Documentul de mai jos rezolv urmtoarele subcapitole din cuprinsul cursului: 4.2. Activitatea de secretariat 4.4.

Arhiva i arhivarea 4.8. parial - Lucrul cu informaii clasificate, accesul la informaii clasificate i n zone de securitate

Activitatea de secretariat n subunitile de pompieri

ntocmirea documentelor Extras din OMAI 1000/01.11.2005 privind redactarea, gestionarea documentelor neclasificate i activitatea de secretariat n MAI: Art.5 (1) Documentele intocmite (note raport, raspunsuri catre petenti, adrese de inaintare, note sinteza s.a.) trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente: a. antetul Ministerul Administratiei si Internbelor, numele in clar al structurii, emblema ministerului pentru unitatile Aparatului Central sau, dupa caz, a inspectoratului general, directiei generale, agentiei, institutului etc.; b. numarul si data inregistrarii, caracterul documentelor (nesecret), nr.exemplar; c. destinatarului denumirea institutiei, functia, numele si prenumele; d. titlul corespondentei delimitarea genului de lucrare dupa caz; e. formula de introducere, cu precizarea numarului lucrarii la care se face referire acolo unde este cazul; f. continutul corespondentei prezentarea pe scurt, a problemei tratate; g. formula de incheiere; h. semnatura functia, gradul, numele si prenumele persoanei care semneaza; i. in partea de jos a paginii se inscrie: adresa, numarul de telefon, numarul defax, adresa e-mail, codul postal ale expeditorului. (2). Antetul nu se foloseste la corespondenta protocolara, pe invitatii sau felicitari. Art.6 (1) Cand documentele se semneaza de o singura persoana, datele privind functia, gradul, numele si prenumele acesteia se scriu sub text, in centrul paginii. (2) Cand documentele se semneaza de doua sau mai multe personae, functia, gradul, numele si prenumele conducatorului unitatii/persoanei cu functie mai mare se scriusub text, in partea stanga, iar ale celorlalti semnatari, in partea dreapta, in ordinea functiilor. (3) Cand documentele se emit in comun de doua sau mai multe unitati, denumirile acestora se scriu separate in antet, iar la sfarsit se semneaza decatre sefii unitatilor respective, de la stanga la dreapta, aplicandu-se stampilele corespunzatoare. Art.7 Documentele redactate la calculator vor avea pe ultima pagina mentiunea referitoare la calea de salvare in calculator si la autor (ex. C:\Documente\Instructiuni.doc\CM 2 exemplare). Art.14 (1) In situatia in care se face o inregistrare gresita, se bareaza toate rubricile corespunzatoare respectivului numar, iar la rubrica Unde s-a clasat lucrarea se trece gradul, numele, prenumele si semnatura persoanei care a facut inregistrarea, precum si data. (2) Numarul respectiv nu se mai foloseste pentru a inregistra al document. Art.16 Evidenta registrelor de intrare-iesire a corespondentei ordinare, a condicilor de predareprimire a corespondentei ordinare, a borderourilor de expeditie a documentelor ordinare, a

registrelor de evidenta a petitiilor, a registrelor de evidenta a persoanelor primate in audienta se tine in registrul unic de evidenta, conform anexei 4. Art.20 (2) Documentele intrate, precum si cele intocmite in cadrul structurii, se predau destinatarilor numai pe baza de semnatura in condica de predare-primire a corespondentei ordinare, al carei model este prezentat in anexa 6. Art.22 Documentele neclasificate se transporta si expediaza in plicuri lipite si stampilate, prin curieri proprii,posta civila sau posta speciala. Predarea-primirea documentelor se face pe baza de semnatura in condica de predare-primire a corespondentei ordinare sau in borderoul de expeditie a documentelor ordinare, al carui model este prezentat in anexa 7. Expedierea corespondentei urgente se face si prin alte mijloace (fax, telex, e-mail) Art.24 (1) Documentele neclasificate se claseaza annual in dosare, conform nomenclatoarelor arhivistice, efectuandu-se scaderea acestora in registrele de intre-iesire. Clasarea reprezinta trecerea documentului in circuitul de arhivare, fiind scos din circuitul active de documente. (2) Persoanele care au in primire documente neclasificate raspund de pastrarealor pana in momentul predarii la arhiva. nregistrarea documentelor ntr-o subunitate de pompieri, nregistrarea documentelor se face de ctre comandant, un ofier sau subofier desemnat, n funcie de clasa de secretizare. Responsabil ns, este comandantul. Activitatea se desfoar ca n orice secretariat, respectiv orice document intrat sau ieit n/ din subunitate, trebuie s figureze n registre de intrare/ ieire. De asemenea, orice document sau registru prezent n subunitate, chiar dac nu prsete deloc subunitatea, trebuie s fie nregistrat ntr-un registru, n funcie de clasa de secretizare. n cele ce urmeaz se prezint un scurt rezumat referitor la informaiile clasificate, inspirat din urmtoarele elemente legislative: HOTRRE nr. 585 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia Lege nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate (publicat n Monitorul Oficial nr. 248 din 12 aprilie 2001)
Legea 182/2002:

Clasele de secretizare sunt: secrete de stat i secrete de serviciu informatiile secrete de stat sunt informatiile care privesc securitatea national, prin a cror divulgare se pot prejudicia sigurana naionala si apararea tarii; Nivelurile de secretizare se atribuie informaiilor clasificate din clasa secrete de stat i sunt: strict secret de importanta deosebit - informatiile a caror divulgare neautorizata este de natura sa produca daune de o gravitate exceptionala securitatii nationale; strict secrete - informatiile a caror divulgare neautorizata este de natura sa produca daune grave securitatii nationale; secrete - informatiile a caror divulgare neautorizata este de natura sa produca daune securitatii nationale; informaii secrete de serviciu - informaiile a cror divulgare este de natur s determine prejudicii unei persoane juridice de drept public sau privat;

HGR 585:

Document clasificat - orice suport material care conine informaii clasificate, n original sau copie, precum: a) hrtie - documente olografe, dactilografiate sau tiprite, schie, hri, plane, fotografii, desene, indigo, listing; b) benzi magnetice, casete audio-video, microfilme; c) medii de stocare a sistemelor informatice - dischete, compact-discuri, hard-discuri, memorii PROM i EPROM, riboane; d) dispozitive de procesare portabile - agende electronice, laptop-uri - la care hard-discul este folosit pentru stocarea informaiilor (HG 585/2002, art. 3). Listele cu informaii secrete de serviciu se stabilesc de conductorii unitilor deintoare de astfel de informaii. n listele cu informaii secrete de serviciu vor fi incluse informaiile care se refer la activitatea unitii i care, fr a constitui, n nelesul legii, secrete de stat, nu trebuie cunoscute dect de persoanele crora le sunt necesare pentru ndeplinirea atribuiilor de serviciu, divulgarea lor putnd prejudicia interesul unitii. Unitile care gestioneaz informaii clasificate au obligaia s analizeze ori de cte ori este necesar listele informaiilor secrete de stat i, dup caz, s prezinte Guvernului spre aprobare propuneri de actualizare i completare a acestora, conform legii. Atribuirea clasei i nivelului de secretizare a informaiilor se realizeaz prin consultarea ghidului de clasificare, a listelor cu informaii secrete de stat i a listelor cu informaii secrete de serviciu, elaborate potrivit legii. eful ierarhic al emitentului are obligaia s verifice dac informaiile au fost clasificate corect i s ia msuri n consecin, cnd constat c au fost atribuite niveluri de secretizare necorespunztoare. Termenele de clasificare a informaiilor secrete de stat vor fi stabilite de emitent, n funcie de importana acestora i de consecinele care s-ar produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii lor neautorizate. Termenele de clasificare a informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secretizare, cu excepia cazului cnd acestea necesit o protecie mai ndelungat, sunt de pn la: 100 de ani pentru informaiile clasificate strict secret de importan deosebit; 50 de ani pentru informaiile clasificate strict secret; 30 de ani pentru informaiile clasificate secret. Termenele prevzute mai sus pot fi prelungite prin hotrre a Guvernului, pe baza unei motivaii temeinice, la solicitarea conductorilor unitilor deintoare de informaii clasificate sau, dup caz, a mputerniciilor i funcionarilor superiori abilitai s atribuie nivelurile de secretizare. Majoritatea documentelor din subunitate (documente de sine stttoare, registre, borderouri, etc) sunt nregistrate, direct sau indirect, n urmtoarele patru registre: Registrul unic de eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a caietelor pentru nsemnri neclasificate; [anexa 4 la OMAI 1000, registru unic de eviden]

Registrul unic de eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a caietelor pentru nsemnri clasificate; [anexa nr. 7 la HGR 585 registrul unic de eviden a registrelor,
condicilor, borderourilor i a caietelor pentru nsemnri clasificate]

Borderoul de expediie a documentelor ordinare (are i condic de predare-primire a corespondenei ordinare); [anexa7 la OMAI 1000 - borderoul de expeditie a documentelor
ordinare, anexa 6 la OMAI 1000 - condica de predare-primire a corespondentei ordinare.doc]

Registrul de eviden al informaiilor secrete de serviciu (are i condic de predareprimire a documentelor clasificate); [REGISTRUL DE EVIDEN al informaiilor secrete de
serviciu, anexa 6 la HGR 585, condic anexa 8 la HGR 585]

Documente nesecrete se nregistreaz pur i simplu cu numrul de nregistrare dup cum e prezentat mai jos, pe cazuri. Secrete de serviciu, cu un S nainte ex S/102329 Secretele de stat, vor avea cifra 0 n fa (una sau mai multe) de ex 0452786 Vom lua pe rnd fiecare din cele patru registre: Registrul unic de eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a caietelor pentru nsemnri neclasificate, anexa 4 la OMAI 1000 Reprezint registrul n care sunt prezente cu numr de nregistrare toate registrele din subunitate, care nu au caracter secret de serviciu. Exemple de astfel de registre: Registrul de rapoarte telefonice Registrul de intrare-ieire a corespondenei ordinare Condica de predare-primire a corespondenei ordinare Registru de recunoateri preliminare Registru de aplicaii etc Prima linie este rezervat registrului nsui, deci registrul se nregistreaz n el nsui, astfel:
-

n coloana nr i seria se scrie numrul curent, n cazul nostru, 1 n coloana numr file, se scrie numrul de file. De exemplu, 48 La Denumirea materialului distribuit, n cazul nostru se scrie de ex.: Registru borderouri neclasificate n coloana nume, prenumele celui care a primit materialul, se scrie comandantul unitii n cazul nostru. Dac s-ar nregistra un caiet de procese verbale de schimbare a serviciului de ef GIS, se trece unul dintre efii GIS (ef GIS ef gard intervenie i stingere). n Seria i numarul certificatului de securitate, se nscrie opional numrul certificatului persoanei de la coloana anterioar Data distribuirii data n zi, lun, an Semntura celui care a primit persoana de la coloanele anterioare Nr dosarului i fila unde a fost clasat .... se completeaz la distrugerea documentului sau clasare Observaii dup caz.

Registrul unic de eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a caietelor pentru nsemnri clasificate, anexa nr. 7 la HGR 585 Reprezint registrul n care sunt prezente cu numr de nregistrare toate registrele din subunitate, care nu au caracter secret de serviciu. Exemple de astfel de registre: Ordinul de zi pe subunitate Registrul de intrare-ieire a documentelor clasificate Condica de predare-primire a documentelor clasificate Registrul unic de control Organizarea serviciului operativ i interior etc Prima linie este rezervat registrului nsui, deci registrul se nregistreaz n el nsui, astfel:
-

n coloana nr i seria se scrie numrul curent precedat de litera majuscul S, n cazul nostru, S/1; pentru urmtorul registru ar fi S/2 n coloana numr file, se scrie numrul de file. De exemplu, 48 La Denumirea materialului distribuit, n cazul nostru se scrie de ex.: Registru borderouri clasificate n coloana nume, prenumele celui care a primit materialul, se scrie comandantul unitii n cazul nostru. Similar cu registrul de borderouri neclasificate, n alte cazuri. n Seria i numarul certificatului de securitate, se nscrie obligatoriu numrul certificatului persoanei de la coloana anterioar Data distribuirii data n zi, lun, an Semntura celui care a primit persoana de la coloanele anterioare Nr dosarului i fila unde a fost clasat .... se completeaz la distrugerea documentului sau clasare Observaii dup caz.

Borderoul de expediie a documentelor ordinare (anexa7 la OMAI 1000) i condica de predare-primire a corespondenei ordinare (anexa 6 la OMAI 1000) Reprezint registrul n care se regsesc toate documentele nesecrete care nu sunt informaii clasificate, dar nici registre. Exemple: O adres ctre Scoala x, care este anunat despre o aplicaie O adres ctre Grup sau inspectorat, cu diverse informaii neclasificate etc La nceput de an, prin ordinul de zi pe subunitate, se dau intervale de numere pentru fiecare clas de secretizare.De exemplu, pentru coresponden ordinar, se d intervalul 119101 - 119601. Situaia I S spunem c avem de nregistrat primul document nesecret care pleac de la noi, la nceput de an, spre inspectorat. Etapele nregistrrii sunt:

Scriu primul numr, n situaia noastr 119101, la numrul curent al corespondenei Scriu data intrrii La Numrul corespondenei intrate, nscriu F.N. reprezint FR NUMR De la cine vine corespondena, scriem pe comandant. Dac este un tabel cu sporul de noapte, punem pe maistru, dac e o list de echipamente fcut de subofierul administrativ, punem pe gospodarul de subunitate etc. Coninutul- scurte informaii despre coninut (exemplu tabel spor noapte, sau Raspuns O.T.4) Cui i s-a repartizat documentul semneaz persoana care l-a ntocmit Data de ieire data la care a plecat spre destinatar Rezolvare exemplu coala x ISU, G.I. BOMO Ctre cine s-a trimis se completeaz gradul, numele prenumele persoanei care trebuie s primeasc documentul Unde s-a clasat se completeaz la clasare, distrugere etc Urmeaz completarea condicii Nr de nregistrare la fel ca n prima coloan din registru Data Data cnd s-a trimis Adresa coninutul coloanei coninutul din registru. Semntura semntura persoanei care primete documentul ATENIE! Documentul este nregistrat la subunitate, cu numr de nregistrare dat din registru. (pe document din antet sau n tampil) i completat la subunitate. De acolo, este dus de furier sau persoana destinat de comandant, la destinaie, dar mpreun doar cu condica! Aadar, documentul plus condica. Documentul rmne la destinatar, condica se ntoarce la subunitate, cu semntura celui care a primit. De ce se procedeaz aa? Pentru a se evita situaii de tipul: Pi ce, mi-ai trimis documentul? Eu nu in minte. Propria semntur convinge ns pe oricine, sau face lumin dac a luat alt persoan de la acelai birou documentul, i scrie numele n clar i semneaz. Toate documentele nregistrate n registru, trebuie s se regseasc i n condic, cu semntur. De pild, eu comandantul creez un document care rmne n subunitate, de pild Evaluarea activitilor pe luna ianuarie (bilanul). Mi-l dau mie nsumi i semnez de primire, apoi l prezint la nceputul lunii subunitii, n prima tur, i dup aceea l pun n dosar, n fiet. Alt exemplu: Ii scriu maistrului o adres cu un extras dintr-un ordin (sau l anun oficial c a fost pedepsit cu mustrare scris). nregistrez documentul i l pun s semneze la primire. Att maistrul ct i gospodarul, chiar i unii efi GIS au i completeaz propriile documente, deci au i ei un subsecretariat.
-

Situaia II: Vine la subunitate un document nesecret, nsoit de condica celor care mi-au expediat documentul. Semnez n condica respectiv, apoi nregistrez documentul n registrul de intrareieire a corespondenei ordinare, astfel: Pun tampila de intrare pe faa documentului n prima coloan n registru pun urmtorul numr, respectiv cel din linia precedent, plus unu; scriu acelai numr n tampil data data intrrii

numrul corespondenei intrate numrul pe care l-a dat aceluiai document, expeditorul coninut ce conine documentul pe scurt cui i s-a repartizat dup caz data ieirii se completeaza cu aceeai dat, rezolvarea dup caz (ex se vor lua msuri, sau se comunic subunitii sau trimis spre compartimentul logistic etc) Ctre cine s-a trimis n funcie de situaie, GRAD, NUME PRENUME comandant sau alte persoane din subunitate Unde s-a clasat se completeaz la clasare. Urmeaz s se completeze i condica dup cum s-a vzut n exemplele precendente i s se semneze de ctre persoana respectiv ATENIE! n situaia n care documentul - ipotez cere expres un rspuns, la rezolvare, se poate trece rspunsul la documentul respectiv, n cadrul seciunii IEIRE Vom avea n acest caz un alt document - rezolvare, cu numrul de nregistrare la plecare, acelai cu numrul documentului ipotez original. De asemenea, totul se face pe baz de semntur n condic.
-

Registrul de eviden al informaiilor secrete de serviciu (anexa 6 la HGR 585) i condic de predare-primire a documentelor clasificate (anexa 8 la HGR 585) Se procedeaz la fel ca n cazul documentelor ordinare, cu excepia c exist mai multe coloane, cu date mai complexe (numrul de file, anexe, etc) reprezint o problem mare pierderea unui astfel de document, sau doar a unei pri a sa. N.B: Este recomandat ca aceste condici s fie pstrate n interiorul registrelor, ntocmai ca semne de carte, i s lipseasc din registru doar cnd este plecat (condica), mpreun cu un document spre destinatar, pentru semnat. Este indicat s se respecte toate regulile. Dac aceste 4 registre sunt ntocmite corespunztor, vei avea o not bun la orice control (primele lucruri care se cer la control aceste 4 registre, OZS, Organizarea i Programul orar. Iar la sfrit, Registrul unic de control, pentru Procesul Verbal de Control). De asemenea, vei avea mult mai puin de munc la nceputul anului, pentru a face arhiva pe anul care a trecut, pentru c, nu-i aa, documentele voastre vor fi toate n ordine n dosare, i nregistrate absolut toate, corect, n aceste 4 registre. Toate lucrurile prezentate mai sus fac parte din activitatea de secretariat a unui comandant de subunitate. Documentele secrete de stat (Ordine ale ministrului, Statul de organizare) sunt nregistrate ntr-un registru separat. Anexele fac parte integrant din curs Informaii privind arhivarea

OMAI 650/15.05.2005 privind organizarea i administrarea fondului arhivistic al MAI Art.6 Toate documentele nesecrete, intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern se inregistreaza obligatoriu in registrul de intrare-iesire (anexa 1, similar cu anexa 4 sau anexa 7 la OMAI 1000). Art.7 (1) In vederea utilizarii, filele registrului de intrare-iesire se numeroteaza, iar pe coperta acestuia se noteaza: denumirea structurii (unitatii), anul inregistrarii, numerele extreme cuprinse in registru, data inceperii si incheierii, numeral filelor si termenul de pastrare. (2) La sfarsitul anului sau la incheierea unui volum al registrului, se certifica numerele de inregistrare si numarul filelor folosite. Art.11 (1) Documentele ce privesc o lucrare luata in evidenta anterior se inregistreaza la numarul curent si se conexeaza la prima lucrare, in rubrica observatii a registrului de intrare-iesire, notandu-se numarul de inregistrare al documentului la care s-a facut conexarea. (2) Documentele elaborate in cadrul structurii (unitatii) si expediate de catre aceasta se inregistreaza prin completarea coloanelor corespunzatoare din registrul de intrareiesire. In cazul documentelor expediate ca raspuns, acestea vor primi numarul de inregistrare al documentului la care se raspunde. Art.12 Dupa rezolvarea lor, documentele se grupeaza anual in dosare, pe probleme si cu acelasi termen de pstrare. Art.19 (1) Documentele ce alctuiesc un dosar se ordoneaz cronologic tinandu-se cont de data actelor de baza sau in cazuri speciale, dupa alte criterii (alfabetic, geografic). Cand in constituirea dosarului se aplica ordinea cronologica, actele mai vechi vor fi deasupra iar cele noi dedesubt. (2) Raspunsurile se aseaza imediat dupa actele de baza iar anexele se alatura actelor la care se refera. Art.20 Statele de plata a salariilor (soldelor) se grupeaz separat de actele justificative (ordine de plata, de personal, certificate de scoatere sau alocare la drepturi, baze de calcul etc.), pe structuri (uniti), iar in cadrul acestora, cronologic, pe luni, trimestre sau ani dupa caz. Art.21 (1) Documentele de format mare, care prezinta importanta deosebita din punctual de vedere al valorii lor si care prin impaturire s-ar deteriora nu se constituie in dosare, ci se pastreaza in mape sau tuburi. (2) Atunci cand astfel de documente sunt insotite de corespondenta aceasta poate fi cusuta intr-un dosar, mentionandu-se pe fiecare act, locul unde se pastreaza documentele de baza, iar pe acestea se noteaza cota dosarului unde se afla corespondenta. Art.22 In cazul acelorasi genuri de documente, intocmite pe perioade de timp diferite si cu termene de pastrare diferite (planuri de munca, dari de seama, bilanturi lunare, trimestriale sau anuale) se constituie dosare separate, pentru fiecare termen in parte. Art.23 (1) la Constituirea dosarelor se indeparteaza filele nescrise sau dubletele iar pentru a preveni distrugerea documentelor prin oxidarea obiectelor metalice, la coaserea dosarelor se indeparteaza accesoriile metalice (ace, clame, agrafe) (2) Documentele ce constituie dosarul sunt legate in coperti de carton, in asa fel incat sa asigure posibilitatea citirii integrale a textului, datelor si rezolutiilor. (3) Dosarele trebuie sa contina maxim 300 de file, iar in cazul depasirii acestui numarul, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar. (4) Dupa constituire, filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus cu reion negru. In cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza separate, incepand cu 1 pentru fiecare volum.Copertele dosarului si fila de certificare nu se numeroteaza.

Art.24 Documentele preconstituite (registrele de evidenta a documentelor, de intrareiesire a corespondentei, condicile, carnetele de borderouri) care, potrivit normelor legale se incheie annual, nu se indosariaza. Art.25 Pe coperta dosarului (anexa 3) se inscriu, fara prescurtari urmatoarele elemente de cota: denumirea in clar a structurii (unitatii), denumirea compartimentului care a creat dosarul, numarul de dosar din inventar, indicativul din nomenclator si cuprinsul dosarului, datele de inceput si sfarsit, numarul filelor si al volumului (unde este cazul) precum si termenul de pastrare a documentelor. Art.26 (1) La incheierea dosarului, capetele snurului se aplica in interior pe coperta spate, lipindu-se peste ele o hartie de marcaj de siguranta. (2) Pe o fila nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului, sau pe prima pagina nescrisa a documentelor preconstituite, se trece subn semnatura in clar a persoanei care a intocmit dosarul, urmatoarea certificare: Prezentul dosar registru, condica etc. contine.. file (in cifre si in litere), dupa care se pune data (ziua, luna, anul) in care s-a certificate dosarul. (3) Pentru dosarele care contin documente importante sau sunt solicitate frecvent la studiu, se intocmesc opise. Art.28 (1) Inventarul intocmit de structura creatoare (anexa 4) cuprinde toate dosarele cu acelasi termen de pastrare, create in decursul unui an de catre un compartimentr de munca. Fiecare structura intocmeste atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in nomenclator, la compartimentul respective. (2) In cazul dosarelor formate din mai multe volume, fiecare volum se trece separate in invenatrul respective, cu numar distinct. (3) Registrele, condicile si alte documente preconstituite se trec in inventar dupa dosare. Dosarele neincheiate in anul respective sau cele care, din motive justificate se opresc la compartiemntul de munca, se inscriu in inventar pe anul in cvare au fost create, iar la rubrica observatii se face mentiunea urmeaza a fi predate. Ulterior in momentul predarii lor, acest lucru va fi mentioneat in inventar si in procesul verbal de predare primire. Art.29 (1) Inventarele se intocmesc in trei exemplare, pentru dosarele cu termen de pastrare temporar, si in patru exemplare pentru cele cu termen de pastrare permanent. (2) Inventarele se aproba de seful structurii sau comandantul unitatii. (3) Un exemplar din fiecare inventar se opreste la compartimentul care preda dosarele, iar restul exemplarelor se preda la depozitul de arhiva impreuna cu documentele. (4) Inventarele ramase la compartiment se pastreaza separate si vor ramane permanent la structura care a predate arhiva. Art.30 Dosarele care cuprind documente din mai multi ani se inventariaza la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme, la rubrica respective. Art.31 La rubrica Continutul dosarului, se precizeaza genurile documentelor (corespondenta, sinteze, rapoarte, ordine, dispozitii etc.) emitentul, destinatarul si problema sau problemele continute. Art.32 Documentele de mobilizare se predau la arhiva dupa doi ani de la iesirea din vigoare a planului de mobilizare la care se refera. Art.33 Dosarele de personal, fisele de evidenta, dosarele de pensii, fisele medicale si altele asemenea se predau la arhiva pe baza de inventare constituite alfabetic, mentionandu-se si alte elemente de identificare (data nasterii, a incetarii activitatii, numarul deciziei de pensionare etc.).

Art.93 Planul esre reprezentarea grafica prin desen tehnic a unui teren, a unei constructii, instalatii etc. la o scara de pana la 1:20000. Art.95 Planurile se iunventariaza in ordinea intrarii lor (anexa 14) tinandu-se cont de urmatoarele: a. numarul de inventar se scrie pe verso, in coltul de sus, pe planurile de ansamblu pastrate sul, iar pe cele pastrate desfasurat sau pliate numarul de inventar se scrie in coltul din dreapta jos; b. in rubrica a doua se scrie cu cifre romane, numarul total al planurilor de detaliu si partiale, urmand ca pe acestea sa se scrie numarul de inventar al planului de ansamblu, urmat de cifra romana corespunzatoare(ex. 1/I; 1/II etc.) c. la rubrica tehnica de executie se mentioneaza daca acestea sunt alb-negru sau color; d. la rubrica observatii se mentioneaza cand este cazul, numarul exemplarelor. Art.98 Harta este reprezentarea grafica in plan orizontal a suprafetei terestre (totale sau partiala), generalizata si micsorata conform unei anumite scari de proportii. Art.100 (1) Hartile se predau la Serviciul Arhiva, pe masura ce sunt scoase din uz. (2) Hartile se iau in evidenta in ordinea preluarii in inventar (anexa 15) tinanduse cont de urmatoarele: a. hartile existente in dosare constituite vor fi pastrate ca parte componenta a acestora, inventariindu-se o date cu dosarele; atlasele vor fi considerate dosare constituite si se vor inventaria ca atare, in inventarul hartilor mentionandu-se si numarul de harti cuprinse. Arhivarea la subunitate este o activitate important i se execut de regul n fiecare an, n prima parte a anului. De obicei, documentele arhivate se pstreaz n subunitate doi ani arhiva se pred la sediul ISU sau al grupului o dat la doi ani, avnd n vedere c la subunitate nu exist condiii pentru depozitare. Arhivarea docuemntelor se face conform nomenclatorului de arhivare. Bibliografie:
OMAI 1000/01.11.2005 privind redactarea, gestionarea documentelor neclasificate i activitatea de secretariat n MAI HOTRRE DE GUVERN nr. 585 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia Lege nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate (publicat n Monitorul Oficial nr. 248 din 12 aprilie 2001) OMAI 650/15.05.2005 privind organizarea i administrarea fondului arhivistic al MAI

ntocmit, Lt. Popa Constantin

10