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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y VERIFICACION DE FACTURAS EN EL INSTITUTO DEL CORAZN 1.

Todas las facturas que sean recibidas en el Instituto del Corazn de Floridablanca, tendrn mximo cinco das hbiles para ser verificadas, obtener visto buenos y ser enviadasal Departamento de Contabilidad. Con esto se busca que todos los servicios queden registrados en el mes que sean causados. 2. Toda compra o prestacin de servicio debern contar con la distribucin de costos, visto bueno del Jefe el rea y Visto bueno de la Subgerencia Administrativa y Financiera del ICF. 3. Para el caso de las facturas por servicios contratados asistenciales debern contar adicional con el visto bueno de la Auditoria Interna. 4. El Departamento de Contabilidad no recibir facturas que no cumplan con los requisitos anteriores. De recibir facturas sin estos requisitos el Departamento de Contabilidad las devolver al rea de Costos para realizar seguimiento. 5. El rea de Mantenimiento recibirn, verifican, obtendrn el visto y enviarn al Departamento de Contabilidad todas facturas cuyos servicios hayan sido solicitados por sta oficina con la distribucin por Centro de costos y previo Vo. Bo. De la Subgerencia Administrativa y Financiera dentro de los siguientes dos das hbiles. 6. Para el resto de reas del ICF informaran a los proveedores que las facturas deben ser entregadas en el rea de correspondencia, no se podrn recibir a partir de la fecha facturas directamente por el rea. Importante que se solicite al proveedor al momento de facturar que registre el rea a que corresponde el servicio. 7. Lo anterior se realiza con el fin de centralizar la recepcin de la facturas, poder llevar un control de fechas entre la recepcin, entrega al rea y envo a contabilidad. El rea de mantenimiento y Correspondencia tendrn un sello con los datos necesarios ya establecidos para el control de la factura el cual ser colocado al respaldo de la factura para llevar la trazabilidad del movimiento entre las diferentes reas. 8. Una vez correspondencia ha recibido tendr un da hbil para realizar la entregar al rea, el rea tendr un da hbil para verificar el servicio y de no encontrarse inconvenientes con la facturacin, realizar entregar a la oficina de Costos con la informacin para proceder a la distribucin por centro de costo. 9. El rea de costo tendr un da hbil para realizar la verificacin y distribucin de costos, despus proceder a entregar al Subgerencia Administrativa y Financiera para visto bueno y posterior envo al Departamento de Contabilidad. 10. Para los servicios contratados asistenciales una vez correspondencia haya realizado la entrega a la oficina de costos se tendr un da hbil para verificar y entregar a Auditora Interna quien tendr dos das hbiles para dar visto bueno y devolver al rea de costos quien proceder a entregar a la Subgerencia Administrativa y Financiera para visto bueno y posterior envo a Contabilidad. 11. Cuando las reas trmite compra de activos fijos que llegarn directamente a la instalaciones del ICF, estas debern responsabilizarse por la legalizacin del activo

ante el rea de logstica asegurndose de que el activo quede incluido dentro del
inventario y cuente con sus respectivas placas.

Lo anterior se realiza con el fin minimizar los eventos de prdidas de facturas, traslado de facturas por diferentes reas de la Institucin, demoras en registrar las facturas, retenciones no aplicadas, etc. Adicional permite que la causacin del costo o gastos se registre en la fecha real y no en meses diferentes.

ACTIVIDADES:

El martes 2 de Abril en el Comit de Gerencia cada rea esto es Mercadeo Nacional, Internacional, Servicio al Cliente, Subgerencia Mdica, DEGEAS, DTI, etc que reciban facturas deben llevar al Comit de Gerencia el listado de proveedores que solicitan servicios en sus reas con toda la informacin de los mismos para realizar circularizacin de los puntos de entrega de las facturas.

Tambin es necesario organizar con la DAS la entrega de facturas de los servicios que son del CTE para que se lleve el control del gasto por parte de las reas responsables del mismo caso como Lavandera, Servicios Generales, entre otros.