Navision 5.

0 Scurt introducere
Octavian Dospinescu

Sistemul integrat de tip ERP Navision 5.0 este promovat de compania Microsoft i se adreseaz n special companiilor de dimensiuni medii. Sistemul poate funciona n dou moduri distincte: a) n variant client/server; b) n variant stand-alone. Varianta client/server este cea mai des folosit n implementrile reale i presupune instalarea unei baze de date pe un server de baze de date (de regul SQL Server), iar pe fiecare staie de lucru n parte se instaleaz componenta front-end, disponibil pentru utilizatori. Bineneles c aceast component front-end (interfaa grafic) va comunica cu baza de date prin intermediul reelei. Nu vom insista prea mult asupra acestor amnunte deoarece n prezentul material ne propunem mai ales explicarea funcionalitilor sistemului Navision i mai puin a aspectelor tehnice legate de instalare i configurare. Varianta stand-alone este folosit de regul n cazul companiilor mici i foarte mici, precum i n situaii n care este necesar nvarea i exersarea funcionalitilor Navision. Ca urmarea, avnd n vedere c acest capitol se adreseaz celor care doresc s exerseze cteva dintre funcionalitile Navision 5.0, vom aplica majoritatea exemplelor pe o variant stand-alone. Ce presupune de fapt aceast abordare? ntr-un mod destul de simplu, se instaleaz Navision 5.0 folosind opiunea de Client Complet din kit-ul de instalare. Ca rezultat, pe discul C:\ se creeaz n Program Files folder-ul Microsoft Dynamics Nav ce conine executabilele aplicaiei, precum i o baz de date demonstrativ. Aplicaia este n fiierul fin.exe, iar baza de date este in fiierul database.fdb. Volumul iniial al acestei baze de date demo1 este de aproximativ 400 MB, dar n cazul n care optm s folosim o baz de date personalizat avem posibilitatea de a terge acest fiier.

Menionm c bazele de date pe care le vom folosi n aceste exemplificri au fost obinute n urma unui acord de liceniere academic sprijinit de Microsoft Romnia

Figura nr. 1 Structura principalelor directoare i fiiere ale clientului Navision 5.0

Odat instalat, clientul de Navision 5.0 va putea fi apelat din butonul Start/Program Files/Microsoft Dynamics Nav/CSIDE Client.

Figura nr. 2 Lansarea n execuie Navision 5.0

Dup pornirea aplicaiei, n funcie de setrile existente pe baza de date implicit, este posibil s ni se solicite datele de acces sub form de NumeUtilizator i Parol. Pe modelul bazei noastre de date, ambele iruri de caractere pentru autentificare sunt super (este foarte important dac aceste iruri de caractere sunt cu litere mici sau cu majuscule Navision percepe diferena).

Figura nr. 3 Autentificarea n Navision

Dup ce ne autentificm , paii preliminari de lucru pe care ar trebui s i urmm n vederea parcurgerii cu succes a acestui material sunt urmtorii: stabilirea dialectului pentru afiarea meniurilor i a informaiilor ajuttoare; deschiderea bazei de date pe care o vom folosi n aplicaiile practice urmtoare; selectarea companiei pentru care vom realiza operaiunile i fluxurile economice.

Avnd n vedere c n stilul tradiional romnesc orice proiect ncepe cu o pauz sau o amnare, ncercm i noi s respectm aceast cutum i nu vom ncepe direct lucrul, ci insistm asupra unor concepte de baz n legtur cu Navision 5.0. Astfel, este bine de tiut c dialectul se refer de fapt la limba pe care o va folosi programul pentru a afia informaiile din meniuri sau din casetele de dialog. n funcie de ara sau compania n care se realizeaz implementarea, Navision poate folosi un dicionar diferit astfel nct comunicarea cu utilizatorul final s fie facil. Continund pauza de lucru , mai precizm c n varianta stand-alone, Navision 5.0 permite cuplarea aplicaiei client la mai multe baze de date, iar o baz de date poate conine informaii despre tranzaciile mai multor companii. Aadar, va trebui s precizm care va fi baza de date cu care vom lucra i din acea baz de date vom selecta compania pentru care dorim s realizm tranzacii.
4

Purcedem la lucru i stabilim dialectul ca fiind cel romnesc, prin apelarea meniului Tools/Language.

Figura nr. 4 Schimbarea dialectului de lucru n Navision 5.0

Dup ce am apelat aceast opiune, apare lista dicionarelor pe care le are instalate varianta curent de Navision, i nu ne rmne dect s alegem dialectul cu care ne simim cel mai confortabil. Din motive lesne de neles, selectm varianta de limb romn.

Figura nr. 5 Alegerea dialectului de lucru

Alegerea unei opiuni din listele Navision se realizeaz n acelai fel n toate cazurile: se selecteaz opiunea dorit i se acioneaz butonul OK. Ca rezultat al aciunii precedente, observm faptul c meniurile s-au transformat aproape instantaneu, iar opiunile apar acum n
5

limba romn. De remarcat este faptul c n orice moment se poate modifica dialectul prin folosirea aceleiai opiuni echivalente: Instrumente/Limb. Dup cum spuneam cteva rnduri mai sus, este nevoie s precizm baza de date cu care vom lucra. Ca urmare, din meniul Fiier apelm opiunea Baz de date/Deschidere.

Figura nr. 6 Deschiderea bazei de date cu care vom lucra

Se va deschide o mic fereastr destul de complex n care trebuie s precizm elementele legate de locaia bazei de date i de accesul utilizatorului. Pentru noi, n acest moment, cmpul de maxim importan este Nume baz de date care va trebui completat (recomandm folosirea butonului de Browse) cu calea corect ctre baza de date dsiponibil.

Figura nr. 7 Precizarea bazei de date cu care vom lucra n continuare

De asemenea, putem preciza tot n aceast fereastr elementele de identificare ale utilzatoruluo (ID utilizator i parola). n cazul n care ele rmn necompletate, vor fi solicitate n momentul n care se acioneaz butonul OK. Ca fapt divers, s remarcm c prima rubric ne permite conectarea la un server Navision n cazul n care ar fi unul disponibil pentru aplicaia noastr. Din acest moment, Navision este mapat pe baza de date pe care am precizat-o n fereastra anterioar. Ca dovad, ar trebui ca n bara de titlu a aplicaiei s apar numele bazei de date selectate.

Figura nr. 8 Baza de date curent de lucru

Nu ne mai rmne dect s scormonim prin baza de date i s vedem ce companii avem la dispoziiei. Aadar, apelm meniul Fiier, opiunea Companie/Deschidere n sperana c vom gsi ceva interesant.

Figura nr. 9 Selectarea unei companii din baza de date curent

Avnd n vedere c este o baz de date demonstrativ cu rol educaional, vom gsi doar compania Cronus2, despre care trebuie s tim c este o companie demo pus la dispoziie de Microsoft pentru ca utilizatorii s poat exersa funcionalitile Navision.

Mulumim pe aceast cale domnilor Iulian Motoi de la Elian Solutions i David Dumitru de la Synergizer pentru ajutorul acordat n configurarea sistemelor

Figura nr. 10 Selectarea companiei de lucru

Rezultatul obinut n urma acestei aciuni este unul destul de spectaculos, n sensul c se modific substanial ntreaga interfa grafic disponibil pentru utilizatorul final.

Opiuni ale modulului curent

Module Navision

Figura nr. 11 Componentele principale din Navision

Astfel, remarcm faptul c n bara de titlu a aplicaiei apare numele companiei pe care am selectat-o din baza de date, iar n partea stng, ntr-un stil asemntor Outlook, avem n partea de jos modulele disponibile, iar la selectarea unui modul, n partea de sus apar sub form arborescent opiunile disponibile din acel modul. Selectarea unei anumite opiuni va avea ca efect apariia unei ferestre personalizate n care, dup caz, utilizatorul poate introduce date, poate realiza selecii sau poate lansa n execuie diverse operaiuni.
9

Navision 5.0 Mediul de lucru, meniuri i taste funcionale

Octavian Dospinescu

Pentru a putea lucra eficient n Navision, este util s cunoatem cteva noiuni generale care in de filosofia general a interfeei grafice. Astfel, exist noiunea de context de lucru curent care se refer la ecranul care deine focus-ul. Dup pornirea iniial, ecranul este de fapt un spaiu cu un fundal gri pe care nu putem realiza prea multe lucruri. Avem nevoie de un ecran care s fie capabile s primeasc comenzi de la utilizatori prin intermediul tastaturii sau al mouse-ului. De exemplu, dac selectm modulul Cumprri i deschidem folderul cu opiuni Procesare Comenzi, avem posibilitatea de a aciona pe opiunea Furnizori. Ca rezultat imediat, se deschide o fereastr denumit generic Fi furnizor n care utilizatorul poate executa o mulime de operaiuni legate de furnizorul curent, de ntreaga list de furnizori sau de cei viitori.

10

Figura nr. 12 Fia unui furnizor n Navision 5.0

Acest lucru nseamn automat i modificarea contextului de lucru curent i ca urmare se modific i posibilitile utilizatorului n ceea ce privete aciunile sale. n cazul n care la un moment dat simii c v-ai rtcit n Navision, gndii-v c pot fi valabile dou cazuri: chiar v-ai rtcit , i atunci trebuie o analiz serioas a stadiului n care v aflai, sau pur i simplu ai ajuns ntr-un ecran pe baza unor aciuni/selecii consecutive. V recomandm ca ntr-o astfel de situaie s v uitai n partea din stnga jos pentru a identifica modulul curent i apoi n partea din stnga sus pentru a identifica opiunea curent. n Navision sunt variante diverse de a manipula datele de pe formulare, ns cu un mic efort de nvare vom constata c abordarea este uniform pe toat ntinderea aplicaiei. Oricnd avem dubii n legtur cu posibilitile contextului curent, este suficient s apelm meniul Ajutor, opiunea Prezentare general taste F.

11

Figura nr. 13 Apelarea instrumentului de ajutor pentru contextul curent

Ce nseamn de fapt aceast opiune extrem de util? Dup cum se poate vedea i n imaginea urmtoare, ne sunt prezentate opiunile oferite de ctre aplicaie n ceea ce privete manipularea datelor prin intermediul tastelor funcionale.

Figura nr. 14 Tastele funcionale disponibile pentru operaiuni curente

Astfel, putem reine urmtoarele taste de maxim importan: F2 - Editarea/Modificarea nregistrrii curente; F3 Adugarea unei noi nregistrri; F4 tergerea nregistrrii curente; F5 Prezentarea tuturor nregistrrilor sub form de list;
12

F6 Cutarea unei nregistrri n funcie de un criteriu de cutare; F9 Obinerea unor date statistice centralizatoare i analitice despre entitatea/nregistrarea curent.

Remarcm faptul c n ecranul de ajutor care tocmai a fost afiat, avem posibilitatea de a obine i combinaii bazate pe tastele SHIFT i CONTROL i reinem urmtoarele combinaii de baz: SHIFT + F8 Sortarea/ordonarea listei curente n funcie de un criteriu i de o ordine specificate ulterior de ctre utilizator;

Figura nr. 15 Sortarea datelor n formularele Navision

13

SHIFT + F1 Obinerea unui ajutor contextual n legtur cu cmpurile disponibile pe formular. n funcie de dialectul selectat de ctre utilizator, explicaiile sunt afiate n acel dialect. Dac de exemplu acionm aceast combinaie de taste, vom remarca faptul c sgeata cursorului se modific i putem s acionm click pe oricare dintre cmpurile existente n formularul curent. Pentru exemplificare, noi am dat click pe cmpul care conine denumirea furnizorului i am obinut informaiile din imaginea urmtoare.

Figura nr. 16 Ajutor contextual n Navision

14

CTRL + F8 panoramarea informaiilor despre entitatea curent. n cele mai frecvente cazuri, informaiile despre entitatea curent sunt afiate n mai multe foi sau tab-uri care sunt accesate de ctre utilizator n funcie de categoria din care fac parte. Prin aceast combinaie de taste este posibil s vizualizm, sub form de list, toate cmpurile i valorile aferente pentru entitatea curent, conform modelului urmtor:

Figura nr. 17 Panoramarea datelor cu CTRL + F8

CTRL + F4 nchiderea ferestrei curente. Prin aceast combinaie de taste se poate nchide fereastra activ n care este utilizatorul. De remarcat c fereastra master a aplicaiei Navision se poate nchide cu ALT+F4.

Pe msur ce vom rezolva diverse tipuri de exerciii n Navision, este posibil s folosim i alte taste funcionale sau combinaii de taste, n funcie de contextul de lucru curent. Oricum, important i util de reinut este faptul c n orice moment putem apela meniul Ajutor/Prezentare general taste F i ne putem dumiri n legtur cu posibilitile pe care le avem la dispoziie.

15

Navision 5.0 Entiti i procese

Octavian Dospinescu

Scopul principal al unui sistem integrat este acela de a stpni ntreaga organizaie. Acest deziderat presupune de fapt ca toate procesele economice ale companiei s poat fi implementate, monitorizate, modificate i controlate prin intermediul aplicaiei integrate. Nu vom insista prea mult asupra noiunii de proces economic pentru c vom presupune (sperm noi n mod corect ) c cititorul acestui material este familiarizat cu aspectele eseniale ale vieii economice dintr-o economie concurenial. Ca s nu trecem totui ca gsca studeneasc prin apa cunoaterii, vom da cteva exemple practice de procese care ar putea fi gestionate cu succes de un sistem de tip Enterprise Resource Planning. Astfel, n funcie de specificul activitii companiei, poate fi vorba de: procesul de achiziii de mrfuri; procesul de vnzare de mrfuri; procesul de transfer de bunuri dintr-o gestiune n alta; procesul de imputare a bunurilor lips de la gestionar; procesul de inventariere; procesul de producie al unui produs finit; procesul de plat a datoriilor ctre furnizori, stat, salariai; procesul de ncasare a creanelor de la clieni, salariai sau tere persoane; procesul de evideniere a muncii i remuneraiilor angajailor.

Dei lista anterioar este destul de consistent, nu este nici pe departe complet n ceea ce privete activitatea unei ntreprinderi. n funcie de specific, de zon geografic i de reglementrile legale n vigoare, putem discuta i despre alte procese la fel de semnificative. Evident c ntr-un astfel de proces pot interveni mai muli factori sau actori economici pe care i denumim la modul generic entiti. Aceste entiti pot fi: din mediul extern al ntreprinderii: furnizori, clieni, stat etc.;
16

din mediul intern al ntreprinderii: depozite proprii, salariai, mrfuri pe stoc etc.

17

ntr-un mod simplist, putem spune fr s greim prea mult c un proces reprezint de fapt o legtur sau o relaie care se stabilete din punct de vedere economic ntre mai multe entiti ale ntreprinderii. mbinnd exemplificrile de mai sus, procesul de achiziie de mrfuri poate implica de fapt urmtoarele entiti: furnizorul de mrfuri, marfa n sine, depozitul n care este recepionat marfa, transportatorul, gestionarul primitor. n tot acest proces trebuie avute n vedere mai multe evenimente i documente: comanda de achiziie, factura, dispoziia de livrare, nota de recepie i constatare de diferene. De multe ori se ntmpl ca efectul final al unui proces s constituie intrare pentru alt proces. Continund exemplul nostru, achiziia pe baz de factur genereaz o datorie fa de furnizor, iar aceast datorie reprezint un punct de plecare n procesul de plat a datoriilor. Avnd n vedere c am cam exagerat n paragrafele anterioare cu elementele teoretice, considerm c ar fi util n acest moment s facem un exemplu practic, dei unii ar fi fost de prere c ar fi fost mai indicat o pauz de cafea care s ne liniteasc puin durerea de cap. Aadar, scopul exerciiului pe care l vom implementa este definit astfel: S se realizeze comanda i achiziia unui produs de la un furnizor i s se evidenieze la final urmtoarele aspecte: documentul de achiziie, situaia produsului, starea contului furnizor (datoria fa de furnizor). Furnizorul se numete Agentul Octav SRL, iar produsul se numete Ceasca de Ceai i este livrat la bucat. Se va da comand de 100 de astfel de buci. Analiznd cerina problemei, constatm c nu am fcut deloc bine c nu am luat o pauz prelungit, dar pe de alt parte putem gndi la modul optimist c ceea ce nu ne doboar, ne ntrete. Ca urmare, mai citim nc o dat cu atenie textul exerciiului i identificm c este vorba despre un proces de achiziie i, la prima vedere, ar fi vorba de entitile furnizor, produs i eventual depozit. Documentele implicate sunt: comanda, factura, nota de recepie. Suntem optimiti n continuare i alegem din Navision modulul Cumprri. n fereastra de opiuni a acestui modul, alegem nodul Procesare comenzi i observm c avem posibilitatea de a deschide ecrane pentru entiti i documente specifice procesului de achiziie.

18

Figura nr. 18 Opiuni disponibile n modulul Cumprri

19

Mai nti ne vom axa pe introducerea datelor despre noul furnizor. n fia furnizorului acionm butonul F3 pentru a aduga noul furnizor i remarcm c formularul s-a golit de vechile date i c putem s introducem datele noii entiti. Primul cmp, Nr, reprezint de fapt cheia primar a tabelei furnizor i cel mai adesea se aloc n mod automat; este necesar ca n acest cmp s acionm tasta ENTER pentru a se genera noul cod disponibil pentru furnizorul nostru.

Figura nr. 19 Fia iniial a unui nou Furnizor

20

Sunt foarte multe aspecte care merit discutate n legtur cu aceast fi a furnizorului. Vom insista ceva mai mult asupra ei i vom constata c o parte dintre aceste aspecte se regsesc, la nivel conceptual, i n cazul altor entiti (clieni, facturi, produse etc.). Dei secvena de imagini s-ar putea s fie cam obositoare, considerm c prezentarea lor este un ctig (binemeritat de altfel) pentru cititorul nostru. Aadar, remarcm c n ecranul de definire al furnizorului avem mai multe foi/tab-uri n partea de sus: General conine date generale de identificare ale furnizorului: cod (generat automat), nume, adres, localitate, cod potal, ar, telefon, sold curent, starea contului; Comunicare conine elemente de contact: telefon, fax, adres e-mail, pagina web; Facturare conine elemente legate de facturarea produselor primite de la acest furnizor: tipul operaiunilor de achiziie, tipul TVA, tipuri de reduceri primite; Pli conine detalii legate de condiiile i modalitile generale de plat ale datoriilor fa de furnizor; Primire conine date despre recepiile efectuate pentru livrrile primite de la acest furnizor: metoda de livrare, locaie recepiei etc.; Comer exterior conine date despre valuta utilizat n cazul tranzaciilor de comer exterior, precum i codul unic de identificare al furnizorului.

Datele pe care le precizm n aceste tab-uri pot fi oricnd modificate n funcie de schimbrile care au loc n starea furnizorului, precum i n funcie de nelegerile contractuale. Avnd clarificate aceste aspecte de baz, vom completa datele din fiecare tab pentru furnizorul despre care am discutat n cerinele problemei.

21

Figura nr. 20 Datele de pe tab-ul General

22

Pe lng datele generale arhicunoscute (nr, nume, adres, cod potal, localitate, ar, telefon), observm c n partea din dreapta avem cteva cmpuri mai deosebite: Sold (MN) reprezint soldul curent (n moned naional) al furnizorului; Cod cumprtor reprezint codul persoanei din compania noastr despre care se presupune c va lansa cel mai frecvent comenzi de achiziie ctre acest furnizor; Blocat un furnizor poate fi blocat (din diverse motive) pentru plata datoriilor.

Tab-ul Comunicare este destul de facil, iar o parte dintre date sunt preluate automat din tab-ul General.

Figura nr. 21 Tab-ul Comunicare al furnizorului curent

23

Un tab foarte important n contextul procesului nostru este cel de Facturare. n ceea ce privete cmpul Plat-la-furnizor-nr, dac facturile pentru articole de la acest furnizor din aceast fi trebuie pltite la un alt furnizor, trebuie s introducei aici numrul furnizorului la care trebuie s pltii. Programul va introduce acest numr furnizor ca numr implicit n oferte, comenzi, facturi i note de credit, dar vei avea posibilitatea s-l modificai.

Figura nr. 22 Tab-ul Facturare pentru furnizorul curent

Avnd n vedere c dorim ca viitoarele pli s se realizeze n contul acestui furnizor, lsm neschimbat acest cmp. De o deosebit importan sunt urmtoarele cmpuri: Grup nreg. contabil operaiuni economice: reprezint ablonul de comportament pentru achiziii/vnzri n ceea ce privete conturile de cheltuieli/venituri asociate cu furnizorul curent. Alegem varianta NATIONAL, deoarece are deja definite conturile aferente pentru achiziii interne. Grup nreg. TVA operaii economice: reprezint ablonul de taxare n materie de Tax pe valoare adugat care va fi aplicat furnizorului curent. Alegem varianta NATIONAL, deoarece are deja definite tipurile de TVA 9% i 19% pentru achiziiile interne. Grup nreg. furnizori: reprezint de fapt contul contabil de datorii n care se nregistreaz achiziiile de la acest furnizor. n Romnia, la ora actual, este vorba despre
24

contul 401 Furnizori interni. n varianta demo de Navision cu care lucrm prezentul material, este vorba de contul 5410 Furnizori interni. Cod reducere factur: reprezint un cod care poate fi asociat acestui furnizor. Sunt situaii n care, pe baz de contract, la valori/volume diverse, intervin automat reduceri asociate. Sistemul permite definirea unor clase de reduceri care apoi s fie asociate furnizorilor.

n ceea ce privete tab-ul Pli, putem stabili cteva elemente ce in de aspectul financiar al tranzaciilor, respectiv modalitatea general de plat a datoriilor ctre furnizor.

Figura nr. 23 Tab-ul Pli

25

Optm pentru metoda de aplicare manual, ceea ce nseamn c n momentul n care vom desfura o plat, vom putea preciza n mod explicit care este factura pentru care se realizeaz plata respectiv. O alt variant de aplicare este aplic celui mai vechi, ceea ce nseamn c datoriile se sting n ordine cronologic. De asemenea, n aceast seciune, putem preciza diverse condiii i metode de plat pentru furnizorul n cauz, iar n partea dreapt putem vedea situaia financiar a momentului n ceea ce privete soldul i plile n curs. n ceea ce privete tab-ul Primire, aici putem specifica elemente definitorii ale recepiilor de bunuri de la acest furnizor.

Figura nr. 24 Tab-ul Primire

Cod locaie reprezint de fapt depozitul sau gestiunea din cadrul companiei noastre n care ne ateptm s avem cele mai frecvente recepii de la acest furnizor. Putem selecta din mai multe Metode de livrare, n funcie de nelegerea contractual pe care o avem ncheiat. Tab-ul de Comer exterior este util atunci cnd furnizorul face parte din spaiul european sau din exteriorul U.E.

26

Figura nr. 25 Tab-ul Comer exterior

La momentul de fa considerm c este util s completm codul unic de identificare (CUI) al furnizorului, iar restul rubricilor s le lsm necompletate. nchiznd aceast fereastr, putem spune c avem n baza de date un nour furnizor! Luai un pic de valul exuberanei, ncercm s vedem ce putem face cu acest nou furnizor. Mai nti acionm nc o dat opiunea Furnizori i vom constata c suntem poziionai pe Agentul Octav SRL. n partea de jos a acestui ecran exist butonul Furnizor i dac l acionm, se va deschide o list de opiuni din care alegem pentru nceput Statistic (F9). Ecranul care va aprea prezint o statistic succint a acestui furnizor, iar situaia nu ar trebui s constituie o surpriz avnd n vedere c nu am efectuat pn acum nici o tranzacie.

27

Figura nr. 26 Statistica actual a furnizorului curent

Dup ce am constatat c furnizorul este cuminte n baza de date i c nu a fugit nicieri, ne aducem aminte (cu greu, ce-i drept ) despre cerinele iniiale ale problemei. Era vorba acolo de un produs care trebuia achiziionat de la acest furnizor. Avnd probabil muli butori de ceai n zona noastr de interes, decidem deci s achiziionm 100 de Ceti de Ceai. Urmtoarea etap const n adugarea acestui produs n nomenclatorul de produse, pentru c o regul de baz n Navision zice cam aa: nu putem s achiziionm de la un furnizor inexistent, nu putem achiziiona/vinde produse pe care nu le avem n nomenclator, nu putem vinde unui client pe care nu-l avem nregistrat n prealabil n baza noastr de date. Ca urmare, mergem rapid n folderul de opiuni Stocuri i costuri din modulul Cumprri i ne poziionm cu ncredere pe opiunea Articole.

28

Figura nr. 27 Adugarea unui nou articol n baza de date

Ecranul care se deschide are aceleai reguli ca cele discutate n cazul furnizorului i nu vom mai insista prea mult asupra lor, ci vom prefera s prezentm situaia tab-urilor General i Facturare, care sunt cele mai relevante n acest context.

29

Figura nr. 28 Tab-ul General pentru noul produs

Numrul unic de identificare al noului produs se obine acionnd tasta ENTER n primul cmp al formularului.

30

Figura nr. 29 Tab-ul Facturare pentru noul articol din baza de date

Din acest tab, cele mai importante cmpuri sunt cele referitoare la metoda de cost, i cele ce in de nregistrrile contabile: Gr.nreg.contab.produs, Grup nreg.TVA produs, Grup nreg. stocuri. De asemenea, remarcm bifa existent pe cmpul Se permite reducere factur. Dup ce nchidem fereastra, produsul se salveaz n baza de date i la o eventual redeschidere a fiei sale, putem apela butonul F9 pentru a vizualiza, de data aceasta, statistica ce ine de produs.

31

Figura nr. 30 Statistica aferent noului produs

Se pare c ncet-ncet ne ndeplinim obligaiile solicitate de problema economic ce a fost enunat cteva pagini mai nainte. Urmeaz n scen comanda de aprovizionare pe care o trimitem furnizorului.

32

Figura nr. 31 Introducerea unei noi comenzi de aprovizionare ctre furnizor

n Navision, majoritatea documentelor economice se constituie din dou pri importante: componenta de antet (header) i componenta de detalii (body/details). Aceast abordare provine din faptul c, de exemplu, pe o comand se pot specifica mai multe produse, n cantiti diferite, i ca urmare zona de coninut a comenzii poate avea un numr diferit de linii.

33

Zona de antet a comenzii

Zona de detaliu a comenzii

Figura nr. 32 Schema general a comenzii ctre furnizor

Completarea comenzii de achiziie se realizeaz destul de uor: n zona de antet a comenzii, n tab-ul General, selectm codul furnizorului Agent Octav SRL i apoi navigm n alt cmp; vom remarca faptul c datele despre furnizor sunt preluate automat din nomenclator, dar putem modifica orice cmp, n funcie de situaia curent a comenzii. n zona de detaliu a comenzii, selectm Articol n coloana Tip, apoi alegem numrul corespinztor articolului Ceasca de Ceai i precizm cantitatea dorit n cadrul liniei curente.

34

Figura nr. 33 Comanda completat pentru furnizorul Agentul Octav SRL

De menionat este faptul c n zona de detalii, cmpul Cost unitar direct Excl.TVA reprezint de fapt costul unitar al produsului de pe linia respectiv. S mai remarcm i c anumite caracteristici au fost aduse din fia produsului (codul locaiei, unitatea de msur). Pe msur ce completm comanda, n partea din dreapta se actualizeaz cmpul Disponibilitate, n funcie de cantitile precizate de noi. Salvarea comenzii se realizeaz prin simpla nchidere a formularului. La o viitoare redeschidere a comenzii, avem posibilitatea de a vizualiza cu tasta F9 statistica referitoare la comand.

35

Figura nr. 34 Statistica sintetic a comenzii curente

Putem astfel s vedem valoarea estimat pentru TVA, precum i valoarea estimat toal (brut) a comenzii lansate. Pentru a previzualiza comanda, n partea de jos a ferestrei avem butonul Imprimare i apoi apelm opiunea Examinare. n felul acesta putem vedea i eventual lista la imprimant comanda. Din motive de spaiu editorial, nu putem prezenta n detaliu opiunile de raportare ale Microsoft Navision, dar v recomandm clduros s apelai cu ncredere butoanele de export n Word sau Excel din bara de instrumente ( ). Sunt deosebit de utile i de puternice pentru toate documentele pe care le administrm n Navision. Urmtorul pas const n primirea bunurilor i a facturii de la furnizor. Vom merge mai nti pe varianta simpl n care livrarea este integral, adic primim toate cele 100 de ceti de ceai, nsoite de factur. Cum se nregistreaz aceast operaiune? Foarte simplu: se deschide comanda creat n etapa precedent; se precizeaz numrul facturii de la furnizor; se acioneaz butonul nregistrare; se alege opiunea nregistrare (F11).
36

Figura nr. 35 nregistrarea facturii primite de la furnizor pe baza comenzii

Dup declanarea acestei opiuni, putem selecta tipul de recepie: simpl sau cu factur inclus. Am precizat anterior c vom aborda cel mai simplu model i ca urmare, bifm Recepie i Factur.

Figura nr. 36 Tipul de livrare de la furnizor

Ca rezultat imediat, observm c dispare comanda i este posibil s vedem un mesaj foarte rapid referitor la transformarea comenzii n factur. Ce s-a ntmplat de fapt? S-a nchis comanda lansat datorit faptului c s-a efectuat o livrare pe baz de factur de la furnizor. Avnd n vedere c livrarea i facturarea au fost complete, adic au coincis cu datele de pe
37

comanda iniial, vom regsi o factur i o recepie corespunztoare acestei comenzi. Pentru a gsi aceste documente, mergem n folderul Istoric i apelm pe rnd opiunile Facturi nreg. i Recepii nreg.

Figura nr. 37 Regsirea documentelor generate automat

Datele din documentele pe care le vizualizm sunt de tip read-only, adic nu pot fi modificate de ctre utilizator. De fapt este normal s fie aa pentru c ele sunt n realitate documente primite de la furnizor i deci utilizatorul nu are dreptul s modifice datele de pe ele.

38

Figura nr. 38 Factura primit de la furnizor

n acest document electronic, remarcm n partea din dreapta numrul comenzii iniiale, numrul facturii de pe documentul emis de furnizor, iar n partea de sus observm i faptul c n baza noastr de date, acest document a primit un numr de identificare unic. Dac apelm din bara de instrumente butonul de export n Microsoft Word, vom putea s vedem factura desfurat. S-ar putea ca cititorul s considere urmtorul exemplu drept o risip de spaiu, ns promitem c pe viitor nu vom abuza de aceast opiune.

108033 Agentul Octav SRL - Factur cumprare nreg.

General
Nr. 108033 Data nreg. 01/27/08

39

Data documentului

01/27/08

Cumprare-de la furnizor nr.

V00020

Cumprare-de la contact nr.

CT000147

Oferta nr.

Cumprare-de la nume furnizor

Agentul Octav SRL

Nr. comand

106029

Cumprare-de la adresa

Str. Universitatii, Nr. 1 BIS

Nr. preasociat

Cumprare-de la adresa 2

Nr. comand furnizor

Cumprare-de la cod potal/localitate

700706

Iasi

Nr. factur furnizor

22555

Nr. document vamal import

Cumprare-de la contact

Cod adres comand

Nr. imprimri

Cod cumprtor

AH

40

Centru de responsabilitate

BUCURETI

Facturare
Plat-la furnizor nr. V00020 Departament Cod

Plat-la contact nr.

CT000147

Proiect Cod

Plat-la nume

Agentul Octav SRL

Cod condiii de plat

Plat-la adresa

Str. Universitatii, Nr. 1 BIS

Data scadenei

01/27/08

Plat-la adresa 2

% Reducere la plat

Plata-la cod potal/localitate

700706

Iasi

Dat reducere la plat

Plat-la contact

Cod metod de plat

41

Livrare
Livrare-la nume Depozitul Rou Cod locaie ROU

Livrare-la adresa

Strada Principal, 2

Cod metod livrare

LIVRARE

Livrare-la adresa 2

Data estimat pentru recepie

Livrare-la cod potal/localitate

GB-TN27 6YD

Ashford

Livrare-la contact

Carole Poland

Comer exterior
Cod valut

Comer ter UE

Nu

BizTalk
Factur cumprare BizTalk Nu

Data primirii

42

Ora primirii

Tip Articol

Nr. 70062

Descriere Ceasca de Ceai

Cantitate 100

Cod unitate de msur BUC

Cost unitar direct Excl. TVA 15.00

Pre unitar (MN) 30.00

Sum linie Excl. TVA 1,500.00

% reducere linie

Avnd n vedere c am creat i generat o mulime de documente, ar fi cazul s facem puin ordine prin situaia curent. Aadar, am comandat i am primit de la furnizorul Agentul Octav SRL 100 de ceti de ceai la cost unitar (fr TVA) de 15 lei. Ce efecte are aceast tranzacie? Sintetic, modificrile cele mai nsemnate ar trebui s fie urmtoarele: datoria fa de furnizor a crescut cu 1.500 lei (plus TVA aferent); stocul din depozitul Rou a crescut cu 100 buci; n lista facturilor primite de la furnizorul Agentul Octav SRL s-a adugat factura generat anterior.

Pentru a vedea soldul curent al furnizorul Agentul Octav SRL, deschidem fia aferent i observm c s-a actualizat cmpul Sold (MN) cu valoarea brut (1.500 + TVA).

43

Figura nr. 39 Actualizarea automat a soldului furnizorului

Este foarte util s acionm pe sgeata din dreptul cmpului Sold (MN) pentru a vedea care este de fapt componena analitic a acestei valori.

44

Figura nr. 40 Componena detaliat a soldului furnizor

Aa cum ne-am ateptat, este vorba despre factura nr. 22555 primit de la furnizor pe baza comenzii 106029. Aceast factur a primit n baza noastr de date numrul intern 108033. Acionnd click pe butonul Navigare, i apoi click pe Afiare, putem vedea documentele primare care stau la baza soldului. ntr-un mod oarecum similar, putem vedea situaia curent a soldului pentru produsul Ceac de Ceai, mergnd n fia corespunztoare.

45

Figura nr. 41 Stocul pentru produsul CEASCA DE CEAI

n mod similar, acionnd click pe sgeata din dreptul valorii 100, aflm care este componena analitic a acestui stoc.

46

47