Portaria de Gesto de Documentos n.

684/2006 Manual de Instrues para a sua aplicao

Lisboa, 2006

NDICE
PREMBULO .................................................................................................... 3 1. O QUE UMA PORTARIA DE GESTO DE DOCUMENTOS..................... 4
1.1 Elementos constitutivos da Portaria de Gesto de Documentos.......................................................4 1.2. Funes da Portaria de Gesto de Documentos................................................................................4 1.3 Vantagens de uma Portaria de Gesto de Documentos.....................................................................5

2. CONCEITOS E TEORIAS ARQUIVSTICAS................................................. 6

2.1. Documentos administrativos e documentos de arquivo ...................................................................6 2.2. Os documentos e o seu valor...............................................................................................................6 2.3. A Teoria das Trs Idades ....................................................................................................................8 2.4. Localizao dos arquivos segundo a Teoria das trs Idades............................................................9 2.5 Conservao Preventiva.....................................................................................................................10

3. INSTRUES.............................................................................................. 12
3.1. Instrues para a aplicao da Tabela de Seleco ........................................................................12 3.2. Instrues para remessa de documentos para o Arquivos Intermdio.........................................19 3.3. Instrues para a eliminao de documentos de arquivo...............................................................21

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 23 CONTACTOS................................................................................................... 24 NDICE REMISSIVO ........................................................................................ 25 ANEXO 1 PORTARIA DE GESTO DE DOCUMENTOS N ................... 26

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Arquivo Histrico

Prembulo

PREMBULO
A publicao da Portaria n vem revogar a Portaria n33/99, de 20 de Janeiro e substitu-la. Com efeito, as recentes e vrias alteraes feitas lei orgnica da SecretariaGeral tornaram este diploma muito desactualizado e impunham a sua reviso. O presente Manual pretende auxiliar as unidades orgnicas da Secretaria-Geral na aplicao da Portaria de Gesto de Documentos, elaborada para a gesto dos seus arquivos. O seu contedo organiza-se em torno de trs grandes captulos. No primeiro captulo, procede-se apresentao do que uma Portaria de Gesto de Documentos, apresentando os seus vrios elementos constitutivos, as suas principais funes e, finalmente, as vantagens que decorrem da sua aplicao. O segundo captulo procura proporcionar aos utilizadores deste Manual um entendimento claro no s da terminologia de que faz uso a Portaria mas tambm dos conceitos que lhes esto associados. Finalmente, o terceiro captulo constitudo por um conjunto de instrues e sugestes que pretendem facilitar o cumprimento das disposies previstas na Portaria.

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O que uma Portaria de Gesto de Documentos

1. O que uma Portaria de Gesto de Documentos 1.1 Elementos constitutivos da Portaria de Gesto de Documentos
A Portaria de Gesto de Documentos constituda por um: Regulamento de Conservao Arquivstica do qual consta: Uma Tabela de Seleco Um modelo de Auto de Entrega Um modelo de Guia de Remessa de Documentos Um modelo de Auto de Eliminao

1.2. Funes da Portaria de Gesto de Documentos

um diploma legal, publicado no Dirio da Repblica, que regulamenta: Os prazos de conservao de todos os documentos produzidos e recebidos por um organismo; Os procedimentos para a eliminao dos documentos sem valor nem para a Instituio produtora nem para a Memria Colectiva; Os procedimentos para a remessa de documentos para o Arquivo Intermdio e para o Arquivo Histrico.

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1.3 Vantagens de uma Portaria de Gesto de Documentos

A aplicao da Portaria de Gesto de Documentos traz muitos benefcios: Evita a acumulao de documentos sem interesse administrativo ou histrico, ou seja, reduz a massa documental e liberta espao fsico nos servios que os produzem. Agiliza a recuperao de informao. Ao dispor mais facilmente das informaes necessrias ao seu funcionamento, as unidades orgnicas iro ganhar mais eficincia na prestao de servios aos utilizadores internos e aos cidados. Garante a preservao de documentos com interesse nacional e cria condies para que seja exercido o Direito Memria preservando documentos com interesse para a Histria da Instituio.

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Conceitos e teorias arquivsticas

2. Conceitos e teorias arquivsticas 2.1. Documentos administrativos e documentos de arquivo

Entidade produtora

Os actividades produzidos

documentos das e recebidos

nascem para

das So fins

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organizaes.

administrativos, cientficos, fiscais, tcnicos, contabilsticos, etc.. Podem ser considerados como

Actividades (Atribuies e competncias)

documentos de arquivo logo aps a sua criao, por conterem um conjunto de dados e informaes que constituem a prova de uma actividade situada no tempo e no espao.

Documentos de arquivo Produzidos Recebidos Para fins administrativos, fiscais, contabilsticos, tcnicos

2.2. Os documentos e o seu valor

Os documentos tm um valor primrio, valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam direitos e obrigaes e so garantia e fundamento de actos, factos, acontecimentos. O valor primrio tambm chamado valor administrativo ou valor probatrio. Os documentos tm tambm um valor secundrio ou valor histrico, nomeadamente os que detenham especial valor informativo.

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Deste ponto de vista, so especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, podem vir a constituir o testemunho histrico do funcionamento da entidade produtora e/ou fornecem dados e informaes sobre pessoas, organizaes, locais ou assuntos.

Figura 1 Os documentos e o seu valor de prova

Figura 2- Documentos de arquivo

Figura 3 Os documentos e o seu valor secundrio valorizado pela investigao histrica

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2.3. A Teoria das Trs Idades

Os documentos tm um ciclo de vida que evolui em trs idades ou fases: fase activa, fase semi-activa e fase inactiva. Em cada uma delas, os documentos assumem funes diferentes. A frequncia da sua utilizao administrativa decresce e o seu valor transforma-se. Fase activa Primeira idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento utilizado de uma forma regular pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais, legais Nesta fase, os documentos esto arquivados em pastas colocadas em armrios junto s secretrias de trabalho dos funcionrios e constituem os arquivos correntes ou de gesto, da entidade produtora. Fase semi-activa Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento de arquivo j no de utilizao corrente.Pelo contrrio, a sua utilizao tornou-se mais ocasional. Mas por causa do seu carcter administrativo e da sua utilidade enquanto prova das aces em curso, deve permanecer relativamente prximo dos servios produtores. Nesta fase, os documentos esto no Arquivo Intermdio ou Arquivo Geral. Fase inactiva Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou de ter utilidade para a entidade produtora. Mas tem valor histrico: passa a constituir-se como fonte de conhecimento histrico. Nesta fase, os documentos encontram-se no Arquivo Histrico, vulgarmente chamado Arquivo Morto. Os documentos com valor secundrio, arquivados em fase inactiva, podem sempre ser solicitados para servir de prova aquando da reabertura de processos.

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2.4. Localizao dos arquivos segundo a Teoria das trs Idades

A cada fase do ciclo de vida dos documentos, correspondem diferentes depsitos de armazenamento dos documentos de arquivo. Os Arquivos Correntes encontram-se produtores. So constitudos por arquivada em pastas, arrumadas em gabinetes dos vrios servios da nos estantes Secretaria-Geral. servios documentao nos

Os documentos que j no so de uso corrente podem ser arrumados em espaos mais afastados dos servios produtores, no Arquivo Intermdio, tambm chamado Arquivo Geral.

Finalmente, os documentos que deixaram de ter actualidade para os servios administrativos da entidade produtora mas que podem transformar-se em fontes para a investigao histrica, devem ser conservados noutro local de depsito, a que se chama Arquivo Histrico.

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Ateno Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo Histrico incorrectamente considerado mortoouinactivo.

2.5 Conservao Preventiva

Para que os documentos cheguem em boas condies de conservao ao Arquivo Histrico, devem ser observadas algumas medidas de conservao preventiva durante a produo dos documentos e a sua arrumao em Arquivos Correntes. Recomenda-se: No dobrar o papel No expor os documentos luz solar No rabiscar os documentos Evitar o uso de fita adesiva Evitar utilizar materiais oxidantes, em excesso (clips, agrafos, grampos, etc.) No perfurar os documentos desnecessariamente Manter as mos sempre limpas No comer e beber junto dos documentos Ter cuidado ao transportar os documentos No apoiar os cotovelos sobre os documentos No salivar os dedos para folhear os documentos Evitar deixar fitas de cassete ou de vdeo, disquetes e CD-Rom, prximos de campos magnticos.

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Quadro sinptico
Relao entre as vrias fases do ciclo de vida dos documentos, o arquivo em que se encontram, a sua frequncia de utilizao e os motivos de utilizao. IDADE Fase activa ARQUIVO Corrente FREQUNCIA DE UTILIZAO Muita UTILIDADE Necessrios para desempenhar atribuies, competncias e aces em curso Necessrios para consulta espordica e verificao de direitos Preservao da Memria para investigao histrica

Fase semi-activa

Intermdio

Pouca

Fase definitiva

Histrico

Rara

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3. Instrues 3.1. Instrues para a aplicao da Tabela de Seleco Definio

A Tabela de Seleco faz a relao de todos os grandes conjuntos de documentos, ou sries documentais, produzidos e recebidos pela Secretaria-Geral com a indicao dos prazos de conservao na fase activa e na fase semi-activa e com a indicao dos que so de conservao permanente e dos que podem ser eliminados.

Significado dos vrios campos que compem a Tabela de Seleco

A Tabela de Seleco constituda por 6 campos principais: 1. Nmero de referncia Este campo indica o nmero de ordem atribudo a cada uma das sries documentais. A indicao desta referncia obrigatria no preenchimento de Guias de Remessa e de Autos de Eliminao. 2. rea temtico-funcional Designa a rea de actividade em que foi produzida cada uma das sries documentais, baseando-se nas principais atribuies e competncias das estruturas orgnica-funcionais dos servios da Secretaria-Geral. 3. Srie Serve para designar as sries documentais identificadas no decorrer das sesses de trabalho efectuadas em cada servio produtor da Secretaria-Geral. Nalguns casos, verificar-se-o alteraes s designaes at agora utilizadas nas lombadas das pastas de arquivo. Com efeito, procedeu-se a uma uniformizao da terminologia e procurou-se utilizar a terminologia prpria a cada sector de actividade.

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Exemplos de uniformizao da terminologia: Preferiu-se adoptar para todos os servios a palavra correspondncia em vez de processos como se verificou nalguns servios tal como se preferiu adoptar a designao de Registo de correspondncia em vez de Sinopses . Exemplos da utilizao de termos especializados: Folhas adicionais de processamento em vez de Folhas manuais de pagamento ; Requisies de bens de consumo em vez de Requisies de bens de consumo corrente, etc.

4. Prazos de conservao Indica o perodo de tempo, geralmente em anos, durante o qual os documentos devem ser guardados pelo organismo produtor, por imperativos legais, financeiros, fiscais, tcnicos ou outros. O campo relativo aos prazos de conservao subdivide-se em dois sub-campos: Prazo de conservao em fase activa: perodo de tempo durante o qual os documentos devem ser conservados junto do servio que os produziu quer por ainda no ter terminado o seu prazo de prescrio, quer pela frequncia com que ainda so utilizados.

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Findos os prazos de conservao em fase activa, as sries documentais devem ser transferidas para o arquivo intermdio. Prazo de conservao em fase semi-activa: perodo de tempo, fixado em anos, durante o qual os documentos devem ser conservados em arquivo intermdio por s ocasionalmente serem utilizados. s vezes, para determinadas sries documentais, difcil determinar em nmero de anos o tempo em que preciso guard-las em fase activa e em fase semi-activa. Para estes casos constam indicaes mais genricas abaixo descriminadas e explicitadas. "Enquanto vigorar" Para as sries n11 (Despachos) e n12 (Circulares), por exemplo, no existe nenhuma legislao que fixe uma periodicidade para proceder sua reviso/alterao. Esta alterao surge em funo de critrios e situaes espontneas prprias vida interna da Secretaria-Geral. Assim, impossvel determinar o seu prazo de conservao em anos para a sua fase activa. A SecretariaGeral deve guardar em fase activa estas sries documentais durante o perodo de tempo em que continua a ser actualizada e utilizada, ou seja, enquanto vigorar. "Enquanto til" Para as sries tais como a referncia n3 (Processo de acompanhamento da Reforma da Administrao Pblica) ou a referncia n47 (Boletins de identificao de fornecedores) cuja finalizao ou actualizao tambm imprevisvel, so os respectivos servios produtores que devem averiguar o tempo de conservao, devendo guard-los todo o tempo que lhes so utis para desempenhar as suas funes. "Aps o encerramento do livro " Para os documentos registados em livros, tambm difcil estabelecer um prazo de conservao uniforme para todas as unidades orgnicas da Secretaria-Geral. Com efeito, conforme a dimenso da unidade orgnica e o volume das suas actividades, o "Livro" pode ser totalmente preenchido mais ou menos rapidamente ou servir

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durante mais do que um ano, por preocupao de rentabilizao dos recursos de consumo corrente. Por isso, devem ser conservados em fase activa at ao seu total preenchimento. So exemplos desta situao as seguintes sries: Requisies de bens de consumo e Livros de protocolo de correspondncia.

Em actualizao permanente A frequncia da utilizao de determinadas sries documentais no permite que lhes sejam atribudos prazos de conservao em anos. Estes documentos tm que permanecer junto dos servios produtores devido ao seu estatuto de referncia para o desenvolvimento das actividades para que foram criados e devido s alteraes frequentes a que esto sujeitos. Exemplos: Ficheiro de inventrio (srie com a ref. n77); Mapas de inventrio (srie com a ref. n78). 5. Destino final Indica para cada uma das sries documentais identificadas o destino final que lhe foi atribudo: Conservao Permanente Global (C), Conservao Permanente Parcial (CP) ou Eliminao (E). 6. Observaes Serve para colocar a informao correspondante s notas de rodap utilizadas no campo 5 do Destino Final, quando este de Conservao Permanente Parcial (CP) ou de Eliminao (E), nomeadamente. Estas notas de rodap contm esclarecimentos complementares e necessrios correcta aplicao da Tabela de Seleco. Conservar uma coleco Algumas sries documentais que se encontram arquivadas em vrios exemplares nos diferentes servios da Secretaria-Geral, tm como destino final o de Conservao Permanente Parcial (CP) com a seguinte indicao Conservar uma coleco, devendo para cada uma delas conservar-se apenas um exemplar de cada documento. Encontram-se nesta situao as seguintes sries: Despachos (ref. n 11, n111); Manuais de procedimentos (ref. n248); Publicaes produzidas na

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unidade orgnica (ref. n297); Manuais-documentao tcnica e pedaggica (ref. n241) e Manuais de procedimentos (ref. n248); Catlogos de materiais e amostras (ref. n342). Ainda relativamente srie dos Despachos, cada servio que procede ao seu arquivamento, dever fazer um registo dos mesmos segundo o modelo abaixo proposto. Este registo dever ser arquivado como pgina de rosto na mesma pasta, em que estes forem arrumados.

Registo de Despachos N de despacho

Data

Provenincia/Autoria

Assunto

Informao recupervel na srie n Geralmente, as sries documentais cujo destino final de eliminao contm, tambm em nota de rodap, a referncia a outras sries documentais nas quais a mesma informao pode ser recuperada. Conservar os memorandos sujeitos a despacho Na Secretaria-Geral existem duas tipologias documentais com a mesma designao mas cujo valor informativo muito diferente. Trata-se dos memorandos. Memorando 1: participao de uma ocorrncia ou aviso por escrito; Memorando 2: Nota interna sobre o estado de uma questo.

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Os memorandos 1 tm valor informativo pouco relevante para a Secretaria-Geral e podem ser eliminados. Os memorandos 2, sujeitos a despacho, tm pelo contrrio valor informativo muito relevante e devem ser conservados. Algumas sries documentais de Conservao Permanente Parcial (CP) tm notas de rodap para descriminar os documentos a conservar e/ou a eliminar. Pois nem toda a documentao de uma mesma srie documental tem valor histrico que justifique a sua conservao em Arquivo Histrico na ntegra. Neste caso, encontra-se por exemplo a srie n9 Actas de reunies, pelo que as convocatrias e as ordens de trabalho podem ser eleminadas. Recorreu-se a uma nota de rodap para dar indicao do procedimento a usar quanto ao arquivamento dos Processos de mudana de ndice e de escalo (ref. n127) na sua fase definitiva devendo os mesmos ser arrumados juntos aos Processos individuais (ref. n126).

rea de aplicao
A Tabela de Seleco aplica-se aos documentos dos arquivos correntes e intermdios da Secretaria-Geral, independentemente do seu suporte. A Tabela de Seleco no se pode aplicar aos documentos com mais de dez anos e que se encontram ainda nos arquivos correntes e/ou intermdios. Estes documentos mais antigos devem ser remetidos para o Arquivo Geral que proceder a sua avaliao.

Esclarecimentos

A Tabela de Seleco no um plano de classificao embora possa dar orientaes aos servios quanto arrumao dos seus documentos.

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A tabela de seleco no contm nenhuma indicao sobre legislao, normas e outra documentao de referncia (boletins e revistas de especialidade, listas de mdicos credenciados pela ADSE, por exemplo ) porque no constituem documentao de arquivo - com efeito, no so documentos originais (na medida em que so objecto de publicao) embora coexistam ao lado dos arquivos correntes dos servios produtores. Os diversos servios devem guardar este tipo de documentos todo o tempo que considerem til para o desempenho das suas funes. Mais se informa que estes conjuntos de documentos no devem ser enviados para o Arquivo Geral. Podem ser directamente eliminados nos servios ou entregues nos papeles ou ainda, serem objecto de oferta a servios carenciados (no caso de se tratar de boletins ou revistas, por exemplo). Aquando do levantamento das sries documentais nos diversos servios da Secretaria-Geral verificou-se a existncia de sries documentais constitudas por documentos duplicados e repetidos tais como: Justificao de faltas; Mapas de frias; Documentao relativa formao de pessoal ; Listas com nmeros de identificao bancria e fiscal de funcionrios do servio. Estas sries documentais no constam da Tabela de Seleco para no multiplicar em excesso as referncias. Os servios podem continuar a arquivar estes documentos porque permitem controlar as actividades a que dizem respeito e facilita o acesso informao. No entanto, e devido sua qualificao de exemplar secundrio (cpia), estas sries documentais so de eliminao, devendo ser remetidas para o Arquivo Geral, responsvel pela sua adequada destruio. Para promover a no impresso e a duplicao de documentao, aconselha-se a conservar os documentos no seu suporte original (suporte informtico) e proceder com regularidade s cpias de segurana. Por "correspondncia" entende-se o seu sentido mais lato. Inclui qualquer forma de comunicao escrita, trocada entre pessoas singulares e/ou colectivas, recebida e expedida, independentemente do seu formato e suporte (ofcios, informaes, faxes, emails, telegramas, etc).

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3.2. Instrues para remessa de documentos para o Arquivos Intermdio Procedimentos a observar
Formulrios Cada transferncia de documentos para o Arquivo Geral deve ser efectuada mediante o preenchimento de uma Guia de Remessa. A Guia de Remessa permite identificar, atravs da sua descrio, as sries documentais transferidas de um depsito para outro. O seu preenchimento obrigatrio todas as vezes que h remessas de documentos mesmo quando essas se destinam a depsitos de arquivo do organismo produtor. Alm de servir identificao de documentos transferidos, serve tambm de instrumento de controlo e de localizao de documentos. Estes impressos devem ser preenchidos em duplicado, sendo um exemplar conservado pelo servio que remete e outro guardado pelo servio que recebe. Contactos Antes de proceder a transferncias de documentos para o Arquivo Geral, os servios produtores devem contactar o Arquivo Geral para, em conjunto e com antecedncia, acordar uma data para efectuar a operao. Neste primeiro contacto, importante que os servios produtores informem o Arquivo Geral do volume da documentao a transferir, isto , indiquem o nmero de pastas e os metros lineares que a documentao ocupa. Preparao da documentao A documentao a transferir para o Arquivo Geral dever ser acondicionada em pastas devidamente identifacadas com os seguintes elementos: nome da unidade orgnica ou servio, designao da rea temtico-funcional, nome da srie, ano, indicao do ano em que dever ser eliminado ou indicao do ano em que dever integrar o Arquivo Histrico.

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Exemplos de elementos informativos a constar nas lombadas das pastas ou caixas Servio: Diviso de Administrao Financeira e Patrimonial rea: Recursos Financeiros Srie: Contas de Gerncia Ano: 2003 Data de remessa para o Arquivo Intermdio: 2005 (Esta documentao ser entregada no Arquivo Histrico em 2013).

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Servio: Diviso de Administrao Financeira e Patrimonial rea: Recursos Financeiros Srie: Comunicao do valor das rendas de casa do Estado Direco-Geral do Patrimnio Ano: 2005 Data de eliminao.: 2008 Recomenda-se que os servios produtores, aquando da transferncia de documentos, procedam separao das sries documentais de eliminao das de conservao permanente.

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3.3. Instrues para a eliminao de documentos de arquivo

Quem Compete ao Arquivo Geral organizar e coordenar toda e qualquer eliminao de documentos produzidos e recebidos pelos diferentes servios da SG. Que documentos Os documentos a eliminar so aqueles que so indicados na Tabela de Seleco da Portaria e assinalados com E (Eliminao). Os casos omissos devero ser assinalados Chefe de Diviso de Documentao e Patrimnio Cultural que dever apresentar um relatrio ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, no qual refere os documentos que quer eliminar e a fundamentao para a eliminao dos mesmos. Como A eliminao deve ser feita de modo que seja impossvel a reconstituio dos documentos. A escolha do processo de eliminao deve obedecer a normas relativas confidencialidade e racionalidade. Quando A eliminao das sries documentais sem valor histrico deve ser feita logo que prescrevam os prazos de conservao em fase semi-activa, isto , quando os documentos j se encontram no Arquivo Intermdio ou Arquivo Geral. Procedimentos a observar Aquando da eliminao dos documentos, obrigatrio o preenchimento de um Auto de Eliminao, em duplicado, de cuja operao far prova. Do Auto de Eliminao, deve constar: a identificao do servio que procede eliminao a data de eliminao e o local o processo de eliminao utilizado a referncia do diploma legal que autoriza a eliminao

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a relao das sries documentais a eliminar as assinaturas dos responsveis pelo arquivo e pelo organismo (Nomear).

Um exemplar do Auto de Eliminao deve ficar arquivado na Diviso de Documentao e Patrimnio Cultural da Secretaria-Geral. Outro exemplar deve ser enviado ao Servio dos Arquivos Intermdios do IAN/TT.

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Bibliografia

BIBLIOGRAFIA

Dicionrio de terminologia arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.

Manual para a gesto de documentos. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 1998.

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Contactos

CONTACTOS

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Interlocutoras Maria Elvira Evarista Maria Rosaria Rabaa Extenso 2110 ou 2157 Correio electrnico elvira.evaristo@sg.min-edu.pt mrosaria@sg.min-edu.pt

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Interlocutoras Fernanda Ano Bom Maria Jos Agostinho Franoise Le Cunff Extenso 2127 ou 2153 Correio electrnico fernanda.anobom@sg.min-edu.pt maria.agostinho@sg.min-edu.pt francoise.lecunff@sg.min-edu.pt

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ndice Remissivo

NDICE REMISSIVO

A arquivsticas...................................................... 6 Arquivo Geral.........................8, 9, 19, 21, 22, 24 Arquivo Histrico.............................. 4, 9, 10, 19 Arquivo Intermdio ... 8, 9, 24, Consulte Arquivo Geral Arquivo Morto ........ Consulte Arquivo Histrico arquivos correntes ................................. 8, 19, 20 Auto de Eliminao ............................... 4, 24, 25 Auto de Entrega ................................................ 4 C ciclo de vida............................................. 8, 9, 12 correspondncia .................................. 14, 16, 21 D Despachos ................................................. 17, 18 destino final ............................................... 17, 18 documentao de referncia............................. 20 F fase activa ........................................ 8, 13, 15, 16 fase inactiva ................................................... 8, 9 fase semi-activa................................ 8, 13, 15, 24 Formulrios ..................................................... 22 G Guia de Remessa de Documentos...................... 4 L legislao ................................................... 15, 20 M medidas de conservao preventiva.................. 11 memorandos.................................................... 18 N normas ...................................................... 20, 24 P prazos de conservao ..........4, 13, 15, 16, 17, 24 procedimentos ............................................. 4, 17 prova ................................................... 6, 8, 9, 24 R Regulamento de Conservao Arquivstica ......... 4 T Tabela de Seleco ..........4, 13, 14, 17, 19, 20, 24

terminologia ...........................................3, 14, 26 V valor administrativo..... Consulte valor probatrio valor histrico .................................... 7, 8, 19, 24 valor informativo .....18, Consulte valor histrico valor primrio ......... 6, Consulte valor probatrio valor probatrio .................................................6 valor secundrio .........9, Consulte valor histrico

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Anexo

Anexo 1

Portaria de Gesto de Documentos n 684/2006

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Anexo

Ministrios da Educao e da Cultura Portaria n 684/2006

A Portaria n33/99, de 20 de Janeiro, aprovou o Regulamento Arquivstico da Secretaria-Geral do Ministrio da Educao. As alteraes, entretanto, introduzidas na estrutura orgnica da Secretaria-Geral pelo Decreto Regulamentar n. 12/2004, de 28 de Abril, na sequncia da misso e competncias que lhe so atribudas pelo Decreto-Lei n. 208/2002, de 17 de Outubro, tornaram imperioso proceder reviso da referida Portaria. A Secretaria-Geral do Ministrio da Educao, semelhana da grande maioria dos servios da Administrao Pblica, tem vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentao de arquivo, gerador de custos e ineficincias que importa reduzir. A possibilidade de proceder eliminao de conjuntos documentais, sem qualquer valor patrimonial e com os prazos de conservao j prescritos, representa, para as vrias unidades orgnicas deste servio central e para os seus arquivos, inmeras vantagens, quer em termos de racionalizao dos procedimentos de gesto documental e de gesto de espaos, quer em termos de eficcia e de rentabilizao de meios. Por outro lado, permite a assuno mais objectiva das suas novas competncias na salvaguarda da documentao com valor histrico, cientfico, arquitectnico, pedaggico ou cultural e na sua divulgao. A presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliao, seleco e determinao dos prazos de conservao administrativa e a eliminao dos documentos produzidos pela Secretaria-Geral do Ministrio da Educao, bem como os procedimentos administrativos que lhes esto associados. Nestes termos, ao abrigo do disposto na alnea a) do n 1 do artigo 1 do Decreto-Lei n447/88, de 10 de Dezembro, e no n2 do artigo 2 do Decreto-Lei n121/92, de 2 de Julho: Manda o Governo, pelos Ministros da Educao e da Cultura, o seguinte: 1. aprovado o Regulamento Arquivstico da Secretaria-Geral do Ministrio da Educao, anexo presente portaria e da qual faz parte integrante. 2. revogada a Portaria n33/99, de 20 de Janeiro. 3. A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicao.

Em de de 2006.

A Ministra da Educao

A Ministra da Cultura

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Anexo

Regulamento de Conservao Arquivstica da Secretaria-Geral do Ministrio da Educao

Artigo 1. mbito de aplicao O presente regulamento aplicvel documentao produzida e recebida pela Secretaria-Geral do Ministrio da Educao no mbito das suas atribuies e competncias.

Artigo 2. Avaliao 1- O processo de avaliao dos documentos dos arquivos da Secretaria-Geral do Ministrio da Educao tem por objectivo a determinao do seu valor para efeitos da respectiva conservao permanente ou eliminao, findos os respectivos prazos de conservao em fase activa e semi-activa. 2- da responsabilidade da Secretaria-Geral do Ministrio da Educao a atribuio dos prazos de conservao dos documentos em fase activa e semi-activa. 3- Os prazos de conservao so os que constam da Tabela de Seleco, anexo I do presente Regulamento. Os referidos prazos de conservao so contados a partir da data final dos procedimentos administrativos. 4- Sempre que uma srie no estiver prevista numa determinada actividade, aplicam-se por analogia, as orientaes estabelecidas para as sries homlogas constantes da tabela de seleco. 5- Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinao do destino final dos documentos, sob proposta da SecretariaGeral do Ministrio da Educao.

Artigo 3. Seleco 1- A seleco dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela Secretaria-Geral do Ministrio da Educao, de acordo com as orientaes estabelecidas na tabela de seleco.
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Anexo

2- Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivstico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituio seja previamente autorizada nos termos do n2 do artigo 10.

Artigo 4. Tabela de seleco 1- A tabela de seleco consigna e sintetiza as disposies relativas avaliao documental. 2- A tabela de seleco deve ser submetida a revises, com vista sua adequao s alteraes da produo documental. 3- Para efeitos do disposto no n2, deve a Secretaria-Geral do Ministrio da Educao obter parecer favorvel do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da poltica arquivstica nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5. Remessas para arquivo intermdio 1- Findos os prazos de conservao em fase activa, a documentao com reduzidas taxas de utilizao, dever, de acordo com o estipulado na tabela de seleco, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermdio. 2- As remessas dos documentos para arquivo intermdio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada uma das unidades orgnicas da Secretaria-Geral do Ministrio da Educao vier a determinar.

Artigo 6. Remessas para arquivo definitivo 1- Os documentos e/ou a informao cujo valor arquivstico justifiquem a sua conservao permanente, de acordo com a tabela de seleco, devero ser remetidos para arquivo definitivo aps o cumprimento dos respectivos prazos de conservao. 2- As remessas no podem pr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

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Anexo

Artigo 7. Formalidades das remessas 1- As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5 e 6 devem obedecer s seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a ttulo de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada identificao e controlo da documentao remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa ser feita em triplicado, ficando o original no servio destinatrio, sendo o duplicado devolvido ao servio de origem; d) O triplicado ser provisoriamente utilizado no arquivo intermdio ou definitivo como instrumento de descrio documental, aps ter sido conferido e completado com as referncias topogrficas e demais informao pertinente, s podendo ser eliminado aps a elaborao do respectivo inventrio. 2- Os modelos referidos nas alneas anteriores so os que constam do anexo II ao presente Regulamento.

Artigo 8. Eliminao de documentos 1- A eliminao dos documentos aos quais no for reconhecido valor arquivstico, no se justificando a sua conservao permanente, deve ser efectuada logo aps o cumprimento dos respectivos prazos de conservao fixados na tabela de seleco. A sua eliminao poder, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposies do artigo 10. 2- Sem embargo da definio dos prazos mnimos de conservao estabelecidos na Tabela de Avaliao e Seleco, as instituies podem conservar por prazos mais dilatados, a ttulo permanente ou temporrio, global ou parcialmente, as sries documentais que entenderem, desde que no prejudique o bom funcionamento dos servios. 3- A eliminao dos documentos que no estejam mencionados na tabela de seleco carece de autorizao expressa no IAN/TT. 4- A eliminao dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivstico (conservao permanente) s poder ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposies do artigo 10. 5- A deciso sobre o processo de eliminao deve atender a critrios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

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Anexo

Artigo 9. Formalidades da eliminao 1- As eliminaes dos documentos mencionados no artigo 8 devem obedecer s seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de eliminao que far prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminao deve ser assinado pelo dirigente do servio ou organismo em causa, bem como pelo responsvel do arquivo; c) O referido auto ser feito em duplicado, ficando o original no servio que procede eliminao, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento. 2- O modelo consta do anexo III ao presente regulamento.

Artigo 10. Substituio do suporte

1- A substituio do suporte dos documentos permitida desde que seja garantida a sua preservao, segurana, autenticidade, durabilidade e consulta, nos termos legais. 2- A substituio do suporte dos documentos a que alude o n2 do artigo 3 do presente Regulamento s pode ser efectuada mediante parecer favorvel do IAN/TT, nos termos do n2 do artigo 5 do Decreto-Lei n121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11. Acessibilidade e comunicabilidade 1- O acesso e comunicabilidade dos arquivos da Secretaria-Geral do Ministrio da Educao, atender a critrios de confidencialidade da informao, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12. Fiscalizao 1- Compete ao IAN/TT a inspeco sobre a execuo do disposto na presente Portaria.

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Anexo 1 Tabela de Seleco

Prazos de Conservao Srie Documentos preparatrios elaborao de diplomas legais Estudos preparatrios para a Sociedade de Informao e o Governo Electrnico Processo de acompanhamento da Reforma da Administrao Pblica Estudos preparatrios para a criao dos quadros privativos do M.E. Documentao relativa Comisso de Reviso dos Institutos Pblicos Processos de candidatura a projectos de financiamento Planos e relatrios de actividades Processo relativo a greves Actas de reunies Registo dos despachos enviados ao CIREP Despachos Circulares Guias de remessa de documentao Requisies de bens de consumo (duplicados) Registo da correspondncia recebida Correspondncia recebida
Fase activa Fase semi-activa

N de ref. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

rea temticofuncional Administrao e Gesto

Destino Final

Observaes
(1)

3(1)
(2)

2 5 2 5 3 2 2 2 1 2 2

C C C C C C C E (4) CP (5) E CP (7) CP (7) E (8) E C C

Aps publicao Enquanto til

(2)

(2)

5 3(3) 5 2 3 3 3
(6) (6)

(3)

Aps reviso

(4)

Informao recupervel na Secretaria de Estado da Administrao Pblica. Eliminar as convocatrias e as ordens de trabalho.

(5)

Enquanto vigorar; (7) Conservar uma coleco de originais.

(8)

(6)

2 1(9) 3 3

Informao recupervel na srie n312. Aps o encerramento do livro.

(9)

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17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 Assuntos Jurdicos

Registo da correspondncia expedida Copiador de correspondncia expedida Protocolo da correspondncia Processos de contencioso administrativo Processos nas instncias jurisdicionais no administrativas Processos de impugnao administrativa Projectos de diplomas Estudos jurdicos Processos de averiguaes, disciplinares e de inqurito Autos de aposentao, acidentes de trabalho e acidentes de viao Registo e depsito dos estatutos das associaes de estudantes do ensino no superior Memorandos de envio de estatutos de associao de alunos Registo e depsitos dos estatutos das associaes de pais Memorandos de envio de estatutos de associao de pais Informaes e pareceres (duplicados) Minutas de contratos Memorandos: assuntos gerais

3 3 3 5 5 5 5(1) 3 1(12) 1(12) 3 3 3 3 3 3 3

2 2 2 5 5 5 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

E (10) E (11) E C C C C C C C C C C C C E (13) E (13)

(10)

Informao recupervel na srie n208. Informao recupervel na srie n209.

(11)

(12)

Aps concluso do processo.

(13)

Informao recupervel na srie n126.

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34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Contabilidade

Guias de remessa de documentao Fichas de projectos e actividades Registo da correspondncia recebida Correspondncia recebida Registo de correspondncia expedida Copiador de correspondncia expedida Recursos financeiros Oramento Projectos de oramento Oramentos Contas de gerncia Pedidos de alterao oramental Pedidos de antecipao de duodcimos Balancetes Guias de reposio e depsito Boletins de identificao de fornecedores Registo dos ficheiros enviados ao Sistema Central de Contabilidade Mapas de reconciliaes bancrias (duplicados) Comunicaes aos fornecedores dos pagamentos efectuados por transferncia bancria Mapas auxiliares de pedidos de libertao de crdito Concursos de pessoal: informaes de cabimento e memorandos Processos de restituio de valores Processos de autorizao de despesa Documentos de receita

2 3 5 5 5 5 2 2 2 2 2 2 2
(2)

2 5 5 5 5 8 8 8 8 8 8 8 2 1 1 8 1 3 8 8

E (8) E (14) C C E (10) E (11) C C C C C C C E E E (15) E C E (16) E C C Informao recupervel nas sries n126 e n131.
(16) (15) (14)

Informao recupervel na srie n7.

3 1 1 2 1 2 2 2

Informao recupervel na srie n71.

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56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73

Processo de cooperao com o Instituto do Ambiente Despachos de delegao de competncias (duplicados) Processos de financiamento para formao de pessoal (Programa Operacional da Regio de Lisboa e Vale do Tejo) Comunicao do valor das rendas de casa do Estado Direco-Geral do Patrimnio Mapas relativos ao trabalho extraordinrio e de fim-de-semana Requisies e guias de entrega de bens de consumo Documentos relativos rede global de telecomunicaes (duplicados) Processos de saldos de gerncia Processos de ajudas de custo (duplicados) Guias de reposio abatidas e no abatidas Processos de concurso de pessoal e de atribuio de subsdios de residncia (duplicados) Balancetes de execuo oramental Processos relativos publicao de subsdios no Dirio da Repblica Guias de desconto e receita Pedidos de autorizao de pagamento Mapas de reconciliaes bancrias Processos de abertura, transferncia e encerramento de contas bancrias Registo de entrada de receita por entidade

2
(2)

8 8 2 3 1 2 3 2 8 2 7 3 7 7 7 7

C E (1) C E (11) E (17) E E (18) C E (19) C E (19) CP E (1) C C C C C

(19) (18) (17)

2 1 2 1(9) 1 2 1 2 1 3 2 3 3 3
(2)

Informao recupervel na srie n197.

Informao recupervel na srie n372.

Informao recupervel na srie n188.

Tesouraria

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74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 Aprovisionamento e Patrimnio

Guias de receita Constituio, reconstituio, liquidao e gesto dos fundos de maneio Circulares da Direco-Geral do Oramento Ficheiro de inventrio Mapas de inventrio Ficheiro de bens de consumo corrente Ficheiro de fornecedores Ficheiro de assinaturas de livros e revistas Requisies oficiais Guias de entrega de material Autos de cedncia de bens e equipamentos Processos de aquisio de bens e servios Processos de abate de equipamentos Processos de manuteno e de reparao de equipamentos Registo das propostas de aquisio de bens e servios Registo de contratos assinados com empresas Registo de facturas Registo de informaes Processos de viaturas Modelos de recolha de dados (IRDCM) enviados Direco-Geral do Patrimnio

3 3
(6) (20) (20) (2) (2) (2)

7 7 3 3 7 8 1 1 1 1 3 2

C C E C C E E E E E C E CP (22) E (24) E E E E E E (26)

(22) (21) (20)

Em actualizao permanente.

2(21) 2
(2)

Aps o termo de encerramento do livro.

3 2
(23)

Conservar os autos de abate.

At o equipamento estar operacional; (24) Aps o abate ou alienao do equipamento.

(23)

1(9) 1(9) 1 1(9)

(25) (9)

(25) (26)

Enquanto existir a viatura.

Informao recupervel na Direco-Geral do Patrimnio.

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94

Processos relativos a acidentes e transgresses c/veculos pertencentes e no pertencentes frota da Secretaria-Geral Processos relativos a contratos de arrendamento Ncleo de Apoio TcnicoAdministrativo Oramento: fichas de controlo, relatrios trimestrais e informaes de alterao oramental Contas de gerncia (duplicados) Processos de cabimento e documentos anexos Pedidos de libertao de crditos Circulares da Direco-Geral do Oramento Despachos (duplicados) Reunies de servio: convocatrias, ordens de trabalho, actas Fichas de projectos e actividades Guias de remessa de documentao Requisies de bens de consumo (duplicados) Registo de correspondncia recebida Correspondncia recebida Registo da correspondncia expedida Copiador da correspondncia expedida Protocolo da correspondncia Recursos Humanos Balano Social Documentao relativa ao Conselho Coordenador da Avaliao

5(12)

95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112

(27)

3 7 2 7 7 3 2 1 3 3 3 3 1 2 -

C C E (28) C E E CP (7) CP (29) E (14) E (8) E C C E E E CP (30) C

(27)

Condicionado vigncia do contrato.

3 3 3 3
(6) (6)

(28)

Informao recupervel na srie n42.

2 3 2 1(9) 2 2 2 2 1(9) 3
(2)

(29)

Conservar as actas de reunies.

(30)

Eliminar os elementos preparatrios.

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113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 Cadastro e Provimento

Processos de implementao dos quadros privativos Listas de pessoal da SG por unidade orgnica Documentos de suporte ao carregamento da Base de Dados da Administrao Pblica (BDAP) Despachos (duplicados) Circulares da Direco Geral do Oramento Guias de remessa de documentao Registo de correspondncia recebida Correspondncia recebida Registo da correspondncia expedida Copiador da correspondncia expedida Protocolo da correspondncia Ficheiros de pessoal Registo de abertura de processos individuais Processos individuais Processos de mudana de ndice e de escalo Processos disciplinares Processos de reclassificao e reconverso do pessoal Processos de mobilidade de pessoal Processos de concursos Mapas dos funcionrios distribudos por servios

(2)

3 3 3 3 1 5 1 8 -

C C E (31) CP (7) E E (8) E C E (10) E (11) E C C C C (33) C E (8) CP CP (34) C Conservar os documentos da abertura deciso do procedimento.
(34) (31)

(2)

(2)

Informao recupervel na srie n124.

(6) (6)

2 2 2 2 2 1(9)
(20)

1(9)
(32)

Enquanto o funcionrio se mantiver no servio

(33)

(32)

5
(12)

Conservar nos processos individuais.

2
(2)

2 (12)
(20)

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133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151

Mapas de pessoal do quadro nico Mapas de pessoal dirigente Listagens de pessoal contendo a data de atribuio dos escales Listas de pessoal da Secretaria-Geral por unidade orgnica (duplicados) Mapas de assiduidade (duplicados) Documentos relativos ao Regime Jurdico de incompatibilidades e impedimentos de altos cargos pblicos Despachos de afectao Certides e declaraes (duplicados) Livros de termos de posse e de aceitao Escales enviados aos Vencimentos e Informtica Mapas das alteraes da situao profissional dos funcionrios Informaes (duplicados) Avisos de concurso Memorandos (duplicados) Requisies de consulta dos processos Registos dos processos consultados Registos das fotocpias Inventrio dos processos em arquivo Registos dos processos entrados no Arquivo do Cadastro

(20) (35) (2)

2 2 2 3 3 1 2 2 2 2 1 -

C C C E (36) E (37) C E (31) E C C E (28) E (31) E (31) CP (39) E E E C C

(35)

At cessao das funes

2 3 2 2 2
(38)

(36)

Informao recupervel na srie n114. Informao recupervel na srie n161.

(37)

1 ano aps o termo de encerramento do livro.

(38)

(2)

2 2 2 1 1 1 1
(20) (20)

Conservar os memorandos sujeitos a despacho.

(39)

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152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 Prestaes complementares Assiduidade

Requisies de bens de consumo (duplicados) Folhas de reparao de equipamentos Lista dos processos com informao sobre acidentes de servio Registos biogrficos (duplicados) Registo dos processos enviados Estatsticas dos trabalhos efectuados Relatrios de Educadores de Infncia Autos especiais de contagem de tempo de servio Registo de assiduidade Mapas de assiduidade Listas de antiguidade Boletins de justificao de faltas Mapas de frias Pedidos de horrios especiais Justificao das ausncias (tratamentos ambulatrios, faltas, atrasos) Pedidos de recuperao do vencimento de exerccio perdido (duplicados) Informaes (duplicados) Fichas dos funcionrios beneficirios da ADSE Boletins de inscrio e alterao na ADSE Processos de Prestaes Complementares Protocolos de envio de documentos de despesas a ADSE Protocolos de entrega de cartes da ADSE Registo de entrada dos recibos para a ADSE

1(9) 1
(20)

1 1 1 3 3 3 5 2 2 2 3 1 1 2 1 2 1 3

E E C E C E C C E C E E E C (33) E E (40) E C E E (19) E E E

(40)

2
(20)

2 2 2 2 5 3 3 3
(6)

2 1 2
(20)

Informao recupervel na srie n187.

3 1 3 1 2

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175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193

Vencimentos e Abonos

Listas de pessoal para processamento de vencimentos Boletins mecanogrficos Folhas manuais de processamento (duplicados) Mapas de assiduidades (duplicados) Mapas com descontos para a segurana social e outras entidades Mapas das alteraes da situao profissional dos funcionrios (duplicados) Declaraes de lavagens de viaturas Boletins de horas extraordinrias Processos de atribuio de prestaes familiares Processos de atribuio de penses de alimentos Processos de atribuio de subsdios vitalcios Processos de atribuio de penses por morte Pedidos de recuperao do vencimento do exerccio perdido Notas anuais de abono Folhas de vencimento e outros abonos Mapas auxiliares de pedidos de libertao de crdito (duplicados) Mapas de encargos de funcionrios por servio Circulares da Direco Geral do Oramento (duplicados) Propostas de promoo e progresso na carreira

(20)

5 1 2 3 5 5 5 3 1 1 1

E C E (28) E (37) C E (28) E C C C C C C C C E (41) C E E (42) Informao recupervel nas sries n127, n131 e n142.
(42) (41) (37)

5
(2)

1 3 2 5 2
(6)

Informao recupervel na srie 161.

(6)

(6)

(6)

2 2
(32)

1 1
(6)

Informao recupervel na srie n51.

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194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 Expediente Geral

Complementos de penso da Caixa Geral de Aposentaes (duplicados) Mapas de encargos dos quadros privativos Processos de aposentao Fichas anuais de abonos e descontos Autorizaes para a realizao de horas extraordinrias Documentos de suporte elaborao das remuneraes mensais dos guardas das escolas Documentos relativos segurana social e outras entidades Declaraes de identificao para efeitos de IRS Processos contenciosos de endividamento Guias de depsito validadas Registo de entrada das guias de reposio abatidas e no abatidas Guias de reposio abatidas e no abatidas (duplicados) Registo geral de correspondncia recebida Registo de correspondncia recebida com registo (com ou sem aviso de recepo) Registo geral de correspondncia expedida Copiador geral de correspondncia Sinopses da correspondncia recebida (distribuio por servios) Guias de entrega de correspondncia expedida (coleco de modelos dos CTT) Protocolo de correspondncia

2 3
(43)

1 2 5 3 2 3 5 2 2 2 2 1 2 2

E (19) C C C C C C E C E (45) E E (46) C E C C E E E

(19)

Informao recupervel na srie n188.

(43)

At publicao em Dirio da Repblica.

2
(6)

2
(32)

2
(44) (2)

(44) (45)

At concluso do processo. Informao recupervel na srie n69.

(9)

3 3 1 3 3 2 3 3

(46)

Informao recupervel na srie n65.

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213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 Desenvolvimento Estatutrio e Inovao

Requisies de bens de consumo (duplicados) Processo relativo elaborao da Carta da Qualidade Processo relativo implementao do Modelo CAF Estudos sobre o clima organizacional da SG Despachos (duplicados) Informaes (duplicados) Memorandos (duplicados) Fichas de projectos e actividades Requisies de bens de consumo (duplicados) Guias de remessa de documentao Registo de correspondncia recebida Correspondncia recebida Registo da correspondncia expedida Copiador da correspondncia expedida Protocolo de correspondncia Desenvolvimento das Projectos de desenvolvimento de carreiras e de carreiras recursos humanos Propostas (duplicados) Pareceres e informaes elaboradas na unidade orgnica Pareceres da Direco Geral da Administrao Pblica Pareceres da Diviso dos Assuntos Jurdicos e do Auditor Jurdico

(9)

1 3 5 1 2 1 3 3 3 3 2 2 2 2 5

E C C C CP (7) E CP (39) E (14) E E (8) E C E (10) E (11) E C E (48) C C CP (49)

(49) (47) (48)

(6)

2 5 5
(2) (2)

3
(9)

2 2 2 2 2 3 3(47) 3 3 3 5

Aps concluso do procedimento.

Informao recupervel nas sries n85, n188, n228.

Conservar os pareceres do Auditor Jurdico.

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233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 Sistemas e tecnologias de informao Formao

Orientaes tcnicas Processos de acompanhamento da aplicao do SIADAP Diagnstico e avaliao das necessidades de formao Planos de formao Processos relativos realizao de aces de formao interna Processos relativos realizao de aces de formao externa Organizao e controlo da execuo das aces de formao (duplicados) Coleco de curricula dos formadores Manuais - documentao tcnica e pedaggica Processos de acompanhamento de acreditao Estatsticas Propostas de formao (duplicados) Inventrio do parque informtico e licenciamentos Listas e memorandos relativos a bens de consumo (duplicados) Pareceres sobre aquisio de equipamentos e aplicaes Manuais de procedimentos Informaes, propostas, memorandos e credenciais Despachos (duplicados) Processos de concursos pblicos para aquisio de bens e servios informticos

3 5 3 2 2 2 2
(2) (6)

2 2 2 3 3 3 1 1 1 2 1 2 2 2 5

C C C C C C E (50) C C E C C C E C CP (7) C CP (7) CP (51)

(51) (50)

Informao recupervel na srie n54.

(6)

2 2 3 2 3
(6)

1 2 5(47)

Conservar as actas de reunio do jri.

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44

252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 Relaes Pblicas

Estudos tcnicos Inquritos utilizao das Tecnologias de Informao e Comunicao na Administrao Pblica Fichas de projectos e actividades Guias de remessa de documentao Registo de correspondncia recebida Correspondncia recebida Registo da correspondncia expedida Copiador da correspondncia expedida Despachos Despachos internos da Secretaria-Geral Documentao relativa a concursos Registo dos requerimentos Copiador de requerimentos Tales comprovativos de entrega de documentos Processos relativos prestao de servios ao cidado Processo de implementao de um sistema de qualidade na Funo Pblica Processos relativos satisfao dos utilizadores Livros de reclamaes Processos de acompanhamento das reclamaes Documentao relativa participao em fruns, sales e feiras Processos relativos realizao de sesses de informao

(2)

3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

C C E (14) E E C E E CP (7) C E (52) C C E C C C C C C C

(52)

2 3 3 3 3 3 3
(6) (6)

1
(20)

Informao recupervel na srie n131.

1 1 3
(44)

3
(9) (44)

3 3

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45

273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 Informao e Documentao

Listas das escolas do Ensino Bsico e Secundrio Circulares e ofcios-circulares Sumrios de legislao Memorandos de envio dos estatutos de associaes de pais e estudantes Memorandos Estatsticas Fichas de projectos e actividades Guias de remessa de documentao Registo da correspondncia recebida Correspondncia recebida Copiador da correspondncia expedida Correspondncia recebida/expedida sem registo no Expediente Geral Instrumentos de descrio documental Fichas de identificao de utilizadores Requisies de documentao Listas de livros e revistas para assinaturas e aquisio Guias de entrega de livros e revistas Protocolos de doao de esplios documentais Protocolos de cooperao com outras Instituies Processos relativos realizao de sesses de informao internas e externas Processos de colocao/difuso de informaes na Intranet

(20) (6) (20)

3 2 3 2 2 2 2 2 1 1 1 2 3 -

C C C E (53) CP (39) C E (14) E (8) E C E (11) C C E E C E C C C E Informao recupervel nas sries n28 e n30.
(53)

2 3 2 3 2 3 3 3 3
(2)

1 1
(2)

2 3
(6)

2
(20)

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46

294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315

Processos de cedncia de montras para exposies temporrias Processos de elaborao de documentos grficos Folhetos de divulgao de actividades Publicaes produzidas na unidade orgnica Manuais tcnicos elaborados na unidade orgnica Exames nacionais e de provas de aferio Sumrios de legislao Processos relativos satisfao dos utilizadores Estudos relativos modernizao de servios pblicos de informao Actas de reunies organizadas na unidade orgnica Despachos Processos de aquisio de servios (duplicados) Memorandos Informaes (duplicados) Orientao para trabalhos de investigao Pedidos de estgios Guias de incorporao de documentao no Arquivo Histrico Autos de entrega de documentao Guias de remessa de documentao Autos de eliminao Planos de classificao Processos de avaliao de documentao

3
(2)

2 1 3 2 2 2 1 1 2 3 2 2 -

E C CP (7) CP (7) CP (7) CP (7) C C C C CP (7) E (54) CP (39) E C C C C C C C C

(54)

1
(2)

(2) (2) (2)

2 3 3
(6)

3 2 2
(2)

Informao recupervel na srie n85.

2 3 5 3 5
(6)

1(12)

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47

316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 Equipamentos Educativos

Regulamentos internos Estudos arquivsticos Processos relativos organizao de exposies culturais Mapas estatsticos Agradecimentos dos utilizadores Estatsticas do sector da reprografia/microfilmagem Fichas de projectos e actividades Requisies de bens de consumo (duplicados) Correspondncia recebida Copiador de correspondncia expedida Processos administrativos de projecto e construo de escolas Peas desenhadas do Arquivo Tcnico Diagnsticos dos espaos para cincias experimentais: Inquritos sobre os laboratrios do ensino secundrio Processos relativos a segurana escolar Processos de concurso de fornecimento de mobilirio Educao pr-escolar: requisitos pedaggicos e tcnicos Processos relativos anlise de reas e custos de solues de projecto de escolas do ensino bsico e secundrio Programas de concurso de mobilirio escolar e material didctico para o apetrechamento de instalaes escolares

(6)

3 1(12) 2 3 3 3 2 3 3 10(55)
(2)

2 3 2 2 2 2 2 10 5 5 2

C C C C C E E (14) E C E (11) C C C C C C C
(55)

Aps concluso do empreendimento.

(2)

(2)

10(12) 3 3

333

5(12)

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48

334

Processo sobre a Marca de Qualidade do LNEC para empreendimentos de construo Documentao relativa participao em congressos, colquios, seminrios e reunies Actas de reunies e pareceres da Comisso Tcnica (CT 133) sobre a qualificao de empresas de construo em matria de obras pblicas Propostas e pareceres sobre o regulamento geral do rudo em edifcios Processos sobre a acessibilidade dos alunos deficientes e a eliminao das barreiras arquitectnicas Estudos geolgicos/geotcnicos Documentao tcnica de referncia sobre caracterizao de mobilirio escolar Processos de concurso de qualificao de mobilirio escolar Catlogos de materiais e amostras Processos de concurso de pr-qualificao de equipas projectistas para a elaborao de projectos de edifcios escolares Processos de concurso para o aquecimento de escolas Processos sobre a avaliao do parque escolar e a adequao de projectos de escolas Processos de elaborao de programas de espaos de instalaes escolares e tipologias de escolas

(2)

335

336

337 338 339 340 341 342 343 344 345

5(1) 5 5
(2)

5 5 5 10 5 5 5

C C C C CP CP
(3)

10(12)
(2)

5(56) 5(56) 5

C C C

(56)

Aps concluso do concurso.

346

(2)

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49

347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364

Processo de colaborao tcnica com o LNEC em aces conjuntas Processos de preservao do patrimnio escolar Boletins de itinerrios/Ajudas de custo Processos relativos rede escolar Processos relativos ao Prmio Excelncia do PEB/OCDE Processos sobre a participao do Ministrio da Educao no programa PEB/Relaes Internacionais Processos sobre a participao da rea dos Equipamentos Educativos no PRODEP Processo relativo a propostas de aquisio de publicaes Processos de aquisio de equipamento informtico Despachos e ordens de servio (duplicados) Propostas e pareceres (duplicados) Memorandos/Comunicaes internas Informaes elaboradas na unidade orgnica (duplicados) Circulares Processo relativo a formao de pessoal Documentos relativos a ADSE e Obras Sociais Requisies de bens de consumo Fichas de projectos e actividades

5 5(12) 2
(2)

5 5 3 5 5 5 2 2 5 1 5 2 2 1 2

C C E C C C C E C C C C C C CP (58) E E E
(8)
(57)

5(12) 5 10 3 3(57)
(6)

Aps recepo do material.

5 2 5
(6)

3 3 1(9) 3

Conservar os documentos referentes formao feita por entidades externas S.G.

(58)

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365 366 367 368 369 370 371

Guias de remessa de documentao Registo da correspondncia recebida Copiador de correspondncia expedida Instalaes e Gesto Processos dos edifcios afectos ao Ministrio da Patrimonial Educao Peas desenhadas dos edifcios afectos ao Ministrio da Educao Processos de avaliao dos imveis afectos ao Ministrio da Educao Documentao relativa participao no Frum Estudante e no Salo Europeu do Estudante Processo de implementao da rede global de telecomunicaes do Ministrio da Educao Processo relativo segurana em edifcios de tipo administrativo Credenciais para acesso ao edifcio Relatrios dirios elaborados pela Segurana Despachos e normas relativos utilizao de telefones do Estado e telefones pessoais Informaes elaboradas na unidade orgnica (duplicados) Ofcios-circulares da Direco-Geral do Patrimnio relativos sucesso de arrendamentos Fichas de projecto e actividades Guias de remessa de documentao

2 3(9) 5
(2)

3 5 5 3

E E

(4)

C
(6)

C C C C

(2)

10 3

372 373 374 375 376 377 378 379 380

5
(2) (6)

5 1 5 2 2 -

C C E E E C E E (14) E (10)

2
(6)

5 1 3 2

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381 382

Registo de correspondncia recebida Copiador da correspondncia expedida

3 3

2 2

E E (11)

C: Conservao CP: Conservao Parcial E: Eliminao

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52

Anexo

Anexo II Auto de Entrega

(a preencher em duplicado) Aos ------ dias do ms de --------------- de -------- 1, no ----------------------------- 2 perante ------------------------------------------------------------------- 3 e ----------------------------------------------------- 4, dando cumprimento ----------------------------------------- 5, procedeu-se ----------------------------------- 6 da documentao proveniente de ------------------------------------------------ 7 conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficar sob a custdia de ------------------------------------------------------------------ 8 e a sua utilizao sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessrio tratamento tcnico arquivstico no que respeita conservao, acessibilidade e sua comunicao.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades. --------------------------- 9, -------- de ---------------------------- de --------------- 10.

O representante de -------------------------------------------------- 11

O representante de ------------------------------------------- 12

------------------------------------------------(Assinatura)
1 2

-------------------------------------------(Assinatura)

- Data. - Designao da entidade destinatria. 3 - Nome e cargo do responsvel da entidade remetente. 4 - Nome e cargo do responsvel da entidade destinatria. 5 - Diploma legal ou despacho que autoriza o acto. 6 - Natureza do acto: transferncia, incorporao, depsito, doao, compra, etc. 7 - Designao da entidade remetente. 8 - Designao da entidade destinatria. 9 - Local. 10 - Data. 11 - Designao da entidade remetente. 12 - Designao da entidade destinatria.

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Anexo

Guia de Remessa de documentos (a preencher em triplicado)

Entidade Remetente
Remessa de Sada n: Data: Responsvel:

Entidade Destinatria
Remessa de Entrada n: Data: Responsvel:

Identificao do Arquivo
Fundo: Srie: Tabela de Seleco Ref. Datas extremas:

Nmero e Tipo de Unidades de Instalaes

Pastas Caixas Livros Maos Rolos Outros

Suporte Documental
Papel Microfilme Magntico Outro

Dimenso Total (em metros lineares):

N. Tipo Ttulo Cota Datas extremas

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Anexo

Anexo III Auto de eliminao n

Aos ------dias do ms de---------------de -------------- 13, no(a) ----------------------------------------------- 14, em ---------------15

, na presena dos baixo assinados, procedeu-se venda/inutilizao por --------- 16, de acordo com

artigo(s) ----------da Portaria n ------ / ------- de ---------------------- 17, e disposies da Tabela de Seleco, documentos a seguir identificados: Identificao do Arquivo Fundo: Srie: Tabela de Seleco Ref. Nmero e Tipo de Unidades de Instalaes Pastas Caixas Livros Suporte Documental Papel

Datas extremas:

Maos

Rolos

Outros

Microfilme

Magntico

Outro

Dimenso Total (em metros lineares): Unidades de Instalao Ttulo Datas extremas Cotas

O Responsvel pelo Arquivo _______________________________

13 14

O Responsvel pela Instituio _________________________________

- Data. - Designao do servio responsvel pela custdia da documentao-arquivo. 15 - Local. 16 - Forma de eliminao utilizada: triturao, macerao, incinerao. 17 - Diploma legal que autoriza o acto.

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