ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA 201014 Proyecto de Grado (Ingeniera de Sistemas) Gua de Actividades y Rbrica de evaluacin Actividad

d 14 Trabajo Colaborativo No. 3

ACTIVIDAD XIV

TRABAJO COLABORATIVO III

ISRAEL SOLORZANO SALAS COD. 7687894 Grupo: 201014_2

Tutor: Carmen Adriana Aguirre Cabrera

CCAV NEIVA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS TECNOLOGIA E INGENIERIA MAYO DE 2013

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INTRODUCCION Nosotros como futuros ingenieros debemos ser profesionales ntegros; con capacidad de liderar, coordinar y gestionar proyectos de sistemas.

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ACTIVIDAD N 1

Indagar, consultar e investigar sobre el tema de gestin de proyectos: Se debe realizar una reflexin o pasos a tener en cuenta para la administracin de un proyecto. Se sugiere tener en cuenta aspectos de planeacin, control, seguimiento, evaluacin, documentacin de proyectos. Igualmente se recomienda tener en cuenta tcnicas, procedimientos y paradigmas para gestin de proyectos.

GESTION DE PROYECTOS Entendamos Gestin de Proyectos como la planificacin, el seguimiento y el control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen en el desarrollo de cualquier proyecto (realizar un sitio web, organizar un evento, crear una biblioteca, etc.) La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Los constantes cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos avances al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organizacin. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio. Cuando se define el proyecto, uno se asegura que se tiene un entendimiento claro con el patrocinador del mismo sobre qu se debe alcanzar en el proyecto. En la etapa de planeacin se determina cmo se va realizar el trabajo. Esto implica entonces elaborar un plan para el trabajo. Se utilizan diferentes alcances, acordes al tamao del proyecto. Por ejemplo, se puede utilizar desde una hoja de papel para un proyecto pequeo, hasta soluciones sistematizadas como el Microsoft Project para proyectos ms complejos.

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Se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control. Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeacin. La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad. El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional. Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

a. Planificacin de Proyectos Informticos: Todos los das nos enfrentamos a situaciones que demandan organizacin, proyeccin o programacin. Siempre en pos de alcanzar un objetivo particular o empresarial. Planificar es trazar los planos para la ejecucin de una obra. Planificar es pensar antes de actuar, pensar con mtodos, de manera sistemtica. Visiona posibilidades, analiza ventajas y desventajas, proponerse objetivos, proyectarse hacia el futuro, etc.

La planificacin de la organizacin puede guiar el financiamiento y el apoyo a los proyectos que componen el portafolio basndose en categoras de riesgo, lneas de negocio especficas o tipos generales de proyectos como infraestructura y mejora de los procesos internos.

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La planificacin demanda identificar la problemtica a resolver, los objetivos a lograr, las variables y recursos involucrados y ver los caminos posibles para lograr solucin requerida.

Actividades de la Planificacin de Proyectos: Definir de forma clara, completa, concisa y determinativa el problema a resolver (Explicar cmo nace y se desarrolla el problema). Describir todos y cada uno de los objetivos a cumplir en el proyecto Definir el alcance del proyecto (qu se alcanza y qu no se alcanza).

Actividades de la Planificacin de Proyectos: Determinar los mbitos de intervencin Hacer planes de intervencin, para atacar las causas del problema mediante operaciones Analizar la factibilidad operativa, econmica, financiera y tcnica de la realizacin del proyecto Analizar la viabilidad poltica del plan o ver la manera de construirle viabilidad (viabilidad = factibilidad).

Qu se va a medir una vez planificado el proyecto? Su capacidad de ejecucin: Capacidad operativa Disponibilidad de recursos Flujo Financiero y costo operativo El logro de los objetivos y alcance del proyecto Tiempo de ejecucin Calidad de ejecucin.

b. Estudio de Factibilidad Antes de ejecutar un proyecto es necesario (imperante) conocer si ste es factible o viable tanto para el cliente como para el proveedor Si un proyecto se considera por alguna razn NO FACTIBLE entonces NO lo ejecute. Minimice el riesgo de la perdida planeada.

Factibilidad del Proyecto Medir la factibilidad o identificar qu tan factible es la realizacin del proyecto software es el producto bsico de la fase de planeacin del proyecto.

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No obstante, una vez se han obtenido y negociado los requisitos lnea base del sistema, es importante tomar decisiones sobre el desarrollo del proyecto y en base a ello tomar la mejor decisin correspondiente a si procede su desarrollo o implementacin. Este estudio determinar el valor definitivo del proyecto, los recursos operativos, tcnicos y econmicos que se deben de tener en cuenta para las siguientes fases de anlisis, diseo, implementacin y puesta en marcha del proyecto As mismo, los recursos definidos deben utilizarse y planearse para realizar una correcta gestin del proyecto. Importante: No siempre se hace un estudio de factibilidad, algunas organizaciones identifican o establecen la evaluacin de la capacidad de ejecucin del proyecto como un hecho que hace parte de su ejecucin. Es decir, no importa saber si es factible o no antes de iniciar la ejecucin del proyecto.

Estudio de Factibilidad Factibilidad Operativa Factibilidad Econmica Factibilidad Financiera Factibilidad Tcnica.

Estudio de Factibilidad Factibilidad Operativa Qu Recurso Humano necesario para operar el sistema? Cunto tiempo necesito el recurso operando ese recurso humano? Qu metodologa orienta el uso del recurso humano durante la ejecucin del proyecto? Actividades, roles, etc. Medir la Estimacin del Esfuerzo en horas del recurso humano requerido en el proyecto.

Factibilidad Econmica Se determinan los recursos necesarios para desarrollar, implantar y mantener en operacin el sistema planteado. Gastos operativos Gastos locativos Gastos de logstica. Factibilidad Tcnica Evaluacin de la tecnologa existente en la organizacin. Posibilidad de hacer uso de ellos en el desarrollo del proyecto Evaluacin de las necesidades tecnolgicas y la viabilidad de su adquisicin para la ejecucin del proyecto.

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Factibilidad Financiera Evaluacin de la base financiera de la empresa que va a prestar los servicios de consultora o outsourcing. Balance, activos, flujos de caja, etc. Es posible mantener en curso la empresa financieramente en caso de que el proyecto se atrase o se cancele sin previo aviso? Riesgos del Proyecto Un RIESGO es: es la vulnerabilidad de los "bienes jurdicos protegidos" ante un posible o potencial perjuicio o dao para las personas y cosas, particularmente, para el medio ambiente (wikipedia).

LA DOCUMENTACIN DE PROYECTOS Es importante para identificar ms fcilmente los aspectos y caractersticas que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentacin le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrn reconocer ms fcilmente las ventajas y desventajas, caractersticas y funcionalidades, funciones y ventajas, as como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN DE UN PROYECTO La documentacin de proyectos es importante para identificar ms fcilmente los aspectos y caractersticas que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentacin le proporciona identidad y " personalidad " a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrn reconocer ms fcilmente las ventajas y desventajas, caractersticas y funcionalidades, funciones y ventajas, as como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto. La documentacin de un proyecto debe contar con las siguientes caractersticas: Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado: Gerencial. Tcnico. Usuario. Los documentos que componen una adecuada documentacin de un proyecto deben ser los siguientes: Carpeta general o profesional. Carpeta gerencial o resumen ejecutivo. Carpeta tcnica. Plan econmico (factibilidad). Carpeta Profesional. Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orgenes sobre las que nace el proyecto, adems que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita. El

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objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementacin del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan informacin fcilmente en cualquier etapa del proyecto. Carpeta Tcnica. Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte, proveedores y equipo adicional. Su extensin depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de fichas tcnicas en donde se describe en cada una las caractersticas de cada recurso. Carpeta Econmica (Plan o Propuesta). Este documento contiene informacin relacionada con el aspecto econmico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantacin del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar ms fcilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto. Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan econmico del desarrollo del proyecto y la otra es el plan econmico para implementar el proyecto (la ms importante).

PARADIGMAS EN LA GESTIN DE PROYECTOS Dentro del avance propio de las ciencias es visible como sus distintas disciplinas han mostrado notables avances en su quehacer siendo parte de la madurez alcanzada no slo sus aspectos tcnicos sino tambin su componentes administrativos. Dichos avances muestran una evolucin, la cual no siempre es continua, pues mutan los focos de ocupacin (mainstreams) y los cambios tecnolgicos van repercutiendo tambin en lo que se va consolidando como el cuerpo de conocimiento de una disciplina.

Por otro lado, si se mira el concepto de proyecto en el mbito empresarial, ste comienza a revisarse y estudiarse en la dcada de los 50 en Estados Unidos, bajo el concepto de gestin de proyectos (projectmanagement). Como se formula en, la gestin de proyectos se ha constituido en una disciplina en s misma, pues ha desarrollado un cuerpo de conocimiento y posee un lenguaje especfico, as como una ontologa propia, habla tambin de la construccin de la gestin de proyectos como disciplina, es decir, se ha ido formando y evolucionando durante su existencia.

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Por otro lado la profesionalizacin de la gestin de proyectos ha generado una serie de organizaciones e iniciativas en torno a la promocin y establecimiento de programas de formacin acreditados por sus pares, que han colaborado con expandir la credibilidad de la disciplina y con ello la credibilidad de quienes la ejercen.

Complementa la idea anterior el aspecto de evolucin sugerido por la necesidad explcita de nuevos mtodos y modelos requeridos para la gestin de proyectos, debido a la alta complejidad que estn llegando a presentar. Otro de los aspectos interesantes mencionados en tiene relacin con los mtodos tradicionales asociados a la gestin de proyectos y de cmo estos slo se enfocan en la componente hard y cuantitativa de los datos que se manejan y que por otro lado hay evidencias claras que la componente soft deben ser tambin consideradas e incluidas, pues han probado ser tiles en modelos y tcnicas que apliquen enfoques holsticos, especficamente en ambientes de sistemas dinmicos. Recientemente, cada vez ms habitual externalizacin de determinadas funciones no estratgicas por parte de las empresas y la aparicin del paradigma "on demand" ("bajo demanda") est dando lugar a proyectos de outsourcing y outtasking. El mismo autor plantea adems la necesidad de incorporar cambios en los modelos de gestin de proyectos que integren conceptos como: uso de equipos multi-disciplinarios, integracin, uso de equipos de gestin y nuevas perspectivas que incorporan ambientes multi-proyectos y que requieran de gestin simultnea, entre otros, abriendo y justificando as nuevos focos de atencin de la disciplina. Considerando este ltimo enfoque como elemento ejemplo, podemos apreciar que, desde sus inicios hasta hoy, el avance de esta disciplina presenta al menos 3 momentos marcados con diferentes bases conceptuales y focos de aplicacin en la gestin de proyectos. Sin embargo, tanto como hemos podido averiguar, no existen trabajos previos que permitan agrupar estas tendencias como paradigmas de gestin de proyectos. Usamos aqu nuestra aproximacin desarrollada en. Los aos que se indican para la aparicin y consolidacin de los conceptos claves de cada momento son aproximaciones generales, pero hay una serie de autores que se hacen cargo de esta informacin y los primeros hallazgos indican que la agrupacin propuesta se corresponde con un anlisis global de las tendencias de la gestin de proyectos.