ASIGNACION ALOJAMIENTOS MILITARES

ARMADA NACIONAL
REPUBLICA DE COLOMBIA

Proceso: SERVICIOS Rige a partir de: 13/09/2010

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Cdigo: SER-PT-241-JOLA-V04

TABLA DE CONTENIDO Pg. 2 2 2 4 6 6 6

1. 2. 3. 4. 5 6 7.

OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO NORMATIVIDAD REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS

ELABORADO POR: CF. ALEJANDRO LOMBANA CARGO: JDEVIF- DISEG FECHA: FIRMA: ORIGINAL FIRMADO

REVISADO POR: TFAII. J. DAVID PARRA V. CARGO: EQUIPO IMPLEMENTADOR SGC FECHA: FIRMA: ORIGINAL FIRMADO

APROBADO POR: CALM. GABRIEL MERCADO R. CARGO: JEFE OPERACIONES LOGISTICAS. FECHA: FIRMA: ORIGINAL FIRMADO

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1. OBJETIVO Establecer las actividades que se deben realizar para llevar a cabo la asignacin de los alojamientos Navales al personal de Oficiales y Suboficiales de la Armada Nacional, de manera eficaz y oportuna. 2. ALCANCE El alcance de este procedimiento abarca desde la recepcin de las solicitudes para alojamiento militar y registro de stas, hasta la coordinacin de la entrega de un alojamiento deshabitado a un usuario. 3. GLOSARIO Alojamiento militar: Recinto de bien raz de propiedad de la ARMADA NACIONAL, casa o apartamento, destinado para vivienda temporal del personal militar en servicio activo, su cnyuge e hijos, durante su permanencia en la guarnicin donde est ubicado el mismo. Asignatario : Militar en servicio activo Oficial o Suboficial que ocupa un alojamiento militar junto con su cnyuge e hijos Resolucin de Viviendas: Resolucin firmada por el seor Comandante de la Armada Nacional mediante la cual se establecen normas para el manejo de los Alojamientos Militares y las Casas de Comando en aspectos como conformacin de Juntas Directivas, asignacin de los alojamientos y mantenimiento de los mismos Junta Administradora de Viviendas: rgano de carcter administrativo que se encarga del control de los aspectos presupuestales y de asignacin de los alojamientos Junta de Asignacin. Reunin de la Junta Administradora de Viviendas con el fin de efectuar la asignacin de alojamientos militares. Acta de asignacin. Documento que surge de la reunin que realiza la Junta Administradora de Viviendas para la asignacin de viviendas y en la cual se hace relacin del personal militar Oficiales y Suboficiales a los que se les aprueba la asignacin o cambio de un alojamiento militar, en razn a que cumpli con los requisitos previos Solicitud de asignacin: Solicitud escrita presentada por un militar oficial o suboficial para que le sea asignado un alojamiento militar

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Inspector de viviendas. Funcionario del Departamento de Viviendas Fiscales que tiene a su cargo un grupo de alojamientos militares. Se encarga de entregar o recibir alojamientos militares de su sector a los asignatarios de acuerdo con la asignacin

Fuerza propia. Trabajos de mantenimiento a los alojamientos que coordina el Jefe del Departamento de Viviendas con personal de planta de la Armada Nacional que ostentan especialidad en la labor que se realizar y con adquisicin de materiales efectuados a un proveedor de acuerdo con un contrato celebrado para tal fin. Asignacin de alojamiento militar. Aprobacin que realiza la Junta Administradora de Viviendas en reunin para que se le entregue a un militar Oficial o Suboficial en servicio activo un alojamiento militar, siempre y cuando haya cumplido los requisitos establecidos en la Resolucin de Viviendas Cambio de alojamiento militar. Aprobacin que realiza la Junta Administradora de Viviendas en reunin para que se le autorice a un militar Oficial o Suboficial que ya vive en un alojamiento militar para que ocupe otro el cual entregar Listado de solicitudes de asignacin. Cuadro comparativo del personal Militar que solicita asignacin de alojamiento militar en el cual se tiene en cuenta para cada solicitante: Su antigedad en orden general, de acuerdo con el escalafn al que pertenece (Oficial o Suboficial), puntaje, unidad donde se encuentra, nmero de hijos. Escalafn. Listado que origina la Direccin de Personal de la Armada Nacional en el cual se encuentran relacionados todos los militares al servicio activo de la Armada Nacional dentro de su categora Oficiales o Suboficiales en los cuales se encuentra informacin de cada uno, entre otros: Grado, especialidad, nombres y apellidos, cdigo, nmero de cdula, fecha de ingreso al escalafn y unidad donde se encuentra. De acuerdo con la fecha de ingreso como Oficial o Suboficial se le otorga un nmero de orden dentro de su categora (Oficial o Suboficial) y un nmero de orden dentro de su grado. Puntaje: Requisito que se tiene en cuenta para asignacin de alojamiento militar. Se otorga un punto al solicitante de alojamiento, por cada ao que lleva al servicio de la Armada Nacional, de acuerdo con lo establecido en la Resolucin de Viviendas. En el caso de los seores Oficiales que fueron suboficiales, adicionalmente, se les otorga medio punto por cada ao de su tiempo como Suboficial

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4. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO

FLUJO GRAMA
INICIO RECIBO SOLICITUD Y REGISTRO

RESPONSABLE

DEVIF - DISEG

REGISTRO VIVIENDAS DISPONIBLES

DEVIF

DESCRIPCIN Recibe la solicitud de vivienda fiscal (SER-FT-382JOLA-V03), y registra al solicitante en el listado general de solicitudes (SER-FT-367-JOLA-V03), teniendo en cuenta orden de antigedad general del escalafn al que pertenece (Oficiales o Suboficiales) y puntaje. Lleva registro de las viviendas desocupadas o prximas a ser entregadas por parte de los asignatarios a las cuales se les realiza mantenimiento general antes de ser entregadas a nuevos asignatarios y se prepara la junta de asignacin de viviendas. Formato propuesta de

adjudicacin (SER-FT-386-JOLA-V03)
VERIFICACIN REGISTRO DE VIVIENDAS DISPONIBLES

DEVIF

Verifica disponibilidad de acuerdo con los alojamientos militares desocupados a la fecha por traslados rutinarios o retiros y los que sern deshabitados por personal saliente del mismo Plan de Traslados. Proyecta plan mantenimiento de alojamientos militares que quedarn disponibles por traslado de los asignatarios. Verifica el listado de solicitudes de asignacin existente a la fecha de expedicin del Plan de Traslados al cual incluir el personal que llega a la guarnicin acuerdo el mismo Plan, teniendo en cuenta el orden estricto por antigedad con base en el escalafn y puntaje de acuerdo con lo establecido en la Resolucin de Viviendas.

PLAN MANTENIMIENTO

DEVIF

VERIFICACIN SOLICITUDES DE ASIGNACIN

DEVIF

PROPUESTA DE ASIGNACIN A

DEVIF

Elabora propuesta asignacin de alojamientos militares. Para lo cual coordina telefnicamente con los solicitantes. Propuesta adjudicacin (SER-FT-386-JOLA- V03)

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FLUJO GRAMA
A ANLISIS DE LA PROPUESTA

RESPONSABLE

DESCRIPCIN La Junta Administradora de Viviendas Fiscales se rene para analizar la propuesta de asignacin. Con base en lo establecido en la Resolucin de Viviendas para lo cual aprueba o solicita modificar la propuesta La Junta Administradora de Viviendas Fiscales aprueba la propuesta final, mediante la firma de un acta de la Junta de asignacin de viviendas.(SER-FT-371-JOLA-V02) Mediante oficio o telefnicamente se informa de la asignacin o cambio de alojamiento al nuevo asignatario, con el fin de coordinar la fecha y hora en que comenzar a hacerse cargo del alojamiento asignado. Teniendo en cuenta la proyeccin inicial, si el alojamiento militar se encuentra an habitado, el inspector de la zona correspondiente al alojamiento, coordinar la recepcin del mismo, lo cual se formalizar mediante el diligenciamiento del formato "Recepcin de vivienda". (SER-FT-376-JOLA-V04) Hace verificacin del estado del inmueble, inventario y servicios. Utiliza el formato SER-FT-545-JOLA-V02) Enva relacin a la Divisin de Nminas de la Direccin de Personal Armada Nacional la novedad de la suspensin de descuento del asignatario que entreg el alojamiento militar y del inicio de descuento del asignatario que recibi el alojamiento militar. Despus de recibido el alojamiento militar. El Jefe del Departamento de Viviendas Fiscales coordinar el mantenimiento del alojamiento militar. Si es con fuerza propia el inspector se encarga de coordinar personal que realizar el mantenimiento y que se efecten los trabajos de mantenimiento y tramita ante el Departamento de Administracin el pedido de material necesario Si el alojamiento militar se encuentra deshabitado. El inspector proceder a coordinar fecha y hora de entrega del alojamiento militar al nuevo asignatario , debido a que ya se le ha efectuado mantenimiento con algn tiempo de anticipacin

JUNTA DE ASIGNACION

APROBACIN DE LA PROPUESTA

JUNTA DE ASIGNACION

INFORME DE ASIGNACIN DE ALOJAMIENTO

DEVIF

COORDINACIN DE LA RECEPCIN DEL ALOJAMIENTO

INSPECTOR DEVIF

INFORME DIVISIN DE NMINAS

AUXILIAR ADMON

COORDINACIN DEL MANTENIMIENTO

DEVIF INSPECTOR DEVIF

COORDINACIN ENTREGA

INSPECTOR DEVIF
FIN

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5. NORMATIVIDAD Resolucin 803 del 06 de diciembre del 2010 6. REGISTROS Formato acta de compromiso de alojamiento(SER-FT-742-JOLA-V02) Acta de entrega de viviendas fiscales (SER-FT-369-JOLA-V04) Formato acta de recepcin vivienda (SER-FT-376-JOLA-V04) Formato acta de adjudicacin (SER-FT-371-JOLA-V02) Solicitud Alojamiento militar (SER-FT-367-JOLA-V03) Formato listado solicitudes (SER-FT-382-JOLA-V03) Formato propuesta de adjudicacin (SER-FT-386-JOLA-V03) Inventarios vivienda fiscal (SER-FT-545-JOLA-V02)

7. CONTROL DE CAMBIOS

CAMBIO NUMERO 1

FECHA DEL CAMBIO DIA 13 MES 09 AO 2011

CAMBIO REALIZADO

PGINA

ACTUALIZACION REGISTROS