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Ficha Tcnica
Autor : Carlos Acosta Olivo* Ttulo : mbito de desarrollo de los sistemas administrativos Fuente : Actualidad Gubernamental, N 52 - Febrero 2013
gestin, y el eciente cumplimiento de las metas propuestas por parte de un Estado se debe a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeacin y diseo de los sistemas administrativos y de la informacin que estos permiten tener a disposicin, como base fundamental para el proceso de toma de decisiones. La rapidez con que se producen los cambios, ya sean sociales, ambientales, tecnolgicos, etc., conlleva a las entidades del Estado a idear y mejorar sus sistemas administrativos en mecanismos mucho ms dinmicos, uidos y exibles, que permitan a su vez romper con la perpetuidad de las estructuras organizacionales y procedimientos tradicionales con el n de lograr valores programticos que permitan la integracin de insumos complejos (recursos humanos, fondos pblicos, entre otros), tanto internos como externos. En la actualidad, la mayora de las organizaciones modernas apuestan al desarrollo de sistemas administrativos que le permitan hacer frente a la complejidad y multiplicacin de las operaciones en forma bastante efectiva. Y de esta realidad no es ajena la Estructura del Ordenamiento Peruano, tal es as que toda la operatividad del sistema administrativo peruano se encuentra cimentado en determinados rganos rectores que se erigen como las piedras angulares de cada uno de los sistemas administrativos que la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo establece en su artculo 461.
1 Artculo 46.- Sistemas Administrativos Los Sistemas Administrativos tienen por nalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la administracin pblica, promoviendo la ecacia y eciencia en su uso. Los Sistemas Administrativos de aplicacin nacional estn referidos a las siguientes materias: 1. Gestin de Recursos Humanos 2. Abastecimiento 3. Presupuesto Pblico 4. Tesorera 5. Endeudamiento Pblico 6. Contabilidad 7. Inversin Pblica
Sumario
1. Introduccin 2. La teora del agente 3. Marco normativo de los sistemas administrativos 4. Los sistemas administrativos en la gestin econmica y nanciera del Estado 5. Los sistemas administrativos en la gestin administrativa y control del Estado 6. Los sistemas administrativos de planeamiento e inversin pblica del Estado 7. Interrelacin entre sistemas administrativos
Estos sistemas administrativos estn compuestos de principios, normas, procedimientos y tcnicas que regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la Administracin Pblica. Entre los principales sistemas de la Administracin Pblica peruana guran los de presupuesto, contabilidad, tesorera, adquisiciones y contrataciones, personal, inversin pblica, control, entre otros.
1. Introduccin
Los sistemas administrativos son procesos de apoyo esencialmente de tipo administrativo, que contribuyen e impulsan el cumplimiento de los objetivos del Estado. Estos sistemas, racionalizan las estructuras y los procedimientos administrativos y a la vez promueven el mejor uso de los recursos humanos, nancieros y materiales, logrando as una mayor eciencia. Gracias a ellos, cuando son bien concebidos, las actividades administrativas pueden uir normalmente. La utilizacin de sistemas administrativos parece ser la metodologa ms adecuada para el logro de los objetivos centrales de todo Estado. Sera poco congruente armar que el buen rendimiento, adecuada
* Bachiller en Derecho de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Asistente Legal del rea de Derecho de Seguros y Dererecho maritimo del Estudio Torres, Carpio, Portocarrero & Richter. Miembro del Circulo Financiero Corporativo.
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Informe Especial
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Sistemas Administrativos.- Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la administracin pblica y que a la vez promueven la eciencia en su uso. Los sistemas en general son denidos como los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos, mediante los cuales se organizan las actividades de la Administracin Pblica que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los poderes del Estado, los organismos constitucionales y los niveles de Gobierno2. En ese sentido, se conrma que los sistemas son un conjunto de reglas, que establecen procedimientos que deben ser utilizados por la Administracin Pblica al organizar, ejecutar o administrar el Estado. En cuanto a la denicin de sistemas administrativos, la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo (LOPE) ratica que tienen por nalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la Administracin Pblica, promoviendo la ecacia y eciencia en su uso3. En este camino, la LOPE ha hecho un esfuerzo importante, al sealar especficamente los sistemas administrativos existentes: a) Sistema de Gestin de Recursos Humanos b) Sistema de Abastecimiento c) Sistema de Presupuesto Pblico d) Sistema de Tesorera e) Sistema de Endeudamiento Pblico f) Sistema de Contabilidad g) Sistema de Inversin Pblica h) Sistema de Planeamiento Estratgico i) Sistema de Defensa Judicial del Estado j) Sistema de Control k) Sistema de Modernizacin de la Gestin Pblica De acuerdo con la forma de operacin establecida en la LOPE, los sistemas administrativos tienen dos tipos de entidades: entes rectores y entidades de la Administracin Pblica (llamadas tambin entidades operativas, porque son las que funcionan u operan siguiendo los sistemas administrativos). Para cada sistema administrativo existe un ente rector, que es la autoridad tcniconormativa a nivel nacional; dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su mbito; coordina su operacin tcnica y es responsable de su correcto funcionamiento. Las funciones generales de los entes rectores son las siguientes:
2 Artculo 43 de la LOPE 3 Artculo 46 de la LOPE
para la ciudadana). Por ello, en el ordenamiento jurdico peruano existen por ejemplo desde el nivel constitucional una serie de sistemas de control y supervisin que, al menos formalmente, estn orientados al control de la conducta de los agentes (de los polticos, de los servidores pblicos y de la administracin estatal). Las modalidades y mecanismos de supervisin y control son innumerables. As por ejemplo, si examinamos el momento de la intervencin supervisora, veremos que existen modelos de control previo (ex-ante) y modelos de control posterior (ex-post). Los mecanismos de control tambin pueden clasicarse en internos o externos, en funcin del sujeto supervisor. Ser interno si el sujeto supervisor pertenece a la Administracin Pblica. Ser externo si dicho sujeto no pertenece a la Administracin Pblica. Los sistemas de supervisin previa consisten en la intervencin sobre los agentes (en este caso, polticos y burcratas), en el proceso de adopcin de decisiones y antes de que estas efectivamente se produzcan. Los sistemas de supervisin y control expost implican la intervencin luego de que los agentes han realizado las acciones que les competen. Una extendida y bien conocida denicin de sistemas administrativos seala que son el conjunto de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la Administracin Pblica, con el objetivo de conseguir una gestin ecaz y eciente. Esta denicin puede ser comprendida ahora, con la teora que hemos sealado. Por ello, los sistemas administrativos deben ser entendidos como mecanismos de control obligatorio y previo, establecidos al interior del Estado, para reducir el problema de agencia que se presenta en cuanto a nuestra Administracin Pblica.
Programar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la gestin del proceso. Expedir las normas reglamentarias que regulan el sistema. Mantener actualizada y sistematizada la normativa del sistema. Emitir opinin vinculante sobre la materia del sistema. Capacitar y difundir la normativa del sistema en la Administracin Pblica. Llevar registros y producir informacin relevante de manera actualizada y oportuna. Supervisar y dar seguimiento a la aplicacin de la normativa de los procesos tcnicos de los sistemas. Promover el perfeccionamiento y simplificacin permanente de los procesos tcnicos del sistema administrativo; y, Otras funciones asignadas por las leyes especcas de los sistemas administrativos. Las dems entidades de la Administracin Pblica estn sometidas a la autoridad de los entes rectores y deben cumplir con las directivas dictadas por estos, pero no por un criterio jerrquico, sino por un criterio normativo. Como menciona la LOPE, las normas, procedimientos y guas que establezcan los entes rectores, son vinculantes para todas las entidades de la Administracin Pblica. En este momento, es pertinente sealar que, con excepcin del sistema administrativo de control que corresponde a la Contralora General de la Repblica los dems entes rectores recaen en el Poder Ejecutivo. Un punto importante que ratifica la LOPE es la aplicacin de los sistemas a todo el Estado (a todo nivel), incluidos organismos constitucionalmente autnomos, Gobiernos regionales y Gobiernos locales. Por esta razn, se dice que los sistemas administrativos tiene carcter transversal (y algunos dicen que tambin vertical), porque afectan y vinculan a toda entidad que conforma el Estado; sin importar el nivel de gobierno o su nivel de autonoma. Otro aspecto que seala la norma es que los sistemas solamente se pueden crear por ley.
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De acuerdo con dichas normas, los sujetos que integran el SNT son:
i) La Direccin Nacional de Tesoro Pblico, (dependiente del Viceministerio de Hacienda del MEF) y ii) las entidades de todo el sector pblico.
la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normativa aprobada por los rganos rectores. Asimismo, la administracin nanciera del sector pblico es la base fundamental de las nanzas pblicas. Orienta y viabiliza la gestin de los recursos nancieros del Estado y comprende el conjunto de procesos, normas, principios y procedimientos utilizados por los sistema tales como: i) Sistema Nacional de Presupuesto Pblico (Ley de Presupuesto, Ley de Endeudamiento y Ley de Equilibrio Financiero), ii) Sistema Nacional de Tesorera y iii) Sistema Nacional de Contabilidad.
4.3. Sistema de Contabilidad El Sistema Nacional de Contabilidad es el sistema administrativo que establece las normas y procedimientos de contabilidad que deben seguirse en el sector pblico. La contabilidad del sector pblico se congura como un sistema de informacin econmica, nanciera y presupuestaria de cada una de las entidades que lo conforman y tiene por objeto mostrar la imagen el del patrimonio, la situacin nanciera, los resultados y la ejecucin del presupuesto. Un objetivo complementario de este sistema administrativo es la elaboracin de las cuentas nacionales, la Cuenta General de la Repblica y las Cuentas Fiscales. El SNT est regulado en la Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Ley N 28112), la Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad (Ley N 28708) y las Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica. De acuerdo con dichas normas, los sujetos que integran el SNT son:
i) La Direccin Nacional de Contabilidad Pblica (dependiente del Viceministerio de Hacienda del MEF) y ii) las entidades de todo el sector pblico.
4.4. Sistema de Endeudamiento El Sistema Nacional de Endeudamiento es el conjunto de rganos, normas y procedimientos orientados al logro de una eciente administracin del endeudamiento a plazos mayores de un ao de las entidades y organismos del sector pblico. Se rige por los principios de responsabilidad scal y sostenibilidad de la deuda. Los sujetos que integran el Sistema de Endeudamiento Pblico son:
i) La Direccin Nacional del Endeudamiento Pblico, dependiente del Viceministerio de Hacienda y, ii) las Unidades Ejecutoras en las cuales se conducen los procesos relacionados con el sistema, a nivel de todas las entidades del sector pblico que administran fondos de las entidades y organismos pblicos, las mismas que son responsables de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos que emita el rgano rector.
Nota: Las entidades del Estado que tienen aprobado un gasto en el presupuesto pblico (llamado crdito presupuestario), se denominan pliegos presupuestarios. 4.2. Sistema de Tesorera El Sistema Nacional de Tesorera es el sistema administrativo que regula la administracin de los fondos pblicos en las entidades del sector pblico. Esto, sin importar el origen o fuente de nanciamiento de dichos fondos. El SNT est regulado en la Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Ley N 28112) y por el Texto nico Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Tesorera (Ley N 28693) y las Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico.
4.5. Sistema Integrado de Administracin Financiera - SIAF El SIAF-SP constituye el medio ocial para el registro, procesamiento y generacin de
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na y supervisa su defensa. Asimismo, se desempea como consultor y asesor en asuntos legales y se encuentra conformado por procuradores pblicos. de cada nivel de gobierno o sus instancias de gestin quienes denen qu y cundo se ejecuta cada proyecto declarado viable en el marco del SNIP. 6.3. Sistema de Modernizacin de la Gestin Pblica Con la publicacin de la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658, se inici el proceso de modernizacin del Estado peruano en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones, y procedimientos, con la nalidad de mejorar la gestin pblica y construir un Estado democrtico, descentralizado y al servicio del ciudadano (artculo 1 de la mencionada Ley). De acuerdo con lo sealado en el artculo 2 de la Ley, los objetivos que se buscan alcanzar con este proceso de modernizacin son que el Estado sea uno: a) Al servicio de la ciudadana. b) Con canales efectivos de participacin ciudadana. c) Descentralizado y desconcentrado. d) Transparente en su gestin. e) Con servidores pblicos calicados y adecuadamente remunerados. f) Fiscalmente equilibrado. El ente rector de este sistema es la Secretara de Gestin Pblica. Asimismo, mediante la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, se ha declarado en proceso de modernizacin a las diversas entidades del Estado peruano. Para ello, es la Secretara de Gestin Pblica, adscrita a la Presidencia del Consejo de Ministros, la encargada de normar, coordinar y dirigir la modernizacin de la gestin pblica, adems de buscar hacer ms eciente la gestin del Estado, mediante la mejora en el funcionamiento de las entidades pblicas, la simplicacin administrativa, la tica y transparencia.
sistema administrativo. Formalmente no se puede decir que constituya un sistema administrativo, porque no est mencionada expresamente en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo (LOPE). Esta norma hace referencia a un sistema administrativo de abastecimiento, que implica un conjunto mayor de procesos y actividades que van desde la determinacin de las necesidades de aprovisionamiento (en bienes, servicios y obras) hasta su entrega, registro, mantenimiento y almacenamiento. Desde esa perspectiva, las contrataciones del Estado son una parte integrante del gran proceso de abastecimiento. Sin embargo, desde un punto de vista funcional y prctico, la normativa de contrataciones del Estado acta o funciona como un sistema administrativo. Para este sistema su ente rector vendra a ser el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), el cual es un organismo tcnico especializado, adscrito al Ministerio de Economa y Finanzas, encargado de supervisar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado para hacer de las contrataciones del Estado peruano un proceso ecaz, eciente y transparente. 5.3. Sistema de Control Es el conjunto de rganos encargados de llevar a cabo el control gubernamental. Este consiste en vigilar, vericar la eciente gestin desempeada por parte del Estado, scaliza que no existan actos de corrupcin y que los recursos sean correctamente utilizados. La Contralora General de la Repblica vendra a ser el ente tcnico rector del Sistema Nacional de Control, cuya funcin principal es dirigir y supervisar ecientemente el control gubernamental, para garantizar una gestin transparente y responsable por parte de las entidades pblicas. Para ello la Contralora General de la Repblica cuenta con autonoma administrativa, funcional, econmica y nanciera. 5.4. Sistema Defensa Judicial del Estado Este sistema se diversica en el conjunto de rganos que tiene por nalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la Administracin Pblica, promoviendo la ecacia y eciencia en el ejercicio de la defensa jurdica. El Ministerio de Justicia tiene la rectora de dicho sistema, por ello es responsable de reglamentarlo y operarlo, el cual le es aplicable a todas las entidades de la Administracin Pblica, independientemente de su nivel de gobierno. El ente rector de este sistema es el Consejo de Defensa Jurdica del Estado, rgano que se encuentra adscrito al Ministerio de Justicia encargado de velar por los intereses del Estado, para lo cual coordi-
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