INFORME DE AUDITORIA INTERNA DEL SGC

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Auditora N Da 01 Fecha Mes 04 Ao 09 INFORMACION GENERAL DE LA AUDITORIA Representante del SGC: Auditor Lder: Equipo Auditor: Objetivo. JEFE DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DANIEL BEJARANO GARRIDO Evaluar la adecuacin, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del SGC y el MECI, a travs de una Auditora Integral en la Zona Amazona-Orinoqua para asegurar el cumplimiento de los requisitos de la norma NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005, con el apoyo del clster OCMC-OPLAN-OCONT. Cubre las actividades orientadas a verificar la implementacin del SGC y el MECI en las zonas de la UNAD. Modelo Estndar de Control interno y comunicado de evaluacin de la implementacin del MECI, de fecha 20 de octubre de 2008 26 de marzo de 2009 27 de marzo de 2009 CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

Alcance: Documentos de referencia: Fecha de apertura: Fecha de cierre:

1. Anotaciones iniciales Existi muy buena disposicin y colaboracin por parte del Director y dems servidores pblicos para atender el ejercicio de Auditora Integral SGC- MECI. 2. Aspectos relevantes APLICACIN DE LA POLITICA DE CALIDAD EN EL CEAD. 1. El Dr. Javier Moreno Valencia-Director CEAD-, afirma que en el CEAD, se trabaja responsablemente en el marco de la autonoma que la universidad ofrece, en cumplimiento de la misin, teniendo en cuenta los criterios de actuacin para garantizar calidad, eficiencia y pertinencia.

ELABOR: Sandra izquierdo FECHA: 15-12-2006

REVIS: Luigi Lopez FECHA: 18-12-2006

APROB: Rector FECHA: 20-12-2006

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1. Anotaciones iniciales Ejm calidad el incremento de las posibilidades de financiacin en la zona, a travs de convenios Ejm. Convenios con Coovicheque, se puede pagar con cheque, y con varias cooperativas, tales como: Congente, Comuna, Banco de Bogot, Comcaja, Cafamas en Amazonas, Cootregua en Guaina, (En total existen 21 lneas de financiacin), Icetex y efectivo. 2. Se reconoce las actuaciones multicontextos, en la Zona existen posee 22 estudiantes peruanos, 3 brasileros y 1 venezolano. 3. En el tema de retencin estudiantil a travs de mejoramiento continuo se establecieron 2 proyectos el plan mecenas y el plan alertas (el mecenas apadrina cada tutor es director de grupo), es un programa liderado por la Consejera. 4. A travs de la implementacin del ATL, existe control de las funciones delegadas. OBJETIVOS DE CALIDAD COMO IMPACTAN EN LA ZONA: 1. Estrategias de capacitacin: Se han adelantado jornadas de sensibilizacin, charlas, conferencias (tour de la calidad), conferencia sobre calidad, y carrera de observacin, estableciendo un procedimiento e instructivo para el efecto.(Junio 19 de 2008). Se evidencia a travs de la Presentacin respectiva. 2.En una Finca aledaa, se realizaron actividades ldicas y recreativas, donde se socializ la Poltica de calidad, objetivos, misin y visin. 3.Generar acciones con valor agregado, eliminando las acciones que causan desgaste, (concentrar las acciones, Ejm Se implement la estrategia de mercadeo en la Zona), se realizaron 3 visitas que entregaron resultados en el tema de financiacin, todos los servidores del CEAD, coadyuvan a vender los servicios de la UNAD en la Zona, a travs de visitas y charlas. CONOCIMIENTO DEL MANUAL DE CALIDAD. Existe conocimiento del Manual de calidad describe estructura documental de los procesos y procedimientos, se establece la resea histrica, se baja de la pgina de calidad, determina los alcances de lmites de actuacin los lineamientos de la misin, visin, objetivos, valores, el sistema organizacional, los campos y subsistemas, www.calidad.edu.co (versin 000-21-11-2008. INTERACCION DE PROCESOS SEDE NACIONAL-ZONA 1. Formacin a Distancia. 2. Gestin para el desarrollo social 3. Investigacin y gestin del conocimiento. 4. Bienestar institucional 5. Gestin Tecnopedaggica 6. Gestin Interinstitucional 7. Gestin Administrativa 8. Gestin Financiera 9. Autoevaluacin y acreditacin 10. Administracin de infraestructura tecnolgica 11. Desarrollo humano 12. Direccin.

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1. Anotaciones iniciales Fortalezas: Hay una separacin entre los misionales y los procesos de gestin, as como los de direccin. y tienen unos procesos de gestin que estn al servicio de la misin que en la zona los aplican de manera vivencial se tienen los vicerrectores espejos, en la zona, los gerentes espejos que apoyan los espejos de gestin. En ltimas buscan solucionar problemas al estudiante, hay que saber leer los procesos en contexto. PROCESOS (MAPA DE PROCESOS) En la pgina de Calidad y en el mapa de procesos se visualizan los mismos Ejm. Gestin para el desarrollo social, impacto social en la regin, y se demuestra la presencia de la UNAD en la Zona, a travs de cursos, diplomados y a travs de proyectos comunitarios, que favorecen a las comunidades especificas Ejm. Proyecto Metadigital, campaas con impacto en la comunidad Tu que quieres, la cual busca sensibilizar acerca del consumo de sustancias sicoactivas. Los impactos se verifican con las salidas para beneficio social y se cumple en organizaciones comunitarias, con las asociaciones en entidades, en poblaciones en situaciones de vulnerabilidad. Programa de formacin para docentes (PFPD) para ascensos en el escalafn, previo permiso de las Secretaras de Educacin, y se venden servicios en Tecno-pedagogas para la educacin a distancia. Se integra un equipo conformado por el: Tutor virtual, Director de cursos, diseador de materiales didcticos para educacin bsica y media , disearlos enviar a la Vicerrectora de Desarrollo Regional, y se somete a SIDERPCO (sistema de desarrollo regional y proyeccin comunitaria), quien avala, y empieza el montaje en la educacin en el campus virtual (stos cursos que actualmente se venden ya estaban diseados). PROCESO DE MATRICULAS. Carlos Adriano Pabn Romero Coordinador Registro y control Acadmico Acacias-. 1. El Departamento de Mercadeo se dirigen a los estudiantes brindndoles informacin a los que estn estudiando en los colegios en el grado 11 en el colegio, y en el Sena, los que se encuentran cursando tecnologas, a los cuales se les ofrece el nivel profesional. 2. El estudiante se ilustra acerca de los programas que se ofertan. 3. El Estudiante toma la decisin de que programa seleccionado. 4. En registro y control, decanos espejos, coordinador acadmico -consejera , brindan informacin al estudiante interesado en cursar un programa, hay folletos de los diferentes programas y su pensum, 5. Hay dos opciones: puede ingresar por la pgina/matriculas abiertas/ inscripcin y matricula/periodo/ identificacin/. 6. Ingresa datos tales como nombres y apellidos, direccin, pas de origen, municipio de residencia, telfono fijo, estrato, icfes (cdigo del servicio nacional de pruebas), si tienen certificado electoral le genera un descuento del 10%.del valor de la matricula. 7. Estudiante observa la oferta acadmica y selecciona los cursos que desea ver. 8. Estudiante puede ver mnimo 10 crditos (Unidad educativa de 48 horas)., selecciona los cursos . 9. Aparece un link Generar recibo de pago, aparece liquidado el valor aparece la cantidad de crditos que escogi aparece el valor de inscripcin respectivo

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1. Anotaciones iniciales 3. Aspectos por mejorar 1.En cuanto a MECI se han realizado charlas, pero no se han adelantado acciones especficas tendientes a implementar a cabalidad el modelo en la Zona, se realiz capacitacin en el tema y se adquiri el compromiso a travs del Lder del cluster de emprender acciones y en un mes reportar los avances respectivos. 2.Los Procesos y procedimientos estn mas cercanos al multicontexto de la regin, ajustados a la realidad. Como la Universidad es una sola, deben estar incluidos en los del nivel nacional, pero que exista la suficiente claridad en los mismos, de los pasos que se aplican para las zonas, No se requieren nuevos procesos, se requiere es la revisin y actualizacin permanentes de los mismos. 3. Los mecanismos de Planeacin y Planificacin: Se encuentran implementados el Plan Operativo Zonal , ATL (Ahora SSAM) y Comit Directivo zonal. El Director considera que son mecanismos efectivos y suficientes, ahora con el plan de mejoramiento se controla mejor la gestin de la zona, sin embargo existen problemas con algunas metas y las evidencias , que soportan el cumplimiento de las mismas.

4. Hallazgos de auditoria (No conformidades) Tipo Requisito

Descripcin No se tienen Mapas de Riesgos estructurados en la zona Amazona-Orinoqua Ejm. Actualizacin e individualizacin de Inventarios, puesto que ste es un tema prioritario para la Universidad y establecido por la Contralora General de la Repblica. Por lo tanto, es necesario coordinar acciones con carcter urgente con el Dr. Jos Humberto Garzn para conciliar los inventarios de la zona. Por lo tanto el CEAD, Debe establecer informacin bsica para la revisin por la direccin, tales como : Riesgos actualizados e identificadas para el CEAD, resultados de auditoras, retroalimentacin del cliente, desempeo de procesos y conformidad con el servicio, estado de acciones correctivas y preventivas y recomendaciones para la mejora. La Entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Los mapas de riesgos constituyen una herramienta para determinar acciones preventivas.

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Administracin del Riesgo Numeral 5.6.2 NTCGP:1000:2004, 7.5.1 numeral g) y numeral 8.5.3.

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1. Anotaciones iniciales Se lleva un documento compartido en google (el cual no se pudo verificar por problemas de conectividad). En reunin sostenida con algunos estudiantes, manifestaban lo siguiente, a manera de ejemplo: Zuilda Garzon Gonzalez- estudiante de Sicologa- , no pudo conocer con anticipacin la nota de metodologa de investigacin, del 60% se pas el semestre pasaron las habilitaciones no sabia si haba aprobado o no , la Dra. Rocio Pabn Consejera, le coloc los correos al tutor, afortunadamente haba aprobado la materia, si hubiera reprobado la materia , ya haban pasado las habilitaciones, Queja la Dra. Rocio Pabon Consejera- en lo referente al campus virtual, la estudiante ingresaba cada tres (3) das, le enva correos al tutor, el cual no los revisaba, ni responda a los requerimientos de los estudiantes, es decir que existen problemas con la retroalimentacin a los estudiantes. En los Trabajos colaborativos, la queja es que trabajan en grupos de 5 estudiantes y en la prctica, trabajan 2 3 personas, en el foro el tutor revisa, ha enviado correos y no ha tenido respuesta, la estudiante formula preguntas sin que se le responda, para determinar si el trabajo fue bien elaborado o no. No hay retroalimentacin de los tutores para determinar como va el proceso de enseanza-aprendizaje. Falta difundir reglas generales de actuacin, al estudiante por parte de la Jefe de Mediaciones, relacionadas con el proceso de retroalimentacin y trabajos en grupo que permitan determinar que quien participa con aportes importantes, se le tenga en cuenta al momento de asignar la nota respectiva. Por lo anterior, se observa que el CEAD, debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicacin con los clientes (estudiantes), relacionadas con informacin sobre el servicio, las consultas, contratos o solicitudes, la retroalimentacin del cliente incluidas sus quejas, reclamos, percepciones y sugerencias y mecanismos de participacin ciudadana

NC

Quejas y reclamos, Numeral 7.2.3. literal c)

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1. Anotaciones iniciales 1. Proceso de homologacin solicitud dirigida al decano espejo Dra. Maria del Rosario Daz Olaya. 2. Fabin Barreto Mendoza solicitud 15 de junio de 2008, de homologacin, a la fecha no ha sido firmado el proyecto de homologacin (Abril 14 de 2009), es decir lleva 10 meses de demora dicho trmite. 3. El Dr. ngelo Quintero Reyes Decano Escuela Ciencias Bsicas, tecnologa e ingeniera, reconoce que no hay un archivo fsico confiable para homologaciones, evidencindose que les toca compartir archivos, para varios funcionarios. Ejm Estudiante Jorge Alberto Macias Serrato, solicitud radicada el 12-03-09, (60das), 4.Se evidenciaron dos trmites de homologacin sin que se anexe la solicitud respectiva ( Nidia Cecilia Gonzlez del programa de Ingeniera Agroforestal y Carlina Oate de Ingeniera Agroforestal) del CEAD de Acacias. 5. Se presentan documentos sin legajar en carpetas y se utilizan AZ, teniendo en cuenta que las carpetas deben tener mximo 200 folios; por lo tanto se deben normalizar los archivos del CEAD, de conformidad con las directrices de la Secretara General de la UNAD y la ley 594 de 2000. (proceso de mejoramiento), La Norma de calidad, establece Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestin de la calidad, los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables La informacin que reporta el Grupo de Inventarios no coincide con el levantamiento fsico realizado en la Zona que cont con la compaa del Seor Aldemar Monroy, funcionario de Inventarios de la Sede Nacional, en diciembre. Ejm. Falta resolucin para dar de baja algunos elementos. Igualmente, se efectu la revisin de los elementos asignados a Diana Gonzlez, detectando que falta el Mouse. La funcionaria Roco Pabon solo tiene relacionada la persiana, dicha funcionaria en la prctica tiene computador, mouse, teclado, y 2 sillas. La norma de calidad establece La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, tales como equipo para los procesos (hardware y software) y servicios de apoyo, tales como transporte y comunicacin).

NC

Control de Registros Numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2004

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Inventarios.NTCGP:1000:2004, Numeral 6.3.

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1. Anotaciones iniciales CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 1993 del 4 de noviembre de 2008 ENTRE EL DEPARTAMENTO DEL META Y LA UNAD. Objeto: Diseo e implementacin de una propuesta pedaggica e investigativa institucional para el uso de porttiles, Internet para las sedes educativas de nueve municipios del Departamento del Meta . Valor: $425000.000 Trmino de Ejecucin 45 das. Valor A Ejecutar: $386750.000 (oficio del 31 de octubre de 2008, suscrito por la Dra. Claudia Patricia Toro). Porcentaje de Administracin : $38250.000 (9%) Acta de Prorroga Convenio: 19 de marzo de 2009.

NC

Contratos-convenios, (Adquisicin de bines y servicios, NTCGP:1000 : , 2004, No se evidenciaron los registros como resultado de las Numeral 7.4.) evaluaciones que demuestren la evaluacin objetiva de proveedores de bienes y/o servicios del convenio mencionado.

NC

En la norma de calidad se establece La entidad debe seleccionar a los proveedores con base en la seleccin objetiva y en funcin de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la re-evaluacin de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin derivada de estas. En la cuenta No. 110-411-00029-2, asignada a la Caja Menor Nodo acacias, el 5 de diciembre de 2008, se realiz una consignacin por $212500.000 y el 12 de diciembre de 2008, el Dr. Javier Moreno Valencia Director Zona Amazona Orinoqua, se solicit la transferencia de dicho valor a la cuenta de la caja menor a la cuenta nacional No. 160030243 del Banco Popular. Caja Menor Se evidenci que en la Cuenta de cobro No. 370-08, del 10 Resolucin No. 001 del 2 de de noviembre de 2008, el Dr. Ivan Arturo Domnguez Sierraenero de 2008del Ministerio de Tesorero UNAD- solicita girar el cheque y consignar o Hacienda y Crdito Pblico y la efectuar la transferencia electrnica en la cuenta corriente Resolucin No.022 del 18 de No. 160-03024-3 del Banco Popular a nombre de la UNAD. enero de 2008. Lo anterior transgrede el articulo 13 de la Resolucin No. 001 del 2 de enero de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el artculo 7 de la Resolucin No. 022 del 18 de enero de 2008 que establece: El manejo del dinero de caja menor se har a travs de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes y ser de uso exclusivo para el manejo de dichos recursos.

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1. Anotaciones iniciales 5. Recomendaciones para auditoras posteriores Es necesario comprender que estos ejercicios de auditora son importantes para que la Universidad, a travs de las zonas se Autorregule y autocontrole, puesto que son miradas objetivas de un tercero independiente que nos permiten determinar oportunidades de mejora, puesto que siempre hay mejores maneras de hacer las cosas, en la bsqueda de la excelencia.

AUTORIZACIN PARA COMUNICAR ESTE INFORME: Este informe se comunicar despus de la auditoray posterior revisin de pro parte del auditor lider, y aplicar nicamente a los procesos involucrados y no ser divulgado a terceros sin su autorizacin.

Nombre completo LUIGI HUMBERTO LOPEZ GUZMAN

Responsabilidad Representante de Calidad

Firma

Auditor Lder DANIEL BEJARANO GARRIDO

JAVIER MORENO VALENCIA

Director ZAO

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