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Tabla de Contenido. Captulo 5 Bancos. Pg.3 o Caractersticas Bsicas Pg.4 o Polticas.. Pg.5 o Funciones Bsicas Pg.7 Bancos. Pg.8 Conceptos Pg.11 Beneficiarios. Pg.16 Conciliaciones Pg.20 Diferidos Pg.25 Reimprimir Pg.27 o Nueva Transaccin.. Pg.28 Emisin de Cheques.. Pg.29 Numero de Comprobante Pg.30 Pguese a la Orden de Pg.30 Polticas que Afectan la Emisin de Cheques. Pg.32 Fecha del Cheque y Fecha de Liberacin Pg.33 Anular un Cheque. Pg.37 Conceptos.. Pg.38 Emisin de Notas de Dbito..................................................................................... Pg.40 Depsitos Pg.42 Depsitos No Relacionados con las Ventas Pg.43 Como Indicar los % de Retencin y Comisiones Bancarias. Pg.44 Para las Tarjetas de Crditos. Pg.44 Para las Tarjetas de Dbito Pg.45 Depsitos de Ventas Diarias.. Pg.50 Deposito de Cobranza del da Pg.53 Notas de Crdito Pg.57 Transferencias de Fondos. Pg.59 Ordenado por. Pg.61 Reportes Disponibles...... Pg.62 Otras Funciones Pg.69 Borrar Transacciones Pg.69 Editar Modificar Transacciones.. Pg.69 Filtro de Operaciones.. Pg.70 Contabilizar Transacciones Pg.71 o Consolidar Transacciones Bancarias. Pg.73 o a2 Contabilidad Comprobante Contable. Pg.75
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En las transacciones Bsicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso segn sea el caso en Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo ms parecido posible, a las cuentas contables asignadas a bancos, as su contabilizacin podr hacerse de manera transparente y rpida.
Caractersticas Avanzadas: Transferencias entre cuentas: haga click en el botn Nuevo, luego en Transferencias. Manejo de Diferidos: haga click en el botn Diferidos. Conciliaciones: haga click en el botn Conciliar.
Poltica # 2, Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos, igual que la poltica # 1, pero aplica a proveedores y beneficiarios.
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Fecha nos permite indicarle al mdulo cual ser la fecha de la transaccin. Ejemplo: Posibilidad de elaborar un cheque con una fecha distinta a la que por defecto nos presenta el mdulo (Fecha del sistema), para este caso es 02/10/2004 siendo la del sistema y representa el da actual.
Al modificarla y elaborar un cheque automticamente nos toma dicha 04/10/2004 como se observa en la figura.
Observe que siendo el da 02/10 y cambiamos la fecha 04/10 la transaccin que para este caso es un cheque se registra el 04/10.
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Bancos: Posibilidad de incluir nuevos bancos desde el mdulo de bancos, para que esta opcin este disponible se debe revisar la Poltica # 3, Incluir nuevos bancos desde el mdulo de transacciones. Al estar activa el usuario lo podr hacer, al estar inactiva solo podr visualizar informacin de los mismos. Poltica # 3, Activa:
Informacin de Bancos.
Detalle:
Detalle - Saldos:
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Detalle Formatos de Impresin: Posibilidad de definir los formatos de impresin como lo muestra la figura.
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Al igual que en la opcin de bancos se tiene la Poltica # 4, Incluir nuevas cuentas. La cual al esta activa podemos crear conceptos nuevos. Poltica # 4, Activa:
Poltica # 4, Inactiva:
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Tipo de Concepto: Ejemplos: Gastos: Energa Elctrica Telfonos Reparaciones Mantenimiento Egresos: Compras de Mercanca para la venta Tesorera Nacional, pago de impuestos. Ingresos: Ingresos por ventas
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Categora: Nos permite agrupar las transacciones. Para un mejor entendimiento hemos creado un concepto denominado Telfonos y la categora que le hemos definido es Comunicaciones. Y se hace necesario manejar de forma individual los pagos de los diferentes nmeros telefnicos ya que los recibos de pagos son emitidos por la empresa proveedora del servicio, un recibo por nmero, y la empresa desea mantener un control sobre este gasto.
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Categora Comunicaciones
Poltica # 5, Inactiva:
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Paso a Paso: 1. Ejecutar el Mdulo de a2 sistema 2. Seleccionar el Usuario al cual se le activar la posibilidad de manejar las cuentas contables. 3. Entrar en la opcin Mens.
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6. Guarde los cambios, lo cual podr hacer en forma general en particular como lo indica la figura.
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Cuentas Contables:
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El proceso de conciliaciones bancarias se realiza todos los meses del ao con la finalidad de detectar fallas, ya sean del banco o del usuario de la aplicacin.
Cmo se hace? Con el Estado de Cuenta del banco se procede a filtrar las operaciones del mes reflejadas en el estado de cuenta de a2, luego se revisa una a una todas las transacciones mostradas en el reporte bancario y buscando su igual en las operaciones procesadas en la aplicacin. Si una de las operaciones no estn en la aplicacin se procede a buscar el comprobante fsico de la misma, si este existe y coincide con el estado de cuenta se transcribe la misma en el mdulo de bancos. En caso contrario se debe hacer un proceso de auditoria para verificar la situacin. Cuando la operacin no est en el estado de cuenta del banco y si en la aplicacin es porque la transaccin est diferida.
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Utilidad Botn Derecho del Mouse nos permite Editar, Borrar, Reimprimir y Marcar Desmarcar transacciones.
Para esta paso es necesario el revisar las polticas # 13, Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas y la # 16, Permitir conciliaciones de cuentas. Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones, ya que esta accin puede afectar los saldos disponibles.
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Luego de la conciliacin el estatus de las transacciones cambia a una X, lo cual le indica que el movimiento esta conciliado.
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En la ventana de operaciones diferidas se muestran slo aquellas transacciones con estatus de diferidas las cuales no han sido cargadas en el estado de cuenta actual.
El proceso de liberacin de operaciones diferidas se puede realizar de forma manual o automtica, todo depende de las polticas de usuarios.
Al estar la poltica # 20, Verificar la liberacin de transacciones (proceso manual), activa el usuario deber liberar de forma manual las transacciones. Al estar inactiva es un proceso automtico la aplicacin las libera segn los parmetros que se indicaran en la opcin Ttulos y Correlativos.
Paso a Paso: 1. Haga doble click en la columna titulada "X", sobre la lnea de la operacin para marcar con la bandera "Si". Para cambiar a "No" repita esta operacin. 2. Para finalizar haga click en el botn Procesar
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Poltica # 25.
Activada:
Poltica # 27, Realizar una impresin preliminar por pantalla antes de reimprimir el documento Nos permite visualizar una impresin preliminar. Para poder reimprimir debemos ubicar el cursor en el documento transaccin que se desea reimprimir.
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Elaborar nuevas transacciones: Cheques Notas de Dbito Depsitos Notas de Crdito Transferencias Analicemos cada una en detalle:
Paso a Paso 1. 2. 3. 4. 5. 6. Para cambiar nmero de Cheque haga click sobre l e introduzca el nuevo. Ingrese la cantidad el monto del cheque, para usar la Calculadora haga click en el botn Introduzca el beneficiario del Cheque o haga clic en el botn de Buscar. La cantidad en Letras es Escrita Automticamente, Ingrese la fecha de la transaccin, para usar el calendario haga clic sobre el botn. Escriba el concepto de la operacin. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. Introduzca el o los conceptos de tipo Dbito, que sumen la cantidad total de la Nota de Dbito. Para abrir una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o presione la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automticamente el sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opcin Conceptos. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga click en el botn Borrar. Haga click en el Botn de Totalizar para finalizar el proceso.
7. 8.
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Ttulos y Correlativos
Pguese a la orden de: Posibilidad de Seleccionar del archivo de beneficiarios a la persona o empresa que se
le emitir el cheque.
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Transacciones Diferidas:
Cheques y Notas de Dbitos: 7.500.000 y 37.500, los 37.500 corresponden al dbito bancario. Total Dbitos diferidos: 7.537.500 Total Crditos diferidos: 5.874.141 Siendo el saldo disponible para el da 04/10/2004: 9.431.320,13
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1. 2. 3. 4.
Nos posicionamos en la transaccin. Oprimimos el botn Editar. Al hacerlo se no despliega para este caso el cheque emitido. Nos posicionamos en el campo Fecha de liberacin y la modificamos colocndole 15/10 como lo indica la figura.
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Al
cambiar la fecha de liberacin trasladamos la entrega del cheque de 7.500.000 para el da 15/10. Y el Saldo Disponible para el da 06/10/2004 nos quedara:
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Paso a Paso: 1. 2. 3. 4. Nos posicionamos en el cheque que deseamos anular. Editamos la transaccin, botn editar. Marcamos en la opcin anular. Al hacerlo coloca el campo Monto del cheque en cero y registra en los campos pguese a la orden de, detalle movimiento, las palabras Cheque Anulado. 5. Para finalizar totalizamos la transaccin.
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Detalle Movimiento: La descripcin que se coloca en esta seccin es la que nos aparecer en el grid del mdulo como lo muestra la figura.
Conceptos: Al oprimir el botn de seleccin se despliega la informacin de todos los conceptos creados.
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Al responder si se nos despliega la ficha archivo de conceptos que nos permite incluir uno nuevo.
Una vez completado este paso podr seleccionarlo desde la ventana de seleccin de los mismos. Al hacerlo debe oprimir dos veces la tecla Enter para aceptar el concepto que le ser cargada la transaccin que para este caso es la emisin de un cheque.
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Nota: Se recomienda cargar las Notas de Dbito con un corte de cuenta actualizado.
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Resumen nos permite visualizar el detalle del depsito: Se muestra un resumen del depsito donde se reflejan varios aspectos bien interesantes como: cantidad de cheques, tarjetas de crdito, tarjetas de dbito, comisiones generadas y monto diferido de la operacin. En el lado derecho se refleja el desglose de la comisiones y diferidos. Para salir de esta ventana presione el botn Salir ubicado en la parte superior.
En el campo Retencin se indica el % que la institucin bancaria efecta al establecimiento comercial por el uso de la tarjeta, esto sucede cuando se establece un convenio comercial, en donde todas las transacciones que son pasadas por el punto de venta del banco, sern cargadas a la cuenta corriente que el establecimiento tenga con el organismo. Es decir que toda transaccin le ser debitado un 5% menos al monto de la misma, abonando a la cuenta del comercio el resto.
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Instituciones Financieras:
Para el caso de las tarjetas de crdito se registran dos movimientos: 1. Comisin Tarjetas de Crdito 2. Impuesto Retenido (Impuesto sobre la renta)
Retencin de Impuesto sobre la renta definido en la ficha: 2% 450.000 / 1.15 que representa el 15% del IVA = 391.304,35 391.304,35 x 2% de impuesto sobre la renta = 7.826,09
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Monto total del deposito = 1.200.000 150.000 (efectivo). 250.000 (cheque Diferido). 350.000 (tarjeta de dbito) Comisin 1% = 3.500. 450.000 (tarjeta de crdito Diferido) Comisin 5% = 22.500 + Impuesto retenido 2% 450.000 / 1.15 = 391.304,35 X 2% = 7.826,09. Total Diferidos = 700.000. Total Disponible = 496.500
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Ingrese la fecha del da que desea realizar el corte de ventas, haga click en el botn para mostrar el calendario. Luego haga click en el botn de Iniciar.
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Observe que todas las transacciones que estn en el grid corresponden a las ventas del da 05/10/2004: Reporte de Ventas del da 05/10/2004:
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Observe que tres transacciones desmarcamos dos: Ventas en Efectivo y en Cheque ya que solo deseamos depositar en este banco las transacciones que provengan de Tarjetas de Crdito y de Dbito, al presionar el botn Procesar se nos presenta la siguiente informacin:
Esta es una prestacin de la aplicacin que le permitir establecer un control sobre las ventas y el ingreso de las mismas al banco. Es decir que todo lo que se vendi se deposit. El reporte de ventas diarias debe ser igual al depsito efectuado en el banco.
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Deposito Cobranzas:
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1. Para cambiar nmero de Nota de Crdito haga click sobre l e introduzca el nuevo. 2. Ingrese la cantidad de dinero. 3. La cantidad en Letras es Escrita Automticamente, Ingrese la fecha de la transaccin, para usar el calendario haga click sobre el botn. 4. Escriba el concepto de la operacin. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 5. Introduzca el o los conceptos de tipo Crdito, que sumen la cantidad total de la Nota de Crdito. Para abrir una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automticamente el sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opcin Conceptos. 6. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga click en el botn Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B. 7. Haga click en el Botn Totalizar para finalizar el proceso. Polticas aplicadas a la transaccin: 1. Realizar operaciones con bancos inactivos. 10. Autorizar la emisin de Notas de Crdito.
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Paso a Paso:
1. Para cambiar nmero de Transferencia haga click sobre l e introduzca el nuevo. 2. Ingrese la cantidad de dinero. 3. Seleccione el Nombre de la Cuenta Bancaria donde desea transferir el dinero. Haga click en el botn para mostrar la lista de Cuentas Bancarias. 4. La cantidad en Letras es Escrita Automticamente, Ingrese la fecha de la transaccin, para usar el calendario haga click sobre el botn. 5. Escriba el concepto de la operacin. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. 6. Introduzca el o los conceptos de tipo Dbito, que sumen la cantidad total de la Nota de Dbito. Para abrir una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automticamente el sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opcin Conceptos. 7. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga click en el botn Borrar. 8. Haga click en el botn Totalizar para finalizar el proceso. Polticas aplicadas a la transaccin: 1. Realizar operaciones con bancos inactivos. 11. Autorizar las transferencias entre cuentas.
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Ordenado por Tipo: Nos presenta el siguiente orden: Cheques, Notas de Dbito, Depsitos, Notas de Crdito.
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General de Bancos:
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El reporte de transacciones le permite visualizar el Libro de bancos ordenado por fecha, siendo este de mucha utilidad operativa ya que presenta la informacin al estilo de un estado de cuenta bancario.
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Rango de fechas
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Solo ingresos:
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Borrar transacciones: Para borrar una transaccin en particular se debe posicionar en la que se desea eliminar y oprimir el botn borrar, una vez efectuado estos pasos se le despliega el siguiente mensaje:
Al estar desactivada la poltica # 15, Usuario autorizado para eliminar transacciones, el botn borrar queda desactivado y el usuario no podr eliminar transacciones.
Editar Modificar Transacciones: Si desea modificar una transaccin en particular se debe posicionar en ella y oprimir el botn Editar. Al estar desactivada la poltica # 14, Usuario autorizado para modificar transacciones, el botn denominado Editar se convierte en Detalle, lo que solo le permitir visualizar.
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Si solo deseamos visualizar los cheques, desmarcamos las notas de dbitos, el debito bancario, los depsitos y las notas de crdito.
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2. Especifique el directorio de la contabilidad. 3. Indique la Empresa Activa (Empresa donde se registrarn los movimientos que provienen del administrativo. 4. En la configuracin de la forma de bancos active la nueva opcin "Cuentas Contables". Para hacerlo en la ventana recursos del usuario, en la paleta general.
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5. Configure por cada banco las cuentas asociadas a la cuenta del banco, al impuesto al dbito bancario y las comisiones en la opcin cuentas contables.
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Opciones:
Banco: Posibilidad de seleccionar el banco con el cual consolidaremos. Incluir las transacciones de todos los bancos en el comprobante: Al activarla se tomaran en cuenta todas las transacciones de todos los bancos creados. Incluir el nmero de cuenta de banco en la referencia del movimiento: Para un mejor control operativo esta opcin debe estar activa. Rango de Fechas: Posibilidad de consolidar operaciones por perodos, los cuales son definidos en esta opcin. Tipo de transacciones: Posibilidad de Procesar las transacciones por tipo es decir solo los cheques , los depsitos, notas de dbito, notas de crdito. Consolidar solamente las transacciones conciliadas: RECOMENDABLE, al estar activa esta opcin el usuario no podr contabilizar las transacciones si no estn primero conciliadas. De hacerlo se le presentar el siguiente mensaje:
Fecha del Comprobante: El mdulo presenta por defecto la fecha del da de trabajo. Ordenado por: Dbitos y Crditos por comprobante la posibilidad de hacerlo sin ordenar lo cual no es recomendable. Activar un comprobante por transaccin: No viene activa por defecto porque cuando son muchas las transacciones estos de puede ser engorroso en el manejo de los mismos.
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Grabar:
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