Grafico que indica los niveles de organizacin, los nombres de las unidades de cada nivel y las relaciones entre

estos, o tambin, el organigrama es la representacin grfica de la estructura formal que ha adoptado una organizacin. Son sistemas de organizacin que se representan en forma intuitiva y con objetividad. Tambin son llamados cartas o graficas de organizacin. Consiste en imgenes en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de este puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representndose, por la unin de los cuadros mediante lneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Para la elaboracin del organigrama las caractersticas de la empresa o negocio son las que determinan la estructura organizacional.

PARA QUE SIRVE UN ORGANIGRMA?

Su importancia radica en que la revelan: La divisin de funciones Los niveles jerrquicos Las lneas de autoridad y responsabilidad Los canales formales de comunicacin Los jefes de cada grupo empleados, trabajadores, etc.

VENTAJAS DE UN ORGANIGRAMA
La relacin subordinado-superior no existe debido a que se elabore el diagrama, sino ms bien, a las relaciones de dependencia es esencial. En cuanto a que el organigrama crea una sensacin de demasiada comodidad y ocasiones falta de empuje por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la alta direccin:

Reorganizar en el momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradicin de cambio y hacer que los gerentes subordinados continen cumpliendo con estndares de desempeo adecuados y bien comprendidos. Puesto que el organigrama muestra lneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar en organigrama una organizacin puede mostrar, en ocasiones inconsistencias y complejidades y llevar su correccin. El organigrama tambin le muestra a laso gerentes y al personal nuevo como encajan dentro de toda la estructura.

LIMITACIONES
Los organigramas estn sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar un organigrama solo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las mltiples relaciones, importantes informales que se encuentran en una empresa tpicamente organizada, pero no todas. Muestra tambin las relaciones importantes de lnea o formales. No muestra cuenta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

CONTENIDO DEL ORGANIGRMA

Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. Nombre del funcionario que lo formulo. Fecha de formulario. Aprobacin (del presente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.). Leyenda (explicacin de lneas y simboles especiales)

DATOS, FUENTES Y MTODOS PARA LA ELABORACIN DEL ORGANIGRAMA Datos que se deben recoger:
Las unidades administrativas Las relaciones entre las unidades Las funciones que realizan

Fuentes de Informacin:
Los Archivos de la Empresa El personal de la Empresa

Mtodos para recoger los datos:

Investigacin Documental Cuestionarios Escritos

Entrevistas (Anlisis y Tabulacin de la informacin

Tipos de Organigramas
Basndome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la Administracin de Organizaciones"), pongo a consideracin del lector la siguiente clasificacin de organigramas: 1) Por su naturaleza 2) por su finalidad 3) por su mbito 4) por su contenido 5) por su presentacin o disposicin grfica.

1. POR SU NATURALEZA:
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Micro administrativos: Corresponden a una sola organizacin, y

pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macro administrativos: Involucran a ms de una organizacin.

Meso administrativos: Consideran una o ms organizaciones de

un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino meso administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD:
Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se

disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de

determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de

funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo

planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

3. POR SU MBITO:
Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen informacin representativa de una

organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea

de la organizacin.

4. POR SU CONTENIDO:
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades

administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general. Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en

cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA:

Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas:

Organigrama vertical: cada puesto subordinado a otro se

representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as

sucesivamente. .

Ventajas: 1. Son ms fcil comprender. 2. Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal. Desventajas: Se produce el llamado efecto de triangulacin, ya que, despus de dos niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse: 1. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada divisin, departamento o seccin, una carta suplementaria. 2. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la lnea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.

Organigrama horizontal: Representan los mismos elementos

del organigrama anterior y en la misma forma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas: 1. Siguen la forma en que se leer. 2. Disminuyen el efecto de triangulacin. 3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefes poco claros.

ORGANIGRAMAS CIRCULARES: Formados por un cuadro

central, que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Ventajas: 1. Sealan muy bien los niveles jerrquicos. 2. Eliminan, o disminuyen, la idea del status ms alto. 3. Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

ORGANIGRAMAS ESCALARES: Seala con distintas sangras en

el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la cada fuerza objetiva de aquellos que encierran nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

ORGANIGRAMA MIXTO: Puede mezclar los tres tipos de

organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno slo, cada empresa, cada organizacin utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administracin y con ello buscan la optimizacin del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayora de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamao carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organizacin

DISEO DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas deben ser claros, y por ellos se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y de puestos, ya que en vez de ayudar a la estructura administrativa, puede producir mayores confusiones. De esta manera dichos cuadros deben de tener una separacin considerable. Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Ya que se dice que los organigramas son el cuerpo administrativo, y los ms frecuentes es comenzar por el Director, o Gerente General y terminarlos con los Jefe o Supervisores del ltimo nivel. Cabe destacar que en ocasiones se incluye a la asamblea de Accionistas y el Consejo de Administracin. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que aparezcan los nombres, es conveniente colocarlo dentro

del mismo cuadro pero con una letra mayor el nombre del puesto y con una letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de elementos de una organizacin. nicamente sirven para indicar el nivel jerrquico de una empresa.

ELABORACIN DE LOS ORGANIGRAMAS:

1. Realizar una investigacin sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organizacin y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. 2. Funciones o actividades que realizan cada una. 3. Relacin o subordinacin existente entre las unidades organizativas.

DISEO TECNICO

1. Las casillas deben ser rectangulares. 2. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. 3. Las lneas de nivel son siempre horizontales. Al construir un organigrama se debe tener presente: 4. Delimitar con precisin las unidades o Dependencias. 5. Sealar de forma ms completa las relaciones existentes. 6. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico.

7. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de: a. Lnea o Ejecucin: lnea de mando, debe caer verticalmente. b. Estado Mayor o Staff: la lnea que indica su relacin es horizontal. c. Lnea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinacin. 8. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicacin administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o sealarse particularmente al pie del organigrama. 9. Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad est en revisarlo y actualizarlo peridicamente.