Sunteți pe pagina 1din 7

PLAN DE RELATII PUBLICE Pregatit pentru Muzeului National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" 18 iunie 2007

Cuprins: 1. Definirea problemei 2. Analiza situatiei 3. Obiectivele 4. Publicul-tinta 5. Axa campaniei de relatii publice 6. Strategia 7. Tehnicile de relatii publice, mass-media si suporturile utilizate 8. Mesajul 9. Bugetul 10. Concluzii si recomandari pentru organizatie Muzeul National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" este o institutie publica de cultura cu personalitate juridica, aflata in subordinea Ministerului Culturii si Cultelor, avand vechi traditii in ceea ce priveste activitatile educative, muzeologice si de cercetare in domeniul stiintelor naturii. 1. Definirea problemei Din cauza diversitatii activitatiilor din ce in ce mai mare in ultimii ani, din cauza lipsei de vizibilitate si din cauza nivelului destul de scazut de cultura Muzeul National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" nu mai dispune de acceasi popularitate ca in anii anteriori iar interestul publicului a crezut simtitor, acest lucru fiind sesizat prin numarul mic de vizitatori. Una dintre principalele preocupari ale demersului nostru, in vederea pregatirii unui plan de campanie pentru organizatie, a fost aceea de a stabili o metoda riguroasa de analiza, am selectat

un grup de persoane representative pentru publicul organizatiei, susceptibile sa ofere un maximum de informatie atat asupra institutiei, cat si asupra functionarii acesteia. In consecinta, am organizat interviuri cu fiecare persoana, favorizand aspectul calitativ al informatiilor, mai degraba decat pe cel cantitativ. Campania de relatii publice pentru Muzeul National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" se va baza pe valorificarea punctele forte si pe traditia acestui muzeu. Institutia doreste o cresterea a numarului de vizitatori cu 50% fata de numarul actual. In scopul atingerii obiectivelor, acest document propune strategii originale si creative. Respectand modalitatile de lucru utilizate inainte vom propune situatii cat mai adaptate nevoilor si mijloacelor organizatiei, precum si solutii de influentare eficienta a publicului tinta. Realizarea acestei operatiuni ar fi fost imposibila fara colaborarea anumitor persoane. Tinem sa le multumim pentru activitatea lor care a fost esentiala pentru proiectul nostru. 1. Analiza situatiei Muzeul National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" este o institutie publica de cultura cu personalitate juridica, aflata in subordinea Ministerului Culturii si Cultelor, avand vechi traditii in ceea ce priveste activitatile educative, muzeologice si de cercetare in domeniul stiintelor naturii. Aceasta institutie poseda o imagine publica mediocra in principal din cauza nevalorificari oamenilor remarcabili care lucraza in cadrul ei si din cauza nevalorificarii traiditiei adunata in multi ani de activitate Imbunatatirea imaginii este necesarea deoarece in ultimii ani muzeu a trecut printr-o perioada mai nefasta in care imaginea sa a avut de suferit. Muzeul National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" isi desfasoara activitatea intr-o cladire veche. Detine spatii de afisaj pe fatada localului si poate utiliza, n functie de necesitati, foaierul si alte spatii aferente. Muzeul National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" are la ora actuala un numar mare de angajatii in toate departamentele.. Departamentul de relatii pubilice ar trebui sa detecteze din timp noile tendinte, inaintea dezvoltarii lor depline, pentru a oferi companiei posibilitatea de a actiona mai degraba in avans, decat sa reactioneze la aceste potentiale evolutii.

Intregul departament de relatii publice trebuie restructurat astfel incat sa devina unul mult mai modern care sa fie capabil sa faca fata oricarei provocari.. 2. Obiective Pe viitor dorim sa sporim numarul de vizitatori prin promovarea unei imagini cat mai bune a muzeului si prin obiectivele secundare: Oferte speciale pentru elevi, studenti, pensionari etc Organizarea unor evenimente speciale cu diferite ocazii Infinatarea unui magazin de suveniruri Promovarea diverselor expozitii la nivel national Imbogatirea patrimoniului muzeului cu un numar cat mai important de exponate importante 1. Publicul tinta

Proiectul este menit sa deomonstreze inalta importanta culturala is istorica a muzeului cu ajutorulul publicului tinta. Dorim sa recrutam noi clienti care sa ne recomande si altora, sa oferim informatii jurnalistilor, sa-I casigam de partea noastra pe nemultumiti.. Public-tinta sunt copiii si tinerii dar si persoanele mai in varsta. Structura programelor, gruparea lor pe categorii de varsta si modul interactiv de desfasurare au ca scop atat familiarizarea cu istoria naturala, stimularea gandirii, a imaginatiei, cat si, in ultima instanta, largirea universului cultural. Marketingul si relatiile publice urmaresc construirea constiintei publice legata de muzeu, expozitiile sale si activitatile educationale n comunitate, dezvolta planuri de marketing si publicitate, n scopul atingerii unei audiente ct mai largi. Publicul, mediile de informare sunt beneficiarii serviciilor suplimentare oferite de muzeu, prin activitatile derulate n cadrul relatiilor publice. 2. Axa campaniei si relatiile publice

Muzeul National de Istorie Naturala "Grigore Antipa" se confrunta in ultimii ani cu o scadere a numarului de clienti care in timp va afecta si imaginea acestuia. Muzeul mentine de mai multi ani aceleasi metode vechi si ineficiente de a atrage un public care este in continua schimbare. Din aceste motive organizatia a decis sa puna accent pe atragerea unui public cat mai numeros prin schimbarea imaginii muzeului - aceasta reprezinta axa campaniei.

3.

Strategia

Pentru schimbarea imaginii, activitatea muzeului presupune schimbari pe aproape toate planurile. In primul rand se vor face eforturi pentru o mai buna realtie cu Ministerul Culturii si Cultelor bazata pe comunicare si pe schimbul reciproc de informatii. Aceasta relatie trebuie mentinuta permanent deoarece orice bresa in aceasta relatie va afecta toata activitatea muzeului si implicit va conduce la o degradare a imagini acestuia si la o reducere a numarului de vizitatori. Pentru ca realatia sa functioneze in modul dorit ar trebui ca directorul muzeului sa organizeze o intalnire saptamanala cu un reprezentat al ministeru;ui. Deasemenea ar trebui organizate intalniri cu membrii comunitatii pentru a rezolva diverse probleme, pentru prevenirea altora dar si pentru sugestii legate de lucrurile care ar putea fi imbunatatite. Exponatele din cadrul muzeului vor fi promovate permanent astfel incat sa trezeasca mult mai mult interes decat o faceau pana acum. Deasemenea sa va incerca achizionarea unor exponate cat mai rare si unice din punct de vedere al importantei istorice si culturale. Se vor semna parteneriate cu cat mai multe muzee din toata lumea privind schimburi de exponate, schimburi de experienta realizate din schimburi temporale de angajati. Acest lucru este beniefic si pentru o imbunatatire/schimbare a mentalitatii. Se vor organiza o data la 1-3 luni (in functie de buget) diverse evenimente la care copiii sub 14 ani si pensioanrii vor beneficia de acces gratuit. Se vor organiza in fiecare sfarsit de saptamana excursii la siturile arheologice din tara si din strainatate finantate pe baza unor sponsorizari. Detalii de organizare Se vor stabili atributii clare pentru fiecare angajat iar tot personalul muzeului va trebui sa participe la cursuri de perfectionarea. Se va cumpara spatiu pentru publicitate in publicatiile mass-media importante si se vor tipari si dufuza materiale publicitare ale muzeului in mai multe limbi. Se va moderniza situl pe Internet al muzeului si se va oferi posibilitatae clientilor de a cumpara bilete direct de pe site.

Deasemenea se va folosii situl pentru promovarea tuturor evenimentelor, expozitiilor, excursiilor, posturi vacante, oferte speciale, zile cu intrari graturite etc. Se vor organiza prin intermediul sitului diverse concursuri pe baza de cultura dotate cu premii. Se va deschide/moderniza un magazin de suveniruri la intrarea in muzeu de unde vizitatorii vor putea achizitiona diverse obiecte cu sigla muzeului, copi alea exponatelor, fotografi, carti etc. Se va reface Regulamentul de Ordine Interioara a muzeului si fisele de post astfel incat activitatea fiecarui angajat sa fie cat mai clara si mai eficienta, acest lucru facand ca si intreaga activitate a muzeului sa fie de o mai buna calitate si serviciile oferite de acesta sa fie pe placul vizitatorilor. Se vor organiza activitatii de team building la care vor participa toti angajati muzeului. 4. Tehnicile de relatii publice, mass-media si suporturile utilizate

Pentru atingerea obiectivelor se vor folosi mai multe mijloace cum ar fi "Comunicatul de presa" pentru ca prezinta o serie de avantaje foarte importante cu ar fi: usurinta si rapiditate in ceea ce priveste conceperea acestuia; eficacitatea in sensul atingerii unui ansamblu de institutii de presa este economicos din punct de vedere financiar transmite data exacte un bun control al informatiei

Deasemenea se vor organiza conferinte de presa la care vor fi invitati jurnalistii celor mai importante publicatii mass-media.. Se vor imparti pliate legate de muzeu, obiecte cu emblema muzeului si alte obiecte promotionale adaptate evenimentelor viitoare. 8. Mesajul

Tinand cont ca aceasta campanie vizeaza cresterea numarului de vizitatori prin schimbarea imaginii muzeului, mesajul potrivit este "Cultura: speranta si evolutie". Mesajul va fi insotit de imaginea muzeului langa care, in partea dreapta va fi imaginea unei carti iar in partea stanga va fi imaginea unui pergament. 9. Bugetul

Bugetul este de 17000 de euro fara a include diverse sponsorizari. Bugetul va avea urmatoarea structura:

Productia euro

scrisa (

pliant,

afise,

scrisori

etc)

2000

de

Conceptia grafica Redactarea testului Fotografii Punerea in pagina Compozitia Macheta Separarea culorilor Costurile de realizare a fotografiilor Drepturile de autor Corectura Tiparire Distributie Costul de creare a unui logo Publicitatea Conceperea Realizarea Plasarea in mass media Costuri de cercetare Comisionul agentiei Obiecte promotionale Obiecte decorative cu logo-ul institutiei Stilouri promotionale Ecusoane Organizarea unui eveniment (conferinta de presa) Comunicatul de presa Rezervarea salii, amplasarea materialului audiovisual Documentarea (mape de presa) Cafea Personalul de servire 1500 de euro 400 de euro 4000 de euro

Secretariat Telefonul, fotocopiatorul, faxul vor fi utilizate cele din institutie. Papetarie Evaluare Costul de realizare a analizei Fond de rezerva

500-de euro

7000-de euro

La acest capitol, pentru a se evita situatiile neprevazute, se vor aloca 10% din costul total al campaniei. 10. Concluzii si recomandari pentru organizatie Aceasta campanie de relatii publice este bazate pe totalitatea factorilor din mediul interior si exterior care au un impact asupra institutiei. Reusita campaniei, adica imbunatatirea imaginii si implicit cresterea numarului de vizitatori se va realiza numai daca se va tine cont de tot ce este mentinonat in acest plan de campanine.