Sunteți pe pagina 1din 173
C E N TR U L N AT ION AL DE VOLUNTA R IAT Pregătirea

C E N TR U L N AT ION AL DE VOLUNTA R IAT

Pregătirea organizaţiei pentru implicarea voluntarilor

Cuprins
Cuprins

1. Introducere - ce înseamnă pregătirea organizaţiei pentru implicarea voluntarilor…………………………………….3

2.Planificarea efectivă a unui program de voluntariat…….3

2.1. Voluntariatul - o valoare a organizaţiei……… 4

2.2. Analiza nevoilor organizaţiei în ceea ce priveşte

implicarea de voluntari………………………………7

2.3. Elaborarea unui set de politici şi proceduri privitoare la implicarea voluntarilor…………… 13

2.4. Numirea/ angajarea unui coordonator de

voluntari…………………………………………… 20

2.5. Redactarea documentelor necesare…………

22

2.6. Bugetul pentru implicarea voluntarilor………24

3. Anexe……………………………………………………

26

4. Bibliografie……………………………………………….29

1.
1.

Introducere - ce înseamnă pregătirea organizaţiei pentru

implicarea voluntarilor

Voluntarii joacă un rol esenţial în activitatea şi serviciile oricărei organizaţii şi instituţii, având în vedere faptul că serviciile acestora sunt din ce în ce mai frecvent şi mai intens solicitate, în timp ce resursele alocate sau pe care acestea reuşesc să le atragă sunt de multe ori la limită.

Cheia succesului în a reuşi să atragi şi să menţii voluntarii cei mai potriviţi constă în pregătirea organizaţiei pentru implicarea voluntarilor.

Pregătirea organizaţiei pentru implicarea voluntarilor, înainte de a deschide uşa voluntarilor, poate preveni probleme grave ca incertitudinea dacă vom reuşi să găsim voluntarii potriviţi la momentul potrivit, sarcinile neîndeplinite corect şi la timp, relaţiile conflictuale între voluntari şi angajaţi.

Aceasta pentru că voluntarii au nevoie să fie apreciaţi, să aibă succese în activitate, să lucreze într-un mediu plăcut, iar acestea, de cele mai multe ori, nu se întâmplă în mod natural. Cu atât mai mult în România, unde nu există o tradiţie a implicării voluntarilor şi o cultură de implicare a voluntarilor şi de apreciere a acestora.

2.
2.

Planificarea efectivă a unui program de voluntariat

Pregătirea organizaţiei pentru implicarea voluntarilor este cea mai de durată şi cea mai dificilă componentă a creării unui sistem de management al voluntarilor, pentru că implică schimbări la nivelul documentelor organizaţiei, la nivelul atitudinilor din cadrul organizaţiei si al modului de lucru.

Pregătirea organizaţiei se referă la parcurgerea, înainte de a deschide uşa voluntarilor, a unor paşi importanţi pentru a ne asigura că ei se simt bineveniţi şi că răspundem motivaţiilor lor astfel încât activitatea să se desfăşoare sub semnul eficienţei.

Paşii în pregătirea organizaţiei sunt:

declararea voluntariatului ca o valoare a organizaţiei;

analiza nevoilor organizaţiei în ceea ce priveşte implicarea de voluntari;

elaborarea unui set de politici/proceduri;

numirea/ angajarea unui coordonator de voluntari;

redactarea documentelor necesare;

alocarea unui buget pentru implicarea voluntarilor.

Vă oferim această publicaţie pentru a veni în întâmpinarea nevoilor voastre de informaţii şi resurse pentru planificarea eficientă unui program de succes!

pentru planificarea eficientă unui program de succes! 2.1. Voluntariatul - o valoare a organizaţiei Declararea

2.1. Voluntariatul - o valoare a organizaţiei

Declararea voluntariatului ca valoare a organizaţiei implică două etape distincte: analiza şi acţiunea.

Faza de analiză se referă la analiza documentelor (statut, rapoarte anuale etc.) precum şi la discuţii/interviuri cu conducerea organizaţiei, angajaţii şi voluntarii existenţi. Scopul acestei faze este de a înţelege istoricul implicării voluntarilor în activităţile organizaţiei şi atitudinea faţă de voluntari a conducerii, angajaţilor şi a voluntarilor existenţi.

Faza de acţiune se referă la declararea efectivă a voluntariatului ca valoare a organizaţiei.

Cel mai frecvent organizaţiile nu pot să îşi întrerupă activitatea pentru a planifica, astfel încât este preferabil, într-un astfel de

moment, să puneţi bazele unui grup de lucru pentru pregătirea organizaţiei pentru implicarea voluntarilor. Acesta poate fi constituit din unul sau mai mulţi membrii ai conducerii organizaţiei (consiliul de conducere) şi, în funcţie de dimensiunea organizaţiei, unul sau mai mulţi angajaţi şi unul sau mai mulţi voluntari (dacă aceştia există).

Rolul grupului de lucru va fi să parcurgă toate etapele necesare până la angajarea/identificarea coordonatorului de voluntari şi

îi ofere sprijin acestuia în perioada de acomodare.

O

alternativă ar fi să identificaţi un coordonator de voluntari şi

să îi alocaţi acestuia responsabilitatea de a pregăti organizaţia pentru implicarea voluntarilor. Totuşi este de menţionat că o persoană nu va putea să facă totul. Iar pentru ca implicarea voluntarilor să aibă succes, întreaga organizaţie va trebui să îi

ofere sprijin coordonatorului de voluntari şi să se implice activ

în transformarea acestei iniţiative într-un succes.

Misiunea, viziunea şi valorile organizaţiei sau instituţiei există pentru a da sens organizaţiei. Este natural, în aceste condiţii, ca

şi implicarea voluntarilor să aibă loc în spiritul misiunii, valorilor şi viziunii organizaţiei.

Contactaţi alte organizaţii şi descoperiţi modul lor de lucru cu voluntarii. Solicitaţi sprijinul celui mai apropiat centru de voluntariat sau Centrului Naţional de Voluntariat Pro Vobis pentru a identifica modele de bună practică în domeniu.

Revedeţi - în grupul de lucru - documentele organizaţiei care fac referiri la misiune, valori şi viziune (statutul, politici etc.) şi identificaţi referirile la voluntari şi la importanţa lor pentru organizaţie.

Cel mai probabil nu veţi găsi astfel de referiri. Însă acestea sunt esenţiale pentru ca voluntarii să se simtă bineveniţi şi să înţeleagă rolul lor în raport cu raţiunea de a fi a organizaţiei.

Puţini voluntari îşi oferă timpul unei simple activităţi, cei mai mulţi şi-l dedică unei cauze.

În cazul în care nu găsiţi astfel de referiri, ideal ar fi ca actele organizaţiei să fie refăcute. Cum aceasta implică o serie de paşi administrativi, atât în interiorul cât şi în exteriorul organizaţiei, s-ar putea să va doriţi o cale mai scurtă. Aceasta vă poate fi oferită de redactarea, de către conducerea organizaţiei (Consiliul de conducere) a unei viziuni cu privire la implicarea voluntarilor pentru atingerea misiunii organizaţiei.

Exemplu:

Organizaţia noastră promovează colaborarea între angajaţi şi voluntari pentru a se asigura că beneficiarii noştri sunt deserviţi la standarde înalte de calitate. Voluntarii aduc calităţi unice în cadrul organizaţiei noastre, abilităţi deosebite şi cunoştinţe despre nevoile comunităţii şi pot astfel să contribuie la oferirea unor servicii personalizate beneficiarilor noştri, să sprijine angajaţii astfel încât aceştia să poată desfăşura activitatea pentru care au fost angajaţi şi să informeze comunitatea cu privire la organizaţia noastră şi la cauza pentru care lucrăm.

Practic, viziunea răspunde la întrebările “De ce vrem sa implicăm voluntari?” şi “Cum pot contribui voluntarii la atingerea misunii noastre?”.

Ea va fi adoptată de conducerea organizaţiei şi va fi anexată la restul documentelor care definesc organizaţia.

Următorul pas este de a valorifica cel mai recent succes al organizaţiei - redactarea viziunii cu privire la implicarea voluntarilor - prin redactarea unei scrisori de bun venit în organizaţie pentru voluntar.

Prin această scrisoare, conducerea organizaţiei va mulţumi voluntarilor pentru că au ales să se alăture organizaţiei, îşi vor manifesta entuziasmul cu privire la profesionalismul organizaţiei şi la importanţa misunii acesteia, se va referi explicit la importanţa voluntarilor pentru atingerea scopului organizaţiei, la disponibilitatea de a-şi oferi tot sprijinul voluntarilor şi vor reafirma angajamentul organizaţiei de a face experienţa voluntarilor atât utilă cât şi plăcută. Vezi exemplul din Anexa 1.

atât utilă cât şi plăcută. Vezi exemplul din Anexa 1. 2.2. Analiza nevoilor organizaţiei în ceea

2.2. Analiza nevoilor organizaţiei în ceea ce priveşte implicarea de voluntari

Analiza nevoilor organizaţiei în ceea ce priveşte implicarea de voluntari presupune trei etape:

identificarea posibilelor sarcini;

fişe de post;

profilul candidatului.

Voluntarii au nevoie să înţeleagă rolul şi locul lor în organizaţie, atât din punct de vedere al activităţilor pe care urmează să le desfăşoare cât şi prin raportare la misiunea organizaţiei.

Oamenii devin voluntari pentru o cauză şi nu pentru o organizaţie în sine. Deci ei trebuie să înţeleagă care este legătura dintre activitatea pe care o desfăşoară şi cauza organizaţiei. Este important să se facă distincţia între activităţile care sunt potrivite pentru voluntari şi cele care este mai potrivit să fie alocate unor angajaţi (în cazul în care ei există).

Pentru a identifica activitatile în care ar fi posibil/ util să se implice voluntari în activitatea organizaţiei/ instituţiei, puteţi acţiona pe baza următorilor paşi:

Pasul 1: alocaţi-va timp pentru a reflecta asupra misiunii, valorilor, viziunii şi obiectivelor organizaţiei/instituţiei.

Pasul 2: concepeţi o anchetă la nivelul organizaţiei (conducere, angajaţi, voluntari actuali).

Concentraţi-vă asupra unor întrebări care să vă ajute să identificaţi domeniile în care implicarea voluntarilor ar conduce la dezvoltarea organizaţiei şi la atingerea misiunii organizaţiei. Anexa 2 vă prezintă un model de chestionar care poate fi folosit în acestă etapă.

Pasul 3: creaţi o listă cât de complexă de sarcini pentru voluntari.

Atenţie! Formulaţi-le în termeni cât de concreţi:

realizarea unui dosar de presă; menţinerea la zi a dosarului de presă; transmiterea de faxuri / comunicate de presă; multiplicarea buletinului informativ al organizaţiei;

pregătirea timbrat); expedierea

buletinului pentru

buletinului

expediere

(dus

(pus

la

în

plicuri,

sau

informativ

poştă)

distribuirea buletinului la adresele din localitate (curierat);

realizarea unei baze de date cu contactele organizaţiei.

Atenţie din nou! Este important să conştientizaţi în acest moment importanţa delegării responsabilităţii! Este foarte uşor să cădeţi în capcana de a crede că sunteţi imposibil de înlocuit (mai ales în cazul celor care au constituit ei înşişi organizaţia – manifestare cunoscută sub denumirea de sindromul fondatorului) sau capcana de a crede că ‚ ”Aaa, nu, voluntarii pot face orice altceva, dar ASTA NU!”. E important să realizaţi că nimeni nu poate face nimic singur şi că există cu siguranţă atâtea alte persoane bine intenţionate şi bine pregătite. Sarcina unui bun manager este de a identifica acele persoane şi de a le

selecta pe cele mai potrivite, de a acorda fiecărei persoane responsabilităţi conforme cu pregătirea şi bagajul de experienţă şi interesul fiecăreia.

Pasul 4: grupaţi sarcinile apropiate şi construiţi poziţii clare în cadrul organizaţiei. Folosiţi titluri concrete (de exemplu:

Redactor şef) şi nu „voluntar” – exact aşa cum directorul executiv sau asistentul social au aceste denumiri şi nu sunt, în cartea de muncă, „angajaţi”. Un sfat: încercaţi să grupaţi activităţile de aşa natură încât să fie atractive pentru viitorii voluntari, pentru voluntarii pe care preconizaţi să îi atrageţi pentru activitatea respectivă. (Mai multe informaţii pe această temă în broşura despre Recrutarea voluntarilor).

Exemplu:

Sarcinile:

realizarea unui dosar de presă;

menţinerea la zi a dosarului de presă;

transmiterea prin fax/ e-mail a comunicatelor de presă. Poziţia:

Coordonator/Responsabil/ Asistent relaţii cu mass media

Observaţie: nu încărcaţi nici una dintre poziţiile pe care vă propuneţi să le oferiţi unor voluntari. Este preferabil să îşi asume mai multe sarcini pe măsură ce se inteegrează în organizaţie decât să fie copleşiţi de numărul de activităţi şi să nu facă faţă. Mai mult, există şansele să vă fie dificil să atrageţi voluntari pentru sarcini foarte complexe, şi care chiar de la prima vedere par să reclame un număr semnificativ de ore de lucru.

După ce aţi elaborat lista cu toate activităţile pe care vă propuneţi să implicaţi voluntari, asiguraţi-vă că sarcinile alocate voluntarilor nu se substituie muncii angajaţilor.

De multe ori voluntarii sunt văzuţi - în lipsa unor fonduri - ca un substitut (mai mult sau mai puţin dezirabil) pentru angajaţi. În realitate voluntarii sunt necesari chiar şi în cazul în care există suficiente fonduri pentru desfăşurarea activităţilor. Făconvingerea că această afirmaţie este corectă, organizaţia nu va reuşi să implice voluntarii de o manieră eficientă. Sau nu pe temen lung. Voluntarii dau / şi trebuie să dea o altă dimensiune activităţilor decât cea dată de angajaţi:

posibilitatea de a face mai multe decât prin simpla implicare

a salariaţilor - acest “mai mult” înseamnă îmbunătăţirea

serviciilor oferite, prelungirea programului de lucru, diversificarea serficiilor oferite etc.;

diversitate - voluntarii pot proveni din medii diferite faţă de salariaţi. Ei pot fi studenţi, pensionari, din diferite categorii sociale, de etnii diferite, fapt care va duce la mai multe puncte de vedere, mai multe idei, la o creştere a calităţii serviciilor;

voluntarii pot aduce un plus faţă de abilităţile angajaţilor - de obicei voluntarii sunt recrutaţi tocmai pentru că un salariat nu va avea niciodată toate abilităţile necesare desfăşurării activităţilor. Aceste abilităţi pot fi foarte concrete: traducător, designer etc.;

deoarece voluntarii provin din diferite medii sociale, accesul

în comunitate al organizaţiei va fi mult mai uşor.

După ce aţi identificat sarcinile pentru care vă propuneţi să implicaţi voluntari, le-aţi dat denumiri atractive şi v-aţi asigurat că le-aţi separat în activităţi concrete (pentru a nu speria potenţialii voluntari), redactaţi fişe de post pentru fiecare poziţie.

Fişele de post pot avea acelaşi format cu cele ale angajaţilor organizaţiei / instituţiei (dacă acestea există) sau pot avea un tipar simplu. Pentru model vezi Anexa 3.

Atât realizarea listei de beneficii oferite de fiecare poziţie potenţialilor voluntari cât şi pasul următor vă vor fi de folos în recrutarea voluntarilor. Gândiţi-vă ce beneficii ar putea oferi fiecare poziţie în parte unei persoane care ar desfăşura activitatea respectivă. De asemenea, identificaţi beneficiile pe care le poate oferi organizaţia în general voluntarilor.

Exemplu:

Persoana care va activa ca şi Asistent de relaţii cu mass media vă beneficia de experienţa Coordonatorului relaţiilor externe în a cărui subordine va lucra. De asemenea, îşi va dezvolta capacitatea de lucru în echipă, îşi va perfecţiona cunoştinţele de operare PC (în special baze de date), îşi va crea legături strânse cu mass media locală şi, ca toţi voluntarii activi în organizaţia noastră, va beneficia, la sfârşitul celor minim 6 luni de activitate, de o scrisoare care va confirma atât participarea la programele organizaţiei cât şi o analiză a performanţei şi o descriere a abilităţilor obţinute.

Dupa ce aţi realizat fişele de post, inclusiv profilul candidatului, pasul următor este să realizaţi un profil al persoanei care ar putea răspunde cerinţelor postului, care ar avea interesul de a desfăşura activitatea respectivă şi care ar avea timpul necesar. Acest profil vă va ajuta la recrutarea voluntarilor, indicându-vă ce tip de persoană căutaţi, unde anume pot fi găsite persoanele care ar răspunde nevoilor organizaţiei şi care ar putea fi interesate.

Exemplu:

Poziţia de Asistent Relaţii cu mass media ar putea fi atractivă pentru studenţi la jurnalistică sau alte specializări relevante pentru domeniul nostru de activitate care au nevoie de experienţă şi contacte profesionale; şomeri în căutrarea unui loc de muncă care au nevoie de experienţă, abilităţi noi şi recomandare;

persoane excluse în mod tradiţional din alte activităţi (pensionari, persoane cu dizabilităţi etc.) care au nevoie de contact interuman şi de o modalitate de a-şi umple timpul liber.

Identificând aceste categorii, veţi putea identifica de asemenea locul unde ar putea fi găsite persoanele care ar putea fi interesate de a desfăşura activitatea specifică de voluntariat.

În final, puteţi centraliza toate informaţiile obţinute pe parcursul acestei etape într-un tabel care să vă ajute să aveţi la îndână toată informaţia necesară pentru a trece la recrutarea voluntarilor. Puteţi folosi următorul cap de tabel, sau vă puteţi crea propriul model:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Sarcina În prezent este realizată? (da,
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sarcina
În prezent este realizată?
(da, nu, parţial)
În prezent este alocată cuiva?
(da, nu, parţial)
Este dezirabilă/ conformă cu
misiunea
noastră
realizarea
acestei sarcini? (da, nu)
Poate
fi
această
sarcină
realizată de un voluntar?
(da, nu, parţial)
Poziţia
în
care
ar
putea
fi
înscrisă
Cunoştinţe,
abilităţi,
calităţi
necesare pentru realizarea ei
Posibil
Ce
poate
oferi
organizaţia/
poziţia
unui
voluntar?
Cine ar putea fi interesat de
aceste lucruri?
Unde
vom
găsi
persoana
respectivă?
2.3. Elaborarea unui set de politici şi proceduri privitoare la implicarea voluntarilor Termenii de politici

2.3. Elaborarea unui set de politici şi proceduri privitoare la implicarea voluntarilor

Termenii de politici şi proceduri ne sunt familiari tuturor. Cu toate acestea majoritatea dintre noi întâmpinăm dificultăţi în a-i defini, în special atunci când ne raportăm la organizaţiile şi programele noastre.

În sensul în care sunt folosiţi în domeniul care ne interesează - implicarea voluntarilor – politica/politicile se referă la existenţa unui document scris care indică un angajament al organizaţiei faţă de modul în care sunt implicaţi voluntarii în organizaţie, încă dinainte ca aceştia să intre în contact cu organizaţia.

Politica unei organizaţii într-un anumit domeniu reprezintă:

declaraţie de intenţie (“Acesta este modul în care ne propunem să implicăm voluntari în activitatea organizaţiei noastre”); o declaraţie de poziţie (“Acesta este modul în care noi facem activitatea X”); o descriere a structurii de implicare a voluntarilor (modul în care organizaţia recrutează voluntari, oferă sprijin etc.).

Politica unei organizaţii reprezintă punctul de plecare pentru toate activităţile organizaţiei şi se află pe locul doi doar prin raportare la legislaţia în vigoare şi la statutul organizaţiei.

Politica cu privire la implicarea voluntarilor a unei organizaţii diferă de un contract individual pe care organizaţia îl poate semna cu un voluntar având în vedere faptul că politicile sunt generale, sunt aplicabile tuturor voluntarilor, şi sunt unilaterale – adică reprezintă poziţia organizaţiei cu privire la acest aspect. Deşi contractele de voluntariat au la bază prevederile politicii organizaţiei cu privire la implicarea voluntarilor, contractul este este un angajament specific, bilateral, care implică atât

organizaţia cât şi voluntarul şi se referă la situaţia specifică a voluntarului şi la rolul său în cadrul organizaţiei.

Procedurile se referă la modul în care politicile sunt transpuse în practică în cadrul organizaţiei.

Deşi uneori este dificil să delimitezi cele două concepte, totuşi politicile şi procedurile sunt diferite şi trebuie înţelese şi folosite ca atare.

Practic, politica reprezintă un principiu, un plan de acţiune. Politicile ne dictează CE anume să facem în anumite împrejurări. Procedurile reprezintă o serie de paşi necesari în punerea în practică a politicilor. Ele ne indică CUM anume să acţionăm pentru a ne încadra, în fiecare situaţie, în sfera politicilor.

Existenţa unei politici coerente cu privire la implicarea voluntarilor oferă avantaje şi beneficii specifice atât organizaţiei cât şi voluntarilor. Rolul politicii cu privire la implicarea voluntară, ca şi al celorlalte politici dezvoltate de organizaţii, este de a maximiza eficienţa şi de a scădea riscurile.

Beneficii pentru organizaţie:

claritate: toată lumea ştie ce se întâmplă;

consecvenţă: toată lumea este tratată în mod egal;

economie de timp: politica serveşte ca punct de plecare în luarea deciziilor, nefiind nevoie ca fiecare situaţie specifică să necesite discuţii prelungite;

depersonalizează procesul de luare a deciziilor: se evită acuzele de favoritisme şi/ sau discriminare;

eficienţă: fiecare persoană ştie unde anume să se adreseze pentru diferite probleme (deconturi, etc).

În plus, existenţa unui set de politici demonstrează - în măsura în care este şi aplicată – profesionalismul organizaţiei.

Beneficii pentru voluntari:

siguranţă: ştiu întotdeauna care este poziţia lor;

previne

conflicte:

se

reduce

posibilitatea

izbucnirii

unor

conflicte cu angajaţii sau cu beneficiarii;

satisfacţie: satisfacţia resimţită de voluntari cu privire la aderarea la o organizaţie profesionistă;

claritate: voluntarii îşi vor cunoşte mai bine drepturile şi responsabilităţile; ei vor şti unde să se adreseze în cazul în care au o plângere. De asemenea, când noi voluntari intră în organizaţie, îşi găsesc mai uşor locul;

consecvenţă: voluntarii vor fi trataţi cu consecvenţă şi vor putea la rândul lor să aplice cu consecvenţă aceleaşi tratamente;

respect: voluntarii se vor simţi respectaţi şi importanţi pentru organizaţie;

productivitate: voluntarii îşi vor putea desfăşura activitatea fără a întrerupe mereu supervizorul sau alte persoane pentru a lua decizii referitoare la acţiunile sale;

depersonalizarea conflictului: se evită acuzele de favoritisme şi/ sau discriminare;

angajament: voluntarii vor fi mai ataşaţi de organizaţie atunci când se simt apreciaţi, protejaţi şi importanţi pentru organizaţie.

2.3.1.

implicarea voluntarilor?

Ce

curpinde

un

set

de

proceduri

cu

privire

la

Un set de politici cu privire la implicarea voluntarilor cuprinde atât politici generale de implicare a voluntarilor, cât şi politici specifice.

Politici generale, aplicabile voluntarilor, pot fi cele legate de:

menţinerea confidenţialităţii;

evitarea conflictului de interese;

folosirea afilierii la organizaţie în alte contexte;

luarea de poziţii în numele organizaţiei;

relaţiile voluntari – clienţi şi voluntari – angajaţi;

dreptul voluntarilor de a spune nu;

folosirea de alcool şi droguri în incinta organizaţiei sau în timpul derulării activităţii de voluntariat;

modalităţi de acţiune în cazuri de hărţuire sexuală;

accesul la informaţii al voluntarilor;

promovarea multiculturalismului.

Politicile specifice implicării voluntarilor pot fi cele legate de:

diferenţierea dintre sarcinile specifice angajaţilor şi sarcinile pentru voluntari;

elaborarea fişelor de post;

protecţia muncii;

recrutarea;

intervievarea;

selecţia;

solicitarea de caziere;

verificarea referinţelor/recomandărilor;

perioada de probă;

alocarea sarcinilor potrivite persoanelor potrivite (matching);

orientarea;

instruirea;

formarea continuă;

recunoşterea meritelor voluntarilor;

supervizarea;

prezenţa;

absenţa;

evaluarea voluntarilor;

concedierea;

formularea de plângeri;

menţinerea evidenţei activităţii voluntarilor;

evaluarea programului de voluntariat;

reguli de îmbrăcăminte;

asigurări, etc.

Procedurile se pot referi la:

dezvoltarea şi revizuirea politicilor;

revizuirea sistemului de management al voluntarilor,

verificări de cazier;

accesul la informaţii confidenţiale:

utilizarea asigurărilor, utilităţilor şi resurselor organizaţiei;

plângerile din partea voluntarilor;

planificarea şi efectuarea unui audit;

recompensarea voluntarilor;

feedbackul oferit voluntarilor;

rambursarea cheltuielilor;

verificare documentaţiei, etc.

2.3.2. Cum se elaborează un set de politici şi proceduri?

Se pot delimita un număr de opt etape în elaborarea unui set de politici:

cercetarea - studiaţi politicile altor organizaţii;

consultarea - implicaţi cât mai mulţi voluntari şi membri posibil, inclusiv pe cei din structurile de conducere. Discutaţi de ce doriţi să implicaţi voluntari, ce îndatoriri au aceştia şi ce presupune munca lor ;

stabilirea politicilor de care are nevoie organizaţia – în general în domeniile în care există un factor de risc, în care trebuie articulată şi comunicată poziţia organizaţiei, în care există probleme la momentul actual ;

prioritizarea politicilor – după stabilirea listei de politici, ierarhizarea acestora va duce la stabilirea agendei de lucru pentru dezvoltarea setului de politici ;

folosiţi un limbaj cât mai clar şi mai

scrierea politicilor - concis ;

aprobarea politicilor – depinde de la organizaţie la organizaţie, în funcţie de structura organigramei. Aprobarea poate trece prin filtrul consiliului director, a directorului executiv sau doar a comitetului alcătuit şi convocat special pentru aprobarea acestor politici ;

distribuirea - publicizarea politicilor adoptate în rândul celor care trebuie să le cunoască şi să le respecte/aplice ;

revizuirea periodică - stabiliţi felul în care această politică va fi evaluată revăzută pentru a afla dacă a fost sau nu eficientă.

Aspecte de care trebuie să vă asiguraţi atunci când dezvoltaţi un set de politici şi proceduri referitoare la implicarea voluntarilor:

politica reflectă intenţia şi gradul de dedicare al organizaţiei faţă de implicarea voluntarilor ;

politica respectă standardele impuse de legea voluntariatului şi alte acte normative din domeniu ;

politica privind implicarea voluntarilor a fost adusă la cunoştinţa întregii organizaţii şi făcută publică, asigurându- se înţelegerea ei de către toţi factorii implicaţi ;

politica

ale implicării

acoperă

toate

domeniile

cheie

voluntarilor;

politicile referitoare la voluntari sunt consistente cu politicile generale ale organizaţiei;

formulările din cadrul documentului sunt simple şi clare;

politica a fost adusă la cunoştinţa voluntarilor şi este disponibilă acestora spre consultare (inclusiv în cadrul ghidului voluntarului);

fiecare politică din cadrul documentului este susţinută de procedurile aferente;

procedurile sunt suficient de explicite în ceea ce priveşte implementarea politicilor;

procedurile au fost comunicate şi puse la dispoziţia angajaţilor şi a voluntarilor;

procedurile sunt formulate simplu şi clar, în concordanţă cu un format prestabilit;

politicile şi procedurile sunt evaluate şi revizuite la intervale regulate, pentru a le asigura eficienţa;

în document sunt specificate şi procedurile privind evaluarea şi revizuirea periodică a politicilor şi procedurilor. Aceste proceduri trebuie să asigure că:

o schimbările sunt făcute pe baza unor nevoi reale de schimbare; o revizuirile sunt comunicate tuturor părţilor implicate; o revizuirile sunt implementate şi menţinute;

există specificate în document modalităţile de a lua în considerare şi încorpora în document opiniile voluntarilor (la momentul revizuirii politicilor);

toate modificările aduse politicilor şi procedurilor sunt înregistrate şi arhivate pentru consultare ulterioară.

Câteva sugestii pentru modalitatea de exprimare în scrierea politicilor şi procedurilor:

folosirea unui ton imperativ şi direct;

adresare la timpul prezent (mai rar la viitor, deoarece diminuează claritatea mesajului);

utilizarea diatezei active (“X supervizează Y”, în loc de “Y este supervizat de X”).

2.3.3. Câteva consideraţii finale

rigiditatea nejustificată a politicilor şi procedurilor pot genera reţineri la nivelul voluntarilor;

probabil veţi întâmpina rezistenţă în momentul în care veţi încerca să impuneţi unor voluntari existenţi un nou set de politici şi proceduri;

este important să explicaţi necesitatea existenţei unui set de politici şi proceduri;

este nevoie să folosiţi un limbaj accesibil;

îl

prezentaţi noilor voluntari în procesul de recrutare/ orientare;

este important să aveţi o variantă a setului de politici şi proceduri şi înregistrată pe casetă audio pentru persoanele cu deficienţe de vedere.

este important să realizaţi un rezumat pe

care

• este important să realizaţi un rezumat pe care să 2.4. Numirea /angajarea unui c oordonator

2.4. Numirea /angajarea unui coordonator de voluntari

Rolul coordonatorului de voluntari este esenţial pentru succesul unei organizaţii care alege să implice activ şi eficient voluntari în vederea realizării misiunii organizaţiei.

Responsabilităţile principale ale coordonatorului de voluntari includ:

Responsabilităţi referitoare la gestionarea voluntarilor:

de a pregăti organizaţia pentru implicarea voluntarilor;

de a pregăti materialele publicitare, comunicatele de presă şi de a menţine legătura cu presă şi pentru promovarea programului de voluntariat;

de a recruta, intervieva şi selecta voluntarii;

de a se asigura că este respectată legislaţia şi că sunt respectate principiile legate de non discriminare;

de a planifica şi organiza programe pentru orientarea şi instruirea noilor voluntari;

de a asigura decontarea costurilor voluntarilor;

de a evalua rezultatele muncii voluntarilor;

de a oferi sprijin voluntarilor la nevoie;

de a menţine legătura cu voluntarii prin buletinul organizaţiei, întâlniri, etc.

Responsabilităţi referitoare la angajaţi:

de a asista angajaţii organizaţiei în vederea identificării nevoii de voluntari;

de a instrui angajaţii în ceea ce priveşte munca în echipă cu voluntari şi supervizarea voluntarilor, etc.

Responsabilităţi administrative:

de a menţine la zi informaţiile şi datele cu privire la implicarea voluntarilor în programele organizaţiei;

de a redacta rapoarte cu privire la implicarea voluntarilo;

de a organiza evenimente prin care organizaţia şi angajaţii să îşi manifeste aprecierea faţă de sprijinul adus de voluntari;

de a administra bugetul referitor la implicarea voluntarilor, etc.

Pentru a face faţă cu succes acestor responsabilităţi, coordonatorul de voluntari ar trebui să întrunească (cumulativ, dacă e posibil) următoarele condiţii:

să fie empatic şi să ştie cum să reacţioneze în diferite situaţii;

să aibă cunoştinţe de managementul voluntarilor;

să ştie să se automotiveze şi să îi motiveze pe alţii;

să fie o prezenţă caldă şi să ştie să folosească această calitate în postura de coordonator de voluntari;

să fie creativ şi să nu fie rigid;

să nu se mulţumească cu puţin – deci să aibă dorinţa de a se ameliora pe sine şi programul de voluntariat în mod continuu;

să fie flexibil şi capabil să se adapteze rapid la situaţii noi;

să ştie să integreze elemente de joc şi distracţie atât în activităţile profesionale cât şi în sfera învăţării (în sesiunile de instruire);

să aibă capacitatea de a lucra în condiţii de stress/sub presiune;

să aibă abilitatea de a duce la bun sfârşit lucrurile începute şi de a se concentra asupra esenţialului;

să aibă capacitatea de a vedea ansamblul fără a pierde din vedere detaliile.

După ce aţi identificat persoana, investiţi în formarea acesteia:

banii cheltuiţi pe instruire, participare la conferinţe de specialitate, abonamente la reviste de specialitate, participarea la grupuri de lucru ale coordonatorilor de voluntari etc. sunt o investiţie nesemnificativă pe lângă beneficiile (în termeni de succcese ale organizaţiei) pe care vi le vor aduce coordonatorii prin munca lor.

pe care vi le vor aduce coordonatori i prin munca lor. 2.5. Redactarea documentelor necesare Înainte

2.5. Redactarea documentelor necesare

Înainte de a trece la etapa următoare - recrutarea voluntarilor - este important să mai parcurgeţi un ultim pas, de o importanţă esenţială: redactarea documentelor şi instrumentelor necesare în munca curentă cu voluntarii. Organizaţiile cu vechime şi-au dezvoltat propriile documente de lucru, adaptate specificului de activitate.

Documentele şi instrumentele necesare trebuie să acopere toate ariile lucrului cu voluntarii:

recrutare;

instruire/orientare;

supervizare şi monitorizarea progresului;

evaluare;

recunoaşterea meritelor voluntarilor.

De asemenea, pe lângă aceste arii specifice, organizaţia trebuie să dispună şi de formularele necesare evaluării eficienţei programului de voluntariat per ansamblu, a integrării programului în organizaţie, evaluarea relaţiei voluntarilor cu angajaţii, etc.

O publicaţie care se impune a fi editată de către organizaţie, în vederea pregătirii pentru primirea voluntarilor, este Ghidul Voluntarului. Acesta ia forma unei colecţii de informaţii şi documente adresate noilor voluntari. Ghidul prezintă organizaţia şi va fi distribuit voluntarilor, pentru orientarea preliminară şi ca material de studiu şi orientare pe parcurs.

De ce este nevoie de un ghid al voluntarului?

pentru

a

organizaţie;

comunica

voluntarilor

informaţii

despre

pentru a transmite clar, direct şi în formă scrisă aşteptările de la voluntari şi responsabilităţile acestora;

pentru a prezenta voluntarilor organizaţia de o manieră pozitivă astfel încât să îi ajute în acomodare prin oferirea de informaţii care le pot indica rolul şi locul lor în organizaţie;

pentru a vă asigura de distribuirea uniformă a informaţiilor despre politici şi proceduri în rândul voluntarilor;

pentru a avea o bază comună de referinţă în cazul unor dispute/conflicte.

Ce este recomandat să cuprindă ghidul voluntarului?

Secţiunea 1:

Informaţii despre organizaţie în general:

o

introducere/ bun venit;

o

scurt istoric al organizaţiei;

o

organigrama/ structura organizaţiei;

o

lista cu toată echipa (nume, responsabilităţi, contacte);

o

misiunea şi viziunea;

o

descrierea pe scurt a serviciilor/programelor;

o

profilul clienţilor (beneficiarilor);

o surse de finanţare şi bugetul anual (pe scurt). Secţiunea 2:

Informaţii

despre

voluntariat

în

cadrul

organizaţiei

respective:

o

rolul voluntarilor în organizaţie;

o

programe şi servicii în care se implică voluntari;

o

cum să începi;

o

fişe de post ale voluntarilor;

o

roluri şi responsabilităţi;

Secţiunea 3:

Politici şi proceduri ale organizaţiei:

o

reguli generale;

o

codul de etică al organizaţiei;

o

practici de management;

o

aşteptări legate de rezultate;

o

acţiuni disciplinare;

o

concedierea.

2.6.
2.6.

Planificarea bugetului pentru implicarea voluntarilor

Implicarea voluntarilor în organizaţie nu este lipsită de costuri. Deşi voluntarii sunt resurse umane care implică costuri substanţial mai scăzute decât resursele umane salariate, rămân aceleaşi costurile legate de asigurarea spaţiului de lucru şi a altor resurse.

De aceea importanţa planificării bugetului alocat programului de voluntariat nu trebuie minimizat. Categoriile de fonduri care trebuiesc alocate nu sunt cu mult diferite de cele necesitate de programele desfăşurate de salariaţi:

Se pot delimita costuri legate de:

Personal

o Coordonator de voluntari

Costuri de funcţionare:

o

Mobilier şi echipament;

o

Comunicaţii (telefon, internet, poştă);

o

Consumabile (de exemplu pentru imprimarea şi fotocopierea formularelor, a certificatelor, a ghidului voluntarului, diplomelor, buletinului voluntarilor, etc.);

o

Achiziţionarea de publicaţii, cărţi pentru dezvoltarea profesională a coordonatorului de voluntari şi chiar a voluntarilor;

o

Asigurare

o

Recompense (cadouri, mâncare, organizarea de evenimente)

o

Fonduri pentru rambursarea cheltuielilor voluntarilor

o

Transportul coordonatorului sau al voluntarilor la locul activităţii.

o

Instruirea voluntarilor (plata instructorilor, închirierea aparaturii, etc).

Cheltuieli neprevăzute.

Anexe
Anexe

Anexa 1 Model de scrisoare de bun venit pentru voluntari

Antetul organizaţiei […]

În atenţia: […]

Dragă […]

Îţi mulţumim pentru alegerea de a te alătura echipei unite a organizaţiei […].

Suntem extrem de încântaţi să te avem alături într-o organizaţie care apreciază dedicarea voluntarilor, care a ales să deservească cu profesionalism [grupul vostru ţintă]. Activităţile pe care le desfăşurăm în [zona geografică în care activează organizaţia], sunt esenţiale pentru că [detaliaţi]. Iar implicarea ta, ca voluntar, ne va ajuta să ne apropiem cu încă un pas de scopul organizaţiei noastre, acela de a [misiunea organizaţiei] .

Pentru noi este o onoare şi un privilegiu să te avem alături, iar în acest sens, suntem pregătiţi să facem totul pentru a face experienţa ta alături de noi utilă nu doar pentru beneficiarii noştri ci şi pentru tine personal.

Îţi mulţumim încă o dată pentru alegerea făcută şi te asigur de sprijinul meu personal dar şi al [numele coordonatorului de voluntari] astfel încât să consideri experienţa în cadrul organizaţiei noastre ca un succes.

Cu prietenie,

[semnătura preşedintelui /directorului]

[numele în clar] [telefon, email]

[semnătura coordonatorului de voluntari ]

[numele în clar] [telefon, email]

26

Anexa 2

Analiza nevoii de voluntari

• Crezi că în momentul de faţă activităţile desfăşurate de organizaţia noastră sunt de natură
• Crezi că în momentul de faţă activităţile desfăşurate de organizaţia noastră
sunt de natură să conducă la realizarea obiectivelor organizaţiei?
Da
Nu
• Dacă nu, în ce domenii am putea să facem mai mult?
- - - - -
-
-
- - - -
-
-
- -
- - - -
-
- - -
-
- - -
- -
-
- - -
- - - -
- -
- - - -
-
-
- - - -
-
-
-
- - - -
- - - -
- -
- - - -
- - - -
- -
- - - -
- - - -
- - - -
- - -
- - - -
- -
-
- - -
- - - -
- - -
- -
• Crezi că în acest moment răspundem nevoilor clienţilor noştri?
Da
Nu
• Dacă nu, ce am putea face mai mult?
- -
- - - - -
-
-
- - - -
-
- - - -
-
- -
- - - -
-
- - -
- - -
- -
-
- - -
- -
-
-
- - - -
-
- - - -
-
- - - -
- - - -
- -
-
-
- -
- -
- - - -
- - - -
- - - -
- - - -
- - -
- - - -
- -
-
- - -
- - - -
- - -
- -
• Reuşeşti să faci tot ce îţi propui/ tot intră în responsabilitatea ta?
Da
Nu
• Dacă nu, în ce domenii ai avea nevoie de ajutor?
- -
-
- - - -
-
- - - -
-
- -
- - - -
-
- - -
-
- - -
- -
-
- - -
- - - -
- -
- -
-
- - - -
-
- - - -
-
- - - -
- - - -
- -
- - - -
-
-
- -
- -
- - - -
- - - -
- - - -
- - -
- - - -
- -
-
- - -
- - - -
- - -
- -
• Ce ţi-ar place să faci în plus sau să începi – în cadrul organizaţiei – dacă ar
exista resursele necesare?
- -
-
- - - -
-
- - - -
-
- -
- - - -
-
- - -
-
- - -
- -
-
- - -
- - - -
- - - -
- - - -
-
- - - -
- -
- -
-
- - - -
-
- - - -
-
- - - -
- - - -
- -
- - - -
-
-
- -
- -
- - - -
- - - -
- - -
- -
- - -
- - -
- -
• Care este impresia ta generală referitoare la voluntari:
sunt o resursă valoroasă
pot avea rezultate bune dacă sunt gestionaţi corect
nu prea au o contribuţia semnificativă la atingerea misiunii
organizaţiei
încarcă suplimentar angajaţii cu noi responsabilităţi
• Crezi că voluntarii pot contribui semnificativ la realizarea obiectivelor
organizaţiei?
Da
Nu
• Crezi că este posibil ca prin implicarea voluntarilor activitatea ta să devină
mai eficientă?
Da
Nu
• Explică:
- -
-
-
- - - -
-
- - -
-
- - - -
- - - -
- -
- - - -
-
-
- -
- -
- - - -
- - - -
- - - -
- - - -
Nu
- - -
- -
- -
- - - - -
-
-
- - - -
-
-
- - - -
- - - -
- -
- - - -
-
-
- -
- -
- - -
- -
- - -
- - -
- - -
- - -
- -
• Îţi doreşti să lucrezi cu voluntari?
Da
Comentarii: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- -
-
- - - -
-
- - - -
-
- - - -
- - - -
- -
- - - -
-
-
- -
- -
- - - -
- - - -
- - -
- -
- - -
- - -
- -

27

Anexa 3

Model de fişă a postului

Titlul poziţiei: titlul poziţiei trebuie să fie cât de reprezentativ pentru activitatea pe care o va depune voluntarul. Exemplu: Asistent relaţii cu mass media

Scopul poziţiei: (descrie modul în care poziţia respectivă contribuie la atingerea misiunii organizaţiei/instituţiei)

Programul de lucru şi durata: programul zilnic sau săptămanal sau lunar Exemplu: Program: 4 ore / saptamană pe o perioadă de cel puţin şase luni

Locul de desfăşurare a activităţii: cât % la sediu, cât % pe teren Exemplu: Locul de desfăşurare a activităţilor - 100% la sediul organizaţiei

Relatiile in cadrul organizaţiei: cu cine colaborează persoana, cui i se subordonează (deci cui este dator să îi inainteze rapoarte de activitate) şi pe cine are în subordine Exemplu: Se subordonează Coordonatorului Departamentului relaţii externe

Responsabilităţi principale: descrie principalele responsabilităţi ale persoanei care va ocupa poziţia respectivă

Exemplu:

Activitatea

Tipul

monitorizarea presei şi extragerea tuturor

permanentă

articolelor legate de organizaţie şi de domeniul specific de activitate al organizaţiei

constituirea şi menţinerea la zi a unui dosar de presă

permanentă

constituirea şi menţinerea la zi a unei baze de date cu contactele din presă

permanentă

redactarea de communicate de presă

ocazională

organizarea de conferinţe de presă

ocazională

Abilităţi necesare: lista abilităţillor, cunoştinţelor, calităţilor etc. necesare pentru buna realizare a activităţii Exemplu: cunoştinţe operare PC, cunoştinţe relaţii cu mass media, cunoştinţe organizare, spirit organizatoric, persoană ordonată

Bibliografie
Bibliografie

1. Connors, T.D. (Ed.). Volunteer Management Handbook. John Wiley & Sons , Inc., USA.

2. Graff L., By definition - policies for volunteer programs - a manual for executive directors, board memebers and managers of volunteers.

3. Developing a volunteer policy. Camden Volunteer Bureau.

4. Get it right from the start. Volunteers policies- the key to diverse volunteer involvement for everyone who works with volunteers. National Volunteer Center.

5. James C. Fisher, Kathleen M. Cole, Leadership and management of volunteer programs - a guide for volunteer administrators.

6. McCurley, S.& Vineyard, S., Measuring up Assessment tools for volunteer programs.

C E NTRU L N AT ION AL DE VOLUN TA RIAT Recrutarea voluntarilor 1

C E NTRU L N AT ION AL DE VOLUN TA RIAT

Recrutarea voluntarilor

Cuprins
Cuprins

1. Introducere

 

3

2. Elaborarea unei strategii de recrutare

 

4

2.1.

Evaluarea nevoilor organizaţiei

6

2.2.

Conexiunea

dintre

recrutarea

şi

selecţia

voluntarilor

 

7

2.3. Reflectarea diversităţii în procesul de recrutare

a voluntarilor

8

3. Procesul de recrutare a voluntarilor

9

3.1. Focalizarea recrutării

10

3.2. Calendarul activităţilor de recrutare

10

3.3. Elaborarea mesajului

10

3.4. Strategii de recrutare

11

3.5. Tehnici de recrutare

13

4. Concluzii………………………………………………….14

5. Bibliografie……………………………………………….15

1. Introducere Recrutarea voluntarilor este procesul prin care organizaţia atrage şi invită oamenii să se

1. Introducere

Recrutarea voluntarilor este procesul prin care organizaţia atrage şi invită oamenii să se implice în activităţi de voluntariat.

Provocarea principală a acestui proces este aceea de a atrage nu doar suficienţi voluntari, ci şi cei mai potriviţi pentru activităţile desfăşurate. În acelaşi timp recrutarea de voluntari este şi un prilej de revigorare a organizaţiei. Abordarea pozitivă combinată cu creativitatea şi planificarea sistematică a recrutării voluntarilor vor aduce schimbări benefice în organizaţie.

Recrutarea voluntarilor poate fi comparată cu o campanie de publicitate a unei firme. Organizaţia promovează beneficiile activităţilor de voluntariat şi ale programelor pe care le derulează cu scopul de a determina oamenii să devină activi, implicându-se în aceste activităţi şi programe.

Recrutarea voluntarilor este un proces foarte important în derularea programelor şi activităţilor care implică voluntari. Insuccesul procesului de recrutare atrage după sine eşecul programelor datorită lipsei voluntarilor. De aceea planificarea sistematică şi atentă a recrutării voluntarilor este foarte importantă.

Recrutarea voluntarilor trebuie luată în discuţie încă din faza de planificare a programului de voluntariat şi trebuie gândită în strânsă legătură cu nevoile organizaţiei şi cu strategia de selecţie a voluntarilor. Importanţa procesului de recrutare este subliniată şi prin implicarea în acest proces a tuturor celor care fac parte direct sau indirect din organizaţie, de la consiliul director şi angajaţii organizaţiei, până la voluntarii existenţi şi chiar beneficiarii programelor organizaţiei.

Iată câteva exemple de modalităţi în care diferitele categorii de personal dintr-o organizaţie se pot implica în planificarea şi recrutarea efectivă a voluntarilor:

Consiliul director:

o elaborarea unui set de politici şi proceduri pentru implicarea voluntarilor în organizaţie; o implicarea directă în recrutarea voluntarilor: atragerea efectivă de noi voluntari, atragerea/alocarea de fonduri pentru activităţi de voluntariat, etc.;

Angajaţii organizaţiei:

o înţelegerea rolului voluntarilor; o acceptarea şi să sprijinirea implicării voluntarilor în activităţile pe care le desfăşoară; o oferirea de informaţii generale despre voluntariat şi implicarea voluntarilor în cadrul organizaţiei;

Voluntarii existenţi:

o împărtăşirea experienţei lor ca voluntari;

o atragerea

prietenilor

sau

familiei

în

voluntariat;

Beneficiarii organizaţiei:

activităţi

de

o aprecierea serviciilor oferite de voluntari; o oferirea la rândul lor ca voluntari.

Implicarea eficientă a acestor categorii diferite de persoane care au legături cu organizaţia în procesul de recrutare a voluntarilor presupune ca aceştia să aibă entuziasm, să cunoască organizaţia şi să aibă abilităţi de comunicare. 2. Elaborarea unei strategii de recrutare

de comunicare . 2. Elaborarea unei strategii de recrutare Elaborarea unei strategii de recrutare a voluntarilor

Elaborarea unei strategii de recrutare a voluntarilor trebuie să cuprindă următoarele etape:

pregătirea recrutării;

planificarea recrutării;

recrutarea efectivă a voluntarilor.

Figura

recrutare.

de

1

cuprinde

o

reprezentare

grafică

a

procesului

Pasul 1 Evaluarea nevoii de voluntari în organizaţie

Pregătirea recrutării

Pasul 2 Analiza posturilor şi elaborarea fişelor de post

Pasul 3 Studierea mişcării de voluntariat şi a tendinţelor existente

Planificarea recrutării Pasul 4 Focalizarea recrutării (alegerea grupurilor ţintă) Pasul 5 Momentul mobilizării
Planificarea recrutării
Pasul 4
Focalizarea recrutării
(alegerea grupurilor ţintă)
Pasul 5
Momentul mobilizării (calendarul
activităţilor de recrutare)
Pasul 6
Elaborarea procesului de
recrutare
Mesajul
Tehnicile
Resursele
Persoanele
transmis
de recrutare
necesare
implicate
Recrutarea efectivă a voluntarilor
Recrutarea efectivă a voluntarilor
2.1. Evaluarea nevoilor organizaţiei Pentru succesul unei campanii de recrutare etapa evaluării nevoilor organizaţiei

2.1. Evaluarea nevoilor organizaţiei

Pentru succesul unei campanii de recrutare etapa evaluării nevoilor organizaţiei este absolut necesară. Înainte de a trece la recrutarea efectivă a voluntarilor trebuie să ştim:

de ce avem nevoie de voluntari?

ce activităţi pot desfăşura voluntarii?

cum îi va sprijini organizaţia?

care sunt abilităţile şi calităţile pe care voluntarii este bine să le aibă în contextul activităţilor concrete pe care le pot desfăşura şi/sau având în vedere categoria de beneficiari ai activităţilor în care se vor implic voluntarii?

care sunt procedurile pe baza cărora vor fi selectaţi?

Pentru a răspunde la aceste întrebări trebuie realizată o evaluare a nevoilor organizaţiei din punct de vedere al nevoii de voluntari atât pe baza proiectelor care sunt deja în derulare, cât şi având în vedere noile proiecte care urmează să înceapă.

Evaluarea nevoilor organizaţiei cuprinde următoarele etape:

formarea echipei de evaluare;

stabilirea scopului clar al evaluării (ce dorim să ştim la încheierea procesului);

stabilirea categoriilor de date care vor contribui la atingerea scopului;

date

stabilirea

metodelor

adecvate

culegerii

tipului

de

necesar;

elaborarea planului de evaluare şi distribuirea sarcinilor;

culegerea datelor;

interpretarea datelor;

prezentarea rezultatelor evaluării. Pe baza rezultatelor acestei evaluări se va trece la paşii următori din procesul de recrutare a voluntarilor.

Notă: Pentru detalii despre metode de culegere a datelor, analiză şi interpretare vezi publicaţia Evaluarea programelor şi a voluntarilor din această serie.

2.2. Conexiunea dintre recrut area şi selecţia voluntarilor Următorul pas în pregătirea procesului de recrutare

2.2. Conexiunea dintre recrutarea şi selecţia voluntarilor

Următorul pas în pregătirea procesului de recrutare a voluntarilor, potrivit Figurii 1, este analiza posturilor disponibile pentru voluntari în cadrul organizaţiei şi elaborarea fişelor de post. Această etapă din pregătirea recrutării voluntarilor este strâns legată de procedurile de selecţie a voluntarilor, proceduri care se bazează tocmai pe analiza posturilor şi fişele de post elaborate pentru acele poziţii care pot fi ocupate de către voluntari.

Odată stabilite nevoile de voluntari ale organizaţiei se trece la detalierea acestor nevoi prin identificarea activităţilor concrete pe care voluntarii le vor putea desfăşura în cadrul organizaţiei. Următoarea etapă este specificarea atribuţiilor în cadrul fiecărei activităţi şi stabilirea abilităţilor necesare pentru a putea îndeplini sarcina respectivă, adică exact elaborarea fişei postului. Ultima etapă de specificare este stabilirea acelor caracteristici şi abilităţi pe care ar trebui să le posede voluntarii care vor îndeplini activităţile în cauză, respectiv alcătuirea profilului candidatului. Toate acest etape vor fi mai pe larg abordate în cadrul publicaţiei referitoare la Selecţia voluntarilor din această serie.

Dacă toate aceste activităţi sunt îndeplinite sistematic şi ordonat, rezultatele reunite şi structurate ale acestor analize vor oferi nu doar o imagine complexă şi completă a nevoilor de voluntari existente în organizaţie, ci şi indicatori foarte preţioşi despre cele mai potrivite grupuri către care să fie orientate eforturile de recrutare. În urma acestor analize vom şti dacă ne adresăm tinerilor sau celor vârstnici, dacă avem nevoie de voluntari care posedă anumite cunoştinţe (de exemplu operare pe calculator) sau activităţile nu necesită astfel de abilităţi, deci ne putem adresa unei categorii mult mai largi a publicului.

2.3. voluntarilor
2.3.
voluntarilor

Reflectarea

diversităţii

în

procesul

de

recrutare

a

Uneori este dificil pentru organizaţii să atragă o gamă variată de voluntari sau să desfăşoare programe în cadrul cărora să se poată implica tipuri diverse de voluntari. Reflectarea diversităţii în activităţile de voluntariat conferă dinamism programelor derulate şi are o importanţă sporită în cazul comunităţilor diverse, a căror structură se regăseşte astfel în activitatea organizaţiei. Dincolo de reflectarea structurii comunităţii, diversitatea în recrutarea voluntarilor contribuie la promovarea unei politici explicite de nediscriminare.

Iată câteva dintre categoriile de voluntari care ar trebui să se regăsească într-o organizaţie care reflectă diversitatea şi atitudinea de promovat în procesul de recrutare:

persoane cu dizabilităţi:

o faceţi cunoscut faptul că persoanele cu dizabilităţi sunt binevenite ca voluntari în organizaţie; o demonstraţi accesibilitatea spaţiului de desfăşurare a activităţilor pentru a convinge;

tineri:

o fiţi flexibili; o promovaţi imaginea pozitivă a activităţii în sine; o prezentaţi-vă disponibilitatea - mulţi tineri nu ştiu unde să meargă sau pe cine să contacteze atunci când doresc să se implice în activităţi de voluntariat; o oferiţi posibilitatea unor experienţe noi şi utile; o evidenţiaţi câştigul la nivel personal al tinerilor voluntari; o promovaţi varietatea activităţilor ce pot fi desfăşurate; o abordaţi informal dar eficient activităţile;

vârstnicii:

o faceţi cunoscută nevoia de experienţa acumulată de această categorie de voluntari;

o promovaţi activităţi diverse şi atrăgătoare pe care voluntarii vârstnici le pot desfăşura în cadrul organizaţiei; o arătaţi beneficiile activităţilor de voluntariat (evitarea singurătăţii, a plictiselii, a sentimentului de inutilitate generat de lipsa de activitate);

minorităţile etnice:

o promovaţi colaborarea cu organizaţiile specifice acestei categorii (organizaţii etnice sau religioase); persoanele fără ocupaţie:

o oferiţi posibilitatea acestor persoane să îşi dezvolte abilităţi care pot fi folosite ulterior; o promovaţi beneficiile la nivel personal şi psihologic pe care activităţile de voluntariat le oferă persoanelor fără ocupaţie care au astfel şansa să se simtă utili şi integraţi în societate. 3. Procesul de recrutare a voluntarilor

în societate. 3. Procesul de recrutare a voluntarilor Odată încheiată etapa de pregătire a recrutării

Odată încheiată etapa de pregătire a recrutării voluntarilor înseamnă că ştim deja:

că organizaţia are nevoie de voluntari;

ce activităţi vor desfăşura voluntarii;

dacă organizaţia are nevoie de voluntari cu anumite abilităţi şi caracteristici pentru activităţi specifice;

dacă organizaţia are nevoie de voluntari pentru activităţi generale care nu necesită abilităţi deosebite;

cum vor fi selectaţi voluntarii recrutaţi (dacă este cazul).

Următoarele etape ale elaborării procesului de recrutare sunt:

focalizarea recrutării - alegerea grupurilor ţintă;

stabilirea momentului recrutării - întocmirea calendarului activităţilor de recrutare;

elaborarea mesajului care va fi transmis pentru recrutare;

stabilirea tehnicilor de recrutare ce urmează să fie folosite;

inventarierea resurselor necesare;

stabilirea persoanelor implicate şi cu responsabilităţi în procesul de recrutare.

3.1.
3.1.

Focalizarea recrutării

Alegerea grupurilor ţintă trebuie făcută în funcţie de activităţile pe care voluntarii urmează să le desfăşoare şi de abilităţile necesare. În această etapă a recrutării sunt extrem de utile analizele posturilor, fişele de post şi profilurile candidaţilor elaborate în faza de planificare a recrutării. Acestea ne vor spune dacă trebuie să ne adresăm unui anume grup sau putem lansa un mesaj de recrutare general, care se adresează publicului larg.

3.2.
3.2.

Calendarul activităţilor de recrutare

Întocmirea calendarului activităţilor de recrutare se construieşte pe toate informaţiile culese anterior. Acest calendar trebuie să includă:

o perioadă de elaborare a materialelor ce vor fi folosite în procesul de recrutare;

o perioadă de lansare a anunţurilor şi de publicizare a ofertei organizaţiei;

o perioadă pentru stabilirea contactului iniţial între voluntari şi organizaţie;

o perioadă pentru programarea interviurilor de selecţie (dacă este cazul).

3.3.
3.3.

Elaborarea mesajului

Mesajul pentru recrutarea de voluntari trebuie să cuprindă răspunsul la patru întrebări:

care este nevoia pe care activitatea de voluntariat o poate îndeplini;

de

care

va

fi

rezultatul

concret

şi

pozitiv

al

activităţii

voluntariat respective?

care sunt şi cum pot fi depăşite eventualele temeri şi obiecţii la adresa activităţii de voluntariat?

care vor fi beneficiile voluntarilor care se vor implica în acestă activitate?

Mesajul de recrutare Identifică nevoia Există copii abuzaţi Îi poţi ajuta implicându-te în Descrie activitatea
Mesajul de recrutare
Identifică nevoia
Există copii abuzaţi
Îi poţi ajuta implicându-te în
Descrie activitatea
activităţile centrului de zi pentru
copii abuzaţi
Noi îţi vom arăta cum poţi să ajuţi
Înlătură temerile
aceşti copii
Şi tu poţi aduce zâmbetul pe faţa
Indică beneficiile
unui copil!
Sună la (numărul de telefon)

Respectănd acest algoritm mesajul de recrutare va fi explicit (indică nevoia), clar (descrie activitatea), atrăgător (înlătură temerile) şi convingător (indică beneficiile).

temerile) şi convingător (indică beneficiile). 3.4. Strategii de recrutare Între cele mai răspândite

3.4. Strategii de recrutare

Între cele mai răspândite strategii de recrutare întâlnim:

recrutare generală;

recrutare specifică;

recrutare de tip “concentric”;

recrutare în sistem închis.

Recrutarea generală este o strategie care se adresează publicului larg. Scopul este de a recruta voluntari pentru activităţi care nu necesită abilităţi deosebite sau pentru îndeplinirea cărora voluntarii pot fi pregătiţi în foarte scurt timp.

Recrutarea specifică este o strategie de a recruta voluntari din rândul unor grupuri ţintă alese în funcţie de activităţile care urmează a fi desfăşurate. Prin intermediul acestei strategii sunt recrutaţi voluntari pentru activităţi care necesită abilităţi şi cunoştinţe specifice sau activităţi care implică lucrul cu grupuri specifice de beneficiari. Pentru acest tip de recrutare sunt extrem de utile instrumente precum fişele de post şi profilurile candidaţilor întocmite în etapa de pregătire a recrutării.

Recrutarea de tip concentric este o strategie prin care voluntarii existenţi atrag în organizaţie noi voluntari sau recrutarea se adresează grupurilor aflate în imediata proximitate a organizaţiei, grupuri cu care se interacţionează frecvent şi care cunosc organizaţia. Recrutarea de tip concentric prezintă avantajul că se adresează unui grup deja familiarizat cu tematica voluntariatului şi chiar cu activităţile organizaţiei, şansele de succes în atragerea de noi voluntari fiind astfel mai mari. În acelaşi timp însă această strategie de recrutare limitează posibilitatea recrutării celor mai potriviţi voluntari pentru activităţile ce urmează a fi desfăşurate pentru că nu se adresează unui grup mai larg. O altă limitare a acestei strategii de recrutare este diversitatea redusă a voluntrailor atraşi prin acest sistem.

Recrutarea în sistem închis este o strategie prin care se recrutează voluntari din sisteme închise cum ar fi o şcoală, o companie, o unitate militară, un grup profesional, pe scurt orice grup ai cărui membri interacţionează frecvent şi manifestă un grad sporit de identificare cu grupul. Această strategie de recrutare presupune crearea unei culturi a implicării în rândul membrilor acestor grupuri prin care aceştia acceptă activităţile de voluntariat ca fiind o acţiune pozitivă şi sprijinirea continuă a implicării.

3.5. Tehnici de recrutare Cele mai răspândite tehnici de recrutare a voluntarilor sunt: • •

3.5. Tehnici de recrutare

Cele mai răspândite tehnici de recrutare a voluntarilor sunt:

folosirea materialelor tipărite (pliante, fluturaţi, afişe);

recrutarea unu-la-unu (voluntarii existenţi implică un prieten în activităţile organizaţiei);

orientare înaintea înscrierii - orientare destinată tuturor celor interesaţi urmată de completarea formularelor de înscriere;

prezentări publice;

recrutarea la evenimente speciale;

recrutarea prin scrisori personalizate;

înregistrarea la agenţii specializate pe baza unei oferte a organizaţiei.

promovarea prin intermediul mass media;

Opţiunea pentru una sau mai multe tehnici de recrutare trebuie făcută în funcţie de nevoia de voluntari identificată în cadrul organizaţiei, descrierile posturilor şi profilurile candidaţilor, caracteristicile comunităţii şi/sau grupului ţintă către care este orientată recrutarea şi resursele disponibile. Indiferent de tehnicile de recrutare pentru care veţi opta, mesajul transmis trebuie să îndeplinească anumite condiţii pentru a-şi atinge scopul:

mesajul să fie clar exprimat (vezi secţiunea 3.3.);

limbajul folosit să fie pe înţelesul grupului vizat (atenţie la nevăzători şi hipoacuzici!);

accentuarea cuvântului voluntar poate deveni o barieră pentru implicare datorită stereotipurilor existente în societate cu privire la acest concept;

verbele la imperativ conferă dinamism mesajului transmis (“implică-te…”, “ajută şi tu la…”, “fii parte din…”, “participă la…”, “contribuie şi tu la…”, etc.);

activitatea care urmează să fie desfăşurată de voluntari trebuie expusă încă din faza recrutării; prezentările care evită precizarea clară a activităţilor şi rezervă detaliile pentru momente ulterioare trezesc suspiciune şi pot îndepărta potenţialii voluntari;

dacă există constrângeri de timp acestea trebuie precizate (de exemplu o activitate care necesită implicarea pentru cel puţin 6 luni);

prezentaţi oferta de instruire în vederea realizării cu succes a activităţii respective;

dacă activitatea necesită abilităţi specifice acestea trebuie precizate tot în acestă etapă;

cereţi ceea ce aveţi nevoie de la viitorii voluntari chiar dacă este vorba de activităţi solicitante - este mai bine ca cei interesaţi să ştie la ce să se aştepte decât să se prezinte la interviul de selecţie şi să renunţe sau să nu poată duce la îndeplinire activitatea pentru care au fost recrutaţi;

desfaceţi sarcinile complexe în activităţi cât mai concrete astfel încât voluntarii să-şi poată asuma exact ceea ce doresc sau ceea ce consideră că vor putea face cât mai bine;

materialele tipărite necesită atenţie sporită din punct de vedere al graficii şi culorilor folosite; scopul materialelor tipărite este de a transmite un mesaj şi nu de a arăta artistic şi costisitor; lizibilitatea textului este foarte importantă - atenţie, deci, la caracterele folosite şi la combinaţiile de culori!

la caracterele folosite şi la combinaţiile de culori! 4. Concluzii Succesul activităţii de recrutare este

4. Concluzii

Succesul activităţii de recrutare este esenţial pentru dezvoltarea organizaţiilor care implică voluntari în activităţile derulate. Planificarea atentă a recrutării de voluntari desfăşurată în strânsă legătură cu elaborarea procedurilor de selecţie a voluntarilor şi bazate pe analiza nevoilor organizaţiei va duce la recrutarea acelor voluntari de care organizaţia are nevoie pentru îndeplinirea activităţilor propuse şi împlinirea misiunii sale. Unul dintre factorii care contribuie la succesul unei campanii de recrutare este entuziasmul şi încrederea echipei implicate în recrutare! Cu cât credeţi mai mult în activităţile pe care le desfăşuraţi şi în potenţialul voluntarilor de a se implica activ şi eficient în acestea, cu atât mesajul vostru va fi mai convingător şi mai de succes!

5. Bibliografie * * * . 1999. The Recruitment Guide. London: The National Centre for

5. Bibliografie

* * * . 1999. The Recruitment Guide. London: The National Centre for Volunteering

Blais, Linelle M. et al. 1996. Stepped Approach to Volunteer Recruitment and Retention. Washington: American Cancer Society

Burke,

Marz

Ann

şi Carl

Liljenstolpe.

1992.

Recruiting

Volunteers - A Guide for Non-Profits. Menlo Park CA:

Crisp Publications

Ellis,

Susan

J.

1996.

The

Volunteer

Recruitment

(And

Membership Energize Inc.

Development)

Book.

Philadelphia,

PA:

McCurley, Steve şi Rick Lynch. 2001. Essential Volunteer Management. London: The Directory of Social Change

C E NTRU L N AT ION AL DE VOLUN TA RIAT Selecţia voluntarilor 1

C E NTRU L N AT ION AL DE VOLUN TA RIAT

Selecţia voluntarilor

Cuprins
Cuprins

1.

3

Pregătirea activităţii de selecţie a voluntarilor

1.1. Importanţa selecţiei voluntarilor……………….4

1.2. Ce vrea organizaţia de la voluntari…………….5

1.3. Ce vor voluntarii de la organizaţie…………… 7

2. Instrumente folosite în selecţia voluntarilor…………… 8

2.1. Formularele de aplicaţie………………………

8

2.2. Recomandările…………………………………

9

2.3. Interviul…………………………………………10

3. Intervievarea voluntarilor……………………………….10

3.1. Importanţa interviului de selecţie

 

11

3.2. Aspecte

organizatorice

ale

interviului

de

selecţie

 

12

3.3.

Conţinutul interviului de selecţie

 

13

3.4.

Aspecte de urmărit în interviul de selecţie

15

3.5.

Probleme

care

pot

apărea

 

în

procesul

de

intervievare

 

15

3.6.

Gestionarea

nepotrivirilor

-

cum

spunem

„nu”

16

4. Dezvoltarea unei strategii de selecţie a voluntarilor în organizaţie………………………………………………… 17

5. Bibliografie

18

1. Pregătirea activităţii de selecţie a voluntarilor Activitatea de selecţie a voluntarilor este strâns legată

1. Pregătirea activităţii de selecţie a voluntarilor

Activitatea de selecţie a voluntarilor este strâns legată de activitatea de recrutare. Pentru a avea succes este bine ca cele doua activităţi să fie planificate împreună, pentru a reuşi recrutarea voluntarilor de care organizaţia are nevoie la un moment dat şi pe care îi va putea integra cu succes în activităţile desfăşurate.

Conştientizarea nevoii de voluntari într-o organizaţie este o bună oportunitate pentru reanalizarea, clarificarea şi/sau adaptarea rolurilor pe care voluntarii le pot avea în organizaţie.

Reconfigurarea rolurilor voluntarilor în organizaţie este bine să fie făcută înaintea elaborării strategiilor de recrutare şi selecţie, pentru a orienta aceste activităţi către grupurile cele mai potrivite de potenţiali voluntari.

Stabilirea clară a rolurilor voluntarilor în organizaţie trebuie să ţină cont de anumite criterii esenţiale pentru succesul activităţilor:

aşteptările organizaţiei de la voluntari;

potenţialele aşteptări ale voluntarilor de la organizaţie;

beneficiarii activităţilor în care vor fi implicaţi voluntarii;

aşteptările acestora de la voluntari şi de la organizaţia care le oferă servicii.

Pregătirea activităţii de selecţie a voluntarilor trebuie să includă următorii paşi:

evaluarea nevoii de voluntari în organizaţie;

în

clarificarea

rolurilor

pe

care

voluntarii

le

pot

avea

organizaţie;

stabilirea profilului voluntarilor necesar pentru buna îndeplinire a activităţilor propuse şi pentru oferirea de servicii de calitate beneficiarilor;

stabilirea detaliilor organizatorice ale procesului de selecţie.

1.1. Importanţa selecţiei voluntarilor Activitatea de selecţie a voluntarilor este foarte importantă pentru

1.1. Importanţa selecţiei voluntarilor

Activitatea de selecţie a voluntarilor este foarte importantă pentru asigurarea succesului activităţilor organizaţiei şi voluntarilor. Selectarea la întâmplare a voluntarilor poate fi un succes, dar aceasta se va datora norocului şi nu eficienţei şi raţionalitaţii managementului voluntarilor în organizaţie.

De ce este importantă selecţia voluntarilor:

permite identificarea abilităţilor existente ale voluntarilor;

permite identificarea nevoilor de instruire ale voluntarilor pentru succesul activităţilor viitoare;

permite orientarea voluntarilor către activităţile potrivite abilităţilor, intereselor şi motivaţiilor individuale;

permite implicarea în activităţi a voluntarilor potriviţi pentru categoria de beneficiari ai organizaţiei;

permite clarificarea imaginii voluntarilor despre organizaţie, activităţile desfăşurate şi rolul lor în această structură

ajută la diferenţierea clară a rolurilor personalului angajat şi ale voluntarilor.

Selecţia voluntarilor se deosebeşte esenţial de selectarea personalului pentru poziţii retribuite prin simplul fapt că nu este indicat să spunem „nu” unei persoane care este dispusă să- şi ofere timpul, abilităţile şi dăruirea de bună voie şi fără a solicita recompense financiare pentru folosul semenilor săi şi pentru soluţionarea unor probleme comune.

Astfel, cuvântul cheie în ceea ce numim selecţia voluntarilor nu este de fapt „a selecta” ci „a potrivi”, adică a găsi voluntarul potrivit pentru activităţile organizaţiei şi a găsi/crea activităţile potrivite pentru voluntarii care vin în organizaţie şi nu se potrivesc nici unei poziţii deja existente. Selecţia voluntarilor devine în acest context un proces complex care trebuie să beneficieze de atenţie sporită în cadrul organizaţiei.

1.2. Ce vrea organizaţia de la voluntari Cea mai simplă formulare a aşteptărilor unei organizaţii

1.2. Ce vrea organizaţia de la voluntari

Cea mai simplă formulare a aşteptărilor unei organizaţii de la voluntari este găsirea voluntarilor potriviţi pentru activităţile desfăşurate în organizaţie şi în care se pot implica voluntarii.

Această simplitate ridică însă unele întrebări:

Cum procedăm în cazul acelor voluntari care nu se potrivesc acestor activităţi pre-definite? Cât de specifice sunt descrierile activităţilor pentru care dorim să selectăm voluntarii potriviţi?

Răspunsul la aceste întrebări este dat de gradul de flexibilitate şi diversitate al organizaţiei. Cu cât organizaţia este mai flexibilă şi derulează activităţi mai diversificate, cu atât există mai multe şanse de a găsi activităţi potrivite pentru cât mai mulţi voluntari.

Există trei stadii de specificitate în exprimarea aşteptărilor organizaţiei de la voluntari:

Analiza postului

Stadiul 1

Descrierea postului

Stadiul 2

Profilul candidatului

Stadiul 3

Analiza postului

o

este o analiză complexă a elementelor solicitate de poziţia respectivă;

o

se referă atât la pregătirea profesională, cât şi la trăsăturile de personalitate ale candidatului;

o

trebuie să fie flexibilă - să ofere posibilitatea inputurilor personale;

o

informaţiile trebuie culese prin metode variate:

observaţia directă; discuţii cu actualul/fostul deţinător al postului; discuţii cu colaboratorii săi direcţi;

o

este etapa pe care se bazează realizarea descrierii postului şi a profilului candidatului;

o

trebuie să analizeze următoarele aspecte:

activitatea concretă; responsabilităţile implicate; relaţiile de muncă; standardele de performanţă ale postului; condiţiile de muncă; evaluarea fostului deţinător al postului;

Descrierea postului

o

este prezentarea în scris a postului respectiv;

o

include sarcinile şi responsabilităţile implicate;

o

stabileşte relaţiile cu celelalte persoane din organizaţie;

Profilul candidatului

o

este descrierea candidatului ideal din punct de vedere al caracteristicilor solicitate de postul respectiv;

o

include specificarea abilităţilor, calităţilor şi experienţei necesare;

o

trebuie formulat cu grijă astfel încât să nu includă constrângeri inutile.

1.3. Ce vor voluntarii de la organizaţie În general voluntarii au motivaţii foarte diferite pentru

1.3. Ce vor voluntarii de la organizaţie

În general voluntarii au motivaţii foarte diferite pentru care se implică în activităţi de voluntariat. Aceasta poate fi o problemă pentru organizaţii atunci când se pune problema găsirii activităţilor de voluntariat potrivite pentru fiecare dintre voluntari. Aşteptările voluntarilor de la organizaţii variază de la aşteptări legate de dezvoltarea personală sau profesională, până la dorinţa de relaxare sau dorinţa de a se simţi utili şi activi în comunitate.

Iată câteva dintre posibilele motivaţii ale voluntarilor care se regăsesc în aşteptările lor de la organizaţii:

să îşi facă noi prieteni;

să petreacă timp cu prietenii care sunt deja voluntari;

să înveţe lucruri noi;

să-şi formeze deprinderi utile;

să dea înapoi o parte din ceea ce au primit de la alţii;

să cunoască oameni diferiţi;

să se simtă utili;

să fie parte a unei organizaţii prestigioase;

să facă tranziţia spre o nouă viaţă;

să testeze o nouă carieră;

să-i ajute pe cei mai puţin norocoşi;

să realizeze ceva;

să contribuie la ameliorarea comunităţii;

să lucreze cu un anumit grup de persoane;

să îşi asume o responsabilitate;

să facă parte dintr-o echipă;

să întâlnească persoane importante din comunitate;

să petreacă un timp cu familia făcând ceva util;

să înţeleagă problemele comunităţii în care trăieşte;

să câştige experienţă în vederea obţinerii unui loc de muncă;

să îşi menţină ‘în uz’ cunoştinţe sau abilităţi pe care altfel nu le folosesc.

2. Instrumente folosite în selecţia voluntarilor Selecţia voluntarilor se poate face prin metode diferite în

2. Instrumente folosite în selecţia voluntarilor

Selecţia voluntarilor se poate face prin metode diferite în funcţie de posibilităţile şi specificul organizaţiei. Între cele mai răspândite instrumente folosite în selectarea voluntarilor se regăsesc:

formularele de aplicaţie;

recomandările;

interviul.

Aceste instrumente pot fi folosite individual sau în diferite

combinaţii.

pot fi folosite individual sau în diferite combinaţii. 2.1. Formularele de aplicaţie Formularele de aplicaţie pot

2.1. Formularele de aplicaţie

Formularele de aplicaţie pot fi folosite ca primă etapă a procesului de selecţie a voluntarilor, informaţiile astfel colectate fiind folosite pentru orientarea voluntarului către o activitate sau devenind baza interviului de selecţie.

De ce sunt utile formularele de aplicaţie:

simplifică procesul de selecţie, în special în cazul în care există un număr limitat de posibilităţi de implicare a voluntarilor;

oferă posibilitatea colectării de informaţii specifice;

oferă posibilitatea colectării în timp a informaţiilor similare pentru alcătuirea unor baze de date;

ajută la structurarea interviurilor de selecţie.

Formularele de aplicaţie pot constitui o barieră pentru implicare, mai ales în cazul persoanelor cu un nivel scăzut de alfabetizare. Formularele trebuie utilizate atunci când este cazul şi când informaţiile astfel colectate sunt de utilitate sporită. Este bine să explicăm voluntarilor cum vor fi folosite informaţiile solicitate prin aceste formulare.

2.2. Recomandările Recomandările nu sunt o alternativă la celelalte metode de selecţie a voluntarilor, ci

2.2. Recomandările

Recomandările nu sunt o alternativă la celelalte metode de selecţie a voluntarilor, ci mai degrabă o completare a acestora. Recomandările sunt o confirmare a unor abilităţi a căror existenţă trebuie constatată printr-o altă metodă.

Recomandările pot să conţină informaţii relevante despre voluntar din perspectiva relaţiei cu cel care a întocmit recomandarea şi care nu au fost surprinse nici prin intermediul formularelor de aplicaţie nici în cadrul interviului de selecţie. În acest caz autorul recomandării poate fi contactat pentru a furniza mai multe detalii şi subiectul poate fi abordat într-o discuţie cu voluntarul pentru clarificarea situaţiei.

Aspecte de luat în considerare când se solicită recomandări:

persoana care întocmeşte recomandarea să cunoască voluntarul în calitate profesională şi nu ca prieten sau membru al familiei; lipsa contactelor în domeniul profesional în care s-au solicitat recomandările nu înseamnă că avem în faţă un voluntar care nu este potrivit pentru activitatea respectivă; recomandările pot fi uneori prea generale şi redactate în termeni pozitivi sau neutri; este nevoie de consistenţă la nivelul organizaţiei în solicitarea recomandărilor - nu se vor solicita recomandări numai în anumite cazuri; persoana care întocmeşte recomandarea este bine să fie informată despre abilităţile şi/sau expertiza necesară pentru ocuparea postului pentru care voluntarul este selectat; specificaţi cu claritate momentul în care sunt aşteptate recomandările (înaintea interviului de selecţie, după interviul de selecţie dar înaintea începerii activităţii etc.)

2.3. Interviul
2.3. Interviul

Interviul de selecţie a voluntarilor este instrumentul prin care putem dobândi cele complete informaţii despre viitorii voluntari. Interviul este:

un instrument de colectare de informaţii;

o posibilitate de a transmite informaţiile dorite despre organizaţie, activităţi şi beneficiari;

o posibilitate de a evalua motivaţia, interesul şi abilităţile viitorilor voluntari;

o posibilitate de a evalua posibilităţile de integrare ale viitorilor voluntari în organizaţie;

o posibilitate pentru voluntar de a evalua posibilităţile de integrare în organizaţie din perspectivă proprie.

de integrare în organizaţie din perspectivă proprie. 3. Intervievarea voluntarilor Organizarea unui interviu

3. Intervievarea voluntarilor

Organizarea unui interviu pentru voluntari demonstrează faptul că organizaţia tratează implicarea voluntarilor cu seriozitate şi este dispusă să investească timp şi efort în organizarea acestor activităţi.

Interviul trebuie să fie un proces bidirecţional în care organizaţia obţine informaţiile dorite despre voluntari, iar voluntarii obţin informaţiile dorite despre organizaţie.

Interviul presupune schimburi de informaţii pe trei direcţii specifice:

informaţii

pe

care

organizaţia

doreşte

le

transmită

voluntarului;

 

informaţii

pe

care

organizaţia

doreşte

le

afle

despre

voluntar;

informaţii

pe

care

voluntarul

doreşte

le

afle

despre

organizaţie.

3.1. Importanţa interviului de selecţie Importanţa interviului de selecţie este dată tocmai de capacitatea acestuia

3.1. Importanţa interviului de selecţie

Importanţa interviului de selecţie este dată tocmai de capacitatea acestuia de a facilita schimbul de informaţii esenţiale între voluntar şi organizaţie în vederea evaluării corecte şi eficiente a posibilităţilor de integrare a voluntarului în organizaţie şi a capacităţii voluntarului de a contribui la atingerea scopurilor organizaţiei.

Informaţii

voluntarului:

istoricul organizaţiei, misiune, valori şi filosofie;

detalii despre activităţile în care voluntarii se pot implica;

limitele implicării voluntarilor în organizaţie;

proceduri în cadrul organizaţiei;

aşteptările organizaţiei în ceea ce priveşte timpul alocat activităţilor de voluntariat;

situaţii posibile în care voluntarii s-ar putea regăsi pe parcursul activităţii lor;

detalii despre continuarea procesului de selecţie până la începerea activităţii.

transmită

pe

care

organizaţia

doreşte

le

Informaţii pe care organizaţia doreşte să le afle despre voluntar:

motivaţia pentru implicarea în activităţi de voluntariat;

aşteptările voluntarului de la organizaţie şi activităţile pe care urmează să le desfăşoare;

cum au aflat despre organizaţie şi activităţile acesteia;

experienţe anterioare ca voluntar;

activităţi pe care doresc şi pe care nu doresc să le realizeze;

disponibilitatea pentru implicare în activităţi de voluntariat;

abilităţi, experienţă şi cunoştinţe relevante;

perioada

de

pentru

care

doresc

desfăşoare

activităţi

voluntariat.

Informaţii

pe

care

voluntarul

doreşte

le

afle

despre

organizaţie:

filosofia, scopurile şi structura organizaţiei;

poziţia intervievatorilor în organizaţie;

timpul necesar derulării activităţilor de voluntariat;

tipul de activităţi acre pot fi desfăşurate;

rolul voluntarilor în organizaţie;

beneficiarii organizaţiei;

relaţia voluntarilor cu angajaţii - cum se integrează voluntarii în structura organizaţiei;

limitele implicării volnutarilor în organizaţie;

abilităţi necesare şi cum vor fi acestea utilizate;

posibilitatea de schimbare a activităţii pe care o desfăşoară;

ofertele de instruire de care pot beneficia;

sprijinul pe care se pot baza în derularea activităţii;

cum trebuie să procedeze atunci când apar probleme;

de

procedurile

de

acoperire

a

cheltuielilor

presupuse

activităţile derulate;

aspectele legale ale implicării (contracte, asigurări etc.);

cum vor fi informaţi despre rezultatele interviului de selecţie.

fi informaţi despre rezultatele interviului de selecţie. 3.2. Aspecte organizatorice al e interviului de selecţie

3.2. Aspecte organizatorice ale interviului de selecţie

Intervievarea voluntarilor trebuie organizată foarte atent. Orice aspect poate deveni foarte important în cadrul procesului, de la locul de desfăşurare a interviului şi până la întrebările adresate, toate pot influenţa interviul într-un mod mai mult sau mai puţin benefic pentru organizaţie şi/sau pentru voluntar.

Intervievatorul trebuie să ştie foarte clar ce caută la potenţialii voluntari şi cum va afla ceea ce caută. Sarcina intervievatorului nu este deloc simplă şi este supusă prejudecăţilor. Persoana care intervievează trebuie aleasă cu grijă.

Iată câteva calităţi pe care intervievatorul este bine să le aibă:

empatia (înţelegerea stării psihice a voluntarului şi sprijinirea acestuia);

capacitatea de reformulare şi sinteză (folosită pentru a sublinia punctele importante ale discuţiei; trebuie exerciattă cu moderaţie);

capacitatea de ascultare activă (încurajează voluntarul şi contribuie la clarificarea neînţelegerilor);

abilitatea de a adresa întrebări (presupune capacitatea de a îmbina întrebările deschise cu cele închise şi de a adapta tipul întrebării la subiectul pe care aceasta îl abordează);

capacitatea de a crea şi menţine o atmosferă pozitivă (implică transmiterea unor senzaţii de relaxare, calm, simpatie care stimulează discuţia; exprimarea cu claritate şi folosind un limbaj adecvat partenerului de discuţie).

Aspecte logistice ale organizării interviului de selecţie:

alegeţi cu grijă locaţia interviului:

o

o sală specială pentru interviu;

o

aranjament plăcut - este de preferat ca interviul să nu se desfăşoare din spatele unui birou;

o

evitaţi întreruperile;

ţineţi seama de nevoile persoanei intervievate:

o

întâmpinaţi persoanele la sosire;

o

trataţi persoanele intervievate cu amabilitate;

o

cineva trebuie să se ocupe de candidaţi în cazul în care aceştia trebuie să aştepte;

anticipaţi posibilele nevoi ale intervievatorului pentru a evita întreruperea interviului.

pentru a evita întreruperea interviului. 3.3. Conţinutul interviului de selecţie Întrebările

3.3. Conţinutul interviului de selecţie

Întrebările adresate pe parcursul interviului de selecţie sunt în general direcţionate către colectarea următoarelor categorii de informaţii despre voluntarul intervievat: educaţie şi instruire; experienţă; calităţi şi abilităţi; atitudini şi valori; altele.

Există diferite tipuri de întrebări care sunt mai mult sau mai puţin eficiente în colectarea tipului dorit de informaţii din categoriile specificate mai sus:

Întrebări deschise:

o

sunt menite să ofere persoanei intervievate libertatea de a-şi structura răspunsul;

o

oferă intervievatorului posibilitatea să descopere punctele de interes ale celui care vorbeşte;

Întrebări închise:

o

sunt folosite pentru a obţine răspunsuri de tipul „da/nu” la întrebări specifice;

o

folosirea lor inadecvată poate genera frustrări;

Întrebări ipotetice:

o

sunt folosite pentru a pune în evidenţă atitudini şi reacţii comportamentale ale intervievatului care pot prezice comportamente viitoare;

o

folosirea lor din abundenţă poate genera confuzie;

Întrebări specifice:

o

sunt folosite pentru a explora în detaliu situaţii concrete;

o

sunt foarte utile în explorarea domeniilor de interes specific ale intervievatului;

Întrebări inductive:

o

sunt întrebăria care încearcă să obţină acordul intervievatului pentru propriile opinii;

o

aceste întrebări pot genera discomfortul intervievatului;

Întrebări capcană:

o

folosirea acestui tip de întrebări nu este un semn de profesionalism şi deschidere către intervievat;

o

nu este recomandată folosirea acestor întrebări în interviurile de selecţie a voluntarilor;

Întrebări complexe:

o sunt întrebări care generează confuzie atât pentru persoana intervievată cât şi pentru intervievator.

3.4.
3.4.

Aspecte de urmărit în interviul de selecţie

Ce urmărim prin interviul de selecţie:

dobândirea de informaţii;

oferirea de informaţii;

facilitarea procesului de cunoştere reciprocă între organizaţie şi voluntari;

facilitarea procesului de selecţie (găsirea activităţii potrivite) pentru fiecare voluntar;

reacţiile

comportamente

indoividuale

care

pot

prezice

viitoare etc.

Interviul nu trebuie încheiat înainte de:

a

oferi

voluntarilor

intervievaţi

posibilitatea

întrebări;

adreseze

a oferi răspunsuri la întrebările voluntarilor;

a oferi informaţii despre modul în care rezultatele interviului vor fi aduse la cunoştinţa intervievatului şi care sunt următorii paşi în cazul unui răspuns pozitiv.

3.5.
3.5.

Probleme care pot apărea în procesul de intervievare

În timpul interviului de selecţie pot apărea diferite probleme:

prejudecăţi personale ale intervievatorului;

întreruperi;

personalizarea

discuţiei

pe

domenii

poate degenera

în

-

conflict verbal;

apariţia unor momente dificile (tăcere, ezitare, schimbări ale subiectului, evitarea răspunsurilor) care pot duce la blocarea comunicării;

adresarea de întrebări dificile sau care sunt marcate de prejudecăţi. Depăşirea cu succes a acestor probleme depinde de arta intervievatorului de a conduce discuţia şi de capacitatea sa de a depăşi momentele dificile apărute în timpul interviului.

3.6. Gestionarea nepotrivi rilor - cum spunem “nu” În procesul de selecţie a voluntarilor pot

3.6. Gestionarea nepotrivirilor - cum spunem “nu”

În procesul de selecţie a voluntarilor pot apărea şi situaţii dificile în care nu se poate găsi o activitate potrivită pentru un voluntar cu anumite abilităţi şi caracteristici. În această situaţie este recomandată redirecţionarea voluntarului către organizaţii despre care ştim că desfăşoară acele activităţi care s-ar potrivi abilităţilor voluntarului respectiv.Cea mai recomandabilă abordare pentru o organizaţie care lucrează cu voluntari este să încerce să nu spună „nu” celor care doresc să devină voluntari. Pot apărea totuşi şi situaţii în care este necesar să spunem „nu”. Acestea pot fi datorate unor factori precum:

lipsa de timp şi/sau de resurse ale organizaţiei pentru a gestiona activitatea unui număr foarte mare de voluntari;

nevoia de abilităţi şi cunoştinţe specifice pentru activităţile în care se pot implica voluntarii.

Cum justificăm un refuz:

folosind descrierea postului şi profilul candidatului;

făcând distincţia între abilităţile şi calităţile pe acre voluntarul le posedă şi abilităţile şi calităţile necesare pentru poziţiile disponibile în cadrul organizaţiei;

convingerea voluntarului că refuzul nu este o decizie subiectivă, ci se bazează pe argumente şi realitate;

oferind alternative de organizaţii şi/sau activităţi;

fiind sinceri şi cinstiţi - amânarea momentului în care spunem “nu” nu este o soluţie;

confirmând decizia luată;

lasând deschisă posibilitatea unei contactări ulterioare, dar numai în situaţiile în care acest lucru este sigur că se va întâmpla.

Este foarte importantă aplicarea cu regularitate şi consistenţă a criteriilor pe baza cărora se spune “nu”!

4. Dezvoltarea unei strategi i de selecţie a voluntarilor Dezvoltarea unei strategii de selecţie a

4. Dezvoltarea unei strategii de selecţie a voluntarilor

Dezvoltarea unei strategii de selecţie a voluntarilor în cadrul organizaţiei oferă mai multe avantaje:

facilitează planificarea şi organizarea strategiilor de recrutare;

transmite potenţialilor voluntari şi partenerilor organizaţiei mesajul că implicarea voluntarilor este o activitate privită cu seriozitate, în care organizaţia investeşte timp şi effort;

contribuie la construirea unei imagini complexe şi pozitive a organizaţiei în relaţia cu voluntarii şi alţi parteneri;

aduce la cunoştinţa publicului larg - implicit a viitorilor voluntari - seriozitatea organizaţiei, asumarea unor principii, reguli şi standarde de bună practică;

oferă posibilitatea celor interesaţi să desfăşoare activităţi de voluntariat să cunoască standardele organizaţiei înainte de a decide să se implice în activităţile acesteia;

justifică eventualele refuzuri ale unor voluntari nepotriviţi c