UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRIA EN ADMINISTRACIN

UNIDAD DE POST GRADO

RESUMEN DE EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM

ASIGNATURA:

Sistema de Informacin Gerencial

ALUMNO:

Prieto Alvarez, Miguel Angel Pareja Poccori, Patricia Vojvodic Vargas, Tomislav
IV 2002-2

CICLO:

PERIODO ACADEMICO:

SISTEMAS DE INFORMACION PARA EJECUTIVOS EIS ( Executive Information Systems)

Los ejecutivos ejercen una fuerte influencia sobre las actividades y rumbo de la organizacin. Ellos utilizan tanto la intuicin y el anlisis racional para resolver problemas y para ello tienen necesidades de informacin especiales, por lo que se distingue de los gerentes de niveles inferiores.

Los sistemas de informacin para ejecutivos pueden servir de apoyo cuando el gerente es ascendido y se convierte en ejecutivo. Proporcionan gran ayuda al permitir a los ejecutivos realizar el proceso de toma de decisiones con el apoyo de ms informacin y ms oportuna. Esto puede dar a la empresa una ventaja competitiva al permitirle hacer frente a los cambios que demanda el medio ambiente al contar con informacin adecuada. Consideremos que una empresa solo cuenta con sistemas de informacin funcional ( mercadotecnia, de produccin, financiera, recursos humanos), los gerentes del nivel ms alto recibiran toda su informacin de los subsistemas funcionales y estos ejecutivos tendran que destilar y sintetizar los datos hasta tenerlos en una forma que les diga algo. El sistema de informacin para ejecutivos realiza este trabajo.

La configuracin de un EIS casi siempre incluye una ( computadora personal ) estacin de trabajo de ejecutivo. La Base de datos ejecutiva contiene datos procesados por la computadora central de la compaa . El ejecutivo selecciona opciones de mens para producir informacin en forma tabular , grfica y narrativa pudiendo comenzar con un panorama general y luego recuperar

gradualmente informacin ms detallada. Adems puede proporcionar noticias de actualidad y un asistente puede capturar con el teclado una explicacin narrativa de los datos tabulares grficos. El sistema permite el uso de correo electrnico y acceder a datos e informacin del entorno.

Los ejecutivos han cimentado sus EIS en conceptos gerenciales fundamentales El IES permite al ejecutivo vigilar el desempeo de la compaa en trminos de los objetivos y los factores crticos de xito. Las pantallas que los ejecutivos solicitan con frecuencia incorporan la gerencia de excepcin al comparar el desempeo presupuestado con el desempeo real. El papel primordial del EIS es sintetizar, o destilar, un gran volumen de datos e informacin a fin de hacerlo mas til. Esta destilacin se ha llamado comprensin de informacin, y produce una vista, o un modelo mental, de las operaciones de la compaa.

SISTEMAS DE INFORMACIN EJECUTIVOS

Definicin: Son diseados para reunir , procesar y desplegar informacin: a) Reportes de problemas clave. b) Grficas que resalten la informacin importante. c) Finanzas de alto nivel: esquemas comparativos-desempeo. d) Indicadores clave de desempeo. e) Reportes de indicadores clave de desempeo.

f) Actan como filtros para el ejecutivo que permiten que la informacin pueda ser comprimida y resumida en la forma en que cada usuario desee. g) Provee de un valor agregado a la funcin administrativa.

Caractersticas:
a) Diseado para satisfacer las necesidades de informacin de los altos ejecutivos. b) Principalmente utilizado para el seguimiento y control. c) Construido en base al estilo individual de toma de decisiones del ejecutivo. d) Alguna informacin se presenta en forma grfica. e) Diseado para proveer de informacin rpida para la toma de decisiones que son hechas bajo presin; esto es, informacin oportuna . f) Planeado para ser muy "amigable" por lo que el usuario puede usarlo con muy poco entrenamiento . g) Diseado para una cultura corporativa y orientado a la toma de decisiones. h) Provee de un rpido acceso a la informacin actual. i) Filtra, comprime y detecta datos crticos. j) Utiliza datos del medio ambiente organizacional (competencia, clientes, industria, mercado, gobierno internacional), de bases de datos en lnea, servicios electrnicos, reportes de instituciones financieras, bolsa de valores y otros proveedores de informacin.

COMPARACIONES ENTRE EL SIE, EL DSS Y EL MIS

SIE y DSS: El SIE es un sistema estructurado de bsqueda automatizada que opera de manera contnua para mantener a la gerencia informada de los eventos ocurridos en reas importantes (tanto dentro como fuera de la organizacin). Adems el SIE, mantiene por si mismo un seguimiento, es decir no requiere de la intervencin gerencial, mientras tanto el DSS, desarrolla procesos ms complejos de anlisis, que se requieren para entender porque las cosas pasan en la forma en como lo hacen. Por lo tanto, requieren evaluacin de datos y utilizacin de modelos. SIE y MIS: La mayor diferencia entre estos dos tipos de sistemas es el nmero y nivel de los usuarios. Mientras que el SIE est diseado para un pequeo nmero de ejecutivos de la alta direccin, el MIS apoya a los niveles directivos de la corporacin. La tendencia de los negocios es enfocarse a 3 elementos: 1. Gente. Habilidades y experiencia de la persona; valores y

motivaciones; y la cultura organizacional. 2. Procesos. Las actividades, mtodos, tecnologas y herramientas que sirven como medio para lograr los fines del negocio. 3. Socios. Asociaciones tanto con proveedores y distribuidores como con competidores y clientes. Por otro lado, la gerencia de sistemas de informacin se enfoca: I. Sistemas. El hardware, el software y las comunicaciones.

II. Personal. Las actividades relacionadas con el desarrollo y mantenimiento de los sistemas. III. Soluciones. Las configuraciones especficas de sistemas y personal que se enfoca a las necesidades particulares del negocio. La combinacin de estos seis elementos podra suministrar soluciones adecuadas a los problemas y necesidades de los negocios. La meta de la integracin de la empresa es proveer la informacin correcta a la gente indicada en el momento preciso.

SISTEMAS DE INFORMACIN EJECUTIVOS - SIE

Los sistemas de informacin ejecutivos son organizacionales y no individuales en cuanto a su alcance. Lo cual significa que la informacin corporativa ya no es una mezcla de interpretaciones individuales de los usuarios. Un SIE establece los estndares de datos para todos, desde el gerente de mercadotecnia, el contador y el gerente de produccin, quienes pueden comunicarse y recibir informacin en los mismos formatos. Un sistema de informacin ejecutivo puede contribuir a que, virtualmente, cada meta estratgica de la compaa y las operaciones diarias provean una descripcin de las actividades, prioridades y resultados de la organizacin.

SIE - UNA GUA PARA LOS EJECUTIVOS

Se nos presenta una contradiccin de los ejecutivos en cuanto al uso de la tecnologa de informacin, por una parte ellos se encuentran ansiosos por conocer y operar todos los avances tecnolgicos relacionados con su funcin,

pero por otro lado no conocen detalladamente lo que dichos adelantos pueden hacer por su negocio y cmo stos se adecan a sus necesidades de informacin. La explicacin a la gran demanda de los sistemas de informacin ejecutivos, est relacionada con tres factores: 1. Necesidad de Informacin. Muchas personas tienen la creencia de que la nica informacin importante para los ejecutivos es la del tipo financiero, sin embargo, el medio ambiente que rodea a los negocios posee una gran nmero de variables, como pueden ser cambios polticos, sociales, culturales, etc.. 2. Redundancia de datos. Es muy comn encontrar que los ejecutivos mencionan: "Aqu tengo toda la informacin", refirindose a grandes listados de datos. Lo realmente importante es que los datos tengan un significado y que proporcionen un conocimiento preciso de las situaciones existentes. Es una necesidad de los ejecutivos contar con informacin confiable y oportuna, libre de redundancias pero a la vez suficiente para los propsitos que se requiere y de esta manera tener fundamentos para la toma de decisiones. 3. Limitaciones del software. El ejecutivo rara vez tiene conocimientos en cuanto a computacin, el sabe que cuenta con informacin en bases de datos pero no conoce la forma para obtener dichos recursos. Los sistemas de informacin ejecutivos proporcionan una estructura sencilla de manera que el ejecutivo pueda efectiva y eficazmente hacer uso de la informacin. De aqu se deriva la descripcin de un sistema de informacin ejecutivo como producto de software fcil de usar, con un

fcil acceso de datos, el cual facilita el anlisis, presentacin y comunicacin de los mismos, diferencindose as de los sistemas de informacin gerenciales (MIS), los cuales abarcan todas las

transacciones de una organizacin presentando bases de datos que no son flexibles y sin una interaccin sencilla para el usuario.

DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN PARA UN SIE

Para conocer los requerimientos de informacin de un sistema de informacin ejecutivo para una organizacin especfica deben tomarse en cuenta: las caractersticas de los usuarios del sistema, las aplicaciones potenciales del mismo y el ambiente en el cual ste se usar. Para delimitar todos estos factores es necesario realizar un anlisis de los sistemas existentes, las aplicaciones y los usuarios, considerando adems si estamos tratando con requerimientos a nivel industria, organizacin, unidad de trabajo o en un nivel individual. Estrategias que pueden emplearse para determinar los requerimientos de informacin para un sistema: 1. Preguntar. Mediante esta estrategia se obtiene informacin directa de los ejecutivos acerca de sus necesidades especficas de informacin. Aqu se presentan varias dificultades, como por ejemplo, el hueco entre el conocimiento tcnico del especialista en tecnologa de informacin y la naturaleza no estructurada de las funciones del ejecutivo. Otro obstculo es que el ejecutivo debe dedicar tiempo a estas entrevistas, lo cual algunas veces es inaccesible.

2. Derivacin de requerimientos de un sistema existente . Lo cual tiene un valor limitado debido a que lo que se necesita es reemplazar lo que existe porque es inadecuado. 3. Sintetizar caractersticas del sistema utilizado . Mediante el anlisis de las caractersticas del sistema objeto, estudiando: formulacin de estrategias (en base a objetivos de la organizacin), anlisis de factores de xito crticos (factores esenciales para el desempeo exitoso del trabajo del usuario), anlisis de decisin, anlisis del tipo entradaproceso-salida, etc. 4. Experimentacin con el desarrollo de un sistema de informacin . Con la ayuda de prototipos.

GARANTIA PARA HACER POPULAR TU SIE

Una clave de xito en la implantacin de un SIE es que ste se adapte a los requerimientos especficos de la organizacin, cumpliendo adems con ciertas caractersticas como son: Sencillo de utilizar. Debe tomar en cuenta tanto las metas de la organizacin, as como los factores crticos de xito, para de esta manera contribuir con la estrategia organizacional. Se requiere involucrar a los futuros usuarios del SIE, de tal forma que stos contribuyan a la construccin de dicho sistema aportando su experiencia y conocimientos. Debe asegurarse la integridad, consistencia, precisin y seguridad de los datos.

Los sistemas computacionales diseados para ejecutivos pueden clasificarse en 3 reas principales:

Trabajo en grupo. El software dedicado a esta rea ayuda en la comunicacin entre las personas que trabajan juntas en un proyecto.

Sistemas de apoyo a ejecutivos. Estn diseados para ayudar a los administradores a tomar decisiones.

Herramientas de modelacin de negocios . Ayudan en la creacin de grficas para las presentaciones.

Se presentan varias recomendaciones que es muy importante considerar en el momento de construir un sistema de informacin ejecutivo (SIE), entre las cuales se encuentran: Tomar en cuenta las capacidades de manejo de datos y la arquitectura que actualmente posee la empresa. Seleccionar datos que realmente sean importantes y relevantes para el ejecutivo. Determinar la capacidad de enlazar los sistemas computacionales y las bases de datos de toda la organizacin. Seleccionar un administrador de datos que proteja adecuadamente la informacin. Seleccionar el hardware apropiado.

Causas de fracaso en la implantacin de SIEs: Tecnologa inadecuada. Carencia de compromiso de la alta administracin. El sistema no est alineado a los objetivos organizacionales. Falta de una cultura organizacional.

Mala definicin de requerimientos. Dudosa integridad de los datos. Resistencia organizacional. Poco desarrollo de aplicaciones.

CRONOLOGA DE SISTEMAS DE INFORMACIN EJECUTIVOS

Paso 1: ENTREVISTAR AL EJECUTIVO. En esta etapa inicial del proceso de introduccin del SIE, se requiere tener una entrevista con el ejecutivo que nos ayude a "vender el concepto" y a identificar las necesidades crticas de informacin para la organizacin. Sin embargo, aqu surgen las preguntas: Cmo conseguir una entrevista con el ejecutivo? y Cmo interesar al ejecutivo?. Una manera de solucionar estas cuestiones es hacerle saber al ejecutivo que se est preparando un estudio, para identificar la informacin ms importante que debe proporcionarsele y que requiere de una hora de su tiempo. La persona encargada de implantar el SIE debe tener un patrocinador del sistema, es decir, un ejecutivo que apoye la idea del SIE. Si ya se tiene un patrocinador puede que este an no comprenda completamente el concepto del SIE. La oportunidad de que el sistema de informacin ejecutivo tenga xito se incrementa si el ejecutivo entiende claramente lo que es un SIE y los beneficios que le proporcionar. * Decisin de que informacin proporcionar.

En la entrevista debe encontrarse informacin crtica para el ejecutivo, la cual debe incluir: Reportes obligatorios. Control operacional y financiero. Reportes gerenciales. Personalizacin y liderazgo de datos. Factores crticos de xito (FCE), los cuales reflejan los factores ms crticos para el xito del ejecutivo y de la organizacin. Factores crticos de fracaso (FCF), son aquellos cuya existencia o ausencia contribuyen al fracaso individual o de la organizacin. Los resultados de la entrevista pueden categorizarse en: existencia de informacin prioritaria (Mnimos requeridos para el SIE), mejoramiento de la informacin existente (detalles adicionales en tpicos de informacin que actualmente se est proporcionando), insatisfaccin de requerimientos funcionales, insatisfaccin de requerimientos estratgicos (factores clave para el xito de la organizacin en el mediano plazo).

Paso 2: ESTABLECER LA VISIN. Se requiere tener una visin comn en definir, seleccionar y construir el SIE. Aqu se presentan las preguntas: Qu va a ser el SIE?, Cmo ser utilizado?, Qu beneficios proporcionar?. Despus de las entrevistas con los ejecutivos se tiene una perspectiva general de lo que se quiere que sea el SIE, puede hacerse una clasificacin de los mismos de acuerdo a las necesidades que va a satisfacer:

Ejecutivo

operacional

(estn

orientados

al

control

y/o

productividad). Gerencial operacional. Informacional. Basados en un tema. Estratgico (se enfoca al futuro en lugar de simplemente

mostrar informacin pasada). Es muy importante alinear lo que es la visin del negocio con la tecnologa de informacin, en otras palabras, debemos conocer los planes de negocio, en cualquiera de los horizontes de planeacin, para definir la plataforma de tecnologas y sistemas de informacin que apoyaran en las estrategias corporativas.

Paso 3: REVISAR LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES. Para determinar estos requerimientos iniciamos con responder: Cules son los objetivos del proyecto, cul es su alcance y cules son las limitaciones en cuanto a recursos?, Cul es el personal disponible?, De qu recursos tcnicos se dispone?. Todas las organizaciones varan en cuanto a la disponibilidad de recursos.

Paso 4: CREACIN DE LA PROPUESTA DEL SIE. No importa que tan brillante sea el diseo del SIE, no se obtendr ningn progreso hasta que se tenga la aprobacin del proyecto por parte del ejecutivo. El propsito de la propuesta del SIE es obtener un compromiso intelectual y emocional de los ejecutivos. La propuesta ayuda a destruir viejos mitos, maneja

las expectativas, obtiene el apoyo en recursos y reduce la resistencia al cambio.

La propuesta debe hacerse por escrito y de preferencia realizar una presentacin ante el grupo de ejecutivos. Esta presentacin debe prepararse de tal manera que despierte el inters del ejecutivo, pueden utilizarse apoyos grficos, y sobre todo darle prioridad a la informacin ms relevante o de mayor impacto. La estructura de la presentacin, por lo general, abarca los siguientes puntos: Lista de algunos de los problemas de informacin que se presentan en la organizacin, tales como: insuficiencia de reportes en papel; problemas de acceso a datos; definiciones mltiples para ventas, costos, etc.; grandes listados de informacin sin valor agregado; metodologas de desarrollo de sistemas tradicionales. La enumeracin de los problemas de informacin que estn afectando a la organizacin debe ir acompaada de un anlisis de como podan alcanzarse ciertas ventajas si se superan dichos problemas. Breve descripcin de lo que es un SIE, definiendo los beneficios que se obtienen con el uso de estos sistemas. Pueden presentarse algunos ejemplos de SIEs exitosos para explicar mejor el concepto de estos sistemas. Exponer los logros que se obtendrn en productividad y eficiencia. Aqu es de mucha utilidad resaltar las cuestiones crticas del negocio y cmo puede ayudarse a lograr los objetivos estratgicos con la utilizacin de la tecnologa de informacin, en este caso los SIEs.

Explicar brevemente como funciona un SIE, no deben incluirse detalles tcnicos ya que lo que el ejecutivo necesita conocer es el alcance del proyecto.

Presentar estimaciones de requerimientos en recursos, que incluyan: personal, tiempo y dinero.

Finalmente, se concluye la presentacin con una evaluacin, a nivel empresa, industria y mercado de los rpidos cambios que se han dado en el ambiente de negocios y de cmo el SIE constituye una herramienta para hacer frente a esos cambios y para canalizar los beneficios de estar bien informado, de manera oportuna, relevante y confiable.

Paso 5: DERIVACIN DE LAS NECESIDADES TCNICAS. Deben evaluarse los requerimientos funcionales alinendolos con la tecnologa de informacin existente y con los requerimientos e implicaciones a corto y largo plazo.

Burkan presenta lo que l llama la ecuacin de los SIEs: Funcionalidad = Tecnologa + Soporte Funcionalidad = Beneficios proporcionados e integracin con productos estratgicos. Tecnologa = Arquitecturas tecnolgicas. Soporte = Entrenamiento y apoyo a los usuarios. Con esta frmula tendremos una idea mas precisa de los factores a considerar en el diseo de los SIE, ya que se tendrn ciertos objetivos hacia donde dirigir los esfuerzos. Cualquier sistema en general, no nicamente los SIEs, deben poseer ciertas caractersticas tales como: utilizacin de iconos (para reducir e incluso

eliminar el uso del teclado), ir de lo general a lo particular (presentar ndices que conduzcan a informacin ms detallada de un tpico seleccionado), reportes por excepcin (que sealen cambios importantes en datos de la informacin presentada) y codificacin de color (informar con el uso de ciertos colores), entre otros.

Qu sucede si se esta pensando en construr un SIE en vez de comprarlo?, deben evaluarse los costos-beneficios de cada opcin. Cmo puede entenderse que caractersticas inclur u omitir y como evaluar las implicaciones de tal decisin?. Deben evaluarse ciertas reas que diferencian las opciones tecnolgicas: arquitectura, evolucin de datos, comunicacin, acceso a datos, administracin de la informacin, hardware, recursos y soporte. Estos conceptos no solamente ayudan en la valuacin tecnolgica sino que tambin en el plan de implantacin del sistema.

Paso 6: EVALUACIN DE LAS OPCIONES TECNOLGICAS. Muchas veces las empresas invierten mayor dinero y esfuerzo en evaluar las tecnologas que el precio de la tecnologa por si misma. Este proceso debe realizarse detalladamente dada la gran diversidad de tecnologas existentes.

Paso 7: CONSTRUCCIN DEL SIE. Se requiere seleccionar los modelos en que se basar el SIE, fijar estndares. Evaluar alternativas que puedan ofrecer mejoras en productividad y efectividad. Deben considerarse los recursos de que se dispone (tiempo, personal capacitado, grado de disposicin de los ejecutivos) y sobre todo debe estar

bien definida y limitada la necesidad que se desea satisfacer para as evitar la divagacin de esfuerzos, que al final nos lleven a la solucin de un problema que no existe. Para evaluar el SIE, no debemos basarnos nicamente en la relacin costobeneficio que est dndose, ya que esto representa slo una parte del valor de el sistema, pueden utilizarse otros criterios de evaluacin como son: Cunto tiempo invierte el ejecutivo en la utilizacin del sistema?, El SIE cambia la forma de pensar del ejecutivo acerca del uso y la administracin de la tecnologa de informacin?, Vara la forma en que la empresa utiliza la tecnologa?, El SIE libera al ejecutivo de la realizacin de actividades rutinarias, permitindole a la empresa aprovechar la experiencia, conocimiento y perspectiva del ejecutivo?. Por ltimo, debe tenerse muy en cuenta el perfil del ejecutivo, es decir, deben analizarse sus funciones o roles que representan como ejecutivos en una organizacin: Roles interpersonales: Se considera como la cabeza de la organizacin, desempea responsabilidades de naturaleza legal o social. Responsable de la motivacin, asesoramiento, entrenamiento y promocin. Desarrolla y mantiene una red de contactos externos que proporcionan informacin. Rol informativo: Busca y recibe una gran variedad de informacin para obtener un conocimiento total de la organizacin y su medio ambiente.

 Es centro de informacin tanto interna como externa de la organizacin. Transmite informacin recibida de externos y de subordinados a otros miembros de la organizacin. Comunica informacin a externos de los planes, polticas, acciones y resultados de la organizacin. Rol decisional: Lleva a la organizacin a buscar oportunidades, iniciar y supervisar proyectos especficos. Es responsable de acciones correctivas, cuando la organizacin se enfrenta a problemas importantes e inesperados. Distribuye recursos organizacionales de todo tipo. Representa a la organizacin en los acuerdos importantes.

Tendencia Futura en EIS

A diferencia del inicio de los aos ochenta hoy es mas comn que los ejecutivos sean usuarios de las computadoras, sobre todo en aplicaciones tan amables como en correo electrnico. A medida que crece el apoyo para los EIS,

veremos su influencia en varios aspectos. Vemos que cada ves ms gerentes de nivel medio con conocimientos de computacin estn ingresando a las filas de ejecutivos, algunos de los cuales sern atrados hacia el software de EIS prescrito. Otros asignaran recursos para el desarrollo de sistemas a la medida.

En las compaas pequeas la alternativa ms atractiva es el software de EIS prescrito, pero la calidad debe ser alta y debe ser fcil de implementar y usar, lo que se lograra cuando ms proveedores ingresen a este mercado.

BIBLIOGRAFA
1. Daniel Cohen y Enrique Asin- Sistemas de informacin para los negocios -Tercera edicin 2. Garca Bravo Daniel- Sistemas de informacin en la empresa Primera edicin. 3. Oz, Effy-Administracin de sistemas de informacin- Ed.2001 4. Raymond Mc leod,Jr.- Sistemas de informacin Gerencial Sptima edicin. 5. www.Logicnet.com.mex/gamolina Gerardo Arturo Molina Ramos SISTEMAS DE INFORMACIN EJECUTIVOS 6. Hppt:Fssl.man.ac.uk the failure to implement un executive information system 7. www.cs.ui.ac.id/staf/sjarif/eis3.htm - EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS -Casos de aplicacin. 8. www.cryxus.com- Planning a useful E.I.S. 9. www.intelnet.co.uk- EIS Casos de estudio 10. www.eunis.org/html3/congres/eunis97/papers/022802.htm -Data Warehouses and Executive Information Systems - Ignoring the Hype. 11. www-user.cs.york.ac.uk Executive Information Systems: Minimising the risk of development

12. www.shu.ac.uk/schools/fsl/fisjnl//vol1996/pprs1996/p96003.htm-The Potential for Executive Information Systems to Support the Management of Business Reconfiguration. 13. www.itmweb.com/essay519.htm-Implementing Information System. 14. Aplicaciones EIS con Forest & Trees 3.1b Sistemas de informacin para ejecutivos - Nmero: 110. Seccin: Test. pgina: 277 an Executive