RELATRIO DE REUNIO

Tambm conhecido como Ata de Reunio, um documento que registra resumidamente as ocorrncias, deliberaes, resolues e decises de reunies ou assembleias. Para evitar qualquer modificao posterior a ata deve ser redigida de tal maneira que isso no seja possvel:

Sem pargrafos ou alneas, ocupando todo o espao da pgina; Sem abreviaturas; Nmeros escritos por extenso; Sem rasuras nem emendas; Sem uso de corretivo Com verbo no tempo pretrito perfeito do indicativo; Com verbo de elocuo para registrar as diferentes opinies. Se o relator cometer um erro, deve empregar a partcula retificativa digo, como neste

exemplo: Aos dezesseis dias do ms de julho, digo, de junho, de dois mil e cinco Quando se constatar erro ou omisso depois de lavrada a ata, usa-se em tempo: Em tempo: Onde se l julho, leia-se junho. Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decises tomadas em reunies devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informaes puderem interessar por meio de um documento chamado ata de reunio. Por muito tempo, as atas de reunio foram os documentos formalizados das decises tomadas em empresas, condomnios e associaes. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexveis quanto ao seu formato, sua apresentao. O que antigamente se resumia a uma estrutura rgida, com linguagem at de difcil compreenso, hoje tem por objetivo democratizar o acesso s decises tomadas.

Algumas orientaes gerais continuam vlidas. Principalmente no que diz respeito s informaes que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada. Mas no geral, a ata de reunio se tornou um documento muito mais simples de ser elaborado do que se imagina. ITENS BSICOS DE UMA ATA DE REUNIO

Ttulo da Reunio: Cidade, dd de mmm de aaaa, das hh:mm as hh:mm: Local: Espao Fsico Introduo: Descrio do ttulo do evento, local, data, hora, participantes. Participantes: Nome completo/Instituio Agenda: Agenda/pauta da reunio: temas tratados e respectivos responsveis Desenvolvimento: Descrio dos principais temas discutidos na reunio Concluses: Descrio das concluses e decises provenientes da reunio Recomendaes: Descrio das recomendaes provenientes da reunio Distribuio: Pessoas a quem a ata deve ser enviada Uma boa ata ir conter esses tpicos. Dificilmente uma ata conter mais informaes

alm destas. importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fcil leitura e identificao (em especial) das decises tomadas. E uma ata que no abranja todos estes itens ficar incompleta, deixando os leitores com dvidas sobre algum aspecto da reunio. DICAS PARA REDIGIR UMA BOA ATA DE REUNIO

Posicione-se em um local mais central, onde seja possvel visualizar todos os participantes e ouvi-los com clareza.

Leve papel e caneta. O papel deve ser em quantidade o suficiente para que voc no precise economizar nas anotaes e a caneta deve ser testada antes da reunio!

Se preferir fazer a ata diretamente no computador, certifique-se que: 1. Voc digita rpido o suficiente 2. Seu teclado e seu digitar no so barulhentos (o barulho certamente atrapalhar a reunio) 3. Voc ter condies de salvar as alteraes de tempos em tempos para evitar a perda de informaes por queda de energia/bateria. (Alis, tenha de qualquer

maneira um papel e uma caneta, caso isso ocorra. Assim, a reunio continuar independente do restabelecimento da energia eltrica). 4. Sempre que possvel, faa uma gravao do udio da reunio. Se voc perder alguma informao, anote o tempo de gravao decorrido. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas anotaes, voc saber o momento certo da gravao para ouvir e complementar sua ata. Por ltimo, vale lembrar que em uma ata de reunio, por mais grosseiro que parea, sua opinio no interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa forma, voc produzir uma ata de reunio imparcial e completa, como esperado por todos.

MODELO 1: [NOME DA ORGANIZAO/COMIT] Minuta 27 de maio de 2013 Abertura: A reunio regular da (o) [Nome da Organizao/Comit] foi convocada s [hora] em [data] no (na) [local] por [Moderador da reunio]. Presentes: [Lista de participantes] da reunio

A.

Aprovao da agenda

A agenda foi unanimemente aprovada conforme distribuda.

B.

Aprovao da minuta

A minuta da reunio anterior foi unanimemente aprovada confirme distribuda.

C.

Problemas em aberto

Resuma a discusso de cada problema existente, informe o resultado e atribua os itens de ao.

D.

Novo negcio

Resuma a discusso de novos problemas, informe os prximos passos e atribua os itens de ao.

E.

Agenda da prxima reunio

Relacione os itens a serem discutidos na prxima reunio. Adiamento: A reunio foi adiada s [hora] por [Pessoa]A prxima reunio geral ser s [hora] em [data] no (na) [local]. Minuta enviada por: Aprovada por: [Digite o nome aqui] [Digite o nome aqui]

MODELO 2:

[Nome/Departamento da empresa]

Atas da reunio [Data] I. Chamada de ordem [Nome do facilitador da reunio] chamado para organizar as reunies regulares da empresa [Nome da empresa/comit] s [hora da reunio] em [data da reunio] na sala [Local da reunio]. II. Chamada [Nome do secretrio da empresa] fez a chamada. Estavam presentes: [Lista dos participantes] III. Aprovao das atas da reunio passada [Nome do secretrio da empresa] leu as atas da ltima reunio. As atas foram aprovadas. IV. Assuntos em pauta a) [Assunto/resumo da discusso] b) [Assunto/resumo da discusso] V. Novo negcio a) [Novo negcio/resumo da discusso] b) [Novo negcio/resumo da discusso] VI. Encerramento [Nome do facilitador da reunio] encerrou a reunio s

[horrio do encerramento da reunio]. Atas enviadas por: [Nome] Atas aprovadas por: [Nome]