
Las teclas Inicio o Fin.
Las teclas RePag o AvPag.
Combinaciones Ctrl+Teclas anteriores. Sita la Celda activa en

las correspondientes (celda, fila, pgina) no vacas
10

LA BARRA DE ESTADO
En este ejemplo se puede deducir que:
Estamos en la primera de 3 hojas.
El texto se escribir en estilo Predeterminado.
La Hoja de clculo se visualiza a Escala real.
Se sobrescribe el texto de la celda.
Quedan cambios realizados pendientes de guardar.
Todas las celdas seleccionadas suman 1.
Varios de estos apartados son modificables.
Para acceder a ellos se puede realizar un click, doble, o click con el

botn derecho sobre el elemento.
Los dilogos correspondientes se muestran en la siguiente

transparencia.
NUMERO DE HOJA
ESTILO DE HOJA
ESCALA
INSERTAR O
SOBREESCRIBIR
CAMBIOS
PENDIENTES
VALORES RELATIVOS
A LAS CELDAS
SELECCIONADAS

LA BARRA DE ESTADO
11

SELECCN DE CELDAS
La celda se nombra mediante combinaciones de una letra

y un nmero (A3).
Un rango de celdas se nombra utilizando el smbolo :

(B3:D6) tal y como indica el siguiente ejemplo.
El rango
seleccionado es el
B3:D6. Al
seleccionarlo se
muestra en el
Cuadro de nombre.
La seleccin de rangos se realiza:

a) Arrastrando el ratn sobre las celdas.
b) La tecla de Maysculas + ratn
c) La tecla de Maysculas + combinaciones de teclas (cursor,
Ctrl+tecla de fin, inicio, etc.).
d) Estado Extendido (EXT) de la Barra de estado + ratn.

SELECCONES DE CELDAS
Se pueden
seleccionar varias
filas (columnas)
arrastrando el ratn
sobre los
nmeros(letras) de
los mrgenes.
Se pueden seleccionar
varios rangos
utilizando:
a) La tecla Ctrl + ratn.
b) La opcin Agregar
(AGR) de la Barra de
estado + ratn.
12

NSERTAR Y ELMNAR CELDAS
A)Se pueden Insertar o
EIiminar CELDAS mediante:
a) El men Insertar>CeIdas.
b) El Men contextual (sobre
una ceIda)>Insertar...
B)Se pueden Insertar o
EIiminar FILAS (o
COLUMNAS) mediante:
a) El men
Insertar>CeIdas>Insertar
fiIas (o coIumnas)
compIetas.
b) El Men contextual
(seIeccionando una fiIa o
coIumna)>Insertar fiIas (o
coIumnas)

NSERTAR Y ELMNAR CELDAS
En vez de EIiminar la
celda, tambin podemos
eliminar su contenido
mediante la tecla Supr.
Aparecer el siguiente
dilogo que nos pregunta
por el elemento concreto
que queremos eliminar.
Insertar (o EIiminar) una

celda provoca el
desplazamiento de las
celdas contiguas.
Este se realizar segn

nuestras indicaciones.
13

LA AYUDA DE OPEN OFFCE
El rea de navegacin se
divide en cuatro pestaas:
a) Contenidos: Presenta la
informacin por
volmenes.
b) ndice: Presenta la
informacin por palabras
clave.
c) Buscar: Localiza pginas
con la palabra clave
indicada.
d) Marcadores: Lista los
marcadores creados en
diferentes pginas de la
Ayuda. Estos se crean
con el Men contextual.
El ltimo botn de la Barra

de herramientas Estndar
abre una ventana de ayuda
global para todos los
programas de OOffice.

AYUDA CONTEXTUAL
1)Aquellos elementos que dispongan de ayuda, la
ofrecern mediante el botn F1.
2)Tambin disponemos de la Ayudas emergentes que
son los recuadros amarillos que aparecen al situar el
cursor sobre el elemento.
3)La Ayuda activa se solicita mediante la opcin Qu
es esto? con el siguiente botn.
4)El Ayudante se activar automticamente cuando
considere que necesitamos ayuda. Para activarlo en
cualquier momento se accede a
Herramientas>Opciones>
OpenOffice.org>GeneraI
14

NTRODUCCN A CALC
TEMA 2: RTULOS, DATOS
Y FRMULAS

NDCE
Tipos de datos.
Rtulos.
Valores numricos.
Frmulas.
Operadores aritmticos.
Operadores de texto.
Operadores de comparacin.
Prioridad entre operadores.

TEMA 2. Rtulos, datos y frmulas
15

TPOS DE DATOS
Para este curso clasificaremos los datos en tres grupos:

a) Rtulos
b) Datos (fijos o variables)
c) Frmulas
A)Los RtuIos suelen ser texto y ayudan a interpretar los
datos que se presentan.
Para diferenciarlos se escribirn en negrita y subrayado.

B)Los Datos pueden ser:
a) Nmeros(24 aos de edad) o letras (apellidos Marcos
Romero).
b) Fijos (16% de VA), variables (25 aos de amortizacin), o
calculados (10% de descuento).
Los Datos Variables se escribirn en cursiva.

E)Las Frmulas se escribirn con fondo de color amarillo. Frmulas

RTULOS
A)Al escribir un texto sobre una celda este puede desplazarse
sobre otras casillas en caso de que no cupiese en ella y tuviese
espacio en las contiguas.
Para que el texto ocupe una sola celda podemos:

a) Aumentar el tamao de la casilla.
b) Agrupar varias celdas utilizando Menu contextuaI> Agrupar.
c) Desplazar el texto en vertical mediante:
a) La combinacin de teclas CtrI+Intro.
b)Men contextuaI>Formatear CeIdas...>AIineacin>Ajustar
texto automticamente.
B)Al igual que en Writer, el texto de las celdas se puede alinear
(izquierda, derecha, centrado, justificado) mediante los botones
de Alineado.
Calc realiza un alineacin por defecto dependiendo de la

interpretacin que realiza del contenido:
a) Alineacin derecha: Para datos numricos
b) Alineacin izquierda: Para datos alfanumricos.
16

VALORES NUMRCOS
El valor =24 se interpreta como un

nmero, pero si nos interesase que
se interprete como un texto
deberamos de indicarlo con el
apstrofo (='24).
Los valores numricos tienen

mltiples formatos: Nmero (25),
nmero con decimales (25,00),
moneda (25C), porcentaje (25%),
fecha (24/1/00), etc.
El formato de la celda se puede

seleccionar:
a) En el Men contextuaI>
Formatear ceIdas...
b) En la Barra de Formato.

VALORES NUMRCOS
FECHAS Y HORAS
Si un valor numrico no cabe en la celda asignada, este se

visualiza como ###. Para verlo correctamente podemos:
a) Proceder tal y como hacamos con los Rtulos.
b) Cambiarle el formato (disminuyendo el tamao del carcter).
Formato para FECHAS Y HORAS:
UNA FECHA PARA CALC ES UN NMERO.
UNA HORA PARA CALC ES UN NMERO DECIMAL.
Veamos unos ejemplos:
El nmero 1 en formato Fecha equivale al 31/12/1899, el 2

representa el 1/1/1900, y as sucesivamente.
El 0,5 en formato Hora muestra las 12 del medio da (12:00:00).
El 1,5:
En formato Fecha muestra el 31/12/1899.
En formato Hora muestra las 12:00:00.
En formato Combinado muestra 31/12/1899 12:00:00.

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FRMULAS
Caractersticas de las frmulas:

a) Se escriben precedidas del signo igual (=A3+B4)
b) Se pueden modificar en la propia celda o en la Barra de
frmulas.
c) Calc recalcula el resultado de las frmulas si se modifica
algn dato.
d) Las frmulas pueden utilizar datos fijos (23, 45, etc.) o
variables (REFERENCAS como A1, B5, etc.). Son estos
ltimos los mas tiles ya que pueden modificarse, o
copiarse absoluta o relativamente.
e) Al pinchar sobre una celda con una frmula, las celdas con
REFERENCAS aparecern coloreadas y podrn
desplazarse con el ratn cuando aparece la mano al pasar
sobre ellas.
f) Es recomendable comprobar los resultados de las frmulas
con nmeros sencillos antes de darlas por correctas.

FRMULAS .
OPERADORES.
Los operadores utilizados en las frmulas se clasifican en:

a) Aritmticos: Devuelven nmeros
b) De texto: Devuelven texto
c) De comparacin: Devuelven valores lgicos.
Los Errores de las frmulas se muestran como:

a) #Texto. Por ejemplo:
#NUMERO!:Elevar el 0 a una potencia negativa
#DV/0!:Dividir por cero.
#REF!:Error de referencia.
#NAME?, #N/A, ....

b) Err:Num. Por ejemplo:
Err:502 Argumento invlido (nmero negativo para una raz)
Err:511 Falta una variable en la frmula.

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OPERADORES ARTMTCOS
Los operadores aritmticos ms usuales son

prcticamente iguales a como los conocemos:
Suma: +
Resta: -
Multiplicacin: *
Divisin: /
Potencia: ^
Negacin: -
Porcentaje: %

OPERADOR DE TEXTO
El nico operador de texto es el de CONCATENACIN() o

&.
Se utiliza para unir dos cadenas de caracteres. Por ejemplo:
Juan&Pablo ofrece como resultado JuanPablo
Juan& &Pablo ofrece como resultado Juan Pablo
La Concatenacin espera que los valores concatenados

sean textos. De no ser as el programa realiza
AUTOMTCAMENTE la conversin:
11& &Kilos ofrece como resultado 11 Kilos (texto).
Si queremos que 11 Kilos sea un nmero:
Hay modificar el formato (Formatear ceIdas....) de la celda

para aadir el sufijo Kilos al Cdigo de formato #,##.
19

OPERADORES DE COMPARACN
Hay dos tipos de Valores lgicos:

a) VERDADERO (1)
b) FALSO(0)
En algunos casos concretos, cualquier otro valor distinto

de 0 puede ser interpretado por una Funcin lgica
como VERDADERO.
Los Operadores de comparacin operan con Variables

(nmeros, texto, valores lgicos, etc.) pero su resultado es
siempre un Valor lgico (VERDADERO O FALSO):
a) Igualdad : = (3=4 devuelve FALSO).
b) Mayor: > (3>4 devuelve FALSO).
c) Menor: < (3<4 devuelve VERDADERO).
d) Mayor o igual: >= (3>=4 devuelve FALSO).
e) Distinto: <> (3<>4 devuelve VERDADERO).

PRORDAD ENTRE OPERADORES
Orden de mayor a menor prioridad en la ejecucin de

operaciones:
Operadores Unitarios (-, %)
Potencia (^)
Multiplicacin y divisin (*, /)
Suma y resta (+, -)
Concatenacin (&)
Operadores de comparacin (>, <; >=; <=, <>)
Dentro del mismo orden de prioridad, en una frmula se

prioriza de izquierda a derecha.
En caso de duda, se recomienda utilizar el parntesis para

realizar las agrupaciones necesarias.
20

NTRODUCCN A CALC
TEMA 3: PRESENTACN
DE DATOS

NDCE
Formato de celda
Ficha nmeros
Altos y anchos en filas y columnas
Cdigos de formato
Enlazar cdigos
Cdigos para fechas y horas
Alineacin.
Formato para las fuentes
Bordes y fondos
Proteger contra cambios
Ocultar contenidos
Estilos de formato
Nuevo estilo de celda
Formatos condicionales
Formato automtico
TEMA 3. Presentacin de datos
21

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nsertar y eliminar celdas.

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Archivo Windows 97 (extensin .xls)

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Por defecto, las Barras de herramientas visibles son la

Seleccionar la Flecha de la derecha de la Barra de

Pinchar sobre la columna de puntos de la izquierda de la

Mediante doble click o F2 tambin podemos editar sobre

La Barra de frmulas muestra la frmula que se

LO QUE SE VE EN UNA CELDA NO ES LO QUE

En este caso, en la celda A1 se ve el nmero 3, pero en

Al pinchar sobre ella el contenido REAL se muestra en la

La Hoja activa es la que resalta en blanco.

Al pinchar con el botn derecho sobre la pestaa de

Nota: Las opciones

Se pueden seleccionar varias hojas con Ctrl+Click (sobre

La Barra de frmulas hace

Una vez editada la frmula podemos:

La Celda activa se puede cambiar utilizando:

Las teclas de cursor.

Las teclas Inicio o Fin.

Las teclas RePag o AvPag.

Combinaciones Ctrl+Teclas anteriores. Sita la Celda activa en

En este ejemplo se puede deducir que:

Estamos en la primera de 3 hojas.

El texto se escribir en estilo Predeterminado.

La Hoja de clculo se visualiza a Escala real.

Se sobrescribe el texto de la celda.

Quedan cambios realizados pendientes de guardar.

Todas las celdas seleccionadas suman 1.

Varios de estos apartados son modificables.

Para acceder a ellos se puede realizar un click, doble, o click con el

Los dilogos correspondientes se muestran en la siguiente

La celda se nombra mediante combinaciones de una letra

Un rango de celdas se nombra utilizando el smbolo :

La seleccin de rangos se realiza:

Insertar (o EIiminar) una

Este se realizar segn

El ltimo botn de la Barra

Prioridad entre operadores.

Para este curso clasificaremos los datos en tres grupos:

Para diferenciarlos se escribirn en negrita y subrayado.

Los Datos Variables se escribirn en cursiva.

Para que el texto ocupe una sola celda podemos:

Calc realiza un alineacin por defecto dependiendo de la

El valor =24 se interpreta como un

Los valores numricos tienen

El formato de la celda se puede

Si un valor numrico no cabe en la celda asignada, este se

Formato para FECHAS Y HORAS:

UNA FECHA PARA CALC ES UN NMERO.

UNA HORA PARA CALC ES UN NMERO DECIMAL.

Veamos unos ejemplos:

El nmero 1 en formato Fecha equivale al 31/12/1899, el 2

El 0,5 en formato Hora muestra las 12 del medio da (12:00:00).

En formato Fecha muestra el 31/12/1899.