Manual de Usuario de AF

Manual de Usuario Mdulo de Activos Fijos Departamento de Activos Fijos Direccin Nacional Administrativa
NDICE DE CONTENIDOS
NDICE DE CONTENIDOS.............................................................................................1 CAPITULO 1: Instalacin y Configuracin del Sistema..................................................3 1.1. Instalacin del Sistema...........................................................................................3 1.2. Instalacin de archivos...........................................................................................3 1.3. Obtencin de Respaldos.........................................................................................3 CAPITULO 2: Terminologa.............................................................................................4 2.1. Bloque.....................................................................................................................4 2.2. tems.......................................................................................................................4 2.3. Combos...................................................................................................................4 2.4. Check......................................................................................................................4 2.4. Radio.......................................................................................................................5 2.5. Botones de texto.....................................................................................................5 2.6. Botones de icnicos................................................................................................5 2.7. Lista de valores.......................................................................................................5 2.8. Botones de icnicos................................................................................................5 2.9. Formas de Consultar...............................................................................................6 CAPITULO 3: Mdulo de Activos Fijos..........................................................................8 3.1. Inicio de Sesin......................................................................................................8 3.2. Men Principal del Sistema....................................................................................8 3.2. Men Principal del Mdulo de Activos Fijos.........................................................9 3.2.1. Men Archivo..................................................................................................9 3.2.2. Men Activos..................................................................................................9 3.2.2.1. Men Activos/Traspaso de Activos..........................................................9 3.2.2.2. Men Activos/Mejora de Activos...........................................................10 3.2.2.3. Men Activos/Baja de Activos...............................................................11 3.2.3. Men Mantenimiento....................................................................................11 3.2.4. Men Reporte................................................................................................12 3.3. Submdulo de Muebles y Enseres........................................................................12 3.4. Submdulo de Vehculos......................................................................................19 3.5. Submdulo de Bibliotecas....................................................................................21 3.6. Submdulo de Definicin de Activos...................................................................23 3.7. Submdulo de Activos dados de Baja..................................................................34 3.8. Submdulo de Traspasos Individuales.................................................................35 3.9. Submdulo de Traspaso Globales........................................................................40 3.10. Submdulo de Traspaso Distritales....................................................................44 3.11. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Individuales..........................52 3.12. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Globales...............................58 3.13. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Distritales.............................61 3.14. Submdulo de Registro de Mejoras....................................................................66 3.15. Submdulo de Consulta/Reversin de Mejoras..................................................71 3.16. Submdulo de Registro de Bajas........................................................................75 3.17. Submdulo de Consulta/Reversin de Bajas......................................................78 3.18. Submdulo de Depreciaciones...........................................................................87 3.19. Submdulo de Activos........................................................................................88 3.20. Submdulo de Colores........................................................................................89 3.21. Submdulo de Marcas........................................................................................90 1
3.22. Submdulo de Tipos de Bajas............................................................................91 3.23. Submdulo de Tipos de Mejoras........................................................................92 3.24. Submdulo de Personas......................................................................................93 3.25. Submdulo de Jefes de Dependencia.................................................................94 3.26. Submdulo de Reportes por Ubicacin/Responsable.........................................95 3.27. Submdulo de Reporte por filtros......................................................................99 3.28. Submdulo de Reportes Consolidados.............................................................100 3.29. Submdulo de Resmenes de Bajas.................................................................102 3.30. Submdulo de Resmenes de Mejoras.............................................................109 3.31. Submdulo de Cdigo de Barras......................................................................116 3.32. Submdulo de Constatacin Fsica...................................................................117 3.33. Submdulo de Activos Terminados su Vida til.............................................120
CAPITULO 1: Instalacin y Configuracin del Sistema

1.1. Instalacin del Sistema
El Sistema de Activos Fijos, est diseado en el motor de base de datos Oracle versin 9.2.1 y en su diseador de formas, Developer Forms Builder 6i y en su diseador de reportes Report Builder 6i. Se debe instalar el motor de base de datos Oracle versin 9.2.1 en un servidor. Es necesario que se instalen las dos herramientas de desarrollo de Oracle: Developer Forms Builder y Reports Forms Builder 6i, para el correcto funcionamiento de los compiladores del sistema. Para la instalacin del sistema debe crearse una base de datos vaca en la versin de Oracle 9.2.1, luego se debe crear un Tablespace denominado DNA con un tamao inicial de 100MB y que tenga la posibilidad de crecer en 5MB y no exista un tamao lmite para su crecimiento. Una vez creado el Tablespace, se debe crear un usuario denominado DNA, que va a ser el propietario de todos los elementos de la base de datos (tabla, ndices, secuencias, vistas) para tener el esquema de objetos llamado DNA que tenga como repositorio el Tablespace con el mismo nombre. Una vez creado el espacio para los objetos y el usuario de la base de datos propietario de dichos objetos debe ejecutar el script mer_total_dna_v14.sql que se encuentran en los anexos a la documentacin en SQLPlus o en SQL WorkSheet.
1.2. Instalacin de archivos

Los archivos dna1.zip, dna2.zip y dna3.zip deben ser descomprimidos en la carpeta C:\DNA, y copiar el archivo DNA.lnk en el escritorio para tener acceso directo al sistema desde un cono en el escritorio, este archivo se encuentra entre los archivos descomprimidos en la carpeta DNA del disco duro.
1.3. Obtencin de Respaldos

Cada vez que se necesite obtener respaldos de la informacin de la base de datos, se debe ir a la ventana de comandos de MS-DOS y digitar lo siguiente: exp file=nombre_archivo.dmp owner=dna, luego escribir en Username dna y en Password dna. El respaldo es completo del esquema DNA del sistema.
CAPITULO 2: Terminologa
Para mejor comprensin de los trminos utilizados en el presente manual se presente a usted seor usuario la terminologa y explicacin grfica de los nombres de objetos que va a encontrar en el presente manual:
2.1. Bloque
Un bloque se lo entiende como una agrupacin de varios tems de una tabla especfica, estos tems pueden ser modificados por el usuario, insertar o borrar un registro completo de un tem seleccionado.
2.2. tems
Se refiere a cualquier campo en el cual se pueda ingresar informacin, sea este un campo simple de texto, un campo tipo combo, tipo check, o tipo radio, que representen ingreso, consulta o actualizacin de informacin.
2.3. Combos
Se refiere a tems donde puedo seleccionar varias opciones de una lista que muestra el tem.
2.4. Check
Se refiere a tems donde su estado es chequeado y no chequeado en la informacin que representa el tem.
2.4. Radio
Se refiere a tems donde el usuario puede escoger una sola de las opciones de entre las varias opciones.
2.5. Botones de texto

Son botones que ejecutan acciones y se encuentran dentro de las ventanas donde se encuentran los bloques.
2.6. Botones de icnicos

Son botones que ejecutan acciones y se encuentran dentro de la barra de mens.
2.7. Lista de valores

Sirve para mostrar datos de una tabla vinculada a la tabla actual y despliega la informacin de dicha tabla, adems que cuando selecciona uno de los elementos de la lista de valores, se selecciona el dato especfico en el cuadro de tem en donde se despleg la lista de valores. Presionando la tecla de funcin F9 se despliega la lista de valores. La lista de valores tiene la propiedad de bsqueda de acuerdo a algn parmetro ubicando una condicin luego del signo de porcentaje (%) y presionando el botn Find (Buscar), esto mostrar en lista una seleccin de acuerdo al filtro que usted ha seleccionado. Para volver a mostrar una lista complete simplemente deje el signo (%) en el cuadro de texto y presione nuevamente el botn Find (Buscar)
2.8. Botones de icnicos
Este botn permite guardar los cambios en registros actualizados o nuevos
Sirve par imprimir los datos del bloque en que actualmente se encuentra posicionado Sirve para configurar el tamao de papel, direccin del papel de la impresora Sirve para salir de la ventana actual Sirve para que la informacin seleccionada sea cortada Sirve para copiar informacin dentro de un tem Sirve para pegar o colocar la informacin que ha sido copiada o cortada Sirve para introducir una consulta, de acuerdo a los parmetros que ingrese en los tems en donde desea consultar, para filtrar los datos Sirve para ejecutar la consulta de acuerdo a los parmetros que se ha requerido en los tems o si no se coloca parmetros indica que desea ver toda la informacin de la tabla consultada Sirve para cancelar una consulta Sirve para mover el cursor a un bloque anterior al actual Sirve para moverse al registro anterior de un mismo bloque Sirve para moverse al siguiente registro de un mismo bloque Sirve para mover el cursor al bloque siguiente al actual Sirve para insertar un nuevo registro en la tabla Sirve para eliminar el registro actual donde est posicionado Sirve para bloquear el registro, es decir que solamente usted puede realizar cambios en el registro actual Sirve para mostrar un estatus del tem donde est posicionado actualmente
2.9. Formas de Consultar

Para poder consultar de una forma ms avanzada usted puede utilizar instrucciones SQL como lo es BETWEEN que significa entre y puede colocar nmeros o fechas para este operador. La respuesta estar dada de acuerdo al rango en el que haya solicitado la consulta Es la forma ms simple de consultar escribiendo el texto que haga coincidencia con lo que est en la base de datos.
El operador LIKE de SQL permite buscar cadenas de caracteres de acuerdo a la informacin que se encuentre entre los apstrofes como se mire en el ejemplo.
CAPITULO 3: Mdulo de Activos Fijos

3.1. Inicio de Sesin
Para ingresar al sistema debe ingresar su nombre de usuario, contrasea y nombre de la base de datos: Username: dna Password: dna Databse: dna Este es el propietario de los objetos de la base de datos. Pero cada usuario tendr permisos de acuerdo a lo requerido por los administradores del sistema, con un nombre de usuario y password diferente pero con la misma base de datos: Permisos solamente de consulta Permisos solamente de consulta y actualizacin Permisos solamente de consulta y ingreso Permiso totales de manipulacin de datos
3.2. Men Principal del Sistema
Antes de ingresar al mdulo de Activos Fijos se debe seleccionar el Distrito en el que se desea trabajar, y luego hacer clic en el botn correspondiente del mdulo de Activos Fijos. 8
3.2. Men Principal del Mdulo de Activos Fijos

3.2.1. Men Archivo
Este men consta de una sola opcin que permite regresar al men principal del sistema.
3.2.2. Men Activos
Este men contiene todas las operaciones que el Departamento de Activos Fijos ejecuta en su labor administrativa.
3.2.2.1. Men Activos/Traspaso de Activos
Presenta los 3 diferentes tipos de traspaso que puede realizarse a uno o varios activos. La seccin de traspasos tambin se compone de las opciones de reversin y consultas que son realizadas en otros formularios, ya que para realizar el ingreso de traspasos se utiliza un formulario, mientras que para realizar reversiones y/o consultas se tiene parmetros para generar dicha informacin.
3.2.2.2. Men Activos/Mejora de Activos
Mediante estas opciones permite el registro de mejoras a activos fijos y tambin realizar reversiones de dichas mejoras o consultas sobre varios parmetros acerca del registro de las mejoras.
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3.2.2.3. Men Activos/Baja de Activos
Mediante estas opciones permite el registro de bajas a activos fijos y tambin realizar reversiones de dichas bajas o consultas sobre varios parmetros acerca del registro de las bajas.
3.2.3. Men Mantenimiento
Este men contiene las opciones de mantenimiento del sistema, es decir opcin que se usan en los submdulos que el sistema de Activos Fijos tiene, y que tiene un carcter de fijo y poco variable y que sirven como soporte de la informacin con la que se trabaja en los submdulos de Activos Fijos.
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3.2.4. Men Reporte
Este men consta de 8 opciones que agrupan varios reportes en cada opcin y sobre varios parmetros sobre los cuales se puede reportear.
3.3. Submdulo de Muebles y Enseres
Esta pantalla sirve para el ingreso y registro de muebles y enseres con sus caractersticas y detalles especficos, del mismo modo se puede registrar la dependencia y el custodio, 12
la cantidad de activos a registrarse directamente. De acuerdo al clasificador que se escoja se presentarn los diferentes tipos de activos, agrupados en el mismo. En la seccin inferior, luego del campo Observaciones con letra en negrilla se encuentran campos que afectan directamente a los costos histricos del activo fijo, es decir que en caso el activo fijo a ingresarse ya tiene una vida contable anterior a su ingreso, es posible registrar toda la informacin histrica de dichos campos; habilitando el campo CheckBox que tiene la siguiente leyenda: Haga clic aqu para habilitar el ingreso de Valores Histricos, estos campos son: Fecha de inicio de depreciacin (la depreciacin se corre anualmente en los dos semestres del ao, crendose un registro por cada ao de depreciacin), Factor de depreciacin actual que se refiere al porcentaje en el que se va a ir reduciendo el valor del activo fijo hasta llegar al 10% del mismo activo, como valor residual, Vida til Restante, se refiere al tiempo que se va a seguir depreciando el activo en el sistema; si ya el activo ha terminado su vida til se digita el nmero 1, para que el sistema interprete que dicho activo ya no va a ser depreciado en el sistema, Depreciacin Acumulada, se refiere a todo el saldo que el activo haya acumulado por efectos de la depreciacin en otro sistema o registrado en la contabilidad, Adicin Acumulada, se refiere a todos los aumentos de capital que ha tenido el activo hasta el momento del registro en el sistema (revalorizaciones, reexpresiones monetarias, mejoras, etc.); donde los posteriores aumentos se realizarn a travs del Registro de Mejoras, Saldo Actual del Activo, es el valor contable con el que cuenta el activo actualmente y difiere del valor de compra (valor histrico).
Para seleccionar la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar el jefe de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE DEPARTAMENTAL. Cuando existe un solo jefe para la dependencia se escoge automticamente dicho jefe para la dependencia.
Para seleccionar el custodio de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem USUARIO. Los funcionarios que se 14
presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Una vez seleccionado los datos de dependencias, custodios y jefes usted puede describir cuntas activos desea registrar en la misma dependencia y al mismo custodio; para que luego de ingresados todos los datos del activo, presione el botn CREAR ACTIVO y luego aplique los cambios, para poder imprimir el cdigo de barras de los nuevos activos creados en el sistema. Nota.- Para poder imprimir las etiquetas del cdigo de barras, primero de aplicar los cambios haciendo clic en el botn APLICAR para poder luego imprimir todo el rango de activos que se presenten
Para seleccionar el clasificador, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CLASIFICADOR.
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Para seleccionar el activo, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem ACTIVO. Los activos se seleccionan segn est agrupado por el clasificador seleccionado.
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Para seleccionar la marca, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem MARCA.
Para crear nuevas marcas presione el botn MARCA junto al tem MARCA, una vez insertada la nueva marca presione el icono guardar y luego salir .
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Para seleccionar el color, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem COLOR.
Para crear nuevas marcas presione el botn COLOR junto al tem COLOR, una vez insertada el nueva color presione el icono guardar y luego salir .
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Ingresados estos datos, se puede completar la siguiente informacin: tipo de proceso, fecha de comprobante, nmero de factura, nmero de acta, fecha de ingreso al sistema, nmero de comprobante, valor de compra.
3.4. Submdulo de Vehculos
Esta pantalla sirve para el ingreso y registro de vehculos con sus caractersticas y detalles especficos, del mismo modo se puede registrar la dependencia y el custodio, la cantidad de activos a registrarse directamente. De acuerdo al clasificador que se escoja se presentarn los diferentes tipos de activos, agrupados en el mismo. En la seccin inferior, luego del campo Observaciones con letra en negrilla se encuentran campos que afectan directamente a los costos histricos del activo fijo, es decir que en caso el activo fijo a ingresarse ya tiene una vida contable anterior a su ingreso, es posible registrar toda la informacin histrica de dichos campos; habilitando el campo CheckBox que tiene la siguiente leyenda: Haga clic aqu para habilitar el ingreso de Valores Histricos, estos campos son: Fecha de inicio de depreciacin (la depreciacin se corre anualmente en los dos semestres del ao, crendose un registro por cada ao de depreciacin), Factor de depreciacin actual que se refiere al porcentaje en el que se va a ir reduciendo el valor del activo fijo hasta llegar al 10% del mismo activo, como valor residual, Vida til Restante, se refiere al tiempo que se va a seguir 19
depreciando el activo en el sistema; si ya el activo ha terminado su vida til se digita el nmero 1, para que el sistema interprete que dicho activo ya no va a ser depreciado en el sistema, Depreciacin Acumulada, se refiere a todo el saldo que el activo haya acumulado por efectos de la depreciacin en otro sistema o registrado en la contabilidad, Adicin Acumulada, se refiere a todos los aumentos de capital que ha tenido el activo hasta el momento del registro en el sistema (revalorizaciones, reexpresiones monetarias, mejoras, etc.); donde los posteriores aumentos se realizarn a travs del Registro de Mejoras, Saldo Actual del Activo, es el valor contable con el que cuenta el activo actualmente y difiere del valor de compra (valor histrico). Del mismo modo que para el ingreso de muebles y enseres existen similares procedimientos para el ingreso de: dependencias, custodios, clasificador, activos, marca, modelo y color que se encuentran representadas en las imgenes del submdulo de muebles y enseres. A continuacin se describe solamente el proceso de ingreso de dichos datos: Para seleccionar la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin. Para seleccionar el jefe de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE DEPARTAMENTAL. Cuando existe un solo jefe para la dependencia se escoge automticamente dicho jefe para la dependencia. Para seleccionar el custodio de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem USUARIO. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Para seleccionar el clasificador, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CLASIFICADOR. Para seleccionar el activo, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem ACTIVO. Los activos se seleccionan segn est agrupado por el clasificador seleccionado. Para seleccionar la marca, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem MARCA. Para seleccionar el color, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem COLOR. Segn el caso amerite de creaciones de nuevas marcas, colores, modelos, haga clic en los botones correspondientes, inserte el nuevo tem, guarde los cambios y presione el botn salir.
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Ingresados estos datos, se puede completar la siguiente informacin: tipo de proceso, fecha de comprobante, nmero de factura, nmero de acta, fecha de ingreso al sistema, nmero de comprobante, valor de compra y los datos propios de la descripcin de un vehculo; es decir: clase del vehculo, ao de fabricacin, nmeros de: placa, motor y chasis. Una vez seleccionado los datos de dependencias, custodios y jefes usted puede describir cuntas activos desea registrar en la misma dependencia y al mismo custodio; para que luego de ingresados todos los datos del activo, presione el botn CREAR ACTIVO y luego aplique los cambios, para poder imprimir el cdigo de barras de los nuevos activos creados en el sistema. Nota.- Para poder imprimir las etiquetas del cdigo de barras, primero de aplicar los cambios haciendo clic en el botn APLICAR para poder luego imprimir todo el rango de activos que se presenten
3.5. Submdulo de Bibliotecas
Esta pantalla sirve para el ingreso y registro de bibliotecas con sus caractersticas y detalles especficos, del mismo modo se puede registrar la dependencia y el custodio, la cantidad de activos a registrarse directamente. De acuerdo al clasificador que se escoja se presentarn los diferentes tipos de activos, agrupados en el mismo.
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En la seccin inferior, luego del campo Observaciones con letra en negrilla se encuentran campos que afectan directamente a los costos histricos del activo fijo, es decir que en caso el activo fijo a ingresarse ya tiene una vida contable anterior a su ingreso, es posible registrar toda la informacin histrica de dichos campos; habilitando el campo CheckBox que tiene la siguiente leyenda: Haga clic aqu para habilitar el ingreso de Valores Histricos, estos campos son: Fecha de inicio de depreciacin (la depreciacin se corre anualmente en los dos semestres del ao, crendose un registro por cada ao de depreciacin), Factor de depreciacin actual que se refiere al porcentaje en el que se va a ir reduciendo el valor del activo fijo hasta llegar al 10% del mismo activo, como valor residual, Vida til Restante, se refiere al tiempo que se va a seguir depreciando el activo en el sistema; si ya el activo ha terminado su vida til se digita el nmero 1, para que el sistema interprete que dicho activo ya no va a ser depreciado en el sistema, Depreciacin Acumulada, se refiere a todo el saldo que el activo haya acumulado por efectos de la depreciacin en otro sistema o registrado en la contabilidad, Adicin Acumulada, se refiere a todos los aumentos de capital que ha tenido el activo hasta el momento del registro en el sistema (revalorizaciones, reexpresiones monetarias, mejoras, etc.); donde los posteriores aumentos se realizarn a travs del Registro de Mejoras, Saldo Actual del Activo, es el valor contable con el que cuenta el activo actualmente y difiere del valor de compra (valor histrico). Del mismo modo que para el ingreso de muebles y enseres existen similares procedimientos para el ingreso de: dependencias, custodios, clasificador, activos, marca, modelo y color que se encuentran representadas en las imgenes del submdulo de muebles y enseres. A continuacin se describe solamente el proceso de ingreso de dichos datos: Para seleccionar la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin. Para seleccionar el jefe de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE DEPARTAMENTAL. Cuando existe un solo jefe para la dependencia se escoge automticamente dicho jefe para la dependencia. Para seleccionar el custodio de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem USUARIO. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Para seleccionar el clasificador, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CLASIFICADOR. Para seleccionar el activo, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem ACTIVO. Los activos se seleccionan segn est agrupado por el clasificador seleccionado.
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Segn el caso amerite de creaciones de nuevas marcas, colores, modelos, haga clic en los botones correspondientes, inserte el nuevo tem, guarde los cambios y presione el botn salir. Ingresados estos datos, se puede completar la siguiente informacin: tipo de proceso, fecha de comprobante, nmero de factura, nmero de acta, fecha de ingreso al sistema, nmero de comprobante, valor de compra y los datos propios de la descripcin de un vehculo; es decir: clase del vehculo, ao de fabricacin, nmeros de: placa, motor y chasis. Una vez seleccionado los datos de dependencias, custodios y jefes usted puede describir cuntas activos desea registrar en la misma dependencia y al mismo custodio; para que luego de ingresados todos los datos del activo, presione el botn CREAR ACTIVO y luego aplique los cambios, para poder imprimir el cdigo de barras de los nuevos activos creados en el sistema. Nota.- Para poder imprimir las etiquetas del cdigo de barras, primero de aplicar los cambios haciendo clic en el botn APLICAR para poder luego imprimir todo el rango de activos que se presenten
3.6. Submdulo de Definicin de Activos
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Esta pantalla permite al usuario observar toda la informacin general de un activo y tambin detalle especficos de movimientos que ha sufrido el activo durante el tiempo; es decir, el detalle de mejoras hechas al activo, detalle de traspaso realizados al activo y su historial de custodios, la variacin de costos del activo, de acuerdo al factor de depreciacin, adiciones realizadas y la depreciacin realizada por cada perodo, muestra el reporte de control de activos por cada bien, adems de opciones adicionales que se pueden aplicar al activo, que son el cambio de fecha y valor de compra (esta opcin es vlida, nicamente cuando el activo no ha sufrido ninguna adicin o depreciacin, caso contrario si se requiriera dicho cambio, lo debe realizar directamente en la base de datos el administrador del sistema), revalorizar activo (esta opcin permite alargar la vida til y el uso del activo con nuevos valores para que se siga depreciando el activo en el tiempo, de acuerdo al reevalo). Los campos especficos del activo pueden ser modificados, pero los datos de traspasos, costos, mejoras no pueden ser modificados porque se perdera la integridad referencial de dichos datos que afectan al activo.
Este es el reporte de activos fijos por cada bien, que muestra el resumen de movimientos que ha tenido el activo.
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Esta es la opcin de cambio de fecha y valor de compra que puede utilizarse para actualizar dichos datos, una vez hechas las modificaciones debe guardarse los cambios. Los datos de valor de compra y fecha de compra se encuentran bloqueados para modificar directamente en la pantalla y solamente a travs de esta opcin se pueden modificar dichos campos ya que esta modificacin tambin afecta a las tablas de costos del activo fijo.
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Esta es la pantalla que se presenta cuando se desea realizar una revalorizacin a un activo, dicha revalorizacin se refleja como una adicin al activo e incrementa la vida til para que se siga depreciando el activo, una vez realizados los cambios debe guardarlos para que se hagan permanentes.
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El botn Costos y Depreciaciones muestra en la pantalla todos los movimientos de costos que ha tenido el activo fijo y puede obtener un reporte de dicha informacin. Cada periodo de depreciacin se refleja en un registro nuevo.
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El botn Detalle de Mejoras muestra en la pantalla todas las adiciones al costo que se suman al activo fijo y puede obtener un reporte de dicha informacin. Por cada mejora se crea un registro y dicho valor se refleja en el campo de adiciones en el costo del activo fijo. 28
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El botn Detalle de Traspaso muestra en la pantalla todos los movimientos y traspaso que ha tenido el activo fijo y puede obtener un reporte de dicha informacin. Por cada traspaso se crea un registro.
El botn Imprimir Detalle de Activo Fijo muestra en la pantalla un reporte con la informacin general del activo fijo.
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Esta pantalla muestra el detalle del equipo electrnico, detalle tomado de lo requerido por la pliza de seguros electrnicos.
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Esta pantalla muestra el detalle de los inmuebles que tiene un distrito y su reporte. 32
En esta pantalla se registra los gastos que por concepto de reparaciones ha tenido el activo fijo, dicho registro de valores no representa mejora alguna y tampoco variacin en el saldo del activo. Esta pantalla fue aadida de acuerdo a la Resolucin de Contralora del 28 de octubre del 2006, donde indica que se deben registrar las reparaciones y gastos que un activo ha tenido en su vida til hasta su baja.
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3.7. Submdulo de Activos dados de Baja
Esta pantalla permite al usuario observar toda la informacin general de un activo dado de baja y tambin detalle especficos de movimientos que ha sufrido el activo durante el tiempo durante su vida til; es decir, el detalle de mejoras hechas al activo, detalle de traspaso realizados al activo y su historial de custodios, la variacin de costos del activo, de acuerdo al factor de depreciacin, adiciones realizadas y la depreciacin realizada por cada perodo hasta cuando el activo fue dado de baja, adems muestra el reporte de control de activos por cada bien y el reporte del detalle del activo fijo. Las pantallas y los reportes de: detalle de mejoras, detalle de traspasos, y costos y depreciaciones son similares al submdulo descrito anteriormente.
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3.8. Submdulo de Traspasos Individuales
Esta pantalla permite realizar traspasos individuales de uno o varios activos de un custodio a otro siguiendo este procedimiento:
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Para seleccionar la dependencia anterior, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA ANTERIOR. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
Para seleccionar el jefe anterior de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE ANTERIOR. Cuando existe un solo jefe para la dependencia se escoge automticamente dicho jefe para la dependencia, caso contrario se muestra el listado de los jefes asignados a dicha dependencia.
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Para seleccionar la persona anterior de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA ANTERIOR. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Presione el botn C para consultar los activos de dicha persona.
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Para seleccionar la dependencia actual, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA ACTUAL. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar el jefe actual de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE ACTUAL. Cuando existe un solo jefe para la dependencia se escoge automticamente dicho jefe para la dependencia, caso contrario se muestra el listado de los jefes asignados a dicha dependencia.
Para seleccionar la persona actual de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA ACTUAL. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Presione el botn C para consultar los activos de dicha persona. Una vez que se tenga los datos de la persona que va a entregar (anterior) los activos y la persona que va a recibir (actual), debe seleccionar en el casillero Sec haciendo clic en el activo que desea realizar el traspaso y una vez hecho este proceso, haga clic en el botn Traspaso y luego presione el botn Aplicar para que se guarden los cambios y se proceda a imprimir el traspaso realizado. Nota.- Si luego de realizado el proceso de traspaso individual no se aplica los cambios, el traspaso no ser reflejado y tampoco podr ser impreso.
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Una vez aplicado los cambios presione el botn Imprimir para generar el reporte. Si se desea realizar otras impresiones debe seleccionar la opcin de Consulta/Reversin opcin Individual y consultar de acuerdo a cualquier criterio de bsqueda.
3.9. Submdulo de Traspaso Globales
Esta pantalla permite realizar traspasos globales, es decir cambiar de responsabilidad de jefe responsable de toda una dependencia hacia un nuevo jefe, adems se puede realizar
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el traspaso individual de los activos asignados del jefe anterior hacia el nuevo jefe, siguiendo este procedimiento:
Para seleccionar el jefe anterior de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE ANTERIOR seleccionado en la lista de valores del listado de los jefes asignados a dicha dependencia.
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Para seleccionar el jefe actual de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE ACTUAL seleccionado en la lista de valores del listado de los jefes asignados a dicha dependencia. Presione el botn C para consultar los activos del jefe anterior. Una vez que se tenga los datos del jefe anterior y el jefe actual debe seleccionar los activos a traspasar a custodia del nuevo jefe, en el casillero Sec haciendo clic en el activo que desea realizar el traspaso y una vez hecho este proceso, haga clic en el botn Traspaso y luego presione el botn Aplicar para que se guarden los cambios y se proceda a imprimir el traspaso realizado. Nota.- Si luego de realizado el proceso de traspaso individual no se aplica los cambios, el traspaso no ser reflejado y tampoco podr ser impreso.
42
Una vez aplicado los cambios presione el botn Imprimir para generar el reporte. Si se desea realizar otras impresiones debe seleccionar la opcin de Consulta/Reversin opcin Global y consultar de acuerdo a cualquier criterio de bsqueda.
43
3.10. Submdulo de Traspaso Distritales
Esta pantalla permite realizar traspasos individuales de uno o varios activos de un custodio a otro que se encuentre en un distrito diferente al que actualmente se encuentra conectado, siguiendo este procedimiento:
44
En la lista de valores de DISTRITO ACTUAL debe seleccionar el distrito destino de los activos que van a ser realizados el traspaso.
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Para seleccionar la dependencia anterior, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA ANTERIOR. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
Para seleccionar el jefe anterior de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE ANTERIOR. Cuando existe un solo jefe para la dependencia se escoge automticamente dicho jefe para la dependencia, caso contrario se muestra el listado de los jefes asignados a dicha dependencia.
46
Para seleccionar la persona anterior de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA ANTERIOR. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Presione el botn C para consultar los activos de dicha persona.
47
Para seleccionar la dependencia actual, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA ACTUAL. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
48
Para seleccionar el jefe actual de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem JEFE ACTUAL. Cuando existe un solo jefe para la dependencia se escoge automticamente dicho jefe para la dependencia, caso contrario se muestra el listado de los jefes asignados a dicha dependencia.
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Para seleccionar la persona actual de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA ACTUAL. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Presione el botn C para consultar los activos de dicha persona. Una vez que se tenga los datos de la persona que va a entregar (anterior) los activos y la persona que va a recibir (actual), debe seleccionar en el casillero Sec haciendo clic en el activo que desea realizar el traspaso y una vez hecho este proceso, haga clic en el botn Traspaso y luego presione el botn Aplicar para que se guarden los cambios y se proceda a imprimir el traspaso realizado. Nota.- Si luego de realizado el proceso de traspaso individual no se aplica los cambios, el traspaso no ser reflejado y tampoco podr ser impreso.
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Una vez aplicado los cambios presione el botn Imprimir para generar el reporte. Si se desea realizar otras impresiones debe seleccionar la opcin de Consulta/Reversin opcin Individual y consultar de acuerdo a cualquier criterio de bsqueda.
3.11. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Individuales
Esta pantalla permite realizar consultas sobre traspasos individuales realizados, de acuerdo a los siguientes criterios de bsqueda: nmero de traspaso, fecha de traspaso, dependencia actual o anterior. Una vez seleccionado el criterio de bsqueda en los botones de radio: Por cdigo, Por Fecha, Dependencia anterior, Dependencia Actual luego haga clic en el botn Buscar Traspaso, en el caso de existir ms de un coincidencia con el parmetro de bsqueda usted puede moverse entre el resultado de la consulta a travs de los botones de movimiento: (hacia atrs) y El resultado de las consultas de traspasos puede imprimirlos. (hacia delante).
Nota.- En esta pantalla usted no puede realizar inserciones o modificaciones de traspasos individuales.
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Para seleccionar el cdigo del traspaso, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem NRO. TRASPASO. Los cdigos de traspaso que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos individuales.
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Para seleccionar la fecha del traspaso, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem FECHA. Las fechas de traspaso que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos individuales.
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Para seleccionar la dependencia anterior, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA ANTERIOR. Las dependencias anteriores que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos individuales.
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Para seleccionar la dependencia actual, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA ACTUAL. Las dependencias anteriores que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos individuales.
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Este es el resultado que dara una vez realizado la consulta por cualquier parmetro de bsqueda, si existe ms de una coincidencia por parmetro de bsqueda puede moverse entre los resultados de la consulta a travs de los botones de movimiento: atrs) y imprimirlos. (hacia (hacia delante). El resultado de las consultas de traspasos puede
El botn de Reversin elimina el traspaso individual de cada uno de los activos asignados al nuevo custodio y queda el traspaso sin efecto.
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3.12. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Globales
Esta pantalla permite realizar consultas sobre traspasos globales realizados, de acuerdo a los siguientes criterios de bsqueda: nmero de traspaso, fecha de traspaso, dependencia anterior. Una vez seleccionado el criterio de bsqueda en los botones de radio: Por cdigo, Por Fecha, Dependencia anterior, luego haga clic en el botn Buscar Traspaso, en el caso de existir ms de un coincidencia con el parmetro de bsqueda usted puede moverse entre el resultado de la consulta a travs de los botones de movimiento: (hacia atrs) y traspasos puede imprimirlos. (hacia delante). El resultado de las consultas de
Nota.- En esta pantalla usted no puede realizar inserciones o modificaciones de traspasos globales.
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Para seleccionar el cdigo del traspaso, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem NRO. TRASPASO. Los cdigos de traspaso que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos globales.
Para seleccionar la fecha del traspaso, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem FECHA. Las fechas de traspaso que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos globales.
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Para seleccionar la dependencia anterior, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA ANTERIOR. Las dependencias anteriores que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos globales.
Este es el resultado que dara una vez realizado la consulta por cualquier parmetro de bsqueda, si existe ms de una coincidencia por parmetro de bsqueda puede moverse entre los resultados de la consulta a travs de los botones de movimiento: (hacia
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atrs) y imprimirlos.
(hacia delante). El resultado de las consultas de traspasos puede
El botn de Reversin elimina el traspaso global de cada uno de los activos asignados al nuevo jefe y queda el traspaso como jefe custodio el jefe anterior.
3.13. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Distritales
Esta pantalla permite realizar consultas sobre traspasos distritales realizados, de acuerdo a los siguientes criterios de bsqueda: nmero de traspaso, fecha de traspaso, distrito actual. Una vez seleccionado el criterio de bsqueda en los botones de radio: Por cdigo, Por Fecha, Distrito actual, luego haga clic en el botn Buscar Traspaso, en el caso de existir ms de un coincidencia con el parmetro de bsqueda usted puede moverse entre el resultado de la consulta a travs de los botones de movimiento: (hacia atrs) y imprimirlos. (hacia delante). El resultado de las consultas de traspasos puede
Nota.- En esta pantalla usted no puede realizar inserciones o modificaciones de traspasos distritales.
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Para seleccionar el cdigo del traspaso, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem NRO. TRASPASO. Los cdigos de traspaso que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos distritales.
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Para seleccionar la fecha del traspaso, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem FECHA. Las fechas de traspaso que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos distritales.
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Para seleccionar el distrito actual, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DISTRITO ACTUAL. Las dependencias anteriores que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y con referencia de traspasos globales.
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Este es el resultado que dara una vez realizado la consulta por cualquier parmetro de bsqueda, si existe ms de una coincidencia por parmetro de bsqueda puede moverse entre los resultados de la consulta a travs de los botones de movimiento: atrs) y imprimirlos. (hacia (hacia delante). El resultado de las consultas de traspasos puede
El botn de Reversin elimina el traspaso distrital de cada uno de los activos asignados al nuevo custodio y queda el traspaso distrital sin efecto y nuevamente los valores pasan a asignarse al distrito anterior.
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3.14. Submdulo de Registro de Mejoras
Esta pantalla sirve para el ingreso y registro de mejoras que se realizan a un activo fijo a la vez y que afecta al costo del activo en sus valores de adicin y factor de depreciacin.
Para seleccionar el tipo de mejora, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem TIPO MEJORA. 66
Para crear nuevas marcas presione el botn TIPO MEJORA junto al tem TIPO MEJORA, una vez insertada la nueva marca presione el icono guardar . y luego salir
67
Para seleccionar el custodio de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem USUARIO. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos.
68
Para seleccionar el activo, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem ACTIVO. Los activos se seleccionan segn los activos que tenga asignado el usuario.
69
Una vez que se tenga los datos de los activos y la persona que va a recibir, debe seleccionar en el casillero Sec haciendo clic en el activo que desea realizar el traspaso y una vez hecho este proceso, haga clic en el botn Aplicar Mejora y luego presione el botn Aplicar para que se guarden los cambios y se proceda a imprimir el traspaso realizado.
Este es el reporte del registro de la mejora.
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3.15. Submdulo de Consulta/Reversin de Mejoras
Esta pantalla permite realizar consultas sobre mejoras realizadas, de acuerdo a los siguientes criterios de bsqueda: cdigo de mejora, fecha de mejora, tipo de mejora. Una vez seleccionado el criterio de bsqueda en los botones de radio: Por cdigo, Por Fecha, Por tipos de mejora, luego haga clic en el botn Buscar Mejora, en el caso de existir ms de un coincidencia con el parmetro de bsqueda usted puede moverse entre el resultado de la consulta a travs de los botones de movimiento: (hacia atrs) y imprimirlos. (hacia delante). El resultado de las consultas de mejoras puede
Nota.- En esta pantalla usted no puede realizar inserciones o modificaciones de mejoras.
71
Para seleccionar el cdigo de la mejora, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CDIGO. Los cdigos de mejora que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar la fecha de la mejora, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem FECHA DE MEJORA. Las fechas de mejora que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
Para seleccionar el tipo de la mejora, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem TIPO DE MEJORA. Los tipos de mejora que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Este es el resultado que dara una vez realizado la consulta por cualquier parmetro de bsqueda, si existe ms de una coincidencia por parmetro de bsqueda puede moverse entre los resultados de la consulta a travs de los botones de movimiento: atrs) y (hacia (hacia delante). El resultado de las consultas de mejoras puede imprimirlos.
El botn de Reversin Mejora elimina el valor de la mejora asignada al activo y se vuelve a recalcular el factor de depreciacin y saldo del activo.
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3.16. Submdulo de Registro de Bajas
Esta pantalla sirve para el ingreso y registro de bajas que se realizan a un activo fijo o varios activos fijos a la vez de acuerdo a la dependencia y persona que se seleccione y el o los activos fijos que se sealen..
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Para seleccionar el tipo de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem TIPO BAJA.
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Para seleccionar la persona de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos. Presione el botn C para consultar los activos de dicha persona.
Una vez que se tenga los datos de la persona cuyos activos van a ser dados de baja, debe seleccionar en el casillero Sec haciendo clic en el activo que desea realizar la baja y una vez hecho este proceso, haga clic en el botn Dar de Baja y luego presione el botn Aplicar para que se guarden los cambios y se proceda a imprimir el traspaso realizado. Nota.- Si luego de realizado el proceso de traspaso individual no se aplica los cambios, el traspaso no ser reflejado y tampoco podr ser impreso.
77
Este es el reporte que se presenta indicando la lista de activos que han sido dados de baja.
3.17. Submdulo de Consulta/Reversin de Bajas
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Esta pantalla permite realizar consultas sobre bajas realizadas, de acuerdo a los siguientes criterios de bsqueda: cdigo de baja, nmero de acta, fecha de baja, tipo de baja, documento de baja, motivo de baja y dependencia. Una vez seleccionado el criterio de bsqueda en los botones de radio: Por cdigo, Por Fecha, Por Acta, Por tipos de baja, Por documento, Por motivo, Dependencia, luego haga clic en el botn Buscar Baja, en el caso de existir ms de un coincidencia con el parmetro de bsqueda usted puede moverse entre el resultado de la consulta a travs de los botones de movimiento: (hacia atrs) y mejoras puede imprimirlos. (hacia delante). El resultado de las consultas de
Para seleccionar el nmero de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem NRO. DE BAJA. Los nmeros de baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar la fecha de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem FECHA DE BAJA. Las fechas de baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
80
Para seleccionar el nmero de acta de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem NRO. DE ACTA DE BAJA. Los nmeros de actas de baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar el tipo de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem TIPO DE BAJA. Los tipos de baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
82
Para seleccionar los documentos de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DOCUMENTO PARA LA BAJA. Los documentos para la baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
83
Para seleccionar el motivo de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem MOTIVO DE BAJA. Los motivos de baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar el cdigo de dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren bajas.
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Este es el resultado que dara una vez realizado la consulta por cualquier parmetro de bsqueda, si existe ms de una coincidencia por parmetro de bsqueda puede moverse entre los resultados de la consulta a travs de los botones de movimiento: atrs) y (hacia (hacia delante). El resultado de las consultas de bajas puede imprimirlos.
El botn de Reversin de Baja vuelve a un estado Activo de los activos fijos dados de baja, de acuerdo al cdigo de baja con el que se realiz dicha operacin.
86
3.18. Submdulo de Depreciaciones
i Este proceso debe correr cada 1 de enero de cada ao y cada 1 de julio de cada ao para que se realice el clculo de la depreciacin de todos los activos que tengan un valor mayor a 0 y que se encuentre todava en un perodo de depreciacin, es decir que no haya finalizado la vida til del activo. Si un activo se encuentra revaluado, tambin entra al proceso de depreciacin. Este procedimiento afecta a todos los activos fijos que cumplan con las condiciones anteriormente descritas y este proceso puede tardar varios minutos ya que por cada vez que se deprecie un activo se crea un registro independiente que refleja este movimiento econmico que afecta el valor del activo, de acuerdo al factor de depreciacin que conste en cada activo fijo. El proceso de Revertir Depreciacin borra el ltimo registro de depreciaciones hechas a los activos, de acuerdo a la ltima fecha redepreciacin que se tenga. En casos de que existan activos fijos que han recibido mejoras y ha cambiado el factor de depreciacin, stos no se vern afectados por la reversin y al final del proceso de reversin se mostrarn para el consiguiente arreglo manual por parte del administrador del sistema, segn el caso amerite.
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3.19. Submdulo de Activos
En esta pantalla se crean todas las definiciones (nombres) de activos fijos que se agrupan de acuerdo a su clasificador, en esta pantalla tambin se puede recalcular las cantidades totales de activos que existen de acuerdo a su grupo.
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Este es el reporte que se presenta al seleccionar el botn Imprimir.
3.20. Submdulo de Colores
En esta pantalla se debe ingresar los colores que se presentan en el sistema como alternativas para el registro de activos, de acuerdo al color seleccionado.
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3.21. Submdulo de Marcas
En esta pantalla se debe ingresar las marcas que se presentan en el sistema como alternativas para el registro de activos, de acuerdo a la marca seleccionado.
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3.22. Submdulo de Tipos de Bajas
En esta pantalla se ingresa los diferentes tipos de bajas que pueden darse y por las que se da de baja un activo.
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3.23. Submdulo de Tipos de Mejoras
En esta pantalla se ingresa los diferentes tipos de mejoras que pueden considerarse para incrementar el valor de un activo.
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3.24. Submdulo de Personas
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Esta pantalla permite visualizar los datos del personal que existen en los diferentes departamentos de la Institucin por cada departamento. Con las flechas de navegacin el usuario podr navegar dependencia por dependencia y visualizar los datos del personal que se encuentran en las respectivas dependencias o en otro caso si el usuario desea consultar el personal de una dependencia especfica presione F/, debe colocarse en Cdigo Dependencia pulsar F9, se visualiza la lista de dependencias. El usuario puede realizar modificacin de los datos existentes, debe tomar la opcin guardar para que la modificacin sea permanente.
3.25. Submdulo de Jefes de Dependencia
Esta pantalla permite definir a los jefes de cada dependencia, para utilizar este mdulo para la impresin de pies de firma en los reportes de Activos Fijos y Bienes de Control.
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3.26. Submdulo de Reportes por Ubicacin/Responsable
Esta pantalla permite obtener 5 tipos de reporte: el reporte general de todos los activos de la dependencia, reporte por dependencias de constatacin fsica, el reporte de control activos fijos por cada usuario. Existen variantes sobre el reporte general de activos dados de baja por dependencia y sobre el control de activos fijos dados de baja por cada usuario, tambin existe la posibilidad de filtrar el reporte por dependencia y escoger slo el clasificador que se requiera. Adems permite seleccionar si el reporte es sobre activos fijos o bienes de control.
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Para seleccionar la persona de la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA. Los funcionarios que se presentan en la lista de valores son solamente los que se encuentran asignados a dicha dependencia y se encuentran activos.
Para seleccionar el clasificador, presione la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CLASIFICADOR. Los clasificadores que se presentan en la lista de valores.
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En los tems tipo combos de Tipo de Bien se puede seleccionar si se desea el reporte de activos fijos o bienes de control, el tem tipo combo Estado permite seleccionar si se desea reportear los bienes que estn con estado activo o dado de baja. En el tem tipo radio Tipo Reporte usted puede escoger el reporte por dependencia o custodio.
Este es el reporte general de activos por dependencia, que se imprime en una hoja de 132 columnas.
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Este es el reporte general de activos por dependencia para la constatacin fsica, que se imprime en una hoja de 132 columnas.
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Este es reporte de control de activos fijos por cada usuario, que se imprime en hojas de 80 columnas.
3.27. Submdulo de Reporte por filtros
Esta pantalla permite obtener un reporte de 132 columnas que indica toda la informacin que se requiere, de acuerdo a los parmetros que se indican en esta pantalla: distrito, dependencia, funcionario, clasificador, activo, etc. segn sea ms especfico los parmetros de bsqueda, ser ms precisa y exacta la informacin que muestre el reporte.
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Este es el reporte por filtros de activos que han cumplido con los parmetros de bsqueda especificada, que se imprime en una hoja de 132 columnas.
3.28. Submdulo de Reportes Consolidados
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Esta pantalla permite consolidar datos, agrupando por su clasificador, de acuerdo al distrito o dependencia que se seleccione. En los tems tipo combos de Tipo de Bien se puede seleccionar si se desea el reporte de activos fijos o bienes de control, el tem tipo combo Estado permite seleccionar si se desea reportear los bienes que estn con estado activo o dado de baja. En el tem tipo radio Tipo de Consolidado usted puede escoger el distrito o dependencia, adems se puede seleccionar fechas desde y hasta que fecha se desea realizar el corte de fechas de los reportes consolidados. El reporte muestra dos tipos de saldos, el que incluye mejoras sumando al saldo de cada clasificador y de igual forma el consolidado con los saldos incluyendo la depreciacin de cada clasificador, sumando a los saldos de dicho reporte.
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Este es el reporte por dependencia de informacin consolidada de activos que posee una dependencia, se imprime en hojas de 80 columnas.
Este es el reporte por distrito de informacin consolidada de activos que posee un distrito, se imprime en hojas de 80 columnas.
3.29. Submdulo de Resmenes de Bajas
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Esta pantalla permite obtener reportes tipo resmenes de bajas y mejoras que se han realizado, en general o dentro de un perodo determinado, tanto para activos fijos como para bienes de control, de acuerdo a parmetros especficos de cada tipo de resumen.
Para seleccionar el nmero de acta baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem NRO. ACTA DE BAJA. Los nmeros de baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar el tipo de baja, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem TIPO DE BAJA. Los tipos de baja que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
104
Para seleccionar la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren bajas.
105
Para seleccionar la persona, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA. Las personas que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren bajas.
106
Para seleccionar el cdigo anterior, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CDIGO ANTERIOR. Los cdigos anteriores que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren bajas.
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Para seleccionar el cdigo de barra, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CDIGO DE BARRA. Los cdigos de barra que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren bajas.
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Este es el reporte que se presenta para el resumen de bajas, de acuerdo a los parmetros seleccionados.
3.30. Submdulo de Resmenes de Mejoras
Esta pantalla permite visualizar informacin de mejoras realizadas a los activos de acuerdo a parmetros especificados y ordenados por nmero de comprobante.
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Para seleccionar el nmero de comprobante de la mejora, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem COMPROBANTE DE MEJORA. Los comprobantes de mejora que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
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Para seleccionar el tipo de la mejora, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem TIPO DE MEJORA. Los tipos de mejora que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin.
111
Para seleccionar la dependencia, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem DEPENDENCIA. Las dependencias que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren mejoras.
112
Para seleccionar la persona, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem PERSONA. Las personas que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren mejoras.
113
Para seleccionar el cdigo anterior, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CDIGO ANTERIOR. Los cdigos anteriores que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren mejoras.
114
Para seleccionar el cdigo de barra, presiones la tecla de funcin F9, asegurndose que el cursor se encuentre en el tem CDIGO DE BARRA. Los cdigos de barra que se presentan son solamente las seleccionadas de acuerdo al distrito seleccionado al ingreso de la aplicacin y que registren mejoras.
115
Este es el reporte que se presenta para el resumen de mejoras, de acuerdo a los parmetros seleccionados.
3.31. Submdulo de Cdigo de Barras
Esta pantalla permite la impresin de etiquetas de los cdigos de barra, de acuerdo a los parmetros que se solicite y se especifique el rango para la impresin de etiquetas. Es posible tambin la impresin de todas las etiquetas de los activos fijos adquiridos mediante el mismo cheque comprobante.
116
3.32. Submdulo de Constatacin Fsica
Esta pantalla toma los datos de la constatacin fsica realizada con los colectores de datos (palms), donde se debe seleccionar la dependencia y luego presiono clic en el botn Buscar Persona para cargar las personas de la dependencia seleccionada. Los botones: Constatados, Faltantes, Excedentes, y Tipo de Transaccin presentan los siguientes reportes: El botn Legalizar Traspaso Interno sirve para generar la siguiente secuencia del custodio al que se ha realizado un traspaso interno, es decir un cambio de custodio dentro de la misma dependencia para mantener la formalidad del histrico de responsables que ha tenido un activo.
117
Este es el reporte que se presenta de los activos que han sido constatados con el colector de datos, adems muestra los activos que han sido realizados traspasos internos (dentro de la misma dependencia un cambio de custodio) y se ordena por la fecha de constatacin.
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Este reporte muestra los activos que fueron constatados a un custodio determinado y que pertenecen a otro custodio de la misma o diferente dependencia.
Este reporte muestra los activos que no han sido constatados y que pertenecen a un determinado custodio.
Existen 2 tipos de transacciones que se pueden realizar una vez realizadas las constataciones con los colectores de datos: Cambio de Etiqueta (para cuando el colector no ha podido leer la etiqueta del activo) y Legalizar Traspaso (cuando un custodio tiene un activo de otra dependencia).
119
3.33. Submdulo de Activos Terminados su Vida til
Esta pantalla permite seleccionar los activos que ya han cumplido con la vida til estimada de acuerdo a su clasificador, e imprimir un reporte de acuerdo a los parmetros especificados en dicha pantalla. Este pantalla sirve como ayuda para revalorizar los activos que aun sean tiles y darles una nueva vida til y un nuevo valor para que se empiece a depreciar nuevamente dicho activo. i
Este es el reporte que representa a los activos que han cumplido su vida til y que podrn ser revalorizados o dados de baja segn su condicin.
120

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Manual de Usuario Mdulo de Activos Fijos Departamento de Activos Fijos Direccin Nacional Administrativa

CAPITULO 1: Instalacin y Configuracin del Sistema

1.2. Instalacin de archivos

1.3. Obtencin de Respaldos

2.5. Botones de texto

2.6. Botones de icnicos

2.7. Lista de valores

2.8. Botones de icnicos

Este botn permite guardar los cambios en registros actualizados o nuevos

2.9. Formas de Consultar

CAPITULO 3: Mdulo de Activos Fijos

3.2. Men Principal del Sistema

3.2. Men Principal del Mdulo de Activos Fijos

3.2.2. Men Activos

3.2.2.1. Men Activos/Traspaso de Activos

3.2.2.2. Men Activos/Mejora de Activos

3.2.2.3. Men Activos/Baja de Activos

3.2.3. Men Mantenimiento

3.2.4. Men Reporte

3.3. Submdulo de Muebles y Enseres

3.4. Submdulo de Vehculos

3.5. Submdulo de Bibliotecas

3.6. Submdulo de Definicin de Activos

3.7. Submdulo de Activos dados de Baja

3.8. Submdulo de Traspasos Individuales

3.9. Submdulo de Traspaso Globales

3.10. Submdulo de Traspaso Distritales

3.11. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Individuales

3.12. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Globales

(hacia delante). El resultado de las consultas de traspasos puede

3.13. Submdulo de Consulta/Reversin de Traspasos Distritales

3.14. Submdulo de Registro de Mejoras

Este es el reporte del registro de la mejora.

3.15. Submdulo de Consulta/Reversin de Mejoras

Nota.- En esta pantalla usted no puede realizar inserciones o modificaciones de mejoras.

3.16. Submdulo de Registro de Bajas

3.17. Submdulo de Consulta/Reversin de Bajas

3.18. Submdulo de Depreciaciones

3.19. Submdulo de Activos

Este es el reporte que se presenta al seleccionar el botn Imprimir.

3.20. Submdulo de Colores

Este es el reporte que se presenta al seleccionar el botn Imprimir.

3.21. Submdulo de Marcas

Este es el reporte que se presenta al seleccionar el botn Imprimir.

3.22. Submdulo de Tipos de Bajas

Este es el reporte que se presenta al seleccionar el botn Imprimir.

3.23. Submdulo de Tipos de Mejoras

Este es el reporte que se presenta al seleccionar el botn Imprimir.

3.24. Submdulo de Personas

3.25. Submdulo de Jefes de Dependencia

3.26. Submdulo de Reportes por Ubicacin/Responsable

3.27. Submdulo de Reporte por filtros

3.28. Submdulo de Reportes Consolidados

3.29. Submdulo de Resmenes de Bajas

3.30. Submdulo de Resmenes de Mejoras

3.31. Submdulo de Cdigo de Barras

3.32. Submdulo de Constatacin Fsica

3.33. Submdulo de Activos Terminados su Vida til

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