5 Travail Collaboratif

CHAUMETTE Claire DESBIENS Delphine
Typologie des systmes dinformation : Le travail collaboratif

Commanditaire :
Mme Marie DESPRES-LONNET
Universit de Lille 3 UFR IDIST Anne universitaire 2007-2008
Sommaire
Rsum ................................................................................................................................... 3 Indexation............................................................................................................................... 3 Introduction ................................................................................................................................ 4 I. Quest-ce que le travail collaboratif ? ................................................................................ 5 A. Contour de ltude ............................................................................................................. 5 1. Aperu historique du travail collaboratif ....................................................................... 5 2. Dfinition ....................................................................................................................... 6 B. Rgles dapplication dun projet groupware ..................................................................... 7 1. Principes de base : communication, coordination et coopration .................................. 7 2. Les rgles dor du projet groupware .............................................................................. 7 3. Les cinq tapes de mise en place : mthode MAIN ....................................................... 8 C. Typologie des applications groupware .............................................................................. 9 1. Matrice moment/lieu .............................................................................................. 10 2. Les applications mmoire, routage et change : .......................................................... 10 3. Fonctionnalits ............................................................................................................. 10 Le groupware : un cocktail explosif ? .............................................................................. 12 A. Enjeu managrial du travail collaboratif ......................................................................... 12 1. Liceberg organisationnel............................................................................................. 12 2. Le groupe une entit indispensable .............................................................................. 13 3. Les techniques de management alternatives ................................................................ 16 B. Enjeu organisationnel du travail collaboratif................................................................... 17 1. Remise en cause de la structure hirarchique............................................................... 17 2. Une organisation base sur les processus..................................................................... 18 3. Une organisation collaborative..................................................................................... 19 C. Enjeu informatique du travail collaboratif....................................................................... 21 1. Les changements informatiques ................................................................................... 21 2. Convergence des technologies pour un essor du groupware........................................ 22 3. Usage des technologies groupware .............................................................................. 23 4. Une formation ncessaire ............................................................................................. 23
II.
III. Le travail collaboratif : actualits et perspectives ? ...................................................... 24 A. Les bnfices pour lentreprise........................................................................................ 24 B. Les cots et les risques .................................................................................................... 25 C. Offres sur le march ........................................................................................................ 26 1. Les logiciels libres........................................................................................................ 26 2. Les logiciels propritaires ............................................................................................ 28 D. Concurrences et influences.............................................................................................. 30 1. Etude comparative........................................................................................................ 30 2. Les autres types doutils : du collaboratif web aux plateformes gratuites ................... 31 Conclusion................................................................................................................................ 34 Bibliographie ............................................................................................................................ 35 Glossaire................................................................................................................................... 37
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Rsum
Le travail collaboratif, ou groupware, recouvre lensemble des moyens organisationnels et techniques permettant doffrir des groupes de personnes runies autour dune action ou dun projet commun, la possibilit de communiquer, de cooprer, et de se coordonner. Le travail collaboratif permet le dveloppement des comptences collaboratives grce une formation, des moyens techniques adapts, mais galement grce une organisation transversale par les processus accompagne dune structure managriale ouverte et base sur des quipes projet.
Indexation
Communication Coopration Coordination Gestion de projet Groupware Equipe de travail Processus Reengineering
Introduction
Dans son livre blanc consacr aux nouveaux outils de travail collaboratif, Gilles BALMISSE1 dlimite cette notion en trois grands domaines dapplication professionnels : tout dabord, la production car les outils collaboratifs offrent la possibilit aux membres de lorganisation de produire des informations en vue de les partager et ainsi, daugmenter la productivit et lefficacit dans la conduite de projet au sein de lentreprise. Le deuxime domaine rpertori est la formation car les outils collaboratifs peuvent tre utiliss pour lapprentissage distance et enfin, la relation-client : dans ce cas, les outils servent conseiller et orienter les clients dans leurs achats. Cest la production, le premier de ces domaines, qui nous intresse pour la ralisation de ce dossier thmatique destination des professionnels de linformation puisquil concerne directement le systme dinformation de lentreprise. Le groupware est un terme complexe, nologisme invent aux Etats-Unis, l o la culture de groupe est prsente depuis de nombreuses annes. Ce terme est difficile dlimiter : en 1994, plus de treize termes diffrents taient recenss pour dsigner cette notion. En France, le travail collaboratif est apparu plus tardivement dans les annes 90. Il est souvent considr comme un simple outil, comme le fait remarquer Serge LEVAN quand on parle de travail collaboratif on pense dabord outils pour partager des documents sans avoir le rflexe processus mtier, donc sans penser aux situations de travail et de communication de ceux qui sont senss collaborer. 2 Plus quun outil, le groupware est aussi un champ disciplinaire, un concept mais surtout une nouvelle mthode de travail. Comment intgrer alors le travail collaboratif dans les entreprises franaises ? Quels sont les enjeux et les consquences pour lentreprise ? Quels sont les derniers outils prsents sur le march ? Rpondent-ils toutes les attentes ? Ce dossier sefforcera de dresser un tat de lart du travail collaboratif en prsentant tout dabord la notion en quelques dates, puis en dfinissant plus prcisment cette notion et son contexte, afin denvisager les enjeux quelle pose pour lentreprise et enfin en dcrivant dun point de vue plus pratique les outils de travail collaboratif prsents sur le march actuel. Enfin, pour une question de simplicit, nous avons choisi de considrer les termes travail collaboratif et groupware comme des synonymes. Les nuances qui peuvent exister entre ces deux termes seront nanmoins explicites dans la premire partie de ce dossier.
BALMISSE Gilles, les enjeux et la ralit franaise du travail collaboratif et des communauts de pratiques. 2004.
K.LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective : les sept piliers de la sagesse du travail collaboratif. Septembre 2004. Travail Collaboratif - Page 4
I. Quest-ce que le travail collaboratif ?

A. Contour de ltude
1. Aperu historique du travail collaboratif
Cet historique sefforce de dgager les grandes tapes de lvolution de la notion de travail collaboratif, afin den donner un aperu clair et succinct. Le travail collaboratif, autrement appel, le travail de groupe assist par ordinateur est une notion plutt ancienne. En effet, elle fait son apparition dans les annes 60 au Research Institute de Stanford aux Etats-Unis sous la direction dENGELBART, considr aujourdhui comme le pre fondateur du travail collaboratif. Il dveloppe un systme nomm Augment qui recouvre en quasi-totalit toutes les caractristiques dun outil de groupware daujourdhui avec les dimensions technologiques mais aussi humaines et organisationnelles. Dans les annes 70, dautres applications de type travail collaboratif se dveloppent en milieu universitaire aux Etats-Unis, notamment lEIES (Electronic Information Exchange System), vritable systme de tlconfrence dvelopp au New Jersey Institute of Technology sous la direction de TURROF. Son objectif tait de concevoir un laboratoire de communication lectronique utilisable par des communauts de chercheurs gographiquement disperses .3 Paralllement lvolution des capacits du matriel et des logiciels informatiques surtout en termes de rseaux locaux et tendus, les outils de travail collaboratif connaissent une forte expansion dans les annes 80. Le terme groupware est dailleurs cit pour la premire fois destination du grand public dans un article provenant du magazine anglosaxon Fortune et dat de 1987. Il est prsent comme une nouvelle manire rvolutionnaire 4 de travailler. Mais cest dans les annes 90, avec lentre dans lre de la gestion et de lconomie de linformation et de la communication 5 et avec le dveloppement de la bureautique individuelle que le groupware prend son essor. Il devient enfin connu du grand public avec la commercialisation de ses produits comme celle du clbre logiciel : Lotus Notes. Le groupware fait vritablement son apparition en France en 1994 sous le nom de collecticiel grce au contexte favorable de changement organisationnel dans les entreprises (travail de groupe) et par le biais de socits de conseil en informatique et management. Puis des ouvrages utilisant le terme de groupware font leur apparition, ce qui correspond lapproche oriente outil au lancement de cette notion. Le terme travail collaboratif concerne les ouvrages les plus rcents, sans doute rvlateur dune prise de conscience de la part des professionnels de la ncessit de prendre en compte le travail
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RHEINGOLD, Howard. The Virtual Community, Chapitre 4. MIT Press, 2000, 360 p. Traduit de RICHMAN S., Louis. Software Catches the Team Spirit. Fortune Magazine, 8 juin 1987. LE BUF, Claude (Sous la dir.). La fin du groupware ? Coll. Communication et technologie, 2002. Travail Collaboratif - Page 5
collaboratif comme un ensemble de diffrents lments et non comme un outil miracle qui viendrait au secours des entreprises pour amliorer leur communication interne. Les annes 2000 voient apparatre de nouveaux types doutils de travail collaboratif comme les logiciels libres et le collaboratif web. Le web 2.0, avec les blogs et les sites de type wiki, facilite lutilisation du web pour les novices et offre des interfaces plus ergonomiques spcialement penses pour les utilisateurs.
2. Dfinition
Le groupware est un nologisme invent par deux chercheurs (Peter et Trudy JOHNSON-LENZ) en 1980 qui rassemble la fois la notion de travail en groupe group et laspect technologique du logiciel avec ware de software . Mais, le travail collaboratif est bien plus quun simple outil permettant une meilleure communication entre plusieurs acteurs. La dfinition suivante reflte bien les diffrentes nuances que recouvrent cette notion : une combinaison de technologies, de personnes et dorganisation qui facilite la communication et la coordination ncessaire un groupe pour raliser son travail de manire collective et efficace, atteindre un but partag et assurer un gain pour chacun de ses membres 6 Nous verrons en deuxime partie de ce dossier en quoi les trois dimensions : organisationnelles, managriales et technologiques jouent un rle essentiel dans la mise en place dun outil de travail collaboratif au sein dune organisation. De ce nouveau concept est n aux Etats-Unis un champ disciplinaire appel CSCW (Computer Supported Cooperative Work). Le CSCW tudie le comportement des individus travaillant en groupe afin de fournir des solutions logicielles adaptes leurs besoins. Le CSCW sintresse donc en priorit ltre humain et aux interactions homme homme et homme machine. Cette dimension sociale et psychologique sinscrit en raction face aux tendances tout groupware qui ne prennent en compte que laspect informatique de cette notion. Le groupware est souvent compar dautres systmes dinformation pour lentreprise comme le Gestion Electronique de Documents (GED) ou encore le Workflow. Bien que ces systmes aient un certain nombre de similitudes, il convient de ne pas les confondre car ils rpondent des objectifs bien diffrents. Il est courant de trouver des offres de logiciels proposant les trois solutions dans un seul produit, des sortes doffres 3 en 1 mais qui sont bien loin de tenir leurs promesses. Le travail collaboratif, la GED et le Workflow sont trois systmes dinformation qui facilitent le travail de groupe au sein dune entreprise : - Le Workflow sert modliser les tches de chacun des acteurs pour la ralisation dun projet ; - La GED est un outil permanent qui met disposition les documents de travail utiles pour lensemble des acteurs (rfrentiels etc.) - Le travail collaboratif, quant lui correspond lorganisation globale dune structure qui permet le travail par projet. Le groupware se base sur des technologies de GED, de workflow, de communication, il facilite ainsi la communication interne et stimule lintelligence collective 7.
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DIENG, Rose. Mthodes et outils pour la gestion des connaissances. Paris : Dunod, 2000, 302 p. HILTZ et TUROFF, 1978. Travail Collaboratif - Page 6
B. Rgles dapplication dun projet groupware

1. Principes de base : communication, coordination et coopration
Selon le CSCW, une application fait partie des applications groupware lorsquelle facilite la communication, la coopration et la coordination au sein dun groupe de travail. Les trois principes phares du travail collaboratif sont donc la communication, la coopration et la coordination. La communication seffectue par une transmission dinformations entre plusieurs personnes. La coopration consiste en une participation de plusieurs personnes pour la ralisation dune tche, dun objet, ou dun projet. La coordination consiste organiser les tches et les ressources entre des personnes qui cooprent. Ces trois principes seront dvelopps dans la sous-partie II.B.3 Une organisation collaborative.
2. Les rgles dor du projet groupware

Le projet groupware, rsultat dune stratgie Un projet de travail collaboratif est un projet dinvestissement stratgique pour lentreprise, qui rsulte dune vision moyen ou long terme. Les organisations disposent de cinq catgories de moyens : les ressources humaines, linformation, le temps, largent et les outils. Ces moyens doivent tre organiss pour permettre lentreprise de rpondre de faon optimale lenvironnement. Le groupware tant li aux ressources humaines, informationnelles et organisationnelles, il apparat donc comme un facteur essentiel dans la construction stratgique de lentreprise. Par ailleurs, selon Richard COLLIN8, les modalits de cration de richesses ont chang. Dans la socit de la connaissance dans laquelle nous sommes, il sagit de grer les savoirs, comptences et connaissances, de grer le cerveau duvre plus que de grer la main duvre comme auparavant. Ainsi, la capacit des individus et des communauts humaines produire, travailler et innover autrement et ensemble devient fondamentale et stratgique . La mise en place dun systme de travail collaboratif ncessite de dfinir des objectifs, cest--dire de prvoir des rsultats mesurables et tangibles. Un objectif doit en effet tre SMART selon Mlissa SAADOUN9, cest--dire : - Spcifique : aussi clair et prcis que possible pour viter les erreurs dinterprtation ; - Mesurable : quantification et qualification du rsultat recherch ; - Ambitieux ; - Raliste et adapt aux activits de lentreprise ; - Temporel : tapes de planification prvoyant des tapes de contrle et dvaluation.
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COLLIN, Richard.
Produire, travailler, innover et vendre autrement pour crer plus de richesses
SAADOUN, Mlissa. Le projet Groupware : des techniques de management au choix du logiciel groupware. Travail Collaboratif - Page 7
Les trois rgles du travail collaboratif Rgle n1 : La mise en place dun projet de travail collaboratif exige une rflexion globale et une action sur trois dimensions : management, organisation et informatique. Nous dvelopperons dans la deuxime partie les problmatiques lies ces diffrentes dimensions. Rgle n2 : Un projet groupware se prsente toujours comme un vritable projet de management et du management plus quun simple projet informatique 10. La dimension humaine est primordiale pour la russite du projet. Rgle n3 : Le travail collaboratif est un projet de changement, il est essentiel de connatre la cible, cest--dire de savoir quelle est la cible, mais galement danalyser la situation de lentreprise, cest--dire lexistant et enfin de mettre en uvre la transition. Un processus de changement doit ainsi respecter trois tapes selon Kurt Lewin11 : - Dcristallisation : cration dun besoin de changement et rduction de la distance au changement ; - Changement : modification du comportement des personnes ou du groupe, des tches, de la structure et des techniques ; - Cristallisation : renforcement et valuation des rsultats afin de procder des modifications constructives. Les tapes dun projet de changement peuvent tre galement dcrites par les cinq phases de la mthode MAIN : - Diagnostic : poser les problmes ; Conception : construire des solutions ; Ralisation : matriser le processus de projet ; Mise en place : matriser le lancement et le fonctionnement ; Pilotage : tirer des leons de lexprience pour progresser.
Ces cinq tapes sont explicites dans le point suivant.
3. Les cinq tapes de mise en place : mthode MAIN

La mthode MAIN est une mthode de conduite de projet de travail collaboratif. Le terme MAIN est issu de MAnagement et INformatique. Il sagit dune dmarche de changement centre sur les nouvelles formes dorganisation intgrant les technologies de travail collaboratif intranet, extranet et Internet. Conue en 1992 par le cabinet MAIN Consultants, cette mthode se caractrise par une approche globale et un traitement simultan des facteurs humains, organisationnels et technologiques. Premire tape : Diagnostic Cette phase consiste poser les problmes rsoudre, cest--dire identifier les causes de non-performance. Une analyse des besoins et une tude de lexistant sont donc ncessaires. Il sagit galement de dfinir la stratgie et les objectifs, et notamment en mettant en place des indicateurs qui permettront de suivre le processus de changement.
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Idem SAADOUN, Mlissa. Le projet Groupware : des techniques de management au choix du logiciel groupware. Travail Collaboratif - Page 8
Deuxime tape : Conception Durant cette tape, des solutions sont conues afin de rorganiser les ressources humaines et informationnelles. Il faut adapter les structures et les processus, mais galement, faire voluer les comptences des personnes et les pratiques managriales. Cela constitue donc un travail long mais fondamental qui consiste dsapprendre le pass . Troisime tape : Ralisation Ltape de ralisation consiste valuer les dlais, mais galement les budgets pour la mise en place du projet de travail collaboratif. Quatrime tape : Mise en place La mise en place dun projet de travail collaboratif consiste matriser le changement dans lorganisation trois niveaux : managrial, organisationnel et informatique. Nanmoins, la mise en place doit se soucier avant tout de la dimension humaine, ainsi, la communication sur le projet est trs importante. Les responsables suivront un plan de mise en uvre dcrivant : - Lobjectif de laction qui relve les dysfonctionnements qui doivent disparatre ; - Les rsultats attendus en termes de qualit de service et de gains financiers ; - Le programme de mise en uvre, cest--dire les tapes selon un planning ; - Les moyens humains et financiers mis disposition ; - Ainsi que les actions daccompagnement ncessaires, notamment en ce qui concerne les formations. Cinquime tape : Pilotage Cette tape est prvoir ds le diagnostic, puisquil sagit de concevoir des indicateurs permettant dvaluer les rsultats obtenus par rapport aux objectifs pour valuer les gains de performance. Par ailleurs, cette tape contribue capitaliser les connaissances et les expriences, et ainsi favorise lamlioration continue de lentreprise. Le Knowledge Management peut tre envisag comme cette dernire tape puisquil sagit dune gestion des connaissances. Par ailleurs, Serge LEVAN12 considre quun bon KM est un sousproduit dun bon travail collaboratif , et que le groupware a lavantage dtre gnralement mieux accept que lextraction des connaissances.
C. Typologie des applications groupware

Les applications de travail collaboratif constituent un environnement favorable la communication, la coopration et la coordination. Elles peuvent ainsi accueillir des applications sollicitant ce type denvironnement. Dterminer une typologie des applications de travail collaboratif permet de mieux positionner le groupware par rapport aux autres technologies de linformation-communication-documentation que sont la Gestion Electronique de Documents, ou le Workflow par exemple. Par ailleurs, llaboration dune typologie permet galement denvisager les fonctionnalits les plus adaptes aux besoins de lorganisation.
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LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective Travail Collaboratif - Page 9
1. Matrice moment/lieu
La matrice moment/lieu de JOHANSEN13, permet dtablir une premire typologie des applications de travail collaboratif. Cette matrice est centre sur la communication et les caractristiques synchrones ou asynchrones des interactions. Mme moment : synchrone Runion Tlphone Moment diffrent : asynchrone Mots laisss dans un bureau Messagerie
Mme lieu Lieu diffrent
Cette matrice semble toutefois insuffisante car elle ne permet de dcrire que quatre situations de communication et dchange. Elle ne prend pas en compte les autres principes du groupware que sont la coopration et la coordination.
2. Les applications mmoire, routage et change :

Il existe trois types de familles dapplications de groupware correspondant aux trois principes du travail collaboratif : - La famille des applications orientes mmoire : Ces applications relvent davantage du principe de coopration puisquil sagit dapplications dont le but principal est la mise en commun des informations et des connaissances. Cette mutualisation permet la constitution dune mmoire collective. - La famille des applications orientes routage : Ces applications sont proches de la notion de coordination puisquelles se caractrisent par limportance du rle de transporteur dinformation quelle assure entre diffrentes personnes 14. Le but de ces applications est dorganiser dans le temps et lespace les flux dinformations. - La famille des applications orientes change : Ces applications relvent de la communication et ont pour but principal dassurer les interactions entre plusieurs acteurs impliqus dans des actions communes, et ce quels que soient les lieux et les moments.
3. Fonctionnalits
A partir des diffrentes typologies nonces ci-dessus, nous pouvons classer les fonctionnalits des outils de travail collaboratif : Synchrone Mme lieu Mmoire Transmission directe dun dossier Dossier sur un poste de travail complt successivement par Asynchrone
Tableau issu de LEVAN, Serge, LIEBMANN, Anne. Le groupware, informatique, management et organisation.
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SAADOUN, Mlissa. Le projet Groupware : des techniques de management au choix du logiciel groupware. Travail Collaboratif - Page 10
diffrentes personnes Routage Echange Lieu diffrents Mmoire Gestion des documents (cration, suppression, modification) Gestion des membres et des droits daccs Agenda partag Echange Vidoconfrence Tlphonie par Internet (VoIP) Messagerie lectronique Elaboration dun planning lors dune runion Communication interpersonnelle Gestion despaces de travail Mots laisss dans un bureau
Routage
Si pour lchange il est important quil existe des fonctionnalits synchrones, le routage et la mmoire peuvent se concevoir avec des fonctionnalits asynchrones. Lessentiel est que les groupes puissent disposer des moyens de communiquer directement ou non, et quils puissent sorganiser pour travailler et schanger leurs travaux.
II. Le groupware : un cocktail explosif ?

Le terme cocktail groupware est utilis pour signifier les trois composantes du travail collaboratif que sont le management, lorganisation et linformatique. Nous indiquons ici que ce cocktail peut se rvler explosif car il provoque de nombreux changements. Les enjeux et problmatiques des trois dimensions sont explicits dans cette partie.
A. Enjeu managrial du travail collaboratif

Dans Le Groupware, informatique, management et organisation Serge LEVAN et Anne LIEBMANN, expliquent que plus que toute autre technique informatique, le groupware interpelle directement laptitude des individus modifier leurs valeurs et leurs habitudes de travail . Le travail collaboratif pose la question de la capacit des individus collaborer, le groupware interpelle donc le management, cest--dire, la gestion des ressources humaines dans lorganisation. Lengouement des personnes est le principal facteur de succs dun projet de travail collaboratif. Il sagit danalyser et de faire voluer les valeurs et les comportements de travail de liceberg organisationnel, pour mener le groupe quipe de travail, gre par des techniques de management alternatives.
1. Liceberg organisationnel
Cette mtaphore est utilise pour mettre en vidence les carts entre la partie visible dune organisation constitue par les aspects formels, et la partie cache de cette organisation constitue par les aspects sociaux et comportementaux. La partie immerge, gnralement mconnue des managers, reprsente alors un risque potentiel dchec du projet groupware car la mise en place du travail collaboratif ne pourra avoir la performance attendue si les comportements des individus et des groupes demeurent rgis par une culture dfavorable cette nouvelle organisation. La culture dentreprise est lensemble des croyances et des valeurs communes qui guident le comportement des membres de cette entreprise. La culture a pour fonction dunir les personnes qui travaillent ensemble, ceux-ci se sentent responsables les uns vis--vis des autres, et acceptent la mission que lentreprise sest donne. Le travail collaboratif est donc susceptible de modifier cette culture, notamment parce quil est li aux mcanismes de communication et de coopration entre les individus. Il est ainsi essentiel que le manager analyse les valeurs et la culture de lentreprise avant de mettre en place le travail collaboratif. Il lui faut galement communiquer sur les bnfices que chacun des membres de lorganisation pourrait tirer de ce changement.
Les enjeux du pari de la mise en place dun groupware15 :

Rtributions possibles Contributions possibles Changement Formation Pertes possibles
Individu
Meilleure matrise Plus de satisfaction Plus dautonomie Plus de satisfaction
Statut antrieur
Groupe
Formation
Eclatement
Entreprise
Gains de performance
Ressources investies
Climat social
Afin dviter les checs, les changements inclus par la mise en place dun systme de travail collaboratif doivent prsenter des avantages, et ceux-ci doivent tre explicits aux personnes concernes pour quelles en soient conscientes. Il est ainsi ncessaire que la nouvelle organisation soit aisment comprhensible et applicable. Pour que le changement se droule sans heurt, il est galement prfrable quil ne bouleverse pas radicalement les valeurs et les habitudes. Enfin, pour que le changement de culture organisationnelle soit matris, il doit faire lobjet de priodes dessai lors de projets pilote avant dtre gnralis lensemble de lorganisation. La conduite du changement est dautant plus ncessaire dans la mise en place dun projet de travail collaboratif que notre socit occidentale valorise le travail individuel et la russite personnelle et na pas pour habitude de susciter le travail en groupe.
2. Le groupe une entit indispensable

Lhistoire humaine dmontre que sous la pression de nos besoins naturels de scurit, nous adoptons des comportements de vie en groupe. Cette intgration un groupe oblige lindividu se conformer des rgles qui peuvent tre des contraintes ou des supports dpanouissement personnel. Dans lentreprise, le management doit correctement grer ces formations de groupes afin den faire des entits profitables tous. La dynamique des groupes Ce concept a t forg par Kurt LEWIN. Il distingue quatre niveaux dexistence dun groupe : - Premier niveau : le groupe est cr par un vnement extrieur. Les individus ne sont pas partenaires, et ne ressentent pas de sentiment dappartenance cette entit. Chacun
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Tableau issu de Le Groupware, informatique, management et organisation. LEVAN, Serge, LIEBMANN, Anne.
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SAADOUN, Mlissa. Le projet groupware. Travail Collaboratif - Page 13
fait ce quil doit faire sans rellement participer au groupe et sans adhrer son travail. Exemple : passagers dans une rame de mtro. - Deuxime niveau : faisant lexprience de leur formation en groupe, les membres commencent se connatre et se faire confiance. La conformit au groupe est de mise et lengagement personnel nest pas profond. Lobjectif prioritaire est la bonne ambiance au sein du groupe. Exemple : personnes invites une soire dansante. - Troisime niveau : le groupe commence prendre conscience de lui-mme et des tches qui lui incombent. Il ralise quil doit sorganiser, en mettant notamment en place une division du travail. Les membres simpliquent personnellement, au point quils peuvent entrer en comptition pour sapproprier le pouvoir. Cela cre ainsi des conflits et des tensions. Exemple : adhrents dun parti politique. - Quatrime niveau : le groupe saffirme comme une alliance de personnes diffrentes apportant chacune sa contribution. Les membres sont engags personnellement de faon active et positive. Ils sont co-responsables dans laction et dans la dcision. Il rgne alors un climat de coopration, et un fort potentiel de productivit. Le danger est nanmoins de devenir un clan et dentrer en comptition, voire en conflit avec les autres groupes. Exemple : membres dune quipe projet. Le groupe et lentreprise Nous parlerons de groupe dans lentreprise lorsque le niveau 3 de la typologie de Kurt LEWIN sera atteint. Au sein dune entreprise, pour que les individus forment un groupe, il faut : - quils partagent des outils compatibles ; quils aient une proccupation majeure en commun : un objectif, une technique ou une expertise ; quils soient capables de travailler ensemble de faon bnfique ; et quils aient un intrt fort partager leurs connaissances.
Nous pouvons considrer comme Martin ADER17 quil existe deux sortes de groupes dans lentreprise : - Les groupes restreints rassemblant 5 100 personnes, qui peuvent sorganiser relativement facilement pour travailler ensemble et pour partager leurs informations. Il sagit par exemple dun groupe dexperts ou dun groupe de travail sur une norme ou sur le lancement dun nouveau produit. - Les groupes largis rassemblant 100 1 000 personnes, qui fonctionnent gnralement sur un mode de diffusion dinformation et de remonte des ractions, tels par exemple un groupe dutilisateurs ou un groupe de distributeurs.
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ADER, Martin Management Collectif de linformation Travail Collaboratif - Page 14
Les apports des groupes peuvent tre perus au niveau des individus puisque cela leur procure un support de dveloppement au sein de lorganisation, et cela peut les aider enrichir leurs connaissances, mais galement au niveau de lentreprise, pour qui une structuration en groupes de travail permet daccomplir des tches complexes qui mettent contribution diffrentes comptences. Nanmoins, le stade du groupe ne semble pas suffisant pour que plusieurs personnes mnent ensemble un projet. Pour cela, il semble ncessaire de passer du groupe lquipe. Du groupe lquipe Lquipe se distingue tout dabord du groupe par sa taille, en effet, elle ne peut tre compose que dun groupe restreint de cinq sept personnes pour tre efficace. Par ailleurs, cette distinction entre groupe et quipe est galement releve par Mlissa SAADOUN18, lorsquelle compare le travail en quipe, cest--dire un travail multidisciplinaire, un travail en groupe, cest--dire men par des travailleurs dune mme profession. Une quipe est donc constitue dun ensemble de personnes ayant une conscience dappartenance et une forme de culture commune, mais ayant des comptences distinctes et sorganisant par une division du travail. Cela donne lieu une synergie, cest--dire que le rsultat obtenu est suprieur la somme des apports individuels. Une telle quipe semble proche du groupe de quatrime niveau dfini par Kurt LEWIN19. Tous les groupes constitus dans lentreprise ne deviennent pas naturellement des quipes performantes, cette tape ncessite une volont managriale. La constitution dquipes de travail est nomme team building . DREXLER et SIBBET ont modlis le passage du groupe, cest--dire dune simple juxtaposition dindividus une quipe performante, en sept tapes20 : - Etape 1 : Le groupe dfinit sa mission ; Etape 2 : La confiance sinstalle par une connaissance des rles de chacun des membres ; Etape 3 : Les objectifs sont clarifis ; Etape 4 : Lquipe sengage rellement avec la fin de rflexion et le dbut des dcisions sur la mise en place des moyens et de leur organisation ; Etape 5 : Les dcisions sont appliques ; Etape 6 : Lquipe est ractive face aux rsultats, elle est performante ; Etape 7 : Le renouvellement de lquipe provoque le doute sur la poursuite de laction. Les membres retournent ltape 1, et entament un nouveau cycle.
Lquipe de travail permet alors la fois la performance individuelle et collective. Les techniques managriales traditionnelles doivent tre revues car un environnement de travail
SAADOUN, Mlissa. Le projet groupware : Des techniques de management au choix du logiciel groupware. Paris : Editions Eyrolles, 1996.
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Cf sous-partie II.A.2.1 Dynamique des groupes LEVAN, Serge, LIEBMANN, Anne. Le groupware, informatique, management et organisation Travail Collaboratif - Page 15
collaboratif se saurait tre performant dans une organisation o les personnes ne savent pas et ne sont pas incites travailler en quipe.
3. Les techniques de management alternatives

Dans Le Groupware, informatique, management et organisation, Serge LEVAN et Anne LIEBMANN, prsentent ce quils qualifient de nouveaux concepts de management . Ces techniques de management se sont aujourdhui amplement dveloppes et nombre dentreprises ne sont plus bases sur un management traditionnel individuel, mais fonctionnent par exemple en quipes projet. Les nouvelles techniques de management reposent sur les concepts : - Defficacit, comme le Concurrent Engineering qui consiste faire plus vite, cest-dire rduire les pertes de temps lies aux tches inutiles et parallliser les activits auparavant squentielles pour travailler mieux et plus vite ; - De service client, tel le Business Process Reengineering qui consiste offrir un meilleur service au client en optimisant les cots, les dlais, le service et la qualit ; - De qualit, comme le Total Quality Management qui consiste faire du management de la qualit une stratgie globale en mobilisant les ressources humaines et lorganisation toute entire et en formant la qualit tous les niveaux ; - De dlgation qui motive les salaris, et les entrane offrir un maximum de leur potentiel et de leur crativit lentreprise Le travail collaboratif se rvle alors tre un ensemble technologique, organisationnel et managrial mme de rpondre ces diffrents concepts : - Efficacit : grce la coopration, les tches peuvent tre effectues plus rapidement et de faon plus exhaustive. - Service Client : la communication permet aux travailleurs en aval davoir une meilleure connaissance de lamont. Par ailleurs, linterne comme lexterne, le travail collaboratif est une organisation efficace qui permet de gagner du temps, donc de rduire les cots et les dlais. - Qualit : le travail collaboratif permet un gain de qualit externe puisquil optimise le Service Client, mais galement un gain de qualit interne puisque les actions des membres dune organisation tant coordonnes, le fonctionnement interne est plus efficient. - Dlgation : le travail en quipe offre aux salaris de nouvelles responsabilits, puisquils sont chargs de la gestion de ples spcifiques. Une organisation ayant lhabitude de travailler en groupes ou en quipes projet sera plus apte profiter des technologies groupware quune organisation traditionnelle cloisonne fonctionnellement et hirarchiquement.
B. Enjeu organisationnel du travail collaboratif

1. Remise en cause de la structure hirarchique
La structure dune entreprise Selon Henry MINTZBERG21, la structure dune organisation peut tre dfinie simplement comme la somme des moyens employs pour diviser le travail entre des tches distinctes pour ensuite assurer la coordination ncessaire entre ces tches. La structure indique donc les postes prvus, ainsi que les fonctions attribues chaque membre, et les liens hirarchiques. Cette structure formelle est reprsente par un organigramme. La structure permet dorganiser lactivit et donne naissance des mcanismes de coordination, cest--dire une division du travail en tches et la coordination de ces tches. Dans la culture franaise du monde du travail, les structures sont traditionnellement pyramidales, fonctionnelles et cloisonnes. Un modle traditionnel inadapt Une structure pyramidale est une structure fortement hirarchique compose dun chef, puis de sous-chefs, de sous-sous-chefs et cetera jusqu la base des salaris. Une structure fonctionnelle est une organisation base sur les fonctions des personnels, cela se traduit gnralement par des noms de service, tels le service comptable ou le service marketing. Une structure cloisonne est une entreprise o les services sont distincts et ont peu de relations. Ce modle dentreprise pyramidale, fonctionnelle et cloisonne nest plus en phase avec lenvironnement conomique. En effet, la mondialisation ncessite une organisation flexible, ractive et ouverte. Or les structures traditionnelles ne permettent pas la proactivit. Lorganisation pyramidale est base sur le modle scientifique de la division du travail et ne porte pas intrt aux liaisons transversales. Or aujourdhui, la performance dune entreprise est dans la satisfaction de ses clients, de ses fournisseurs, de ses actionnaires et de son personnel. Cela ncessite une vision horizontale de lentreprise et lexistence dindicateurs de performance. Par ailleurs, le cloisonnement des salaris dans une structure hirarchique ne favorise pas le dveloppement de pratiques collaboratives linterne, mais galement les pratiques collaboratives ouvertes sur lextrieur (exemple : extranet). Un nouveau modle : le rseau Serge LEVAN explique quen termes de structure, la seule alternative connue ce jour face la traditionnelle pyramide - est le rseau 22. Une structure en rseau favorise les changes entre salaris, mais galement la valorisation et la capitalisation de leurs
SAADOUN, Mlissa. Le projet groupware : Des techniques de management au choix du logiciel groupware. Paris : Editions Eyrolles, 1996. LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective : les sept piliers de la sagesse du travail collaboratif Travail Collaboratif - Page 17
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connaissances. Lentreprise utilise ainsi de manire optimale des comptences de chacun et est plus comptitive et ractive. Les entreprises sorientent peu peu vers ce nouveau modle organisationnel, mais la structure hirarchique forte de la pyramide est dlicate clater, car cela suppose une acceptation de partager le pouvoir et les responsabilits. Serge LEVAN23 explique quil est inutile de modifier les logiques daction , cest-dire les processus, sans modifier les logiques de pouvoir , cest--dire la structure, et inversement. Lentreprise ne doit alors plus se penser en termes de fonctions, mais en termes de processus.
2. Une organisation base sur les processus

La dmarche du Business Process Rengineering merge dans les entreprises depuis les annes 1990. Il sagit de faire passer lentreprise dune organisation base sur les fonctions comme la comptabilit, le marketing ou la production une organisation base sur les processus tels le dveloppement de produit, la commande ou la facturation et encaissement. Le tiers organisation du cocktail groupware consiste justement conduire la transition dune organisation cloisonne base sur les fonctions une organisation structure par des processus. La notion de processus Un processus rassemble un ensemble dactivits ayant une mme finalit. Il runit les caractristiques suivantes : - Il est transversal une structure organisationnelle ; - Il a un output (cest--dire un rsultat) global unique (matriel ou non), et prcisment dfini ; - Il a un client interne ou externe lentreprise ; - Il peut sidentifier par un facteur de dclenchement commun toutes ses activits. Un processus peut tre modlis sous forme dun diagramme reliant les acteurs, les traitements, les flux et les stocks. Dans une dmarche de mise en place dun systme de travail collaboratif, il est essentiel de dfinir les processus critiques, cest--dire, ceux qui ont le plus grand impact sur lactivit de lentreprise, afin dagir prioritairement sur eux. La dmarche de reengineering Le reengineering est lanalyse et la reconfiguration des processus majeurs et structurants de lentreprise les faisant passer dun systme orient fonction un systme orient client, cest--dire optimiser la rponse apporte au client. Le reengineering constitue ainsi une reconfiguration transversale de lorganisation dans un objectif de rentabilit. Il sagit dutiliser de manire optimale des comptences. Cette ressource est mal matrise par les entreprises traditionnelles car une organisation pyramidale ne peut pas exploiter toutes les comptences et expertises parsemes dans la structure. Le reengineering consiste :
LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective : les sept piliers de la sagesse du travail collaboratif Travail Collaboratif - Page 18
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Regrouper au sein dun mme processus des activits ayant une mme finalit ; Acclrer des processus de dcision grce lcrasement des lignes hirarchiques et lutilisation accrue de structures horizontales de type quipe projet ; - Utiliser des technologies de linformation et de la communication pour optimiser les flux dinformation. Ainsi, cette organisation permet notamment une diminution des cots et une rduction des dlais, cest pourquoi, le reengineering contribue optimiser la rponse apporte au client. Le reengineering propose donc de tirer parti du potentiel technologique de notre poque et du potentiel humain de lentreprise , il parie sur lintelligence collective et repose sur le management des connaissances en recourant aux nouvelles technologies de linformation et de communication 24. Le reengineering gnre ainsi du travail collaboratif, et inversement !
3. Une organisation collaborative

Une organisation pour communiquer, cooprer et coordonner La collaboration efficace repose sur ce que Serge LEVAN25 nomme les 3C du travail collaboratif, savoir la communication, la coopration et la coordination. Ces trois mcanismes sont interdpendants. La communication relve des interactions entre acteurs, la coopration du partage de ressources utiles entre acteurs et la coordination de la synchronisation des actions et des acteurs. Ainsi, la coordination se construit grce un minimum de coopration, et la coopration se construit sur un minimum de communication. Gilles BALMISSE reprsente ces trois notions dans un schma quil nomme le trfle fonctionnel du travail collaboratif 26 . Le terme production peut tre rattach la notion de coopration.
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LE BUF, Claude. La fin du groupware ? Rsurgence dune dynamique organisationnelle assiste par ordinateur. Paris : LHarmattan, 2002.
LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective : les sept piliers de la sagesse du travail collaboratif 26 BALMISSE, Gilles. Les nouveaux outils et technologies du travail collaboratif : produire, communiquer, coordonner facilement
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Bien souvent dans les organisations, les individus connaissent mal les tches situes en amont ou en aval de leur travail. Ils nont pas une vision globale de lactivit laquelle ils participent. Il y a de ce fait un problme de communication, de coopration et de coordination, auquel la mise en place dun environnement de travail collaboratif peut rpondre. Optimiser la communication Lespace de communication est pour Gilles BALMISSE le support des changes puisquil offre la possibilit de partager de linformation. Nanmoins selon Richard COLLIN27, la communication nest pas rduite au simple change dinformations ou de donnes, mais elle comprend galement les processus collectifs de production de sens et les actes de langage par lesquels les membres de lorganisation sengagent vis--vis des autres . Le groupware offre ainsi une rponse aux volonts de simplification et de rationalisation des communications de travail, par notamment les techniques de messagerie lectronique et de messagerie vocale. Communiquer pour cooprer Lespace de coopration, ou de production au sens de Gilles BALMISSE, comprend les produits, sources et rsultats des activits du groupe. Il sagit dune vue statique. Le manager doit tre maillager selon Richard COLLIN 28, pour animer et stimuler une efficacit collective et cratrice de valeur. Il doit ainsi faire en sorte que les membres de lentreprise soient emprunts de la volont de cooprer, en les aidant dvelopper des comptences de travail en groupe et en leur fournissant les moyens ncessaires. Les applications groupware permettent plusieurs personnes travaillant dans des espaces diffrents de partager les mmes donnes, les mmes textes, les mmes images et dchanger leurs commentaires en temps rel. Ainsi, le partage dinformation favorise linteraction entre les membres dun groupe et la base commune senrichit avec les contributions de tous 29. Communiquer pour coordonner La coopration ncessite une coordination pour dfinir les acteurs, identifier les activits et les tches et dterminer des responsabilits. Il sagit selon Gilles BALMISSE dune vue dynamique du systme. Les applications du travail collaboratif aident ainsi les personnes dun groupe de travail sorganiser, et notamment planifier leurs actions et leurs ressources. Ainsi le Workflow dtermine des tches de traitement dinformation entre plusieurs personnes selon un circuit conditionnel prcisment dfini. Lagenda de groupe permet quant lui de planifier facilement des runions grce la messagerie. Enfin, la gestion des tches est une application groupware permettant dorganiser la ralisation dun travail par plusieurs personnes, quelle que soit leur localisation.
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28 29
COLLIN, Richard. Produire, travailler, innover et vendre autrement pour crer plus de richesses Idem LEVAN, Serge, LIEBMANN, Anne. Le groupware, informatique, management et organisation Travail Collaboratif - Page 20
Gilles BALMISSE indique que selon les besoins en termes de travail collaboratif, les trois notions, communication, coopration et coordination nont pas la mme importance. Le travail collaboratif orient gestion de contenu relve davantage de la coopration, et la gestion de projet fait la jonction entre les trois fonctions communication, coopration et coordination.
C. Enjeu informatique du travail collaboratif

La mise en place technique du travail collaboratif ne modifie pas en elle-mme la structure de lorganisation. Linstallation dapplications groupware ne peut seule provoquer le changement. Il est ncessaire que cette mise en place technique soit accompagne dun engagement des membres de lorganisation sur des objectifs, sur une dmarche et sur une organisation. Par ailleurs, les outils mis en place doivent tre adapts aux besoins, compatibles avec lexistant et les personnels doivent tre forms leur utilisation.
1. Les changements informatiques

La dimension informatique dun projet de mise en place dun systme de travail collaboratif consiste faire ltat des lieux des systmes dinformation et de communication existants, et envisager leur remplacement ou modification. Le systme dinformation doit apporter des rponses aux besoins des groupes de travail en termes de communication, de coopration et de coordination, mais galement en termes de dcloisonnement, de mutualisation et de capitalisation. Un environnement de travail collaboratif suscite trois mutations fondamentales selon Mlissa SAADOUN : - Comment passer de linformatique individuelle linformatique de groupe ? Cette interrogation consiste envisager la communication entre plusieurs ordinateurs, qui est notamment rendue possible grce aux architectures rseaux et client-serveur. - Comment passer des systmes isols aux systmes intgrs ? Cette question concerne la communication des applications, soit leur interoprabilit. Les membres des quipes doivent pouvoir travailler ensemble et se partager des donnes, mme partir dapplications diffrentes. - Comment ouvrir linformatique interne lorganisation informatique interentreprise ? Il sagit ici denvisager un mode de communication global et ouvert, tel un extranet qui est un site accs scuris dont la consultation nest autorise qu certains acteurs extrieurs lentreprise, gnralement ses clients et ses fournisseurs. La dimension informatique dun projet groupware sarticule ainsi autour de quatre activits essentielles : - Lanalyse des besoins et de lexistant suivie du choix dun produit de travail collaboratif ; - Lintgration de la solution choisie dans les systmes dinformation et de communication existants ; - La dfinition de larchitecture de communication ncessaire lutilisation optimale du systme ;
- Le processus de mise en place des applications paralllement une formation et un suivi des utilisateurs.
2. Convergence des technologies pour un essor du groupware

Les applications de travail collaboratif reposent sur une infrastructure de base, le rseau et sur un service de base, la messagerie. Ces technologies se sont dveloppes et permettent de mieux communiquer et cela plus rapidement. Paralllement, les possibilits de traitement se sont diversifies car il est aujourdhui possible grce aux applications multimdia de traiter linformation sous toutes ses formes, texte, image, son et vido. Le dveloppement de ces technologies et leur convergence a favoris un essor du groupware. Un service essentiel : la messagerie La messagerie est selon Serge LEVAN et Anne LIEBMANN un outil de communication qui permet lchange de messages de manire asynchrone ce qui permet de saffranchir des contraintes traditionnelles de temps et de lieu 30. La messagerie lectronique permet donc le stockage et la circulation de linformation entre plusieurs personnes travaillant dans un espace diffrent ou non, un moment diffrent ou non. Cela constitue le socle du travail en groupe . Une infrastructure fondamentale : le rseau Un rseau informatique est une liaison entre des postes de travail pour leur permettre de communiquer. Cette communication peut tre de lordre du simple partage de priphrique ou dapplication des autorisations de travail au sein de processus pour les rseaux les plus matures. Lorsque le rseau est local, et concerne par exemple un btiment, il est nomm Local Area Network (LAN). Lorsquil est tendu au niveau dune ville ou dun pays, il est nomm Wide Area Network (WAN). Une architecture client-serveur Larchitecture client-serveur est une architecture en rseau spcifiquement destine au travail en groupe qui permet de partager des priphriques, des fichiers et des applications, mais galement des tches entre le poste de travail dun utilisateur et le poste de service. Les postes peuvent tre la fois client et serveur. Les applications du travail collaboratif reposent sur cette architecture client-serveur. Le poste de travail est une plateforme cliente, demandant des informations des serveurs relis par des rseaux locaux (LAN) ou par des rseaux distants (WAN). Cette architecture consiste donc associer des ordinateurs en rseaux pour organiser un traitement coopratif entre les postes de travail. Si le dveloppement de ces technologies a permis lessor des applications de travail collaboratif, la diversit des infrastructures et des systmes dexploitation ncessite que ces applications intgrent des normes pour la messagerie, la scurit des donnes, la connectivit des bases de donnes etc., afin dassurer la communication entre les postes de travail.
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LEVAN, Serge, LIEBMANN, Anne. Le groupware, informatique, management et organisation. Travail Collaboratif - Page 22
3. Usage des technologies groupware

Beaucoup dentreprises confondent selon Serge LEVAN31 lusage des technologies avances et lusage avanc des technologies . Lutilisation des technologies avances consiste dans le cas du travail collaboratif utiliser le groupware comme une supermessagerie , cela quivaut en fait environ 10% de ses potentialits. Lutilisation avance des technologies consiste quant elle un profond changement dorganisation pour obtenir une performance globale, notamment en termes de qualit, de dlais, de cots et de services au client (interne ou externe). Cette distinction est rapprocher de la diffrence qui existe entre les outils orients dveloppement et les outils orients progiciels. En effet, lusage avanc des technologies est proche de la notion doutils de travail collaboratif orients dveloppement qui sont trs puissants et permettent de construire des applications sur-mesure si lentreprise dispose des moyens humains et financiers. Les outils orients progiciels sont eu plus proches de lusage des technologies avances , puisquil sagit dutiliser un outil standard ds son installation. Ils sont ainsi plus difficilement plus personnalisables. Afin dutiliser de faon optimale et efficace les outils de travail collaboratif, il est essentiel que des rgles dusage soient dfinies. Pour que ces rgles soient respectes, Serge LEVAN prconise quelles soient construites par les groupes de travail eux-mmes32.
4. Une formation ncessaire

Lune des principales problmatiques concernant le tiers informatique du groupware concerne la formation des utilisateurs aux outils de travail collaboratif. Lintroduction dun environnement groupware ncessite trois niveaux de formation, correspondant aux diffrentes dimensions du travail collaboratif : - La formation loutil de travail collaboratif consiste apprendre aux utilisateurs travailler autrement, dans la nouvelle organisation mise en place. Il sagit par ailleurs davantage dducation que de formation, puisquil sagit dinculquer les nouvelles valeurs du travail en quipe afin de modifier la culture organisationnelle. - La formation lutilisation dun outil de groupware doit saccompagner dun apprentissage de lutilisation des procdures associes dans le cadre des objectifs des processus, afin de concrtiser la coopration entre les diffrents acteurs et de coordonner leur participation. - Enfin, la formation aux outils de groupware comprend la formation aux applications. Cette formation peut tre rduite si la mthode de conception du projet a permis dassocier les utilisateurs ds la rdaction du cahier des charges. Ainsi, le dveloppement par prototypage permet aux utilisateurs de suivre les tapes dvolution, et au dveloppeur dadapter le produit. Lappropriation du nouvel outil est plus rapide et lutilisation est davantage efficiente.
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LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective Travail Collaboratif - Page 23
III. Le travail collaboratif : actualits et perspectives ?

Les changements organisationnels humains et techniques induits par la mise en place dun environnement de travail collaboratif peuvent se relever consquents. Quels sont les bnfices pour lentreprise ? Les cots ? Les risques ? moyen terme ? long terme ?
A. Les bnfices pour lentreprise

Aprs un temps dadaptation ncessaire (formation et exprimentation), les bnfices sont de plusieurs ordres. Premirement, lentreprise y gagne dun point de vue stratgique. En effet, le travail collaboratif permet de gagner du temps sur la dure globale dun projet grce un accs rapide et efficace aux donnes stratgiques. Les dlais lis aux diffrentes tches dun projet sont donc rduits et les prises de dcisions savrent plus rapides et efficaces. Les confrences lectroniques, exemple dapplication de travail collaboratif, illustrent parfaitement ces nouveaux avantages, en effet elles permettent de rduire les cots lis aux dplacements quengendre une runion. Les gains se traduisent donc en terme financiers et de temps. Deuximement, dun point de vue social, le travail collaboratif accrot la cohsion au sein dun groupe de travail en facilitant les changes formels et informels. Ce climat plus favorable permet la rduction derreurs critiques grce aussi une meilleure coordination du groupe. Les applications groupware donnent loccasion aux diffrents acteurs de consacrer moins de temps aux formalits administratives lies leurs tches : ces applications visent acclrer le partage des informations du groupe, [et] [] passer plus de temps dans la phase crative et dans la discussion des dcisions. 33 Troisimement, le travail collaboratif permet la valorisation et la mutualisation des documents de lentreprise grce son systme de partage de documents, elle permet galement une capitalisation des connaissances de lentreprise grce une rpartition des tches dfinie prcisment pour chacun. Enfin, du point de vue de la relation entreprise/clients le groupware en misant sur la qualit et la rduction des cots et des dlais, amliore limage de lorganisation auprs des diffrents clients. Voici un tableau34 qui rsume les consquences organisationnelles positives que peut apporter une solution de travail collaboratif dans lentreprise :
Types de bnfices Gain de temps Accroissement de la coopration Rapidit et qualit dadaptation aux besoins (hausse de la ractivit) Coordination des quipes
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Moyens employs Outils daide au reengineering Rapidit dintgration des processus connexes Amlioration de la qualit des produits et services Amlioration de la gestion de linformation
Consquences organisationnelles Ajustement des effectifs concerns Disparition des duplicatas de dossiers Allgement du nombre de runions physiques Diminution ventuelle des surfaces des bureaux (perspectives du tltravail)
ADER, Martin. Management Collectif de lInformation. Insep Editions. 1996
DESS SID UFR IDIST. Les Nouvelles Technologies de l Information pour lEntreprise, le point sur la question. INNOVINFO 97. 101 p. Travail Collaboratif - Page 24
de linformation Synchronisation du travail
bureaux (perspectives du tltravail)
Optimisation de la gestion Rduction des cots denvois postaux et des plannings (personnes et de communications. Rduction de la ressources) consommation de papiers
Ces bnfices sur le long terme ncessitent des investissements, qui peuvent tre importants. De plus, la dmarche de mise en place dun environnement de travail collaboratif nest pas sans risques !
B. Les cots et les risques

Laspect financier est prendre en compte pour la mise en place dune solution groupware. Les cots sont de deux ordres : - Le cot mme du logiciel : Il est principalement li au prix de la licence de loutil sil sagit dun logiciel propritaire tel que Lotus Notes par exemple. Le cot varie selon le nombre dutilisateurs, le type de logiciels, les applications demandes etc. - Le cot de linvestissement li la mise en place de la solution groupware dans lorganisation. Selon Serge LEVAN : les cots varient considrablement en fonction [] de lexistant dans lentreprise, [ainsi que] des paramtres sociaux et culturels lentreprise dans son environnement 35. Ladaptation ces nouvelles pratiques organisationnelles engendre donc un cot plus important pour lentreprise que le simple achat de loutil. En effet, lintgration dune solution de travail collaboratif peut ncessiter lachat de nouveaux matriels informatiques, dune mise en rseaux etc. Lentreprise peut galement choisir de faire appel un consultant en Systmes dInformation pour dfinir quelle solution est la plus adapte son besoin, vient ensuite les cots lis la formation des futurs usagers, le support technique etc. Un investissement consquent accompagn dune rorganisation des services implique un risque non ngligeable pour lentreprise. Il convient donc didentifier les possibles causes dchec. Selon Martin ADER, elles sont de cinq ordres : - Dfinition imprcise du projet ; - Absence de motivation de lencadrement ; - Esprances irralistes ; - Ressources inadaptes ; - Conditions sociales inacceptables ; - Mauvaise coopration entre les personnes. Ce qui ressort de manire vidente dans cette liste dchecs est la dimension humaine que reprsente la mise en place dun environnement de travail collaboratif. En effet, il est impratif dimpliquer les futurs utilisateurs dans le projet ds son commencement. Ils sont les seuls dcideurs du bon fonctionnement de loutil sur le long terme, ils doivent donc tre rgulirement consults afin que la solution finale rponde au mieux leurs besoins mais aussi afin dviter toute rticence au changement organisationnel et managrial.
K. LEVAN, Serge. Le groupware, informatique, management et organisation. Hermes Science Publications, 1995. Travail Collaboratif - Page 25
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C. Offres sur le march

Cette partie est consacre la description plus prcise doutils de travail collaboratif. Le nombre important de tels outils prsents sur le march ne nous permet pas de les introduire tous dans ce dossier. Nous avons donc effectu une slection selon plusieurs critres, notamment : - La popularit et crdibilit apparente (nombre de rsultats sur les moteurs de recherche, ou importance de la communaut pour un logiciel libre par exemple) ; - Laspect professionnel du site Internet de la socit ; - Le type doutil (libre, open source, ou propritaire) ; - Loutil doit tre dorigine franaise ou possder au moins une version franaise du logiciel ; - La varit des fonctionnalits proposes ; - Loutil doit tre uniquement destination des entreprises. Il sagissait donc dun travail de veille, danalyse des types doutils proposs sur le march, nous navons pas eu la possibilit de tester les outils de manire concrte et sur le long terme, cette analyse proposera donc une liste non exhaustive doutils, avec leurs fonctionnalits, leurs spcificits et leurs cots. Nanmoins, nous nous concentrerons davantage sur la typologie des outils proposs sur le march (libre ou propritaire) en tentant den dgager les bnfices et les contraintes que ceux-ci peuvent apporter pour lentreprise.
1. Les logiciels libres

Il convient tout dabord de distinguer les logiciels libres , open source et gratuit (freeware). Ces trois types de logiciels, souvent confondus, comportent quelques diffrences essentielles, ils rpondent diffrents principes que lon peut trouver dans la licence Copyleft36 : - Un logiciel libre rpond aux principes de libert dutilisation, de modification et de distribution, il doit tre soumis une licence libre comme la GNU GPL ; - Un logiciel open source est un logiciel qui donne libre accs son code source, ce qui le rend modifiable par tout utilisateur (plutt expriment) ; - Un logiciel freeware est un logiciel gratuit mais qui ne partage pas son code source. Un logiciel libre nest donc pas forcment un logiciel gratuit, cependant il reste moindre cot dans la plupart des cas. Nous prendrons soin de le prciser dans la description qui suit. Open XChange
Description Logiciel libre et open source cr en 1999 sous le nom de Netline. Open XChange Server se prsente sous la forme dune interface web et ergonomique avec un accs facile toutes ses fonctionnalits. Ce logiciel ne ncessite pas, a priori, une connaissance trs dveloppe de lenvironnement Linux. Portail avec laccs au calendrier, lagenda, aux e-mails, aux contacts, aux tches, runions et projets en cours ;
Niveau de difficult Fonctionnalits
36
Disponible sur http://artlibre.org/licence/lal/ (Page consulte le 10 fvrier 2008) Travail Collaboratif - Page 26
Environnement Actualit
Utilisateurs
Prix Site Internet
Gestion des contacts dveloppe et personnalisable ; Calendrier collaboratif avec les disponibilits de chaque utilisateur ; Gestion des tches ; Gestion de projet qui passe par la gestion de documents rattachs au projet ; Gestion des e-mails etc. Linux Open-Xchange lance Open-Xchange Express Edition, la version serveur intgr de son serveur de messagerie et de travail collaboratif. Cette version est destination des PME. Selon Open Xchange, ce logiciel est utilis par plus de 1200 organisations travers le monde entier dont Hospices Civil Lausanne, ARS Altmann AG, Blood Research Ltd etc. Gratuit en tlchargement. La version avec support : 300 pour 5 utilisateurs, et 850 pour 25. http://www.open-xchange.com
Zimbra
Description Logiciel open source et gratuit cr en 2003 aux Etats-Unis. La particularit de Zimbra est son dveloppement en mode web service avec une interface de type AJAX qui permet lutilisateur des manipulations telles que le clic droit, le glisser/dposer, les infos bulles etc. Il est accessible depuis nimporte quel navigateur web. Zimbra a galement une version propritaire et payante (25 $ par compte en moyenne). Cette version offre plus de fonctionnalits notamment concernant la synchronisation avec la plupart des PDAs. Ce logiciel se vante dtre simple dutilisation et facile maintenir Navigateur Web standard ; Messagerie ; Gestion des contacts ; Calendrier partag ; VoIP ; Cration de documents ; Antispam ; Antivirus ; Annuaire ; Base de donnes ; Console dadministration Web sous Ajax. Linux et Mac La socit Zimbra a t rachete par Yahoo en septembre 2007 Zimbra compte prs de 4 millions de clients payant selon la socit. Digg, Mozilla, Universit de Bern (Suisse), Times of India. Avec ldition professionnelle compter 28 $ par an et par utilisateur pour 75 utilisateurs. http://www.zimbra.com
Environnement Actualit Utilisateurs Prix Site Internet
Opengroupware
Description Logiciel open source et libre cr en 1998 par la socit Skyrix base en Allemagne. OpenGroupware est prsent comme le concurrent direct des logiciels propritaires comme LotusNotes ou MS Exchange. De plus, il bnficie dune
communaut trs active (forum, mailinglist, et chat ) Linstallation sur Linux ncessite un niveau plutt expriment en informatique (selon framasoft.net) Gestion des contacts ; Calendrier de groupe ; Gestionnaire de ressources ; Gestion des tches ; Messagerie ; Partage de documents ; Un tableau de nouvelles : permet de diffuser une information importante sur lIntranet ; Synchronisation avec outil de type Palm ; Interface configurable par lutilisateur ou par ladministrateur ; Gestion des comptes utilisateurs simplifie ( travers une interface web) Windows, Mac OS X, Linux Peu darticles rcents sur le logiciel NC gratuit http://www.open-groupware.org
OBM groupware
Description Logiciel libre et Open Source cr par la socit toulousaine Aliasource. OBM-Groupware est un outil de travail collaboratif libre 100% Web qui permet de coordonner le travail et de partager des informations au sein dune quipe via un Intranet. OBM est bas sur des standards du web 2.0 (agenda partag en Ajax pour le Glisser/Dposer par exemple). OBM convient pour toutes les tailles dentreprise (de 5 100 000 utilisateurs selon la socit) NC Agenda partag ; Partage de contacts ; Gestion de tches et de projets ; Partage de documents ; Synchronisation avec clients de messageries (Outlook, Thunderbird, PDA etc.) Linux et Windows Prsent par le Journal du Net comme un logiciel open source capable de concurrencer Zimbra ou OpenGroupware.37 Arme de lair, CHU de Brest, Inserm, Direction Gnrale des Impts, Ministre de la Culture etc. Environ 5 10 % du cot dun projet (intgration et dveloppement spcifique) http ://obmpro.aliasource.fr/
2. Les logiciels propritaires

Un logiciel propritaire est un logiciel protg par un copyright, sans aucun accs au code source, il nest donc pas modifiable par lutilisateur. Il existe des logiciels propritaires gratuits, ce sont les freeware .
37
Disponible sur http://www.01net.com/article/349484.html (Page consulte le 10 fvrier 2008) Travail Collaboratif - Page 28
Lotus Notes et domino Version 8

Description La premire version de Lotus Notes a t commercialise en 1989 New York. Elle a t rachete par IBM en 1995. Le concept fondamental de Notes est la base de donnes ou plutt le conteneur de documents (les fameuses notes ) qui peuvent tre organiss et consults de diffrentes manires. 38 Au dpart prvu pour les grandes entreprises, Lotus Notes dveloppent aujourdhui des solutions pour les PME. NC Interface utilisateur ; E-mail ; Agenda ; Gestion des contacts ; Gestion des activits workflow ; Gestion des documents ; Espaces de travail pour les quipes. Windows, GNU/Linux, Mac OS Janvier 2008 : cration dune appliance appele Lotus Foundations destination des PME 2005 : IBM revendique 80 millions dutilisateurs pour sa suite Lotus 15 par utilisateur pour Domino et 105 pour Notes (maintenance douze mois comprise) http ://www-306.ibm.com/software/fr/lotus/
Microsoft Exchange Server 2007 et Windows SharePoint Services

Logiciel de travail collaboratif essentiellement centr sur la messagerie lectronique unifie. Niveau de difficult NC Messagerie lectronique avec gestion dagenda avance et recherche Fonctionnalits rapide, protection contre les virus, spam et phishing ; De MS Messages vocaux ; Exchange 2007 : Tlcopie ; Outlook Web Access 2007 (navigateur daccs Internet) Gestion de projet Fonctionnalits de Collaboration dquipe SharePoint Base documentaire centralise Suivi client Notes de frais Demande dabsence Demande de dplacement Windows Environnement Le premier service pack de Microsoft Exchange Server est sorti offrant des Actualit extensions fonctionnels et des correctifs de loriginal NC Utilisateurs 1000 $ pour le serveur, et 70 $ par utilisateur Prix http://www.microsoft.com/france/exchange/default.mspx Site Internet Description
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SAADOUN Melissa. Le projet Groupware, Chapitre 6. Eyrolles, 1996. Travail Collaboratif - Page 29
Novell Groupwise
Description Novell se prsente comme un logiciel de collaboration et de productivit . Cette version souvre la mobilit et Ajax. NC Messagerie lectronique (confidentialit des donnes) Messagerie instantane ; Planification ; Gestion des tches ; Gestion des contacts ; Gestion des documents. Linux, Mac OS, Windows Une nouvelle version est attendue pour 2008 Mme sil sagit dun logiciel propritaire, Novell dispose dune communaut 134 par utilisateur avec le client GroupWise, 31 en mode accs web http://www.novell.com/fr-fr/products/groupwise/
D. Concurrences et influences
1. Etude comparative
Les logiciels de type propritaire sont les pionniers en matire de solution groupware, ils ont t les premiers simplanter dans les entreprises du monde entier. Leur exprience dans le domaine est donc un large atout sur le march du travail collaboratif. Leur popularit leur permet dtre toujours lheure actuelle les leaders et les rfrences du march (Lotus Notes et MS Exchange). Cependant, mme sils sefforcent de sadapter aux nouvelles technologies en perptuelle volution, un manque de modernit peut leur tre reproch face aux nouveaux logiciels libres ou de type collaboratif web. De plus, ils sont souvent trs coteux pour lentreprise sans tre forcment plus performants. Les logiciels libres, quant eux, sont apparus dans les annes 2000 paralllement au Web 2.0. On entend par Web 2.0 des interfaces orientes utilisateur dun point de vue ergonomique qui facilitent la navigation compars aux sites Internet de premire gnration. Le logiciel libre Zimbra par exemple, bnficie dune interface trs ergonomique adapte aux technologies actuelles : Ajax et interface Web 2.0. Selon David TOUITOU39, architecte logiciel de la socit NetworkStudio, le logiciel libre et open source a lavantage de ne pas tre une boite noire inaccessible en cas de problme (panne, dysfonctionnements, anomalies etc.), cette expression fait cho un slogan prsent sur le site Internet du logiciel libre Open Groupware : Why buy a groupware server as a black-box when you can get an open one for free? 40 Ce slogan rsume lui seul la tendance du tout libre sur le march actuel. De plus, lopen source est un gage de scurit et de matrise des donnes des utilisateurs. Sans parler du soutien trs important de la communaut forme autour du logiciel libre de groupware. M. TOUITOU, lui mme membre actif de la communaut Zimbra donnait un exemple du grand avantage que consiste une communaut : cest grce la communaut, qui sest charge de
39 40
Entretien informel ralis le 04 fvrier 2008 par messagerie instantane.
Littralement : Pourquoi acheter un logiciel propritaire de travail collaboratif comparable une boite noire quand vous pouvez en acqurir un ouvert et libre ? Travail Collaboratif - Page 30
la traduction41, que nous avons pu bnficier dune version franaise de Zimbra , la communaut est donc un gage de soutien en cas de difficult mais galement dvolution du logiciel. Cependant, il ne faut pas omettre que les leaders du march actuel en solutions groupware sont les logiciels propritaires comme Lotus Notes dIBM ou Exchange Server de Microsoft, il existe encore une rticence de la part des entreprises pour passer limplmentation de logiciels libres, cela est certainement d leur mauvaise rputation, souvent considrs ( tort ?) comme trop orients informatique et programmation. Les fonctionnalits releves varient peu selon les solutions logicielles proposes (libre ou propritaire). Elles sont de deux ordres : - Asynchrones : Messagerie lectronique ; Gestion despaces de travail pour les projets de groupe ; Gestion des documents (cration, modification, suppression, partage) ; Annuaire ; Gestion des membres et droits daccs ; Calendrier partag ; Moteur de recherche. - Synchrones : Messagerie instantane ; Vidoconfrence ; VoIP : tlphonie par Internet etc.
2. Les autres types doutils : du collaboratif web aux plateformes gratuites

Lvolution extrmement rapide dInternet au dbut des annes 2000 a engendr une varit doutils de travail collaboratif sur le march actuel. Gilles BALMISSE, dans un livre blanc consacr aux nouveaux outils du travail collaboratif42 offre une typologie intressante des outils du march actuel en les rpartissant en trois grandes parties : production, coordination et communication43.
41 42
Zimbra est un logiciel amricain.
BALMISSE Gilles, les enjeux et la ralit franaise du travail collaboratif et des communauts de pratiques. 2004.
43
Cf Partie II. Travail Collaboratif - Page 31
Voici son schma :
Les plateformes collaboratives Les plateformes collaboratives sont des espaces de travail en ligne destination dun groupe plutt restreint. Il se situerait plus dans le cercle communication du schma de Gilles BALMISSE. Parmi ces outils, Mayetic 44 est le plus populaire, il offre une solution gratuite (mais limite) et prsente cet espace sur son site Internet selon diffrents points cls : - rapidit et facilit de la cration dun espace de travail collaboratif ; - loutil est toujours prt--lemploi ; - un accs 100% web ; - un accs offline. Nous pouvons galement citer la sortie rcente (fvrier 2007) de Google Apps Edition Premium, plateforme collaborative destination des PME, qui contient une suite dapplications comme la messagerie Gmail, lagenda Google Agenda, la VoIP avec GoogleTalk etc. Ces applications dj existantes pour les particuliers seraient donc plus dveloppes et plus performantes pour les entreprises (plus despace de stockage par exemple). Il sagit par ailleurs dune concurrence srieuse pour les logiciels collaboratifs propritaires comme Lotus Notes avec un cot infrieur 50 dollars par an pour chaque employ.45 Le collaboratif web Le collaboratif web est n de la volont de faire participer plus activement les internautes lambda sur la toile. Il a comme support le Web 2.0 et les outils WYSIWYG ( What You See Is What You Get ). Concrtement il sagit des nouveaux genres de site Web commes les blogs, les wikis (wikipdia), les rseaux sociaux (facebook, myspace, viado
44 45
Disponible sur http://www.mayetic.fr (Page consulte le 10 fvrier 2008)
DROTHIER Yves. Google lance sa plate-forme de travail collaboratif en ligne. Journal du net, fvrier 2007. Page consulte le 10 fvrier 2008 < http://www.journaldunet.com/solutions/0702/070223-google-applicationscollaboratives-entreprise.shtml> Travail Collaboratif - Page 32
etc.), et les sites de partage de vidos (youtube, dailymotion) qui touchent un nombre toujours plus important dinternautes. Il sagit donc dun phnomne populaire qui a, par la suite, intress les entreprises pour leur propre systme de communication interne. Le Journal du Net46 voque mme une volution des termes groupware et outils collaboratif ds 2003, en effet il faudrait dsormais parler d espace de travail partag . Les wiki et les blogs se prsentent tout deux comme des sites Internet permettant une implmentation facile des documents, le Journal du Net dans le mme article souligne leurs avantages : L'intrt des wikis est le versionnage automatique des documents, tandis que les weblogs disposent d'un systme de commentaire par article, combin un systme de timeline souvent pratique. Parmi ces outils open source, il existe pour les wiki : MediaWiki , ou PmWiki et pour les weblogs : dotclear ou Wordpress . Cependant, un outil de travail collaboratif ne peut pas tre considr comme un simple outil de partage de documents qui sapparenterait plus une Gestion Electronique de Documents. Cest pour cette raison quune adaptation de ces nouvelles technologies aux logiciels de groupware actuels semble plus cohrente. Selon Melissa SAADOUN, les technologies de type wiki et weblogs intgrs aux outils collaboratifs apporteront ainsi plus de dynamisme, de ractivit et de proactivit aux quipes. 47
46
BORDERIE Xavier, 16 outils collaboratifs open source, Journal du Net. 2005.
Page consulte le 10 fvrier 2008 <http://www.journaldunet.com/developpeur/tutoriel/out/051214-outilscollaboratifs-open-source.shtml>

47
SAADOUN, Mlissa. Le projet groupware Travail Collaboratif - Page 33
Conclusion
Le travail collaboratif a connu une volution constante depuis les annes 90. Il a d sadapter aux nouvelles technologies passant dune simple messagerie des applications de type web collaboratif comme le wiki ou la messagerie instantane. Ces changements incessants ncessitent une actualisation frquente des outils, ce qui implique un travail de veille rgulier sur les nouvelles tendances afin de rester efficace et productif dans lentreprise. Le groupware tout en tant proche des notions de Gestion Electronique de Documents (GED) pour le partage des documents au sein dune quipe projet, de Workflow pour la gestion des tches et de Knowledge Management pour la capitalisation des connaissances semble plus vaste et ncessite une rflexion sur lentreprise dans sa globalit. Comme lexprime Serge LEVAN les enjeux humains relvent des comptences collaboratives et de la culture managriale, les enjeux organisationnels relvent des processus mtiers et des structures de travail en rseaux, les enjeux technologiques relvent des outils et surtout des usages qui en sont fait 48. Ces diffrentes problmatiques sont prendre en compte dans la conduite du changement. Le travail collaboratif a t dans un premier temps menac de disparatre. Cela sexplique par une possible sous-utilisation des outils collaboratifs et une sous-estimation de leur intgration dans lentreprise49 et des consquences quils impliquent dun point de vue organisationnel et managrial50. Cependant, Le groupware semble connatre aujourdhui un renouveau grce au dveloppement du web collaboratif venu du grand public tels les rseaux sociaux ou les wikis, en intgrant de nouvelles applications plus ergonomiques et plus simples manipuler pour lutilisateur. Le futur espace de travail collaboratif, selon Forrester Research51, mlera, entre autres, outils de collaboration, e-learning, dcisionnel, modles de processus, documents fichiers multimdias et voix [] ces espaces seront disponibles en ligne et en mode dconnect et incorporeront des donnes et du contenu issus de multiples sources : applications mtier, processus
48 49 50 51
LEVAN, Serge. E-collaboration : travail en rseau et efficacit collective

Voir mthode MAIN (Partie I) Voir Cocktail Groupware (Partie II)
BERDOT, Vincent. Travail de groupe le match ferm entre Exchange, Domino et Groupwise. Informatique, 16 mars 2007, n1896, p55. Travail Collaboratif - Page 34
01
Bibliographie
ADER, Martin. Management Collectif de lInformation. Insep Editions. 1996. DESS SID. Les Nouvelles Technologies de lInformation pour lEntreprise, Le point sur la question. Innovinfo, 1997. DIENG, Rose, CORBY, Olivier, GIBOIN, Alain, GOLEBIOWSKA, Joanna, MATTA, Nada, RIBIERE, Myriam. Mthode et outils pour la gestion des connaissances. Paris : Editions Dunod, 2000. K . LEVAN, Serge, LIEBMANN, Anne. Le groupware, informatique, management et organisation. Paris : Herms, 1994. LE BUF, Claude. La fin du groupware ? Rsurgence dune dynamique organisationnelle assiste par ordinateur. Paris : LHarmattan, 2002. RHEINGOLD, Howard. The Virtual Community, Chapitre 4. MIT Press, 2000, 360 p. SAADOUN, Mlissa. Le projet groupware : Des techniques de management au choix du logiciel groupware. Paris : Editions Eyrolles, 1996.
Articles de priodique
BERDOT, Vincent. Travail de groupe le match ferm entre Exchange, Domino et Groupwise. 01 Informatique, 16 mars 2007, n1896, p55. RICHMAN S., Louis. Software Catches the Team Spirit. Fortune Magazine, 8 juin 1987.
Webographie
BALMISSE, Gilles. Les nouveaux outils et technologies du travail collaboratif : produire, communiquer, coordonner facilement In Les enjeux et la ralit franaise du travail collaboratif et des communauts de pratiques. [en ligne] Paris : 2004 (livre blanc consult le 10 janvier 2008) <http://www.gillesbalmisse.com/v2/spip.php?article121&var_recherche=livre%20blanc%20tr avail%20collaboratif> BORDERIE Xavier. 16 outils collaboratifs open source. Journal du Net.[en ligne] 2005. (Page consulte le 10 fvrier 2008) <http://www.journaldunet.com/developpeur/tutoriel/out/051214-outils-collaboratifs-opensource.shtml> COLLIN, Richard. Produire, travailler, innover et vendre autrement pour crer plus de richesses . In Les enjeux et la ralit franaise du travail collaboratif et des communauts de pratiques. [en ligne] Paris : 2004 (livre blanc consult le 10 janvier 2008) <http://www.gillesbalmisse.com/v2/spip.php?article121&var_recherche=livre%20blanc%20tr avail%20collaboratif> CROCHET-DAMAIS Antoine. Apprhender le Collaboratif web Journal du Net, [en ligne] Juin 2005. (Page consulte le 10 fvrier 2008) <http://www.journaldunet.com/solutions/dossiers/pratique/intranet_collaboratif.shtml> DROTHIER Yves. Google lance sa plate-forme de travail collaboratif en ligne. Journal du net. [en ligne] fvrier 2007. (Page consulte le 10 fvrier 2008) <http://www.journaldunet.com/solutions/0702/070223-google-applications-collaborativesentreprise.shtml> LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en rseau et efficacit collective : les sept piliers de la sagesse du travail collaboratif In Les enjeux et la ralit franaise du travail collaboratif et des communauts de pratiques. [en ligne] Paris : 2004 (livre blanc consult le 10 janvier 2008) <http://www.gillesbalmisse.com/v2/spip.php?article121&var_recherche=livre%20blanc%20tr avail%20collaboratif> SERRIES, Guillaume. Les multiples ralits du travail collaboratif. Gestion, transmission et partage des connaissances ; communication instantane, visioconfrence ; portails applicatifs et collaboratifs : expriences, outils, analyses . Journal du Net. [en ligne] Mis jour en Janvier 2008 (dossier consult le 10 janvier 2008). <http://www.journaldunet.com/solutions/dossiers/km/sommaire.shtml>
Glossaire
Ajax Traduction anglaise : Ajax (Asynchronous JavaScript And XML) AJAX est un combin de diffrents langages de dveloppement Web comme XHTML, JavaScript ou XML, il est frquemment utilis pour les outils de travail collaboratif comme Zimbra ou Groupwise de Novell. Architecture client-serveur Traduction anglaise : client-server architecture Larchitecture client-serveur est une architecture en rseau qui permet le partage de priphriques, de fichiers et dapplications entre des ordinateurs clients qui envoient des requtes et des ordinateurs serveurs qui y rpondent. Une telle architecture est favorable au travail en groupe, soit au travail collaboratif. Cocktail groupware Traduction anglaise : cocktail groupware Cette mtaphore est utilise pour dsigner les trois composants du travail collaboratif que sont le management, lorganisation et linformatique. Collaboratif web Traduction anglaise : web collaboration Se prsentant sous la forme de plate-forme modulaire, les outils collaboratifs Web intgrent en gnral quatre grands types de composants : - Des services de communication - Des services de coordination des tches - Des services de partage de ressources et d'applications - Des services de partage de contenus (Antoine CROCHET-DAMAIS, Apprhender le Collaboratif web, Journal du Net, Juin 2005. http://www.journaldunet.com/solutions/dossiers/pratique/intranet_collaboratif.shtml consult le 10 fvrier 2008) Le collaboratif web est trs li au dveloppement du web 2.0 en ce qui concerne les interfaces orientes utilisateur avec notamment une ergonomie plus dveloppe, et une facilit dutilisation et de modification. Le wiki et les weblogs font partie de ces nouvelles applications intgres dans les nouveaux outils collaboratifs. Confrence lectronique Traduction anglaise : web conferencing Mode de communication synchrone via le rseau Internet. En entreprise, elle est utilise pour lorganisation de runions en ligne, il sagit dune application prsente dans de nombreux outils collaboratifs. Elle permet un gain de temps et un gain financier pour lentreprise notamment en vitant les dplacements des diffrents participants. CSCW Computer Supported Cooperative Work N aux Etats-Unis, le CSCW est un champ disciplinaire qui tudie le comportement des individus travaillant en groupe afin de fournir des solutions logicielles adaptes leurs
besoins. Le CSCW sintresse donc en priorit ltre humain et aux interactions homme homme et homme machine. Cette dimension sociale et psychologique sinscrit en raction face aux tendances tout groupware qui ne prennent en compte que laspect informatique de cette notion. Culture dentreprise Traduction anglaise : company culture La culture dentreprise est lensemble des lments particuliers qui expliquent les bases du fonctionnement dune entit spcifique . La culture comprend ainsi un ensemble de valeurs, de mythes, de rites, de tabous et de signes partags par la majorit des salaris . Cette culture unit les membres et guide leurs comportements des membres. (DURAND, Christophe. Culture dentreprise. [en ligne] 2000 (page consulte le 10 Fvrier 2008)
< http://culture.entreprise.free.fr/>)
Extranet Traduction anglaise : extranet Un site extranet est un site Internet caractre commercial et accs scuris utilis par les entreprises pour sinterconnecter avec leurs partenaires, fournisseurs ou clients. Gestion de projet Traduction anglaise : project management La gestion de projet consiste en lorganisation mthodologique pour faire en sorte que le produit dune quipe projet rponde aux attentes du commanditaire du projet, et quil soit livr dans les conditions de cots, de dlais et de qualits prvus. La gestion de projet a donc pour objectifs de planifier les actions, danticiper les risques et dassurer la coordination des acteurs et des tches dans un souci defficacit et de rentabilit. Intranet Traduction anglaise : Intranet Rseau informatique qui utilise les protocoles dInternet pour partager des informations et des oprations au sein dune organisation. Le rseau Intranet peut intgrer des applications de type collaboratif comme des wikis, des weblogs, des forums, de la messagerie instantane etc. Logiciel libre Traduction anglaise : free software Un logiciel libre rpond aux principes de libert dutilisation, de modification et de distribution, il doit tre soumis une licence libre comme la GNU GPL. Logiciel open source Traduction anglaise : open-source software Un logiciel open source est un logiciel qui donne libre accs son code source, ce qui le rend modifiable par tout utilisateur (plutt expriment). Logiciel gratuit Traduction anglaise : freeware Un logiciel freeware est un logiciel gratuit qui ne partage pas son code source.
Logiciel propritaire Traduction anglaise : proprietary software, non-free software Un logiciel propritaire est un logiciel qui ne donne pas accs son code source, ses licences sont souvent coteuses. Messagerie lectronique Traduction anglaise : electronic mail La messagerie lectronique est une application asynchrone du travail collaboratif, et la base dun outil collaboratif. Il sagit dun systme de communication qui permet lenvoi et la rception de messages rapides via Internet ou le rseau Intranet bas sur le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Messagerie instantane Traduction anglaise : instant messaging La messagerie instantane est un mode de communication synchrone, utilise de plus en plus comme application du travail collaboratif en entreprise. Conue pour dialoguer en ligne, et plus communment appel chat il permet lenvoi et la rception instantans de messages travers lutilisation dun logiciel de messagerie de type Windows Live Messenger. Mthode MAIN La mthode MAIN est une dmarche de changement et une mthode de conduite de projet de travail collaboratif. Conue en 1992 par le cabinet MAIN Consultants, cette mthode se caractrise par une approche globale et un traitement simultan des facteurs humains, organisationnels et technologiques. Plateforme collaborative Traduction anglaise : collaborative platform Outil collaboratif accessible en ligne depuis nimporte quel poste, il sagit dune mthode rapide et peu coteuse de cration dun espace de travail partag pour la ralisation dun projet en groupe restreint. Portail dentreprise Traduction anglaise : Enterprise Information Portal (EIP) Plateforme dveloppe pour lentreprise qui donne accs un certain nombre dinformations stratgiques. Souvent dveloppe sous la forme dune interface web compose de liens hypertexte cliquables. Processus Traduction anglaise : process Un processus prsente les caractristiques suivantes : - Il est transversal une structure organisationnelle ; - Il a un output (cest--dire un rsultat) global unique (matriel ou non), et prcisment dfini ; - Il a un client interne ou externe lentreprise. Reengineering Le Reengineering se dfinit comme une remise en cause fondamentale et une redfinition radicale des processus oprationnels cohrents (par processus, il s'agit d'une srie
d'activits qui, ensemble, produise un rsultat ayant une valeur pour un client), pour raliser des gains spectaculaires dans les performances critiques que constituent aujourd'hui les cots, la qualit, le service et la rapidit. (HAMMER, Michael, CHAMPY, James. Le Rengineering. Rinventer lentreprise pour une amlioration
spectaculaire de ses performances. Paris : Editions Dunod, 1993.)
Rseau Traduction anglaise : Network Un rseau informatique est une liaison entre des postes de travail pour leur permettre de communiquer et de partager des priphriques et des applications. Lorsque le rseau est local, et concerne par exemple un btiment, il est nomm Local Area Network (LAN). Lorsquil est tendu au niveau dune ville ou dun pays, il est nomm Wide Area Network (WAN). Travail collaboratif Traduction anglaise : Groupware Il sagit de mettre en uvre dans lentreprise un environnement humain, organisationnel et technologique permettant un groupe de travail de communiquer, de cooprer et de se coordonner. Synchronisation Traduction anglaise : synchronization Fonctionnalit nouvelle des outils collaboratifs, la synchronisation permet de connecter les outils de type palm, PDA, ou les logiciels de type Outlook aux outils collaboratifs afin dintgrer les mails, agenda ou annuaire directement dans loutil. VoIP Traduction anglaise : Voice over Internet Protocol Mode de communication synchrone, la VoIP correspond au tlphone par Internet travers le protocole IP. Il a lavantage dtre peu coteux. Web 2.0 Traduction anglaise : web 2.0 Le web 2.0 correspond la deuxime gnration de site Internet. Il offre aux internautes des interfaces plus ergonomiques et plus accessibles, souvent sous la forme de plateformes. Il permet donc un engagement plus important de la part des utilisateurs mme novices : devenus acteurs du web, ils peuvent dsormais sexprimer sans contrainte, en crant des sites Internet facilement par exemple (weblogs). Weblog Traduction anglaise : blog, web log Nouvelle forme de site Internet facile mettre en place. Il peut sapparenter une sorte de journal de bord en ligne, la vue de tous, afin de partager ses expriences ou son opinion sur nimporte quel sujet. Les lecteurs peuvent commenter les diffrents articles, ce qui lui confre un aspect collaboratif .
Wiki Traduction anglaise : wiki Un wiki est un logiciel qui permet la cration et la modification de documents en ligne. Outil collaboratif par excellence (a priori nimporte qui peut apporter sa contribution un document en vue de son amlioration) il est actuellement de plus en plus intgr aux outils de type groupware. Workflow Un systme de Workflow permet la modlisation et la gestion informatique de lensemble des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus dans la ralisation dun projet. Ainsi, le systme dcrit le circuit du document, les tches accomplir selon les acteurs, les dlais respecter et les modes de validation.

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CHAUMETTE Claire DESBIENS Delphine

Typologie des systmes dinformation : Le travail collaboratif

Mme Marie DESPRES-LONNET

Universit de Lille 3 UFR IDIST Anne universitaire 2007-2008

Travail Collaboratif - Page 3

I. Quest-ce que le travail collaboratif ?

B. Rgles dapplication dun projet groupware

2. Les rgles dor du projet groupware

Produire, travailler, innover et vendre autrement pour crer plus de richesses

Ces cinq tapes sont explicites dans le point suivant.

3. Les cinq tapes de mise en place : mthode MAIN

C. Typologie des applications groupware

Mme lieu Lieu diffrent

2. Les applications mmoire, routage et change :

Travail Collaboratif - Page 11

II. Le groupware : un cocktail explosif ?

A. Enjeu managrial du travail collaboratif

Travail Collaboratif - Page 12

Les enjeux du pari de la mise en place dun groupware15 :

Meilleure matrise Plus de satisfaction Plus dautonomie Plus de satisfaction

2. Le groupe une entit indispensable

SAADOUN, Mlissa. Le projet groupware. Travail Collaboratif - Page 13

ADER, Martin Management Collectif de linformation Travail Collaboratif - Page 14

3. Les techniques de management alternatives

Travail Collaboratif - Page 16

B. Enjeu organisationnel du travail collaboratif

2. Une organisation base sur les processus

3. Une organisation collaborative

Travail Collaboratif - Page 19

C. Enjeu informatique du travail collaboratif

1. Les changements informatiques

2. Convergence des technologies pour un essor du groupware

3. Usage des technologies groupware

4. Une formation ncessaire

III. Le travail collaboratif : actualits et perspectives ?

A. Les bnfices pour lentreprise

ADER, Martin. Management Collectif de lInformation. Insep Editions. 1996

de linformation Synchronisation du travail

bureaux (perspectives du tltravail)

B. Les cots et les risques

C. Offres sur le march

1. Les logiciels libres

Niveau de difficult Fonctionnalits

Prix Site Internet

Niveau de difficult Fonctionnalits

Environnement Actualit Utilisateurs Prix Site Internet

Niveau de difficult Fonctionnalits

Environnement Actualit Utilisateurs Prix Site Internet

Niveau de difficult Fonctionnalits

Environnement Actualit Utilisateurs Prix Site Internet

2. Les logiciels propritaires

Lotus Notes et domino Version 8

Niveau de difficult Fonctionnalits

Environnement Actualit Utilisateurs Prix Site Internet

Microsoft Exchange Server 2007 et Windows SharePoint Services

Niveau de difficult Fonctionnalits

Environnement Actualit Utilisateurs Prix Site Internet

Entretien informel ralis le 04 fvrier 2008 par messagerie instantane.

2. Les autres types doutils : du collaboratif web aux plateformes gratuites

Zimbra est un logiciel amricain.

Cf Partie II. Travail Collaboratif - Page 31

Voici son schma :

Disponible sur http://www.mayetic.fr (Page consulte le 10 fvrier 2008)

BORDERIE Xavier, 16 outils collaboratifs open source, Journal du Net. 2005.