GUIA PARA LA ELABORACIN Y CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

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1. OBJETO Indicar de forma detallada la estructura metodolgica para la elaboracin y codificacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin- SIG- de la Universidad del Pacfico. 2. ALCANCE Esta gua aplica para todos los documentos del SIG de la Universidad del Pacfico.

3. DEFINICIONES Diagrama de flujo: Es la representacin grfica de las etapas de un proceso o procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales. Documento: Segn la norma NTC-ISO 9000: Informacin y su medio de soporte. Formato: Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un procesos o actividad. Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una Entidad. Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de normalizacin de una institucin que presenta la forma de realizar un proceso, procedimiento o actividad y que se obtiene a travs del consenso entre los responsables del mismo. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados. Procedimiento: Forma especifica para llevar a cabo una actividad o proceso. Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Revisin: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documentos corresponde a lo que se hace.

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4. CONDICONES GENERALES Esta gua establece los lineamientos que deben acatar los funcionarios de la Universidad del Pacfico para la elaboracin de documentos del SIG. 5. CONTENIDO 5.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
IPOGO

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DOCUMENTOS CODIGOS Manual de calidad MC Poltica PO Objetivos OB Caracterizacin CA Procedimientos PR Planes PL Guas GU Formatos FO Instructivos IN Registros RE Ttulos externos DE

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA UNIVERSIDAD DEL PACFICO. A continuacin se especifica el contenido de los documentos del SIG de la Universidad del Pacfico. ITEM 1. OBJETIVO 2. ALCANCE DESCRIPCIN Describe el propsito para el cual fue diseado el documento Establece los limites de aplicacin del documento, se refiere a las reas, procesos, procedimientos etc., que se afecten con el documento.

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3. DEFINICIONES

4.

5.

6.

7. 8.

Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga institucional y los trminos que se consideren necesarios para entender los procesos, los procedimientos, etc., a que haga referencia el documento. CONDICIONES GENERALES Establece los requerimientos, las polticas y las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecucin de las actividades planteadas en el documento. CONTENIDO/DESARROLLO Se realiza una descripcin detallada de las actividades, para lo cual se utiliza diagrama de flujo y tabla de descripcin de actividades. DOCUMENTO DE Documentos que pueden ser consultados para el entendimiento de las actividades establecidas en REFERENCIA un documento del Sistema Integrado de Gestin. Describe brevemente los cambios con relacin a la CONTROL DE CAMBIOS versin anterior. En esta seccin se incluyen elementos adicionales, ANEXOS como formatos, fotografa, grficos, tablas, ejemplos especficos, que permiten una mejor compresin del documento

5.3 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS La codificacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Pacfico, se har en una combinacin de nmeros arbigos y letras maysculas, tomando como referencia los tipos de procesos y los procesos como se detalla a continuacin: Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de las dos primeras letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del tipo de documento y por ltimo el nmero consecutivo del documento a dos dgitos. Ejemplo: PARA DOCENCIA Tipo de proceso: Misional Nombre del Proceso: Docencia Tipo de documento: Procedimiento Consecutivo: 01 MI-DO-PR01

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5.4 ASPECTOS DE FORMA Para elaborar los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Pacifico, debe tenerse en cuenta los siguientes criterios: 5.4.1 Encabezado

1 2
4 5

En todas las hojas debe aparecer el cuadro ejemplificado arriba, que identifica el documento y contiene la siguiente informacin: 1. Escudo de la Universidad 2. Ttulo del documento: El cual debe escribirse con letra Book Antiqua 14, cursiva, negrilla y mayscula sostenida. 3. Escudo del Sistema Integrado de Gestin de la universidad del Pacfico. 4. El cdigo del documento 5. Nmero de la pagina: en letra Book Antiqua 10 cursiva, mayscula inicial y normal. Formato x de y 5.4.2 Cuerpo del documento Para la redaccin de los documentos del SIG de la Universidad del Pacfico, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos: El texto de los prrafos debe estar justificado a la izquierda y a la derecha y los ttulos justificados hacia la izquierda. Las notas de pie de pagina deben escribirse en Book antiqua 8 normal Para las fechas se utiliza el formato da, mes, ao, utilizando la combinacin en nmeros y letras, ejemplo: 30 de abril de 2008

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La fuente del texto debe escribirse en letra Book Antiqua 12; interlineado a espacio sencillo y doble espacio al terminar el prrafo. Nivel 1 Nivel 2. NIVEL 1. TITULO 1 1.1. Titulo 2 FORMATO Negrilla, mayscula sostenida Negrilla, mayscula sostenida TIPO DE LETRA Book antiqua 12 Book antiqua 12

Nivel 3 Nivel 4 Nivel 4

1.1.1. Titulo 3 1.1.1.1 Titulo 4 Vieta

Normal, mayscula inicial Normal, mayscula inicial Normal, mayscula inicial

Book antiqua 12 Book antiqua 12 Book antiqua 12

5.4.3 Cierre del documento: Al final del documento, en la parte inferior de la hoja, la informacin debe ir en Letra Book Antiqua 12, cursiva, mayscula inicial y normal, la fecha en formato DD/MM/AAAA, como lo muestra el siguiente cuadro: Versin: Firma Nombre Cargo Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por:

Fecha de aprobacin: ________________________

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5.4.3. Mrgenes La configuracin de los mrgenes se establece as:

TIPO DE MARGEN Superior Inferior Izquierda Derecha Encabezado Pie de Pagina

DIMENSIN(cm) 3 2 3 2 2 1.5

5.5.

DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

Para la elaboracin de los diagramas de flujo se emplean los siguientes smbolos SMBOLOS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLO

DEFINICION
Conector: Representa una conexin o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma pgina o entre pginas. El smbolo lleva inserto una letra (utilizacin del alfabeto). Operacin o actividad de un procedimiento. En el recuadro superior se escribe el nombre del cargo responsable por la actividad y en el recuadro inferior se menciona la actividad o la tarea que se desarrolla de acuerdo con la secuencia del procedimiento que se est documentando. Inicio-Fin: Indica procedimiento. el comienzo o final de un

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SIMBOLO

DEFINICION
Conector de pgina diferente: Se emplea para realizar la conexin del diagrama de una pgina a otra. Los dos conectores se relacionan mediante nmeros arbigos. Decisin: Se emplea para indicar la aprobacin, aceptacin o la decisin despus de una actividad de revisin, verificacin o cuando se presenta un camino alternativo. Direccin de Flujo: Conecta los smbolos; seala el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos; define de esta manera la secuencia del proceso.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O NORMATIVIDAD PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, Norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTC GP 1000: 2004. Santa F de Bogot D.C. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS-ICONTEC. Gua para la elaboracin de documentos 1486 ao 2007 versin 4. Santa Fe de Bogot. 7. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCIN DE CAMBIOS

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8. ANEXOS

Versin: 01 Firma Nombre Cargo

Elaborado por: Equipo Operativo de Calidad Equipo Operativo de Calidad

Revisado Por: Equipo Operativo de Calidad Equipo Operativo de Calidad.

Aprobado por: Maria Carmela Quinez g. rectora.

Fecha de aprobacin 11/11/2008