MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL

CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECT?

Managementul de proiect este procesul planificrii, organizrii i conducerii sarcinilor i resurselor pentru a realiza un obiectiv definit, de obicei cu constrngeri legate de timp, resurse sau costuri. Un plan pentru un proiect poate fi simplu, de exemplu, o list de sarcini cu datele iniiale i finale scrise pe o foaie de hrtie sau poate fi complex, de exemplu, mii de sarcini i resursele aferente, alturi de un buget de milioane de dolari. Majoritatea proiectelor au activiti comune, cum ar fi mprirea proiectului n sarcini uor de realizat, programarea sarcinilor, comunicarea lor n cadrul echipei i urmrirea acestora pe perioada desfurrii lucrului. Toate proiectele cuprind trei etape majore: Construirea planului; Urmrirea i conducerea proiectului; nchiderea proiectului.

Cu ct aceste etape sunt realizate mai bine, cu att este mai mare posibilitatea obinerii unui proiect de succes.

CELE TREI COMPONENTE PRINCIPALE ALE PROIECTULUI

Ce bine ar fi dac ai putea s prevedei viitorul proiectului dvs.. ntr-un fel putei, dac reuii s nelegei cei trei factori care stau la baza fiecrui proiect: Timp: timpul necesar realizrii proiectului care este reflectat n planul acestuia; Bani: bugetul proiectului realizat pe baza costurilor resurselor: personal, echipament i materiale, necesare ndeplinirii sarcinilor; Scop: obiectivele i sarcinile proiectului i timpul de lucru necesar pentru a le efectua.

CREAREA UNUI PROIECT NOU

1. Facei clic pe New. 2. Butonul New poate fi temporar ascuns. S-ar putea s nu apar deoarece nu este destul spaiu pentru toate butoanele. Atunci, facei clic pe More Buttons, apoi pe New. 3. n fereastra Project Information selectai datele de nceput i de final pentru proiect, apoi facei clic pe OK. 4. Facei clic pe Save 1

MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL 5. n File Name alegei un nume pentru proiect, apoi tastai Save. Sugestie: Putei schimba oricnd informaiile despre proiect selectnd Project Information din meniul Project.

INTRODUCEREA INFORMAIILOR CHEIE ALE PROIECTULUI

Fiecare proiect are un set unic de componente: sarcinile, persoanele care le ndeplinesc i obiectivele proiectului. Pentru a putea comunica anumite detalii importante trebuie s introducei informaii despre proiect. 1. n meniul File selectai Properties, apoi facei clic pe Summary tab. 2. Introducei orice fel de informaie vrei referitoare la proiectul dvs., cum ar fi personalul care se ocup cu conducerea lui, cu fiierul proiectului, obiective, dificulti care pot aprea n ndeplinirea acestor obiective. 3. Facei clic pe OK. Sugestie: Pentru a cuta n meniu o comand care nu apare, facei clic pe sgeile de la captul meniului. Acesta se va extinde cu mai multe comenzi. Putei ajunge la acelai rezultat dac facei clic pe meniu.

REALIZAREA CALENDARULUI PROIECTULUI

Putei schimba calendarul proiectului pentru a reflecta zilele i orele de lucru pentru fiecare persoan ce contribuie la realizarea proiectului. Timpul de lucru este de luni pn vineri de la 8 A.M. la 5 P.M. cu pauz de prnz de o or. Putei face referire i la timpul liber cum ar fi sfritul de sptmn, serile, vacanele. 1. n meniul View facei clic pe Gantt Chart. 2. n meniul Tools facei clic pe Change Working Time. 3. Selectai o dat din calendar. Pentru a modifica ceva n legtur cu o zi a sptmnii. De exemplu, ziua de vineri s se termine la ora 4 P.M., facei clic pe prescurtarea acelei zile. Pentru a modifica toate zilele lucrtoare, de exemplu, timpul de lucru s fie de mari pn vineri la 9 A.M., facei clic pe prescurtarea primei zile lucrtoare (T pentru Tuesday). inei apsat pe <SHIFT>, apoi facei clic pe prescurtarea ultimei zile lucrtoare (F pentru Friday). 2

MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL 4. Facei clic pe Nonworking time pentru zilele libere sau Nondefault working time pentru a schimba orele de lucru. 5. Dac ai fcut clic pe Nondefault working time n pasul 3, introducei timpul cnd vrei s nceap lucrul n From boxes i cnd s se sfreasc, n To boxes. 6. Facei clic pe OK.

INTRODUCEREA SARCINILOR I DURATA LOR

1. n meniul View, selectai opiunea Gantt Chart. 2. n cmpul Task Name tastai denumirea sarcinii, iar apoi tastai <TAB>. 3. Microsoft Project introduce automat o durat estimat a sarcinii de o zi (one day), urmat de un semn de ntrebare. 4. n cmpul Duration tastai timpul pe care fiecare sarcin l poate consuma n luni (months), sptmni (weeks), zile (days), ore (hours) sau minute (minutes), necontabiliznd timpul n care nu se lucreaz. Se pot folosi urmtoarele abrevieri: months=mo, weeks=w, days=d, hours=h, minutes=m Not: pentru timpii aproximativi se vor folosi dup abrevierile enumerate anterior semnele de ntrebare. 5. Apsai tasta <ENTER>. Not: Bara cu instrumente (Toolbar) poate fi temporar ascuns. Se poate s nu apar deoarece nu este destul spaiu pentru ca pe ecran s se deschid toate butoanele. Facei clic cu mouse-ul More Buttons, iar dup aceea doar apsai Task Notes.

Sugestie: Putei s adugai note importante referitoare la sarcini. n cmpul Task Name selectai sarcina, i apoi alegei Task Notes. Tastai notiele referitoare la sarcin n cmpul respectiv, apoi facei clic cu mouse-ul pe OK.

CREAREA UNEI SARCINI-REPER (MILESTONE)

MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL O sarcin reper este aceea sarcin pe care o vei folosi pentru a identifica evenimentele importante din programul proiectului dvs., precum ndeplinirea unei sarcini majore - mai bine zis chiar ultima faz a ndeplinirii acesteia. Cnd introducei o perioad de timp de zero zile pentru o sarcin, Microsoft Project ataeaz acestei sarcini simbolul de sarcin-reper n cadrul Gantt Chart la nceputul acelei zile. 1. n cmpul cu durata sarcinii, selectai prin clic cu mouse-ul durata crei sarcini vrei s devin punct de reper, iar apoi tastai 0 days. 2. Apsai butonul <ENTER>. Not: De altfel, orice sarcin creia i rezervai o durat de 0d este automat marcat ca i o sarcin - punct de reper, putnd s facei orice sarcin s fie sarcina-reper. Pentru a marca o sarcin ca reper, facei clic pe sarcina n cmpul rezervat numelui sarcinii. Selectai cu mouse-ul Task Information, apoi Advanced tab, ulterior selectnd Mark task as milestone.

Sugestie: Pentru a vedea toate sarcinile reper, selectai prin clic cu mouse-ul Milestones n Filter list. Pentru a vedea iar tot proiectul, selectai n Filter list, All Tasks.

MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL

CREAREA UNEI SARCINI REPETITIVE (RECURRING TASK)

Sarcinile repetitive sunt acelea ce se repet regulat, precum ntlnirile sptmnale. O asemenea sarcin se poate desfura zilnic, sptmnal, lunar sau anual. Putei specifica perioada la care sarcina se repeta, ct timp se va repeta, sau de cte ori va trebui s se repete. 1. n cmpul numelui sarcinii, selectai rndul unde vrei ca o sarcin recurent (repetitiv) s intervin. 2. n Insert menu, selectai Recurring task. 3. n cmpul numelui sarcinii, tastai numele sarcinii. 4. n cmpul perioadei, tastai sau selectai cu mouse-ul perioada de desfurare a unei singure repetri a sarcinii. 5. Sub Recurrence pattern selectai Daily (zilnic), Weekly (sptmnal), Monthly (lunar) sau Yearly (anual). 6. n dreapta cmpului de repetitivitate pe care l-ai ales (daily, weekly, monthly sau yearly) specificai frecvena de repetare. 7. Sub Range of recurrence, tastai o dat a startului n csua Start i apoi selectai End after sau End by. Dac ai selectat End after, tastai numrul de repetri prevzute ale acelei sarcini recurente. Dac ai selectat End by, tastai data la care vrei ca irul repetrilor sarcinii s se ncheie. 8. Facei clic cu mouse-ul pe OK.

EDITAREA UNEI LISTE DE SARCINI

Deoarece ai creat o list de sarcini, vei vrea probabil s vizualizai sarcinile mari n sarcini mai mici i s rearanjai sarcinile. Vei fi nevoii s copiai, s tergei sau s mutai sarcinile n cadrul proiectului dvs.. Vei putea uor s rearanjai fazele proiectului dvs. ntr-un orar. Cnd mutai sau tergei o sarcin-sumar, subsarcinile asociate vor fi mutate sau terse de asemenea. 1. n cmpul de identificare (ID), selectai sarcinile pe care vrei s le copiai, s le mutai sau s le tergei. Pentru a selecta un rnd, facei clic cu mouse-ul cnd pointer-ul este n cmpul ID. Pentru a selecta un grup de rnduri apropiate, inei apsat, n timp ce facei clic pe acelai cmp, tasta <SHIFT>. Pentru a selecta mai multe rnduri neadiacente, inei apsat <CTRL> n timp ce facei clic cu mouse-ul pe aceleai cmpuri. 2. Copierea, tergerea sau mutarea sarcinilor. Pentru a copia sarcina, facei clic cu mouse-ul pe Copy. 5

MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL Pentru a muta sarcina, facei clic cu mouse-ul pe Cut. Pentru a terge o sarcin, tastai Delete. 3. Pentru a termina mutarea sau copierea unei sarcini (deocamdat, la punctul 2 doar ai selectat ce va fi copiat sau mutat), va trebui s selectai locul unde vor fi mutate sau copiate sarcinile. Asigurai-v c ai selectat toate rndurile unde vrei s fie copiate sau mutate toate sarcinile. 4. Facei clic cu mouse-ul pe Paste. Not: Dac rndul (rndurile) unde vrem s lsm informaiile pe care le-am selectat pentru copiere sau mutare este (sunt) ocupate cu alte informaii, informaiile noi vor fi lsate n rndul (rndurile) de deasupra rndului selectat. Bara cu instrumente pe care vrei s o folosii poate fi temporar nchis. S-ar putea s nu apar deoarece nu este destul spaiu pe ecran ca s fie artate toate acestea n acelai timp. Facei clic cu mouse-ul pe More Buttons, iar apoi alegei opiunea care v folosete.

Sugestie: Pentru a aduga o nou sarcin ntre cele existente, facei clic cu mouseul pe cmpul de identificare (ID) a rndului unde va fi inserat noua sarcin, iar apoi apsai opiunea de inserare (INSERT). Sarcinile vor fi automat renumerotate.

ADUGAI UN TERMEN LIMIT UNEI SARCINI

1. Din meniul View, selectai Gantt Chart. 2. n cmpul Task Name, selectai sarcina pentru care dorii s stabilii un termen limit. 3. Selectai Task Information i mai apoi apsai butonul Advanced. 4. Sub Constrain Task tastai sau selectai termenul limit, n csua Deadline, i apoi apsai OK.

DIVIZAI SARCINILE N SEGMENTE

1. Din meniul View, selectai Gantt Chart. 2. Selectai Split task. 3. De pe bara Gantt a sarcinii, selectai data n care dorii s aib loc divizarea, i tragei a doua seciune a barii pn la data la care dorii s nceap din nou munca.

MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL

ASOCIEREA COSTURILOR LA RESURSE

1. n meniul View, apsai pe Resource Sheet. 2. n meniul View, alegei opiunea Table i apoi apsai pe Entry. 3. n cmpul Resource Name, selectai o resurs sau tiprii numele unei noi resurse. 4. n cmpul Type, apsai pe Work, dac resursa e un muncitor sau o main, sau Material, dac resursa este material sau nlocuitori (cum ar fi ciment). 5. Pentru o resurs de munc, n cmpurile Std. Rate, Ovt. Rate sau Cost/Use, tiprii ratele pentru resurse. Pentru o resurs material n cmpul Material Label tiprii o unitate de msur pentru resursa material (cum ar fi tona) i n cmpurile Std. Rate sau Cost/Use, tiprii o rat. 6. Apsai <ENTER>.

STABILIREA COSTURILOR FIXE ALE UNEI SARCINI

1. 2. 3. 4. n meniul View, apsai pe Gantt Chart. n meniul View, alegei Table, i apoi Cost. n cmpul Fixed Cost pentru sarcin tiprii costul. Apsai <ENTER>.

VIZUALIZAREA COSTULUI NTREGULUI PROIECT

1. n meniul Project, apsai pe Project Information. 2. Apsai pe Statistics. 3. Sub Cost n linia Current, vedei costul global planificat al proiectului.

VIZUALIZAREA NTREGULUI PROIECT PE ECRAN

1. n meniu View, apsai pe Gantt Chart. 2. n meniul View, alegei Zoom, Entire project i apoi apsai pe OK.

IDENTIFICAREA CII CRITICE

Calea critic reprezint o serie de sarcini care trebuiesc efectuate la timp pentru ca un proiect s fie terminat la timp. Majoritatea sarcinilor pot fi amnate puin fr a afecta termenul limit a proiectului. Sarcinile care nu pot fi amnate fr a afecta termenul limit a proiectului se numesc sarcini critice. Atunci cnd modificai sarcinile 7

MICROSOFT PROJECT - TUTORIAL pentru a rezolva unele probleme aprute avei grij la sarcinile critice; modificrile aduse sarcinilor critice vor afecta data terminrii proiectului. 1. n meniul View, facei clic pe Gantt Chart. 2. Facei clic pe GanttChartWizard . 3. Urmai instruciunile din GanttChartWizard pentru cile critice ale sarcinilor.

PREZENTAREA INFORMAIEI SUB FORMA UNUI GRAFIC

1. Selectai rndurile proiectului pe care dorii s le copiai sau afiai aria pe care dorii s o copiai pe ecran. 2. n meniul Edit facei clic pe Copy Picture. 3. Sub imaginea redat, specificai cum vrei ca aceasta s fie redat: Pentru a copia informaia salvat pe ecran, cum ar fi pentru Microsoft Office Power Point, facei clic pe For screen. Pentru a copia informaia exact cum urmeaz s fie listat facei clic pe For Printer. Pentru a copia informaia unui fiier imagine GIF n scopul folosirii ntro pagin Web sau n alte programe facei clic pe fiierul GIF, iar apoi specificai calea i numele fiierului pe care dorii s copiai imaginea. 4. Sub Copy, facei clic pe Rows pentru a copia toate poriunile vizibile ale planului sau facei clic pe Selected rows pentru a copia numai rndul pe care l-ai selectat. 5. Pentru a copia informaia necesar unui ir de date, sub Timescale, introducei o dat de nceput i una de sfrit n csuele From i To. 6. Apoi facei clic pe OK. 7. Comutai-v la programul unde dorii s lipii informaia Microsoft Project, iar apoi lipii informaia folosind comanda Paste.