Necesitatea unei abordri n 2 faze a auditrii

Auditarea conform ISO 9001 solicit auditorilor dobndirea unei bune nelegeri a sistemului de management al calitii (SMC) al unui auditat i natura afaceri sale. De aceea este util pentru o organizaie s fie vizitat nainte de auditul de certificare i s fie realizat o prim faz a auditrii. Aceast prim faz este destinat, n primul rnd, s determine domeniul certificrii, s planifice un audit de certificare (faza a doua a auditului) i s permit auditorului o bun nelegere a organizaiei. De exemplu, pentru cunoaterea SMC, a politicilor, obiectivelor, riscurilor, proceselor, locaiilor etc. poate fi util ca organismul de certificare s comunice auditatului nevoile i ateptrile sale. Activitile realizate n cadrul primei faze preliminare a auditului includ:

auditarea documentaiei sistemului de management al clientului; evaluarea sediului clientului i a condiiilor specifice locaiei, i derularea discuiilor cu personalul clientului pentru a determina nivelul de pregtire pentru etapa a doua a auditului; analiza stadiului clientului n raport cu cerinele standardului i a nelegerii de ctre client a acestor cerine, n particular cu privire la identificarea performanei cheie, a proceselor, obiectivelor i operaiunilor semnificative ale sistemului de management. colectarea informaiilor necesare referitoare la: o domeniul sistemului de management o procesele i locaia (locaiile) clientului, o aspectele legale i reglementate aferente i ndeplinirea lor (de exemplu pentru calitate, aspecte legale ale activitilor clientului, riscurile asociate etc.);

analiza alocrii resurselor pentru etapa 2 a auditului i stabilirea detaliilor; furnizarea unui punct de plecare pentru planificarea etapei 2 a auditului, prin obinerea unei nelegeri suficiente a sistemului de management al clientului i a activitilor de la faa locului, n contextul posibilelor aspecte semnificative; evaluarea dac auditurile interne i analiza efectuat de management sunt planificate i efectuate, i dac nivelul de implementare a sistemului de management demonstreaz faptul c clientul este pregtit pentru etapa 2 a auditului.

convenirea unei date pentru etapa 2 a auditului

Abordarea bazata pe proces

Pasii necesari in acest sens, includ urmatorii: determinarea proceselor si responsabilitatilor necesare pentru atingerea obiectivelor referitoare la calitate ale organizatiei; determinarea si furnizarea resurselor si informatiilor necesare;

stabilirea si aplicarea metodelor de monitorizare si/sau masurare si analiza a fiecarui proces; stabilirea si aplicarea unui proces de imbunatatire continua a eficacitatii SMC. stabilirii obiectivelor de proces; planificarii proceselor; disponibilitatii inregistrarilor adecvate.

Auditatul ar trebui de asemenea sa acorde o atentie deosebita:

Adesea auditatii identifica prea multe procese; unele dintre acestea sau toate sunt activitati, care nu indeplinesc cerintele unui proces, in sensul in care ISO 9001 utilizeaza conceptul. In aceasta situatie, un auditor ar trebui sa propuna (in faza 1 a auditului) ca auditorul sa isi redefineasca procesele, in baza caracterului critic al activitatilor, spre exemplu. Acest aspect ar putea fi deosebit de relevant pentru IMM-uri.

Demonstrarea conformitii cu standardul

Efectuarea auditului urmnd clauzele standardului versus Efectuarea auditului urmnd procesele auditatului. La evaluarea conformitii cu standardul, chestionarele de audit ar putea s nu fie suficiente La finalul unui audit, auditorul ar trebui s fie n postura de a ti dac toate cerinele standardului sunt ndeplinite sau nu. ncercarea de a demonstra conformitatea cu un standard readuce adesea la utilizarea chestionarelor, prin care un auditor poate s verifice cerinele standardului, una cte una, asigurndu-se s toate cerinele au fost acoperite. Aceast abordare primar de completare a unui chestionar reprezint o modalitate facil de a se asigura c toate cerinele standardului au fost verificate. Cu toate acestea, lund n considerare abordarea ISO 9001, efectuarea unui audit n baza unui chestionar generic ar putea mpiedica auditorul s obin dovezi ale intercorelrii eficace dintre procese. n anumite situaii, ndeprtarea complet de chestionar (sau lista de ntrebri a auditului) poate s nu fie posibil, n special dac organizaia trebuie s furnizeze dovezi ale conformitii cu standardul ctre tere pri (ex. autoriti, organisme de evaluare a conformitii). Este important s se utilizeze chestionarul n modul i la momentul potrivit, adic drept instrument care s ajute la inerea evidenei cerinelor standardului de respectat. Ce este eantionarea adecvat? Nu exist o formul statistic sau matematic pentru stabilirea numrului corespunztor de eantioane de prelevat n timpul auditului. Definirea numrului de eantioane (ex. unul, cinci sau chiar mai multe eantioane de nregistrri pentru o anume cerin), care trebuie prelevate pentru a confirma conformitatea cu cerinele nu este eficient i nu asigur conformitatea. Desigur c prin creterea numrului de eantioane, un auditor va avea o ncredere mai mare n ceea ce privete stadiul curent al implementrii SMC. n acest context, eantionarea adecvat

s-ar referi la un nivel al eantionrii fcute pe parcursul interviurilor la faa locului i analizei nregistrrilor, care s confere suficient ncredere c SMC-ul auditatului este implementat aa cum este descris. Auditorul trebuie s intervieveze i s verifice nregistrrile i dovezile n timpul interviului. Numrul eantioanelor de prelevat depinde de complexitatea procesului auditat i de calitatea informaiilor primite de la auditat n timpul interviului. De asemenea, este important ca auditorul s respecte programul prevzut n planul de audit. La finalul zilei, auditorul trebuie s fie ncreztor c eantioanele i dovezile obiective vzute sunt reprezentative, pentru a formula concluziile corespunztoare cu privire la implementarea SMC. nregistrarea informaiilor auditului ISO 19011 i ISO/CEI 17021 explic ceea ce ar trebui s conin un raport de audit. Cu toate acestea, este important ca rapoartele de audit ctre auditat s conin numai informaiile importante pentru auditat, de exemplu informaii cu privire la posibile mbuntiri, observaii pozitive i neconformiti n raport cu standardul. Este puin probabil ca repetarea i explicitarea cerinelor standardului s fie ceea ce urmrete auditatul. O alt cerin pentru auditor ar putea s fie i demonstrarea succesiunii n care s-a realizat auditul, uneori denumit i cursul auditului. Utilizarea notielor auditului reprezint o modalitate foarte eficient pentru nregistrarea auditului de ctre auditor. Principalul dezavantaj n utilizarea notielor auditului este c acestea tind a fi un mod foarte personal de nregistrare a informaiilor n timpul auditului, iar nivelurile de detaliere i stil al nregistrrii vor varia ntr -o mare msur de la un auditor la altul. Un chestionar poate asigura o anumit uniformitate n activitatea auditorilor. Totui, auditorii nu ar trebui s uite niciodat s-i utilizeze timpul auditnd i nu completnd chestionare sau lund notie.

Corelarea global

auditului unor sarcini specifice, activiti sau procese cu sistemul

Auditorul ar trebui s nu piard din vedere direcia general a auditului i s se piard n detalii excedentare. Este important ca auditorul s urmreasc cu atenie informaiile furnizate de auditat n manualul calitii sau n documentaia n care auditatul a definit interaciunea proceselor. De asemenea, interviurile ar trebui efectuate ntr-o asemenea manier nct s permit auditorilor s determine elementele de intrare i cele de ieire ale proceselor auditate. Luarea n considerare a hrii proceselor auditatului ar trebui s asigure c auditorul va fi capabil n orice moment s determine importana proceselor pe care le auditeaz i, prin urmare, va putea s urmreasc direcia general a auditului. Totodat. aceasta va ajuta auditorul s neleag corelarea dintre procese. n timpul auditului, auditorul are ocazia s verifice descrierea auditatului cu privire la intercorelarea proceselor sale. Auditorul ar trebui s preleveze o serie de eantioane pentru a vedea dac descrierile reflect n mod corespunztor intercorelarea proceselor, ntruct aceasta va ajuta i la a determina dac descrierea proceselor este adecvat.

Rolul si valoarea chestionarului de audit

Introducere Acest document furnizeaza informatii cu privire la rolul si utilizarea chestionarelor de audit, pentru a sprijini in mod activ procesul de audit. Desi acest document este adresat, in principal, organizatiilor de audit extern (inclusiv organisme de certificare), informatiile pot fi folosite in egala masura de orice organizatie care efectueaza audituri interne. Nevoia de chestionare: Daca avem in vedere standardele actuale de audit, ISO 19011 face referire, in clauza 6.4.3, la Pregatirea documentelor de lucru. Urmatorul text reprezinta un extras din aceasta clauza: Membrii echipei de audit ar trebui sa analizeze informatiile relevante pentru activitatile de audit alocate si sa isi pregateasca, dupa cum este necesar, documentele de lucru, ca referinta si pentru inregistrarea desfasurarii auditului. Astfel de documente de lucru pot include: liste de verificare si planuri de esantionare pentru audit, si formulare pentru inregistrarea informatiilor, cum ar fi dovezile de sustinere, constatarile de audit si inregistrarile sedintelor.

Utilizarea listelor de verificare si a formularelor nu ar trebui sa restrictioneze amploarea activitatilor de audit, care se poate schimba ca rezultat al informatiilor colectate pe parcursul auditului.

Utilizarea chestionarelor de audit: Desi nu sunt intotdeauna solicitate de standardele pentru sisteme de management, chestionarele de audit reprezinta doar un instrument disponibil in trusa auditorului. Numeroase organizatii le vor utiliza pentru a se asigura ca auditul va trata cel putin acele cerinte definite de domeniul auditului. In continuare este prezentat un exemplu de abordare de audit:

ISO 9001:2000 Cerinte

C o n f o r m i t a t e &

Audit plecand de la sistemul de management al organizatiei la cerintele ISO 9001:2000

P e r f o r m a n t a

C O N F O R M I T A T E

Utilizarea chestionarului pentru a audita plecand de la cerinte catre sistemul de management al organizatiei

Sistemul de Management al Organizatiei

Este bine de a audita pornind de la sistemul de management al organizatiei catre cerinte. Chestionarul se poate utiliza pentru a se asigura ca sunt tratate toate cerintele ISO 9001.

Avantaje: Bibliografia disponibila pe piata remarca urmatoarele in legatura cu utilizarea chestionarelor de audit: 1. Daca sunt elaborate pentru audituri specifice si utilizate corect, chestionarele: a. Promoveaza planificarea auditului. b. Asigura o abordare consecventa a auditului. c. Actioneaza ca un plan de esantionare si in sprijinul gestionarii timpului. d. Servesc drept aide memoire. e. Asigura un instrument de stocare a notelor colectate pe parcursul procesului de audit (note de audit de pe teren). 2. Chestionarele de audit trebuie elaborate pentru a furniza un ajutor in procesul de audit. 3. Auditorii trebuie sa fie instruiti pentru utilizarea unui chestionar specific si trebuie sa li se arate cum sa obtina maximum de informatii prin buna utilizare a tehnicilor de chestionare. 4. Chestionarele ar trebui utilizate pentru a ajuta un auditor sa-si desfasoare activitatile mai bine pe parcursul procesului de audit.

5. Chestionarele contribuie la asigurarea ca un audit este efectuat intr-un mod sistematic si cuprinzator si ca sunt obtinute dovezile adecvate. 6. Chestionarele pot asigura structura si continuitatea unui audit si pot asigura ca este respectat domeniul auditului. 7. Chestionarele pot furniza un mijloc de comunicare si un loc de inregistrare a datelor utilizate pentru referintele viitoare. 8. Un chestionar completat ofera dovada obiectiva ca s-a efectuat auditul. 9. Un chestionar de audit poate furniza o dovada ca SMC-ul a fost examinat. 10. Chestionarele pot fi utilizate ca baza de informatii pentru planificarea urmatoarelor activitati de audit. 11. Chestionarele pot fi furnizate auditatului inainte de auditul pe teren. Dezavantaje In caz contrar, cand chestionarele de audit nu sunt disponibile sau elaborate necorespunzator, urmatoarele probleme sunt remarcate: 1. Chestionarul poate fi considerat intimidant de catre auditat. 2. Orientarea chestionarului poate fi prea limitata pentru a identifica zonele problematice specifice. 3. Chestionarele reprezinta un instrument pentru a ajuta auditorul, dar vor deveni restrictive daca sunt utilizate drept singurul mecanism de sprijin al auditorului. 4. Chestionarele nu ar trebui sa reprezinte un substitut pentru planificare auditului. 5. Un auditor neexperimentat ar putea fi incapabil sa comunice clar ceea ce urmareste daca se bazeaza prea tare pe un chestionar care sa ii ghideze la intrebari. 6. Chestionarele elaborate necorespunzator pot incetini un audit datorita duplicarii si repetarii. 7. Chestionarele generale, care nu reflecta sistemul de management organizational specific pot sa nu aduca valoare si pot obstructiona auditul. 8. Chestionarele cu orientare limitata minimizeaza abordarea / intrebarile unitare ale evaluarii. Concluzii Exista avantaje si dezavantaje in utilizarea chestionarelor de audit. Aceasta depinde de numerosi factori, inclusiv de nevoile clientilor, restrictiile de timp si cost, experienta auditorului si cerintele schemelor sectoriale. Auditorii ar trebui sa evalueze valoarea chestionarului ca un sprijin in procesul de audit si sa aiba in vedere utilizarea acestuia ca instrument functional.