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Fascculo 7 A atividade de compras No existe a rea de suprimentos sem que exista a atividade de compras, que fundamental para a gesto da rea de materiais. Um bom volume de vendas e uma abordagem competitiva, que resultem em crescimento e lucro, exige uma permanente busca por reduo dos custos, e encontrar alternativas de qualidade porm mais econmicas para os materiais utilizados faz parte dessa busca. Segundo Dias, os objetivos bsicos da rea de compras so: Obter um fluxo contnuo de suprimentos, a fim de atender aos programas de produo; Coordenar o fluxo, aplicando o mnimo de investimento, no afetando por outro lado a operacionalidade da empresa; Procurar, dentro da tica, justia e honra, os melhores interesses Ra empresa. Como em todas as atividades de administrao, em compras faz-se necessrio tambm planejar, organizar, controlar as principais atividades e, sempre que possvel, medir se os resultados esto no caminho correto. Alguns ndices podem ser sugeridos para avaliar as atividades de uma rea de compras: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pedidos de compras Tempo para colocao de pedidos Pedidos em aberto Valor total de compras Volume de compras pagas em dinheiro ndice de qualidade do fornecedor (comum o uso do ndice PPM Partes Por Milho com defeito entre todas fornecidas) 7. Eficcia do cadastro de fornecedores 8. Quantidade de coleta de preos 9. Tempo demandado em concorrncias 10. Quantidade de propostas por coleta de preos 11. Controle dos descontos obtidos 12. Avaliao da eficcia

Da mesma forma que a classificao dos itens em estoque permite o uso do diagrama de Pareto, ou curva ABC, tambm na atividade de compras pode-se usar a mesma classificao, dividindo os itens a comprar em diferentes classes, possivelmente as mesmas utilizadas no controle dos estoques. Em geral, conforme Dias, as atividades de compras podem ser divididas em cinco grupos: Quanto ao pedido de compras: o Pedidos de compra - quantidade o Colocao do pedido - tempo de compra o Pedidos de compra em aberto tempo de compra

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Quanto ao valor de compras: o Valor total das compras o Volume de compras a dinheiro Quanto ao fornecedor: o ndice de qualidade o Cadastro de fornecedores (eficincia) Quanto coleta de preos: o Nmero de coletas de preos o Tempo de compra atravs de coleta de preos o Mdia de propostas para a coleta de preos Quanto eficcia geral: o Custo do pedido de compra o Compras d emergncia o Controle de poupanas obtidas o Controle por comprador o Anlise geral da eficcia Em uma atividade de compra, o aspecto da negociao aparece claramente dentro das tomadas de deciso. Pode ser considerado um processo de planejamento, reviso e anlise, conforme Dias, aplicado por dois grupos opostos, que buscam um consenso satisfatrio para as duas partes envolvidas, que maximiza os interesses de ambos. Fundamentado na anlise, discusso, barganha e, ao final, entendimento, tais decises passam a fazer parte de clusulas contratuais. Os grandes objetivos de um processo de negociao so: Chegar a um preo satisfatrio e razovel Em toda negociao de preos existe, de cada lado da mesa de negociao, um nvel de preo alvo e um nvel de preo limite. Alvo e limite mudam de perspectiva se o lugar mesa o de comprador ou de fornecedor. Preo alvo o que cada lado deseja. Preo limite o mnimo (menor preo que o fornecedor se prope a oferecer) ou mximo (maior valor que o comprador se dispe a pagar). Lanando esses limites em um simples grfico, temos:

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Fig. 3.10: Definio da zona de possvel acordo Fonte: FGV apostila de tcnicas de negociao

Obter garantias do fornecedor para o cumprimento dos prazos e condies contratuais absolutamente necessrio estabelecer um cronograma de entregas com os fornecedores, principalmente para os itens mais importantes e que podem paralisar uma linha de produo caso venham a faltar devido a atraso de entrega. Em pocas de economia aquecida, no se deve esquecer que os fornecedores sempre iro atender em primeiro lugar seus prprios clientes A, e caso sua empresa no pertena a esse seleto grupo, as chances do fornecedor optar por garantir as entregas para algum mais...importante que sua empresa realmente grande. Conseguir a mxima cooperao do fornecedor A ordem de compra somada a cortesia e relaes amistosas levam, em geral, a atitudes de cooperao. Manter uma relao cordial com os fornecedores competentes Um processo de compra hoje deve ser entendido como o primeiro de um longo relacionamento comercial. Conseguir vantagens ilusrias pode levar ao rompimento da cordialidade. As relaes devem ser sempre que possvel pensadas a longo prazo. Os profissionais responsveis pela atividade de compras so envolvidos muitas vezes nas atividades de negociao, visto que no somente preo o item a negociar. Segundo Dias, algumas das atividades mais comuns que exigem negociao so: A existncia de outras variveis alm do preo, como qualidade e servios; Quando os riscos no podem ser previstos precisamente; Propostas tcnicas podem gerar perdas, uma vez que no necessariamente as contingncias previstas podem acontecer (inundao, tsunamis, terremotos, etc.);

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Se os custos da instalao, arranjo de mquinas e ferramentas representam grande porcentagem dos custos totais; Quando o lead time muito longo, permitindo reavaliao para melhorias; Interrupo do processo de produo devido a mudanas no pedido de compra original; Nos casos de anlise detalhada, para definir entre comprar ou fabricar componentes; Nos casos onde o fornecedor preferido em detrimento de outros, nos casos onde no existe competio. O processo de negociao, em si, comea quando o comprador solicita aos fornecedores possveis propostas para determinados produtos. Ao entrar em uma negociao, o comprador deve ter conscincia de suas limitaes, fraquezas e virtudes. A habilidade de negociar influencia muito o resultado de uma negociao. Alguns aspectos so importantes de se conhecer para poder entrar em processos de negociao: Barganha do fornecedor Muitos aspectos das negociaes passam pela resposta a trs questes pertinentes ao fornecedor: o O interesse do fornecedor pelo contrato, que pode ser demonstrado positivamente pela freqncia com que o fornecedor procura o comprador e as condies gerais do mercado. Em fases de crescimento econmico, o fornecedor ter vantagens nas negociaes com os compradores, uma vez que as opes de venda so muitas. Em fases de recesso, os compradores estaro em vantagem em relao aos fornecedores. o O fornecedor pode ter a certeza de que ir obter o contrato, pois sabe que seus preos so os mais competitivos, ou se foi selecionado tecnicamente, ou se for a nica fonte (monoplio). o O fator tempo muitas vezes estar ao lado dos fornecedores, uma vez que os compradores tem prazos muito curtos para fechar os pedidos de compra. Barganha do comprador Observando agora o outro lado da mesa, o do comprador, teremos: o A quantidade de fornecedores possveis, que resulta em maior competio, aumenta o poder do comprador. o Conhecer anlise de custos e preos faz parte dos conhecimentos que um comprador deve ter. Nos casos onde o produto a adquirir corresponde a parte da capacidade produtiva do comprador (tipicamente quando se terceiriza capacidade), conhecer a formao do custo vital para aferir se o preo esta adequado ou no.

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o Finalmente, o conhecimento do produto a comprar gera vantagens para o comprador. Talvez seja exigir demais de alguns compradores que, de repente, se vem perante itens tcnicos, e precisam dominar suas caractersticas para bem executar sua atividade de compra. Os fornecedores podem tirar vantagem da falta de preparo ou de conhecimento dos compradores.

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Exerccio resolvido
Em uma atividade de compra, o aspecto da negociao aparece claramente dentro das tomadas de deciso. Pode ser considerado um processo de planejamento, reviso e anlise, conforme Dias, aplicado por dois grupos opostos, que buscam um consenso satisfatrio para as duas partes envolvidas, que maximiza os interesses de ambos. Fundamentado na anlise, discusso, barganha e, ao final, entendimento, tais decises passam a fazer parte de clusulas contratuais. Os grandes objetivos de um processo de negociao so: Chegar a um preo satisfatrio e razovel Obter garantias do fornecedor para o cumprimento dos prazos e condies contratuais Conseguir a mxima propina (comisso) do fornecedor Manter uma relao formal com os fornecedores mais competentes Os objetivos considerados corretos so: a) I e II b) II e III c) III e IV d) I e IV e) II e IV Comentrio: O autor foi muito feliz na proposio da ZOPA, de forma a bem entender o que acontece no relacionamento entre um vendedor e um comprador. Os objetivos da negociao ficam claros se incluirmos a tica como um dos pontos da negociao

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