UNIVERSITATEA DIN PITETI FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE

Amenajarea unui stand n cadrul unui trg naional de turism

Prof.coordonator: Lect.univ.dr.Micu Cristina

Studeni : Iordache Valentin Gbrian Vasile

Trgurile i expoziiile reprezint, din punctul meu de vedere, cel mai complex mediu de comunicare. n cadrul unei manifestri expoziionale contactul este direct cu oamenii. Probabilitatea ca mesajul s fie alterat este foarte mic. Prin trguri i expoziii se pot stimula toate cele cinci simuri ale omului, situaie pe care nu o ntlnim n nici un alt mediu de comunicare. Manifestrile expoziionale atrag atenia publicului (receptorii mesajului) datorit a trei caracteristici de baz: 1. Caracterul de eveniment dedicat unui domeniu de activitate sau unui public int. 2. Durata limitat n care trgul sau expoziia are loc i frecvena redus de desfurare de exemplu 4 zile pe an. 3. Coagularea unui numr mare de oferte ntr-un spaiu i un timp limitat. Manifestarea expoziional este un adevrat laborator de marketing un cadru n care poi desfura multe activiti de marketing, avnd un mediu foarte favorabil. Oamenii care sunt vizitatorii unui trg vin pentru a primi mesajele comerciale ale expozanilor. Practic atitudinea receptorilor mesajului este diferit fa de marea majoritate a altor medii de comunicare. Oamenii care particip la trguri i expoziii ca vizitatori au mintea deschis. Este mult mai uor dect n orice alt tip de media s li se comunice mesajele brandurilor, s li se transmit identitile brandurilor expozante. ntr-o participare la trguri i expoziii aproape toate instrumentele de comunicare de marketing pot fi folosite. Pornind de la clasicele postere sau bannere i spoturi audio sau video i ajungnd la comunicarea prin eveniment sau marke-tingul direct, toate metodele de comunicare sunt disponibile n cadrul unei manifestri expoziionale. Este doar la latitudinea expozantului dac apeleaz la o comunicare total cu vizitatorii sau dac alege s aib dou bannere i trei pliante obosite. Comunicarea total este posibil doar n trguri i expoziii deoarece este singurul mediu n care un brand intra n contact direct i nemijlocit cu un numr mare de persoane din publicul su int, este singurul loc n care poi folosi orice metod de comunicare i este singurul mediu n care se poate comunica valorificnd toate cele 5 simuri i cele 3 dimensiuni ale spaiului. Ca oportuniti de comunicare ntr-o manifestare expoziional un brand poate folosi: Publicitatea clasic (advertising) Pot fi folosite spoturi video proiectate pe ecrane din standul propriu sau pe un ecran al evenimentului, spoturi audio, bannere indoor si Outdoor, mprirea de materiale informative gen brouri, pliante etc.

Activiti de relaii publice sunt o component obligatorie a unei participri orientate prioritar spre obiective de brand. De la banala emitere de comunicate de pres cu ocazia participrii la eveniment se poate ajunge pn la lansri de produse cu ocazia evenimentului, conferine de pres proprii i alte evenimente proprii brandului n interiorul evenimentului manifestare expoziional. Activitile de marketing direct nu pot lipsi pentru c orice expozant adun informaii privind vizitatorii i urmrete s le comunice acestora cel puin oferta sa. Promovarea vnzrilor este o al-t tehnic aproape nelipsit ntr-o participare la trguri i expoziii. Aflate la intersecia dintre comunicare i vnzri, activitile de promovare a vnzrilor sunt foarte des ntlnite n cadrul manifestrilor expoziionale. Aciunile de promovare a vnzrilor cel mai des ntlnite sunt reducerile de pre pentru vnzrile din cadrul trgului i oferirea de cadouri promoionale. Reducerile de pre cel mai des ntlnite sunt de tipul x la sut reducere. O alt tehnic de promovare a vnzrilor foarte des folosit n cadrul trgurilor si expoziiilor este oferirea de mostre gratuite. n special n cazul bunurilor de larg consum, aceast tehnic are foarte mult succes, ea punnd n contact potenialul client cu produsul expozantului. n cazul jocurilor i concursurilor, foarte des ntlnite la trgurile business to consumer sunt tombolele. Acestea se mpart n doua categorii: tombola trgului organizat de organizatorul evenimentului la care expozanii pot sau nu oferi diverse premii i tombolele organizate de expozani.

Reguli de baz
1. Logo-ul organizaiei expozante trebuie s fie vizibil, foarte vizibil Logo-ul organizaiei expozante trebuie s fie uor de vzut de ctre vizitatori. Vizibilitatea logo-ului va permite individualizarea, la un anumit nivel, a standului. Prin expunerea vizibil a logo-ului vizitatorii vor putea identifica standul organizaiei respective. 2. Culorile dominante ale standului i materialelor folosite vor fi cele din codul de culori al companiei Orice companie care are un minim respect de sine are un cod de culori. Aceasta nseamn c exist anumite culori folosite de companie, ntr-o anumit combinaie i dup unele reguli. Att n ceea ce privete standul n sine, ct i materialele folosite n timpul expoziiei (materiale promo-ionale, uniforme, mobilier etc), culorile din codul de culori al companiei trebuie folosite dominant sau chiar exclusiv.

3. Materialele promoionale trebuie s fie uor de identificat ca fiind ale unei companii anume Prezena logo-ului este obligatorie pe toate materialele promoionale, mai ales pe cele din categoria Hand-out. De asemenea, culorile folosite pentru materialele promoionale trebuie s fie aceleai ca i cele din codul de culori. 4. Valorificarea la maxim a e-lementelor grafice din logo-ul companiei Pe lng simplul text din logo i culorile acestuia, multe companii folosesc unele elemente grafice specifice. Aceste elemente grafice trebuie folosite att n ceea ce privete standul, ct i pe materialele de promovare, uniformele personalului de la stand etc. 5. Fonturile folosite trebuie s fie aceleai, mereu O foarte mare parte a informaiei transmise este sub form de text. Fonturile folosite trebuie s fie aceleai (cu excepiile definite de situaia specific) cu cele folosite n general de companie. Respectarea acestor cinci reguli v va ajuta s fii uor vizibili i uor de identificat n mulimea de standuri i expozani.

Exemple
Identitatea conceptual sau valoric a brandului se manifest n trguri i expoziii prin transpunerea n eveniment a aciunilor desfurate de companie n viaa de zi cu zi a brandului, care susin promisiunea de brand i valorile acestuia. Imaginai-v trgul sau expoziia asemeni unui decor de film care reproduce realitatea. Brandurile sunt actorii din acel film. Facei tot ce v st n putere pentru a transpune ct mai exact activitatea de zi cu zi n manifestarea expoziional. O caracteristic esenial a brandurilor este c ele interacio-neaz cu oamenii. Un brand nu triete de unul singur ntr-un turn de filde. El exist doar n relaia sa cu oamenii. Totui, mult prea muli expozani uit s interacioneze cu vizitatorii. Iat cteva exemple de manifestare a identitii conceptuale la trguri i expoziii.

Un brand al unui productor de ciment (Holcim) care are ca valoare ecologia a oferit ca obiecte promoionale ntr-o manifestare expoziional semine de flori. Acestea erau ambalate n pungi mici de plastic mbrcate ntrun carton marcat cu elementele de identitate formal a brandului respectiv. Aciunile din mediul real viaa de zi cu zi sunt eforturile de ecologizare a fabricilor proprii. Acelai brand Holcim care are ca valoare responsabilitatea social orientat spre copii a amenajat n standul su expoziional un loc de joac n

care copiii din rndul vizitatorilor se puteau juca sub supraveghere. Aciunile de zi cu zi sunt susinerea unor programe de educare a copiilor i sprijinirea unitilor de nvmnt din comunitile n care compania acioneaz. Un brand de electronice Philips care s-a asociat cu fotbalul prin sponsorizarea CM 2006, a amenajat jumtate din stand asemenea unui teren de fotbal. De asemenea, existau computere pe care vizitatorii se puteau juca FIFA, exista un perete plin cu mingi de fotbal inscripionate cu logo-ul Philips i se organiza campionat de fotbal de mas. Un brand din domeniul telecomunicaiilor Vodafone care are ca valoare de brand dinamismul a adus n standul sau din 2006 un DJ care mixa muzic pentru vizitatori. Acelai brand, care este asociat cu Formula 1, fiind la acea vreme sponsor al echipei Ferarri, proiecta pe ecrane uriae aflate n stand imagini cu mainile echipei sponsorizate de acesta. 1

STUDIU DE CAZ AMENAJAREA STANDULUI ROMNIEI N CADRUL TRGULUI DE TURISM DIN FRANKFURT

Capitolul I - DATE GENERALE Perioada de desfurare : 21-23 mai 2013 Caracterul trgului: specialiti Suprafa: 100 mp, 4 laturi deschise Numr infodesk-uri: buci (20 expozani + 1 infodesk central) Organizator extern: Regent Exhibitions, UK & Messe Frankfurt

Capitolul II - DOCUMENTELE OFERTANTULUI Oferta tehnic conine memoriul tehnic i schia de amenajare a standului n perspectiv axonometric, prezentare tridimensional n policromie. Se va preciza: tipul de structur modular utilizat, modul de personalizare a standului (logo, imagini reprezentative etc.), materialele i grafica utilizat, modul de evideniere a caracterului manifestrii, elemente de etalare suficiente pentru numrul de firme participante (podiumuri, vitrine, standere, etajere, bar, hostesse,
1

scaune din metal eloxat cu acoperire material textil, mese structura metalic eloxata etc.). Oferta financiara a) oferta financiar va fi defalcat pe elemente constitutive i va exprimat n Euro. b) oferta financiar va cuprinde i costurile legate de: - 4 hostesse vorbitoare de limb german i englez, care daca e cazul vor ajuta i la servire - tvi, tergare, erveele, 500 lingurie de plastic - 1 masin automat de cafea profesional, inclusiv necesar cafea, ceti cu farfurioare din ceramic, zahr i lapte pentru toate cele 3 zile de trg - 1 dispozitiv de ap plat care sa fie la dispoziia expozanilor, inclusiv apa (cca 100 litri), pahare de utilizare unic - suc de portocale pentru ntreaga perioad - 300 de pahare din sticl pentru vin - 50 pahare pentru ampanie - 1 main industrial de spalat paharele Seara Romneasc n cadrul trgului va fi realizat o Sear Romneasc sub motto-ul Meet Romania la care vor fi invitai hosted buyer care particip la prezentrile de grup, precum i parteneri ai ageniilor din stand. Se va asigura un bufet cu produse tradiionale romneti, bautur tradiional romneasc pentru aproximativ 200 persoane. Pentru acest eveniment se solicit: - 150 sticle vin romnesc, alb i rosu, sec - 50 sticle ampanie - 5 l uic de prune - 5 l viinat - 5 kg salam gen Sibiu - 5 kg salam uscat - 5 kg pastram de pui - 5 kg pastram de porc afumat - 5 kg crnat - 5 kg cacaval - 5 kg cacaval afumat - 5 kg brnz telemea de vac - 20 kg murturi asortate - 25 pini - scobitori - 100 farfurii gen gustri albe din porelan - erveele pentru toat perioada trgului - 100 pahare de dimensiuni mici din sticl pentru degustri uic i viinat - realizarea de obiecte promoionale, dupa cum urmeaz: - 2.000 buc harta turistic a Romniei, inscripionate cu logo Romnia conform Manualului de Identitate Vizual, pagina de web www.rumaenien-tourismus.de, elementele de identitate vizual ale Programului Operaional Regional

- 300 de USB Stickuri de 2 GB, versiunea 2.0, inscripionate cu logo

Romnia conform Manualului de Identitate Vizual, pagina de web www.rumaenientourismus.de, elementele de identitate vizual ale Programului Operaional Regional, carcasa din material plastic negru, dimensiuni 4,2 x 1 cm cu capac. Stickurile vor conine informaii generale despre Romnia, date specifice segmentului MICE i prezentrile ANT, precum i cele ale subexpozantilor. Pe stickuri vor fi inscripionate prezentrile tuturor subexpozanilor din cadrul standului Romniei, precum si prezentarea generala a Romaniei ca destinatie MICE. - 300 buc traist de ln cu capac 17 x 23 cm, ambalate n celofan plastic, inscripionate cu logo Romnia conform Manualului de Identitate Vizual i elementele de identitate vizual ale Programului Operaional Regional. - 300 buc plosc artizanat romnesc, ambalate n cutie de carton inscripionate cu logo Romnia conform Manualului de Identitate Vizual i elementele de identitate vizual ale Programului Operaional Regional - 1 pop up care s conina logo Romnia, elementele de identitate vizual ale Programului Operaional Regional i o imagine sau imagini din Romnia - alte servicii: - servicii conexe, racorduri i consum: ap, curenie, electricitate, permisiune rulare filme i muzic (GEMA). - transportul brourilor la/i de la stand a cca. 50 cutii de carton (cca 500 kg) de la/i la sediul Biroului Berlin. - costurile (eventuale) pentru suspensia de tavanul halei. - acces internet pentru fiecare desk, inclusiv utilizare internet pe toata perioada trgului - costurile pentru internet n cadrul standului

Capitolul III - CONCEPTUL TEHNICO-ORGANIZATORIC AL STANDULUI

Proiectarea i realizarea standului ori, funcie de caz, amenajarea lui, vor avea n vedere asigurarea unui ambient care s garanteze o prezentare modern, crearea unui cadru adecvat pentru activitatea de promovare. Funcie de configuraia spaiului, structura standului va asigura o funcionalitate optim, o imagine particularizat, original, elegant i atrgtoare. Amenajarea interioar va urmri limitarea la minimum a utilizrii panourilor opace, preferndu-se panourile vitrate, standurile transparente (sticla sau plexic), cu intenia obinerii unei imagini luminoase, clare, a unei imagini ct mai cuprinztoare n ansamblu.

Se va ine cont de urmtorul public int i de urmtoarele teme: - specialiti (organizatori profestioniti de congrese i conferine, organizatori de evenimente, multiplicatori, presa, investitori) - tema principal de promovare a anului este explore the Carpathian Garden, cu accent pe turismul de congrese i conferine. Destinaia categoriilor de suprafee ce intr n componena standului (expunere, discuii/tratative, anexe, ci de acces) i proporiile dintre ele vor avea ca finalitate o folosire ct mai judicioas a spaiului i o eficien corespunztoare. Suprafeele de expunere i mesele de discuii/tratative vor fi corelate cu numrul de participani. Standul va fi prevzut cu dotri specifice ca : - depozit (cu garderob, etajere i oglinda) care s deserveasc circa 50 de persoane pe perioada trgului i cu spaiu de buctrie, dotat cu frigider, chiuvet, main de spalat vase, cos mare de gunoi etc. - 1 salon parial nchis pentru ntlniri oficiale, dotat cu mobilier corespunztor ( 6 fotolii, msu joas, garderob). - 1 panou cu lista tuturor expozanilor din stand, situat lnga infodeskul central al ANT. - infodesk principal al ANT, care s fie bine semnalizat ca infodesk central pentru informaii, cu trei scaune nalte. Infodesk-ul va fi de culoare alba din plexic (sau material similar) de calitate superioar, iluminat din interior, inscripionat cu logo Romnia tridimensional, iluminat. - 20 infodeskuri pentru expozani, cu u, cheie i priz n interior pentru laptop, cu cte 2 scaune nalte, dotate cu acces internet. Infodesk-urile vor fi de culoare alb din plexic (sau material similar) de calitate superioar, iluminate din interior, similar infodesk-ului central, inscriptionat cu numele firmei n culoare verde. - 10 mese de discuii cu cte 4 scaune fiecare - 2 ecrane plasma mari cu boxe integrate i 2 DVD pentru rulare filme - grafica individual pentru fiecare expozant n parte - Logo Romnia. Semnalizarea standului trebuie s fie vizibil de la distan. - standul va fi realizat n totalitate din material plexic de calitate, de culoare alb i va avea trei componente: pe laturile standului vor fi postate infodesk-urile. In interior va fi creat un spaiu de prezentare, amenajat dupa cum urmeaz: 2 mese lungi, pentru cca. 30 pers. aranjate paralel una fa de cealalt, dotate cu cca. 30 scaune, pentru prezentrile de destinaie. Tot aici vor fi poziionate 1 ecran plasm cu boxe integrate, DVD player pentru a rula filme, computer (laptop) pentru prezentrile power point, instalaie CD Player cu boxe (fr stativ), staie pentru microfon lavalier. Tot aici va fi postat un TV plasm mare, dimensiune minim 150 cm. Grupurile de hosted buyers vor fi aezate la cele 2 mese, fiecare urmnd s deguste produse tradiionale romneti i buturi romneti naintea i n timpul prezentrilor. Se va ine cont de lumina halei, astfel nct spaiul de prezentare de destinaie s fie parial nchis de

casetele luminoase, astfel nct imaginile difuzate la TV s fie bine vizibile - spaiul de prezentare va fi delimitat n cadrul suprafeei standului prin fotografii postate n plexicuri luminoase sau casete luminoase mari (dimensiuni minime 1,5 m lime pe 3 m nlime). In funcie de configuraia standului vor fi postate mai multe castete luminoase sau o singur caset luminoas de dimensiuni mari) - instalaie sonorizare pentru prezentri dotat cu microfon lavaliera special i cti (minim 40 buc). n timpul prezentrilor invitaii vor putea auzi doar n cti prezentarea. - n spaiile ramase goale vor fi poziionate mesele de discuii - decoraie floral: aranjamente elegante pentru deskul central i decoratie floral pentru stand etc. Nu se accept utilizarea de structuri modulare sau dotri uzate (care prezint exfolieri, zgrieturi, pete, murdrie). Desk-ul ANT va fi evideniat. Prezena standului naional se va marca i prin pozitionarea logoului pe o supranlare maxim, cu respectarea regulamentul de organizare a trgului. Standul va fi amenajat i decorat n culorile alb i verde. Podeaua va fi realizat din material plastic (plexic sau similar de culoare alb, iluminat din interior). Pe dalele astfel realizate va fi postat n funcie de proiect logo Romnia de culoare verde sau/i negru). Pentru organizarea degustrii de vinuri i produse alimentare se va nchiria vesel (pahare de vin cu picior, pahare de sampanie, pahare de uic, farfurii). Pentru gustrile oferite va fi nchiriat vesela necesar, farfurii, platouri, erveele i va fi asigurat necesarul de salamuri, brnzeturi, etc. pentru ntreaga perioada a trgului. Societatea organizatoare va desemna o persoan care s asigure urgenele tehnice pe ntreaga perioad de desfurare a trgului. Instalaiile electrice vor asigura funcionalitatea echipamentelor electrice/electronice, iluminarea corespunztoare a panourilor foto etc, precum i iluminatul general al standului. Instalaiile de ap i reziduuri vor fi n conformitate cu standardele internaionale. Nerealizarea standului i a programului promoional, n conformitate cu prevederile Caietului de sarcini, se consemneaz n procesul verbal, care se semneaz pe perioada trgului i constituie baz legal pentru neplata diferenei rmas de achitat.