CONTROL DEL FRAUDE

Hay quienes piensan que la "mano dura" es suficiente para manejar un negocio, pero es bueno que consideren que el control interno ayuda mucho tambin. El tener polticas de control interno es fundamental para la operacin acertada de una empresa, sin importar el tamao de la misma. Es dejarle por escrito al empleado lo que tiene que hacer cuando el jefe no est, es decirle al que llega como se hacen las cosas, es ayudarle al auditor en la deteccin de malos manejos. Cuando no se tienen polticas de control interno es dejar al empleado deshonesto el camino libre para cometer el fraude. El fraude en las empresas, por lo general se da cuando las polticas de control interno no existen. Habr siempre empleados deshonestos por naturaleza, pero los hay tambin por tentacin, y esta se da cuando se carecen de controles.

ESTRATEGIAS EFECTIVAS CONTRA EL FRAUDE A continuacin se presentan estrategias que, por su efectividad, han venido ganando importancia en la lucha contra el fraude, segn la experiencia de los encuestados. La capacitacin de los empleados: Es imperativa, especialmente en lo que se refiere al manejo de sistemas, ya que una deficiencia en esta rea puede ser desastrosa. La denuncia de los empleados de la misma compaa o la informacin annima: Ello ha llevado a la creacin de lneas telefnicas (hot-lines) u oficiales d la compaa, que operan fuera del negocio. El intercambio de informacin entre compaas, ya sea por sector o por ubicacin geogrfica. Se debe obrar con cautela, ya que si se discute abiertamente puede implicar acciones contra la empresa por difamacin. El diseo e implementacin de polticas claras de prevencin, deteccin e informacin de casos dentro de la misma compaa. Muchos fraudes se podran evitar con la planeacin y sistemas de control adecuados.

 Establecimiento de leyes sencillas contra el fraude. Los abogados defensores tienden a complicar los casos en las cortes. Ayudarle a la gerencia a minimizar la ocurrencia del fraude mediante el establecimiento y mantenimiento, por parte de la gerencia, de controles internos efectivos. Trabajar con la gerencia para desarrollar y cumplir los procedimientos de deteccin de fraude. Ayudarle a la gerencia para concientizar a los empleados de la compaa sobre las caractersticas del fraude y los pasos a seguir para informar sobre un posible fraude. Investigar los indicios de un posible fraude o de actividades potencialmente fraudulentas identificadas por medio de auditoras interna, sin importar si dichos fraudes estn dirigidos hacia la compaa o hacia sus clientes. Instituir procedimientos previos de investigacin del fraude. Administrar el plan de prevencin del fraude en la compaa de conformidad con lo requisitos reglamentarios.

EL CONTROL INTERNO FRAUDULENTAS

COMO

SOLUCIN

LAS

PRCTICAS

El control interno de los fraudes en las empresas supone una nueva especialidad a tener en cuenta como preventiva en la buena marcha de las sociedades. Las estadsticas hablan de que los delitos internos en las empresas pblicas, suponen el 81%; casi nada!. Pero el referido control necesariamente ha de hacerse sobre todo desde dentro de la propia sociedad y para ello, los empleados dispuestos a la denuncia del defraudador o defraudadores, habrn de disponer de garantas que le inmunicen ante las represalias de quienes tambin desde dentro encubren a los delincuentes.

Desde el punto de vista laboral, algunos han inventado una nueva manera de despedir fraudulentamente, y la tal manera de hacerlo no es la ordinaria y vulgar de despedir, improcedentemente, cometiendo fraude de ley en la contratacin. Esta modalidad vil y "barrio bajera" impropia de personas al servicio de una sociedad del estado y propia de personas faltas del ms mnimo respeto por la dignidad humana, consiste en elegir una presa y disponer su despido bajo la apariencia de un final de contratacin y, en el peor de los casos, disfrazndose los hechos como de un fraude en la contratacin cuya improcedencia ser imputable a la empresa pblica. Una actuacin de este tipo, sin duda tiene su justificacin en algn inters particular del delincuente o banda de delincuentes que actan en nombre y a costa del Estado. As, bajo la apariencia de un despido improcedente en fraude de ley en la contratacin responsabilidad de la empresa, se encuentra toda una estrategia para despedir sin justificacin ninguna a un empleado o empleada, con un inters concreto de los delincuentes, quienes actan al margen de la propia empresa, siendo encubiertos casi siempre, por los directivos de la sociedad pblica que, en algunas ocasiones, consideran que la victima se ha revelado contra la empresa, con el nico nimo de causar dao a la corporacin, su prepotencia no les permite advertir que lo que hace la indefensa presa es exigir sus derechos constitucionales, falsedades y mentiras, de abusos de poder y de desprecios. Ahora bien, en otras ocasiones, algunos "directivos" encubren las actuaciones delictivas por ser ellos mismos componentes activos de la banda defraudadora.

EL FRAUDE INTERNO EN LA EMPRESA La lealtad de los empleados hacia las empresas se ha deteriorado en los ltimos aos y los empresarios tienen un nivel muy bajo de conciencia del problema.

Las estadsticas sealan que dentro de cualquier empresa, el fraude porcentual cometido por los empleados es el siguiente: - 80% pueden, alguna vez, cometer algn fraude. - 10% son plenamente fraudulentos - 10% son totalmente honestos

La cantidad de fraudes cometidos puede estar relacionada con el nivel educativo y jerrquico de los empleados, as: - El 60% de los fraudes son cometidos por empleados de nivel bajo y medio - El 30% por gerentes y mandos intermedios. - El 10% por ejecutivos de mximo nivel.

No obstante, parece ser que al cuantificar las prdidas, se invierten los guarismos: - Solo el 5% de las prdidas de la empresa es causada por fraudes cometidos por empleados de nivel bajo o medio. - El 20% son causadas por fraudes cometidos por gerentes, y, - El 75% de las prdidas son causadas por fraudes cometidos por sus ejecutivos.

El coste del fraude en la empresa Segn estudios realizados por la Asociacin de Examinadores de Certificados de Fraude, un estudio realizado determin que en las empresas de los EEUU el fraude causa prdidas de 9 dlares diarios por empleado. En ese pas, las empresas pierden el 6% de sus ingresos anuales debido a fraudes. Cmo puede prevenirse el fraude? El fraude en las empresas puede prevenirse, o disminuirse significativamente, tomando algunas medidas sencillas, tales como: 1. Realizar controles peridicos y sistemticos. 2. Mantener un cdigo de tica para prevenir fraudes. 3. Mejorar da a da el ambiente laboral positivo que evite el delito como forma de compensacin de injusticias laborales, y, 4. Predicar con el ejemplo en los ms altos estamentos de la organizacin.

Acciones preventivas Si bien el fraude no se puede eliminar estructuralmente, se pueden minimizar sus efectos con acciones preventivas.

Hoy las empresas deben ser rentables. No hay lugar para el fracaso y si no cumplen los objetivos, los mediocres deben ser apartados de puestos de responsabilidad. La alta rotacin del personal es otra de las posibilidades del aumento de hechos fraudulentos. No hay sentimiento de "pertenencia" a la empresa. Por ltimo, donde exista debilidad de estructuras directivas y de control, all se estar posibilitando la concrecin de maniobras fraudulentas. Cmo se descubre un fraude interno? El fraude puede ser descubierto de diferentes modos, entre los cuales se encuentran: - Controles internos y auditorias (55%) - Lealtad empresarial - Informantes (20%) - Otros mecanismos formalizados (15%) - Deteccin accidental (10%)

Lo importante es entender que, poniendo en marcha los mecanismos adecuados, puede prevenirse la mayor parte del fraude. Se considera como fraude interno

Manipulacin contable Obtencin fraudulenta de financiacin Aplicaciones fraudulentas de crdito Transacciones no autorizadas Apropiacin indebida de activos Soborno y corrupcin Blanqueo de dinero Robo de informacin Abuso de informacin privilegiada Fraude fiscal Abuso de mercado Espionaje a favor de los competidores

CONTROLES ANTIFRAUDE.

El estudio ha puesto de manifiesto que las organizaciones que no conocen el riesgo del fraude inherente a sus actividades de negocio, no pueden desarrollar controles antifraude para combatirlo. Por ello, las evaluaciones frecuentes de riesgo de fraude resultan esenciales para identificar las amenazas potenciales y las debilidades en los controles.

Un sistema de evaluacin frecuente del riesgo obliga a las empresas a buscar el fraude, y les da la agilidad necesaria para encontrarlo, an cuando sabemos que este riesgo no es esttico, sino que va cambiando en el tiempo por el influjo de las circunstancias.

La evaluacin sistemtica y la interposicin de controles requieren una planificacin del trabajo en fases:

Identificacin de los potenciales riesgos de fraude inherentes a la actividad de negocio.

Evaluacin de la probabilidad e importancia de que se produzcan los riesgos de fraude que han sido identificados.

Determinacin de las personas y departamentos que por su operatividad son ms propensos a cometer cada uno de los fraudes identificados, y descubrir los modus operandi o mtodos que pueden ser utilizados por los defraudadores con ms probabilidad.

Bsqueda y establecimiento de controles preventivos. (Gestin de RiesgosControles anti-fraude)

Evaluacin de los controles y procesos para asegurar que han sido diseados de forma efectiva para que aborden los riesgos de fraude identificados.

Identificacin y evaluacin de los riesgos de fraude residuales derivados de la inexistencia de controles o de controles poco efectivos.

Respuesta ante los riesgos de fraude residuales. herramientas de inters.

Auditora y Control Interno para la Deteccin de Fraude En la actualidad el impalpable ambiente empresarial requiere de procedimientos y herramientas que permitan a las organizaciones protegerse de riesgos o contingencias que pongan en peligro su rentabilidad. Es por esto que la auditora y el control interno se tornan fundamentales para cualquier organizacin, pues facilitan o evitan la aparicin de este tipo de contingencias. La falta de un ambiente de control interno en las organizaciones permite que en las diferentes reas que operan recursos o procesos se abran brechas de desorden que facilitan el surgimiento de prcticas en agravio de las entidades o cualquiera de sus componentes. La correcta aplicacin de las herramientas de auditora/control interno son una posible solucin para la adecuada y oportuna prevencin del fraude, as como para la deteccin de su existencia y adecuada documentacin que sirva de soporte para llevar a cabo la accin legal pertinente. Es por esto que la creacin e implantacin de sistemas de auditora protegen a las organizaciones de las prcticas desleales en el manejo inadecuado de recursos. El control interno permite la ptima proteccin del patrimonio de la institucin y brinda seguridad al capital humano. La metodologa de este curso ser terico-prctica, donde el participante, mediante el anlisis de casos reales del entorno empresarial, desarrollar competencias como toma de decisiones y anlisis de escenarios, entre otras. INTERACCIN CON AUDITORA

La primera parte del fortalecimiento de los controles internos implica cambiar la actitud que algunos empleados tienen hacia los auditores. Si bien es fcil identificar a los auditores como la polica de asuntos internos -cuya nica responsabilidad es descubrir irregularidades. que identifica a los empleados que estn rompiendo las reglas, el xito personal y profesional se obtendr viendo a los auditores como socios clave y aliados en la batalla contra el fraude. Esto se refuerza an ms con el papel del auditor, que asegura que l o ella estn siempre a la vanguardia de las polticas corporativas, prcticas, procedimientos, tecnologa, nuevos productos y servicios, por lo que los auditores son una valiosa fuente de informacin corporativa. En segundo lugar, parte del fortalecimiento de los controles internos es simplemente una cuestin de definir o aclarar papeles de propiedad y responsabilidades. Comunicacin Una forma de fortalecer los controles internos es mejorar el proceso de comunicacin. He visto innumerables situaciones en las que las principales partes interesadas son conscientes de los grandes acontecimientos que ocurren dentro de una unidad de empresa o negocio. Esto es problemtico, ya que no hay oportunidad para que la administracin arregle algo que no sabe que est estropeado. La interaccin regular y la comunicacin entre los departamentos, es de suma importancia en este proceso. Los protocolos de comunicacin deben ser establecidos y acordados en toda la empresa. Los casos y procedimientos de incidentes crticos de notificacin de distribucin deben hacerse pblicos, para asegurar que todos estn al tanto de un incidente y entiendan cules son sus roles definidos cuando se produce el incidente. Parte de estar al tanto de un incidente corresponde a la tica, la lnea telefnica y los sistemas de notificacin de eventos que estn siendo utilizados por la empresa, de conformidad con la ley Sarbanes Oxley. Muchos profesionales de la industria tienen experiencia en la operacin de la tica y el cumplimiento de los sistemas de lnea directa, pero no todos los incidentes son reportados a travs de estos mecanismos de cumplimiento. Una de las preguntas clave est alrededor de saber cmo las compaas notifican a los titulares clave cuando se produce un evento fuera de la tica o sistema de cumplimiento? Si bien esta comunicacin a menudo recae en un programa de respuesta del primer tipo, es imperativo que las empresas tengan definidos sus procesos y protocolos de comunicacin para que los empleados del manejo de las claves estn al tanto.

HERRAMIENTAS QUE AYUDAN ACONTROLAR EL FRAUDE EN LA ORGANIZACIN

La Auditora Interna

La Auditora interna es otra herramienta eficaz para hacer aflorar el fraude interno. Un Estudio ha puesto de manifiesto que en las empresas en las que se redujeron los medios en los departamentos de Auditora a causa de la crisis, hubo un incremento del fraude interno.

Con todo, segn el mismo Estudio, existe una tendencia estadstica que avisa de que las Auditoras irn detectando un porcentaje cada vez menor de fraude interno, en relacin con otras herramientas de control, como por ejemplo la evaluacin frecuente del riesgo y su gestin.

El procedimiento formal de denuncia

El procedimiento formal de denuncia que se ofrece a los empleados por distintos medios (buzones, internet, etc.) sigue constituyendo una buena herramienta para hacer aflorar el fraude interno. Pero para que sea efectiva ha de estar suficientemente extendida entre las empresas; debe ser publicitada; y las personas que vayan a utilizarla la han de considerar efectiva, lo que slo ocurre cuando la alta direccin est comprometida con esta herramienta.
Auditora El fraude es el delito ms creativo: requiere de las mentes ms agudas y podemos decir que es prcticamente imposible de evitar. En el momento en que se descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo" Esta norma define el fraude y el error e indica que la responsabilidad de la prevencin de los mismos radica en la administracin. El auditor deber planear la auditora de modo de que exista una expectativa razonable de detectar anomalas importantes resultantes del fraude y el error. Se sugieren procedimientos que deben considerarse cuando el auditor tiene motivos para creer que existe fraude o error. Propsito de esta NIA: Establecer normas y proporcionar lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de considerar la existencia de fraude o error en una auditoria. Esta NIA tambin establece la responsabilidad que pueda existir: Responsabilidad de la Gerencia: La responsabilidad por la prevencin y deteccin de fraude y error descansa en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad adecuados.

Responsabilidad del Auditor: El auditor no es y no puede ser responsable de la prevencin del fraude o error, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditoria anual, puede servir para contrarrestar fraudes o errores. Evaluacin del Riesgo: Al planear la auditoria, el auditor debera evaluar el riesgo de distorsin material que el fraude o error pueda producir en los estados financieros, y debera indagar ante la gerencia si existe fraudes o errores significativos que hayan sido descubiertos. Deteccin: Basado en la evaluacin del riesgo el auditor debera disear procedimientos de auditoria para obtener seguridad razonable que sea detectada las distorsiones producidas por fraude o error material en los EE.FF. Limitaciones Inherentes a una Auditoria: Una auditoria esta sujeta al riesgo inevitable de que algunos errores materiales de los estados financieros no sean detectados. Procedimientos a Seguir cuando hay indicios de que existe Fraude o Error: El auditor debera considerar el efecto potencial sobre los estados financieros. Si el auditor cree que dicho fraude o error podra tener un efecto de importancia sobre los estados financieros, el auditor debera desarrollar los procedimientos modificados o adicionados apropiados. Informe sobre Fraude o Error: A la administracin; respecto al fraude el auditor evaluara la responsabilidad de la administracin, si esto conlleva a que estn inmersos buscara a los socios o accionistas, o sino el auditor buscara asesora legal para auxiliarse en los procedimientos a seguir. A los usuarios del dictamen del auditor sobre los EE.FF. ; si la empresa impide que obtenga suficiente evidencia, el auditor hace una observacin o una abstencin de opinin sobre los EE.FF. A las autoridades reguladoras y ejecutoras; CONASEV.