CAPITULO 3

IMPRESIN DE LA HOJA DE TRABAJO

IMPRESIN DE LA HOJA DE TRABAJO OBJETIVO Al finalizar este captulo se tendr el conocimiento necesario para imprimir una hoja de trabajo y de esta manera contar con esta informacin en papel.

CONFIGURACIN DE LA HOJA DE TRABAJO

El configurar una hoja de trabajo es necesario para poder enviar los datos en papel tal y como se requiere, es decir que Excel provee de las herramientas necesarias para que las impresiones sean de forma profesional y esto es importante para que la lectura de la informacin sea clara y precisa. En la barra de men en Archivo, se tienen los comandos necesarios para llevar a cabo la impresin de una hoja de trabajo. Estas opciones son tiles y se complementan de forma que cada una tiene una funcin en especfico.

Opciones relacionadas para imprimir.

Configurar pgina

Contiene opciones importantes como son: En la pestaa Pgina: Orientacin, permite en qu forma se imprimir la hoja de trabajo, ya sea de forma vertical u horizontal, slo se tiene que hacer clic con el ratn sobre el punto de seleccin. La opcin Ajustar al: _____% del tamao normal, permite que se ample o reduzca lo que se enve a impresin. Dependiendo del porcentaje que se teclee en el campo correspondiente se ver reflejado en la hoja impresa: por ejemplo si es el 100% es el tamao normal que maneja Excel, un 50% reduce a la mitad del tamao normal a la hora de imprimir. Ajustar a: ____ pginas de ancho por ____ de alto ofrece la posibilidad de que si los datos a imprimir de la hoja de trabajo ocuparan por ejemplo poco ms de una hoja, al elegir sta opcin con 1, 1 en los campos correspondientes, se forzara a Excel a imprimirlo en una sola hoja, cabe mencionar que puede ocupar mas hojas en tamao normal, pero si tiene 1 pgina de ancho por 1 de alto, los datos contenidos en las celdas saldrn en caracteres de tamao muy pequeo. Tamao de papel: tiene la opcin de que sea carta u oficio. Calidad de impresin: varia dependiendo que tipo de presentacin desea, las opciones son de 600ppp y de 300ppp (donde ppp significa puntos por pulgada, mientras mayor sea el nmero de ppp mejor es la calidad), Primer nmero de pgina: al inicio, si no es modificada empieza con 1, por estar en automtico.

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PRACTICA A DESARROLLAR 1 Se llevar a cabo la configuracin necesaria para que se tenga conocimiento de los parmetros ms comunes, y de esta forma se imprima la hoja de trabajo del capitulo anterior.

1. Con los datos de la practica del capitulo anterior se proceder a configurar la hoja de trabajo para su impresin. En la pestaa Mrgenes, de la opcin Configurar pgina, modifique el margen izquierdo y derecho a 2.5, y el superior e inferior a 1.5, esto se puede hacer tecleando directamente sobre los campos correspondientes o haciendo clic sobre los botones de flechas.

Datos de la prctica anterior Seleccionar Horizontalmente en la seccin Centrar en la pgina.

2. Para que la impresin contenga un encabezado y pie de pgina, hacer clic en la pestaa Encabezado y pie de pgina de la opcin Configurar pgina, la pantalla que se despliega es como la que se encuentra a la izquierda. Presionar el botn Personalizar encabezado que desplegar la siguiente ventana:
Secciones que indican que desplegar el encabezado y el pie de pgina.

En la Seccin izquierda: teclear Reporte Diario, y en la Seccin derecha: hacer clic sobre el icono de fecha automticamente inserta &[Fecha] que desplegar la fecha del sistema. Hacer clic en Aceptar.

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Botones para personalizar el encabezado y pie de pgina

Formatea el texto del encabezado y pie de pgina. Inserta el nmero de pgina. Inserta el total de pginas. Inserta la fecha del sistema. Inserta la hora del sistema. En las secciones que indican que desplegar tanto de encabezado como del pie de pgina, hay posibilidad de elegir una predeterminada. Inserta el nombre y ubicacin del libro. Inserta el nombre del libro. Inserta el nombre de la hoja. Inserta una imagen. Formatea una imagen.

3. Para insertar el nmero de pgina y el total de pginas, seleccione Pgina 1 de ? de la lista desplegable, en la seccin correspondiente a Pie de pgina:

Propiedades de la ficha Hoja

4. Hacer clic sobre la pestaa Hoja de la opcin configurar pgina.

Hacer clic en el botn para seleccionar manualmente.

Hacer clic en A2

El rango seleccionado manualmente, se despliega en modo carcter en la ventana que se muestra. TIP # 1 El botn rea de

Al seleccionar presionar el botn

permite seleccionar directamente sobre las celdas, el rango que desee incluir en impresin, Repetir filas en extremo superior, Repetir columnas a la izquierda.

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El rea de impresin, permite seleccionar que seccin o que parte de la hoja se imprimir. Repetir filas en extremo superior, que es la accin que se realiz en el punto 4 de esta prctica, permite desplegar en la parte superior de cada hoja que se imprima el contenido de las celdas que se seleccionaron. Repetir columnas a la izquierda, desplegar en la impresin en cada una de las hojas el contenido de las celdas seleccionadas, y quedar impreso como un ttulo vertical a la izquierda. El marcar Lneas de divisin, en la impresin la informacin saldr junto con las lneas de cada una de las celdas. La opcin Blanco y negro, imprime tal como lo dice esta opcin. Calidad de borrador, manda a impresin con esta caracterstica. Ttulos de filas y columnas, ofrece la posibilidad de que en la impresin tambin aparezca el nombre de cada fila como el de cada columna. Comentarios, esta opcin permite que se impriman los comentarios ya sea al final de la hoja como se encuentran en la hoja. Errores de celda como, en ocasiones las celdas que indican un error, en la impresin el error aparece como se ve en la pantalla, pero con esta opcin existen las siguientes formas de que salga impreso. Hacia abajo, luego hacia la derecha, imprime en el orden que muestra la figura.

Hacia la derecha, luego hacia abajo, imprime como se muestra en la imagen. 5. Presionar el botn Aceptar, de la ventana de Configurar pgina.

rea de impresin

6. Seleccione las celdas de la A1 a l D10, esto con la finalidad de establecer un rea de impresin, es decir, que mediante este procedimiento se puede mandar a imprimir cualquier conjunto de celdas, siempre y cuando previamente se seleccionen. 7. En la barra de men en Archivo, hacer clic en rea de impresin, y mover el apuntador del ratn hacia la opcin Establecer rea de impresin, con esto queda delimitado este

conjunto de celdas por un marco de lneas punteadas. Se puede verificar, haciendo clic en la celda A1 para ver como ha quedado definida el rea que se imprimir.

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Lnea punteada. TIP # 2 Para eliminar el rea de impresin, no requiere seleccionar ninguna celda, slo tiene que hacer clic en Archivo, rea de impresin, y elegir Borrar rea de impresin.

Vista preliminar

8. Hacer clic en Archivo de la barra de men y seleccione Vista preliminar, este comando puede ser ejecutado directamente haciendo clic en el icono de la barra de herramientas estndar. Se despliega la siguiente ventana:

Note que esta deshabilitado el botn de cerrar ventana. Botn Zoom, para ampliar o reducir la vista preliminar. La funcin de estos botones es la de navegar, cuando existan ms hojas disponibles a imprimir. Para cerrarla presione el botn Cerrar.

Hacer clic donde se encuentra el apuntador del ratn, que tiene forma de lupa, hacer clic nuevamente para regresar al estado inicial, el de la pantalla de arriba, y presionar el botn Cerrar para regresar a la hoja de trabajo.

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Impresin

9. Hacer clic en Archivo de la barra de men y seleccione Imprimir tambin puede utilizar la combinacin de teclas Ctrl y P, con estas dos formas de ejecutar este comando, se despliega la siguiente ventana:

En la lista desplegable, puede seleccionar la impresora que se encuentre conectada a la PC Todas, permite imprimir todas las pginas, la opcin Pginas, ofrece la posibilidad de indicar desde que pgina hasta que pgina se imprimir. Seccin imprimir

La seccin imprimir cuenta con las siguientes opciones: Seleccin, se manda a impresin el conjunto de celdas que se encuentren seleccionadas, no confundir con rea de impresin. Hojas activas, imprime todas las hojas que se encuentren seleccionadas, puede ser solamente la que se encuentra activa. Todo el libro, cuando se selecciona esta opcin, se enviar a imprimir todo el libro es decir el contenido de todas las hojas que integren el libro.
ADVERTENCIA Hacer clic sobre el icono todo o en su caso el rea

de la barra de herramientas estndar, imprimir directamente de impresin actual sin que se despliegue la ventana Imprimir.

9. Si tiene una impresora conectada a la PC, presione el botn Aceptar, de esta forma obtendr en papel el Reporte Diario de la Biblioteca Central.

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