UNIVERSIDAD RICARDO PALMA FACULTAD DE INGENIERA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA INFORMTICA MEJORA DEL PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MEDIANTE EL USO DE UNA APLICACIN WEB

RESUMEN PROYECTO DE TITULACIN POR EXPERIENCIA PROFESIONAL PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE INGENIERO INFORMTICO

PRESENTADO POR Ana Lorenka Pascual Samam LIMA PER

2013

Nuestro cliente es una Empresa Petrolera con presencia en el Per, dedicada a la exploracin y produccin (E&P) de petrleo y gas natural o upstream como tambin se le denomina en el sector de los hidrocarburos y que actualmente cuenta con la concesin de 7 lotes, en fase exploracin y produccin ubicados en la selva del pas. Para poder realizar el desarrollo de sus operaciones gestiona mediante el rea de Compras y Contrataciones las adquisiciones de todas las reas de la compaa, para lo cual se rige en procedimientos y polticas establecidas por el rea de Compras. Debido al tipo de negocio de la empresa, se realiza la contratacin de servicios especializados como son: Construccin de campamentos, Alimentacin de personal en campamentos, Alquiler de taladros de perforacin, Servicios mdicos, Contratacin de transporte de ala rotativa o ala fija, etc,

para lo cual se realizan procesos de compras complejos, los cuales implican grandes montos de inversin. Teniendo como referencia el ao 2012, el rea de Compras y Contrataciones realiz la adjudicacin de xx procesos de adjudicacin con un monto adjudicado aproximado de xxxx millones de dlares. Al realizar el anlisis del proceso de compras se encontr la siguiente problemtica: Respecto a los Usuarios de reas: o Solicitud de requerimientos e interaccin con los analistas de compras a travs de correos electrnicos. o o o Falta de informacin oportuna referente al estado de sus requerimientos. Informacin diversificada en diferentes repositorios (PC, servidor de archivos). Demoras en los tiempos de respuesta de los analistas de compras para la adquisicin del bien o servicio.

Respecto a los Analistas de Compras: o o Falta de control respecto a los procesos de adjudicacin que tienen a su cargo. Informacin diversificada en diferentes repositorios (PC, servidor de archivos, correos electrnicos), afectando la seguridad y confidencialidad de informacin referente a los procesos de adjudicacin. o Falta de trazabilidad de los procesos de adjudicacin gestionados por el rea as como de las aprobaciones realizadas por los jefes de reas, jefe de compras, jefes regionales. o Demoras en el atendimiento de los requerimientos de los usuarios de las diferentes reas, impactando en el costo de la operacin de la compaa.

Respecto al Jefe de Compras o o o Falta de informacin referente a los procesos a cargo de los analistas de compras. Bajo desempeo del rea respecto al servicio brindado a la compaa. Falta de trazabilidad de los procesos de adjudicacin gestionados por el rea as como de las aprobaciones realizadas por los jefes de reas, jefe de compras, jefes regionales. o Incumplimiento por parte de los analistas de los procedimientos que deben ser seguidos de acuerdo al tipo de proceso de adjudicacin. -Respecto a la Compaa o Falta de cumplimiento de las polticas de seguridad de la compaa referente a la custodia, trazabilidad y confidencialidad de la informacin. o Falta de control de los vencimientos de contratos, seguros y garantas (Contract Compliance) que la compaa mantienen con los proveedores, lo cual puede tener como consecuencia demandas legales.

Como solucin a la problemtica existente se realiz el rediseo de algunos procesos y el anlisis, diseo, construccin e implantacin de una aplicacin web instalada en los servidores de la compaa, con la cual se logr cumplir con los siguientes objetivos:

Tener un nico repositorio de informacin accesible por los usuarios de la compaa a travs de perfiles de acceso.

Cumplir con las polticas de seguridad de la compaa referente a la confidencialidad y seguridad de la informacin.

Permitir la trazabilidad de los procesos de adjudicacin desde la creacin del requerimiento hasta la creacin de sus respectivos contratos, as como de los procesos de aprobacin.

Mantener informados a todos los interesados respecto al estado de los procesos de adjudicacin.

Cumplir con los procedimientos del rea de compras respecto a los diferentes tipos de procesos de adjudicacin.

Consultar indicadores de gestin en los cuales se puede medir el desempeo de los analistas y del servicio del rea de compras y contrataciones.

Realizar una correcta gestin de los estados de los contratos que se mantienen con los proveedores, con el objetivo de inhabilitar el acceso a las instalaciones de la compaa de los proveedores que tengan contratos Vencidos o Deshabilitados.