Academia de Studii Economice Facultatea de comer Master : Management i Marketing n Turism, an I

Organizarea unei conferine internaionale

Bucureti 2012

Conferina internaional a turismului cultural din capitalele Europene

Definirea profilului reuniunii
Conferina internaional a turismului cultural din capitalele Europene va avea loc n capitala Romniei, Bucureti, desfurndu-se n perioada 29-30 iunie 2012. Obiectivul acestei conferine este de a promova turismul cultural n capitalele europene inclusiv Bucureti.Un alt obiectiv este legarea unor relaii de afaceri ntre rile participante la aceast conferin( Marea Britanie, Germania, Frana, Spania, Italia, Suedia, Cehia i Ungaria) care n cele din urm s duc la conceperea si comercializarea unor produse turistice care s fie benefice si uor accesibile tuturor. Fiecare reprezentat al rii din cadrul conferinei va aduce acea mic parte din capitala rii pe care o promoveaz evideniind frumuseiile culturale , arhitectura specific, monumetele istorice, monumentele religioase dar i monumente contemporane. Conferina are ca prim scop informarea i motivarea celor prezeni dar i schimbul de idei dintre acetia i vorbitori, astfel nct s se produc un dialog eficient, folositor pentru toate prile implicate.

Responsabilitati de organizare
1. ntocmirea listelor cu participanii dup ce s-au ntocmit listele se vor trimite invitaiile fie prin pot fie prin email, urmnd ulterior s se fac confirmarea de ctre participani.Participanilor din rile care sosesc la conferin i si confirm participarea, trebuie s li se rezerve biletele de avion, n regim dus- ntors, camerele de hotel si maini pentru a-i lua de la aeroport. Trebuie trimise cteva persoane n ntmpinarea invitailor. 2. Contactarea mass- media- se face n baza contactelor anterioare. 3. nchirierea unei sli n care se va desfura conferina- acesta fiind cel mai probabil aleas n cadrul hotelului unde vor fi cazai participanii i se va ine cont de

anumite criterii: amplasarea slii ,capacitatea, costul, existena mobilierului adecvat, modalitatea de plat. 4. Contactarea unei firme de catering- se va apela la serviciile unei firme specializate pentru alimentaie fiind luate n calcul: meniul, ora servirii, serviciul ales (e preferabil serviciul bufet suedez). 5. Alegerea structurii programului pentru conferin. 6. Pregtirea mapelor pentru conferin i anume: programul conferinei, copii dupa discursurile cele mai importante, informaii utile, hri turistice, pliante.etc. 7. nchirierea aparatelor tehnice pentru sala de conferin- cti, videoproiector. 8. Achiziionarea furniturilor- pixuri, marker, coli de xerox, mape, foarfeci, lipici, etc. 9. Decorarea slii de conferine- amenajarea slii de conferin pentru primirea participanilor . n aceeai zi se va face i o ultim verificare a mobilierului, a aparatelor tehnice, a grupurilor sanitare. 10. Aducerea materialelor i ntmpinarea oaspeilor- cri de vizit, mape, ecusoane, afie, pliante. Va exista o persoan la intrare care le va distribui celor ce sosesc indicndu-se i locurile n sal ( locul n sal va fi marcat pe scaunul fiecrei persoane).

Calendarul conferinei
20 iunie 2012 data limit de nscriere a participanilor pe site-ul organizatorilor. 25 iunie 2012 data la care se comunic, telefonic sau prin email, rezultatul evalurii realizate de ctre organizator (acceptare / respingere) i orarul prezentrilor. 29 - 30 iunie 2012 desfurarea prezentrilor conferinei 1-2 iunie 2012 tur organizat al oraului

Structura conferinei
Conferina se desfoar de pe data de 29 iunie 2012 pn pe data de 30 iunie 2012 vor veni aproximativ 32 de participani strini i 4 participani romni. Vor susine prezentrile i vor interaciona cu publicul pentru a facilita schimbul de idei i preri, 2 personaliti invitate. Vor exista pauze n cursul zilei unde oaspeii vor putea servi gustri reci i buturi puse la dispoziie gratuit. De asemenea, n aceste pauze se vor putea face

fotografii cu personalitile invitate . Fiecare zi de prezentri va ncepe la ora 9 dimineaa i se va termina n jurul orei 7 dup-amiaz. n zilele de 1 i 2 iunie 2012 se vor desfura tururi gratuite ale oraului. nscrierea pentru aceste tururi organizate se va face n pauzele dintre prezentrile conferinei.

Spaii necesare
1 sal de conferine din cadrul hotelului Echipamente pentru derularea prezentrilor: videoproiector, internet

wireless,laptop-uri, televizor, whiteboard, sonorizare, flipchart i markere, microfoane mobile/stativ Cazare pentru 32 de persoane. Conferina se va desfura n sala de conferin de la Tania Frankfurt

Hotel unde vor fi i cazai oaspeii. Hotelul este situat n inima centrului vechi al Bucuretului, este un hotel mic cu o capacitate de cazare de 34 de perosane.

Definirea profilului participanilor

Grupul int al conferinei este reprezentat de cte doi reprezentani ai ministerului/ departamentului de turism din fiecare ar , i cte doi reprezentani ai unei asociaii sau organizaii ce se ocup de ageniile de turism (comercializarea i/sau conceperea de pachete turistice) din fiecare ar participant. n total la conferin vor participa 16 reprezentani din cadrul ministerelor de turism, 16 reprezentani ale diferitelor organizaii sau asociaii ce se ocup de comercializarea produselor turistice, doi invitai speciali i 4 participani romni.

Distribuirea sarcinilor
Organizatorii pentru acest eveniment sunt : Popescu Andrada Graziella i Luoiu Maria-Elena mpreun cu reprezentanii din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului i reprezentanii Asociaiei Naionale a Ageniilor de Turism din Romnia.

Selectia destinaiei/ locaiei

Pentru a desfura conferina Internaional a turismului cultural din capitalele Europene am ales ca locaie sala din cadrul hotelului Tania dat fiind faptul ca oaspeii sunt cazai n cadrul aceluiai hotel obtinnd astfel un discount. Avnd n vedere c hotelul este situat n apropierea Pieei Unirii participanii au o diversitate de opiuni cu privire la petrecerea timpului liber sau n pauzele din cadrul conferinei.

Vizitarea locaiei/lista de control

Odat cu sosirea oaspeiilor strini s-a nchiriat un microbuz care i va prelua de la aeroport ctre Tania Hotel. Cum cazarea este foarte important cnd vine vorba de o conferina am optat pentru un hotel mic i intim n centrul vechi al Bucuretului, unde serviciile sunt foarte satisfctoare, personalul foarte amabil, acesta purtnd numele de Tania Frankfurt Hotel. Este un hotel de 3*** cu o capacitate de 16 camere duble, camere dispunnd de un sistem antifonic. n interiorul hotelului exist i o cafenea ce rmne la dispoziia oaspeiilor notri. Sala de conferin este ncptoare i dispune de toate condiiile pentru o desfurare ct mai eficient i mai bun a prezentrilor participanilor notri. Echipamente i servicii tehnice pentru susinerea prezentrilor Este necesar echiparea/dotarea slii de conferin cu videoproiector pentru a putea prezenta n faa tuturor proiectele de promovare. Deasemenea mai este necesar i

conectarea la Internet prin intermediul Wi-Fi-ului, un laptop sau doua( pentru sigurana), televizor cu o diagonala mai mare, flipchart i markere. Pentru alimentaie am apelat la o firm specializat de catering care va organiza un mic bufet suedez pentru oaspei, n pauzele din cadrul conferinei vor fi servite minipateuri,gustri reci,sucuri, ceai,cafea, acestea fiind puse la dispoziia tuturor participanilor la intrarea n sala de conferin..

Elaborarea planului de aciune

1. Intlnire cu reprezentanii Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului i cu Reprezentanii Asociaiei Naionale a Ageniilor de Turism din Romnia pentru a pune la punct detaliile cu privire la conferina ce urmeaz s fie organizat. Perioada : 1 Iunie 2012- 10 Iunie 2012- 10 zile 2. Crearea site-ului organizatorilor Perioada : 11 Iunie 2012- 13 Iunie 2012- 3 zile 3. Negocierea tarifelor, pentru cazare i sala de conferin, cu hotelurile ( plata n avans ). Rezervarea camerelor i a slii de conferin i asigurarea transportului de la aeroport + transportul cu autocarul pentru City Tour-ul Bucuretiului. Se va efectua un buget provizoriu. Perioada : 13 Iunie 2012- 20 Iunie 2012- 7 zile. 4. Centralizarea formularelor de participare Perioada : 20 Iunie 2012- 22 Iunie 2012- 2 zile. 5. Selectarea candidailor alei Perioada : 25 Iunie 2012- 26 Iunie 2012- 1 zi. 6. Cazarea participanilor, prezentarea lucrrilor de conferin. Perioada : 29 Iunie 2012- 30 Iunie 2012- 2 zile. 7. Efectuarea circuitului turistic ( City Tour Bucharest ). Perioada : 1 Iulie 2012- 2 Iulie 2012- 2 zile.

8. Centralizarea concluziilor rezultate n urma conferinei i plata facturilor ( neefectuate pn la acel moment ). Perioada : 3 Iulie 2012- 7 Iulie 2012- 5 zile.

Organizarea circuitului turistic

Circuitul turistic se va realiza cu microbuzul City Tour n data de 1 Iulie 2012 cuprinznd urmtoarele obiective : 10:00- Parcul Herstru 12:00- Muzeul Naional al satului Dimitrie Gusti 13:00- Arcul de Triumf 13:30- Prnz cu meniu la un restaurant din apropiere 15:00- Muzeul ranului romn 16:00- Muzeul de Istorie Natural Grigorie Antipa 17:00- Muzeul Naional de Geologie 18:30- Ateneul Romn Pentru cea de-a 2a zi a circuitului turistic 2 Iulie 2012 vom urma un traseu tot cu autobuzul City Tour Bucharest cu urmtoarele obiective : 10:00- Muzeul Naional de Istorie al Romniei 11:00- Palatul CEC 12:00- Palatul Parlamentului 13:00- Prnz la un restaurant din apropiere 14:30- Complexul Arhitectural de pe Dealul Mitropoliei i Catedrala Patriarhal Ortodox Romn 15:30- Statuia lui Charles de Gaulle