Manual Os requisitos de uma assistente eficaz

ndice
Introduo Sabe organizar o arquivo Sabe escrever cartas eficazes Sabe estabelecer prioridades Sabe dar apoio s reunies Sabe dar resposta s novas exigncias Concluso

Introduo
Advertncia prvia: o termo secretria est fora de moda. Hoje, usual utilizar-se a designao de assistente. Esta alterao deve-se ao facto da funo de secretariado ter um papel cada vez mais ativo e importante para o funcionamento da empresa. Longe vo os tempos em que ser secretria significava ter um trabalho solitrio e pouco reconhecido que apenas visava cumprir tarefas rotineiras e de baixo valor acrescentado como o atendimento telefnico, a datilografia de cartas, a marcao de viagens, ou at, o servio de cafs. Hoje, pede-se a uma assistente eficaz que v para alm das tarefas rotineiras e seja capaz de estar preparada para qualquer imprevisto. Ela dever ser a verdadeira sombra (no sentido positivo do termo) do seu diretor e o principal elo de contato entre a empresa e o exterior. Necessitar, por isso, de ter competncias de organizao pessoal, uma grande flexibilidade, uma personalidade ativa e cativante e o domnio de lnguas estrangeiras bem como de informtica na ptica do utilizador. De entre as tarefas especficas do secretariado, destacam-se as seguintes:

Sabe organizar o arquivo

Um dos problemas dirios mais importantes de uma assistente eficaz o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer boas capacidades de sistematizao de processos e de organizao pessoal. Um bom teste funcionalidade de um arquivo consiste na facilidade de consulta por parte de outras pessoas. Existem quatro tipos clssicos de arquivo:

Alfabtico - Organizado por cliente, fornecedor ou colaborador. Numrico - Organizado por cliente ou fornecedor, sendo atribudo a cada um deles um nmero de ficheiro. Neste caso, necessrio ter uma lista de consulta do nmero atribudo a cada cliente. Geogrfico - Organizado por regio, cidade, pas e, de seguida, por ordem alfabtica. Por assunto - Organizado por assuntos alinhados por ordem alfabtica.

Com o advento das novas tecnologias e, em particular da Internet, o arquivo electrnico tornou-se cada vez mais importante dado que permitir libertar o escritrio da papelada desnecessria. Tambm o arquivo em disquetes est claramente fora de moda. O ideal ser usar um programa especifico de gesto de documentos ou recorrer aos programas mais simples e populares como as bases de dados, as folhas de clculo ou o mero correio electrnico.

Sabe escrever cartas eficazes

A escrita dever ser bem estruturada, por forma a no suscitar dvidas ou falsas interpretaes. A gramtica e a pontuao devero ser corretamente utilizadas. Existem algumas regras bsicas que devem acompanhar qualquer tipo de correspondncia:

Morada do remetente; Nmero de telefone do remetente (caso este no esteja impresso na folha da empresa); Referncia ou assunto; Data; Nome e morada do destinatrio; Saudao ou entrada; Corpo da carta; Cumprimentos finais; Assinatura; Anexos; Cpias;

Sabe estabelecer prioridades

A assistente dever saber administrar e estabelecer os assuntos prioritrios que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu superior hierrquico. Para no deixar escapar nenhum assunto importante, dever:

Verificar periodicamente ambas as agendas; Assegurar-se de que est tudo devidamente organizado para as reunies; Certificar-se de que os documentos do dia anterior esto devidamente arquivados; Separar e organizar o trabalho do dia; Fazer o levantamento da correspondncia e dos telefonemas urgentes; Determinar prazos para a assinatura de cartas, cheques ou faturas; Pr em dia o trabalho atrasado;

A excelncia do trabalho de uma assistente eficaz reside na arte de dar resposta aos assuntos rotineiros e despachar com celeridade e competncia todos os imprevistos que vo surgindo ao longo do dia.

Sabe dar apoio s reunies

O estilo e o contedo das reunies dependem muito da atividade e da prpria cultura da empresa. Caso a reunio seja especial, por exemplo, com clientes privilegiados, necessrio que a sua secretria siga de perto as seguintes trs fases da sua organizao:

A fase preparatria: A sala deve ser reservada atempadamente e a sua assistente dever certificar-se de que todos os intervenientes conhecem exatamente a sua localizao. Ela dever preparar toda a documentao inerente realizao da reunio e, caso faa sentido, incluir nesse material de consulta um captulo relativo aos pontos que transitaram de uma reunio anterior. Independentemente do nmero de intervenientes, ela deve providenciar a encomenda de bebidas (sobretudo, gua e cafs) e aperitivos. ainda da responsabilidade da assistente inspecionar todos os projetores, vdeos ou outros meios audiovisuais que sero utilizados durante a reunio, preparar as placas de identificao e coloc-las no local onde cada interveniente se deve sentar e acompanhar pessoalmente todos os arranjos decorativos. No dia da reunio: imprescindvel confirmar algumas horas antes se a sala est devidamente equipada para receber os intervenientes. Para facilitar o bom andamento dos trabalhos, devem ser colocados previamente canetas e papel em cima da mesa de trabalho. Quando os participantes comearem a chegar, dever ser distribuda a agenda da reunio, caso isso seja uma poltica da empresa. Para a prpria segurana da assistente conveniente ter cpias de reserva de todos os documentos que foram preparados para a reunio. Ela dever estar preparada para ajudar, de forma discreta, as pessoas que se atrasam, bem como fornecer todos os documentos adicionais pedidos pelos intervenientes. Se existirem intervalos, dever encaminhar os intervenientes para o local adequado e mandar recolher os copos ou chvenas utilizados. A fase posterior: Finda a reunio, a assistente deve, discretamente, aproximarse do seu diretor para receber instrues imediatas. De seguida, dever proceder devoluo de todo o material que tenha sido emprestado ou alugado e dedicarse elaborao das minutas do que foi discutido bem como sua distribuio rpida aos participantes.

Sabe dar resposta s novas exigncias

A funo de secretariado est a tornar-se cada vez mais exigente. As empresas esperam de uma assistente com uma grande dose de competncia e de profissionalismo que assegure o domnio das seguintes reas de especialidade:

Assuntos legais: necessrio que a assistente tenha uma noo geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. E, em caso de dvidas, deve ter uma boa rede de contatos especializados que a possam aconselhar. Assim poder fornecer uma ajuda preciosa ao seu chefe em relao a despedimentos, novos contratos, seguros, frias, faltas justificadas ou injustificadas. Novas tecnologias: J no basta saber processar texto. Os avanos tecnolgicos do mundo empresarial exigem que as assistentes saibam lidar com os principais programas de computador e utilizar de forma eficaz a Internet. Caso no tenham competncias especficas nesta rea foroso que as ganhem rapidamente frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formao.

Gesto financeira: Alguns diretores delegam a gesto financeira quotidiana da sua empresa s assistentes. Estas tm, por isso, obrigao de conhecer o funcionamento dos cartes de crdito e de dbito, saber analisar extratos bancrios, pedir cheques de viagem, calcular cmbios e impostos ou mandar fazer transferncias bancrias. Tambm ao nvel do controlo de gesto se espera que uma assistente eficiente detecte eventuais irregularidades ou que alerte o seu diretor para os gastos excessivos ou inteis. Agncias de servios: A assistente dever manter uma relao prxima com todas as prestadoras de servios externas empresa. So exemplos as agncias de viagens, as empresas de aluguer de automveis, as companhias areas; os hotis, as empresas de servios de limpeza ou restaurao, etc. No caso das viagens ser importante estar particularmente atenta a questes como os passaportes, os vistos, as vacinas, os horrios, as tarifas ou as converses monetrias. Procedimentos comerciais: essencial saber os processos burocrticos das diversas operaes comerciais. Termos como guia de remessa, nota de encomenda, fatura pr-forma, aviso de pagamento, letra de cmbio ou nota de crdito, devem constar do vocabulrio de uma assistente eficaz. Estas devem ser o primeiro filtro no qual os diretores podem confiar antes de enviar as faturas para pagamento.

Concluso
Em suma, enveredar por uma carreira de secretariado bem mais difcil do que parece. Hoje as prprias empresas esto a mudar de atitude face a esta classe profissional, recompensando-as melhor e investindo na sua formao contnua. A imagem estereotipada da secretria elegante e vistosa, pronta a responder afirmativamente s ordens do chefe, est a dar lugar a uma nova gerao de profissionais valorizadas pela sua competncia e profissionalismo. Falta ainda quebrar o ltimo tabu: na esmagadora maioria das empresas a funo de secretariado ainda um territrio exclusivo do sexo feminino. Bibliografia

Bercovici, Genevive e Harache, Christine; Como ser uma secretria eficiente; 1996, Edies Cetop Oldcorn, Roger; Iniciao Gesto para a Secretria Profissional; 1996, Edies Cetop Bourasseau, Denise e Moracchini, Franoise; Secretria Hoje, Assistente Amanh; 1996, Edies Cetop Hughes, Vera e Christina; Manual da Secretria Profissional; 1995, Edies Cetop

Autor: Portal Executivo