Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

Adopter un style et une forme adapts

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC

Adopter un style et une forme adapts Sommaire 1. Introduction------------------------------------------------------------------3 2. Un style pour des phrases expressives------------------------------------3 2.1. Un style positif.................................................................................3 2.2. Un style adapt la communication ...................................................3 2.3. Les principaux types de discours.........................................................4 3. Les codes de prsentation--------------------------------------------------5 3.1. Les illustrations ................................................................................5 3.2. Les notes (annotations) ....................................................................5 3.3. Les nombres ....................................................................................5 3.4. Les dates ........................................................................................6 3.5. Les citations ....................................................................................6 3.6. Les symboles dunits .......................................................................6 3.7. Les rfrences bibliographiques .........................................................6 3.8. Les sigles ........................................................................................6 3.9. Les abrviations................................................................................6 3.10. La mise en page..............................................................................7 3.11. Un sommaire..................................................................................7 3.12. La numrotation..............................................................................7 4. Les illustrations visuelles---------------------------------------------------7 4.1. Douze conseils pratiques ...................................................................7 Comment prsenter une information quantitative ?----------------------10

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1.Introduction
Ce document se propose de vous donner quelques cls pour mettre en valeur vos prsentations par le choix dun style adapt et lutilisation bon escient et dans une forme adquate des illustrations et graphiques. Il est important de donner du relief aux crits et les illustrations y contribuent. Toutefois, il faut prendre garde les utiliser bon escient et dans des proportions adquates. Le style est tout aussi primordial et mme si un crit reste une production personnelle, il doit nanmoins respecter les codes et usages de la profession.

2.Un style pour des phrases expressives

2.1. Un style positif
Un style positif, actif et direct est prfrable aux effets de style . Il est prfrable de ne pas chercher crire . Pour cela, prenez de quoi crire et laissez spontanment venir les ides qui viennent ; toute cette matire sera mise en ordre plus tard. Le plus simple est dcrire ce que vous diriez la personne comme si elle se trouvait face vous. Pour les personnes ayant de relles difficults crire : faites vous aider par quelquun qui prendra en note ce que vous lui direz, comme si vous conversiez avec votre destinataire.

2.2.

Un style adapt la communication

Il est ncessaire de choisir un style et ton adapts la communication. Le style est quelque chose de personnel ; toutefois, dans les crits professionnels, il doit faciliter la comprhension du message et respecter les codes ou normes du milieu auquel on sadresse (pensez aussi quil peut vous arriver de rdiger la place de quelquun). Pour impliquer linterlocuteur, pensez : varier la construction des phrases, leur longueur. simplifier ou courter le texte pour le rendre plus percutant. changer de ton : mais ladapter lobjectif (information / persuasion / action), la position du destinataire (fonction, statut), au thme abord (vacances culturelles du comit dentreprise, audit financier, mailing clients). Le ton peut aller du registre modr (Pour un nouveau systme dinformation de lagence) au registre provocateur ( Mobiliser lagence autour dun nouveau systme dinformation). choisir des mots positifs (usuels ou techniques, dnots ou connots, plus ou moins musicaux ...en fonction du contexte). liminer les redondances, plonasmes (descendre en bas) et autres sur-qualificatifs (une petite maisonnette). viter les expressions plus utilises dans le langage parl : cela va sans dire , tir par les cheveux , etc. Document 149632757.doc Millsime juillet 08 Page 3 - 10

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Adopter un style et une forme adapts Sans oublier :

la proximit (cadre de rfrence du destinataire), la personnalisation (emploi des pronoms personnels je-vous ), limplication directe (verbes daction, style direct).

2.3.

Les principaux types de discours

Quelques types communs de discours et leur usage en fonction de la nature de lcrit. Encore une fois, il sagit dindications vous permettant de choisir au mieux le type adapt lobjet du discours sans pour autant tre une recette appliquer systmatiquement.
Types discursifs Narratif (temps) Types dcrits Le reportage. Le fait divers. Le rcit de vie - Le rcit imaginaire. Descriptif (espace) Le portrait. La description dun lieu, dun objet, dun systme Structures squentielles Succession chronologique dvnements. Et aussi : commentaires du narrateur, morale Qualits de lobjet (formes, couleurs, matire, poids, qualits abstraites). Situation de lobjet (espace/temps). Simple juxtaposition dinformations ou exposs structurs avec plan logique.

Informatif

La brve de journal. Lexpos oral. Le courriel ou la note de service. Le compte-rendu de visite. Le rsum. La prsentation dun mtier, un objet, un fait de socit. Laffiche. La petite annonce. Le message publicitaire crit. La lettre de demande ou de remerciement. Le rapport.

Explicatif (connaissance)

Expos logique. Rsolution de problme. Comment a marche et pourquoi ?

Incitatif (affectivit) Argumentatif (conviction, ides) Injonctif ou prescriptif (loi et rglement)

Structure libre ayant pour objectif de faire agir. Thse et antithse. Arguments et contre-arguments.

La recette de cuisine. Les consignes. La rgle de jeu. Le mode demploi.

Objectif. Enumration dinstructions, consignes, de rgles plus ou moins ordonne. Matriel, matriaux, ingrdients, qualits requises. Description du rsultat final.

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3.Les codes de prsentation

Il est important de respecter les codes de prsentation dun crit, qui peuvent diffrer en fonction de la culture des destinataires. Le document prsente ici les codes des crits professionnels destins des lecteurs de culture franaise. Il ne sagit donc pas de rgles absolues et il faudra donc systmatiquement prendre connaissance des codes en usage et des normes de lcrit relatifs la culture de vos lecteurs.

3.1.

Les illustrations

Sous forme de tableaux, schmas, dessins, etc. elles peuvent tre insres dans le texte ou places en annexe du document. Elles ne paraitront toutefois en annexe que lorsquelles dtaillent une information synthtise par ailleurs ou quelles ne sont pas dun intrt principal.

3.2.

Les notes (annotations)

crites en plus petits caractres, elles sont places en bas de la page correspondante. Le renvoi ces notes se fait laide dun numro (1), (2), etc. : pour indiquer une rfrence douvrage dans lequel on a pris une citation ou une ide, pour prciser le sens dun concept qui risque dtre interprt de faon errone, pour donner des indications supplmentaires clairant, sous un autre angle, lide dveloppe, pour expliciter un acronyme ou un sigle (OFPPT).

3.3.

Les nombres

En France, la partie entire et la partie dcimale dun nombre qui en comporte une sont spares par une virgule (et non un point). La partie entire dun nombre, lorsque celle-ci comporte au moins 4 chiffres, est crite par tranches de trois chiffres partir de la droite. En France, le sparateur de triades utiliser est lESPACE (et non le point ou la virgule). Afin dviter quun nombre soit coup en fin de ligne, il est prfrable de saisir systmatiquement un espace inscable. Ne sont pas spars en tranches de trois chiffres : les millsimes, le code postal, les numros attribus aux textes juridiques. Les sicles se mettent en chiffres romains (ex: XVIIIe sicle).

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3.4.

Les dates

Les dates incorpores dans une phrase ne doivent pas tre crites uniquement avec des chiffres. La coupure en fin de ligne ne doit pas tre effectue entre le quantime et le nom du mois, ni entre celui-ci et le millsime. Il y a donc lieu de saisir des espaces liants entre les trois lments de la date. Si une coupure est ncessaire, elle peut tre effectue entre les syllabes du nom du mois lorsque celui-ci en comporte au moins deux. Sauf en dbut de phrase ou de titre, les noms de mois et de jours de la semaine ne commencent pas par une lettre majuscule.

3.5.

Les citations

Elles sont indiques entre guillemets , et accompagnes de leur source.

3.6.

Les symboles dunits

Ils ne comportent pas de lettre majuscule, sauf si lunit a t nomme en utilisant le nom dun individu, ou si elle commence par mga. Le symbole nest pas suivi dun point (sauf, bien sr, en fin de phrase). On crit donc km, mm, cm, mm, kg, g, t, l, cl, km/h, s, h, min pour minute (et non mn), ko pour kilo-octets. Par contre on crit : C pour degr Celcius, Kz pour Hertz, kW pour kilowatt, MW pour Mgawatt, Mo pour Mga-octets.

3.7.

Les rfrences bibliographiques

Doivent comporter le nom et prnom de lauteur, le titre de louvrage, la date et le lieu de parution, le nombre de pages, le nom de lditeur.

3.8.

Les sigles

Ils sont crits en majuscules, sans points, ni espaces entre les lettres : AFPA, BSN, RATP, SNCF... Indiquez la signification la premire utilisation : SPA (Socit Protectrice des Animaux).

3.9.

Les abrviations

A utiliser surtout pour les titres de courtoisie : M. (Monsieur), Mme (Madame)... ou pour certains termes courants : Km (kilomtre), 1er (premier), Bt. (btiment)... noubliez pas les points aprs les abrviations.

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3.10. La mise en page

Les marges des diffrentes pages dun mme document doivent de prfrence tre identiques, pour des raisons esthtiques et pour permettre leur pagination ultrieure. Les marges doivent tre suffisantes pour que les personnes qui en effectueront les ventuelles copies ne risquent pas de perdre une partie de texte. Utilisez des styles que vous aurez pralablement dfinis afin davoir une prsentation homogne.

3.11. Un sommaire
Quand il est plac au dbut du texte, il prsente clairement la structure de la note, reprenant la numrotation des diffrentes parties et subdivisions ralises avec les titres - sous titres - intertitres.

3.12. La numrotation
La numrotation des pages est continue. Ralise aprs toutes les corrections, elle doit tre bien visible sur chaque page.

4.Les illustrations visuelles

Voici quelques conseils pratiques pour laborer vos visuels et les utiliser de la manire la plus pertinente.

4.1.

Douze conseils pratiques

1.Il est indispensable que tout visuel soit accompagn dune lgende suffisante qui constitue son mode demploi. 2.Cette lgende doit pouvoir se comprendre indpendamment du texte lui-mme ; Rien de plus agaant que cette fig. 1 ou que cette photo C qui nous obligent fouiller le texte pour comprendre ce quelles signifient. 3.Texte et visuels lgends doivent tre placs face face, et non pas des kilomtres. Cest en particulier une mauvaise habitude que de mettre les planches de visuels en annexe, la fin dun rapport ou dun livre ( moins quelles ne soient secondaires pour la comprhension du sujet). 4.Ne surchargez pas vos visuels. Si un graphique doit montrer deux choses diffrentes, faites deux graphiques diffrentes, montrant chacun une seule chose. Ou alors faites une double lgende.

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Adopter un style et une forme adapts 5.Souvenez-vous que le lecteur lit toujours de gauche droite et de haut en bas (en Z ). Ne reprsentez pas, par exemple, un schma de processus industriel dans lequel les matires premires arrivent droite (ou en bas) et les produits finis sortent gauche (ou en haut). Dbrouillez-vous pour que les matires premires arrivent dans le coin en haut gauche et que les fabrications sortent en bas droite. Si ce nest pas le cas, faites redessiner le schma. 6.Le sens de votre courbe doit tre le mme que le sens de votre discours. Si vous voulez dire que les importations saccroissent, ne montrez pas la courbe de la production nationale en train de baisser : montrer directement la courbe des importations qui slve. 7.Votre lgende doit tre explicite. Ncrivez pas : Evolution de la demande de coton mais la hausse, la baisse, les fluctuations, la chute de la demande de coton . 8.Un visuel part souvent dune matire brute , que ce soit une photo, un dessin, un graphique. Pour le rendre lisible, il faudra llaborer : cadrer la partie intressante de la photo ; cercler ou flcher le point quon veut montrer ; placer des chiffres ou des lettres qui renverront la lgende ; monter deux visuels en parallle pour marquer le contraste voulu : avant/aprs, riche/pauvre, ancien/moderne Ces deux clichs accols formeront alors un seul et mme visuel significatif. 9.Les meilleures photos (utilises en visuels) parlent delles-mmes, elles sont leurs propres lgendes. Une mre qui tient dans ses bras un enfant, journal, le grand frre qui joue au train, un confortable avec, bien visible, un radiateur, confort par le chauffage central .Le mme signifierait rien. un monsieur qui lit son appartement douillet et voil qui signifie : le radiateur tout seul ne

Les meilleures photos dcrivent donc une scne et pas seulement un objet. Elles sont pleines de sous-entendus que le lecteur peroit, mais inconsciemment. Aussi le rdacteur qui les prend, ou les fait prendre, devra-t-il s improviser un peu metteur en scne. Il faut toujours penser mettre un personnage devant une machine : cela donne dabord lchelle de lobjet et la photo devient plus vivante, plus humaine : rien nest triste comme une machine seule. Placez Brigitte Bardot devant ce malheureux radiateur, et la photo devient exceptionnelle N.B. - La photo est une preuve de la ralit, de lexistence dune chose ; le dessin est surtout employ pour les projets ou pour lanalyse dun objet (exemple : croquis dun moteur). Le dfaut de la photo cest quelle a souvent trop de significations possibles.

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Adopter un style et une forme adapts 10. Texte et visuels doivent tre du mme niveau de lisibilit. Une erreur frquente est de croire quon rendra plus comprhensible un texte difficile de spcialiste en laccompagnant de petits dessins dartiste assez enfantins. Le lecteur en sera doublement frustr. Il pensera : dune part, je ne comprends rien au texte, et de lautre on me traite comme un gosse ! . Cette fausse vulgarisation scientifique est le drame de beaucoup de journaux ou de brochures mises par les entreprises lintention du public. 11. Les meilleurs visuels sont ceux qui attirent la participation active du lecteur : nigme trouver, tableau complter (exemple : calculez votre dose de radioactivit), rponses complter, puzzle reconstituer... Les rponses peuvent alors se trouver imprimes lenvers en bas de page ou rejetes la fin. Lestampe, la bande dessine, le croquis, par leur ct sommaire, inachev, imprcis, attirent la participation du lecteur. Cest une proprit quil faut aussi pouvoir exploiter. 12. Cherchez la qualit, plutt que la quantit. Si vous proposez trop de photos, craignez que le maquettiste ne soit oblig de les mettre en trop petit format, ce qui les rendrait illisibles. Redoutez aussi que trop de belles photos ne distraient le lecteur et ne le dispensent de lire le texte.

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Comment prsenter une information quantitative ?

Quels conseils pour choisir en fonction de lobjectif de lillustration.
COMPARAISONS DE STRUCTURE dcomposition 100 % rpartition volution COMPARAISONS DE PERFORMANCE position corrlation

Montre la part relative (en pourcentage) des composants dun ensemble selon un caractre qualitatif (par units, par produits, par fonctions, etc.)

Montre comment un ensemble se rpartit par tranches quantitatives (tranches dge, tranches de salaires, de poids, etc.)

Montre comment la performance dun lment varie dans le temps (volution par jour, semaine, mois, anne, etc.)

Montre la performance dun lment compar celles dautres lments, en valeur, en volume, en effectif , etc.

Montre la performance dune srie dlments mesure selon deux critres

Daprs Lcriture sans peur et sans reproche , M. Robert-E.Lesbats, ESF diteur / et / Dites-le avec des messages , J.Bojin-M.Dunand, DUNOD
AFPA / DEAT