AUDITORIA DE GESTIN Y OPERACIONAL A LA EMPRESA INDUSTRIA X S.A.

INTRODUCCIN De acuerdo con la Programacin de Actividades de la Asesora de Auditoria Interna de Gestin y Auditora Interna Operacional para el ao 2001 y 2002, durante los meses de Marzo, Abril y Mayo se llevo a cabo la evaluacin a la Empresa INDUSTRIA X S.A.

OBJETIVO Evaluar la forma de funcionamiento actual de la empresa, en aspectos tales como defectos en la operacin, problemtica presentada en las diferentes reas, efectos de los mismos en la operacin, aplicacin de la gestin a nivel gerencial, criterios y polticas internas para su funcionamiento.

CRITERIOS Se tomaron como referencia la crtica del departamento anterior de Auditora Interna, las polticas, procedimientos, documentos y registros con los que cuenta la empresa INDUSTRIA X LTDA para su funcionamiento.

METODOLOGIA Durante la evaluacin se realizaron entrevistas a las personas responsables y/o designadas para cada rea y se revisaron los documentos y registros que soportan el funcionamiento de las mismas. DESARROLLO Entre los meses de Marzo, Abril y Mayo de 2003, se llev a cabo la evaluacin a la empresa INDUSTRIA X LTDA., haciendo nfasis en el funcionamiento operacional de las diferentes reas, verificando la gestin realizada en cada una de ellas.

A continuacin se resumen los principales aspectos evidenciados durante la Auditora efectuada: 1. Eficiencia y Cumplimiento Operacional General 1.1 Identificacin y Valoracin de la problemtica presentada. Con la revisin efectuada se pudo establecer que la empresa desde su creacin presenta una falta de organizacin, puesto que no se realizo un estudio tanto de mercado como de viabilidad para as poder tomar una buena decisin. No posee una estructura organizacional definida, se encontr que de igual manera falta un manual de funciones y de operaciones que permite la confusin tanto de cargos como de responsabilidades. Las polticas de la empresa no se encuentran definidas por la misma sino que est a merced del gerente que se encuentra a cargo, siendo esta otra problemtica representativa para el adecuado flujo de la operacin. La comunicacin interna no es la adecuada, puesto que se designan responsabilidades sin nombramientos, las cuales tampoco se hacen pblicas, entorpeciendo as el engranaje de la operacin entre todas las reas, obstruyendo una pronta reaccin a los inconvenientes presentados en cualquiera de ellas. En cuanto a las polticas financieras se determino que no constituyen un buen desarrollo, ya que no permite un acceso rpido y vers a la informacin de la empresa y se queda corta en cuanto a distribucin de los recursos de la misma. Debido a la falta de estrategia y organizacin de la empresa su crecimiento no tiene buenas bases, dejando as vacios que pueden ser perjudiciales a futuro. Se verifico que las polticas de reclutamiento permiten generar un buen margen de empleo a las personas con menos oportunidades laborales, gracias a su empeo por capacitar directamente al personal recibido. Posee varios canales de distribucin que permite cubrir parte importante del mercado, su pauta publicitaria se concentra en un solo sector, dejando de lado otros posibles mercados. Existen debilidades derivadas del proceso contable y la forma como presentan la informacin de los estados financieros. 1.2 Verificacin de las funciones relacionadas con el rea de compras. Se determino que el mayor detonante de las falencias presentadas al momento de abastecer la empresa con los insumos necesarios para su operacin, se encuentra en la programacin inadecuada para la solicitud de los mismos.

Genera un mayor gasto al estar limitado a un grupo de proveedores, perdiendo los beneficios otorgados por otros. Adicionalmente, el cambio de proveedores no solo genera un incremento en los costos, tambin abre la posibilidad que la calidad del producto no sea la misma y por el contrario genere una problemtica mayor al tener que devolver el producto; o bajar la calidad del elemento producido. El rea no cuenta con una base de datos completa de los proveedores del gremio, situacin que bloquea la fluidez de sus funciones. Su fortaleza se encuentra en el adecuado manejo de las importaciones. 1.3 Verificacin de las funciones del rea de Produccin. 1.3.1. Levantamiento de procesos de produccin No se encontr establecido un equipo y un proceso de planeacin para la produccin, en este proceso por lo cual se constata que no hay un levantamiento de procesos ni tiempos para cada perodo (solo hay el presupuesto del ao, pero no se dictamino que dependiendo del tipo de industria se puede manejar por ao, mes, semana, da o turno): qu se va a producir, cunto se va a producir, en qu orden o secuencia, cunta materia prima es necesaria para esta produccin, cunto se debe ordenar y cuntos recursos sern utilizados. Por lo cual no se ha hecho un control interno que ayude a llevar el cronograma y la programacin de las rdenes. Este proceso no se percibe la definicin de los siguientes elementos. - Misin: tomando como base lo que somos ahora establece lo que aspiramos ser. - Factores crticos de xito: nos permite identificar aquellos elementos necesarios para alcanzar la misin que hemos definido. Por ejemplo, pueden ser considerados factores crticos de xito la imagen profesional que proyectan individual y grupalmente los auditores, la calidad del personal, etc. - Fuerza y debilidades: se debe tener comprensin de nuestras fuerzas y debilidades en relacin a las expectativas de la gerencia y a las necesidades percibidas para alcanzar los factores crticos de xito. - Oportunidades y amenazas: stas provienen para este caso, fundamentalmente de las innovaciones tecnolgicas debiendo capitalizarlas o evitarlas segn sea el caso. - Objetivos y metas: son aquellos logros a largo plazo hacia los cuales se dirigen

los esfuerzos para que la misin no quede en el mbito de las intenciones. - Estrategias: define como se va a lograr los objetivos bsicos de la auditora. - Plan de accin: en este aspecto culmina formalmente el planeamiento estratgico. Se fijan las acciones necesarias para aplicar las estrategias y conjuntamente con ellas se definen las responsabilidades, los recursos necesarios, los plazos y logros esperados. Por medio de los diagramas de flujo, se resaltan las reas donde los procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad. No existen un levantamiento de procesos o diagramas de flujo para ser utilizados y poder observar el control y el curso que se le requiere dar al producto en proceso para llegar al terminado. - Un diagrama en bloque, que proporcionar una visin rpida del proceso que se debe de manejar para el producto no est actualizado. - Diagrama de flujo funcional, que muestra el flujo de proceso entre reas no existe ya que no hay una comunicacin ni divisin de departamentos y funciones. No se encontr los ndices o estndares para la evaluacin de la eficiencia, como por ejemplo:

De produccin de bienes o servicios; De trabajo realizado en un periodo de tiempo; De costo por unidad de bien o servicio producido Pasos a seguir para planear la produccin

1.3.3.

A continuacin se presenta una gua para planear la produccin: PASO UNO: PASO DOS:

Defina el perodo para el cual va a planear la produccin. Calcule la produccin requerida.

Conociendo la cantidad estimada de productos a vender, defina el nmero de unidades por producto a producir en el perodo. Tenga en cuenta si se tienen existencias de ellos, como tambin el nmero de unidades que se acostumbra a tener en inventario. Empresa: _________________________________________ Producto: _________________________________________ Produccin

requerida/Perodos Produccin requerida Nmero de unidades estimadas en ventas (+) nmero de unidades en inventario al finalizar el perodo Total unidades disponibles (-) nmero de unidades en inventario al iniciar produccin Total unidades a producir

PASO TRES: Calcule las necesidades de materia prima. A continuacin se calculan las necesidades de materia prima para llevar a cabo la produccin. Utilice el siguiente cuadro: Empresa:_____________________________ Producto:_____________________ Perodo:_________________ Materia Prima Requerida: Lista de materia prima Cantidad total de Cantidad necesaria Nmero de materia prima por producto unidades a producir requerida

PASO CUATRO: Clculo de la necesidad de mano de obra, maquinaria y equipo. Se puede determinar, en forma global, con base en la experiencia de perodos pasados. Clculo de la produccin requerida. Empresa:_______________________________

1.3.3.

C Producto:_______________________________ o Octubre Noviembre n Perodos Produccin requerida l a Nmero de unidades a estimadas en y ventas u (+) d nmero de unidades en a inventario al finalizar el perodo d

Diciembre

Total e unidades disponibles l (-) nmero de unidades 3 en . inventario al iniciar produccin Total unidades a producir

Clculo de las necesidades de materia prima Con base en el consumo de materia prima de los meses anteriores, se calculan las necesidades para la fabricacin del siguiente mes. Empresa:________________________________ Producto:________________________________ Perodo:_________________________________ Materia prima requerida Lista de materia prima Cantidad necesaria por producto Nmero de unidades a producir Cantidad total de materia primera requerida

El clculo de materia prima para los meses de noviembre y diciembre se efecta de la misma manera que el de octubre.

1.3.4. Clculo de las necesidades de mano de obra, maquinaria y equipo

Con base en la experiencia de perodos anteriores, Pepe considera que con la maquinaria y equipo que tiene y con 4 operarios puede cumplir con la produccin estimada.

1.4. Verificacin de las funciones relacionadas con el rea de ventas. Los presupuestos solicitados no tienen unas bases para lograrse, la comunicacin interna sigue siendo un problema pero esta vez esta afectando con mayor fuerza el adecuado desempeo de la empresa. El inadecuado manejo de los inventarios esta restringiendo en gran parte el acogimiento de los clientes, a lo cual se suma el incumplimiento en las entregas. Los canales de distribucin no fueron bajo un estricto estudio, no estn a la vanguardia de la informacin del gremio, la publicidad est centralizada, obstruyendo as la posibilidad de crecer. 1.5. Verificacin de las funciones relacionadas con el rea de personal. La mayor problemtica se encuentra en la falta de planeacin por parte de las reas que estn requiriendo el personal. No hay un sistema coherente para evaluar y determinar los incrementos de los salarios, a su vez los programas de capacitacin no cubre las necesidades de la operacin. La forma de pago permite cabida al error pues no es adecuado manejar mltiples formas de pagar a los empleados, tambin se encontr de nuevo que el presupuesto se quedo corto para la contratacin de empleados. Es importante bajar los ndices de accidentalidad y cambiar presupuesto entre un informe y otro. el tiempo delos

2. Revisin Documentos de las diferentes reas. En las reas de Trabajo auditadas, se revis la documentacin mnima requerida segn las polticas internas de la empresa, encontrando lo siguiente: - En rea de Contabilidad se esperaba encontrar los papeles de trabajo correspondientes al periodo inmediatamente anterior, para as realizar una comparacin del comportamiento del periodo. La forma como se estn presentando los estados financieros, muestra una falta de organizacin en el proceso de recopilacin de informacin, de igual forma la distribucin de la misma.

-Para el rea de compras, se determino la falta de documentacin tal como cotizaciones y listados desactualizados de proveedores; en cuanto a las importaciones la documentacin se encontr al da. Al auditar los documentos requeridos en el rea de produccin, no se encontr mayores observaciones, mientras que en la parte de ventas se evidencio que en los puntos de ventas haca falta los documentos que soportan el adecuado manejo de los inventarios. Verificando la documentacin mnima requerida en personal, se determino que faltaba en casi un 100%, las carpetas correspondientes a cada empleado. En general la empresa no cuenta con un adecuado manejo de la documentacin mnima necesaria para realizar la operacin de una manera efectiva y eficaz.

3. Observaciones y Recomendaciones Se llev a cabo una evaluacin de las Actividades de Control identificadas por los diferentes procesos de la empresa, con el fin de establecer su adecuada asociacin a un adecuado desempeo de la misma. A continuacin se resumen los principales aspectos observados, tanto a nivel general como a nivel individual (por rea): Para empezar la empresa debe realizar un estudio de mercado, observar y verificar el nivel competitivo actual, determinar los cambios estratgicos a realizar en cuanto a la estructura de sus edificios y la ubicacin de los puestos de trabajo en los mismos, es imperativo redefinir las diferentes polticas de direccionamiento de la empresa iniciando por la gerencia general. Continuar su reestructuracin determinando los cuadros directivos, definiendo un organigrama basado en una adecuada distribucin de las funciones de cada rea, reflejado en los manuales de funciones entregados y difundidos entre el personal, complementados con los respectivos manuales de procedimientos que permitan proveer y cubrir las debilidades encontradas. Es necesario realizar un acompaamiento a las reas administrativas y de produccin sin dejar de lado los vacios encontrados en la gestin de ventas. Las recomendaciones dadas para las diferentes reas son: 3.1. rea de Produccin. Para lograr un desempeo eficiente y eficaz en esta rea, es necesario implementar un sistema que permita realizar una programacin adecuada para los

insumos requeridos en el rea, de esta forma no incurriremos en los defectos encontrados en la operacin y no se parara la ejecucin de los procedimientos. Luego de tener definidas las responsabilidades se sugiere realizar un diagnostico a fondo que permita determinar la cantidad de personal requerido para realizar los diferentes procesos necesarios en la elaboracin de los productos. La distribucin de los puestos de trabajos debe estar de acuerdo al tipo de materia prima que se va a procesar, de igual forma al manejo adecuado para el empaque y entrega de los productos. Adicionalmente, es importante implementar un plan de contingencia para cubrir momentneamente las deficiencias que se puedan presentar a nivel de maquinaria y de labores operativas. 3.2. rea de Compras. Se determino la necesidad de realizar un sondeo de los posibles proveedores y los beneficios que ofrecen, los cuales incluyen tiempo de entrega, economa y calidad de producto. Los funcionarios deben seguir plenamente el manual de operacin respectivo en cuanto al estudio de los proveedores; los requerimientos se harn de acuerdo a la programacin solicitada por el rea de Produccin, con el fin de no incurrir en retrasos que perjudiquen la operacin. 3.3. rea Financiera. Al encontrar tantas falencias en esta rea se determina que es necesario realizar un cambio total en la aplicacin de las polticas actuales, realizando una mejor planificacin financiera, esto con el fin de reorganizar la repercusin que se tiene sobre otras reas. El presupuesto se sugiere sea entregado semestralmente, las polticas del manejo de la cartera se puede reducir a 30 das, ya que de esta forma la liquidez de la empresa ser mayor. Para el estudio de crdito en cuanto a nuevos clientes, se debe reducir el tiempo utilizado, asignando unos parmetros especficos que beneficien a los clientes; en el caso de la autorizacin de los crditos se debe designar al asistente de la gerencia para ayudar en las autorizaciones y as no dejar que se represen tanto. El manejo de los estados financieros debe realizarse de una forma reordenada, permitiendo compilar la informacin de una forma menos extensa y de fcil revisin permitiendo tener una base comparativa. Es imperativo revisar los acuerdos comerciales con los proveedores actuales, para no interferir en los pagos y as retrasarla produccin, en cuanto a los

negocios internacionales, se debe tener en cuenta las polticas de financiamiento y los estndares de calidad solicitados.

3.4. rea de Personal. Se recomienda verificar los efectos dados por las polticas actuales, en cuando a los empleados siempre va a ser importante una constante capacitacin del personal sin discriminar el tiempo que lleve en la empresa, los incentivos permiten mejorar el clima laboral y de esta forma repercute en la eficiencia de la produccin y desempeo en general para todas las reas. Las campaas de salud ocupacional son de vital importancia, pues les ensea a los empleados los riesgos latentes en cuanto al desempeo de su labor, crear una cultura organizacional es una de las etapas ms importante en la empresa. Se sugiere revisar las polticas actuales e incluir aquellas que permitan mejorar la calidad de vida del trabajador, como promocin interna y valorar el trabajo realizado. 3.5. Area de Ventas. En este caso sede tener en cuenta la variacin en cuanto a la proyeccin que requiero de la empresa, esto con el fin de manejar un presupuesto coherente a las cifras entregadas el ao o semestre inmediatamente anterior. La distribucin de los productos debe coordinarse con el rea de produccin, con el fin de evitar la falta de surtido; se determina reorganizar el manejo de los inventarios y aplicar el manual de procedimientos. La evaluacin consignada en el presente informe, se pone en conocimiento del La Junta Directiva para sus comentarios, aclaraciones y observaciones. Las acciones correctivas, preventivas o de mejora a que haya lugar, se deben formular de conformidad con los procedimientos correspondientes y de ser necesario, se concertaran en mesa de trabajo entre el responsable del proceso auditado y el profesional de Control Interno que adelant la auditora. En caso de no generarse observaciones frente al Informe dentro del plazo establecido, ocho (8) das hbiles, ste se considerar aceptado. Elabor: MARIA ALEJANDRA VILLAMIZAR DIANA PATRICIA MORENO MORENO EMMA JAQUELINE PALACIO ANDREA DEL PILAR Estudiantes Auditoria I Aprob: