Sunteți pe pagina 1din 59

TEME Proiect Practica : 1 Auditul utilizrii i dezvoltrii resurselor umane

2. Auditul relaiilor de munc

AUDITULUI GESTIUNII RESURSELOR UMANE prezentat in cadrul acestei lucrari


Pe acelasi model al 1 a) b) c) d) e) f) Auditul utilizrii i dezvoltrii resurselor umane cuprinde: analiza posturilor i planificarea resurselor umane recrutarea, selectia si integrarea resurselor umane evaluarea performantelor resurselor umane training-ul (formarea profesional continu) resurselor umane cariera resurselor umane evaluarea posturilor, analiza gradului de satisfactie si de motivare precum si politica de compensaii i beneficii a resurselor umane Auditul relaiilor de munc cuprinde respectarea prevederilor legislaiei muncii n urmatoarele domenii: politicile si procedurile vizand sntatea i securitatea n munc programe de paz i protecie analiza si soluionarea situatiilor conflictuale din companie respectarea drepturilor i obligaiilor angajailor politica de personal

2 a) b) c) d) e)

AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE N CADRUL S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L.
CUPRINS Introducere...............................................................................................................................3 CAPITOLUL I. Delimitri conceptuale aferente auditului resurselor umane............................4 1.1.Diferite abordri ale auditului gestiunii resurselor umane.................................................4 1.2.Consideratii generale asupra activitilor auditului resurselor umane...............................6

CAPITOLUL II. Auditul gestiunii resurselor umane n cadrul SC RINF Outsourcing Solutions SRL 2.1. Date despre compania auditat...........................................................................................7 2.2 Principiile profesionale respectate de ctre echipa de auditori .......................................9 2.3. Probele de audit utilizate...................................................................................................10 2.4. Sistemul referenial de raportare ale auditului gestiunii resurselor umane......................12 2.5.Etapele parcurse n pregatirea, desfasurarea i implementarea auditului.........................16 2.5.1. Culegerea informaiilor calitative i cantitative....................................................16 2.5.2. Evaluarea informaiilor.......................................................................................22 2.5.3 Analiza rezultatelor.................................................................................................22 2.5.4 Planificarea aciunii...............................................................................................23 CAPITOLUL III. Raportul de audit 3.1. Lista centalizatoare a obiectivelor auditabile....................................................................25 3.2. Programul interveniei la faa locului...................................................................................27 3.2.1.Testul nr.1...........................................................................................................31 3.2.2.Testul nr.2...........................................................................................................34 3.2.3.Testul nr.3.............................................................................................................37 3.2.4.Testul nr.4..............................................................................................................40 3.2.5.Testul nr.5.............................................................................................................43 3.2.6.Testul nr.6..............................................................................................................46
2

3.3. Puncte forte ale activitii gestiunii resurselor umane.........................................................49 3.4. Puncte slabe ale activitii gestiunii resurselor umane......................................................49 CAPITOLUL IV. CONCLUZII I RECOMANDRI..............................................................50 Bibliografie...............................................................................................................................53 Introducere
n complexul domeniu al resurselor umane, auditul intern are scopul de a verifica toate

procesele i procedurile de activitate privind: angajrile n cadrul companiei, avansarile, continuitatea n munca, dezvoltarea carierei, instruirile i evaluarile profesionale, recompensele i sanciunile aplicate, pensionrile, modurile de stabilire i aducere la indeplinire a responsabilitailor i atribuiilor de ctre personalul angajat. De asemenea, auditul intern al gestiunii resurselor umane poate demonstra performana rezultatelor obinute, riscurile, strategiile, planificarile, obiectivele, metodologiile, instrumentele utilizate n legatur cu acest domeniu, indicatorii de activitate i rezultate. Obiectivele auditului intern trebuie dezvoltate n acord cu principiile pe baza crora se desfaoar activitile managementului resurselor umane: angajaii sunt baza eficacitii i eficienei dezvoltarii unei companii; administrarea resurselor umane este responsabilitatea acestor autoriti; activitatea managementului resurselor umane influeneaz toate tranzaciile unei organizaii. Existena procedurilor de activitate actualizate, clare i bine stabilite este necesar, precum i stapnirea riscurilor i vulnerabilitilor din aceast arie, conformarea fa de cadrul legislativ. Scopul unui audit de Resurse Umane este de a evalua eficiena funciei de resurse umane i pentru a asigura respectarea de reglementare. Auditul poate fi realizat de oricine cu suficient experien in domeniul Resurselor Umane. Avnd experien de lucru n mai mult de o companie este un plus, deoarece ofer auditorului o perspectiv mai larg. Exist un avantaj de a avea de audit efectuat de ctre un consultant extern. Deoarece consultantul extern are mai puine prejudeci cu privire la organizarea i are mai puin interes personal n rezultatul dect un angajat al companiei, consultant extern poate fi mai obiectiv. Din cauza multitudinii de legi care afecteaz fiecare etap a procesului de ocupare a forei de munc, este extrem de important pentru un angajator s revizuiasc n mod regulat politicile i practicile de reglementare pentru a asigura o conformitate, n scopul de a evita potenialele amenzi. Un audit al resurselor umane poate asigura, de asemenea, c politicile i procedurile de organizare sunt corecte i coerente i in acelai timp se poate consolida satisfacia angajailor. Obiectivul auditului acestei categorii ar trebui s fie identificarea i definirea aspectelor ce necesit o atenie sporit i realizarea de recomandri competente i pertinente n vederea obinerii de unei gestiuni eficiente a resurselor umane.

De asemenea, toate aceste eforturi necesit n primul rnd nelegere, apoi aprobare din partea managementului de nivel superior i mediu i n cele din urm implementarea. Din perspectiva minimizrii deficienelor practicilor de resurse umane, se urmresc aspectele diagnosticului i avantajele strategice ale unui audit de resurse umane cuprinztor. Mai multe organizaii au baza acestor elemente. Un management contiincios va recunoate, n mod normal, importana i valoarea, precum i motivele actualizrii politicilor i procedurilor pentru a ncorpora rezultatele unui audit. CAPITOLUL I. Delimitri conceptuale aferente auditului resurselor umane 1.1. Diferite abordri ale auditului gestiunii resurselor umane Auditul resurselor umane a aprut i s-a dezvoltat att pe plan mondial, ct mai ales n tara noastr relativ recent, fiind implementat ndeosebi la nivelul companiilor transnaionale, multinaionale, dar i al celor naionale mari. Treptat nsa, auditul resurselor umane este adoptat i implementat i la nivelul organizaiilor de dimensiuni mijlocii i chiar mici, fiind un instrument de control, care a devenit necesar pentru luarea de decizii fundamntate n ceea ce priveste personalul, n acord eu obiectivele globale ale companiei. Dei este un domeniu i o activitate practic relativ nou, auditul resurselor umane cunoate deja o serie de conceptualizri i definiii, n continuare analiznd unele dintre ele. "Auditul este un domeniu care se bazeaz pe un cadru de referin recunoscut n lumea ntreag, chiar dac, din cauza varietailor mediilor de referin n care este practicat, acesta trebuie s se adapteze pentru a lua n calcul particularitile legislative i de reglementare ale fiecrei ari, regulile specifice care guverneaz anumite sectoare de activitate sau pur i simplu marimea i cultura organizatiilor".1 ntr-o alt accepiune, auditul resurselor umane este considerat ca "o activitate desfaurat de profesioniti n domeniul resurselor umane din interiorul sau exteriorul organizatiei, care colecteaz i evalueaz probe legate de gestionarea resurselor umane din cadrul organizaiei, n vederea exprimrii unei opinii independente privind comparaia dintre aspectele observate si cele prestabilite, raportate la respectarea i aplicarea unui criteriu de calitate anterior definit."2 Potrivit analizei specialistului american n domeniu V.M. OReilly, auditul este definit ca privind aciunile i evenimentele cu caracter economic i nu numai, n vederea aprecierii gradului de conformitate al acestor afirmaii cu criteriile prestabilite de auditor, precum i de comunicare a rezultatelor ctre utilizatorii interesai. Auditul de resurse umane are o natur funcional i, n general, este mai restrns dect un audit de management. Pe de alt parte, auditurile funcionale sunt intensive i specializate pe un singur
1

Mitea, A. (coord.), Auditul de sistem n institutiile publice, Ed. Administratei si Internelor, Bucuresti 2006, p.14 Marin I., Auditul Resurselor Umane, Editura Economica, Bucuresti, 2011, p. 50

domeniu, cu cteva subdomenii. n plus, auditul resurselor umane necesit, de regul, mai mult timp dect un audit general de management. Derivat din monitorizarea rezultatelor activitii resurselor umane, auditul a evoluat n timp i a devenit o funcie de baz a managementului resurselor umane. Pe lng faptul c reuete s releve adevratele dimensiuni ale activitii resurselor umane, auditarea l ajut pe manager n toate etapele procesului de conducere, deciziile rezultate din informaiile furnizate de audit fiind bine fundamentate. Prin auditul resurselor umane se nelege un complex de activiti de monitorizare i colectare de informaii care l asigur pe manager c activitile desfurate se deruleaz conform planificrii, msurnd progresul ctre obiectivele propuse i detectnd deviaiile de la plan pentru a lua msuri corective. Auditul resurselor umane este o evaluare sistematic a punctelor forte, limitrile, i nevoile de dezvoltare ale sale resurse umane existente, n contextul performanei organizaionale (Flamholtz, 1987). Auditul gestiunii resurselor umane " msoar capacitatea resurselor umane i eficiena n circumstanele date i gradul de utilizare al capacitii resurselor umane i eficiena n circumstanele date i gradul de utilizare al resurselor umane n cel mai bun posibil mod s conduc organizaia "(Abdulaziz Arain, 2001) Auditul are ca scop ncurajarea managerilor profesioniti i a directorilor de a dezvolta propriile metode de msurare de performan n raport cu obiectivele i obieciile dezvoltate din experiena i nevoile lor de in funcie de unitatea proprie, departament i sector. Executivii sunt ncurajati s revizuiasc, s adapteze i s aplice diverse metode de diagnostic, care sunt cele mai potrivite situaiei lor proprii "(Willion B. Werther & Keith Davis, 1996). Auditul este una dintre metodele de colectare de informaii concrete de gestionare a controalelor i activiti bazate pe o evaluare imparial a unor dovezi obiective, mai degrab dect opinia subiectiv " (Willion B. Werther & Keith Davis, 1996). Aceast analiz va obliga directorii executivi la clarificarea si nelegerea cu privire la modul n care capitalul uman este utilizat i evaluarea valoarii acestuia in cadrul organizatiei. (Boudreau & Ramstad, 1997). Auditul resurse umane n domeniul su de aplicare este dincolo de auditul convenional, audit de resurselor umane este mai clar definit ca "o metoda de a evalua eficiena resurselor umane la toate nivelurile n ntreaga organizaie, n scopul de a verifica dac gestiunea este de regularitate si conformitate, i se recomana eficacitatea sa n cazul n care nu este cazul "(Willion B. Werther & KeithDavis, 1996). Auditul resurselor umane trebuie considerat un instrument de diagnostic pentru identificarea punctelor forte i a punctelor slabe ale unei organizaii. Un audit eficient poate fi folositor prin stimularea gndirii constructive, identificarea aspectelor pozitive i a deficienelor organizaionale, precum i prin furnizarea de recomandri pentru ameliorare(Irinel Marin, 2004) Auditul este un control calitativ general, o verificare a activitilor resurselor umane la nivelul unui compartiment sau al ntregii organizaii, ct i a modului n care acesteactiviti sprijin strategia organizaiei.

1.2.Consideratii generale asupra activitilor auditului resurselor umane Cuvntul audit provine din verbul latin audire a asculta. Conceptul de audit de management a aprut n literatura de afaceri cu cel puin 30 de ani n urm. Totui, domeniile generale i ntrebrile specifice coninute n cele mai recente audituri de management au aparinut marilor corporaii (General Motors, Du Pont, Sears, I.B.M., Procter & Gamble i Esteman Kodak). De atunci, auditurile au continuat s fie folosite, cu cteva modificri de structur, dar mai ales de ctre marile corporaii i unele agenii guvernamentale. Auditul de resurse umane are o natur funcional i, n general, este mai restrns dect un audit de management. Pe de alt parte, auditurile funcionale sunt intensive i specializate pe un singur domeniu, cu cteva subdomenii. n plus, auditul resurselor umane necesit, de regul, mai mult timpdect un audit general de management. Prin auditul resurselor umane se nelege un complex de activiti de monitorizare i colectare de informaii care l asigur pe manager c activitile desfurate se deruleaz conform planificrii, msurnd progresul ctre obiectivele propuse i detectnd deviaiile de la plan pentru a lua msuri corective. Auditurile trebuie efectuate cu scopul de a determina dac diferite elemente ale subsistemului sunt eficiente pentru realizarea obiectivelor stabilite de conducere. Ideea de baz care ne preocup n formularea unui model n domeniu este aceea c auditul resurselor umane evalueaz activitatea resurselor umane dintr-o organizaie, cu scopul de a mbunti activitile respective. Auditulfurnizeaz feed-back-uri referitoare la funcia de personal, la modul n care sunt desfurate activitile acestei funciuni. Cteva dintre avantajele3 pe care le ofer auditul resurselor umane sunt prezentate, dup cum urmeaz: evideniaz contribuiile departamentului de resurse umane n cadrul organizaiei; mbuntete imaginea profesional a departamentului resurse umane; ncurajeaz asumarea de responsabiliti mai mari n cadrul aceluiai departament; descoper problemele critice ale resurselor umane; reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace. Un audit de resurse umane evalueaz activitile de resurse umane derulate ntr-o organizaie. Avnd la dispoziie aceste informaii, managerul de resurse umane poate elabora planuri care s asigure o mai bun contribuie a activitilor de resurse umane la realizarea obiectivelor organizaionale.
3

Marin I. Auditul Resurselor Umane-funcie de baz a managementului resurselor umane, 2004

CAPITOLUL II. Auditul gestiunii resurselor umane n cadrul SC RINF Outsourcing Solutions SRL

2.1. Date despre compania auditat RINF Outsourcing Solutions face parte din RINF Group International, fiind o companie de consultan infiinat in 2003 cu activitate internaionala n CEE si US. Domeniul principal de activitatea al firmei este :consultan n tehnologia informaiei. Prezent pe piaa din Romania din ianuarie 2006 i cei peste 100 de consultani romni implicai n proiectele RINF Romania i RINF International fac din aceas companie. RINF deine n prezent peste 30 de proiecte tehnice n Romania finalizate cu respectarea coordonatelor de timp, buget i livrabile agreate. Numarul actual de angajati este de 150, din care 1/5 sunt angajati ai departamentelor operationale RINF, ceilalali lucrnd pe diferite proiecte pentru diferiti clieni precum : Simenens, Microsoft, Oracle, Optaros, Centric, 1&1 etc. Angajaii interni RINF constituie : Payroll and Administrative Department, Search and Selection Department si Sales, Acconts-care se ocupa de conturile pentru fiecare client. RINF ofer servicii complexe de consultan i suport IT pentru organizaii din sectorul public/privat. RINF ofer competene IT de analiz i arhitectur, programare i testare, implementare i suport pentru aplicaii i sisteme software, consultan specializat n achiziia si vnzarea de pachete i produse software. Compania RINF este recunoscut n mediile IT & Tehnic pentru proiectele relevante n care este implicat. RINF ofer companiilor/organizatiilor partenere servicii customizate care se adreseaz urmatoarelor situaii: achiziia de pachete/produse software vnzarea de pachete/produse software identificarea de specialiti IT realizarea de proiecte pe perioad determinat limitri de headcount suplimentarea personalului existent pentru a face fa perioadelor cu vrf de sarcina misiuni care cer un nivel nalt de obiectivitate i pot fi duse la ndeplinire doar de specialiti care au statutul de extern formarea de echipe nucleu (3-7 specialiti) care sa poat deveni operaionale la termen precis servicii de payroll i administare personal
7

Fig.nr.1.Organigrama SC RINF Outsourcing Solutions SRL

Structura si numarul personalului pe tip de activitati prestate Tabel nr.1 Structura si numarul personalului pe tip de activitati prestate Departamente RINF Outsourcing Solutions Administrativ Numar de salariai 21 Sourcing 12 Vanzari 13 Account 8 Consultanti IT 96

2. Politica de salarizare Salarii Niveluri salariale pe departamente RINF Outsourcing Solutions Administrativ Sourcing Nivel min / norma intreaga- valoare bruta Lei Nivel max/ norma intreaga- valoare bruta Lei 1287 8093 1435 6900 Vanzari 1580 10458 Account 1726 5750 Consultanti IT 1781 12000

Politica de angajare n cadrul RINF Contractele individuale de munca se incheie pe o durata nedeterminata, iar in cazuri speciale, precum: inlocuirea unui salariat in cazul suspendarii contractului pentru concediu crestere copil, desfasurarea unei activitati cu caracter temporar etc. se vor incheia contracte individuale de munca pe durata determinata. Metodologia auditului de resurse umane din cadrul RINF Outsourcing Solutions necesit numeroase surse de informaii care trebuie verificate, cum ar fi: politici i proceduri, dosarele angajailor, fiele de post, descrierile de funcii, specificaiile de post, rapoarte interne, contractele individuale i colective de munc, relaiile cu sindicatele, relaiile cu organismele administraiei publice, statistica accidentelor profesionale, interviuri cu angajaii, interviuri cu personalul departamentului de resurse umane. Procesul de audit s-a efectuat n cadrul sediului central n mod direct i indirect, focalizndu-se pe problemele generate de administrarea resurselor umane. Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra organizrii activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: organizarea angajrii personalului; stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; gestionarea pontajului:evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor de orice tip gestionarea dosarelor de personal gestionarea Registrului de eviden al salariatilor Revisal arhivarea documentelor

2.2. Principiile profesionale respectate de ctre echipa de auditori n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, auditarea este considerat o activitate complex, iar toate echipele de audit trebuie s respecte anumite principii profesionale i proceduri specifice astfel nct rezultatele muncii s reflecte realitatea i s fie de folos celor care le-au comandat. Principiile dup care compania RINF Outsourcing Solutions i conduce activitatea de audit sunt n conformitate cu principiile generale acceptate de ctre specialitii acestui domeniu prezentate n cadrul acestei cri, reflectnd cultura organizaional a companiei:
11

a) Obligaiile profesionale ale auditorului se extind i n sfera etic Auditorii manifest cel mai nalt nivel de obiectivitate profesional n culegerea, evaluarea, analiza i comunicarea informaiilor cu privire la activitatea aflat n curs de examinare. Integritatea auditorilor st la baza ncrederii n aceast categorie profesionala, crend astfel premisele respectului pentru raionamentul profesional al membrilor acesteia. Credibilitatea rezultatelor activitii de auditare este n strns legtur cu integritatea auditorilor. Corectitudinea auditorului nu ine doar de competenele profesionale i independena cu care realizeaz un raport de audit, ci i de asumarea unei poziii de onestitate. b) Presupunerea privind inexistena unui conflict de interese Conflictul de interese reprezint acea situaie sau mprejurare n care interesul personal direct sau indirect al auditorului contravine interesului companiei. n aceast situaie putnd s afecteze independena i imparialitatea sa n luarea deciziilor sau ndeplinirea la timp i cu obiectivitate a ndatoririlor care i revin n exercitarea funciei deinute. c) Confidenialitate Toate informaiile legate de un angajament de audit sunt tratate cu maxim confidenialitate i nu sunt transmise niciodat unei tere persoane deoarece ar periclita nsui angajamentul de audit. In compania RINF Outsourcing Solutions activitatea unui auditor este reglementat i prin clauza de confidenialitate. Dar dincolo de aceast obligaie formal, profesionalismul auditorilor depinde de confidenialitatea cu care i exercit activitatea. d) Investigarea se va derula numai n limitele de competen Activitatea de audit se desfoar numai n limitele de competen acordate de ctre ordonatorul de audit. e)Informaiile referitoare la activitatea supus auditrii sunt verificabile Principiul identificrei sursei se refer la faptul c pentru orice informaie colectat n timpul proceselor de auditare trebuie ca sursa s fie identificabil i valid. Acest lucru se leag i de ideea c informaiile trebuie s fie relevante pentru obiectivele auditului. f) Regularitate Rezultatele auditului devin cu adevrat relevante atunci cnd sunt comparate cu rezultatele din anii precedeni. n felul acesta, auditorii pot determina dac organizaia a reuit s-i mbunteasc situaia sau nu. Regulile de conduit din cadrul Codului de etic pentru activitatea de audit n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, servesc la transpunerea principiilor n practic i au drept scop orientarea auditorilor interni spre o conduit etic.

12

Regulile de conduit din cadrul Codului de etic pentru activitatea de audit n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions, sunt urmtoarele: - auditorii nu sunt prtai cu bun tiin la activiti ilegale i nu se implic n acte care pot compromite profesia de audit sau organizaia; - auditorii i desfoar activitatea cu onestitate, profesionalism i responsabilitate; - auditorii respect i contribuie la atingerea obiectivelor legitime i etice ale organizaiei; - auditorii comunic toate elementele semnificative de care au cunotin i care, dac nu ar fi fcute cunoscute, ar putea prejudicia calitatea rapoartelor privind activitile aflate sub observaie; - auditorii manifest pruden n utilizarea informaiilor obinute n timpul exercitrii sarcinilor de serviciu; - auditorii nu iau parte la activiti i nu stabilesc relaii personale care pot afecta sau se presupune c afecteaz exprimarea unei opinii independente; acestea includ activitile sau relaiile personale care pot fi n conflict cu interesele organizaiei; - auditorii nu utilizeaza informaii n scopul obinerii unor beneficii personale sau n orice alt mod care ar fi contrar legii sau n detrimentul obiectivelor legitime sau etice ale organizatiei - auditorii se implic doar n acele misiuni pentru care au cunotinele, competenele i experiena necesare - auditorii i mbuntesc n mod continuu competenele, eficacitatea i calitatea serviciilor. Respectarea Codului de etic este esenial pentru desfurarea activitii de audit n cadrul companiei.

2.3 Probele de audit utilizate n cadrul auditului gestiunii resurselor umane n compania RINF Outsourcing Solutions , pentru susinerea concluziilor i elaborarea de propuneri de mbuntire a acestor activiti, echipa de auditori a folosit urmtoarele tipuri de probe de audit: a) probe de audit fizice organigrama companiei; - organigrama companiei cu precizarea headcount-ului (norma de lucru) pe fiecare compartiment - documentul elaborat de echipa de auditori ca urmare a fotografierii i observrii zilei de lucru a specialistilor si inspectorilor in resurse umane i a managerului de resurse umane; - Regulamentul de Ordine Interioar la RINF Outsourcing Solutions SRL - chestionarul completat de managerii i coordonatorii de departamente; b) probe de audit verbale

13

interviul cu directorul de resurse umane i interviul cu specialitii i inspectorii de resurse umane; c) probe de audit documentare n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL probele de audit documentare se prezint n format scriptic i n format electronic: format scriptic procedura de adminstrare personal; - procedura de angajare; - procedura de integrare a noului angajat; - dosarele personale ale angajailor care contin contractele individuale de munca, fia de post, declaraia privind funcia de baz, contul bancar, furnizorul de servicii medicale etc. - fia de instruire a angajatului n sntate i securitatea n munc- carnetele de Protectia muncii si Sanatate si Securitate in munca - fia de aptitudini ca urmare a controlului medical la angajare; -statele de plat -declaratia unica privind taxele angajatorului-D112 format electronic - situaia modificrilor salariale - pontajul lunar - dosarele de personal n format electronic - situatia arondrilor la clinicile medicale - situaia contractelor individuale de munc ncheiate pe durat nedeterminat - situaia avansurilor i a reinerilor salariale d) probe de audit analitice - raportul cu fluctuaia intrrilor de personal pe luni; - raportul cu fluctuaia intrrilor de personal pe departamente n decursul a 12 luni; - raportul cu situaia contractelor individuale de munc ncheiate pe durat determinat - raportul modificrilor lunare din ultimele 12 luni; - raportul de recrutare (n curs i finalizate) pe ultimele 12 luni; - raportul realizat pe baza analizei interviurilor de plecare din companie; - bugetul anual Toate tipurile de probe de audit colectate de echipa de auditori ndeplinesc cerinele de credibilitate suficien, i relevan.

14

2.4. Sistemul referenial (repere i standarde de audit) de raportare ale auditului gestiunii resurselor umane n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL Definirea unui sistem referenial corespunztor (relevant i complet), ansamblu coerent i consecvent de standarde ad-hoc, din care deriv criteriile i indiciile de audit, reprezint o necesitate obiectiv n audit. Toi auditorii din cadrul unei echipe vor utiliza aceleai criterii de audit i metode fundamentale de investigare, evaluare, interpretare. Standardele de audit la care s-a raportat echipa de auditori n cadrul gestiunii resurselor umane din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL sunt urmtoarele: -procedura de administrare personal a companiei; -procedura de angajare n cadrul companiei; -procedura de integrare a noului angajat n companie; -Regulamentul de Ordine Interioar a companiei (ROI); -Codul de Conduit regulile de conduit n compania RINF Outsourcing Solutions; -Legea 53/2003 republicat, Codul Muncii din Romnia versiunea actualizat la data de 01.05.2011. -H.G. 500/2011 privind registrul general de evidena al salariailor -Ordin 1616 din 02.06.2011 privind privind modificarea i completarea modelului-cadru al contractului individual de munc - OUG 158/2005 Privind concediile i indemnizaiile de asigurri de sntate, cu modificrile ulterioare -Norma din 27/01/2006 de aplicare a prevederilor OUG 158/2005 cu modificarile ulterioare -O.G. nr. 96 / 2003 privind protecia maternitii la locurile de munc, aprobat cu modificrile prin legea nr. 275 / 2004; -Legea nr. 19 / 2000 privind sistemul public de pensii i alte drepturi de asigurri sociale, cu modificrile ulterioare; -O.U.G. nr. 61 / 2008 privind implementarea principiilor egalitii de tratament ntre femei i brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii; -Legea nr. 319 / 2006 a sntii i securitii n munc; -H.G. nr. 1028 / 2006 privind cerinele minime de securitate i sntate n munc referitoare la utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare; -fiecare nou angajat trebuie programat la controlul medical la angajare; -fiecrui nou angajat trebuie s i se solicite documentele necesare pentru dosarul personal al su; -respectarea proceduriilor de administrare a resurselor umane in cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL prezentat n continuare: Procedura de gestiune a resurselor umane din cadrul SC RINF Outsourcing Solutions SRL

15

Scop : Scopul acestei proceduri este de gestiona ct mai eficient resursele umane n cadrul companiei, de la dosarele de personal, ncheieri/ ncetri/ suspendri contractele individuale de munc, sntate i securitate n munc, protecia muncii, pn la plata salariilor angajailor RINF, nregistari in Revisal, eliberarea adeverinelor de salariat, de venit, precum i a adeverinelor de vechime etc. Domeniul de aplicare: Procedurile de administrare a resurselor umane trebuie respectate de ctre toi angajaii din cadrul departamentului Operational-(Resurse Umane), precum i de salariai i de ctre managementul companiei.

16

Fig. nr. 2. Flow-ul activitii de gestiune a resurselor umane in cadrul RINF Outsourcing Solutions

2.5 Etapele parcurse in pregatirea, desfasurarea si implementarea auditului Pentru realizarea auditului gestiunii resurselor umane n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL., s-au parcurs urmtoarele patru etape principale:4 a). culegerea de informaii calitative i cantitative referitoare la practicile i procedurile de administrare a resurselor umane in cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL b). evaluarea informaiilor culese n etapa anterioar; c). analiza rezultatelor n vederea identificrii nevoilor de aciuni corective i preventive i a oportunitilor de mbuntire a gestiunii resurselor umane; d). planificarea de aciuni n vederea corectrii deficienelor i slbiciunilor i elaborrii de propuneri pentru creterea eficienei i eficacitii activitii de gestionare a resurselor umane.

2.5.1 Culegerea informaiilor calitative i cantitative Prima etap este strngerea informaiilor calitative i cantitative . n cadrul etapei menionate se definesc subetapele de strngere a informaiilor din fiecare tip. In etapa de culegere a informaiilor calitative i cantitative se vor folosi cu precdere urmatoarele metode si tehnici : - observarea direct i indirect; - fotografierea zilei de lucru; - interviul; - chestionarul - inspectia - ancheta de opinie; - consultarea arhivelor i a bazelor de date. Pentru auditarea gestiunii , administrarii resurselor umane, persoanele vizate sunt cele din cadrul departamentului de resurse umane i n special cele ce se ocup n mod nemijlocit de aceast categorie. Dup aplicarea diferitelor forme de observare s-a constatat existena unui numr de 3 persoane (la nivelul sediului central) ce sunt implicate n procesul administrare si gestionare al
4

Marin I, Modele aplicative privind auditul resurselor umane

personalului. Acestea sunt structurate pe nivele ierarhice n ordine descresctoare dup cum urmeaz: Persoan responsabil cu gestionarea dosarelor angajatilor (acelasi cu Inspectorul de resurse umane) (nivel ierarhic 3) Sef Serviciu Administrativ (nivel ierarhic 2) Directorul general al firmei.( nivel ierarhic 1) Inspectorul de resurse umane raporteaz Sefului Serviciului Administrativ, iar acesta la rndul lui directorului general al firmei Interviul ce s-a aplicat n cazul Sefului Serviciu Administrativ i Inspectorului de resurse umane; combinat cu consultarea arhivelor i a bazelor de date a relevat urmtoarele informaii: Persoana n cauz are o vast experien n ceea ce privete partea juridic ce se aplic n cadrul resurselor umane, ocupndu-se n cea mai mare parte a timpului de: ntocmirea/ncheierea contractelor de munc; ntocmirea actelor adiionale a contractelor de munc; ntocmirea planurilor de concedii de odihn; Primirea cererilor de concedii fr plat; nregistrarea concediilor medicale; Acordarea tichetelor de mas; Emiterea de adeverine pentru diferite scopuri; Raportarea periodic si completarea la termen in Revisal, transmiterea catre Teritorial de Munc Bucureti online a modificarilor realizate la contractele individuale de munca si datelor necesare etc. Primirea cererilor de angajare i a documentelor necesare; In urma defasurarii interviului s-au constatat urmtoarele aspecte: Lipsuri n practica activitii de lichidare a personelor care pleaca din companie; Manifestarea unei reticene la noutate i inovaie cauzat n principal de frica pierderii locului de munc; Manifestarea unei saturri din punct de vedere al acceptrii sarcinilor i atribuiilor noi de serviciu (senzaia de sarcini i atribuii excesive); S-a constatat c n afar de inspectorul de resurse umane care este responsabilul administrarea dosarelor de personal din cadrul departamentului de resurse umane, exist si alte persoane cu acelai nivel ierarhic care s se ocupe de aceast activitate, n paralel. De asemenea, exist o a doua persoana care se ocup de semnarea contractelor individuale de munc i de activitile anterioare semnrii contractului ( medicina muncii la angajare, ntocmirea documentelor necesare etc). O a treia persoan-specialist resurse umane care se ocup de

19

salarizare- Payroll Specialist din cadrul RINF Outsourcing Solutions, ns care colaboreaz n permanen cu ceilali doi specialiti. Interviu cu Constantinescu Alin Director executiv n compania RINF Outsourcing Solutions S.R.L. 1 2 3 4 5 6 7 8 Care a fost venitul total pentru unitatea de afaceri pentru anul fiscal recent ncheiat? Care au fost activele totale pentru unitatea de afaceri la finalul anului fiscal? Exist mai multe loctaii n cadrul unitii de afaceri? (Include toate sistemele de operare i administrative pentru efectuarea activiti de resurse umane.) Care este strategia de business a companiei? Strategia firmei ct de strans legat este strategia de resurse umane (HR)? V rugm s descriei. Care este strategia de resurse umane a companiei? Este strategia de resurse umane aliniat cu strategia companiei? Va constituiti o echipa multi-funcionala pentru a dezvolta strategii de reusurse umane? Cine dezvolt strategia de resurse umane? Ce fac resursele umane n sprijinirea punerii n aplicare a strategiei organizaiei? Descriei cum departamentului de resurse umane va sprijini obiectivele strategice i impactul asupra performanei organizaionale. Vei efectua o analiza a decalajului curent al comportamentului organizaional i al performanei fa de cele ateptate? Avei de gnd sa dezvoltai o strategie de a reduce decalajul? Subliniai rolul actual al departamentului de HR, numiti funcia sa i evaluai eficacitatea acestuia.

1 0

Interviu cu Mihailescu Simona Manager Resurse Umane n compania RINF Outsourcing Solutions S.R.L.

1 2 3 4 5

Cine este responsabil pentru elaborarea contractului individual de munc al noului angajat i pentru nregistrarea acestuia la Inspectoratul Teritorial de Munc ? Descriei maniera n care se procedeaza cand se semneaza un noi contract individual de munca? Care sunt etapele? Cine este responsabil pentru stabilirea obiectivelor noului angajat pentru perioada de prob i a programului de integrare a acestuia ? Cine este responsabil pentru instruirea noului angajat n domeniul sntii i securitii n munc ? Cine este responsabil pentru prezentarea politicii de prevenire i combatere a splrii banilor noilor angajai ?
20

Considerai c de-a lungul timpului RINF Outsourcing Solutions S.R.L. i-a construit o imagine de angajator? 7 Care sunt aciunile pe care le-ai ntreprins n anul 2011 n vederea consolidrii brandului de angajator ? 8 Avei n vedere continuarea aciunilor ntreprinse n 2011 i n anul 2012 i crearea unor noi aciuni pentru consolidarea brandului de angajator ? 9 Pentru anul 2013 care estimai c va fi procentul angajrilor? Dar al incetarilor contractelor? 10 n cadrul procesului de gestionare a resurselor umane, care sunt elementele pe care le testai sau verificai ?

CHESTIONAR AUDIT GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011 Activitatea de audit A GESTIUNII RESURSELOR UMANE

Da

Nu

OBS.

Obiectivul 1 GESTIONAREA PROCESULUI DE ANGAJARE A PERSONALULUI Semnarea contracului individual de munc 1. Exista un sistem procedural privind angajarea n cadrul X companiei? 2. Aveti proceduri scrise i formalizate privind procesul de X semnarea a contarctelor individuale de munc? -dac "da", va rog sa ni le furnizati. X 3. Contractul individual de munc este semnat n dou exemplare, cte unul pentru fiecare parte? 4. Odata cu contractul individual de munc se semnez i se nmneaza un exemplar din fia postului? -dac "da", va rugam sa ne naintai fisa postului. 5. La semnearea contaractului angajatul semneaz declaraia pe propria rspundere prin care menioneaza dac deine funcie de baz? 6. Exist un formular cu informaiile despre noul angajat nainte de semnarea contractului individual de munc? Controlul medical pentru angajare 7. Exist o clinica medical care se ocupa de medicina muncii n cadrul companiei? 8. nainte de nceperea activitii noul angajat este ndrumat spre a efectua controlul de medicina muncii pentru angajare?

Flow-ul operaional

X X X Fisa postului

X X

21

- dac "da", va rog sa ne furnizai un exemplar de fi de aptitudini

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natur salarial 1.Exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de X Exist, ns nu sunt natur salarial? formalizate dac "da", va rugam sa ne furnizai un exemplar. X 2.Exist stabilit persoana responsabila pentru elaborarea i X actualizarea procedurilor? Modificarea drepturilor salariale 3.Exist un sistem procedural de organizare al activitaii privind X Exista, dar nu este modificarea i comunicarea drepturilor salariale? formalizat 4. Exista stabilita persoana responsabila? X 5.V rugm sa ne furnizati cerintele privind experienta si X pregatirea profesionala necesare postului? 6. Exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? X daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X Fisa postului Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 7.Exist un sistem procedural privind timpul lucrat peste X Exista dar nu este programul normal de lucru? formalizat 8. Se ine un registru special? X 9. Avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea X fundamentarii timpului lucrat peste programul normal de lucru? daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X Fisa postului 10. Avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii X muncii peste programul normal de lucru? daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si X pregatirea profesionala necesare postului? Obiectivul III. GESTIONAREA PONTAJULUI - prezenei, nvoirilor, concediilor si recuperrilor 1. Exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la X modul de evident a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperarilor? daca da, va rugam ni-l furnizati? X 2. Avei un responsabil pentru supravegherea si actualizarea X acestui sistem? daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X Fisa postului 3. Exist personal responsabil pentru completarea foilor colective X de prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor
22

medicale, a concediilor de studii , sau a concediilor fr plata? daca "da", va rugam sa ne furnizati numele persoanelor si fisele posturilor respective. Obiectivul IV. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE 1. Exista norme pentru gestionarea dosarelor de personal? 2. Avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea dosarelor de personal? daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa postului. 3. Sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale? daca da, va rugam sa ne prezentati situatia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale. 4. Este analizat periodic valabilitatea documentelor (carte de identitate expirat, permis de edere expirat)? 5. La ncetarea contracului individual de munc se elibereaz fia de lichidare n termen? Dar adeverina cu stagiul de cotizare pentru ultimele 6 luni? Obiectivul V. GESTIONAREA REGISTRULUI DE EVIDEN AL SALARIAILR-aplicaia REVISAL 1. Se respect HG 500/2011 pentru completarea n aplicaia Revisal si transmiterea pe ITM online? 2. Avei stabilit prin decizie responsabilul cu gestionarea i actualizarea Registrului general de eviden al salariailor? 3. Se realizeaz n termen modificrile n Revisal-modificri salariu, suspendri, prelungiri de contracte, definitivri ale contractelor? 4. Se elibereaz adeverinele de vechime pentru angajai n baza nregistrrilor efectuate n Revisal? 5. Sunt nominalizate persoanele care au acces la Registrul de eviden al salariailor? daca da, va rugam sa ne prezentati situatia cu persoanele care au acces. 6. Exist o eviden separat a contractelor individuale de munc ncheiate pe durat nedetermint? 7. Exist o evident privind angajaii cu norm ntreaga i cei cu norm fraciont? Obiectivul VI. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 1. Avei un sistem privind organizarea arhivarii documentelor?

X X X X X X X X Lista persoanelor care au acces Fisa postului

X X X

X X X X X Lista persoane

X
23

2. Exista persoana desemnata pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activitatii de gestiune a resurselor umane? daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa postului. 3. Persoanele responsabile au experienta si pregatirea necesara? va rugam sa ne furnizati atributiile postului. 4. Spaiul destinat arhivarii documentelor corespunde cerintelor? 5. Avei proceduri scrise si formalizate privind arhivarea documentelor? daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

X X X X X X X Fisa postului

Exista, dar nu sunt formalizate

2.5.2 Evaluarea informaiilor Evaluarea informaiilor este cel de-al doilea pas n realizarea auditului gestiunii resurselor umane, i se realizeaz de regul cu ajutorul standardelor prezentate n funcie de opiunea auditorului. Pentru fiecare ntrebare se vor considera reperele specifice la care se raporteaz, n special cele legislative i modelele celei mai bune practici.

2.5.3. Analiza rezultatelor Analiza rezultatelor este cel de-al treilea pas n realizarea auditului de resurse umane. n aceast etap se va determina care sunt aspectele din cadrul acestei categorii, care necesit mbuntiri, care sunt cele dezvoltate i necesit meninere, care necesit revizuiri profunde. Procesul de analiz a informaiilor este deseori dificil n sensul n care fiecare auditor analizeaz o situaie dat n funcie de mai muli determinani. Dintre acetia cei mai importani sunt: obiectivul principal pentru care se realizeaz auditul i cele secundare, credinele i percepiile auditorului, cunotinele i cultura sa, mediul ambiant, contextul n care se afl i multe altele. Astfel n funcie de acestea trebuie luat o decizie de interpretare i analizare a informaiilor evaluate. De asemenea atunci cnd se ia decizia de interpretare i analiz a informaiilor trebuie s se in cont de persoana care a rspuns la chestionar, sau persoana n cauz. Acest lucru este necesar deoarece membri diferii ai organizaiei pot rspunde diferit la ntrebri n funcie de categoria profesional n care se ncadreaz (specialiti, manageri, tehnicieni, muncitori, vnztori etc.). Aceste calificative reflect modul n care cei n cauz percep funcionalitatea categoriei.

2.5.4. Planificarea aciunii


24

Planificarea aciunii, ultima etap n realizarea auditului de resurse umane presupune urmarea unor pai5 ndeaproape: I Revizuirea informaiilor strnse i identificarea categoriilor ce necesit mbuntiri. II. Clasificare a acestor categorii n funcie de gravitatea problemelor aprute. III. Completarea unui formular specific - Raportul de audit IV. Implementarea activitilor specificate, delegarea sarcinilospecifice i controlul rezultatelor

CAPITOLUL III. RAPORTUL DE AUDIT Raport de audit privind gestiunea personalului n cadrul companiei SC RINF Outsourcing Solutions SRL

Auditul efectuat n cadrul organizaiei s-a realizat n vederea determinrii funcionalitii gestionrii resurselor umane i n vederea stabilirii unor metode de perfecionare a acestui proces. n principal pentru determinarea acestei funcionaliti s-a urmrit gradul de conformitate existent n cadrul departamentul de resurse umane pentru realizarea acestei activiti. De asemenea s-a urmrit metodologia de realizare a seleciei n vederea determinrii corectitudinii eficienei acesteia. Auditul categoriei gestiunii resurselor umane s-a efectuat pe o perioad de 5 zile, n care s-au analizat documentele i nregistrrile cu privire la aceast activitate, s-au desfurat interviuri, s-au administrat i completat chestionarele. .

Marin, I.- CURS Managementul Resurselor Umane, Auditul resurselor umane, 2011

25

26

3.1 Lista centalizatoare a obiectivelor auditabile Domeniul Obiecte auditabile Gestiunea resuselor umane 1. Organizarea procesului de angajare a personalului 1 .Semnarea contractului individual de munc 2. Semnarea fiei postului 3. Completarea decaraiilor pentru funcie de baz, persoane aflate n nteinere 4. Realizarea controlului de medicina muncii la angajare nainte de nceperea activitii 2.Stabilirea drepturilor Elemente de natrur 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale salariale cuvenite salarial 2. Salariul de baz personalului 3. Indemnizaii de conducere 4. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 5. Salariul de merit 6. Sistemele de compensaii i beneficii Modificarea 7. Decizia de modificare a drepturilor salariale drepturilor salariale 8. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale Salarizarea pentru 9. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru orele prestate 10 .Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru suplimentar 11. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si 12. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 3. Gestionarea 1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor pontajului:evideniere i concediilor a prezenei, nvoirilor 2. Utilizarea foilor colective de prezen i concediilor de orice 3. Evidena concediilor de odihn tip 4. Evidena concediilor de medicale

Observaii

4. Gestionarea dosarelor de personal

5. Evidena concediilor de studiii 6. Evidena concediilor fr salariu 1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Constituirea dosarelor de personal 2. Accesarea dosarelor angajaior 3. Actualizarea dosarelor angajailor 4. Existena la dosarului angajatului documentle obligatorii 5. Actele adiionale la contractul individual de munc 1. Norme i proceduri privind administrarea a Aplicatiei Revisal de munc si transmiterea online 2. Transmiterea contractelor de munc la termen 3.Realizarea modificrilor n Revisal-modificri salariu, suspendri, prelungiri de contracte, definitivri ale contractelor 4. Transmiterea ncetrilor contractelor individuale de munc 5. Accesarea online a modificrilor transmise 1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitateade gestiune a resurselor 2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 3. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 4. Gestionarea dosarelor la arhiva companiei

5. Gestionarea Registrului de eviden al salariailor Revisal

6. Arhivarea documentelor

28

3.2. PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Domeniul Obiecte auditabile 1. Gestionarea procesului de angajare a personalului 1 .Semnarea contractului individual de munc Tipul testrii

-Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor; 2. Semnarea fisei postului - Analiza respectrii modului de organizare al 3. Completarea decaraiilor pentru functie de baz, procedurii ; persoane aflate n nteinere - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 65 de noi 4. Realizarea controlului de medicina muncii la angajai din anul 2011, reprezentnd 100% angajare nainte de nceperea activitii 2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Elemente de 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor -Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n natrur salariale Revisal,dosarele profesionale i statele de plat 2. Salariul de baz salarial 3. Indemnizaii de conducere -Eantionul va fi constituit din statele individuale de 4. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte plat a 20 angajai care i-au desfurat activitatea n 5. Salariul de merit intervalul 01.01.2011 - 31.12.2011, indiferent de 6. Sistemele de compensaii i beneficii perioada lucrat Modificarea 7. Decizia de modificare a drepturilor salariale -Verificarea ofertelor de angajare din eantionul stabilit 8. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor drepturilor -Analiza diminurilor/ creterilor salariale salariale salariale - Verificarea operrii n aplicatia ITM online Salarizarea 9. Fundamentarea timpului lucrat peste programul - Verificarea aprobrii efecturii muncii peste pentru orele normal de lucru programul normal de lucr 10.Aprobarea efecturii muncii peste programul normal prestate -Existena Registrului special de eviden a timpului suplimentar de lucru prestat peste programul normal de lucru 11. Evidena timpului lucrat peste programul normal de

lucru si -Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste 12. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal programul normal de lucru de lucru 3. Gestionarea pontajului:evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor de orice tip 1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 2. Utilizarea foilor colective de prezen 3. Evidena concediilor de odihn 4. Evidena concediilor de medicale 5. Evidena concediilor de studiii 6. Evidena concediilor fr salariu 4. Gestionarea dosarelor de personal 1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Constituirea dosarelor de personal 2. Accesarea dosarelor angajaior 3. Actualizarea dosarelor angajailor 4. Existena la dosarului angajatului a documentelor obligatorii 5. Actele adiionale la contractul individual de munc

-Verificarea modului de evideniere al prezenei n foile colective de prezen -Verificarea modului de evideniere al concediilor de odihna, medicale - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile iulie i decembrie 2011

- Verificarea procedurilor scrise pentru completarea dosarelor angajailor -Analiza valabilitii documentelor (carte de identitate expirat, permis de edere expirat) -Actualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii absolvite -Existena la dosarul de pesonal a tuturor actelor adiionale la contactul individual de munc i a deciziilor - Eantionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 5%, din totalul populaiei de 580 de dosare, respectiv 29 de dosare profesionale

5. Gestionarea Registrului de evidenta al salariatilor Revisal


30

1. Norme i proceduri privind administrarea a Respectarea HG 500/2011 pentru completarea n Aplicatiei Revisal de munc si transmiterea online aplicaia Revisal si transmiterea pe ITM online 2. Transmiterea contractelor de munc la termen - Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor 3.Realizarea modificrilor n Revisal-modificri salariale n Revisal salariu, suspendri, prelungiri de contracte, definitivri - Verificarea transmiterii la ITM Online - Verificarea actualizrii sistematice a modificrilor ale contractelor 4. Transmiterea ncetrilor contractelor individuale de aprute la contractele de munc - Eantionul va fi realizat din ultimele 20 de transmiteri munc in Revisal, implicit ITM online 5. Accesarea online a modificrilor transmise 7. Instruciunile privind ntreinerea programelor - Interviu adresat persoanelor careopereaz n Revisal informatice 8. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric 6. Arhivarea documentelor 1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitateade gestiune a resurselor 2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 3. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 4. Gestionarea dosarelor la arhiva companiei -Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare - Intervievarea directorului de Resurse Umane privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

31

LISTA DE VERRIFICARE NR. 1 OBIECTIVUL GESTIONAREA PROCESULUI DE ANGAJARE A PERSONALULUI

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane

Da

Nu

OBS.

Modul de semnarea a contractelor individuale de munc cu noii angajai 1.Examinarea procedurii privind semnarea contractului individual de munc: Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare X semnrii contractului individual de munc - precizarea modalitilor de completare a modelelor contractelor individuale de munc -procesul verbal de predare a contractului individual de munc X -procesul verbal de predare a fiei postului -transmiterea spre completare a unui declaraii privind funcia de baz -transmiterea spre completare a unui declaraii privind contul bancar - transmiterea spre completare a unui declaraii privind casa de sntate la ca care s se vireze contribuiile 2. Verificarea realizrii controlului medical pentru angajare - data acordrii fiei de aptitudini este anterioar nceperii activitii angajatului 3.Verificarea realizrii instructajul de protecia muncii precum si sntate i securiatate n munc -realizarea instructajului general introductiv pentru protecia muncii i X sntatate i securitate n munc -realizarea instructajului la locul de munc pentru protecia muncii i X sntatate i securitate n munc X X X

Testul Nr. 1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Obiectul testului Modul de semnarea a contracelor individuale de munc cu noii angajai. Obiectivul testului Examinarea proceslului de semnare a contractului individual de munc Descrierea testului Eantionul a fost constituit din dosarele celor 85 de angajai din anul 2011, reprezentnd 100%. Testarea procesului de semnare s-a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena acestuia: analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea: -nmnrii unui exemplar din contractul individual de munc nainte de nceperea activitii, lucru dovedit de procesele verbale; - nmnrii unui exemplar din fia postului nainte de nceperea activitii- procesele verbale; -efecturii controlului medical pentru angajare nainte de nceperea activitii, prin analizarea fiei de aptitudini eliberat de medicul de medicina muncii, datat si stampilat; -realizarea intructajului pentru protecia muncii i sntate i securitate n munc. Constatri Din verificrile efectuate i analiza centralizatorului privind modul de organizare al semnrii contactelor s-a constatat c n toate dosarele angajailor exist documente care sunt datate sau nu au fost certificate pentru conformitate. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.1

33

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 PROBLEMA Existena unor procese verbale nedatate privind nmnarea contractului individual de munc sau a fiei de post. CONSTATARE Un exemplar al contaractului individual de munc trebuie transmis tuturor angajatilor nainte de nceprerea activitii conform art 16. alin 3 din Legea 53/2003 republict-Codul Muncii. CAUZE -Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a procedurii de semnare a contractelor individuale de munc; -Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor; -Neinstruirea persoanelor responsabile de semnarea contractelor cu conadidaii CONSECINE Un exemplar din contractul individual de munca trebuie inmanat angajatului inaintea inceperii activitatii conform Legii nr.53/2003republict - Codul Muncii. Daca nu se poate face dovada inmanarii unui exemplar amenda e intre 1500 si 2000 lei, conform Legea nr. 40/2011. RECOMANDRI Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare a procesului i semnarea contarctelor individuale de munc a persoanlului din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia.Cunotinele de legislaia muncii actualizate la zi.

LISTA DE VERRIFICARE NR. 2


34

OBIECTIVUL II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Da Nu OBS. 1. Stabilirea elementelor de natur salarial Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: -salariului de baz -indemnizaiei de conducere - Sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte -Salariile de merit -Sistemele de compensaii i beneficii 2. Modificarea drepturilor salariale cu X

X X X

Recalcularea majorrilor salariale Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale Analiza diminurilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor Verificarea ntocmirii actelor adiionale privind modificrile salariale 3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru (evidena acestuia pentru fiecare salariat) Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: a.) compensarea prin timp liber echivalent amuncii suplimentare n urmtoarele 60 de zile dup efectuarea acesteia b.) compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil c.) acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariulde baz Depirea duratei maxime legale a timpului de munc, de 48 de ore pe sptmn, inclusiv orele suplimentare Analiza modalitii de arhivare a documentelor Testul Nr. 2 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

X X X X

X X X

X -

35

Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Obiectul testului Procesul de salarizare n cadrul companiei Obiectivul testului Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale i operarea modificrilor drepturilor salariale Descrierea testului Eantionul a fost constituit din statele individuale de plata a 20 angajai care i-au desfurat activitatea n intervalul 01.01.2011-31.12.201, indiferent de perioada lucrat. n acest mod s-a putut urmri modul de calculare i gestionarea privind salarizarea de la nceputul activitii i pn la ncetarea acesteia. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 dup cum urmeaz: -salariul de baz; -indemnizaia de conducere; -sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; -salariul de merit -sitstemul de compensaii i beneficii S-au verificat drepturile salariale nscrise n Revisal,dosarele profesionale i statele de plat. De asemenea s-au realizat verificri privind ofertele de angajare din eantionul stabilit. Constatri Din testarea elementelor de natur salarial, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial s-a constata acordarea eronat a 2 zile de concediu neefectuate pentru dl. Popescu Ion in luna iulie 2011. Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


36

Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 PROBLEMA Modalitatea de stabilire a zilelor de concediu neefectuate si plata acestor conform legislaiei n vigoare. CONSTATARE Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a statului de plata de ctre persoana autorizat din cadrul Departamentulu financiar-salarizare. CAUZE -Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare i gestionare a zilelor de concediu efectuate de fiecare angajat - Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite n contractul individual de munc. CONSECINE -Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei; -Inexistena unor proceduri adecvate -Intomirea unor declaraii rectificative pentru luna iulie 2011

RECOMANDRI -Reverificarea modului de calcualare a salariilor pentru luna iulie a anului 2011. -Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul companiei.

LISTA DE VERRIFICARE NR. 2 OBIECTIVUL III. GESTIONAREA PONTAJULUI - PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR DE ORICE TIP Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Examinarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor
37

Da

Nu

OBS.

Verificarea modului de evideniere a prezenei: a.) utilizarea formularelor tipizate X b.) respectarea principiului dublei semnturi X c.) datele preluate n statul de plat corespund cucele din foile colective de X prezen Verificarea modului de evideniere a nvoirilor X a.) sistemul de eviden a nvoirilor b.) modul de compensare a nvoirilor c.) diminuarea corespunztoare a salariilor Verificarea modului de evideniere a concediilor de odihn a.) Planificarea anual a concediilor de odihn b.) Concordana efecturii concediilor cu planificarea anual c.) existena justificrii pentru cererile de concediu care nuconcord cu X perioadele planificate (rechemare, lucrrisuplimentare, lucrri nefinalizate Verificarea modului de evideniere a concediilor medical X a.) conformitatea certificatelor medicale b.) corespondena perioadelor din certificate cu celedin foile colective de prezen c.) datele preluate n statul de plat corespund cucele din certificatele medicale Verificarea modului de evideniere a concediilor de studii - Existena actului adiional la contractul de munc, fie a cererii Verificarea modului de evideniere a concediilor fr plat - Existena cererii de concediu fr plata - Transmiterea n Revisal a perioadei de concediu fr plat Testul Nr. 3 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Obiectul testului Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor. X X X X X X X X X X

38

Obiectivele testului - Verificarea sistemului foilor colective de prezen - Verificarea planificrii i efecturii concediilor de odihn - Verificarea evidenei concediilor medicale Descrierea testului Eantionul a fost constituit din informaiile pe lunile iulie i decembrie 2011. Testul pentru evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale, comport urmtoarele verificri: evidenierea prezenei, pentru lunile iulie i decembrie 2011: -utilizarea formularelor tipizate; -respectarea principiului dublei semnturi; -datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen. evidenierea concediilor de odihn, pentru lunile iulie i decembrie 2011: -existena planificrii anuale a concediilor de odihn pe anul 2011 -concordana efecturii concediilor cu planificarea anual; -existena justificrii neconcordanei. evidenierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile iulie i decembrie 2011 -conformitatea certificatelor medicale;-perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen; -datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale. Constatri n urma verificrilor efectuate i analizei Listei de control privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale, prezentate n anex, s-a constatat:-neutilizarea unui sistem de evideniere a nvoirii personalului; -inexistena justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.3 FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011


39

PROBLEMA Inexistena unui sistem privind evidena nvoirilor i a justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului. CONSTATARE n analiza efectuat s-a constatat c n cadrul companiei se utilizeaz diferite formulare de foi colective de prezen, care conin elementele obligatorii prevzute de lege, ns nu exist o situaie clar privind nvoirile de personal. De asemenea, n urma testrii a reieit inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului. CAUZE - Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidena prezenei n cadrul structurilor entitii; -Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen. CONSECINE -Efectuarea unor

pli

nejustificate

care

de

altfel

ar

putea

fi

evitate.

RECOMANDRI - Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului; -Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 3 luni; -Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ.

LISTA DE VERRIFICARE NR.4 OBIECTIVUL IV. GESTIONAREA DOSARELOR DE PERSONAL

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale Verificarea coninutului dosarelor profesionale

Da

Nu

OBS.

40

a.) copie dup cartea de identitate b.) copie dup certificatul de natere c.) copie legalizat dup actul de studii d.) adeverine de vechime de la fotii angajatori

X X X X

e) adeverin stagiu cotizare pentru ultimele 6 luni, n cazul in care X angajatul nu are stagiul complet de cotizare f.) un exemplar al contractului individual de munc X

h.) un exemplar al fiecrui act adiional la contractul individual de X munc h.) un exemplar al fiei postului X

i.) un exemplar al fiei de aptitudini elibertat de medicul de medicina X muncii j.) declaraie pe propria rspundere pentru deinere funcie de baz k.) declaraie cont bancar l.) perims de edere, dup caz X X X

Testul Nr. 4 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Obiectul testului Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale angajailor Obiectivele testului Constituirea dosarelor profesionale Descrierea testului
41

Eantionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 5%, din totalul populaiei de 580 de dosare, respectiv 29 de dosare profesionale. n urma testrii s-au verificat : - Valabilitatea documentelor (carte de identitate expirat, permis de edere expirat) - Actualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii absolvite - Existena la dosarul de pesonal a tuturor actelor : a.) copie dup cartea de identitate b.) copie dup certificatul de natere c.) copie legalizat dup actul de studii d.) adeverine de vechime de la fotii angajatori e) adeverin stagiu cotizare pentru ultimele 6 luni, n cazul in care angajatul nu are stagiul complet de cotizare f.) un exemplar al contractului individual de munc h.) un exemplar al fiecrui act adiional la contractul individual de munc h.) un exemplar al fiei postului i.) un exemplar al fiei de aptitudini elibertat de medicul de medicina muncii j.) declaraie pe propria rspundere pentru deinere funcie de baz k.) declaraie cont bancar l.) perims de edere, dup caz Constatri n general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena dosarelor profesionale ale angajailor s-a constatat c acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitar i eficient a resurselor umane. n urma verificrii eantionului stabilit, s-a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente: -lips act studii pentru elementele eantionate 97, 137, 177,257 (Anexa nr.2) -lips declaraie privind deinerea funciei de baz pentru elementele eantionate 57, 137, 337 Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.4 FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMA Neconstituirea dosarului profesional n termen 20 de zile de la angajarea personalului


42

CONSTATARE Existena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrativei documentele de evideniere a carierei angajailor. n urma verificrii eantionului stabilit, s-a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente: -lips act studii pentru elementele eantionate 97, 137, 177,257 -lips declaraie privind deinerea funciei de baz pentru elementele eantionate 57, 137, 337 CAUZE Inexistena procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al angajatului. CONSECINE n situaia unor solicitri, nu pot fi obinute informaii complete cu privire la cariera profesional a angajailor (stabilirea incorect a salariului, a vechimii n munc in funcie, debite de recuperat pentru deducerea impozitului pe venit .a.), dei aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regul, n regim de urgen. RECOMANDRI -Actualizarea periodica a dosarelor profesionale, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a angajailor; -Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural privind gestionarea dosarelor de personal -Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

LISTA DE VERIFICARE NR. 5 OBIECTIVUL V. GESTIUNEA REGISTRULUI DE EVIDEN AL SALARIAILOR REVISAL Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Verificarea respectrii HG 500/2011 pentru completarea n aplicaia Revisal si transmiterea pe ITM online Verificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale -nume i prenume -CNP -adresa de domiciliu Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n registrul general de eviden al salariailor: -tipul contractului individual de munc Da Nu OBS.

X X X X X X

Verificare Revisal
43

aplicaie

-durata contractului -durata contractului -numrul i contractului -tipul normei -data de ncepere a activitii -data de sfrit activitate, dac este cazul -salariu de baz Verificarea transmiterii la termen a contactele individuale de munc, conform HG 500/2011 Verificarea transmiterii la termen a modificrilor realizate la contactele individuale de munc, conform HG 500/2011 -modificri salariale -modificarea funciei -definitivarea contarctului individual de munc Verificarea transmiterii la termen a suspendrilor realizate la contactele individuale de munc, conform HG 500/2011 Verificarea transmiterii la termen a ncetrilor contactelelor individuale de munc, conform HG 500/2011

X X X X X X X X X X X X

Testul Nr. 5 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Obiectul testului Modul de gestionare al Registrului General de Eviden al Salariailor-aplicaia REVISAL Obiectivele testului - Verificarea transmiterii n termen la ITM Online - Verificarea actualizrii sistematice a modificrilor cu ajutorul aplicaiei Revisal - Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n Revisal Descrierea testului Eantionul a fost realizat din ultimele 20 de transmiteri in Revisal, implicit ITM online, care au inclus transmiteri de contracte indicviduale de munc, modificri ale contractelor, suspendri de contracte, dar i ncetri ale contractelor individuale de munc.
44

Constatri Din analiza modului de transmitere, actualizare, modificare, ncetare a contractelor individuale de munc n registrul general de evidena al salariailor s-a constatat c acestea sunt efectuate n baza legii 53/ 2003 republicat- Codul muncii, conform HG. 500/2011. n urma testelor efectuate s-a constatat c - majoritatea contractelor individuale de munc se nregistreaz n Revisal i se transmit cu o zi nainte de nceperea activitii,chiar la termenul limit -modificrile salariale pentru toate elementele eantionate s-au realizat n ziua a 19-a de la producerea modificrii, ultima zi n care se pot transmite pe ITM Online. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.5

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 5 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.201 PROBLEMA Transmiterea nregistrrilor n aplicaia Revisal exact n ultima zi a termenelor stabilite prin H.G. 500/2011 CONSTATARE Existena unui risc de a nu se mai putea transmite n ultima zi de transmitere a fiierului din aplicaia Revisal ca urmarea a revizurii aplicaiei i imposiblitatea de a ncrca documentul pe ITM Online / imposibilitatea ca persoana care se ocupa de nregistrerea n Registrul General de Eviden al Salariailor sa nu poat ajunge la birou din motive obiective etc. n urma testelor efectuate s-a constatat c - majoritatea contractelor individuale de munc se nregistreaz n Revisal i se transmit cu o zi nainte de nceperea activitii,chiar la termenul limit
45

-modificrile salariale pentru toate elementele eantionate s-au realizat n ziua a 19-a de la producerea modificrii, ultima zi n care se pot transmite pe ITM Online. CAUZE -Existena unei singure persoane care este responsabil de transmiterea contractelor n Registrul General de Eviden al Salariailor -Volumul mare de munc pentru persoana este responsabil de transmiterea contractelor n Registrul General de Eviden al Salariailor i imposibiliatea de a realiza situaiile din timp -ntocmirea contractelor individuale de munca cu o zi nainte de nceperea activitii angajatului, actelor adiionale privind modificrile contractelor ntocmite cu ntarziere CONSECINE Netrasmiterea registrului n termenul prevazut de lege se sancioneaz cu amenzi cuprinse ntre 5.000 si 8.000 de lei. RECOMANDRI -Stabilirea resposabilitii transmiterii Registrului General de Eviden al Salariailor pentru cel putin 2 persoane din Departamentul de Resusre Umane -Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru ntocmirea documentelor care prevd noi modificri la contracte i transmiterea imediat ctre resposabilii pentru transmiterea n Revisal

LISTA DE VERIFICARE NR. 6 OBIECTIVUL VI. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Examinarea procedurii privind organizarea activitii dearhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune aresurselor umane Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitii de arhivare - aprobarea procedurii de ctre persoanele competente - stabilirea modelelor de formulare specifice - tabilirea termenelor de predare adocumentelor la arhiv Stabilirea responsabilitilor privind arhivareadocumentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare iale termenelor aferente fazelor; Modalitatea arhivrii documentelor Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare laa ctivitatea de arhivare, modelele de formulare (documente,coninutul acestora, termenele de realizare .a.) - verificarea numerotrii, nuruirii isemnrii procesului de predareDa X Nu Interviu OBS.

X
46

primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului - verificarea existenei la dosarele arhivate adocumentelor trecute n X opis

INTERVIU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat Managerului de Resurse Umane din cadrul RINF Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Intrebarea nr. 1 Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, n vederea arhivrii documentelor, este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Departamentului de Resurse Umane? Rspuns: n cadrul Departamentului de Resurse Umane nu este prevzut un post de referent care s desfoare i activitatea de arhivare, ns este resposabilitatea fiecrui Inspector de resurse umane s transmit documentele din anii anteriori care nu sunt folosite n mod curent la arhiva, care se afl la sediul companiei. Intrebarea nr. 2 Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor? Rspuns: Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate. Intrebarea nr. 3 Exist o persoan din cadrul Departamentului de Resurse Umane care sa fi efecutat cursuri de pregtire de specialitate privind arhivarea documentelor? Rspuns:
47

Nu, ns ne gndim s numim o presoana responsabil cu sarcina elaborrii procedurilor specifice n vederea arhivrii documentelor, pn la sfritul anului. Intrebarea nr. 4 Cunoatei preveederile legale privind arhivarea documentelor? Rspuns: Termenul obligatoriu de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, potrivit pct. 51 din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. Intrebarea nr. 5 Considerai c firma dumeavoastra are un spaiu pentru arhivare suficient pentru dimensiunea acesteia? Rspuns: Orice angajator are obligatia de a pastra documentatia referitoare la contracte de munca si salarii pe o perioada de 50 de ani. Aceste documente, asa cum este de asteptat, ocupa un spatiu destul de mare, ns compania RINF care este n curs de dezvoltare va descurca cu spaiul.Stiu c multi dintre marii angajatori ncearca sa gaseasca modalitati alternative de arhivare a registrelor si a documentelor aferente contractelor de munca si salariilor- posibilitatea ca angajatorul sa utilizeze un sistem electronic de arhivare.

Testul Nr. 6 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Obiectul testului Modul de arhivare a documentelor Obiectivele testului - Verificarea procesului de arhivare a documentelor din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions - Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare Descrierea testului Intervievarea directorului de Resurse Umane privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor. Constatri In urma interviului cu Managerul de Resurse Umane privitor la procesul de arhivare a documentelor din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions s-a constatat c nu exist o persoan resposabil pentru arhivarea documentelor, i de asemenea nu seunt elaborate proceduri specifice n vederea arhivrii documentelor , iar predarea-primirea documentelor la
48

arhiva companiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.6

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.201 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direciei Resurse Umane CONSTATARE - Nu exist o persoan resposabil pentru arhivarea documentelor, i de asemenea nu seunt elaborate proceduri specifice n vederea arhivrii documentelor -Predarea-primirea documentelor la arhiva companiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate CAUZE - Nu este efectuat opisarea dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune neimportant; - Lipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane; - Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens; - Inexistena procedurilor specifice de arhivare CONSECINE - Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate; - Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
49

- Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent RECOMANDRI - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate; -Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului de Resurse Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva companiei.

3.3. Puncte forte ale gestiunii activitii Departamentului Resurse umane Puncte forte: Experien profesional dobndit aproape n totalitate n cadrul societii; Selecionarea personalului se face cu mult grij, ntruct acesta trebuie s cunoasc foarte bine domeniul profesiei i al locului de munc; funcional, cu compartimente bine definite; Managementul este de nivel ridicat i se acord o foarte mare importan pregtiri imanagerilor de la toate nivelele; Autoritatea se manifest la toate nivelurile, ns principalele decizii se iau la vrf; Responsabilitatea este localizat precis; Exist un sistem de comunicare care funcioneaz relativ bine: este orientat de sus n jos, dar are un puternic feed-back; informaiile sunt dirijate formal ctre utilizatori; oamenii sunt foarte comunicativi; Conflictele privind salariile sunt relativ rare i s-au rezolvat doar prin dialog; Desfacerea contractelor de munc s-a fcut de regul prin trimiterea n omaj; Se acord o importan deosebit instruirii, att la locul de munc, ct i prin cursuri de specialitate pe domenii; Securitatea muncii este strict supravegheat, se acord atenie sntii angajailor, controale periodice de medicina muncii Se remarc fidelitatea personalului fa de firm, iar educaia este axat pe corectitudine i respect fa de companie; n cadrul firmei nu exist absene nemotivate i nvoiri fr plat;

50

Productivitatea muncii a nregistrat o cretere an de an, aceasta dovedind o folosire eficienta forei de munc; 3.4. Puncte slabe ale gestiunii activitii Departamentului Resurse Umane Puncte slabe: Nu exist o eviden strict n ceea ce privete programul de lucru; Exist preocupare pentru coordonarea muncii, dar se comit erori n dirijarea fluxurilor informaionale; Se manifest uneori tensiuni ntre nivelele ierarhice generate de nerealizarea obiectivelor Asigurarea resurselor pentru fiecare loc de munc pune probleme, avnd deci un impact negativ Nu se face o evaluare periodic a personalului; Fluctuatia mare de personal in cadrul companiei; Structura organizatoric a fost modificat relativ des, dar nu substanial; Atribuirea sarcinilor nu este flexibil; Nerespectarea disciplinei de munc se sancioneaz cu msuri uor de suportat; Stimulentele materiale, concretizate n diferenieri de salarizare, creeaz adesea tensiu CAPITOLUL IV. RECOMANDRI n cadrul auditului desfurat s-au fcut recomandri menite s aduc un plus de valoare n procesul de gestionare a resurselor umane din cadrul RINF Outsourcing Solutions. Plecnd de la obiectivul principal al categoriei mai sus menionate toate recomandrile formulate urmresc mbuntirea acestui proces i obinerea unui proces de gestionare ct mai eficient. Acestea au fost naintate Directorului general al firmei i Directorului departamentului de resurse umane n vederea aprobrii / dezaprobrii lor, formulrii unor opinii n legatur cu acestea i stabilirii unor termene de rezolvare. Recomandrile s-au elaborat dup urmtoarea structur: primul aspect ce trebuie menionat este specificarea textului recomandrii cu menionarea aspectelor principale pe care le urmrete i definirea unor ci de aciune sau strategii. Urmtorul pas este precizarea persoanei responsabile cu implementarea recomandrii. Pasul trei l reprezint specificarea acordului / dezacordului managementului superior i mediu cu privire la aceast recomandare. Ultimul punct este reprezentat de specificarea termenului de realizare a implementrii strategiilor propuse. s Responsabil Acordul / Termen Recomandri pentru dezacordul de implementare managemen- realizare tului 1.Pregtirea profesional a personalului Manager Acord 6 luni
51

implicat n activitatea de organizare i semnare a contarctelor individuale de munc a persoanlului din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia 2. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul RINF 3. Reverificarea modului de calcualare a salariilor pentru luna iulie a anului 2011. 4. Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului; 5. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 3 luni; 6. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ 7. Actualizarea periodica a dosarelor profesionale, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a angajailor 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

Departament HR

Manager Departament HR

Acord

12 luni

Specialist Payroll Manager Departament HR Manager Departament HR

Acord Acord

1 luna 2 luni

Acord

6 luni

Inspector Resurse Acord Umane

2 luni

Inspector Resurse Acord Umane

2 luni

Manager Departament HR

Acord

3 luni

9. Implementarea unui nivel de control Manager suplimentar pe lanul procedural privind Departament HR gestionarea dosarelor de personal 10. Stabilirea resposabilitii transmiterii Manager Registrului General de Eviden al Departament HR Salariailor pentru cel putin 2 persoane din Departamentul de Resusre Umane

Acord

4 luni

Acord

1 luna

11. Elaborarea procedurilor scrise i Manager Acord formalizate pentru ntocmirea documentelor Departament HR

4 luni
52

care prevd noi modificri la contracte i i Inspectorul de transmiterea imediat ctre resposabilii Resurse Umane pentru transmiterea n Revisal 12. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, cares cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate 13. Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului de Resurse Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva companiei. Specialist Resurse Acord Umane si Inspectorul de Resurse Umane Manager Departament HR Acord 6 luni

6 luni

V. Concluzii

Auditul activitii de gestiune a resurselor umane s-a efectuat ntr-o unitate cu un numr mare de angajai i cu o evoluie ascendent. Administrarea resurselor umane necesit o atenie deosebit deoarece rolul su este de a constitui un factor de corecie pentru adaptrile cerute de evoluia pieei, astfel nct s fie asigurat eficiena economic organizaional. Dei s-au constatat numeroase disfuncionaliti majoritatea fiind de mic importan, procesul de gestionare a ressurselor umane este peste media obinuit. Pasul important de aprobare a recomandrilor i centralizare a eforturilor n vederea soluionrii problemelor existente a decurs fr probleme i s-a susinut n unanimitate. Acest lucru demonstreaz deschidere i voin fa de orice propunere menit s aduc un plus de valoare procesului de recrutare i selecie n special i organizaiei n general. Auditul resurselor umane, oricare ar fi obiectivul sau este n msur s determine situaia de fapt a obiectului investigat, s propun ci i metode de mbuntire, s ofere managementului un punct de plecare pentru demararea procesului de perfecionare a activitii n vederea atingerii obiectivelor propuse. Putem spune despre auditul gestiunii resurselor umane ca evideniaz contribuiile departamentului de resurse umane n cadrul organizaiei, mbuntete imaginea profesional a departamentului resurse umane, ncurajeaz asumarea de responsabiliti mai mari n cadrul aceluiai departament, poate reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace si nu in ultimul rand descoper problemele critice ale resurselor umane. Auditul resurselor umane poate fi o prghie puternic de schimbare departamental i organizaional. ntr-un anumit sens este simplu pentru c se completeaz rapid i cu uurin. Pe de alt parte, gradul de detaliere i de definire a performanei rmne la latitudinea auditorului.
53

n concluzie este deosebit de important i de util orice tip de audit de resurse umane, cu condiia ca acesta s fie pretat la nevoile firmei i acceptat i neles de toate persoanele implicate.n sfrit, auditul determin orientarea profesionitilor de resurse umane spre o contribuie mai activ i mai concret la succesul organizaional.

Bibliografie Abdul, A. A. (2001). Human assets accounting and human resource audit. Pakistan & Gulf Economist, 20. Aswathappa, K. (2006). Human Resource Management and Personnel Management (4th ed.). McGraw-hill. Bocean, C. G., Auditul resurselor umane, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2008 Boudreau, J. W., & Ramstad, P. M. (1997). Measuring intellectual capital: learning from financial history Human 343-356. Chiu, G. A coordonator , Studii de caz privind auditul public intern , Editura CECCAR, Bucureti, 2005 Igalens, J. Audit des Resources Humaines, Paris, Editions Liaisons, 2000 Leboyer, C. L. Lvaluation du personnel, Paris, Editions dOrganisation, 1990 Lmemory Nguwi, How to carry out a Human Resources Audit. 17.09.2003 Loebbecke, A. Audit o abordare integrat, Editura Arc, Bucureti, 2003; Pernin, D. La gestion des cadres acteurs de leur carrire , Paris, Editions Hommes et Tehniques, 1995 Porumb, E. Managementul resurselor umane, Ed. Fundaiei pentru studii europene, Cluj-Napoca, 2001; Marin I., Auditul Resurselor Umane, Editura Economica, Bucuresti, 2011
54

Marin I., Curs Mangementul Resurselor Umane, Auditul Resurselor Umane,2011 Mitea, A. (coord.), Auditul de sistem n institutiile publice, Ed. Administratei si Internelor, Bucuresti 2006, Stephen, F. Ruffino, Introduction to the Human Resources Audit, 08.02.2001

Anexa nr.1 Chestionar Auditul gestiunii Resurselor Umane

1. Ce fel de programe exist pentru retenia angajailor? Credei c sunt suficiente?

1.Retenia angajailor RINF Outsourcing Solutions

Dezacord total Dezacord Nici acord nici dezacord De acord Cu totul de acord

2.Compania a dezvoltat un program atractiv de beneficii care s pstreze angajaii?

3.Urmrii cifra de afaceri de personal? Daca da, care este rata cifrei de afaceri pe ultimul an fiscal?

55

2. Sistemul de compensaii si beneficii

1.Ce este sistemul de compensare folosit n compania dumneavoastr? Va rugam sa descriei.

2. Oferiti o grila de compensare care s ofere o baz stabil cu variabilele legate de performan?

3.Departamentul de Resurse Umane se implic n formularea i implementarea strategiei de comensaii si beneficii a companiei RINF?

4.Este sistemul de compensare revizuit periodic? Cum ai evalua structura de plat i politica de compensare la cel putin 1 an i ajustare atunci cnd este necesar?

5.Sunt instituite proceduri care s asigure respectarea legilor aplicabile privind salarizarea? Foarte bine Destul de bine Slab 8.Descrieti un beneficiu existent si sistemul de recompensare din cadrul companiei dumneavoastr. Descriei in detaliu dac exist diferene ntre nivelul de top management / middle management / personalul de executie?)

3.Sistemul informatic al Resurselor Umane

56

1.Ce sisteme IT i infrastructur folosii pentru suportul sistemului informatic de HR? Funcioneaz n mod eficient?

2.Cum poate fi folosit sistemul pentru a sprijini Strategia de HR?

3.Cte tipuri de baze de date aveti stocate n cadrul companiei?(CV-uri, date de contact etc)

4. Comunicarea cu angajaii RINF

1.Exist un mediu de comunicare deschis intre angajati si management in cadrul societaii? 2. Cum reuesc managerii i angajaii s perceap eficacitatea i integritatea in culturii organizaional actual?

3. V surprinde ideea de perspectiv creativ a angajailor prin solicitarea ideilor acestora n mbuntirea proceselor? Da Nu
57

4.Ce mijloc de comunicaii folosete frecvent compania pentru a comunica informaii ctre toti angajaii?

58

Anexa nr. 2 Lista elemente esantionate pentru testul nr.4