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ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN

Instructivo

para

el control

de existencias

Este

inversiones en bienes de larga duración está sujeto a lo dispuesto al Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público publicado en R.O. No. 59 del 7 de Mayo de 1997, las Normas de Control Interno Acuerdo No. 20-CG publicado en el R.O. No. 6 del 10 de Octubre del 2002; y la Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental publicadas en el R.O. No. 249 del 22 de Enero del 2001.

e

DE LOS ACTIVOS FIJOS (BIENES DE LARGA DURACIÓN)

o derechos de propiedad

destinados

a

operacionales de la misma

actividades

siempre

y

Art. 1.- Son considerados bienes de larga duración todos los

dispone la

administrativas y

cuando cumpla

las

entidad,

bienes tangibles

que

siguientes condiciones:

a) Que sean bienes de propiedad privativa de la Institución

b) Que sean destinados a actividades administrativos y/o productivas

c) Que tengan una vida útil superior a un año

d) Que el costo de adquisición se igual o mayor a 100 dólares (USD $ 100,00)

Estos bienes serán utilizados únicamente para llegar a cabo labores instituciones y por ningún motivo para fines personales o particulares.

RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Art. 2.- La responsabilidad recae en la máxima autoridad Alcalde) siendo su obligación velar por la correcta adquisición, conservación, mantenimiento, valoración, enajenación de los activos fijos institucionales y de aquellos que no sean de propiedad del ente, que hayan sido recibidos en fideicomiso, comodato, arrendamiento o almacenaje, así como de mantener adecuados controles internos aplicables a esta área, de conformidad con la normativa vigente y las disposiciones en el presente instructivo.

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

y las disposiciones en el presente instructivo. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y

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RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL CONTABLE DE LOS ACTIVOS FIJOS

Art. 3.- El registro de los activos fijos lo ejecutará el Contador General y el control contable de lo ejercerá un empleado de la unidad de Contabilidad del Municipio en sujeción a lo previsto en la Normativa de Contabilidad Gubernamental 2.2.5.6 y el presente instructivo.

RESPONSABILIDAD EN LA CUSTODIA Y CONTROL FISICO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Art. 4.- El servidor con nombramiento y caucionado que cumpla las funciones de Guardalmacén será el responsable de la custodia, control de todos los activos fijos del Municipio. También llevará mediante un sistema manual o automatizado mediante kardex de cada bien en forma individual o por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las partes o piezas de la compra conformen un todo.

RESPOSABILIDAD EN EL USO Y CONSERVACIÓN DE LOS BIENES

Art. 5.-Los jefes de las unidades administrativas serán directamente responsables por el uso, custodia y conservación de los activos fijos asignados a cada una de ellas, así como también los servidores del Municipio sujetos a la ley de servicios civil y carrera administrativa, código de trabajo, contrato por servicios personales a los cuales se les haya asignado determinados activos fijos para el desempeño de sus funciones

DEL INGRESO DE LOS ACTIVOS FIJOS A BODEGA

6.- Los bienes considerados Activos Fijos serán

entregados por el proveedor al Guardalmacén o quien a haga sus veces con la Orden de Compra, y la factura correspondiente. Sobre esta base el Guardalmacén verificará que los bienes entregados por el Proveedor correspondan en descripción, cantidad, características especificadas en la Orden de Compra. Si están conforme llenará el correspondiente formulario de Ingreso de Activos Fijos, lo suscribirá y

Art.

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

de Ingreso de Activos Fijos, lo suscribirá y Art. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA entregará copia al Contabilidad.

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PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

entregará copia al

Contabilidad.

Proveedor y copia

al Departamento de

Si caso contrario hubiere disconformidad con los bienes recibidos informará al Proveedor para que solucione las novedades.

Una

procederá a la entrega de los bienes a la Unidad Administrativa solicitante que consta en la Orden de Compra con el Formulario Inventario de Activos Fijos por Unidad Administrativa, y lo suscribirá en conjunto con el funcionario o empleado responsable de la misma y entregará copia al Departamento de Contabilidad, copia al funcionario o empleado responsable de la custodia del o los bienes y guardará en su archivo el original.

Bodega, el Guardalmacén

vez

realizado en ingreso a

CODIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Art. 7.- Una vez realizados los procedimientos contemplados en el artículo 6 del presente instructivo, el Guardalmacén procederá a codificar los bienes considerados Activos Fijos para lo cual tomará como instrucciones en el párrafo siguiente.

El código para identificación de estos bienes consta de 2 grupos:

El primer grupo se refiere al código del mayor contable y consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera:

BIENES DE LARGA DURACIÓN PARA ADMINISTRACION

1.4.1.01.03

MOBILIARIOS

1.4.1.01.04

MAQUINARIAS Y EQUIPOS

1.4.1.01.05

VEHICULOS

1.4.1.01.06

HERRAMIENTAS

1.4.1.01.07

EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS

1.4.1.01.08

BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES

1.4.1.01.09

LIBROS Y COLECCIONES

1.4.1.01.11

PARTES Y REPUESTOS

1.4.1.03.01

TERRENOS

1.4.1.03.02

EDIFICIOS, LOCALES Y RESIDENCIAS

1.4.1.03.99

OTROS BIENES INMUEBLES

Y RESIDENCIAS 1.4.1.03.99 OTROS BIENES INMUEBLES Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA BIENES DE LARGA DURACIÓN PARA

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BIENES DE LARGA DURACIÓN PARA PRODUCCIÓN

1.4.2.01.03

MOBILIARIOS

1.4.2.01.04

MAQUINARIAS Y EQUIPOS

1.4.2.01.05

VEHICULOS

1.4.2.01.06

HERRAMIENTAS

1.4.2.01.07

EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS

1.4.2.01.08

BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES

1.4.2.01.09

LIBROS Y COLECCIONES

1.4.2.01.11

PARTES Y REPUESTOS

1.4.2.03.01

TERRENOS

1.4.2.03.02

EDIFICIOS, LOCALES Y RESIDENCIAS

1.4.2.03.99

OTROS BIENES INMUEBLES

El segundo grupo de codificación que se presenta a continuación comprende los campos y dígitos correspondientes que se establece para la ubicación identificación de los activos fijos la cual será utilizada por la unidad encargada de la custodia y control físico en forma complementaria a la codificación constante en el Plan General de Cuentas descrita anteriormente. Está conformada por campos o niveles de la siguiente manera:

CAMPO O

NIVEL

 

6

7

C

O

N

C E P T O

00000

 

Unidad Administrativa

 

000

Ordinal secuencial específico del bien

SEXTO CAMPO O NIVEL Este campo está compuesto de 5 dígitos, los dos primeros corresponde la codificación según la estructura programática establecida en la L.O.R.M.

11

ADMINISTRACION GENERAL

12

ADMINISTRACION FINANCIERA

13

JUSTICIA, POLICIA Y VIGILANCIA

21

EDUCACION Y CULTURA

31

PLANIFICACION URBANA

32

HIGIENE AMBIENTAL

36

OBRAS PÚBLICAS

Los 3 siguientes dígitos corresponden a la codificación por unidad administrativa, llámese dirección, departamento o sección de conformidad con el Orgánico Funcional vigente dentro de la estructura programática establecida en la L.O.R.M.:

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

estructura programática establecida en la L.O.R.M.: Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 11001 Alcaldía 11002

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11001

Alcaldía

11002

Planificación General

11003

Auditoría Interna

11004

Asesoría Jurídica

11005

Promoción Cívica, Prensa y Publicidad

11006

Secretaría General

11007

Recursos Humanos

11008

Mantenimiento

11009

Turismo

12001

Financiero

12002

Tesorería

12003

Presupuesto

12004

Coactiva

12005

Contabilidad

12006

Recaudaciones

12007

Rentas

12008

Avalúos y Catastros

12009

Proveeduría

12010

Informática

13001

Inquilinato

13002

Comisaría

13003

Policía Municipal

21001

Biblioteca

32001

Desarrollo Comunidad

32002

Higiene Ambiental

32003

Vía Pública

32003

Mercado

32004

Cementerio

31001

Planificación Urbana

35001

Obras Publicas

35002

Terrenos

El séptimo campo o nivel corresponde al Ordinal secuencial específico del bien quedando finalmente estipulada la codificación de los activos fijos de la siguiente manera:

Mobiliario ubicado en la Alcaldía

1.4.1.01.03.11001001 Escritorio ejecutivo 5 cajones

1.4.1.01.03.11001002 Silla tipo Presidente

1.4.1.01.03.11001003 Silla tipo secretaria

1.4.1.01.03.11001004

1.4.1.01.03.11001005

Maquinarias y Equipos ubicados en Asesoría Jurídica

1.4.1.01.04.11004001 A.A. Samsung 24000 BTU

1.4.1.01.04.11004002 Máquina de escribir eléctrica IBM

1.4.1.01.04.11004003

1.4.1.01.04.11.004004

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

IBM 1.4.1.01.04.11004003 1.4.1.01.04.11.004004 Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Vehículos de Aseo de Calles

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Vehículos de Aseo de Calles

1.4.1.01.05.32003001 Camioneta Chevrolet Luv doble cabina 98

1.4.1.01.05.32003002

Computadoras del Departamento de Contabilidad

1.4.1.01.07.12005001 Computador Compaq Deskpro 2000

1.4.1.01.07.12005002 Computadora clon Pentium 4 1.8 Ghz

1.4.1.01.07.12005003

1.4.1.01.07.12005004

Libros del Departamento de Asesoría Jurídica

1.4.1.01.09.11004001 Vademécum Ediciones Legales 2003

1.4.1.01.09.11004002

DE LAS ETIQUETAS

Art. 8.- Cada uno de los bienes considerados Activos Fijos llevaran en una parte visible, la correspondiente etiqueta con su código de su identificación descrito en el artículo anterior, fecha de adquisición y el nombre del a Unidad Administrativa en donde se encuentran ubicados.

MOVIMIENTO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

Art. 9.- Para conservar el buen estado de los Activos, sólo se realizaran los traslados por estricta necesidad del bien por parte de la unidad solicitante, previa autorización del Jefe de la Unidad Administrativa; Jefes Departamental según sea el caso, o cuando se trate de devolución del Activo y el mismo deba trasladarse a la Bodega de la Institución.

trasladarse hacia los diferentes

departamentos o viceversa entre los departamentos o entre la

dependencia de una misma unidad Administrativa en forma temporal o definitiva, según las necesidades y disponibilidades reales y previa aprobación de la autoridad competente.

Los Activos podrían

Art. 10.- Los bienes podrán ser trasladados en forma temporal

renovable por un

periodo igual. Sí transcurridos los 120 días no se han

en calidad de préstamo hasta por 60 días,

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no se han en calidad de préstamo hasta por 60 días, Administración 2009 – 2014 Eco.
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA devuelto los bienes a la

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devuelto los bienes a la Unidad de origen el Dpto. de Bodega

o quien haga sus veces tramitara el traspaso definitivo.

Art. 11.- Cuando el traslado de los bienes se realice desde o hacia la Edificio Principal del Municipio, se requerirá

Director

previamente la autorización de Alcalde

Departamental; la solicitud se cursara mediante memorando y

y/o

si

es autorizado el traslado, se enviara al Dpto. de Bodega

o

quien haga sus veces,

para

que lo

adjunte al

Formulario “ Traspaso de Activos Fijos”

el

mismo

que

se

incorpora al presente Instructivo como anexo No 1 si

la

solicitud es negada, se archivara el tramite.

comunicara al interesado y

se

Art. 12.- Cuando el traslado de los Bienes se realice entre los departamentos del Municipio o de una misma Unidad Administrativa, se utilizara el Formulario “Traspaso Interno de Activos Fijos” el mismo que sé Adjunta al presente Instructivo como anexo No 2.

Art.

La solicitud de la Unidad Administrativa

Interesada en entregar o recibir bienes de otra Unidad o de

13.-

la

en

Bodega, se cursara mediante memorando al Dpto. de Bodega

los

el

cual se especificara los

bienes,

su

estado

motivos

para

el

traslado, en caso

de

y ser autorizado, se

enviara esta solicitud al Dpto. de Bodega para el trámite

subsiguiente la misma que deberá ir adjunto al formulario correspondiente. Si no es autorizado el traslado del bien,

sé comunicará al interesado y se archivara el trámite.

Art. 14.- Para el traslado de los Activos se utilizara el

formulario respectivo, elaborado en original y tres copias que se distribuirán de la siguiente manera: Original para contabilidad, si es del caso, una copia para la Unidad que

hace las funciones del

Dpto. de Bodega , una copia para la

Unidad que entrega y una copia para la Unidad que recibe el Activo.

Art. 15.- Cuando los Activos Fijos sean objeto de traspaso,

en forma definitiva, se procederá a eliminarlo del inventario de la Unidad del origen y a ingresar este mismo activo al

Inventario

ultima Unidad

Administrativa y procederá a cambiar la etiqueta del bien,

correspondiente

a

esta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

a cambiar la etiqueta del bien, correspondiente a esta Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA conservando la fecha de adquisición

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conservando la fecha de adquisición (F.A.) e indicando el nombre de la Unidad Administrativa final.

Art. 16.- Entrega-Recepción por cambio del responsable General del Control y Custodia de los bienes. Siempre que la Entrega-Recepción tenga lugar en razón del cambio del servidor inmediatamente encargado de los bienes (caucionado), se practicará un examen especial sobre la gestión del servidor saliente por parte del Auditor Interno respectivo, cuando lo haya; si no hubiese el mencionado funcionario, se realizará la Entrega-recepción de los bienes, relacionados con los saldos contables a la fecha, con la intervención del Director Financiero o un servidor designado por la más alta autoridad.

En todos los casos en que el servidor que debe entregar bienes hubiese fallecido o estuviere ausente, se contará para la diligencia de Entrega-Recepción, con sus legitimarios o herederos, según las órdenes de sucesión legal, o con sus fiadores.

De no haber legitimarios o herederos ni fiadores, se contará con un Agente Fiscal de la respectiva jurisdicción. Estas personas en su orden, harán las veces del empleado fallecido o ausente y suscribirán en su nombre las actas respectivas.

Para que la diligencia de Entrega-Recepción por cambio del responsable general del control y custodia de los bienes tenga validez y confiabilidad en sus resultados, deberá estar respaldada con la constatación física de los bienes de que se trate.

DE LOS BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO (EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO)

Art. 17.- Los bienes que no son de larga duración y que están sujetos a control Administrativo son aquellos que teniendo una vida útil superior a un año, su costo individual no supera los 100 dólares, como: grapadoras, perforadoras, libros, herramientas de construcción, herramientas para aseo de calles, etc.

de construcción, herramientas para aseo de calles, etc. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL INGRESO A BODEGA DE

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DEL INGRESO A BODEGA DE LOS BIENES CONSUMO INTERNO

Art. 18.- Las existencias para consumo interno después de su

adquisición serán entregados por el Proveedor al Guardalmacén

o quien haga las veces, adjuntando la Orden de Compra, la autorización del Ordenador del Gasto y la factura correspondiente.

El Guardalmacén verificará que las existencias para consumo interno entregados por el proveedor concuerden en las características y cantidades estipuladas en la Orden de Compra. Caso contrario el Guardalmacén notificará al Proveedor para que subsane las novedades.

El Guardalmacén suscribirá el recibí conforme en la factura,

y llenará el formulario Ingreso de Bodega y suscribirá en el

casillero recibí conforme Guardalmacén y Entregué Conforme

Proveedor.

DE LOS EGRESOS DE BODEGA DE LAS EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO

Art. 19.- El funcionario o empleado de las diferentes unidades administrativas entregarán mediante memorando al Guardalmacén o quien haga sus veces, el pedido de existencias para consumo interno necesarios para el desempeño de laborales. El Guardalmacén entregará al solicitante y elaborará el Comprobante de Egreso de Inventario para Consumo Interno. Firmarán en original y 3 copias en los casilleros correspondientes. 1 copia entregará al funcionario o empleado que recibe los bienes, otra enviará al Departamento de Contabilidad, y guardará el original en su archivo.

En caso de no disponer en stock de las existencias para consumo interno el Guardalmacén mediante memorando comunicará al Proveedor Municipal y este a su vez solicitará a la máxima autoridad la correspondiente autorización para la elaboración de la Orden de Compra previa verificación de las disponibilidades de los recursos presupuestarios en la Dirección Financiera.

de los recursos presupuestarios en la Dirección Financiera. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTROL DE EXISTENCIAS PARA

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DEL CONTROL DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO

Art. 20.- La bodega de la Ilustre Municipalidad llevara el control de los suministros y materiales por Ítem a través del Kardex conteniendo la siguiente codificación:

El código para identificación de estos bienes consta de 2 grupos:

El primer grupo se refiere al código del mayor contable y consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera:

EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE

1.3.01.01

Existencias de Alimentos y Bebidas

1.3.01.02

Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de

Protección

1.3.01.03

Existencias de Combustibles y Lubricantes

1.3.01.04

Existencias de Materiales de Oficina

1.3.01.05

Existencias de Materiales de Aseo

1.3.01.06

Existencias de Herramientas

1.3.01.07

Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía,

reproducción

1.3.01.08

Existencias de Instrumental Médico menor

1.3.01.09

Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos

1.3.01.10

Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico

1.3.01.11

Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos,

Plom. y ca

1.3.01.12

Existencias de Materiales Didácticos

1.3.01.13

Existencias de Repuestos y Accesorios

1.3.01.14

Existencias para Actividades Agropecuarias, pesca y

caza

1.3.05.02

Existencias de Suministros para la Defensa y Seguridad

Pública

EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSIÓN Para el control de artículos de consumo interno para la construcción de obra pública, proyectos o programas destinados a favor de la comunidad y no para consumo de las unidades administrativas.

1.3.1.03.01 Existencias de Alimentos y Bebidas

1.3.1.03.02 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección

1.3.1.03.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes

1.3.1.03.04 Existencias de Materiales de Oficina

1.3.1.03.05 Existencias de Materiales de Aseo

1.3.1.03.06 Existencias de Herramientas

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

de Aseo 1.3.1.03.06 Existencias de Herramientas Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1.3.1.03.07 Existencias de Materiales de

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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1.3.1.03.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, reproducción

1.3.1.03.08 Existencias de Instrumental Médico menor

1.3.1.03.09 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos

1.3.1.03.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico

1.3.1.03.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plom. y ca

1.3.1.03.12 Existencias de Materiales Didácticos

1.3.1.03.13 Existencias de Repuestos y Accesorios

El segundo grupo se refiere a la identificación propia de estos bienes y consta de 2 campos o niveles de la siguiente manera:

001

Papelería

001.001

Ordinal del artículo ejemplo Hojas Bond A4 75 grms

001.002

002

Accesorios

002.001

Grapadora

002.002

Perforadora

002.003

003

Toners

003.001

003.002

003.004

La codificación completa sería:

1.3.1.03.04.001.001 Hojas Bond A4 75 grms. 1.3.1.03.04.002.002 Grapadora azul 1.3.1.03.04.003.003 Bolígrafos BIC negro 1.3.1.03.04.002.003 Perforadora negra 1.3.1.03.11.001.001 Palas punta cuadrada marca bellota 1.3.1.03.06.005.007 Cintas métrica 30 metros

CODIGO

DESCRIPCCION

CODIGO GRUPO 1

GRUPO 2

1.3.1.03.04

001

PAPELERIA

1.3.1.03.04

002

EQUIPOS MENORES DE OFICINA

1.3.1.03.04

003

BOLIGRAFOS

1.3.1.03.04

004

CINTAS PARA MAQ. ESCRIBIR

1.3.1.03.04

005

CINTAS PARA IMPRESORAS

1.3.1.03.04

006

CINTAS PARA MA. CALCULA.

1.3.1.03.04

007

LAPICES

1.3.1.03.04

008

JUEGOS GEOMÉTRICOS

1.3.1.03.04

009

RAPIDOGRAFOS

1.3.1.03.04

010

SELLOS

1.3.1.03.04

011

ARCHIVADORES

1.3.1.03.04

012

CARTUCHOS TINTAS

1.3.1.03.04

999

OTROS ARTICULOS PARA OFICINA

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

1.3.1.03.04 999 OTROS ARTICULOS PARA OFICINA Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1.3.1.03.02 001 UNIFORMES

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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1.3.1.03.02

001

UNIFORMES

1.3.1.03.02

002

PRENDA DE PROTECCIÓN PERSON

1.3.1.03.02

003

GORRAS

1.3.1.03.02

004

CAMISETAS

1.3.1.03.02

005

PANTALONES

1.3.1.03.02

999

OTROS VESTUARIOS

1.3.1.03.03

001

GASOLINAS

1.3.1.03.03

002

DIESEL

1.3.1.03.03

003

ACEITES LUBRICANTES

1.3.1.03.03

004

ACEITES INDUSTRIALES

1.3.1.03.03

005

GRASA

1.3.1.03.03

006

ADITIVOS COMBUSTIBLES

1.3.1.03.03

007

ADITIVOS VARIOS

1.3.1.03.03

999

OTROS COMBUSTIBLES Y LUBRI.

1.3.1.03.05

001

DETERGENTES

1.3.1.03.05

002

JABONES

1.3.1.03.05

003

PAÑOS LIMPIEZA

1.3.1.03.05

004

ESCOBAS

1.3.1.03.05

005

RECOGEDORAS

1.3.1.03.05

006

DESINFECTANTES

1.3.1.03.05

007

DESODORIZANTES

1.3.1.03.05

008

CEPILLOS

1.3.1.03.05

009

TRAPEADORES

1.3.1.03.05

999

OTROS MATERIALES PARA ASEO

1.3.1.03.06

001

HERRAMIENTAS PARA CONSTRU

1.3.1.03.06

002

HERRAMIENTAS PARA JARDINE

1.3.1.03.06

003

HERRAMIENTAS PARA ELECTRI

1.3.1.03.06

004

HERRAMIENTAS PARA INGENIER

1.3.1.03.06

005

HERRAMIENTAS PARA ARQUITE

1.3.1.03.06

999

OTRAS HERRAMIENTAS

1.3.1.03.07

001

TINTAS PARA IMPRENTAS

1.3.1.03.07

002

SUMINISTROS PARA OFFSET

1.3.1.03.07

003

ROLLO PELÍCULAS

1.3.1.03.07

004

PILAS

1.3.1.03.07

005

REVISTAS

1.3.1.03.07

006

PERIODICOS

1.3.1.03.07

007

SUMINISTROS PARA COPIADORAS

1.3.1.03.07

009

MANUALES, LIBROS

1.3.1.03.07

010

PAPELERIA PARA IMPRENTAS

1.3.1.03.07

999

OTROS DE IMPRESIÓN, REPROD. Y FOTO

1.3.1.03.09

001

MEDICINAS PARA HUMANOS

1.3.1.03.09

002

MEDICINAS PARA ANIMALES

1.3.1.03.09

999

OTROS PRODUCTOS MEDICINALES

1.3.1.03.10

001

QIMICOS PARA LABORATORIOS

1.3.1.03.10

002

RECIPIENTES PARA LABORATORIOS

1.3.1.03.10

003

VESTUARIO PARA LABORATORIOS

1.3.1.03.10

004

MATERIALES PARA CONSULTORIOS

1.3.1.03.10

005

EQUIPOS PARA CONSULTORIOS

1.3.1.03.10

999

OTROS MATERIALES LABORATORIO

1.3.1.03.11

001

MATERIALES PARA CONSTRUCCION

1.3.1.03.11

002

MATERIALES PARA ELECTRICIDAD

1.3.1.03.11

003

SUMINISTRO PARA PLOMERÍA

1.3.1.03.11

004

MATERIALES PARA CARPINTERÍA

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

1.3.1.03.11 004 MATERIALES PARA CARPINTERÍA Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1.3.1.03.11 999 OTROS MATERIALES

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1.3.1.03.11

999

OTROS MATERIALES

1.3.1.03.12

001

LIBROS DIDACTICOS

1.3.1.03.12

002

REVISTAS DIDÁCTICAS

1.3.1.03.12

003

PUBLICACIONES DIDÁCTICAS

1.3.1.03.12

004

SUMINISTROS ACTIVIDADES EDUCATI.

1.3.1.03.12

005

PUBLICACIONES POR DISTRIBUIR

1.3.1.03.12

999

OTROS DIDÁCTICOS

1.3.1.03.13

001

REPUESTOS PARA VEHÍCULOS

1.3.1.03.13

002

REPUESTOS PARA COMPUTADORAS

1.3.1.03.13

003

REPUESTOS PARA MAQUINARIAS

1.3.1.03.13

004

REPUESTOS PARA MOTOS

1.3.1.03.13

005

REPUESTOS PARA EQUIPOS OFICINA

1.3.1.03.13

006

REPUESTOS PARA MOBILIARIOS

1.3.1.03.13

007

REPUESTOS PARA EDIFICIOS, LOCALES

1.3.1.03.13

008

REPUESTOS PARA EQUIPOS RADIO, TEL.

1.3.1.03.13

999

OTROS REPUESTOS Y ACCESORIOS

Art. 21.- Cuando se realice el ingreso de Bienes de control Administrativo, se los codificara en forma secuencial y ascendente en función del tipo de Grupo que corresponda.

Art.- 22 Los movimientos internos de los bienes sujetos a Control Administrativo, se realizaran directamente a través de la unidad del Dpto. de Bodega o de quien haga sus veces y se regirán por las normas y procedimientos establecidos en los artículos 18 y 19 del presente instructivo.

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 23.- Los bienes dados en comodato, serán codificados de acuerdo a la unidad Administrativa a la que pertenecen y etiquetadas en el sitio en la que el Municipio los mantiene en uso.

Estos bienes de control administrativo según corresponda, con la respectiva nota aclaratoria.

Art.

codificar sus

administrativo con la identificación expuesta en el presente instructivo, y en el plan de cuentas, codificación e identificación de los Activos Fijos publicado, en registro Oficial No 59 del 7 de Mayo de 1997 de la Contraloría General

sujetos a control

Departamento de Inventarios procederá a

24.-

El

activos

fijos

y bienes

del Estado.

procederá a 24.- El activos fijos y bienes del Estado. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA La Dirección Financiera a través

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

La Dirección Financiera a través de la Unidad de Bodega,

de Activo Fijo, realizaran

de los Activos Fijos y de los Bienes

sujetos a control Administrativo, por lo menos una vez al año.

conjuntamente con constatación física

la Unidad

Art. 25.- Mientras se realice la constatación física no habrán autorización de egresos, traspasos, bajas o cualquiera otra operación referente a los Activos Fijos o Bienes sujetos al control Administrativo que pudiera afectar a la exactitud de los resultados obtenidos, excepto en casos especiales dispuestos por la autoridad competente.

Art. 26.- Para el control de los Activos Fijos por Unidad Administrativa y por cada usuario, el Guardalmacén o quien haga sus veces se utilizaran los siguientes formularios:

“Inventario de Activos Fijos por unidad Administrativa, y Control e Activos Fijos por cada usuario.

Art. 27.- El control de los Inmuebles sé lo hará mediante el formulario denominado “Kardex” del control de Inmueble que consta en el manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Publico identifican el inmueble con el respectivo código asignado según este instructivo.

la Dirección

Financiera, o quien haga sus veces efectuara anualmente la supervisión de la correcta aplicación del presente Instructivo, en las diferentes unidades Administrativas y realizaran los correctivos necesarios.

Art. 28.- La Unidad de Inventarios

de

necesarios. Art. 28.- La Unidad de Inventarios de Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN  

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

 

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ANEXOS INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN

 

KARDEX DEL CONTROL DE INMUEBLES

 
 

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

KARDEX DE CONTROL DE INMUEBLES

UBICACIÓN GEOGRAFICA

 

DENOMINACION

CODIGO

PROVINCIA

CANTON

PARROQUIA

SECTOR

CALLES

NUMERO

 

INFORMACIÓN NOTARIAL

 

NOTARIA

NOTARIO

CANTON

PARROQUIA

FECHA DE LA ESCRITURA

VALOR INMUEBLES

CABIDA TERRENO

AREA DE CONSTRUCCIÓN

ORIGEN DEL INMUEBLE:

COMPRA

TRANSFE. GRATUITA

EXPROPIACIÓN

OTROS

LINDEROS:

NORTE

SUR

ESTE

OESTE

FINALIDAD:

 

Llevar un control de los bienes inmuebles de propiedad de la entidad respecto a la ubicación geográfica e información notarial de estos. Registro que será llevado por la Unidad del Departamento de Inventarios.

FORMA DE LLENAR.- UBICACIÓN GEOGRAFICA

DENOMINACION.- Nombre Genérico del inmueble

 

CODIGO.- Dígito asignado al inmueble, según plan de cuentas,

para su identificación.

 

PROVINCIA.-

inmueble.

Nombre de la provincia donde se encuentra ubicado el

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde  

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

 
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARROQUIA.- Nombre de la parroquia

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PARROQUIA.-

Nombre de la parroquia a la que pertenecen las calles en las que está ubica el inmueble.

SECTOR.-

Identificación del código numérico de sectorización, señalado en el Catastro Municipal.

CALLE.-

Nombre de las calles en que se sitúa el inmueble.

NUMERO.-

Dígitos asignados por el municipio al inmueble, para su

identificación.

INFORMACION NOTARIAL:

NOTARIA No.-

Dígitos que identifican a la notaria en el cual se registro la escritura.

NOTARIO.-

Nombre del Notario ante el cual se efectúo el registro de la escritura.

CANTON.-

Nombre del Cantón en el que se encuentra ubicada la Notaria.

PARROQUIA

Nombre de la parroquia a la que pertenece la

FECHA DE LA ESCRITURA VALOR DEL INMUEBLE

ubicación de las calles de la notaria. Año, mes y día en la que se extendió la escritura. Costo histórico de adquisición, construcción del

CABIDA TERRENO

inmueble. Cantidad en metros cuadrados de la construcción del inmueble.

casillero que

corresponda según sea el caso. LINDEROS Limites del inmueble en los cuatro puntos

ORIGEN DEL INMUEBLE

Señalar con una (X)

en

el

cardinales: Norte, sur, este y Oeste.

con una (X) en el cardinales: Norte, sur, este y Oeste. Administración 2009 – 2014 Eco.

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USARIO

 

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

 

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA…………………………………………

CODIGO…………………………

USUARIO

CODIGO

 
 

REPORTE

CODIGO

 

DEVOLUCIÓN DEL BIEN

 

FECHA

DE

DEL

DESCRIPCIÓN

ACTA U

   

INGRESO

BIEN

OFICIO

TRASPASO

NUEVO

DE ENTREGA

UUSARIO

             

OBSERVACIONES

 

ENTREGUE CONFORME

RECIBI CONFORME

CONTROL UNIDAD

 

VISTO BUENO

ADMINISTRADOR A.F

USUARIO

RESPONSABLE

JEFE UNIDAD ADMINIS.

OBJETIVOS:

Permite mantener el control de los Activos Fijos que están bajo la responsabilidad de cada usuario.

INSTRUCTIVO:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa donde se encuentra el usuario del bien y el Código de dicha unidad.

USUARIO:

FECHA: Año, mes y día del ingreso del bien al uso y responsabilidad del usuario.

CODIGO DEL BIEN:

Nombre y Apellidos del usuario y de su código.

Número del código del bien asignado al usuario.

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

Número del código del bien asignado al usuario. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCION.- Características del bien.

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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DESCRIPCION.- Características del bien.

DEVOLUCIÓN DEL BIEN ACTA U OFICION DE ENTREGA No.: Dígitos que identifican el acta u oficio en que se deja constancia del la Entrega-recepción del bien TRASPASO No: Dígitos que identifican al informe de traspaso de una unidad administrativa a otra. NUEVO USUARIO: Dígitos asignados al nuevo servidor que se hace cargo del cargo y custodia OBSERVACIONES: Descripción detallada de las novedades que se observasen en los bienes, Durante la entrega-recepción de los mismos.

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME CONTROL UNIDAD VISTO BUENO:

Firmas del administrador de activos fijos, servidor responsable del manejo los bienes a él entregados, del servidor encargado del control de los mismos en la unidad administrativa y firma del jefe de la unidad administrativa donde labora el servidor que recibe los bienes.

donde labora el servidor que recibe los bienes. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FORMULARIO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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FORMULARIO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

 

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

 

CODIGO

 

CODIGO

DESCRIPCIÓN

MARCA, MODELO

 

ESTADO

OBSERVACIONES

ACTUAL

SERIE

B

R

M

RECIBI

ENTREGUE

 

VISTO BUENO

RESP. UNIDAD

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVA

INVENTARIOS

OBJETIVOS:

Permite mantener actualizado el registro de los activos fijos y su control a nivel de unidad administrativa así como constataciones físicas.

INSTRUCTIVO:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad donde se encuentra el bien.

CODIGO:

Numero del código de la Unidad Administrativa

DESCRIPCIÓN:

donde se encuentra el bien Detalle y nombre del bien: marca, modelo y serie.

ESTADO:

Calificación del Estado del bien: bueno, regular y

OBSERVACIONES:

malo. Espacio para detallar las observaciones que genera

RECIBO UNIDAD ADMINISTRATIVA:

la constatación física del bien u otras circunstancias.

GUARDALMACÉN:

Firma de aceptación del responsable de la unidad administrativa que tiene el bien. O quien entregue el bien al responsable asignado

DEPARTAMENTO

para su uso.

INVENTARIO:

Firma del responsable del Departamento de Inventario que controla el movimiento del bien.

de Inventario que controla el movimiento del bien. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FORMULARIO CONTROL ACTIVO FIJO POR

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

FORMULARIO CONTROL ACTIVO FIJO POR BIEN

 

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN

CODIGO CONTABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA CLASE DEL BIEN (CODIGO)……………… REPORTE INGRESO No VIDA UTIL ESTAMADA

 

CODIGO

   

COSTO

 

DISMI

SALDO

FECHA

DESCRIPCIPON

INICIAL

ADICION

NUCION

TENENCIA

   

CONSTATACIONES FISICAS

 

FECHA TRASPASO

CODIGO

FECHA

ACTA NO.

ESTADO DEL BIEN BUENO REGULAR MALO

 

No.

UNIDAD

PERIODO DE DEPRECIACIÓN

VALOR A DEPRECIAR

CUOTA DEPRECIACIÓN

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

OBSERVACIONES:

 

OBJETIVO Llevar un adecuado control del activo Fijo desde su adquisición, su revalorización, su depreciación a través del tiempo y de su estado, según constataciones físicas periódicas, así como del usuario mismo. Este Formulario deberá ser manejado por contabilidad.

INSTRUCTIVO

CODIGO.- El que corresponde al plan de cuentas descrito en el

e

identificación de Activos Fijos del Sector Publico.

instructivo del Manual General

para

el control, codificación

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

del Manual General para el control, codificación Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD Nombre de la unidad

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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UNIDAD

Nombre de la unidad administrativa donde se encuentra

ubicado el bien. CLASE DE BIEN Detalle de la Clase del bien o del grupo al que pertenece INGRESO DEL BIEN Fecha de adquisición, para dejar constancia del ingreso del bien.

VIDA ESTIMADA.

FECHA Año, mes y día en que fue ingresado el bien, en que se realizó la adición o la Disminución del bien.

DESCRIPCION

marca, modelo, serie etc.

COSTO INICIAL

Activo Fijo. ADICION Valor que por efectos de adiciones o reparaciones mayores, aumenten la vida útil

del bien, y por ende su costo histórico, también por revaluación o corrección Monetaria. DISMINUCION Valor que disminuye el bien por efecto de la depreciación anual, por la destrucción Parcial por enajenación o baja.

SALDO

producido en el costo Histórico del bien Actual).

Breve detalle de las características del bien como

ADMINISTRATIVA

La que corresponda según el Activo de que se trate.

Valor Histórico con el que fue adquirido u originado el

Valor calculado basándose en el aumento o disminución,

TENENCIA

FECHA:

Año, mes y día en que el usuario se hace responsable

del bien

TRASPASO:

dígito que identifican al informe en el cual se dejó

constancia del traspaso del bien De una unidad administrativa a otra.

CODIGO UNIDAD

recibe el bien cada vez que hay un traspaso.

USUARIO:

bien, que se registra al inicio y luego de un traspaso.

Dígitos que identifican a la Unidad Administrativa que

Código mediante el cual se le identifica al usuario del

CONSTATACIONES FÍSICAS

FECHA:

Año, mes y día en que se realiza la constatación física

del bien

ACTA No.

Número

de

referencia

del

acta

en

la

que

se

deja

constancia de la constatación física

del bien.

ESTADO DEL BIEN: Se colocará una X en la casilla correspondiente según se determine el estado bien. PERIODO DE

DEPRECIACIÓN:

el

o ajuste, en funciona de la vida útil.

El

año

años

completos

por

los

que

se

aplica

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

útil. El año años completos por los que se aplica Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA VALOR A DEPRECIAR: Se registra

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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VALOR A DEPRECIAR: Se registra el resultado de restar el valor contable del valor residual (10% del valor contable

CUOTA DE DEPRECIACIÓN: Se anota el valor luego de aplicar la fórmula establecida en la N.T.C.G. No. 2.2.6.4 Publicada en el R.O. No. 249 del 22/01/2001

DEPRECIACIÓN

ACUMULADA:

Registra el valor por concepto de depreciación se van

acumulando a una fecha Determinada. OBSERVACIONES: Se anotará cualquier novedad presentada en los bienes, como ser enajenación, baja, Arrendamiento, comodato, reparación, etc.

REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS

 

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

 
 

REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS

 

No

Fecha

UNIDAD ADMINISTRATIVA ORIGEN DEL BIEN:

 

CODIGO

Compra

Fabricación

Donación

Reposición

DOCUMENTOS HABILIATNTES:

 

CODIGO DEL BIEN

   

CONTABILIZACION

CLASE –ORDINAL

 

DESCRIPCIÓN

VALOR

DEBE

HABER

CONTROL CONTABLE

 

ADQUISICIONES

ACTIVOS FIJOS

 

CONTADOR

PROVEEDOR

GUARDALMACEN

OBSERVACIONES

CONTADOR PROVEEDOR GUARDALMACEN OBSERVACIONES Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVO Permite registrar el ingreso

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO Permite registrar el ingreso de los Activos Fijos a la entidad, sea este por compra, fabricación, donación y por reposición documento que será elaborado por la Unidad de Contabilidad.

FORMA DE LLENAR:

No.: Dígitos que identifican al reporte de ingresos estos deben ser prenumerados y tener secuencia ascendente. FECHA: Año, mes, y día en que se elabora el reporte de Ingresos de los Activos Fijos. UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad Administrativa que recibe los Activos Fijos. (Generalmente la Unidad de Activos Fijos)

ORIGEN DEL BIEN

el casillero

pertinente, el origen del ingreso de los Activos Fijos.

Se

determinara con

una

X

en

DOCUMENTOS

HABILITANTES

Se registrara los números que identifican a los

comprobantes sustenta-torios del Desembolso, Ej.: Comprobante de egreso, cheque, oficio con el que sé efectúa la Donación, la reposición según sea el caso. CODIGO DEL BIEN Dígitos que identifican a la clase del bien y al ordinal especifico del mismo. DESCRIPCIÓN Nombre y características como marca, serie, etc. VALOR Costo histórico del bien adquirido, fabricado, transferido, según sea el caso. CONTROL CONTABLE Firma del Contador que realiza la afectación del ingreso de los activos fijos AQUISICIONES Firma del servidor responsable de la adquisición de los activos fijos, a fin de dejar Constancia de la entrega de los mismos ACTIVOS FIJOS Firma del Servidor caucionado que recibe los bienes sean estos adquiridos, Fabricados, transferidos o repuestos OBSERVACIONES Se registra la o las novedades que se observasen en los bienes al momento de Recibirlos.

que se observasen en los bienes al momento de Recibirlos. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FORMULARIO TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

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FORMULARIO TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS

)

)

No

Fecha

No. Días

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE

TRASPASO TEMPORAL (

TRASPASO DEFINITIVO (

CODIGOS

DESCRIPCIÓN

VALOR

ANTERIOR

ACTUAL

UNIDAD QUE RECIBE

RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD QUE ENTREGA

RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA

ACTIVOS FIJOS

GUARDALMACEN

OBSERVACIONES

OBJETIVO:

Mantener el registro y control del movimiento interno de los activos fijos que se dan en las distintas unidades administrativas de la institución, así como también a nivel de usuarios.

FORMA DE LLENAR:

No.

es prenumerado en forma Secuencial ascendente.

Dígitos que identifican al formulario de traspaso y que

FECHA:

Año, mes Activos fijos.

y

día

que

se

efectúa el traspaso

de

los

UNIDAD

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

se efectúa el traspaso de los UNIDAD Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA procede a

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA

procede a entregar a otra Unidad.

Nombre de la unidad administrativa que tiene el bien y

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE:

Nombre de la unidad administrativa que recibe el o los

bienes.

TRASPASO

TEMPORAL

Se marcara con un “

X ” y se anotara el numero de días

que dure el traspaso, si es ese el caso.

TRASPASO

DEFINITIVO

Se marcara con un “ X ” si es del caso.

CODIGOS:

Anterior.- se registra el código que consta en la

etiqueta o rótulo de identificación del bien en la unidad administrativa que entrega. Actual.- Se registra el código cambiando solamente los dígitos de la unidad Administrativa que recibe el bien.

DESCRIPCIÓN

modelo, etc. UNIDAD QUE ENTREGA: Firma del responsable del control de los bienes en la unidad que entrega.

UNIDAD QUE RECIBE:

Firma del responsable del control de los bienes en la

unidad que recibe. ACTIVOS FIJOS

Firma del responsable general del control y custodia de

los bienes en este caso del Guardalmacén. OBSERVACIONES: Se anotará cualquier novedad que se presentare en el bien(es) sujeto(s) a traspaso.

Nombre y características del bien como marca, serie,

Nombre y características del bien como marca, serie, Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ETIQUETA O ROTULO DE IDENTIFICACION

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ETIQUETA O ROTULO DE IDENTIFICACION DEL ACTIVO FIJO

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

ACTIVO FIJO

CODIGO:

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

FECHA INVENTARIO:

FINALIDAD Permitir en forma rápida y precisa la identificación y ubicación del bien, que debe ser colocada en una parte visible del mismo, la etiqueta será actualizado cada vez que el código del bien sufra cambios, tal es el caso de un traspaso.

FORMA DE LLENAR CODIGO:

al

ordinal especifico del mismo. UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa donde se encuentra ubicado el bien. FECHA INVENTARIO: Año, mes y día de la última constatación física del bien.

Dígitos que identifican a

la clase

del

bien

y

del bien. Dígitos que identifican a la clase del bien y Administración 2009 – 2014 Eco.

Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde