Manuel Des Procedures Du Pme II

MANUEL DES PROCEDURES DU PME II
Date de mise jour : 8 mai 2011
ABREVIATIONS
ALGERAC ANDPME ATA CE CE PME CE Qualit CE AI CF CGCI CNCPME COPIL CT DD DPC DPD DUE FGAR IANOR LT MAE MIPMEPI MPTIC ONML OPS PME PMI PME II PNMAN TDR
Alger Accrditation Agence Nationale de Dveloppement de la PME Assistance Technique dAppui au Programme Centres dExpertise Centre dExpertise PME Centre dExpertise Qualit Centre dExpertise Appui Institutionnel Convention de Financement Caisse de Garantie des Crdits Conseil National Consultatif pour la Promotion des PME Comit de pilotage Experts non principaux Experts Court terme Dclaration de disponibilit Devis Programme de Croisire Devis Programme de Dmarrage Dlgation de lUnion europenne en Algrie Fonds de Garanties et dAssurances (Etablissement Financier) Institut algrien de Normalisation Experts principaux Experts Long Terme Ministre des Affaires Etrangres Ministre de lIndustrie, de la PME et de la promotion de lInvestissement Ministre des Postes et des Technologies de lInformation et de la Communication Office National de Mtrologie Lgale Offre de prestation de services Petites et Moyennes Entreprises Petites et Moyennes Industries Programme dAppui aux PME /PMI et la matrise des technologies dinformation et de communication Programme National de Mise Niveau Termes de rfrence
Procdures oprationnelles, administratives et financires du PME II Mise jour : 08 mai 2011
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PRESENTATION SUCCINTE DU PROGRAMME Le Programme dAppui aux PME/PMI et la Matrise des Technologies de lInformation et de la Communication (PME II) vise le dveloppement et la modernisation du secteur des petites et moyennes entreprises algriennes en vue de contribuer lamlioration de leur comptitivit. Le Programme est rgi par une convention de financement signe entre la Commission Europenne et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement (MIPMEPI) qui lui assigne les objectifs spcifiques suivants: 1) Consolider les acquis des programmes prcdents ou en cours de ralisation, au bnfice des entreprises dj engages dans un processus de mise niveau et ce, dans un but de dissminer les bonnes pratiques au reste du secteur. 2) Mettre en place une dmarche qualit/normalisation dans les PME relevant de certaines filires pilotes tout en appuyant les institutions concernes. 3) Appuyer le dveloppement du march des services dappui aux PME, par laide la cration ou le renforcement de centres techniques industriels et les associations professionnelles. 4) Assister les institutions bnficiaires et les programmes impliqus dans la mise niveau des PME. Le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement et le Ministre de la Poste et des Technologies de lInformation et de la Communication (MPTIC) ainsi que leurs agences et autres organismes sous tutelle, constituent les bnficiaires institutionnels principaux. Le Programme est structur en trois composantes : 1) Appui aux PME 2) Appui Institutionnel 3) Appui la Qualit Son pilotage est assur par un Directeur National (Rgisseur) et un Comptable National, dsigns par le MIPMEPI. Le Directeur et le Comptable sont appuys dans la prparation et le suivi des activits du Programme par une quipe dexperts constituant lAssistance Technique dAppui (ATA). Pour la ralisation des activits du Programme, le PME II sest dot dune centrale dexpertise par composante, constitue dexpertises techniques de longue et de courte dure, et des services dun prestataire spcialis dans les activits de communication.
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DOCUMENTS DE REFERENCES DU PME II
La mise en uvre du Programme est rgie par les documents suivants : 1. La Convention de Financement n ENPI / 2007 /019422 et ses avenants N1 et N2. 2. Les devis-programmes signs par le Directeur du PME II, le Comptable National, le MPMEPI et endosss par le Chef de la Dlgation de lUnion europenne en Algrie; 3. Le Guide Pratique des procdures contractuelles de lUE dans le cadre des actions extrieures - version 2008; 4. Le Guide Pratique des procdures applicables aux devis-programmes financs par le FED et le Budget Gnral des Communauts europennes (approche projet) - version 2.0 Dcembre 2009; 5. Le prsent manuel de procdures et ses mises jour. 6. Le contrat de services sign entre le consortium EGIS BDPA et la Dlgation de lUnion europenne en Algrie, relatif la mise en uvre de lATA; 7. Le contrat de services sign entre le consortium GFA Consulting Group GmbH et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise en uvre du Centre dExpertise PME; 8. Le contrat de services sign entre le consortium IBF et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise en uvre du Centre dExpertise Qualit; 9. Le contrat de services sign entre le consortium ACE et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise en uvre du Centre dExpertise Appui Institutionnel; 10. Le contrat de service sign entre le consortium ICON Institute et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise en uvre du march Communication ; 11. Le contrat de fournitures sign entre la socit HTDS et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise en uvre du march de fournitures en faveur de lONML LOT1 ; 12. Le contrat de fournitures sign entre le consortium PROWIDE et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise en uvre du march de fournitures en faveur de lONML LOT2 ; 13. Le contrat de fournitures sign entre la socit INTERTECH BATINORM et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise en uvre du march de fournitures en faveur de lONML LOT3 ;
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DUREE DEXECUTION Les dates cls de la Convention de Financement du PME II sont reprises dans le tableau ciaprs : Signature de la Convention de Financement Signature de lavenant N1 la Convention de Financement Signature de lavenant N2 la Convention de Financement Date limite dengagement des fonds Date limite des oprations Date de fin du Programme 03/03/2008 28/04/2010
en cours 02/03/2011 02/09/2013 02/09/2015
FINANCEMENT DU PROGRAMME Le budget de la Convention de Financement du PME II (44 M) se prsente comme suit : Contribution Contribution UE (M) Assistance Technique Fournitures Fonctionnement Communication Suivi & Evaluation Divers & Imprvus Total du Gouvernement (M)
32,5 3,0 2,0 1,0 0,8 0,7 40,0 4,0 *
* dont 1 (un) million deuros, titre indicatif, issu des contributions des PME bnficiaires de la MAN.
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ROLE ET RESPONSABILITE DES INTERVENANTS
Lorganisation du Programme sarticule autour des intervenants suivants : Les autorits de tutelle: Le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement La Dlgation de lUnion europenne en Algrie
Le Coordonnateur National : le Ministre de Affaires Etrangres Le Comit de Pilotage (COPIL) qui se compose du : Reprsentant du MIPMEPI Reprsentant de la Dlgation de lUnion europenne (observateur) Reprsentant du Ministre des Postes et des TIC Directeur du Programme Comptable National
Selon la Convention de Financement, le COPIL : 1. Donne les orientations stratgiques et veille la cohrence des interventions du programme avec les politiques nationales 2. Vrifie et met des recommandations sur: les projets de devis-programme les rapports dactivit trimestriels et annuels 3. Assure les arbitrages ncessaires et propose les rorientations ventuelles du programme 4. Assure la coordination avec les autres bailleurs de fonds. Le COPIL est prsid par le DGPME du MIPMEPI. Le Directeur du PME II, avec lappui de lATA, assure le secrtariat du COPIL. Les activits du COPIL se droulent selon les dispositions de son rglement intrieur.
Le Directeur National La Convention de Financement prvoit un systme de mise en uvre du programme partiellement dcentralis . Ainsi le Directeur National assume le rle de Rgisseur. Le Rgisseur est responsable de la prparation des devis programmes quant leurs aspects techniques et oprationnels. Conjointement avec le Comptable National, il est responsable de la prsentation de ces devisprogrammes au COPIL et aux autorits de tutelle en vue de leur approbation.
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Pour la mise en oeuvre de la partie rgie du budget des devis-programmes, le Rgisseur est responsable de toutes les oprations dengagement des dpenses ainsi que de lordonnancement des paiements et des recouvrements. Ainsi, le Rgisseur : Engage les dpenses prvues dans la partie rgie du budget du devis-programme; Signe, au nom et pour le compte du MIPMEPI, les bons de commande ainsi que les contrats suite aux appels doffres, appels propositions et/ou consultations, dans les conditions et limites fixs dans la Convention de Financement et les devis-programmes approuvs/endosss quil est charg dexcuter ; Rceptionne les travaux, les fournitures et les services correspondants; Vrifie que, pour chaque facture, demande de paiement, tat ou dcompte, les travaux prvus ont bien t raliss, les fournitures prvues ont bien t livres, les services prvus ont bien t rendus et/ou les actions ont t menes conformment aux contrats correspondants ; il appose et signe ensuite la mention conforme aux faits sur chacun de ces documents; Transmet ces documents ainsi que toutes les pices justificatives correspondantes au Comptable pour effectuer les paiements ; Cosigne avec le Comptable les chques, les ordres de virement ainsi que les autorisations de dcaissement. De faon gnrale, le Directeur du Programme : Gre les relations institutionnelles et celles avec les bnficiaires du programme Participe aux runions avec les autorits de tutelle Prpare les runions du COPIL Elabore et soumet les Devis Programme et les rapports dactivits aux autorits de tutelle Prpare et participe aux procdures de march donnant lieu des engagements spcifiques Engage et mobilise les fonds du programme dans les limites des pouvoirs qui lui ont t dlgus par le bnficiaire Valide toutes les activits et les services des prestataires du programme Assure la communication interne et externe du Programme
Le Comptable National Le Comptable National est le co-responsable de la gestion financire de la partie rgie du budget des devis programmes. Il est responsable de la prparation des devis-programmes quant leurs aspects financiers et contractuels. Par ailleurs, conjointement avec le Rgisseur, il est responsable de la prsentation de ces devis-programmes en vue de leur approbation. Pour la mise en oeuvre de la partie rgie du budget du devis-programme, le Comptable National est charg de la vrification des dpenses et de lexcution des paiements et des recouvrements correspondants aprs leur ordonnancement par le Rgisseur. Il assume galement la responsabilit de la tenue de la comptabilit des oprations.
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Ainsi, le Comptable National : Vrifie lapplication correcte des procdures de passation des marchs et doctroi des subventions ; Vrifie lexistence de pices justificatives probantes et suffisantes lappui des engagements et des paiements ainsi que des ventuels recouvrements ; Vrifie les aspects contractuels et financiers de chaque facture, demande de paiement, tat ou dcompte transmis par le Rgisseur ; Cosigne avec le Rgisseur les chques, les ordres de virement ainsi que les autorisations de dcaissement ; Etablit et met jour la liste du personnel et de leurs rmunrations, linventaire du matriel et des quipements ainsi que, le cas chant, linventaire des stocks financs dans le cadre du projet ou programme ; Est responsable de la prparation et ltablissement des demandes de versement de la dotation initiale (avance/prfinancement), de rapprovisionnement et de clture. LAssistance Technique dAppui (ATA) LATA a t mise en place le 5 mai 2009, suite un appel doffres international lanc par la Dlgation de lUnion europenne en Algrie, en concertation avec les autorits algriennes. Elle est constitue dune quipe de 6 experts principaux, de 4 experts assistants de longue dure, de personnel dappui et dispose dune enveloppe de 4.400 h/j dexpertise de courte dure (CT) destine au financement de missions spcifiques en faveur des bnficiaires et/ou dappui au fonctionnement du Programme. LATA est dote des ressources humaines et financires mme de lui garantir une autonomie de fonctionnement pour une priode de 34 mois. Elle est installe dans les locaux du Programme mis la disposition par le MIPMEPI ( la SAFEX). Les tches de lATA ont un caractre technique et administratif. LATA assiste le Directeur du Programme et le Comptable National dans les activits suivantes : Elaboration des devis programmes annuels; Prparation et suivi des runions du Comit de pilotage ; Prparation et suivi de la documentation administrative et comptable relative la mobilisation des fonds du PME II (appels doffres internationaux, consultations locales; suivi administratif et financier des contrats de services et de fournitures) Choix et gestion des relations avec les bnficiaires du PME II Coordination des activits des 3 composantes du PME II Mobilisation de lexpertise Encadrement, supervision et validation des activits ralises par les prestataires du Programme (Centres dExpertise, marchs de fourniture et march communication) Elaboration des rapports dactivits du Programme (trimestriels et annuels) ; Mise en place et gestion du systme dinformation (interne et externe) du programme.
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Les Centres dExpertise (CE) Les Centres dExpertises ont t mis en place partir du 13 mars 2011, suite diffrents appel doffre restreints internationaux, lancs par le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement. Ils sont constitus dquipes dexperts principaux et sont dots denveloppes dexpertise de courte dure destines la ralisation de missions spcifiques en faveur des bnficiaires du programme. Le Centre dExpertise PME (CE PME) est constitu dune quipe de 5 experts principaux sectoriels et dispose dun budget de 7.150 h/j dexpertise CT (5.800 h/j dexpertise senior et 1.350 h/j dexpertise junior). Cette expertise est destine la mise en uvre des actions de la composante Appui aux PME . Le Centre dExpertise Qualit (CE Qualit) est constitu dune quipe de 2 experts principaux et dispose dun budget de 5.710 h/j dexpertise CT (4.560 h/j dexpertise senior et 1.150 h/j dexpertise junior. Cette expertise est destine la mise en uvre des actions de la composante Appui la Qualit . Le Centre dExpertise Appui Institutionnel (CE AI) est constitu dune quipe de 2 experts principaux et dispose dun budget de 3.220 h/j dexpertise CT senior qui est destine la mise en uvre des actions de la composante Appui Institutionnel . Chaque Centre dExpertise est dot des ressources humaines et financires mme de lui garantir une autonomie de fonctionnement au cours de sa dure contractuelle. Ils disposent galement dun coordinateur administratif qui est charg notamment du suivi de la mobilisation de lexpertise CT et du fonctionnement journalier du Centre. Les Centres dExpertise constituent le dispositif oprationnel du PME II. Leurs activits se ralisent sous la supervision du Directeur du PME II qui est appuy par les experts de lATA chargs des 3 composantes du Programme, selon le schma ci-aprs :
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Sous la supervision du Directeur du PME II, appuy par lATA, les experts des Centres dExpertise concourent la ralisation des activits inscrites aux devis programmes de croisire au niveau de: lidentification et de la prparation des actions dappui aux bnficiaires du PME II lidentification, la contractualisation et la mobilisation des expertises CT lencadrement, le suivi et lvaluation des missions dexpertise CT
Ils contribuent, par ailleurs, llaboration de la programmation et du reporting priodique du PME II ainsi qu lalimentation du systme dinformation interne et externe du Programme.
La Communication Les activits de communication du PME II se ralisent sous limpulsion de la direction du PME II par le biais du march communication compos dun expert principal et dune enveloppe de 200 h/j dexpertise CT (100 h/j dexpertise senior et 100 h/j dexpertise junior). Le financement des activits de communication intervient travers les fonds de lUE inscrits la rgie davance, la contribution nationale et le budget des frais accessoires du march communication. Lexpert principal TL de lATA appuie la direction du PME II dans lencadrement des experts du march communication et la coordination de leurs activits avec celles ralises au niveau des trois composantes du PME II.
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ORGANIGRAMME DU PME II
Directeur PME II
Comptable National
Expert TL ATA
Expert RAF ATA
Experts PME ATA
Experts Qualit ATA
Experts A.I. ATA
Expert Communication
Coordinateurs administratifs Centres d'Expert.
Experts Centre d'Expertise PME
Experts Centre d'Expertise Qualit
Experts Centre d'Expertise Appui Inst.
Procdures oprationnelles, , administratives et financires du PME II Mise jour : 08 mai 2011
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PROCEDURES OPERATIONNELLES DU PME II
Introduction Les procdures oprationnelles du PME II sarticulent autour de quatre phases : Phase I : Identification des actions Phase II : Prparation des actions Phase III : Mobilisation de lexpertise Phase IV : Mise en uvre, suivi et valuation des actions
Ces procdures tiennent compte de tous les intervenants du Programme : MIPMEPI, DUE, Directeur, Comptable, bnficiaires institutionnels et privs, ATA, Centres dExpertise et autres prestataires de services et de fournitures. Elles refltent les modalits et procdures de mise en uvre du programme selon la Convention de Financement du Programme. Compte tenu de la diffrence entre le cycle de projet des activits dappui aux PME (phases I et II) et celui inhrent lappui institutionnel (composantes qualit et appui institutionnel), une distinction est opre dans la prsentation des procdures de ces composantes. Les procdures concernant la gestion administrative et financire des contrats de prestations de services et de fourniture signs par les pouvoirs adjudicataires (MIPMEPI et DUE) avec les diffrents prestataires sont reprises dans la deuxime section du prsent manuel.
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PHASE I IDENTIFICATION DES ACTIONS COMPOSANTE APPUI AUX PME
La Convention de Financement et les devis programmes annuels fixent le cadre dintervention du Programme en faveur des entreprises algriennes. Les devis programmes annuels indiquent la typologie des actions (diagnostics, MAN, formations, tudes, etc.) et le budget dexpertise correspondant arrts pour la priode de rfrence. Les experts de la composante Appui aux PME de lATA appuient le Directeur du PME II dans : la supervision des activits didentification et dlaboration des actions inscrire au devis programme, ralises par les experts du Centres dExpertise PME la finalisation du devis programme
Toute activit inscrite au devis programme de croisire endoss par la Dlgation de lUE ne peut tre modifi que par le biais dun avenant.
Les PME bnficiaires Sont ligibles au Programme, les PME prives rpondant aux critres suivants: Etre en activit depuis au moins 2 ans. Disposer dun effectif dau moins 20 personnes dont 3 cadres minimum et raliser un Chiffre dAffaires suprieur 100 millions de DA (dont plus de 50% dcoule de la transformation) Disposer dun effectif dau moins 5 personnes et raliser un Chiffre dAffaires suprieur 20 millions de DA (PME de services lis lindustrie) Les PME doivent appartenir aux secteurs/filires conomiques indiqus dans la Convention de Financement et prciss dans les devis programmes. Si ncessaire, ces critres peuvent tre adapts loccasion de lintroduction des devis programmes ou de leurs avenants.
Traitement des candidatures Toute candidature de PME doit intervenir travers la soumission dun formulaire de candidature sign et cachet par le responsable de lentreprise, adress lattention du Directeur du PME II. Ce formulaire peut tre transmis par fax, par courrier au par e-mail ladresse du Programme. Le formulaire de candidature (cf. Annexe I) contient les informations suivantes : Raison sociale, statut juridique, adresse, personne de contact de la PME
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Donnes financires relatives au Bilan et au Chiffre dAffaires Informations sur les effectifs Secteur dactivit et Produits Indications des besoins spcifiques dappui
Ds rception du formulaire de candidature, le Directeur du Programme en transmet une copie lexpert principal TL et aux experts de la Composante PME de lATA, pour information et traitement. Les formulaires dment remplis par les entreprises candidates, sont enregistrs dans la base de donnes des candidatures du PME II. Les formulaires incomplets font lobjet de demandes dinformations complmentaires qui doivent tre obtenues par crit des PME candidates. Les informations obtenues sont annexes au formulaire de candidature initial. Dans les cas dabsence de signature et/ou de cachet de lentreprise, il sera demand la retransmission du formulaire dument sign et cachet par le grant de lentreprise. Lexploitation des formulaires de candidature est effectue par le Comit de Prslection du PME II qui se runit tous les 15 jours et se compose des membres suivants : Le Directeur du PME II ou son reprsentant Lexpert principal TL de lATA ou son reprsentant Lexpert principal et/ou assistant PME de lATA Sur la base dune grille reprenant les critres dligibilit des PME, les donnes du formulaire sont examines et les rsultats de lvaluation repris dans un procs verbal (cf. Annexe II) sign par les membres du Comit de Prslection. Lexamen du formulaire de candidature par le Comit de Prslection peut donner lieu aux rsultats suivants : 1. PME ligible. 2. PME non ligible. Les rsultats de lvaluation sont notifis la PME par le Directeur du Programme. Pour les PME retenues, le courrier de notification indique le nom de lexpert sectoriel du Centre dExpertise PME qui est charg de la prise de contact avec la PME pour la suite des oprations. Une copie du dossier de candidature de la PME retenue, intgrant le courrier de notification susmentionn, est donc transmise au Centre d'Expertise, l a t t e n t i o n d e l ' e xp e r t p r i n c i p a l concern. A la fin de chaque mois, la composante PME de lATA labore un tableau synoptique reprenant la liste des candidatures traits et les rsultats des Comits de Prslection, ainsi que la liste des entreprises affectes aux experts du Centre dExpertise. Une copie de ce document est transmise par le Directeur du PME II au coordinateur administratif du Centre dExpertise pour information et exploitation.
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Identification des besoins dappui des PME Suite la notification de la PME, les experts du Centre dExpertise prennent connaissance du dossier de candidature et contactent la PME prslectionne afin de : Obtenir linformation / documentation supplmentaire Organiser la visite de la PME Les visites des PME raliser par les experts du Centre dExpertise sont enregistres dans un planning mensuel volutif et synoptique. Le planning contient les informations essentielles qui sont la date, le lieu et le bnficiaire ou laction. Ce planning est transmis au Directeur du Programme, par le coordinateur administratif du Centre dExpertise avec une frquence de deux fois par mois. Par ailleurs, un tableau synoptique hebdomadaire reprenant la liste des visites ralises par les experts du Centre dExpertise est labor par le coordinateur administratif du Centre dExpertise et transmis, en fin de semaine, au Directeur du Programme. Ce tableau trace galement les progrs raliss dans la prparation des rapports de visite / diagnostic et des projets de TdR (cf. annexe III). Les experts de lATA appuient le Directeur du PME II dans la supervision de la planification / ralisation des visites des experts du Centre dExpertise PME. Les visites des PME peuvent concerner soit la ralisation dun diagnostic soit un tat des lieux rapide et la prise de connaissance des besoins daccompagnement de la PME. La dcision sur le type dintervention raliser dpend : du budget disponible inscrit au devis programme annuel. du niveau de reprsentativit de la PME (taille, organisation, niveau de technicit des produits, etc.), du nombre dentreprises touches dans le secteur / filire dintervention par le Programme, des actions conduites dans le secteur de la PME, en partenariat avec les associations professionnelles. Les visites destines la ralisation dun diagnostic aboutissent llaboration dun rapport de diagnostic dont le format type figure lannexe IV du prsent manuel. Les visites relatives un tat des lieux rapide et la prise de connaissance des besoins daccompagnement de la PME sont formalises par un rapport de visite dont le format figure lannexe V du prsent manuel.
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Les rapports de diagnostic ou de visite des PME sont transmis au Directeur du PME II, par le coordinateur administratif du Centre dExpertise, dans les 5 jours ouvrables suivant la date de la visite / diagnostic de la PME. La slection dfinitive de la PME et de laction dappui envisage ne peut intervenir quaprs la ralisation dun diagnostic ou dune visite effectue par les experts du Centre dExpertise. Les experts de la Composante PME de lATA appuient le Directeur du PME II dans lexamen des rapports de diagnostic / de visite labors par les experts du Centre dExpertise. La mme procdure est applique pour lidentification et la slection des actions dappui en faveur de groupes de PME issus dassociations professionnelles ou dautres structures dappui. Dans ce cas spcifique, le travail didentification des besoins daccompagnement des PME sera effectu par les experts du Centre dExpertise PME en concertation avec le responsable de lassociation professionnelle / structure dappui. Chaque rencontre didentification de projets en faveur de groupes de PME, raliser en partenariat avec une structure dappui, fera lobjet dun compte rendu qui sera transmis par le coordinateur administratif lattention du Directeur du PME II, dans les 5 jours ouvrables de la date de la rencontre. Dans le cas de rapports de visite / de diagnostic ne prvoyant pas dactions dappui de la PME, le Directeur du PME II notifie la non slection de lentreprise candidate et linforme du transfert de son dossier auprs du PNMAN des PME, le cas chant. Concernant les rapports de visite / de diagnostic prvoyant dactions dappui de la PME, en labsence de commentaires du PME II, les experts du Centre dExpertise procdent llaboration dun projet de TdR de laction dappui envisage. De manire gnrale, les experts de la composante Appui aux PME de lATA appuient la Direction du PME II dans la supervision de toutes les oprations affrentes au traitement des candidatures et lidentification des besoins dappui des PME candidates au Programme. CYCLE IDENTIFICATION DES BESOINS DES PME
Candidature PME
Notification rsultat
Comit Prselction ATA
Visite PME Experts CE
Notification PME
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PHASE II PREPARATION DES ACTIONS COMPOSANTE APPUI AUX PME
Suite la ralisation de la visite ou du diagnostic de la PME en faveur de laquelle des actions dappui ont t envisages, les experts du Centre dExpertise reprennent contact avec lentreprise afin dexaminer les rsultats du diagnostic/visite et la proposition dintervention envisage. Sur cette base, ils procdent llaboration dun projet de termes de rfrence (TdR ) de laction daccompagnement de la PME, tout en impliquant le(s) responsable(s) de la PME charg(s) du suivi de lopration. Le format type des TdR du PME II figure lannexe VI du prsent manuel. Le projet de termes de rfrence de laction dappui doit tre finalis, au plus tard, dans les dix jours ouvrables suivant la date de la ralisation de la visite / du diagnostic. Il est transmis, par le Centre dExpertise au Directeur du PME II pour examen et validation. Le processus de validation des TDR par Directeur du PME II se ralise avec le concours des experts de la Composante Appui aux PME de lATA laide dune fiche dvaluation dont le format figure lannexe VII du prsent manuel, et sous la supervision de lexpert administratif et financier et de lexpert Team Leader de lATA. Les termes de rfrence valids sont transmis officiellement par la direction du PME II lattention du dirigeant de lentreprise pour accord. Une copie du courrier de transmission des TdR sera transmise au Centre dExpertise, lattention de lexpert principal sectoriel concern, pour le suivi de lopration auprs du bnficiaire. La Composante Appui aux PME de lATA assure la mise jour du tableau de bord des actions proposes aux PME. Ds la transmission de la proposition de TdR lentreprise, le Centre dExpertise dmarre lactivit didentification des expertises CT ncessaires pour la ralisation de la mission. Ds rception du courrier dapprobation du bnficiaire, accompagn des termes de rfrence viss par celui-ci, les experts de la composante Appui aux PME de lATA prparent la demande de prestation de services (DPS) relative la mission. Diffremment des missions de diagnostic rapide/cibl, dtude ou de formation pour des groupes de PME issues dassociations professionnelles / structures dappui pour lesquelles il nest pas prvu de contribution financire, les actions de mise niveau impliquent une contribution financire de la PME qui slve 20% du cot de lexpertise CT mobilise par le Programme. A cet effet, le lancement des procdures de mobilisation de lexpertise CT de MAN (lancement de la DPS) ncessite : i) laccord pralable de la PME sur les TdR de laction et ii) le paiement par la PME de sa quote-part qui slve 20% du cot de lintervention1. Le cot de lintervention est calcul comme suit : barme unitaire de la journe dexpertise de courte dure valu 798 pour les experts seniors et 724 pour les experts juniors X le nombre de jours dexpertise court terme de la mission X 0,2 .
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Dans le calcul du cot de lintervention il nest pas tenu compte des jours de voyage de lexpert. Seul le temps pass en entreprise est pris en considration.
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Les modalits du paiement effectuer par la PME sont indiques dans larticle 12 des Termes de Rfrences transmis la PME, qui accompagnent le courrier de transmission de la proposition sign par le Directeur du Programme (cf. Annexe VIII). Les paiements des PME bnficiaires des actions de mise niveau sont effectus par chque de banque ou par virement sur le C/C N 0161300007/72 ouvert par le Programme auprs de la Banque Extrieure dAlgrie, Agence Palais des Expositions Pins Maritimes Mohammadia, Alger, mouvement par le Directeur du Programme et le Comptable National. Le suivi des quotes-parts des PME bnficiaires est assur par le Comptable National, avec lappui de lexpert administratif et financier de lATA. Les rapports trimestriels dactivit du Programme prsentent les tats financiers relatifs aux contributions des PME. Toute demande de remboursement ou contestation ventuelle, relative au paiement de la quote-part de la PME, est examine par le Directeur du Programme, avec lappui du Comptable National et de lexpert administratif et financier de lATA, qui statue sur la suite donner. Lutilisation des contributions financires des PME est rgit par les dispositions de la Convention de Financement du Programme (Art. 2.3 Activit I) De manire gnrale, les experts de la composante Appui aux PME de lATA appuient la Direction du PME II dans la supervision de toutes les oprations affrentes la prparation et la validation des TdR des actions dappui en faveur des PME candidates au Programme. Le graphique ci-aprs donne un aperu des diffrentes tapes et intervenants du processus de prparation des actions dappui aux PME :
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PHASE I IDENTIFICATION DES ACTIONS COMPOSANTES APPUI A LA QUALITE ET APPUI INSTITUTIONNEL
Toute action relative la composante Appui institutionnel / Appui la Qualit du PME II, doit tre conforme aux indications de la Convention de Financement et tre inscrite au Devis Programme. Les devis programmes annuels indiquent la typologie des actions retenues, le budget dexpertise CT ncessaire au cours de la priode de rfrence ainsi que les bnficiaires de ces actions. Les experts des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel de lATA appuient le Directeur du PME II dans : la supervision des activits didentification et dlaboration des actions inscrire au devis programme, ralises par les experts des Centres dExpertise Appui la Qualit et Appui institutionnel la finalisation du devis programme
Les bnficiaires institutionnels de la Composante Appui la Qualit sont : Le MIPMEPI LALGERAC LONML LIANOR
Dautres organismes impliqus dans la structuration du systme qualit algrien peuvent bnficier des actions du PME II (ex. Organismes dEvaluation de la Conformit). Ils sont slectionns avec le concours du MIPMEPI. Les bnficiaires de la Composante Appui Institutionnel sont : Le MIPMEPI Le MPTIC LANDPME Le CNCPME Les Centres Techniques Le FGAR et la CGCI
A ces bnficiaires sajoutent les structures dappui aux PME (associations professionnelles, unions patronales, bourses de sous-traitance et de partenariat, etc.) et autres organismes impliqus dans les domaines dintervention du Programme. Ces bnficiaires peuvent diffrer dun devis programme lautre. Lactivit didentification des actions inscrire au devis programme, au titre des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel , se base sur: Les rsultats attendus de la Convention de Financement
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Lvolution des politiques nationales dans les domaines dintervention du PME II Les activits ralises dans le cadre des devis programmes prcdents. Limplication des structures bnficiaires La coordination des interventions des trois composantes du PME II
Cette activit didentification implique : 1. La ralisation de plusieurs rencontres avec les partenaires institutionnels 2. Llaboration de comptes rendus des ces rencontres 3. La collecte et lexploitation de toute documentation disponible inhrente au domaine dintervention 4. La prsentation des rsultats obtenus au Directeur du PME II afin darrter le choix des actions dappui inscrire au devis programme Les visites des bnficiaires des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel programmes par les experts des Centres dExpertise sont enregistres dans un planning mensuel volutif et synoptique. Le planning contient les informations essentielles qui sont la date de la visite, le lieu et le bnficiaire de laction. Ce planning est transmis au Directeur du Programme, par les coordinateurs administratifs des Centre dExpertise avec une frquence de deux fois par mois. Par ailleurs, un tableau synoptique hebdomadaire reprenant la liste des visites ralises par les experts des Centres dExpertise est labor par les coordinateurs administratif et transmis, en fin de semaine, au Directeur du Programme. Ce tableau trace galement les progrs raliss dans la prparation des comptes rendus de runion et des fiches projet. Les comptes rendus des rencontres avec les bnficiaires sont transmis au Directeur du PME II, par le coordinateur administratif du Centre dExpertise concern, dans les 5 jours ouvrables suivant la date de la rencontre. Les experts Appui la Qualit et Appui Institutionnel de lATA appuient le Directeur du PME II dans la supervision de la planification / ralisation des rencontres des experts des Centres dExpertise avec les bnficiaires et llaboration de commentaires sur la documentation fournie, le cas chant. Pour chaque action identifie, les experts du Centre dExpertise laborent une fiche projet indiquant lobjectif, le rsultat attendu, les activits principales et le budget dexpertise requis. Les fiches projet labores sont transmises au Directeur du PME II, par le coordinateur administratif du Centre dExpertise concern. Les experts de lATA appuient la Direction du PME II dans lexamen et la validation des actions proposes et de la documentation y affrente. Les actions retenues sont notifies au partenaire institutionnel par le Directeur du PME II, pour accord. Ds rception du courrier dapprobation du bnficiaire, elles sont intgres au devis programme. Toute activit inscrite au devis programme endoss par la Dlgation de lUE ne peut tre modifi que par le biais dun avenant.
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PHASE II PREPARATION DES ACTIONS COMPOSANTES APPUI A LA QUALITE ET APPUI INSTITUTIONNEL
Les experts des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel de lATA appuient le Directeur du PME II dans la supervision des activits de prparation des actions inscrites au devis programme, ralises par les experts principaux des Centres dExpertise. De manire gnrale, lintervention des experts principaux des Centres dExpertise dans cette phase dactivit concerne : Lorganisation et la tenue de runions avec les reprsentants concerns des bnficiaires afin dexpliciter le cadre de lintervention inscrite au devis programme et valuer les conditions et les modalits de mise en place de laction. Chaque runion avec le bnficiaire fait lobjet dun compte rendu qui est labor par lexpert concern du Centre dExpertise, dans les cinq jours ouvrables suivant la date de la rencontre. Les comptes rendus de ces runions sont transmis au Directeur du Programme par le coordinateur administratif du Centre dExpertise. Les experts des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel de lATA appuient le Directeur du PME II dans lexamen des comptes rendu de runion et llaboration de commentaires, le cas chant. Les visites programmes avec les bnficiaires pour la prparation des actions dappui la qualit et dappui institutionnel sont enregistres dans un planning mensuel volutif et synoptique. Le planning contient les informations essentielles qui sont la date de la rencontre, le lieu et le bnficiaire ou laction. Ce planning est transmis au Directeur du Programme, par les coordinateurs administratifs des Centre dExpertise avec une frquence de deux fois par mois. Par ailleurs, un tableau synoptique hebdomadaire reprenant la liste des visites ralises par les experts des Centres dExpertise est labor par les coordinateurs administratif et transmis, en fin de semaine, au Directeur du Programme. Ce tableau trace galement les progrs raliss dans la prparation des comptes rendus de runion et des projets de termes de rfrence des actions. En labsence de commentaires du Directeur du PME II, les experts des Centres dExpertise procdent la finalisation du projet de Termes de Rfrence de laction, conformment aux dispositions du Devis Programme. Les termes de rfrence des actions sont labors en impliquant le bnficiaire de laction, dans les dix jours ouvrables suivant la date de la rencontre avec le bnficiaire. Le projet de termes de rfrence de laction est transmis, par le coordinateur administratif du Centre dExpertise au Directeur du PME II pour examen et validation. Le processus de validation des TDR par le Directeur du PME II se ralise avec le concours des experts de la Composante Appui la Qualit et Appui
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Institutionnel de lATA laide dune fiche dvaluation, et sous la supervision de lexpert administratif et financier et de lexpert Team Leader de lATA. Les termes de rfrence valids sont transmis officiellement par le Directeur du PME II lattention du bnficiaire de laction pour accord. Une copie du courrier de transmission des TdR est transmise au Centre dExpertise, lattention de lexpert principal sectoriel concern, pour le suivi de lopration auprs du bnficiaire. Les experts de lATA assurent la mise jour du tableau de bord des actions proposes aux bnficiaires. Ds la transmission officielle de la proposition de TdR au bnficiaire, le Centre dExpertise dmarre lactivit didentification des expertises CT ncessaires pour la ralisation de la mission. Ds rception de laccord formel du bnficiaire, les experts concerns de la composante Appui la Qualit / Appui Institutionnel de lATA prparrent la demande de prestation de services (DPS) relative la mission. Le cot des actions dappui la qualit et dappui institutionnel sont entirement la charge du Programme, nimpliquant pas de contribution financire du Bnficiaire.
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Le tableau ci-aprs aprs donne un aperu synthtique des diffrentes tapes et intervenants lis la prparation des actions dappui la qualit et dappui institutionnel :
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PHASE III MOBILISATION DE LEXPERTISE COURT TERME DU PME II Lexpertise court terme du Programme est mobilise en faveur des PME et des partenaires institutionnels et privs qui ont t retenus selon les modalits indiques aux prcdents. Lexpertise court terme du PME II est fournie par : 1. LATA qui est dote dun budget de 4.400 h/j dexpertise de courte dure2 (3.300 h/j dexpertise senior et 1.100 h/j dexpertise junior) destine au financement de missions spcifiques en faveur des bnficiaires et/ou dappui au fonctionnement du Programme. 2. Le Centre dExpertise PME (CE PME) qui est dot dun budget de 7.150 h/j dexpertise CT (5.800 h/j dexpertise senior et 1.350 h/j dexpertise junior). 3. Le Centre dExpertise Qualit (CE Qualit) qui est dot dun budget de 5.710 h/j dexpertise CT (4.560 h/j dexpertise senior et 1.150 h/j dexpertise junior. 4. Le Centre dExpertise Appui Institutionnel (CE AI) qui est dot dun budget de 3.220 h/j dexpertise CT senior. 5. Le march communication qui est dot dune enveloppe de 200 h/j dexpertise CT (100 h/j dexpertise senior et 100 h/j dexpertise junior).
Afin de rationaliser les procdures de gestion du PME II, une procdure standardise de mobilisation de lexpertise de courte dure a t mise en place par le Programme. Elle sapplique, de la mme manire, tous les prestataires. Demandes de prestations de services (DPS) Lorsquune action doit tre excute, le Directeur du Programme envoie par fax lattention du responsable du projet / coordinateur administratif dment habilit par le prestataire une Demande de Prestations de Services - DPS (cf. format standard de la DPS l Annexe IX), ainsi que les Termes de Rfrence de la mission indiquant, entre autre, le profil requis du ou des expert(s), le nombre dhommes/jours de travail prester3, la priode dexcution de la mission, correspondant la priode de disponibilit de ou des experts CT. Le prestataire est tenu daccuser rception de chaque DPS, par e-mail adress au Directeur du Programme. Dans llaboration des TDR, il est important indiquer de faon aussi prcise que possible les rsultats escompts de la mission, les activits raliser par les experts CT, le nombre dhommes / jours de travail ncessaires pour la ralisation des activits, la description des
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Le recours cette expertise CT de lATA en faveur des bnficiaires (PME et institutions) est interrompu au moment de lentre en fonction des Centres dExpertise. 3 La dfinition des hommes/jours heures de travail prester par les experts CT, les modalits de facturation des honoraires et des autres frais accessoires sont rgis par les contrats de services signs avec le pouvoir adjudicateur (DUE, MIPMEPI) et prciss dans le courrier de clarifications de la DUE du 12 avril 2011, n de rf.SF/nk/D(2011) 657. Procdures oprationnelles, administratives et financires du PME II Mise jour : 08 mai 2011
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dpenses accessoires envisages, le cas chant, et les livrables attendus (rapports de mission). La description des profils des experts CT doit tre suffisamment prcise pour permettre au prestataire de faire une slection judicieuse des experts les mieux qualifis pour la ralisation de la mission. Il est fait dans le descriptif du profil de lexpert, une distinction entre les comptences gnrales et les comptences spcifiques et ce, afin de permettre une meilleure comprhension du profil recherch. Pour chaque profil figurant dans les TdR de la mission, le prestataire est tenu de proposer au PME II au moins 2 CV dexperts CT (cf. format standard du CV lAnnexe X). Le choix des experts CT proposer relve de lunique responsabilit du prestataire qui est: 1. interdit de solliciter, ce stade de la procdure, ses experts principaux ou le(s) bnficiaire(s) des actions et ce, afin dviter toute situation de conflit dintrt. 2. garant des informations communiques au PME II lors de la prsentation des candidatures (vrification / dclaration de la disponibilit des experts CT, rfrences figurant dans les CV, etc.) et de la mobilisation des experts CT (visa, contractualisation et paiement). Dans certains cas spcifiques, les termes de rfrence de laction peuvent impliquer des activits dont le financement sera assur travers le recours au budget des dpenses accessoires du contrat du prestataire (ex voyages dtudes, location de salles / quipements de formation, etc.). La prsentation de ces activits devra tre dtaille et la dsignation des dpenses assez prcise. Cette rubrique des TdR indiquera le budget indicatif maximal ncessaire au titre de la rubrique des dpenses accessoires4.
Offres de Prestations de Services (OPS) Le prestataire5 charg de lATA/Centre dExpertise/march communication a lobligation de soumettre une Offre de Prestations de Services - OPS (cf. format standard de lOPS lAnnexe XI) par fax, adresse au Directeur du Programme. Certains documents annexs lOPS (tels que les curricula vitae ou les dclarations de disponibilit des experts) peuvent tre envoys par e-mail alors que lOPS elle-mme doit tre envoye par fax. Aux fins de sa validit, lOPS doit tre signe et cachete par le responsable du projet / coordinateur administratif dment habilit par le prestataire Ds rception de ces documents par fax et par e-mail, le PME II lui confirmera la bonne rception de lOPS. LOPS devra comporter en pices jointes les CV des experts proposs, leurs dclarations de disponibilit (D.D.), lindication du consulat auquel lexpert propose est rattach, .en utilisant le format type de D.D. figurant lAnnexe XII et le budget dfinitif dtaill des ventuelles dpenses accessoires. La priode de soumission de lOPS est de 14 jours calendaires maximum partir de la date de la DPS. A la demande du prestataire, cette priode pourra tre prolonge par le Directeur du Programme, dans le cas o le dlai de 14 jours est considr comme tant trop court pour la
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Les modalits dutilisation de ce budget sont explicites dans la section administrative et financire du prsent manuel. 5 Le responsable du projet / coordinateur administratif dment habilit par le prestataire assure la transmission de lOPS au PME II. Procdures oprationnelles, administratives et financires du PME II Mise jour : 08 mai 2011 Page 26
soumission d'offres de bonne qualit. Cette procdure devra, toutefois, avoir un caractre exceptionnel et ne pourra tre accorde par le Directeur du Programme quaprs examen des raisons qui sont lorigine de cette demande du Centre dExpertise. La DPS peut tre dclare infructueuse si aucun CV nest retenu par le comit dvaluation du PME II et/ou pour non-conformit administrative (ex. nombre de CV insuffisants, DD des experts non conformes la DPS, etc.). Elle peut donc tre ainsi relance, aprs analyse des motifs pour lesquels aucun des CV prsents na pu satisfaire aux critres. En cas de demande de report de la date de soumission de lOPS par le prestataire ou de relance de la DPS infructueuse, le nouveau dlai de soumission de lOPS sera fix par le Directeur du PME. Ce dlai ne pourra tre infrieur une semaine calendaire. Evaluation des OPS et notification des commandes de service Lvaluation des OPS est ralise par un Comit interne au PME II compos du Directeur du Programme ou son reprsentant, qui en assure la prsidence, et des experts concerns de lATA. Un avis sur les CV des experts CT proposs pour lexcution de la mission est demand lexpert principal du Centre dExpertise / Expert Principal communication charg du dossier. Le Comit dEvaluation est compos de 3 membres et se runit toutes les semaines avec une frquence qui varie en fonction du nombre dOPS reues par le Programme. Les membres du Comit varient en fonction de lobjet de lOPS. Les valuations se basent notamment sur : o la conformit administrative de lOPS (recevabilit de lOPS : respect du dlai de soumission, du nombre de CV et de dclarations de disponibilit, de la conformit des donnes des DD avec celles de la DPS, respect de la forme des documents, du budget hommes/jours, frais accessoires, etc.)6. la conformit technique du profil des experts proposs avec les comptences et lexprience requises dans les termes de rfrence de la mission
Toutes les dcisions prises par le comit dvaluation sont formalises dans un procsverbal tabli sous la supervision de lexpert principal de la composante concerne de lATA (cf. format standard du PV en annexe XIII). Loriginal des dossiers dvaluation est gard par la Direction du Programme et est mis la disposition de services de la Dlgation de lUE et du MIPMEPI pour vrification. Les services de la Dlgation de lUE et/ou du MIPMEPI peuvent participer aux valuations en qualit dobservateurs.
Cette vrification est effectue par lexpert principal administratif et financier de lATA, pralablement la runion du Comit dEvaluation. En cas de non conformit, une demande de corrections apporter dans un dlai de 48 H est notifie par le Directeur du Programme au Centre dExpertise/march communication. Procdures oprationnelles, administratives et financires du PME II Mise jour : 08 mai 2011
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Le prestataire reste li sa proposition pendant 14 jours calendaires aprs la remise de son offre, dlai durant lequel le Directeur du Programme est tenu de lui communiquer sa dcision. Avant la signature de la commande, les bnficiaires de laction sont informs7 du choix des experts CT (CV) auxquels le PME II envisage de confier la ralisation de la mission. En labsence dobjection du bnficiaire, dans les 48 heures de la rception de linformation du PME II, il est procd la finalisation de la commande. Dans le cas dobjection justifie du bnficiaire, le PME II peut soit lui proposer les autres CV prsents par le Centre dExpertise, condition quils satisfassent le niveau technique requis, soit dclarer lvaluation infructueuse et procder la relance de la DPS. Les commandes de services sont signes par le Directeur du Programme (cf. format standard de la commande de services en annexe XIV). Elles constituent un engagement contractuel liant les parties pour lexcution de la mission conformment ses Termes de Rfrence et aux dispositions du prsent manuel de procdures. Le Directeur du Programme notifie par fax au prestataire les rsultats de lvaluation de lOPS en indiquant les experts slectionns et en joignant les attestations ncessaires pour le dossier de demande de visa, le cas chant. Le prestataire dispose dun dlai de 15 jours calendaires maximum8 pour la mise disposition de lexpertise, compter de la date de notification de la commande de services. Un tableau rcapitulatif de ltat de mise en uvre des DPS/OPS est transmis par le prestataire au Directeur du Programme tous les trimestres civils. Mise disposition des experts En ce qui concerne la mise disposition des experts de courte dure, pour chaque mission, les prestataires chargs de lATA/ Centres dExpertise / march communication ont lobligation de : prendre les mesures logistiques et administratives appropries en faveur des experts CT retenus, encadrer, rmunrer et valuer le travail ralis par leurs experts; veiller ce que la qualit des services fournis par les experts CT soit conforme aux attentes du Programme ; faire le ncessaire sur le plan contractuel afin que le recrutement des experts proposs permette de fournir les services conformment aux Termes de Rfrence de la mission. assurer le suivi des attestations et des feuilles de prsence que les experts CT sont tenus de faire signer par le Bnficiaire et le Programme tablir un contrle qualit rigoureux des rapports de mission et tout autre document de la mission.
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Cette procdure nest pas dapplication pour les actions gratuites en faveur des PME. Il sera tenu compte de dlais ultrieurs, condition que le prestataire soit en mesure de dmontrer que ces dlais soient imputables exclusivement aux procdures dobtention du visa et que les dmarches ont t entreprises dans les dlais Procdures oprationnelles, administratives et financires du PME II Mise jour : 08 mai 2011
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informer immdiatement le Directeur du Programme de tout vnement susceptible daffecter la mise disposition des experts retenus
Remplacement des experts Le prestataire charg de lATA/ Centre dExpertise / march communication peut, de sa propre initiative, proposer un remplacement de lexpert CT retenu dans les cas suivants : dcs, maladie ou accident d'un expert. Par ailleurs, pendant l'excution de la mission et sur la base d'une demande crite et justifie, le Directeur du Programme peut demander un remplacement sil considre qu'un expert s'avre incomptent ou qu'il ne remplit pas ses fonctions conformment aux termes de rfrence ou pour toute autre problme pouvant compromettre la bonne excution de la mission. La prise en charge des cots conscutifs ce cas de figure sont la charge du prestataire charg de lATA/ Centre dExpertise/ march communication. De mme, le prestataire demeure responsable de toute interruption injustifie de la mission par son expert court terme, impliquant son remplacement. Le Directeur du Programme et les experts principaux de lATA / Centre dExpertise / march communication veilleront, travers le suivi continu de la mission, ce que les cas de contestation des experts CT soient immdiatement ports lattention des prestataires. Tout vnement impliquant le remplacement de lexpert CT retenu par le Programme, sera notifi au MIPMEPI par le Directeur du Programme.
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PHASE IV MISE EN UVRE, SUIVI ET EVALUATION DES MISSIONS
Dbut de la mission Les missions des experts CT de lATA/Centre dExpertise/march communication peuvent se drouler en une ou plusieurs squences. Les jours de travail des experts CT vont du Dimanche au Jeudi. Leurs prestations se ralisent exclusivement en Algrie. Lexpert charg du dossier de lATA (pour les missions CT ATA), du Centre dExpertise (pour les missions CT des CE) ou du march communication (pour les missions CT du march communication) fixe la date prcise de dmarrage de la mission ou de la squence, suite aux contacts encourus avec le prestataire et le bnficiaire de la mission. Les experts chargs du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication sont tenus dobtenir et de classer les confirmations crites concernant les dates de mobilisation de lexpert CT. Chaque mission ou squence de mission dmarrera suite la demande crite (par fax ou email) de lexpert principal charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication au prestataire concern. Le prestataire est tenu de confirmer au Directeur du PME II, en mettant en copie lexpert charg du dossier, les itinraires, le lieu de rsidence et/ou les contacts des experts CT au minimum 5 jours ouvrables avant la date fixe pour le dmarrage de la mission ou de la squence. Lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication prparera le dmarrage de la mission avec le bnficiaire et sassurera quil dispose de toute la documentation et/ou information ncessaire pour un droulement rgulier de la mission de lexpert CT. De manire gnrale, toutes les missions des experts CT dbuteront par un briefing, qui sera organis en prsence de lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication. Toutefois, dans les cas o le lieu de mission de lexpert CT est hors Alger, les briefings peuvent intervenir par contact tlphonique ou tre organiss chez le bnficiaire. Le briefing a pour objectif principal de: Expliciter le cadre de lintervention et les attentes du bnficiaire par rapport la mission. Approfondir la comprhension des TdR de la mission par lexpert CT. Remettre lexpert CT la documentation de mission supplmentaire, le cas chant. Vrifier que lexpert CT dispose de la feuille et de lattestation de prsence9 utilise par le Programme, tout en lui expliquant les modalits dlaboration et de transmission de ces documents.
Lexpert CT est tenu de faire signer et cacheter par le bnficiaire lattestation de prsence, selon le modle annex aux TdR.
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Dans les cas o le briefing serait effectu par contact tlphonique, lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication transmettra ces documents lexpert CT par e-mail ou par fax. Le briefing de la mission CT fait lobjet dun PV de runion ou dun rapport de contact labor par lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication. Ltat davancement des missions CT est prsent par lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication loccasion des runions priodiques de suivi de la mise en uvre du devis programme, prsides par le Directeur du PME II. Lorganisation de la logistique des missions des experts CT (demandes de visa, rservations dhtel, de moyens de transport, etc.), la prise en charge et le paiement des frais correspondants incombe au prestataire. Suivi de la mise en uvre des missions CT Durant la mise en uvre de la mission CT, lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication assure un contact rgulier avec lexpert CT et le bnficiaire. Il apporte lexpert CT et/ou au bnficiaire toute linformation ncessaire utile pour la russite de la mission et assure le suivi technique des oprations. En fonction des informations obtenues travers les contacts avec les parties prenantes de la mission ou lexamen des documents de la mission, il peut intervenir afin dassurer le respect des TdR de laction par lexpert CT et/ou le bnficiaire. Il informe le Directeur du Programme et le prestataire de tout problme constat au cours de la mise en uvre de la mission et propose les mesures correctives ventuelles. Dans les cas de missions longues, impliquant plusieurs squences, lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication organise des runions priodiques10 avec le bnficiaire et labore des rapports de suivi de la mission et/ou des PV de la runion. Il appuie lexpert CT et le bnficiaire dans ltablissement du planning des diffrentes squences de la mission. Toutes les squences de la mission de lexpert CT doivent tre confirmes par crit par le prestataire (date de dmarrage et de fin de chaque squence). Il assure le suivi de tous les documents de mission prvus par les TdR : attestations et feuilles de prsence, rapports de squence ou intermdiaires de mission. A la fin de chaque squence ou mission, un dbriefing sera organis par lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication avec lexpert CT et le
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Pour les missions CT mobilises travers les Centres dExpertise et le March Communication, les experts concerns de lATA peuvent participer ces runions aux fins du suivi priodique du droulement des missions CT engages par le Programme. De mme, ils peuvent assister aux dbriefings organiss par les chargs du dossier du Centre dExpertise / march communication avec les experts CT.
bnficiaire, le cas chant. Dans les cas o le lieu de mission de lexpert CT est hors Alger, les dbriefings peuvent intervenir par contact tlphonique ou chez le bnficiaire. Un projet de rapport de mission doit obligatoirement tre remis lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication lors du dbriefing, avant le dpart de lexpert CT. Les runions de dbriefing font lobjet dun PV de runion ou dun rapport de contact labor par lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication. Ce dernier assure galement le classement du dossier de la mission et met rgulirement jour la base de donnes du Programme.
Modification de la mission Dans le cas o lobjet de la mission est susceptible dtre rduit ou, au contraire, allong, de telles modifications doivent faire l'objet d'un avenant lOPS et aux TdR initiaux qui sera notifi, par fax, au prestataire par le Directeur du Programme. Lavenant sera prpar par lexpert principal de lATA de la composante concerne, en collaboration avec lexpert TL et RAF de lATA, et indiquera de manire prcise : o o o o Lobjet de la modification (objectif, rsultat, activits) Le nombre dheures ou jours dexpertise rduire ou rajouter Le nombre de squences de la mission rduire ou rajouter Les autres frais accessoires rduire ou rajouter, si dapplication
Aucun avenant ne pourra entrer en vigueur avec effet rtroactif11.
Evaluation de la mission / Rapports des missions CT Pour chaque squence/phase de mission ou mission, les prestataires transmettent au Directeur du Programme un rapport de mission, qui aura fait lobjet dun contrle pralable de qualit par le prestataire, selon les modalits et les dlais prvus dans les termes de rfrence de la mission. Le non respect de ces dlais, pourra engendrer une demande dapplication de pnalits de retard la charge du prestataire, selon les dispositions des contrats de services signs avec le pouvoir adjudicateur. Les rapports de mission doivent tre transmis au Directeur du Programme, au plus tard, dans les quinze jours calendaires suivant la date de fin de chaque squence/phase ou de la mission (cette date correspond au dernier jour figurant sur la feuille de prsence de lexpert). A cette occasion, le prestataire transmettra galement les attestations et les feuilles de prsence originales dment signes par les experts CT aux fins de leur signature par le Programme.
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Dans le cas o lavenant lOPS implique des prestations supplmentaires de MAN en faveur de la PME, leur ralisation sera subordonne au paiement pralable dune quote-part additionnelle par lentreprise (= 20% du cot des h/j additionnels). Dans le cas dune rduction dh/j de prestations de MAN, alors le PME II devra procder au remboursement de la quote-part paye par la PME (= 20% du cot des h/j supprims).
Toute modification et/ou complment dinformation demand par le Programme PME II devra tre intgr dans le rapport et/ou les attestations/feuilles de prsence et transmis par le prestataire lattention du Directeur du PME, au plus tard, dans les quinze jours calendaires suivant la date de la demande du Programme PME II. La validation des hommes/jours de prestations de lexpert CT par la Direction du PME II demeure tributaire de lapprobation du rapport final de mission (cf. format type du rapport de mission en annexe XV). Le type, le nombre et le format des rapports de mission soumettre par le prestataire est indiqu dans les termes de rfrence de la mission CT. Le rapport final de la mission CT fait lobjet dune valuation technique et administrative interne au PME II, effectue par les experts concerns de lATA sur la base des TdR de la mission. Les rsultats de lvaluation sont repris dans une fiche dvaluation qui est valide par le Directeur du Programme (cf. Annexe XVI). Une copie du (rapport final de la mission CT est galement transmise lapprciation du bnficiaire de la mission, qui est invit remplir une fiche dvaluation de la mission (cf. Annexe XVII). Toutefois, la validation du rapport final de mission relve de la seule comptence du Directeur du Programme. Le Directeur du Programme informera le prestataire du caractre satisfaisant ou non des rsultats de la mission. En cas dapprciation ngative, il pourra demander, dans un premier temps, que des services complmentaires soient rendus la charge du prestataire. . La validation par le Directeur du Programme du rapport final de la mission CT (incluant le nombre dhomme/jour de prestations des experts figurant sur les feuilles de prsence) et de lutilisation du budget des dpenses accessoires (si dapplication), sera la base dapprciation du pouvoir adjudicataire pour le traitement de la facturation du prestataire. Le prestataire et les experts CT quil aura mobilis sont responsables de la confidentialit du contenu des rapports des missions ralises dans le cadre du PME II. Les experts concerns de lATA appuient le Directeur du Programme dans le suivi de la soumission et lexamen de tous les rapports des missions CT mobilises travers les Centres dExpertise et le March Communication. Rapports gnraux Des rapports trimestriels et annuels sur les services fournis par les prestataires (lATA/ Centre dExpertise / march communication) sont labors et remis par les prestataires au Directeur du PME II.
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Le contenu et la forme de ces rapports figure dans les contrats de services signs par les prestataires avec le pouvoir adjudicataire. Une copie de ces rapports sera transmise par le Directeur du PME II au MIPMEPI et la Dlgation de lUE, pour information. Rapports du Programme Le PME II labore des rapports trimestriels dactivit, calqus sur lanne civile, ainsi que des rapports annuels. Ces rapports relatent sur la mise en uvre des activits inscrites au devis programme de croisire. Ils sont labors par le Directeur du Programme avec lappui du Comptable National et de lATA. Les Centres dExpertise et le prestataire du march communication contribuent llaboration ddits rapports, en tenant compte des activits oprationnelles du devis programme dont ils sont chargs. A cet effet, les coordinateurs administratifs des Centres dExpertise et le prestataire du march communication transmettent au Directeur du PME II la contribution au rapport dactivit labore par les experts principaux, au moins 15 jours avant la date limite de soumission du rapport du PME II aux autorits de tutelle. Les rapports dactivit doivent tre transmis par le Directeur du Programme lattention des autorits de tutelle du PME II, pour approbation, dans les 30 jours calendaires maximum de la fin de la priode de rfrence. A la fin de chaque devis programme, un rapport dexcution technique et de clture financire est aussi labor par le Directeur du Programme avec lappui du Comptable National et de lexpert principal administratif et financier de lATA. Ces rapports sont transmis par le Directeur du Programme lattention des autorits de tutelle du PME II, pour approbation.
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PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
MODALITES DE SUIVI ADMINISTRATIF ENGAGEMENTS SPECIFIQUES DU PME II
ET
FINANCIER
ET
DE
FACTURATION
DES
Le Programme est en charge des marchs de services dcentraliss suivants :
Centre dExpertise PME - GFA Centre dExpertise Qualit - IBF Centre dExpertise Appui Institutionnel - ACE Conseil et assistance technique en communication - ICON
- Contrat ENPI/2011/260-266 - Contrat ENPI/2011/260-124 - Contrat ENPI/2011/260-651 - Contrat ENPI/2011/260-229
CONTRATS DE SERVICES A/SUIVI DE LA MISE EN UVRE DES CENTRES DEXPERTISES
Le Programme assure le contrle de la mise en place des centres dexpertises tel que dfini par les termes de rfrences et complts par la mthodologie et lengagement du prestataire :

implantation des centres personnel de soutien et appui technique bureaux installation et quipements mis disposition par le prestataire matriel
Le service logistique de lATA, oprant sous la supervision de lexpert administratif et financier (RAF ATA), appuie le Directeur du PME II dans la tenue et la mise jour des tableaux de suivi, partir des donnes fournies par le prestataire ainsi que du contrle de ces donnes :

plan de la localisation du centre ; coordonnes ; tableau des entres et sorties du personnel de soutien et appui technique ; tableau des entres et sorties des experts principaux ; plan dinstallation des bureaux ddis aux experts ; inventaires permanents des quipements ; inventaires permanents des matriels.
Ces lments viennent confirmer les engagements du contractant, les quipements et matriels restent sa proprit.
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B/SUIVI DES EXPERTS EXPERTS PRINCIPAUX : SUIVI DES PRESENCES
Les experts principaux inscrits sous la rubrique honoraires dun contrat de services doivent remplir leurs feuilles de prsence selon le mme format que le modle joint lannexe XVIII du prsent manuel. Modalits de tenue de la feuille de prsence La feuille de prsence comporte les rfrences du contrat de service concern. Lexpert remplit la feuille de prsence avec son identit et sa position sur base du libell port sur le spcimen qui lui a t remis et qui correspond lintitul du poste sur le contrat de service du contractant. Le mois et lanne sont prciss : le mois en toutes lettres et lanne par son chiffre complet (ex. mars, 2011). La feuille de prsence doit tre tenue mensuellement de la faon suivante : mettre 1 ou 0,5 jour pour les jours ouvrs travaills ; mettre 0 (zro) pour les jours non ouvrs non travaills ; mettre 0 (zro) pour les jours dabsence autoriss ou pour tout autre motif; les jours non ouvrs ne peuvent pas donner lieu une facturation de la part du contractant sauf accord pralable dment notifi et valid et condition quil ne soit pas incompatible avec les bases lgales; prciser dans la colonne lieu de travail/remarques : En cas de prsence :
Alger ou la ville concerne lors de dplacement lextrieur de la wilaya dAlger ; Le sommaire des activits journalires ; En cas dabsence :
Absent, congs ou autres selon les statuts de chacun. Les cartes dembarquement A/R, autorisation dabsence ou autres justificatifs dabsence sont joints en annexe des feuilles de prsence de la priode concerne, labsence des justificatifs originaux ne permettra pas le traitement de la feuille de prsence. Les quotas de prsence sont contractuellement fixs en jours travaills par anne et par expert. Chaque expert rpartira son temps de prsence de faon respecter ses termes de rfrence et son plan de charge de travail annuel. Les contractants ont pour charge dtablir un plan daction sur la priode du trimestre civil compatible avec les temps de prsence des experts, il sagit dactualiser et de se positionner par rapport au calendrier des oprations initial prvues dans la mthodologie. La premire priode trimestrielle ira de mars 2011 au 30 juin 2011.
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Modalits de transmission de la feuille de prsence Une fois compltes et signes, les feuilles de prsence de tous les experts de chaque contractant sont transmises par la personne habilite du prestataire au PME II, compter du premier jour du mois suivant. Un tat rcapitulatif des prsences par expert y sera joint pour le suivi en cumul du temps de prsence pour la dure du contrat et en accord avec la ventilation totale du budget (annexe 5 du contrat). Cette transmission sera faite dans un parapheur du contractant marqu de son logo et accompagn dun bordereau de transmission dtaillant les pices jointes justificatives. Aprs enregistrement du bordereau, le secrtariat du PME II transmet le parapheur : au RAF ATA pour vrification de la forme. En cas de non conformit, le RAF ATA en avise le contractant. Si le complment manquant nest pas fourni par retour de courrier les feuilles de prsence sont lui officiellement retournes; le RAF ATA envoie les documents conformes lexpert principal ATA de la composante concerne pour validation des activits et du temps de prsence ; lexpert principal ATA de la composante concerne retourne les documents au RAF ATA signs ; en cas de non approbation un mmorandum explicatif sera joint ; le RAF ATA soumet la signature du Directeur du Programme pour approbation finale.
Aprs signature, le secrtariat du DP retourne les originaux au prestataire par courrier aprs avoir fait une copie des feuilles de prsence avec leurs annexes pour le RAF ATA qui centralise ces archives. Chaque contrat de service fait lobjet dun classement individuel.
Planning des absences Les contractants tabliront trimestriellement une prvision dabsence des experts principaux. Ces prvisions seront transmises chaque trimestre par les contractants au DP du PME II. Une coordination pralable entre les experts principaux du Centre dExpertise et lexpert principal de lATA de la composante concerne limitera toute remise en cause des absences prvues, en fonction des besoins de service et des engagements du Programme. Chaque absence dun expert principal doit faire lobjet dune information dabsence lattention du Directeur du PME II. Cette demande sera effectue par le prestataire, selon le modle figurant lannexe XIX du prsent manuel, et sera transmise au moins 10 jours avant la priode dabsence de lexpert. Le contractant est responsable de linformation du Directeur du PME II et du suivi des prsences sur le lieu de travail de ses experts principaux.
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MIISIONS DES EXPERTS PRINCIPAUX
Toute mission sinsre dans le cadre des activits des devis programmes, en concordance avec les termes de rfrences des contrats de service concerns et au profit des bnficiaires ligibles au PME II et/ou pour les besoins du programme.
MISSIONS sur le lieu habituel des oprations
Les dplacements sur le lieu habituel des oprations (willaya dAlger) se font avec les vhicules mis disposition des experts par le centre dexpertise et ne donnent lieu aucune facturation.
MISSIONS hors du lieu habituel des oprations
Ds lors que la mission se droule hors du lieu habituel des oprations elle simpute sur les dpenses accessoires du contrat de services du prestataire. Le contractant tablit et soumet pralablement au Directeur du PME II, pour accord, lordre de mission et ses pices jointes ; si ncessaire des termes de rfrence succincts complteront le dtail du droulement de la mission list jour par jour sur lordre de mission. A la de ce document rception, le secrtariat du DP PME II transmet lordre de mission lexpert principal ATA de la composante concerne pour vrification et accord, lordre de mission est ensuite transmis au RAF ATA pour examen et classement, avant de le soumettre au Directeur du Programme pour approbation. Le secrtariat du DP PME II retourne au contractant lordre de mission sign aprs avoir fait les copies de toutes les pices transmettre au RAF ATA. Aucune mission des experts principaux en dehors de la Wilaya dAlger ne pourra avoir lieu en labsence dun ordre de mission sign pralablement par le Directeur du PME II. Les attestations des bnficiaires visits seront jointes lordre de mission pour quil soit ligible. Les ordres de mission du contractant sont numrots de faon en assurer une parfaite traabilit et conformment au modle figurant lannexe XX du prsent manuel.. Ils obissent aux principes suivants : Les dplacements hors de la willaya dAlger seront effectus priori et si possible par voie arienne, puis en taxi. Tous les frais sont rembourss sur base des dpenses relles, dans la limite dfinie par chaque contrat, si elles sont justifies par : - les factures acquittes ; les cartes dembarquement et/ou bons de transport ; - le rapport de mission valid par le Directeur du PME II.
Le modle de note frais figure lannexe XXI du prsent manuel. La note de frais valide par le Directeur du PME II sera jointe la facturation finale. Ceux-ci doivent tre joints lordre de mission original accompagn dun rapport de mission dat, sign et valid par lexpert principal de la composante concerne de lATA, sous peine dinligibilit lors de la soumission par le contractant de son rapport financier. Conformment la rglementation contractuelle le contractant conserve les originaux qui ont t valids et joint sa facturation finale les copies valides et annules par le Programme.
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EXPERTS NON PRINCIPAUX : SUIVI DES PRESENCES
Les experts non principaux inscrits sous la rubrique honoraires dun contrat de services doivent remplir leurs feuilles de prsence selon le mme format que le modle figurant lannexe XXII du prsent manuel et sous le contrle du contractant qui les leur remet en mme temps que tous les autres documents et pices relatifs la mission.
Modalits de tenue de la feuille de prsence Le modle de la feuille de prsence inclue dj le numro et lintitul du contrat de service de chaque prestataire et doit tre complt pour les rubriques suivantes : numro de la DPS/OPS ; intitul de la mission conformment celui de la DPS/OPS ; identification de la phase, sil ny a quune phase prciser phase unique , sil y a plusieurs phases prciser phase 1 de 2 puis phase 2 de 2 etc. ; nom puis prnom de lexpert ; mois en toutes lettres (ex. mars), si la mission chevauche deux mois il y aura une fiche par mois ; anne par son chiffre complet (ex.2011) ; jour de la semaine, ils seront prciss en toutes lettres dimanche, lundi, etc. jours de week-end et jours fris, ils seront griss, dates, prciser en chiffres selon le calendrier du mois concern : o o o mettre 1 ou 0,5 jour pour les jours ouvrs travaills ; mettre 0 (zro) pour les jours non ouvrs non travaills ; mettre 0 (zro) pour les jours dabsence autoriss ou pour tout autre motif;
les jours non ouvrs ou fris ne peuvent pas donner lieu une facturation de la part du contractant sauf accord pralable dment notifi et valid et condition quil ne soit pas incompatible avec les bases lgales et que la demande ait t introduite dans des dlais qui soient compatibles pour obtenir laccord de toutes les parties; en cas de voyage effectu par lexpert non principal le jour prcdent le jour de dmarrage de la mission ou le jour aprs la fin de la mission, les temps de voyages internationaux seront facturables raison dun forfait limit 0,5 jours par trajet. en cas de dplacement entre deux lieux de prestation diffrents la valorisation en homme/jour du temps de trajet doit correspondre celle fixe par la DPS et lOPS ; lieu de travail, prciser la(les) ville(s) du lieu des prestations ; description des activits, prciser le bnficiaire et laction ; total, totaliser les jours prests qui ne peuvent excder ceux dfinis par la DPS et lOPS ; signatures,
Pices joindre la feuille de prsence par lexpert non principal sous contrle du contractant : les cartes dembarquement/dbarquement ou par dfaut la copie de la page du passeport avec les dates correspondantes (la copie scanne de la carte dembarquement pour le retour sera accepte) ; les attestations de prsence (cf. annexe XXIII) signes des bnficiaires rencontrs ; le rapport de la mission ou de la phase de la mission selon les indications figurantes dans les TdR de la mission.
Modalits de transmission par lexpert non principal Il transmet au contractant sa feuille de prsence et ses justificatifs avec le rapport de mission, charge du coordinateur du centre dexpertise ou de toute autre personne dsigne par le contractant de vrifier cette tape. Le contractant aprs avoir effectu le contrle qualit transmet au programme dans les dlais figurant dans les TdR de la mission, lensemble des documents pour validation et avec la signature du coordinateur du centre dexpertise sur les feuilles de prsence des experts. Cette transmission sera faite lattention du DP PME II dans un parapheur du contractant marqu de son logo et accompagn dun bordereau de transmission dtaillant les pices jointes justificatives. Aprs enregistrement du bordereau, le secrtariat du PME II transmet le parapheur : au RAF ATA pour vrification de la forme. En cas de non conformit, le RAF ATA en avise le contractant. Si le complment manquant nest pas fourni par retour de courrier les feuilles de prsence sont lui officiellement retournes ; le RAF ATA envoie les documents conformes lexpert principal ATA de la composante concerne pour validation des activits et du temps de prsence ; lexpert principal ATA de la composante concerne retourne les documents au RAF ATA signs avec la fiche dvaluation, lapprobation formelle du ou des bnficiaires concerns et le courrier standard de notification de la validation au contractant ; le RAF ATA signe et soumet la signature du Directeur du Programme pour approbation finale.
Aprs signature, le secrtariat du DP retourne les originaux au contractant par courrier aprs avoir fait une copie des feuilles de prsence avec leurs annexes pour le RAF ATA qui centralise ces archives.
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C/SUIVI DE LA FACTURATION
Premier prfinancement : Contrle par le RAF ATA et lexpert principal Garantie financire de la caution de garantie Conservation de loriginal de la caution dans le coffre fort du Programme Vrification de la demande de prfinancement par le Programme et transmission la DUE pour paiement avec copie certifie conforme par le Programme de la caution Tenue du tableau de suivi du remboursement du prfinancement solder avant la limite des 80% du montant factur tablissement de la main leve de la caution et restitution de la caution Paiements intermdiaires : Priodicit de soumission semestrielle, le premier semestre ira jusquau 30 septembre 2011 Les factures sont tablies en deux exemplaires, un pour la DUE, lautre pour le pouvoir adjudicateur qui assure la transmission la DUE aprs contrle. Lors de la transmission de ces factures au Programme le contractant en informe la DUE en lui transmettant une copie du courrier de transmission et copie de la facture rcapitulative. Les pices comptables annexes sont les copies des originaux valids par le Programme, les originaux sont conservs par le contractant des fins daudit. Documents joindre la facture: feuilles de prsence des experts principaux avec les justificatifs ; feuilles de prsence des experts non principaux avec les justificatifs ;
et la copie du courrier dapprobation de la mission par le programme ; copie du courrier dapprobation des rapports dactivits par le Programme ; les justificatifs des dpenses accessoires ; le rapport davancement ; le rapport financier ; le rapport de vrification intermdiaire des dpenses avec la copie acquitte du vrificateur des dpenses; le tableau de suivi cumul de la facturation selon le modle qui sera fourni au contractant par le Programme au dmarrage du projet.
Le RAF ATA est en charge du suivi et du contrle de la facturation, de llaboration et de la soumission de lordre de paiement. Sont joints par le Programme lordre de paiement copie des bordereaux de contrle du Programme ; copie du tableau de suivi de remboursement du prfinancement ; copie du tableau de suivi cumul de le rtention de garantie. Dlai de paiement 45 calendaires, hors priode de suspension ventuelle pour clarifications et/ou complment de justificatifs.
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Paiement final Documents joindre la facture: Rapport dactivit final approuv ; Facture finale incluant le dtail totalis des retenues de garanties ; Rapport final de vrification des dpenses.
D/SUIVI DE LA RETENUE DE GARANTIE
Le montant de la retenue de garantie doit apparatre sur les factures intermdiaires ; Le contractant et le Programme tiendront conjointement un tat cumul de ces retenues pour un rapprochement semestriel.
E/SUIVI DES DEPENSES ACCESSOIRES
Suivi lengagement (toutes dpenses confondues) Un tableau rcapitulatif cumul des engagements, des ralisations et du solde disponible accompagnera chaque nouvelle demande dimputation sur les dpenses accessoires. Chaque engagement numrot chronologiquement dtaillera la date, lobjet, le montant prvu puis ralis, la pice de rfrence (N de la DPS/OPS ou de laction, N de lordre de mission pour les experts principaux, etc.). Laccord formel et pralable du Programme est obligatoire avant tout engagement du budget des dpenses accessoires. Chaque autorisation du PME II doit tre jointe aux justificatifs. Sont concerns : Experts principaux : Frais de dplacement et de sjours pour les missions hors de la willaya dAlger frais de voyages et de sjours au rel Un ordre de mission approuv par le Programme est le document de rfrence avec ses annexes. Justificatifs requis pour le paiement : lordre de mission ; les factures de transport et dhbergement au rel acquittes ; les cartes dembarquement et/ou bons de transport ; le rapport de mission valid par le Directeur du PME II.
Experts non principaux : Dans des cas exceptionnels et suite lacceptation pralable du PME II, frais de voyages entre le lieu des oprations et un lieu hors de la base des oprations non prvu dans les TdR de la mission.
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Justificatifs requis pour le paiement : factures de frais de voyages acquittes avec cartes dembarquement/dbarquement ; copies des attestations de prsence signes par les bnficiaires rencontrs.
Les dpenses accessoires factures correspondent forcment aux missions valides dont les feuilles de prsence font lobjet du paiement intermdiaire. Frais de logistique / voyages dtudes La description de ces dpenses (location despaces de formation, de matriel, frais de traduction, etc.) figurera dans un spcifique des TdR de la mission. La DPS indiquera le budget estimatif des dpenses accessoires ncessaires pour le financement de ces activits. Ce budget devra tre repris dans lOPS que le prestataire transmet au PME II. Dans le cadre de lexcution de la mission, avant de procder lengagement de ces dpenses, dans les limites du budget prvu, le prestataire est tenu de soumettre la(es) facture(s) pro-forma laccord pralable du PME II. Ds rception du courrier de notification de laccord du PME II, le prestataire pourra engager la dpense. Justificatifs requis pour le paiement :
Courrier du prestataire demandant laccord du PME II pour lengagement des dpenses accessoires Courrier dapprobation sign par le DP PME II Factures acquittes avec bons de livraisons ou autres selon les modalits de validation dfinis la commande Pour les frais lis aux voyages dtudes ou la participation des manifestations internationales : la confirmation de linscription ou invitation, le plan de route ou de vol, le montant des indemnits journalires, lassurance rapatriement, les livrables attendus, etc. Les justificatifs requis pour le paiement : - factures acquittes pour les voyages avec cartes dembarquement/dbarquement ; - tat final acquitt des indemnits relles perus sur base des nuites justifies ; - livrables attendus approuvs.
Le tableau cumul jour du suivi des engagements accompagne chaque paiement intermdiaire. Le paiement ne peut concerner que les actions closes et valides.
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F/SUIVI DES VERIFICATIONS DES DEPENSES
Un rapport intermdiaire de vrification des dpenses conforme accompagne chaque demande de paiement intermdiaire, il est tabli par lauditeur dsign par le contractant lors de la phase de notification. Un rapport final de vrification des dpenses accompagne la facture finale. Une facture sans rapport de vrification ne pourra pas tre traite.
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ANNEXES
ANNEXE I: ANNEXE II: ANNEXE III: ANNEXE IV: ANNEXE V: ANNEXE VI: ANNEXE VII: ANNEXE VIII: ANNEXE IX: ANNEXE X: ANNEXE XI: ANNEXE XII: ANNEXE XIII : ANNEXE XIV: ANNEXE XV: ANNEXE XVI: ANNEXE XVII: ANNEXE XVIII : ANNEXE XIX : ANNEXE XX : ANNEXE XXI : ANNEXE XXII : ANNEXE XXIII :
FORMULAIRE DE CANDIDATURE PME PROCES VERBAL DU COMITE DE PRESELECTION DES PME TABLEAU HEBDOMADAIRE DE SUIVI DES VISITES / RENCONTRES DES EXPERTS DU CE FORMAT TYPE DU RAPPORT DE DIAGNOSTIC DUNE PME FORMAT TYPE DU RAPPORT DE VISITE DUNE PME FORMAT STANDARD DES TERMES DE REFERENCE DU PME II FICHE DEVALUATION DES TDR COURRIER TYPE DE PROPOSITION DES TDR DUNE ACTION DE MISE A NIVEAU FORMAT STANDARD DPS FORMAT TYPE DE CV FORMAT TYPE DOPS FORMAT TYPE DE DECLARATION DE DISPONIBILITE (D.D.) FORMAT TYPE DU PV DEVALUATION DES OPS FORMAT TYPE DE LA COMMANDE DE SERVICES DU PME II FORMAT TYPE DU RAPPORT DE MISSION FORMAT TYPE DE LA FICHE DEVALUATION DE LA MISSION PAR LE PME II FORMAT TYPE DE LA FICHE DEVALUATION DE LA MISSION PAR LE BENEFICIAIRE MODELE DE LA FEUILLE DE PRESENCE EXPERTS PRINCIPAUX MODELE DINFORMATION DABSENCE EXPERTS PRINCIPAUX MODELE DE LORDRE DE MISSION EXPERTS PRINCIPAUX MODELE DE LA NOTE DE FRAIS EXPERTS PRINCIPAUX MODELE DE LA FEUILLE DE PRESENCE EXPERTS NON PRINCIPAUX MODELE DE LATTESTATION DE PRESENCE DES EXPERTS NON PRINCIPAUX
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ANNEXE I FORMULAIRE DE CANDIDATURE PME
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ANNEXE II Procs Verbal du Comit de Prslection des PME
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ANNEXE III TABLEAU HEBDOMADAIRE DE SUIVI DES VISITES / RENCONTRES DES EXPERTS DU CENTRE DEXPERTISE
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ANNEXE IV FORMAT TYPE DU RAPPORT DE DIAGNOSTIC DUNE PME
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ANNEXE V FORMAT TYPE DE RAPPORT DE VISITE DUNE PME
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ANNEXE VI FORMAT STANDARD DES TERMES DE REFERENCE DU PME II
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ANNEXE VII FICHE DEVALUATION DES TDR
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ANNEXE VIII COURRIER TYPE DE PROPOSITION DES TDR DUNE ACTION DE MISE A NIVEAU
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ANNEXE IX FORMAT STANDARD DPS
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ANNEXE X FORMAT TYPE DE CV
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ANNEXE XI FORMAT TYPE DOPS
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ANNEXE XII FORMAT TYPE DE DECLARATION DE DISPONIBILITE (D.D.)
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ANNEXE XIII FORMAT TYPE DU PV DEVALUATION DES OPS
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ANNEXE XIV FORMAT TYPE DE LA COMMANDE DE SERVICES DU PME II
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ANNEXE XV FORMAT TYPE DU RAPPORT DE MISSION
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ANNEXE XVI FORMAT TYPE DE LA FICHE DEVALUATION DE LA MISSION PAR LE PME II
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ANNEXE XVII FORMAT TYPE DE LA FICHE DEVALUATION DE LA MISSION PAR LE BENEFICIAIRE
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ANNEXE XVIII MODELE DE LA FEUILLE DE PRESENCE DES EXPERTS PRINCIPAUX
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ANNEXE XIX MODELE DE LINFORMATION DABSENCE DES EXPERTS PRINCIPAUX
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ANNEXE XX MODELE DE LORDRE DE MISSION DES EXPERTS PRINCIPAUX
Page 66
ANNEXE XXI MODELE DE LA NOTE DE FRAIS DES EXPERTS PRINCIPAUX
Page 67
ANNEXE XXII MODELE DE LA FEUILLE DE PRESENCE DES EXPERTS NON PRINCIPAUX
Page 68
ANNEXE XXIII MODELE DE LATTESTATION DE PRESENCE DES EXPERTS NON PRINCIPAUX
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Manuel Des Procedures Du Pme II

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MANUEL DES PROCEDURES DU PME II

Date de mise jour : 8 mai 2011

Procdures oprationnelles, administratives et financires du PME II Mise jour : 08 mai 2011

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DOCUMENTS DE REFERENCES DU PME II

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en cours 02/03/2011 02/09/2013 02/09/2015

32,5 3,0 2,0 1,0 0,8 0,7 40,0 4,0 *

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ROLE ET RESPONSABILITE DES INTERVENANTS

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Expert RAF ATA

Experts PME ATA

Experts Qualit ATA

Experts A.I. ATA

Coordinateurs administratifs Centres d'Expert.

Experts Centre d'Expertise PME

Experts Centre d'Expertise Qualit

Experts Centre d'Expertise Appui Inst.

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PROCEDURES OPERATIONNELLES DU PME II

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PHASE I IDENTIFICATION DES ACTIONS COMPOSANTE APPUI AUX PME

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Comit Prselction ATA

Visite PME Experts CE

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PHASE II PREPARATION DES ACTIONS COMPOSANTE APPUI AUX PME

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PHASE I IDENTIFICATION DES ACTIONS COMPOSANTES APPUI A LA QUALITE ET APPUI INSTITUTIONNEL

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PHASE II PREPARATION DES ACTIONS COMPOSANTES APPUI A LA QUALITE ET APPUI INSTITUTIONNEL

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PHASE IV MISE EN UVRE, SUIVI ET EVALUATION DES MISSIONS

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Aucun avenant ne pourra entrer en vigueur avec effet rtroactif11.

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PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

MODALITES DE SUIVI ADMINISTRATIF ENGAGEMENTS SPECIFIQUES DU PME II

Le Programme est en charge des marchs de services dcentraliss suivants :

- Contrat ENPI/2011/260-266 - Contrat ENPI/2011/260-124 - Contrat ENPI/2011/260-651 - Contrat ENPI/2011/260-229

CONTRATS DE SERVICES A/SUIVI DE LA MISE EN UVRE DES CENTRES DEXPERTISES

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B/SUIVI DES EXPERTS EXPERTS PRINCIPAUX : SUIVI DES PRESENCES

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MIISIONS DES EXPERTS PRINCIPAUX

MISSIONS sur le lieu habituel des oprations

MISSIONS hors du lieu habituel des oprations

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EXPERTS NON PRINCIPAUX : SUIVI DES PRESENCES