METODOLOGA PARA LA SELECCIN DE PROVEEDORES.

En toda Organizacin real siempre existirn los proveedores, ya sean de productos o servicios, independientemente de la actividad que realice esta organizacin. Los Proveedores como su nombre lo indica, proveen a la empresa u organizacin de los productos y/o servicios necesarios para el desempeo de su actividad, tanto principal como complementaria Metodologa que se debe tener en cuenta para la seleccin de los proveedores. 1. Las necesidades se deben determinar, esclarecer y clasificar segn su nivel de importancia para la organizacin, es decir, los insumos principales y los complementarios. 2. Establecer un "protocolo", es decir, una forma segn la cual la empresa va a buscar a los proveedores, ya sea por medio de licitacin o pidiendo cotizaciones directamente. Para esto es necesario, casi obligatorio contar con bases y justificaciones reales, partiendo de la generacin de histricos de consumo de los insumos, frecuencias de uso y duracin de las cantidades previstas, as sea realizando un estimado si es por primera vez, si no, se entiende que existe cierta experiencia y conocimiento. 3. Diseo de formatos: En una organizacin el orden y coherencia en la comunicacin interna es vital para evitar malos entendidos y burocracias ajenas a esta, teniendo esto en cuenta se debe disear un formato nico variable para la solicitud de requisiciones al departamento correspondiente, con el fin de que quede constancia escrita y tangible de lo solicitado, lo aprobado y lo realmente adquirido. 4. Evaluar las posibles existencias, inventarios o reservas: Si ya existen antecedentes, o algn tipo de reservas en inventario, un stock as sea mnimo es importante recabar la informacin de su tiempo de consumo, duracin en bodega,

precio de compra y sobre todo el proveedor al que le fueron comprados esos insumos, esto se puede combinar con el pase anterior, El Diseo de Formatos. 5. Pre - seleccin de Proveedores: Teniendo claras las necesidades, ya se debe tener una idea de quienes podran ser los proveedores de la organizacin, teniendo en cuenta que el mtodo escogido sea el de solicitar cotizaciones directamente (La forma por medio de licitacin es variable aunque no difiere mucho de esta, sin embargo en otro post la explicar). 6. Establecer las Polticas, Normas y Reglas a tener en cuenta y calificar para escoger a los proveedores: No se debe confundir con el diseo del formato para la comunicacin interna; Recordando que se tiene ya una lista de posibles proveedores, el siguiente paso es definir los puntos a tener en cuenta para la escogencia del elegido, es comn crear un formato tipo matriz y en el colocar un nmero determinado de aspectos a tener en cuenta y segn el tipo de proveedor asignarle un puntaje, por ejemplo: Tomar en cuenta la fecha de entrega, la calidad, la garanta, el material, el costo y otros. Con base en estos ir calificando a cada uno de los pre - seleccionados. 7. Calificacin Primaria de los Proveedores: Con formato hecho, cotizaciones recibidas y lista de necesidades se puede realizar la calificacin primaria de los proveedores, y segn el puntaje o calificacin obtenida escoger por ejemplo a 3 proveedores para el siguiente paso. Es vital tener en cuenta todos los aspectos y no generalizar, ya que no es lo mismo escoger un proveedor para papelera que un proveedor de concreto para construccin. 8. Identificacin de Proveedores Clave: As como en la vida no siempre el que mas trabaja es el que tiene ms dinero, para la organizacin no siempre representa una economa aprovisionarse del que le brinda los menores costos, porque esto puede ser a expensas de la calidad. 9. Comunicacin de dos vas: Teniendo claro el proveedor el proveedor de inters es bueno reunirse con l, y hablar de los beneficios que para ambos traera esta

eleccin; adems de que siempre se debe mantener una estrecha relacin, y estar en la posibilidad de hacer, aceptar y modificar sugerencias respecto a la cadena productiva que vayan en pro del aumento del rendimiento y eficiencia de la misma, cadena que conecta a estas dos partes. 10. Eleccin o vuelta a empezar: Si todo sali bien y se logr un acuerdo benfico para las partes, se tiene al proveedor idneo, sino, sera bueno efectuar una retroalimentacin, modificar estos pasos segn la organizacin y volver a empezar, aunque claro, no necesariamente desde el primer paso.

CRITERIOS DE SELECCIN DE PROVEEDORES Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan.

Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores adems del precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cules son:

Precio: Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios.

Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado.

Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta tambin los gastos que podran adicionarse a ste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc.

Calidad

De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus productos o servicios es mala. La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor. Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de stos sea acorde con los precios que tienen.

Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del producto, sus caractersticas, sus atributos, su durabilidad, etc.

Pago En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos va transferencia bancaria, o va Internet.

Y tambin evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 das, pagar un 50% a 60 das, etc.

Siempre debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crdito otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros.

Entrega Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mnimo para poder trabajar con nosotros.

En el criterio de entrega tambin evaluamos la oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirn siempre con nuestros pedidos, que nos los

entregarn oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre contarn con el mismo producto, que nos podrn abastecer durante todo el ao, etc.

Y tambin evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 das, a los 30 das, etc.

Servicio de post venta En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantas que el proveedor nos pueda brindar, qu garantas nos otorga y cul es el periodo de stas.

Tambin evaluamos la capacitacin que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la asistencia tcnica, el servicio de mantenimiento, su poltica de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotacin, etc.

Otros factores Los criterios que hemos mencionado anteriormente son los ms importantes y los que ms debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo, tambin existen otros factores que siempre es bueno considerar: Experiencia: A mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento. Reputacin: Debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son favorables. Organizacin: Si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de distribucin. Localizacin: mientras ms cerca est ubicado el proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde ste. Servicio al cliente: Si, por ejemplo, son capaces de brindarnos rpidamente toda la informacin que requiramos.

Convenios publicitarios: Si, por ejemplo, nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad. Situacin econmica: Si su situacin econmica es estable ello podra significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras, ello podra significar una posible disminucin en la calidad de sus productos (al querer reducir sus costos), la posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez), etc. Tamao: si es un proveedor pequeo, probablemente su atencin sea ms directa (por ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos), mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de negociacin para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociacin para nosotros. Fabricante O Mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que s podra ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeos.