El Supervisor y sus Tcnicas de Comunicacin

Preparado por: Jos Prez M. Pedro Abarca B.

INTRODUCCION

l presente manual es un apoyo para la tarea de instruccin que debe realizar el supervisor con sus colaboradores en la empresa. De la informacin estadstica se desprende la urgente necesidad de capacitar a los trabajadores en los riesgos especficos de su labor, ya que un porcentaje significativo de los accidentes ocurren por falla humana. El supervisor tiene la responsabilidad de velar por los recursos que le ha entregado la empresa, sean estos humanos o materiales y la capacitacin es una herramienta para hacerlos ms eficientes. Para llevar a cabo la tarea de instruir a su personal, el supervisor requiere de una serie de conocimientos, habilidades y tcnicas, los que en conjunto, van a facilitar o limitar el proceso de enseanza-aprendizaje.

PRINCIPIOS DEL PROCESO ENSEANZA-APRENDIZAJE

Principio del efecto:
El aprendiz tiende a repetir aquello que le resulta satisfactorio.

Principio

de

la

prctica

ejercicio:

El aprendizaje tiende a fijarse y afirmarse con la prctica y el ejercicio.

Principio de funcionalidad:
Aquellos conocimientos o habilidades que se usan con frecuencia se conservan, en tanto que la informacin que no se usa tiende a ser olvidada.

Principio del ritmo individual:

El aprendizaje es ms efectivo cuando se adapta a la velocidad particular del aprendiz.

Principios de participacin:
El aprendizaje mejora cuando el aprendiz participa en algn grado, en la organizacin de las experiencias de aprendizaje y sabe qu es lo que va a aprender y para qu.

Principiodeformacinkinestsica:
No hay sustituto terico para la formacin de hbitos psicomotrices, se deben desarrollar con la prctica.

COM SE APRENDE?
Aprendizaje por imitacin:
Si el trabajador, de reciente ingreso, observa que su jefe no usa el protector visual, en un medio donde se requiere, aprende que determinado trabajo se puede hacer en la forma que lo est haciendo su jefe, imitando su comportamiento incorrecto.

Por experiencia directa:

El aprendizaje se produce porque la persona aprende directamente de la prctica o del ejercicio. Por ejemplo, un trabajador operaba un taladro elctrico de pedestal, su jefe le haba advertido en varias ocasiones sobre los peligros de trabajar con el pelo excesivamente largo. Cierto da su pelo fue cogido por la broca, afortunadamente sin mayores consecuencias. Aprendi que debe tomar precauciones y tomar su pelo para evitar accidentarse.

Por ensayo-error:
La persona que no sabe cul es la salida de un lugar, ensaya posibilidades hasta encontrar la salida. En su vida, el hombre recurre muchas veces a esta forma de aprendizaje, pero a nivel de empresa si se llevara a la prctica sera de alto costo y riesgo, de all la importancia que el proceso de enseanza- aprendizaje se desarrolle de acuerdo a una cierta metodologa.

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En forma sistemtica:
Para que se produzca aprendizaje es vital que el organismo sea estimulado, a fin de que se genere motivacin en l para obtener la respuesta deseada. La respuesta puede ser, por ejemplo: cumplir determinadas normas de seguridad (no fumar en lugar prohibido). Ahora bien, el cumplimiento de esta norma puede olvidarse, por lo que se hace necesario el refuerzo, es decir, volver a recordar la norma o reforzar positivamente el cumplimiento de ella. El instructor debe considerar adems, otros factores que afectan el proceso de enseanza-aprendizaje. Entre estos se puede citar la orientacin adecuada, las actitudes del alumno hacia la materia tratada, sus conocimientos, habilidades y limitaciones. Al realizar capacitacin, el instructor debe responderse las siguientes preguntas: a quin ensear?, qu ensear?, cmo ensear?. Veamos entonces las respuestas a estas interrogantes.

A QUIN ENSEAR?
En el medio industrial, la persona objeto de la enseanza es el adulto, por lo que los encargados de la capacitacin deben considerar algunas de sus caractersticas: 1. Tiene capacidad para aprender. 2. Es muy sensible. 3. Busca en el aprendizaje experiencias gratas. 4. Tiene experiencia previa. 5. Tiene necesidades bien definidas.

QU ENSEAR?
Va a depender de la necesidad de capacitacin que tenga la persona en su medio y que debe detectar su jefe directo, adems de las necesidades de capacitacin de la empresa (objetivos de la empresa). Algunas herramientas para detectar las necesidades de capacitacin son: Observacin de acciones inseguras o comportamientos incorrectos. Inspeccin de condiciones inseguras. Estadstica de los accidentes. Investigacin de los accidentes. Anlisis de riesgos en el trabajo. Definidas las necesidades de capacitacin, deben analizarse y darles la respectiva prioridad canalizado la accin docente a travs de cursos, seminarios, programas de charlas, demostraciones, etc.

CMO ENSEAR?
Este aspecto se relaciona con el mtodo que utilizar el instructor para llegar al participante. La capacitacin del adulto debe considerar la utilizacin de mtodos activos, que contemplen la amplia participacin del trabajador, incluyendo en l los aspectos afectivos, intelectuales y psicomotrices procurando que desarrolle su propio mtodo de aprendizaje. A continuacin se sealan algunas formas de enseanza:

La exposicin oral:
Su utilizacin requiere la preparacin previa de un plan de leccin, el cual debe contener las siguientes partes: objetivos, contenidos, actividades, medios didcticos y formas de evaluacin.

Las demostraciones:
De gran utilidad en el medio industrial, porque muestran la forma de usar herramientas, mquinas, equipos; por ejemplo, como pulir una pieza, soldar, etc. Para llevar a la prctica una demostracin, el relator debe preparar su plan de leccin, considerando los aspectos sealados. Disponer de los elementos a utilizar: herramientas, mquinas, etc.). Calcular el tiempo que va a necesitar. Verificar las condiciones del lugar donde se realizar la demostracin. Definir las etapas de la demostracin, para lo cual se puede recurrir al mtodo de los cuatro pasos, el cual se da a conocer en la pgina 12.

PRINCIPIOS DE LA COMUNICACION
EL SUPERVISOR debe conocer y aplicar algunas principios de la comunicacin cuando instruye a su personal. De esta manera le entendern mejor y podr obtener de ellos un mejor trabajo.

FIDO

F I D O

= = = =

Frecuencia Intensidad Duracin Otra Vez

Principio de la FRECUENCIA:
Cuanto ms a menudo se repita un mensaje, ms son las posibilidades de recordarlo. Los mensajes que se dan una sola vez pueden ser olvidados fcilmente. EL SUPERVISOR debe estar repitiendo frecuentemente los mensajes e instrucciones sobre aquellas cosas que sean ms importantes. Ensear una sola vez no es suficiente; hay que repetir la instruccin cada cierto tiempo.

Principio de la INTENSIDAD:
Cuanto ms vivida, entusiasta, personal y positiva sea la comunicacin, mejor se recordar. La intensidad es el tono afectivo que el SUPERVISOR debe poner a la comunicacin; los mensajes debe transmitirlos con entusiasmo, de tal modo que se note que l est convencido de lo que dice. Si adems, la comunicacin es positiva, los trabajadores recordarn mejor los mensajes.

Principio de la DURACION:
Cuanto ms corto sea el mensaje, mayores son las posibilidades de lograr atencin, comprensin y retencin. Lograr la atencin del trabajador, que entienda los mensajes y los retenga, son los tres aspectos requeridos en una buena comunicacin. Ello se logra en parte si los mensajes son cortos y la instruccin se ha dosificado de acuerdo a la capacidad del trabajador. Cuando pretendemos ensear muchas cosas al mismo tiempo, el trabajador se va a distraer, no va entender ni retener lo que queremos ensearle.

Principio de OTRA VEZ (o de repeticin):

El aprendizaje se aumenta y fortalece con la repeticin. Los mensajes se graban en la mente poco a poco. No confe que los trabajadores comprendern sus instrucciones si usted se las explica una sola vez. Si usted quiere realmente comunicarse, repita una y otra vez sus mensajes hasta que compruebe que los han entendido bien. Las comunicaciones de grupo son una valiosa herramienta de que dispone el SUPERVISOR para instruir a los trabajadores sobre algunos aspectos especficos e importantes y que sean de inters para todos. Luego es importante que el SUPERVISOR siga algn mtodo que le permita preparar y presentar una comunicacin en forma ptima. Para tal efecto se presenta una tcnica conocida con el nombre de las cinco P, la cual ha sido probada como una tcnica que ayuda a la supervisin para mejorar las comunicaciones grupales.

LAS CINCO P
1 . PREPARAR:
Son muy pocas las personas que pueden dar una buena exposicin si no la han preparado de antemano, an cuando se domine la materia. No hay que improvisar ni prepararse a ltima hora. EL SUPERVISOR debe lograr, mantener y desarrollar su prestigio e imagen ante sus trabajadores. La mejor forma para prepararse es: *LEER *PRACTICAR *ORGANIZAR *PENSAR *ESCRIBIR *ESCUCHAR

2 .PRECISAR:
El segundo punto de la tcnica de las cinco P es PRECISAR. Esto significa que no hay que tratar de abarcar demasiado en una comunicacin de grupo. Ella tendr que ser limitada a unos 5, 10 a 15 minutos y por lo tanto no hay que abarcar muchas ideas. Si se habla sobre muchas cosas los trabajadores no las recordarn todas. PRECISAR es entonces CONCENTRARSE en: *UNA regla de Seguridad. *UN problema de orden y limpieza. *UN comportamiento incorrecto. *UN anlisis de accidente. *UN problema con herramientas. *UN equipo de proteccin personal.

3 .PERSONALIZAR:
El tercer punto es PERSONALIZAR. Esto significa que hay que establecer una comunicacin directa con los trabajadores, despertarles el inters, atraerlos, lograr que el tema sea importante para ellos.

4 .PRESENTAR:
El cuarto punto es PRESENTAR, este tiene por objeto crear una representacin mental clara en los trabajadores para que exista una comunicacin efectiva. Las presentaciones debern ser visuales, verbales, usando una combinacin de: *MODELOS *HERRAMIENTAS *MUESTRAS *DIBUJOS *FOLLETOS *CARTELES *EQUIPOS *ILUSTRACIONES *DEMOSTRACIONES

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5 .PRESCRIBIR:
El quinto y ltimo punto de las cinco P es PRESCRIBIR. Al terminar una comunicacin de grupo hay que responder a las preguntas que los trabajadores siempre tienen en la mente...Qu quieren que haga?. CON EL OBJETO QUE SUS COMUNICACIONES SEAN MAS EFECTIVAS UTILICE LA TECNICA DE LAS CINCO P.

TECNICA PARA LA COMUNICACION PERSONAL

En todas las empresas hay necesidad de instruir en el trabajo. Esta necesidad es creada, como ya se ha dicho, por contratacin de personal nuevo, ascensos, traslados, modificacin de procesos, introduccin de nuevos productos, cambios en los mtodos de produccin, etc. La instruccin en el trabajo se requiere tambin para corregir deficiencias sobre aspectos puntuales, en trabajadores que en otros aspectos son capaces, mejorando as, su eficiencia y rendimiento. A continuacin vamos a ver un mtodo de instruccin conocido con el nombre de los cuatro pasos. No es ms ni menos que la aplicacin del sentido comn, el que consiste en recomendaciones lgicas y ordenadas que persiguen proporcionar una buena instruccin. A continuacin se muestran las etapas de este mtodo.

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METODO DE LOS CUATRO PASOS

Este mtodo es de gran utilidad para instruir a un trabajador, ya que es de fcil aplicacin y se basa en la vinculacin estrecha entre teora y prctica. Se puede utilizar para ensear cualquier trabajo en el medio industrial, para lo cual el supervisor debe utilizar cada una de las etapas del mtodo. Primer paso: el instructor explica y ejecuta el trabajo, tratando de: 1. Motivar al alumno para que se interese por lo que se le va a ensear. 2. Explicar cada una de las etapas de la operacin con el mximo de detalle. 3. Ejecutar la operacin lentamente. 4. Destacar los puntos claves, explicando el por qu y cmo. 5. Hacer notar los riesgos que implica la operacin y las medidas preventivas y as dar cumplimiento al precepto legal del Derecho a saber (informacin que debe entregarse al ingresar un trabajador a la empresa).

Aspectos que debe considerar el instructor: Usar un vocabulario adecuado, es decir, que sea comprensible para el alumno. Si introduce un trmino nuevo, explicarlo. Pronunciar bien las palabras. Recurrir a las experiencias del alumno. Ubicarse en una posicin tal, que el alumno pueda verlo y orlo. Establecer relaciones entre las partes de la operacin y el todo. Reforzar la enseanza mediante repeticiones, preguntas, etc.

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Segundo paso: El alumno explica y el instructor ejecuta. El hecho de que el alumno explique, permite al instructor corregir errores y al mismo tiempo prevenir accidentes, ya que el alumno no toma contacto con la operacin y por lo tanto con mquinas. El objetivo de este segundo paso es verificar lo que el alumno ha aprendido. Tercer paso: El alumno ejecuta la operacin. La importancia de este paso reside en que el instructor puede observar en la prctica si el alumno ha aprendido o no; puede reforzar los puntos dbiles y aclarar posibles dudas. Cuarto paso: El alumno practica. En esta fase, el alumno todava est con el instructor, esto a fin de tener mayor seguridad y evitar accidentes. El seguimiento del alumno permite saber si el proceso de enseanza-aprendizaje ha sido efectivo o no. En esta fase es conveniente hacer preguntas al alumno para: Ver si hay necesidad de repetir las explicaciones. Comparar los rendimientos. Saber cual es la real habilidad del alumno.

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COMUNICACION Y MEDIOS DIDACTICOS

La comunicacin desempea un papel fundamental en el proceso de enseanzaaprendizaje, ya que ella permite la comprensin de la teora, principios o hechos. Los medios didcticos no sustituyen al profesor, sino que contribuyen a mejorar la comunicacin y por lo tanto la tarea docente, debiendo en consecuencia utilizarse cuando se trate de mejorar la comprensin de la palabra escrita o hablada. Aspectos a considerar en la utilizacin del medio didctico: Caractersticas del grupo a instruir. Objetivos del medio. Forma de utilizarlo. Preparacin del lugar donde se va a utilizar. Analizar el material con los participantes.

Algunos medios didcticos y su uso: El pizarrn: Planear previamente el contenido. Usar letra grande y legible. No recargarlo con detalles. No dar la espalda a los asistentes.

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La pelcula y/o el Vdeo: Usarla de acuerdo con el objetivo y contenido de la materia a exponer. Verla previamente. Usarla en el momento adecuado. Analizarla en conjunto con los participantes. Preparar preguntas motivadoras y darlas a conocer durante su exhibicin.

Diapositivas: Deben responder al objetivo y texto de la leccin. Revselas previamente y ordnelas. Utilcelas en cantidad adecuada. Analcelas en conjunto con los participantes.

El rotafolio: Es un conjunto de hojas, que pueden girarse para mostrar una figura o un contenido. Se debe: Usar letras grandes y legibles. Anotar slo aspectos fundamentales, no todo el contenido de la materia. Combinar colores. Prescindir de el, para grupos grandes.

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Transparencias: Usar letras maysculas al inicio de una oracin o frase, en lo posible se debe evitar escribir el resto del texto con maysculas. Utilizar colores. Escribir un mximo de seis palabras por lnea. Escribir un mximo de seis lneas. El contenido debera ser comprendido en una primera lectura. En lo posible se debe evitar mantener encendido permanentemente el retroproyector. Tcnicas de Presentacin: Quien tenga la responsabilidad de hablar en pblico en una charla,discurso,clase, etc. deber considerar algunos aspectos tales como: La Relajacin: El Temor: la persona se turba, pierde la nocin de sus ideas, se angustia, cree hacer el ridculo en pblico. Para controlarla debe: Combatir los sntomas fsicos, mediante respiracin abdominal. Pelear contra el bloqueo inesperado, intentando colocar la mente en blanco. Efectuar una autoformacin con frases, tales como: - me ir bien, - el tema lo domino, - usar pausas.

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Lenguaje: Eliminar los eeeeh... Utilizar adecuadamente los silencios o pausas. Respetar la puntuacin. Respirar, oportuna y normalmente. Conocer su propio ritmo Expresin: termine completamente cada frase, favorece la comprensin.

La Diccin: Articulacin: preocpese de modular y pronunciar adecuadamente, escchese grabando parte de su intervencin en una grabadora o filmadora. La voz: Usar un volumen apropiado. Utilizar una altura adecuada. Adecuar un timbre que corresponda. Los Gestos: Cudese de utilizar gestos que distraigan a los presentes. Preocuparse del atuendo. No permanecer mucho tiempo esttico. No permanecer mucho tiempo sentado. No dar la impresin de estar clavado. Multiplicar los gestos espontneos. Manifestarse conciente de gestos y palabras. Liberar el cuerpo para as, liberar el espritu. No manipular distraidamente objetos, tales como: lpices, punteros, etc. Tratar de identificar visualmente a los participantes. Meterse en la piel de un actor.

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La Mirada: Darse cuenta de la actitud de los oyentes, esa informacin es su retroalimentacin. Comprender las preguntas silenciosas. Movilizar la atencin. Intercambiar miradas con la mayor parte de los participantes. Mirar a los ojos. La lectura: al leer, existe el peligro de olvidarse de su auditorio. Mirar el texto y mirar en forma alternativa al pblico. Saber respirar. Salir a escena con gran confianza en s mismo. Hacerse comprender colocando el nfasis en los aspectos ms importantes del texto. Adquirir reflejos al leer, mirar y gesticular. La Improvisacin: es un arte que se mejora con el ejercicio. Vencer el miedo a los silencios. Luchar contra los bloqueos psicolgicos. No hablar sino de lo que se conoce. No salirse del tema. Liberarse fsicamente mediante respiracin adecuada. Usar notas en las cuales aparezcan slo ideas. Usar medios audiovisuales.

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