CAPITOLUL 5 SUBSISTEMUL INFORMAIONAL

5.1. Definirea subsistemului informaional al organizaiei

Fr nici o ndoial, n cadrul numeroaselor i eterogenelor elemente care alctuiesc o organizaie n general i sistemul su managerial n special, o pondere major o dein aspectele informaionale care formeaz sistemul informaional. n contextul revoluiei informaionale care se deruleaz cu o intensitate crescnd, impactul sistemului informaional asupra funcionalitii i performanelor organizaiei se amplific substanial. Evoluia spre noua economie - economia bazat pe cunotiine -, care tinde s se accelereze, confer noi dimensiuni i roluri informaiei i sistemului informaional, ntr-o viziune sensibil schimbat. Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei. De reinut c o asemena definire a sistemului informaional are un caracter cuprinztor, n sensul c include, spre deosebire de definiiile date de ali specialiti i informaiile, fluxurile informaionale i mijloacele de prelucrare a datelor. Dup opinia noastr, definirea sistemului informaional pornind de la rolul su n ansamblul activitii ntreprinderii este o condiie sinequa-non pentru nelegerea corect, nu numai a problematicii informaionale, ci i n general, a problematicii manageriale. 5.2. Componentele sistemului informaional Sistemul informaional al firmelor este alctuit, aa cum se poate vedea n figura nr. 10, din mai multe elemente strns intercorelate. SISTEMUL INFORMAIONAL

Date i informaii

Circuite i fluxuri informaionale

Proceduri informaionale

Mijloace de tratare a informaiilor

Figura nr. 10. Componentele sistemului informaional Data i informaia Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional, organic interdependente, ceea ce ne-a determinat s le abordm mpreun. Data reprezint descrierea cifric sau letric a unor aciuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaie sau la procese din afara sa, care intereseaz

managementul acesteia. Unele date au caracter de informaii, care sunt cele mai importante din punct de vedere managerial. Prin informaie, din punct de vedere al managementului, desemnm acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct i indirect organizaia respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce-i revin n cadrul respectivei organizaiei*. n virtutea acestei caliti, informaia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor, aciunilor i comportamentelor n cadrul organizaiei. Lucrrile de specialitate privind managementul firmei fac frecvente referiri la informaia economic. n esen, coninutul noional al termenului informaie economic poate fi conturat n dou accepiuni. Pornind de la faptul c orice societate comercial i companie naional sunt uniti economice, orice informaie care este tratat n cadrul lor poate fi considerat drept economic, deoarece direct sau indirect, contribuie la realizarea obiectivelor previzionate. ntr-o accepiune mai restrns, informaiile economice se rezum la cele folosite nemijlocit n procesele economice ale organizaiei (contabile, comerciale, financiare etc.). n abordarea informaiei, la nivelul firmei este indicat adoptarea primului mod de a concepe categoria de informaie economic. O asemenea modalitate are avantajul sublinierii raiunii existenei i a finalitii informaiei economice, indiferent dac este de natur tehnic, tiinific sau comercial, facilitnd abordarea sa corespunztor cerinelor economiei de pia. Informaiile din cadrul organizaiilor sunt deosebit de complexe. n vederea facilitrii caracterizrii lor le clasificm n funcie de mai multe criterii (vezi tabelul nr. 3), ce permit relevarea unor faete semnificative pentru managementul organizaiilor. Tabelul nr. 3 Tipologia informaiilor Nr. Criterii de crt. clasificare 0 1 1 Mod de exprimare Categorii de informaii 2 Orale Caracteristici principale 3 expuse prin viu grai nu implic investiii n mijloace de tratare a informaiilor nuanate vitez mare de circulaie nu sunt controlabile las loc de interpretri consemnate de regul pe hrtie pot fi pstrate nealterate timp ndelungat implic cheltuieli moderate consemnarea lor necesit un consum de timp apreciabil

Scrise

Exist numeroase alte definiii ale informaiei, cele mai multe ns ntr-o pronunat viziune informatic. Vezi de exemplu, recenta definire a informaiei fcut de ctre profesorii indieni Dewan i Bhakta, n B. Dewan, P. Bhakta, Quality Through Information Management, n IT Vision, nr. 2, 1999.
*

Nr. crt. 0

Criterii de clasificare 1

Categorii de informaii 2 Audiovizuale Finale Ascendente Orizontale -

Caracteristici principale 3 se adreseaz concomitent vzului i auzului implic aparatur special (calculatoare, terminale, circuit de televiziune local, tablouri de comand speciale .a.) vitez mare de circulaie (indiferent de distane) capacitate de sugestie i nuanare ridicat pot fi consemnate integral i rapid costisitoare sunt rezultatul unui proces de prelucrare informaional caracter analitic pronunat informative foarte diverse cele mai rspndite la nivelul executanilor se afl n diferite faze de prelucarre informaional cele mai rspndite la nivelul personalului funcionresc i al managerilor de nivel inferior au trecut prin ntreg irul de prelucrri informaionale prevzute caracter sintetic caracter decizional se adreseaz, de regul, managerilor, ndeosebi de la ealoanele superior i mediu se transmit de la ealoanele ierarhice inferioare la cele superioare de management reflect cu prioritate modul de realizare a obiectivelor i deciziilor manageriale se transmit ntre titulari de posturi situate pe acelai nivel ierarhic au caracter funcional i de cooperare, servind la integrarea pe orizontal a activitilor organizaiei localizeaz n timp i spaiu procesele din cadrul organizaiei utilizate cu preponderen de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executanilor se refer n special la aspectele economice ale activitilor organizaiei folosite ndeosebi pentru fundamentarea i evaluarea deciziilor pe termen scurt

Grad de prelucrare Primare (de baz)

Intermendiare

Direcie a vehiculrii

Mod de organizare a Tehniconregistrrii operative i prelucrrii De eviden

Nr. crt. 0

Criterii de clasificare 1

Categorii de informaii 2 Statistice

Caracteristici principale 3 reflect sintetic, sub form preponderent numeric, principalele activiti ale firmei, corespunztor unor standarde prestabilite caracter postoperativ caracter sintetic, n sensul c sunt folosite cu prioritate pentru evaluarea rezultatelor organizaiei pentru previzionarea de noi obiective provin din suprasistemele din care face parte organizaia alctuite preponderent din legi, ordonane, decizii, instruciuni, indicaii etc. o apreciabil parte sunt obligatorii sunt generate n cadrul organizaiei caracter atotcuprinztor, ntruct se refer la toate activitile organizaiei caracater eterogen, refectnd diversitatea proceselor din cadrul organizaiei beneficiarii de informaii sunt manageri i executani din organizaie caracter atotcuprinztor niveluri de agregare diferite grad de formalizare redus beneficiarii de informaii sunt clienii, furnizorii sau suprasistemele din care face organizaia caracter selectiv, ntruct se refer la aspectele eseniale ale activitilor organizaiei grad de agregare ridicat grad de formalizare mare emise de conductori, fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare caracter decizional pronunat; luarea n considerarea a mesajului informaional este obligatorie emise de executani i manageri, fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor caracter pronunat informativ luarea n considerare a mesajului informaional nu este obligatorie reflect sau au n vedere activiti de cercetaredezvoltare reflect sau n vedere activiti comerciale reflect sau n vedere activiti de producie

Provenien Exogene

Endogene -

Destinaie Interne

Imperative Nonimperaive -

Externe

Obligativitatea pentru adresant

Natura proceselor reflectate

Cercetaredezvoltare Comerciale Producie

Nr. crt. 0

Criterii de clasificare 1

Categorii de informaii 2 Financiarcontabile Personal Complexe

Caracteristici principale 3 reflect sau n vedere activiti financiar-contabile reflect sau n vedere activiti de personal reflect sau n vedere activiti care se ncadreaz n cel puin 2 din domeniile anterioare

Circuitele i fluxurile informaionale Utilizarea informaiilor n procesele decizionale i de execuie din cadrul organizaiei implic ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informaii, adic este necesar un circuit informaional. Prin circuit informaional desemnm traiectul pe care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emitor i destinatar. De reinut c circuitele informaionale, prin lungime i debit informaional *, condiioneaz ntre-o proporie semnificativ funcionalitatea sistemului informaional al firmei. Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care este vehiculat ntre emitorul i beneficiarul pe circuitul informaional, caracterizat prin anumite caracteristici - lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost etc. Caracteristic organizaiei moderne este marea varietate de circuite i fluxuri informaionale, aa cum rezult i din clasificarea lor n funcie de principalele criterii considerate de specialiti, prezentate n tabelul nr. 4. Tabelul nr. 4 Tipologia circuitelor informaionale Nr. Criterii de crt. clasificare 0 1 1 Direcia de vehiculare i caracteristicile organizatorice ale extremitilor Tip de flux informaional 2 Vertical Principale caracteristici 3 se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care exist relaii de subordonare nemijlocit vehiculeaz informaii ascendente i descendente fundamentul organizatoric este reprezentat de relaiile ierarhice Exemple 4 Transmiterea rapoartelor zilnice privind prezena la lucru, ntre un funcionar al compartimentului comercial i eful acestuia

Debitul informaional reprezint cantitatea de informaii ce poate fi trasportat ntr-o unitate de timp printrun circuit informaional.
*

Nr. crt. 0

Criterii de clasificare 1

Tip de flux informaional 2 Orizontal -

Principale caracteristici 3 se stabilete ntre posturi i compartimente situate pe acelai nivel ierarhic vehiculeaz informaii orizontale fundamentul organizatoric este reprezentat de relaiile de cooperare sau funcionale se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care nu exist relaii de subordonare nemijlocit vehiculeaz informaii ascendente i descendente fundamentul organizatoric este reprezentat de relaii funcionale, de stat major sau control se repet la anumite intervale - trimestru, lun etc. fundamentul producerii lor l reprezint caracterul secvenial al proceselor de munc predomin n cadrul organizaiilor ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuie i manageriale se stabilete cu o frecven aleatorie fundamentul producerii lor l reprezint situaiile inedite, endogene sau exogene firmei

Exemple 4 Transmiterea informaiilor privind situaia forei de munc, de ctre eful serviciului personal-retribuire efului serviciului plandezvoltare cu ocazia unei analize a stadiului realizrii strategiei organizaiei Transmiterea documentaiilor tehnologice de ctre eful atelierului de proiectri tehnologice, efului echipei de sculeri n vederea realizrii SDV-urilor

Oblic

Frecvena producerii

Periodic

Transmiterea sptmnal de ctre efii seciilor de producie inginerului ef, a situaiei realizrii programelor de producie

Ocazional -

Transmiterea de ctre managerul economic a informaiilor privind blocarea contului curent la banc, managerului general

Proceduri informaionale

O component a sistemului informaional ce tinde s dobndeasc un rol preponderent n organizaiile moderne o reprezint procedurile informaionale. n esen, prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modaliti de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de informaii, cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite. La nivelul acestora se reflect de o manier edificatoare progresele nregistrate n conceperea i funcionarea sistemului informaional al organizaiei. Procedurile informaionale din organizaiile moderne prezint un set de caracteristici (vezi figura nr. 11) care le confer o utilitate i importan decisiv n cadrul sistemului su informaional. Caracteristici

Detaliate

Economice Opera\ionale

Sofisticate Formalizate

3 3 3

Informatizate

Figura nr. 11. Principalele caracteristici ale procedurilor informaionale Specific procedurilor informaionale este caracterul lor foarte detaliat. Prin proceduri se stabilesc, n primul rnd, suporii de informaii utilizai, adic materialele folosite pentru consemnarea lor i caracteristicile acestora. Dintre suporii informaionali frecvent ntlnii n organizaie menionm: registre, boniere, formulare de hrtie tip A4, A5 sau A6, cartele, benzi de hrtie, benzi magnetice, dischete etc. Pentru fiecare dintre suporii meionai se precizeaz caracteristicile dimensionale i de structur adecvate categoriilor de informaii pentru care vor fi utilizai. Procedurile informaionale nu se reduc ns la stabilirea suporilor informaionali. Mijloace de tratare a informaiilor Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea, prelucrarea, interpretarea i stocarea datelor i informaiilor reprezint mijloacele de tratare a informaiilor, (de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe (computer) Pentru sistemul informaional mijloacele de culegere, nregistrare, transitere i prelucrare a informaiilor reprezint suportul su tehnic. Numrul, structura i performanele tehnice i funcionale ale mijloacelor de tratare a informaiilor condiioneaz ntr-o msur apreciabil performanele sistemului informaional i implicit performanele organizaiei. Caracteristic organizaiilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de

tratare a informaiilor, care, n funcie de performanele tehnice i de gradul de intervenie a omului, se mpart, aa cum rezult din tabelul nr. 5, n trei categorii. Tabelul nr. 5 Clasificarea mijloacelor de tratare a informaiilor Nr. Categoria de crt. mijloace 0 1 1 Manuale Sfera de cuprindere 2 instrumente clasice (stilou, pix, creion etc.) main de dactilografiat main de calcul manual Principalele caracteristici 3 intrarea manual a informaiilor direct sau cu ajutorul claviaturii absena memoriei interne sau memoriei foarte limitat ieirea informaiilor pe hrtie n una sau mai multe exemplare posibiliti de programare foarte reduse sau absena lor producerea a numeroase greeli vitez redus de tratare a informaiilor uurina indentificrii greelilor cost relativ sczut. utilizarea cartelei ca suport material pentru informaii existena unei memorii interne limitate ieirea informaiilor consemnate pe hrtie n unul sau mai multe exemplare vitez de prelucrare mai mare dect la mijloacele manuale, dar totui redus imposibilitatea utilizrii de modele complexe, cu un mare numr de variabile costuri mai reduse dect la precedentele, mijloace de tratare a informaiilor, dar relativ modeste purttori de informaii evoluai (dischete etc.) colectarea i transmiterea automat a datelor memorie intern puternic posibiliti de stocare a datelor n memoria auxiliar nelimitate vitez de prelucrare foarte mare siguran n calcule posibiliti de utilizare a unor modele complexe, cu un numr mare de variabile programe evoluate

Mecanizate (pe cale de dispariie)

- echipamente meca- nografice (maina cu cartele perforate etc.) -

Automatizate

computere, servere etc.

for de munc nalt specializat, cu pregtire continuu actualizat cost apreciabil, dar n continu scdere