ANLISIS Y VALUACIN DE PUESTOS Lunes 15 de septiembre de 2008 Definicin e importancia 1. Definicin e importancia.

Se considera como una tcnica para determinar la importancia de cada puesto en relacin con los dems puestos de una empresa, es decir, se observar mediante ella la jerarquizacin de los puestos, esto tiene como finalidad una buena organizacin y remuneracin del personal. Es importante examinar las caractersticas de cada puesto, a fin de establecer los requisitos necesarios para desempearlo con posibilidades de xito, para esto, nada mejor que efectuar un anlisis del mismo. El anlisis de un puesto es un mtodo cuya finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias y habilidades) que debe satisfacer la persona que va a desempearlo con xito y las condiciones ambientales que privan en el sistema donde se encuentra enclavado. Define con claridad lo que se requiere del puesto para describir las aptitudes indispensables para un adecuado rendimiento en el trabajo. Tiene informacin del puesto y en descripciones y especificaciones del puesto. Determinacin del mtodo a utilizar, para recopilar la informacin se realiza de la siguiente manera: observacin, cuestionarios, entrevista (libre, dirigida, estandarizada). Recopilacin de la informacin.-Es la parte del trabajo de campo, propiamente dicho, debiendo buscar que el programa establecido se cumpla a plenitud en cuanto a citas, duracin etc. Se realiza por medio de entrevistas. Anlisis y evaluacin de la informacin.- Deber ser realizada por los coordinadores del estudio, para ello requieran experiencia en trabajos similares. Forma propuesta de anlisis de puestos: Partes que componen el anlisis: Generales.- Se solicita precisar el nombre y puesto de jefe inmediato y los horarios a que se halle sujeto. Descripcin analtica.- De las funciones que se realizan en el puesto. Descripcin genrica.- Descripcin pormenorizada de las requerimientos, experiencia, capacitacin y responsabilidad. Metodologa del anlisis.

funciones:

Fijacin de objetivos.- Amplitud, enfoque, cobertura, etc. Ya que dependiendo de los objetivos que se pretendan se podr aplicar el anlisis y en general toda la accin. El establecimiento de un programa de accin, pude, incluir una ruta critica y la fijacin del presupuesto respectivo. Estructura: Identificacin, requerimientos, descripcin y condiciones de trabajo 2. Estructura: identificacin, descripcin, requerimientos y condiciones de trabajo: Precisar nombre y puesto inmediato, horario a los que se estar sujeto, organiza informacin que permite localizar el puesto en la estructura y fsicamente en las instalaciones. Descripcin Genrica: definicin general del puesto, unidad, grupo, artculo o persona afectada. Sistema, procedimiento, tcnica, objeto de la funcin de observacin. Breve explicacin de la actividad ms caracterstica del puesto, que sirva para definirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su funcin como un todo. Descripcin Analtica: Descripcin detallada de las funciones que se deben de realizar en el puesto; su agrupacin o clasificacin puede hacerse de acuerdo a criterios de importancia, frecuencia, cronologa, etc. Requerimientos: Relacin de los requisitos que deber satisfacer la persona que ocupe el puesto; normalmente, estos se encuentran ordenados de acuerdo a una serie de factores. Importancia en la administracin de personal y en otras funciones: Usos y limitaciones 3. Importancia en la administracin de personal y en otras funciones: usos y limitaciones. Es importante el anlisis de puestos por que ayuda a mejorar la seleccin y colocacin del empleado con ms exactitud. Las posibilidades de la aplicacin del anlisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las fu funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, como: Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal Como una valiosa ayuda para la seleccin objetiva de personal Para fijar adecuados programas de capacitacin y desarrollo Como base para posteriores estudios de calificacin de mritos Como elemento primario de estudios de evaluacin de puestos

Como parte integrante de manuales de organizacin Para orientar y obviar discusiones de contratacin, tanto individual como colectiva Para fines contables y presupustales Para ejecutar sistemas de higiene y seguridad industrial Para posibles sistemas de incentivos Para determinar montes de fianzas y seguros Para efectos de planeacin de recursos humanos Para efectos organizacionales Para efectos de supervisin Como valioso instrumento de auditorias administrativas Como tcnica inicial de una mejor administracin de recursos humanos. A) Tcnicas y recomendaciones para recabar la informacin: En la recopilacin de informacin forma parte el trabajo de campo, propiamente dicho, debiendo buscarse que el programa establecido se cumpla a plenitud en cuanto a citas, duracin, etc. La recopilacin de informacin puede captarse mediante diferentes formas: OBSERVACIN: a) Introspeccin del trabajo: Este anlisis lo hace el interesado; escribe un informe y lo presenta, para su revisin, a su superior inmediato b) Observacin natural: El analista observa a la persona en la forma en que sta realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efecta anotaciones, escribe despus del informe. Tiene la desventaja de requerir mucho tiempo y tambin ser subjetiva. c) Observacin controlada: (mtodo ms riguroso de apreciacin utilizando incluso mediciones) El analista lleva registros cuidadosos. Es ms objetiva que la anterior, pero tiene la desventaja de requerir al igual que aquella, mucho tiempo. CUESTIONARIOS: a) De respuestas abiertas: el ocupante del puesto contesta con sus propias palabras. Tiene la desventaja de depender de la facilidad de expresin de quien ocupa el puesto. b) De eleccin forzosa: Se ofrecen al entrevistado varias alternativas para su seleccin, cuando estas son pocas y fciles de establecer. ENTREVISTA a) Libre: No existe orden establecido no directriz; se caracteriza por su espontaneidad. b) Dirigida: Se eligen temas de antemano y sobre ellos se encauza la entrevista. c) Estandarizada: Normalmente se efecta con base a un cuestionario en el que se establecen con precisin las pautas a seguir para efectos de posteriores comparaciones.

Se puede emplear combinaciones distintas de acuerdo con las caractersticas del estudio que se pretenda. Sin embargo parece que normalmente, al efectuarse los anlisis de puestos, se utilizan cuestionarios para ser resueltos mediante entrevistas estandarizadas, mismos que van complementados con observacin. Algunas recomendaciones para escuchar la entrevista: Presntese, exponga brevemente el motivo de su visita, haciendo referencia a la informacin que por medio de la campaa motivacional debi recibir su entrevistado. Prstese a contestar, o ampliar los puntos que desee el entrevistado a fin de lograr su confianza y buen estado de nimo. Trate de seguir el orden de su cuestionario; sin embargo si considera que l cambiarlo ayuda a su resolucin, hgalo as. Formule sus preguntas claramente; si es necesario, adecue la pregunta a su entrevistado, mientras no cambie el sentido de la misma. No sugiera ningn tipo de respuesta, pues estara dejando sin valor la informacin recibida. Cuando exista una pregunta abierta no anote la respuesta hasta que haya verificado qu es precisamente lo que quiere decir el entrevistado. Escuche con atencin y muestre inters por lo que conteste el entrevistado; alintelo. No haga exclamaciones, gestos no se ra de las respuestas que pudieran darle, pues estropeara el clima adecuado para la entrevista. Abstngase de hacer comentarios sobre los resultados del estudio, la vala del puesto, o bien hacer promesas sobre sus efectos. Asegrese de que el entrevistado pueda verificar la descripcin antes de dar por terminada la entrevista. No olvide que esta tcnica se refiere al puesto no a la persona que lo ocupar. Se trata de analizarlo separadamente de su titular, pues pudiera ser el adecuado o bien superarlo o resultar por arriba de sus posibilidades. Anlisis de puestos 4. Anlisis de puestos: A) Diseo y enriquecimiento de puesto: Fijacin de los objetivos: Amplitud, enfoque, cobertura, etc, ya que dependiendo de los objetivos que se pretendan se podr disear el anlisis y en general toda la accin. Establecimiento de un programa de accin: Pudiendo incluir la elaboracin de una ruta crtica. Fijacin del presupuesto respectivo: Determinacin del mtodo a utilizar. Por lo que se refiere a la recopilacin de informacin que puede ser observacin (introspeccin del trabajo, observacin natural o controlada), cuestionarios (de respuestas abiertas o eleccin forzosa) entrevistas (libre, dirigida o estandarizada)

Valuacin de puestos 5. Valuacin de puestos: A) Importancia, usos y limitaciones: la valuacin de puestos contribuye a evitar problemas sociales, legales y econmicos, que plantean los salarios, por la remuneracin equitativa a los trabajadores por los servicios que presta para trabajo igual, desempeando en puesto y condiciones de eficiencia iguales, corresponde salario igual (Art. 86 LFT) Contando con estructura adecuada y una poltica general de salarios, las organizaciones pueden planear sus actividades y sus costos con un grado de mayor certidumbre. B) Formacin y funcionamiento de los comits de valuacin: Es necesario familiarizar a los analistas con el mtodo que utilizaran y definir quienes intervendrn para la obtencin de la informacin. Bsicamente se ofrecen dos alternativas: analistas pertenecientes a la organizacin o analistas externos. Cuando el analista forma parte de la planta de la organizacin tiene como ventaja conocer ya a la institucin, sus problemas y sus elemento; por lo cual no enfrentar ningn problema con establecer la comunicacin necesaria. Una desventaja consiste en que al convertirse en parte integrante de la misma, puede integrarse a grupos que sientan simpata o antipata, preferencia o rechazo por otros, lo cual puede restar objetividad que resulta muy necesaria para estos estudios. En el caso de analistas externos, requerirn un perodo extra para familiarizarse con la organizacin y su problemtica, pero por otra parte podrn ser ms objetivos en sus apreciaciones ya que resultan ajenos. C) Mtodos de evaluacin (procedimientos, ventajas y desventajas). Mtodo de alineamiento: Estima de manera subjetiva o en sentido comn la importancia que en trminos generales se le da a cada puesto. Procedimiento: Se harn juegos de tarjetas (tantas como miembros tenga el comit) en las que se anotaran simplemente los puestos que se van a valuar. Ventajas: son sencillos y rpidos, son comprensibles para todos los interesados, pueden ser aceptados por los mismos con mayor facilidad, requieren un costo pequeo.

 Desventajas: toman los puestos en su conjunto, sin analizar los elementos o factores que los integran, se basan en juicios superficiales y prejuicios sobre la importancia de los puestos. Mtodo de comparacin de factores : Consiste en el ordenamiento de los puestos de la empresa, en funcin de sus factores tales como habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Procedimiento: Nombramiento de un comit determinacin de los puestos tpicos, definicin de los factores que se van a utilizar. Ventajas: estudia y analiza cada puesto, es de fcil manejo por el numero reducido de factores que emplea, elimina la rigidez. Desventajas: No es fcil de comprender por los interesados, aunque usa algunos factores, todava no permite una apreciacin correcta y amplia de la realidad. Mtodo de graduacin previa : Consiste en la clasificacin de niveles o grados de trabajo previamente establecidos. Sus etapas son : Fijacin previa de los grados de trabajo y clasificacin de los puestos dentro de los grados. Mtodo de valuacin por puntos : Se caracteriza por el ordenamiento de los puestos de una empresa. Procedimiento: Nombramiento e integracin del comit de valuacin, determinacin de los puestos tipo, fijacin de los factores, eleccin de los subfactores. Ventajas: El uso de un mayor numero de factores permite un verdadero anlisis de los puestos a valuar, el proceso es sencillo y claro , los trabajadores lo aceptan con facilidad. Desventajas: La seleccin y definicin de los factores resulta difcil y arbitraria es preciso un adiestramiento cuidadoso, exige mayor tiempo que los otros.