UNIVERSIDADDELOSANDES FACULTADDECIENCIASECONMICASYSOCIALES MAESTRAENCIENCIASCONTABLES

ANLISISDELACONTRIBUCINDELOSSISTEMASDE INFORMACINCONTABLEENLAEFICIENCIADELA TOMADEDECISIONES UnaperspectivadesdeSuramericanaDeLicoresCentro,C.A.

Autora:Lic.LorenaDelV.MarcanoGuzmn Mrida,febrero2009

 NDICEGENERAL
NDICEDECUADROS NDICEDEGRFICOS RESUMEN INTRODUCCIN CAPTULO IELPROBLEMA PlanteamientodelProblema ObjetivosdelaInvestigacin JustificacindelaInvestigacin AlcancedelaInvestigacin IIMARCOTERICO AntecedentesdelaInvestigacin BasesTericas BasesFilosficas FundamentosLegales IIIASPECTOSMETODOLGICOS DiseodelaInvestigacin TipodeInvestigacin UnidaddeEstudio TcnicaseInstrumentosdeRecoleccindeDatos TcnicasdeprocesamientoyAnlisisdeDatos ValidezyConfiabilidaddelosInstrumentos IVRESULTADOSDELAINVESTIGACIN ResultadosdelaObservacinParticipante ResultadosdelaGuadeEntrevista pp. ii iv vi 1

4 11 12 12

13 15 33 42

46 47 48 49 49 50

52 55

VCONCLUSIONESYRECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA ANEXOS Anexo1 Anexo2 Anexo3 Anexo4 Anexo5 Anexo6 Anexo7

pp. 100 105

109 111 113 115 117 119 121

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 NDICEDECUADROS
pp. CUADROS 1 Operacionalizacindelasvariables 2 SistemadeinformacindeSuramericanadeLicoresCentro,C.A. 3 Sistema de informacin contable como herramienta para la toma dedecisiones 4 SituacinfinancieradelaempresamedianteelSIC 5 Catlogo de cuentas adaptado a las operaciones de las empresas delicores 6 Tipos de cuentas registradas contablemente en las transacciones comerciales 7 SistemadeinformacincontablebasadoenlosPCGA 8 Objetivosdelsistemadeinformacin 9 Sistemadeinformacincontableversusobjetivospropuestos 45 52 56 57 58 60 61 62 63 64 65 67 68 70 72

10 Eficiencia del sistema de informacin contable para toma de decisionesoportunasyacertadas 11 Evaluacindelsistemadeinformacincontable 12 Porcentajedeerroresenlosregistroscontables 13 Mejorasrealizadasalsistemadeinformacincontable 14 Procesodeplanificacindecompras 15 Rotacindelinventario

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pp. 16 Procesocontabledeventas 17 Rechazospornocumplimientoenelpedido 18 Procesocontabledeventasencuantoencuantoatomade pedidos 19 Participacinenelmercado 20 Margendeutilidad 21 Procesocontabledecobranza 22 Proceso contable de cobranza ajustado al periodo de financiamientodelosproveedores 23 Frecuencia del registro de transacciones en el departamento de contabilidad 24 Respaldosdelainformacin 25 Preparacindelpersonalquetrabajaenelreacontable 26 Es til la informacin contable emitida por el sistema de la empresaparalatomadedecisiones 27 Apreciacindelautilidaddelainformacincontable 28 Regularidaddelaemisindelosestadosfinancieros 29 Frecuenciaconqueelsistemacontableproveeinformacinparala tomadedecisiones 30 Fluidez de la informacin de las operaciones realizadas por el reacontable 31 Acceso de personas distintas a las encargadas de procesar la informacincontable 73 74 76 77 78 79 80 83 84 86 87 89 90 91 93 95

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pp. 32 Libros legales de contabilidad con apego a las normas de establecidas en el Cdigo de Comercio y la Ley de Expendio de alcoholybebidasalcohlicas 33 Confiabilidaddelainformacinemitidaporelsistemacontable 96 97

 NDICEDEGRFICOS
pp. GRFICOS 1 Diseodelainvestigacin 2 Sistema de informacin contable como herramienta para la toma dedecisiones 3 SituacinfinancieradelaempresamedianteelSIC 4 Catlogo de cuentas adaptado a las operaciones de las empresas delicores 5 Tipos de cuentas registradas contablemente en las transacciones comerciales 6 SistemadeinformacincontablebasadoenlosPCGA 7 Objetivosdelsistemadeinformacin 8 Sistemadeinformacincontableversusobjetivospropuestos 47 56 57 59 60 61 62 63 64 66 67 69 70 72 74

9 Eficiencia del sistema de informacin contable para toma de decisionesoportunasyacertadas 10 Evaluacindelsistemadeinformacincontable 11 Porcentajedeerroresenlosregistroscontables 12 Mejorasrealizadasalsistemadeinformacincontable 13 Procesodeplanificacindecompras 14 Rotacindelinventario 15 Procesocontabledeventas

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pp. 16 Rechazospornocumplimientoenelpedido 17 Procesocontabledeventasencuantoencuantoatomade pedidos 18 Participacinenelmercado 19 Margendeutilidad 20 Procesocontabledecobranza 21 Proceso contable de cobranza ajustado al periodo de financiamientodelosproveedores 22 Frecuencia del registro de transacciones en el departamento de contabilidad 23 Respaldosdelainformacin 24 Preparacindelpersonalquetrabajaenelreacontable 25 Es til la informacin contable emitida por el sistema de la empresaparalatomadedecisiones 26 Apreciacindelautilidaddelainformacincontable 27 Regularidaddelaemisindelosestadosfinancieros 28 Frecuenciaconqueelsistemacontableproveeinformacinparala tomadedecisiones 29 Fluidez de la informacin de las operaciones realizadas por el reacontable 30 Acceso de personas distintas a las encargadas de procesar la informacincontable 75 76 77 78 79 81 83 85 86 88 89 90 92 94 95

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pp. 31 Libros legales de contabilidad con apego a las normas de establecidas en el Cdigo de Comercio y la Ley de Expendio de alcoholybebidasalcohlicas 32 Confiabilidaddelainformacinemitidaporelsistemacontable 97 98

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 UNIVERSIDADDELOSANDES FACULTADDECIENCIASECONMICASYSOCIALES MAESTRAENCIENCIASCONTABLES ANLISISDELACONTRIBUCINDELOSSISTEMASDE INFORMACINCONTABLEENLAEFICIENCIADELATOMADE DECISIONES UnaperspectivadesdeSuramericanaDeLicoresCentro,C.A. Autora:Lic.LorenaDelV.MarcanoGuzmn Tutora:DraAuraElenaPea Fecha:Febrero2009 RESUMEN

Lapresenteinvestigacintienecomopropsitoanalizarlacontribucinde
los sistemas de informacin contable en la toma de decisiones eficiente de Suramericana de Licores Centro, C.A.; el empleo efectivo de una informacin veraz, oportuna y exacta permitir a la organizacin una toma de decisiones ms acertada y por consiguiente el xito de la misma, tomando en consideracin que los sistemas de informacin son elementos determinantes paraellogrodelaeficienciaenlasorganizacionesmodernas.Lainvestigacin fuefundamentalmentedecampoydetipodeacuerdoalascaractersticasdel problema y a los objetivos propuestos. Los datos representativos fueron obtenidos a travs de la observacin documental, observacin participante y laentrevista. Para el caso de la tcnica de la entrevista, se utiliz como instrumento la gua de entrevista dirigida a los informantes clave. La informacin derivada orientaaafirmarqueelsistemacontableestilsloalgunasvecesmotivadoa que es difcil unificarla por lo que se encuentra por partes. Por lo antes expuesto puede inferirse que la informacin no resulta completamente confiableparalatomalatoma dedecisionesoportunas ycerteras.Laemisin de los estados financieros en casos especiales trae como consecuencia no determinarlasituacinfinancieradelaempresademanerapermanente. Palabras claves: sistemas de informacin, oportunidad, certeza, decisiones, eficiencia.

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 INTRODUCCIN
Los sistemas de informacin iniciaron su camino en las empresas en la dcada de los noventa con el fin de cerrar la brecha entre administradores, gerentes y ejecutivos y los ingenieros y tcnicos en informtica, de manera queelconocimientodelossegundospuedafacilitaryenriquecereltrabajode losprimeros. El uso de los sistemas de informacin debe ser parte de la labor gerencial facilitando la informacin, el seguimiento de los procesos y el planteamiento de nuevas estrategias en todos los campos. Se debe introducir la informtica enlatomadedecisiones(accingerencial).Estorequiereunaactitudpositiva hacia la tecnologa que implique cambiar, no solo los equipos sino la misma estructuradelaorganizacin,losprocesosylosprocedimientos. El nfasis en los sistemas significa que los variados componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Estas incluyenlasoperacionesdiariasdelaempresa,lacomunicacindelosdatose informes,laadministracindelasactividadesylatomadedecisiones. Elprocesodetomadedecisionesbsicamenteconsisteenlaescogenciade una entre varias alternativas. Pero no se trata de un proceso sencillo porque ocurre bajo una serie de condiciones entre las que se destacan poca informacin, riesgos incertidumbre, conflicto o peor an, bajo la certidumbre delasreaccionesqueprovocarladecisintomada.

En las organizaciones el proceso de toma de decisiones es llevado a cabo porlagerencia,laeficienciaensugestin,estarelacionadaconlapericiaenel manejodelprocesogerencial. Labasefundamentaldeunabuenagerenciaeslamedidadelaeficienciay la eficacia que este tenga para lograr las metas de la organizacin. Es la capacidad que tiene de reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organizacin (hacer las cosas) y la capacidad para determinarlosobjetivosapropiados(hacerloquesedebehacer). La gerencia es la responsable o no del xito de la organizacin, es por ello que la toma de decisiones se convierte en una variable crtica de xito dentro delasempresas,yesapartirdeestepuntodonderadicalaimportanciadeun sistemadesoportea ladecisin. En la actualidad lossistemas de informacin jueganunpapelfundamentalparaelxitodelasempresas. En tal sentido, la presente investigacin tiene como objeto establecer los elementos que deben tomarse en cuenta en un sistema de informacin contable que facilite la toma de decisiones acertadas para prever y resolver problemas, y as poder dar repuesta a las exigencias del entorno en que se desenvuelvelaempresaSuramericanadeLicoresCentro,C.A. Laestructuradelainvestigacinestadivididaencincocaptulos: Captulo I: lo constituye el planteamiento del problema investigado, los objetivos a ser alcanzados y los motivos por los cuales se justifica la investigacin. Captulo II: en esta sesin se desarrollan los aspectos concernientes al marco terico de la investigacin, el cual incluye los antecedentes de la

investigacin,lasbasestericasyfilosficasylosfundamentoslegalesparael expendiodealcoholyespeciesalcohlicas. CaptuloIII:estaconformadoporlametodologaaplicadaenlainvestigacin, incluyndose el tipo y diseo de la investigacin, la poblacin y muestra, las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y de procesamiento y anlisis delosmismos. Captulo IV: en este captulo se detallan los resultados obtenidos de los instrumentosaplicadosenlainvestigacin. Captulo V: en ste captulo se exponen las conclusiones y se hacen las recomendaciones.

 CAPTULOI
ELPROBLEMA PlanteamientodelProblema En los ltimos aos, el anlisis y los diseo administrativos se han enriquecido al involucrar para su comprensin elementos de sistemas y de procesos que permiten mirar el todo y las partes de la organizacin, la reflexindentroyfueradelogeneralydelaespecializacin,delaintegracin internaydelaadaptacinexternadelaeficienciaydelaeficacia. No existe un nico modelo o forma de administrar, debido a que los diferentes ambientes llevan a las empresas a adoptar nuevas estrategias y estas exigen diferentes estructuras organizacionales para poder ser implementadasconeficienciayeficacia. Las empresas en el da a da deben incorporar tecnologas vanguardistas ensuformadetrabajarloquelefacilitaracompetirenelmercado. En la actualidad, los gerentes de esta generacin pueden encontrar herramientas que les ayuden a ser mas eficientes en su gestin, entre estas podemos mencionar los sistemas de informacin computarizada o sistematizada. Un sistema de informacin (S.I.) es un sistema incluido en otro sistema ms grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye informacin. Los principales elementos del sistema de informacin son la informacin y los

procesos de informacin. El sistema de informacin, es un conjunto de elementosqueinteractanentresconelfindeapoyarlasactividadesdeuna empresaonegocio. En un entorno caracterstico de sistemas de informacin, ste consolida y administramuchasdelasfuncionesdeinformacindiariasenrelacinconlas reas de oficina, administrativas, financieras y decualquier otra ndole que el ejecutivorequiera. En dcadas anteriores los sistemas de informacin eran muy simples, en los aos setenta estos sistemas se encargaban del procesamiento de transacciones, mantenimiento de registros y otras aplicaciones como lo es el procesamiento electrnico de datos (EDT, electronic data processing). Ms adelante se le agreg otra funcin, dando origen al Sistema de Informacin Gerencial (MIS, management information systems), este era el encargado de suministrar a los usuarios finales informes gerenciales predefinidos que facilitaranalosgerenteslatomadedecisionesbasadasendichainformacin. La base para tomar decisiones en diversas reas de la empresa es la informacin contable, es por ello, que para Catacora (2000), un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayora de las decisiones financieras(p.110) Los gerentes deben estar en la capacidad de establecer los planes estratgicosdelaempresa,esdecir,losobjetivosylosmediosnecesariospara lograrlos, para ello es necesario que estos gerentes se apoyen en los sistemas de informacin contable, ya que les permite automatizar la labor de obtener los datos mas importantes de la organizacin, resumirlos y presentarlos de la formamscomprensibleposible,almismotiempopuedenteneraccesofcila

informacin interna y externa de la organizacin con el fin de dar seguimientoafactorescrticosdelxito. Los sistemas de informacin contable se fundamentan en el establecimiento de los indicadores de gestin, nmeros que permitan medir cmo avanza la compaa hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un sistema de informacin en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento deestosindicadores. El nfasis en los sistemas significa que los variados componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Estas incluyenlasoperacionesdiariasdelaempresa,lacomunicacindelosdatose informes,laadministracindelasactividadesylatomadedecisiones. La toma de decisiones forma parte de un proceso mediante el cual la persona debe escoger entre dos o ms alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los das y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollodenuestravida,mientrasotrassongravitantesenella. Confrecuenciasedicequelasdecisionessonalgoascomoelmotordelos negocios y en efecto, de la adecuada seleccin de alternativas depende en granparteelxitodecualquierorganizacin. Lasdecisionessonel ncleodelxitoy,aveces,haymomentoscrticosen que pueden presentar dificultad, incertidumbre y exaltacin. Esto orienta a tomar decisiones valiosas, que sean eficaces, aplicando un proceso eficiente y persistentedetomadedecisiones.

La importancia de la toma de decisiones se basa en el empleo del buen juicio, no indica que una situacin debe ser valorada y considerada profundamente para elegir el mejor camino a seguir segn las diversas alternativasyopcionesquesepresentan. En la gerencia el proceso de toma de decisin es sin duda una de las mayores responsabilidades; ella contribuir a mantener la armona y coherencia del grupo y por tanto su eficiencia. Los gerentes consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, debido a que constantemente deben decidir lo que conviene hacerse, quin ha de hacerlo, cundo y dnde, y en ocasiones hasta cmo se har. Sin embargo, la toma de decisiones slo es un paso de la planeacin, incluso cuando se hace con rapidez y dedicndole poca atencin o cuando influye sobre la accin slo duranteunosminutos. Lacapacidaddetomardecisionesdebeencontrarsumximaexpresinen la capacidad de solucionar problemas. Todo el proceso de solucin de problemasesunejerciciodetomadedecisiones. El proceso de toma de decisiones basado en una adecuada administracin de la informacin, es uno de los factores que desde siempre han sido claves paratodaempresa. Hoy en da, el elemento diferenciador entre empresas supervivientes y sobrevivientes, radica en el aprovechamiento de los recursos que la tecnologa ofrece, y la manera en que dichos recursos son explotados por cada una de las organizaciones, todos ellos relacionados con la manipulacin de datos para proveer informacin clara, precisa y confiable que debe ser utilizadaeficientementeparalatomadedecisionesoportunayacertada.

Dentro de los instrumentos tecnolgicos que se ofrecen, se puede mencionar los programas o software, as como tambin la infraestructura fsicanecesariaparasoportarlosprogramas. Cada software desarrolla funciones especficas dentro de una diversa gama de aplicaciones, y sin duda alguna uno de los programas que ofrece mayor utilidad para la empresa, son los denominados Sistemas de Soporte a laDecisin(DSS,decisionsupportsystems). Los sistemas de informacin juegan un papel importante en las operaciones eficientes, la gerencia efectiva y el xito estratgico de las empresas que deben operar en un entorno empresarial global. De esta forma los sistemas de informacin se han convertido en un rea funcional importantedelaadministracindeempresas. En este contexto la toma de decisiones se convierte en una variable crtica de xito dentro de las empresas, y es a partir de este punto donde radica la importancia de un Sistema de Soporte a la Decisin. En la actualidad los sistemas de informacin juegan un papel fundamental para el xito de las empresas. Es un gran reto el que una organizacin pueda tener controladas las variablesdeplaneacin,organizacin,controlydireccindelaempresa.Para poder tener un control de las mismas, se requiere tomar decisiones acertadas quepuedanllevaralaorganizacinenladireccindeseada. Como se puede evidenciar, el sistema de soporte a la decisin es la base a travs de la cual se podrn delinear planes y estrategias para la empresa, ya que proporcionarn al gerente los instrumentos necesarios para dirigir los esfuerzoshacialaeficiencia.

Suramericana de Licores Centro, C.A. que es la empresa tomada para realizar la presente investigacin, naci de la iniciativa entre Domingo Delfino y Walter Carvallo por crear una empresa encargada de comprar, vender, importar y distribuir al mayor todo tipo de licores nacionales e importados,enabrilde2000. Enlaactualidadporencontrarnosinmersosenelprocesodeglobalizacin Suramericana de Licores Centro, C.A. debe atender a exigencias radicales en suspolticasyunarevisincontinadesusmodelosgerencialesactuales. Algunas de las deficiencias en elfuncionamiento de este tipo de empresas pudieran estar dadas por la ausencia de una buena cultura del empresario, que puede ser receloso de proporcionar datos sobre la realidad econmica de la empresa. Al respecto Pea (1998) afirma que este sector empresarial se caracteriza por la poca tendencia a asumir nuevos retos de manera armnica, la poca especializacin y por ende, la utilizacin inadecuada de los sistemas de informacin, entre los que se encuentran el sistema de informacin contable(p.312). Por otra parte la incertidumbre poltica tambin ha desempeado un rol en el desempeo de las empresas. Unido a desvinculacin y la poca participacin de las universidades en la solucin de problemticas. De all que un gran nmero de empresarios estn interesados en establecer vnculos con las instituciones de educacin superior, de tal forma de facilitar el procesodeformacin,capacitacinyactualizacindelosrecursoshumanos. Un elemento central para las empresas es usar en forma inteligente el potencial de las nuevas tecnologas de comunicacin e informacin, los nuevos productos y herramientas en el rea de sistemas, y los avances en el

readelastelecomunicacioneseinfraestructuratecnolgica,parainsertarala empresa en el mbito de una empresa moderna, preparada para desarrollar procesos de cambios profundos, tendientes a ser eficientes en el proceso de tomadedecisiones.Paraelloesnecesariodarlelaprioridadquerequierenlos sistemasdeinformacinylasnuevastecnologas. Elsistemadeinformacincontablelefacilitaralaempresa,quetodossus subsistemas, se entrelacen a travs de informacin que se genere en cada uno y adems, se podr ofrecer informacin til, menos costosa y mas completa para la toma de decisiones; adicionalmente permitir la consecucin de dos exigencias claves: la informacin oportuna y la eficiencia en la toma de decisiones. Ante los beneficios que ofrecen los sistemas de informacin para la toma dedecisiones,lapresenteinvestigacinabordarelanlisisdelaeficienciade los sistemas de informacin contable para la toma de decisiones en SuramericanadeLicoresCentro,C.A. Deloantesexpuesto,surgelainterrogantesiguiente: Cul es la contribucin de los sistemas de informacin contable en la tomadedecisioneseficientesdeSuramericanadeLicoresCentro,C.A.? Para dar respuesta a esta interrogante es prudente atender ainterrogantes siguientes: Cmo son los sistemas de informacin contable utilizados para la toma dedecisionesenSuramericanadeLicoresCentro,C.A.? Cules seran las condiciones de un sistema de informacin contable que permita a Suramericana de Licores Centro, C.A. tomar decisiones acertadas y oportunas?

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Cules son los requerimientos a incluir en el sistema de informacin contable de Suramericana de Licores Centro, C.A., en funcin de garantizar decisionesbasadasenlaeficiencia? ObjetivosdeInvestigacin ObjetivoGeneral Analizar la contribucin de los sistemas de informacin contable en la tomadedecisioneseficientedeSuramericanadeLicoresCentro,C.A. ObjetivosEspecficos 1. Describir los sistemas de informacin contable de Suramericana de LicoresCentro,C.A. 2. Determinar los factores que debe tomar en cuenta Suramericana de LicoresCentro,C.A.enfuncindelaeficienciaensusoperaciones. 3. Establecer las condiciones de un sistema de informacin contable que permita que Suramericana de Licores Centro, C.A. tome decisiones acertadasyoportunas. 4. Presentarlosrequerimientosdeunsistemadeinformacincontablequele garantice a Suramericana de Licores Centro, C.A. tomar decisiones con baseenlaspremisasdelaeficiencia.

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JustificacindelaInvestigacin El empleo efectivodeunainformacin veraz, oportuna y exacta permite a cualquier organizacin una toma de decisiones ms acertada y por consiguiente, el xito de la gerencia, tomando en consideracin que los sistemas de informacin contable son elementos determinantes para el logro delaeficienciaenlasorganizacionesmodernas. El estudio de la eficiencia de los sistemas de informacin contable para la toma de decisiones de Suramericana de Licores, C.A., le permitir a esta evolucionar con eficiencia contribuyendo al crecimiento sostenido y ofreciendobienestarparatodossustrabajadores. Ante este compromiso, nace la iniciativa de establecer los elementos que debentomarseencuentaenunsistemadeinformacincontablequefacilitela toma de decisiones acertadas para prever y resolver problemas y, as poder darrepuestaalasexigenciasdelentornoenquesedesenvuelvelaempresa. AlcancedelaInvestigacin Para la investigacin se tom como base de estudio a la empresa Suramericana de Licores Centro, C.A., profundizando en los factores para una mayor eficiencia, las condiciones de un sistema de informacin contable que permita tomar decisiones acertadas y oportunas, as como los requerimientos generales del mismo. Se tom como base un concepto de eficiencia asociado con el mayor aprovechamiento de los recursos humanos, materialesyfinancieros.

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CAPTULOII
MARCOTERICO Antecedentesdelainvestigacin Los principales antecedentes que tienen relacin directa o indirecta con el temaobjetodeestudiosepresentanacontinuacin: Rojas (2004), en su trabajo de grado intitulado Diseo de un sistema de informacin para la verificacin patrimonial de las empresas. Caso: Registro Mercantil Primero del Estado Mrida cuyo objetivo consisti en disear un sistema de informacin de verificacin del patrimonio de las empresas en el Registro Mercantil Caso: Registro Mercantil Primero del Estado Mrida, bajo la metodologa de una investigacin de campo enmarcada en el proyecto factible. La autora en su investigacin concluye: los sistemas de informacin son parte fundamentalde las organizaciones el conocer y tener un sistema de informacin bien definido puede significar el xito o el fracaso de la misma, yaqueestoscambianlaformacomofuncionanactualmente.Conelusodelos sistemas se logran grandes mejoras en la efectividad de los procesos de las organizaciones, facilitando la obtencin de informacin para la toma de decisionesomejorandoprocedimientos. Monagas (2005), en su trabajo de grado intitulado Una visin de la calidad del sistema de informacin contable de la empresa Construcciones, C.A. desde la ptica gerencial cuyo objetivo se bas en analizar la calidad

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del sistema de informacin contable de la empresa Construcciones C.A. ubicada en la cuidad de Mrida Venezuela, bajo la metodologa de una investigacindecampoconbaseenunarevisinbibliogrficaconcluyequela ausencia de un sistema de control interno bien elaborado y configurado y de un sistema de aseguramiento de la calidad afecta la calidad del producto o servicio que se da en forma directa o indirecta adems imposibilita a la empresadepracticarauditoriasquelediagnostiquensuestadoencuantoala calidaddesuproceso. Barrios (2007),en sutrabajo especialde grado denominadoEl sistema de informacin financiero para la toma de decisiones y el control de la alcalda de Barinas cuyo objetivo se basa en el anlisis de los procedimientos municipales de la Alcalda de Barinas en el periodo 2005 2006, con la finalidad de identificar los requerimientos de informacin de sus actores, y as generar estrategias que faciliten el diseo de un nuevo sistema municipal, con apoyo tecnolgico, bajo la metodologa de una investigacin de tipo descriptiva, con un diseo no experimental, transversal y de campo. La autora concluye que el sistema de informacin es fragmentado y disperso, hay exceso de trabajo, el equipo disponible es insuficiente, la tecnologa es obsoleta, los procedimientos son manuales y lentos, se improvisan algunos pasos, la informacin no llega de forma oportuna, adems de que hay informacin importante que no se genera. En base a las debilidades encontradas por la autora propone las siguientes estrategias: mayor dotacin de equipos de trabajo, automatizacin de los procedimientos e implementacin de una red de informacin. El cambio de los procesos implicaradems:lageneracindereglasynormativas,laredefinicindelas

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funciones entre el personal y redistribucin de las responsabilidades, la generacin de manuales de normas y procedimientos que orienten al funcionarioqueparticipaenlaejecucindeunproceso. Buonpensieri (2007), en su trabaja de grado que lleva como ttulo La organizacin y el sistema de informacin del Centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial (CIDE) (FACESULA) diagnostico y propuesta propone un rediseo organizacional y plan de automatizacin para el centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad, consistentes con sus fines y procesos, como apoyo a su gestin, con mi mira a hacerla mas eficiente y eficaz, mediante un diagnostico de sus situacin desde el punto de vista organizativo y operativo; bajo la metodologa de investigacin aplicada, diagnostica, descriptiva, exploratoria, documental y de campo. La autora en su investigacin concluye que es necesario redefinir la misin y objetivos del CIDE e identificar sus procesos; adems propuso tres sistemas automatizados, para apoyar su gestin, as como un prototipo para uno de ellos; con lo antes expuesto se estima sea un aporte para incrementar la eficienciadelainstitucin. BasesTericas El basamento terico permite definir, interpretar y analizar las diferentes proposiciones tericas sobre los sistemas de informacin gerencial y la toma de decisiones, que se observan en la empresa Suramericana de Licores Centro, C.A., as como algunos aspectos que poseen relacin directa con el

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tema. La base terica va a servir como punto de partida y de base para la investigacin. SistemasdeInformacin Los sistemas no son mas que una serie de elementos que se relacionan entre si para lograr un fin comn. Senn (1997), indica que un sistema de informacines:
El medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicacin interna entre los diferentes componentes de la organizacin y las lneas telefnicas hasta sistemas de cmputo que generen reportes peridicos para varios usuarios. Los sistemas de informacin proporcionan servicios a todos los dems sistemas de una organizacin y enlazan todos sus componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia paraalcanzarelmismoobjetivo.(p20.)

Los sistemas de informacin se clasifican en abiertos y cerrados, los primeros son aquellos que interactan con su medio ambiente, mientras que los segundos no, el medio ambiente esta conformado por todos los objetivos que se encuentran dentro de las fronteras de los sistemas. Hoy en da todos los sistemas actuales son abiertos. Los sistemas deben relacionarse con su medio ambiente con la finalidad de poder competir en el mundo globalizado de hoy, buscando ser cada da ms eficientes, competitivos, rentables y exitosos. Desde los comienzos de la civilizacin las personas han necesitado los sistemas de informacin para comunicarse entre ellos mismos, por medio de

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mecanismos fsicos, procedimientos e instrucciones de procesamiento de informacin,canalesdecomunicacinydatosalmacenados. Para OBrien, (2001) El Sistema de Informacin es una combinacin organizada de personas, hardware, software, redes de comunicacin y recursos de datos que rene, transforma y disemina informacin en una organizacin.(p.9) Personas: son las encargadas de interactuar con el sistema de informacin alimentndolocondatosoutilizandolosresultadosquegenere. Equipo Computacional: esta conformado por el hardware, software, y redes de comunicacin siendo estas partes fundamental para que el sistema de informacinpuedaoperar. Datos o Informacin: son las entradas necesarias para generar como resultadolainformacinquesedesea. En un entorno caracterstico de sistemas de informacin, ste consolida y administramuchasdelasfuncionesdeinformacindiariasenrelacinconlas reas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra ndole que el ejecutivo requiera los sistemas de informacin gerencial, recuperan de la base de datos informacin sobre operaciones internas que han sido actualizadas mediante sistemas de procesamiento de transacciones. Tambin obtiene datos sobre el entorno empresarial, a partir de fuentes externas a la organizacin(OBrien,2001p.61). Los sistemas de informacin gerencial deben proporcionar acceso a la administracin a categoras claves de datos relevantes, como son los datos internos creados por la organizacin, datos globales de la institucin, datos externos como informacin acerca de la competencia, la tasa de cambio del

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dlar, o la tasa de inters bancario, informacin que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operacin y datos mundiales con el uso de fuentescomoInternet. Para los sistemas de informacin gerencial conviene incluir una variedad de informes ordinarios incorporados, y las herramientas de este sistema debenpermitiralosusuariosdeadministracincrearinformesespecialmente diseados para la toma de decisin que puedan enviarse a otra estacin de trabajoodirectamenteaunaimpresora. En las ltimas dcadas, como se sabe, se han producido grandes cambios en el entorno de las empresas y organizaciones, como consecuencias de los avances producidos por las nuevas tecnologas de la produccin, de la informacinydelascomunicaciones.Enestenuevoambiente,tancomplejoy cambiante para poder tomar decisiones de una manera eficiente, es necesario disponer, en todo momento y de unaforma rpida de informacin suficiente, actualizadayoportuna. Esta informacin es suministrada por los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS, decision support systems), el cual es un sistema de informacin gerencial que combina modelos de anlisis (de informacin, procesos, entre otros) y datos para resolver problemas semiestructurados y no estructurados involucrando al usuario a travs de una interfaz amigable. Supropsitoprincipalesapoyarymejorarelprocesodetomadedecisionesa lolargodelasetapasdelmismo. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se utilizan principalmente paradecisionesestratgicasytcticasenlagestinanivelsuperior,dondelas situaciones consideradas como problemticas se presentan con baja

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frecuencia, pero sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la organizacin debe enfocarse ha encontrar solucin y obtener resultadosbenficosalargoplazo. Para Catacora (2000), los sistemas que soportan las decisiones de negocios, deben poseer ciertas caractersticas a fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor grado de error (p.25)entredichascaractersticascabemencionar: Elementos: los sistemas estn conformados por un conjunto de piezas individualesquetieneninterrelacinentresi. Atributos Identificables: cada elemento de un sistema esta constituido por lascaractersticasindividualesqueposeecadaunodeesoselementos,esdecir losobjetivosespecficosparaloscualesfuerondiseados. Relaciones: es la vinculacin que debe existir entre los elementos identificablesocomponentesdelsistema. Objetivo Comn: significa especificar que todos los elementos de un sistemadebenestarelaboradosparacumplirunafuncinespecfica. ProcesoGerencial La vida del hombre esta llena de decisiones y factores que presentan las mismas. Si la persona toma una decisin debe tener en cuenta el por qu de las cosas, para que le van a servir; pero si tiene una contraparte del por qu no, tienen que darse razones para tomar una decisin, correcta o errada y, en lasorganizacioneseslagerencialaencargadadeestalabor.

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La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa, el cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos disponibles en una organizacin (humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros), para que a travs del proceso gerencial se logrenlos objetivospreviamente establecidos.De esta manerase pueden distinguir tres aspectos claves al definir la gerencia como proceso: en primer lugar, la coordinacin de recursos de la organizacin; segundo la ejecucin de funciones gerenciales o tambin llamadas administrativas como mediodelograrlacoordinaciny,tercero,establecerelpropsitodelproceso gerencial;esdecireldndesequierellegaroqueesloquesedesealograr. SegnGuzmn(1992)laGerenciasedefinecomoelprocesodeformular, ejecutar y evaluar actividades que harn posible alcanzar los objetivos de la organizacin(p.21). ParaSiskySverdlik(1979)
El trmino gerencia es difcil de definir: significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es sinnimodelejerciciodeautoridadsobresusvidasdetrabajo(p.638)

La base fundamental de todo buen gerente es la medida de la eficiencia y la eficacia que ste tenga para lograr las metas de la organizacin. Es la capacidad que tiene de reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organizacin (hacer las cosas bien) y la capacidad para determinarlosobjetivosapropiados(hacerloquesedebehacer). Al estudiar la gerencia como una disciplina acadmica, es necesario considerarla como un proceso, cuando sta es vista como un proceso, puede

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ser analizaday descritaentrminode varias funciones. Al discutir el proceso gerencial es conveniente, y aun necesario, describir y estudiar cada funcin del proceso separadamente. Como resultado, podra parecer que el proceso gerencial es una serie de funciones separadas cada una de ellas encajadas ajustadamente en un compartimiento aparte. Esto no es as, aunque el proceso para que pueda ser bien entendido, deber ser subdividido, y cada parte componente discutida separadamente. En la prctica, un gerente puede (y de hecho lo hace con frecuencia) ejecutar simultneamente, o al menos en formacontinuada,todasoalgunasdelasfuncionesdelprocesogerencial. Para Stoner y Freeman (1994), el proceso gerencial esta compuesto por cuatro funciones bsicas, ellas son: planear, organizar liderar y controlar los esfuerzosdelosmiembrosdelaorganizacinyelempleodetodoslosdems recursosorganizacionales(p.7) Planear: Cuando la gerencia es vista como un proceso, el planeamiento es la primera funcin que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes de una organizacin determinan su curso y proveen una base para estimar el grado de xito probable en el cumplimiento de sus objetivos. Los planes se preparan para actividades que requieren poco tiempo,aos a veces, para completarse, as como tambin son necesariosparaproyectosacortoplazo. Organizar: Para llevar a la prctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organizacin. Es funcin de la gerencia determinar el tipo de organizacin requerido para llevar adelante la realizacin de los planes que se hayan elaborado. La clase de organizacin

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que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realizacin, ejercen una influencia directa sobre las caractersticasylaestructuradelaorganizacin. Liderar (dirigir): Esta tercera funcin gerencial envuelve los conceptos de motivacin, liderato, gua, estmulo y actuacin. A pesar de que cada uno de estos trminos tiene una connotacin diferente, todos ellos indican claramente que esta funcin gerencial tiene que ver con los factores humanos deunaorganizacin. Escomoresultadodelosesfuerzosdecadamiembrode una organizacin que sta logra cumplir sus propsitos de dirigir la organizacindemaneraquesealcancensusobjetivosenlaformamsptima posible. Controlar: La ltima fase del proceso gerencial es la funcin de control. Su propsito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecucin en relacin con los patrones de actuacin y, como resultado de esta comparacin, determinar si es necesario tomar accin correctiva o remediar que encauce la ejecucin en lnea con las normas establecidas. La funcin de control ejercida continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organizacin y direccin, est ms ntimamente asociada con la funcin de planeamiento.

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Eficiencia La palabra eficiencia proviene del latn efficientia segn la Enciclopedia Espasa se define como: 1. Virtud y facultad para lograr un efecto. 2. Accin conqueselograesteefecto(p.4005) La eficiencia es la capacidad que se tiene para lograr un fin a travs de la optimizacin de los medios, aunque no es un credo que la eficiencia debe traducirseenminimizarcostosymaximizarutilidades. En la eficiencia se relacionan dos variables, permitiendo la optimizacin de los recursos (financieros, humanos y materiales) empleados para el cumplimiento de las metas establecidas, es decir, la mejor combinacin y la menorutilizacinderecursosparaproducirbienesyservicios. Para Cohen (1999), la eficiencia se determina por la relacin entre los recursos gastados y los beneficios obtenidos en el cumplimiento de un objetivo.Expresadoenformamatemtica,Eficiencia=Beneficios/Costos(p. 76). La eficiencia es un adjetivo de naturaleza cualitativa, aplicable a los procesos logsticos o cualquier rea en general, en condiciones ordinarias se encargar de la optimizacin. La eficiencia depende de cumplir cabalmente los lineamientos de la planificacin, pero es conocido que la planificacin debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podran producirelfracaso. La eficiencia requerir de un trabajo preliminar y a posteriori para alcanzarlamismaytomarmedidassobrelabasedelanlisisefectuado.

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Eficiencia y eficacia son dos trminos que van de la mano, para algunos autores la eficiencia debe subordinarse a la eficacia, pero la gerencia en sus dos mbitos de control (resultados y gestin) debern centrarse en mantener una situacin ideal que exprese la mxima eficacia (logro del objetivo en trminos de impacto) apoyada al mismo tiempo en una mxima eficiencia (asignacin y uso optimo de los recursos de manera que se maximice la utilizacindelosrecursos). Caractersticasdelainformacin En toda organizacin es importante elegir el mejor camino a seguir segn las diferentes alternativas y operaciones, para ello ser necesario en primer lugar manejar toda la informacin disponible; esto implica dedicar tiempo a la bsqueda de datos. En el caso del gerente esta debe tener una actitud permanente que implica estar al tanto de las noticias y de reuniones con colegas;yensegundolugartratardeusarmtodoscuantitativos. Los sistemas de informacin deben disearse para generar una variedad de productos de informacin, con el fin de satisfacer las necesidades cambiantes de las personas que toman decisiones a travs de una organizacin. Los requerimientos de informacin para los gerentes en el proceso de tomadedecisionesdependerndelnivelgerencialquelaamerite. Enelcasodelatomadedecisinenlaaltagerenciaestasecaracterizapor ser: no programada, resumida, ocasional, progresiva, externa, y de amplio alcance;mientrasqueenunnivelmediolainformacinsecaracterizaporser:

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especificada con anterioridad, programada, detallada, frecuente, histrica, internaydeenfoqueestrecho. Desarrollar las organizaciones considerando la informacin como motor impulsor de los cambios que se estn dando en la sociedad, requerir de un nuevo enfoque gerencial de la misma. El desarrollo de un sistema de informacin para el manejo y tratamiento de la informacin en las organizaciones donde, una vez soportados sobre una infraestructura tecnolgica permitir la agilidad y facilidad de acceso necesario para la toma dedecisiones. Entre los aspectos a tener en cuenta para lograr que la informacin se convierta en un recurso para el desarrollo de este tipo de organizacin, se encuentran: 1. 2. Analizarlacantidaddeinformacinqueserecibe. Conocer el grado de demanda y la frecuencia de utilizacin de la informacin. 3. Identificar las posibles entidades internas y externas para desarrollar los intercambios de informacin, logrando distinguir los datos o la conformacin necesaria en cada caso a partir de la utilizacin de un modelo comn que elimine los efectos indeseables de la redundancia y delafaltadeunificacinenlainformacin. 4. Elegirlatecnologaadecuadaquepermitarealizarunagestinapropiada encuantoa:tipodeinformacin,agilidadyfacilidaddeacceso.

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EstadosFinancieros La necesidad del conocimiento de los principales indicadores econmicos y financieros, as como su interpretacin, son imprescindibles para formar partedeunmercadocompetitivo,porloquesehacenecesarioprofundizary aplicar constantes anlisis financieros como parte fundamental para el procesodetomadedecisiones. Con el anlisis econmico se logra estudiar profundamente los procesos econmicos, lo cual permite evaluar objetivamente el funcionamiento de la empresa, determinando las posibilidades de desarrollo y mejora de los servicios y los mtodos de direccin. El objetivo fundamental de dicho anlisis radica en mostrar el comportamiento de la proyeccin realizada, en detectar las desviaciones y sus causas, as como descubrir las reservas internasparaqueseanutilizadasparaelposteriormejoramientodelagestin delaorganizacin. Los estados financieros son los documentos que proporcionan informes peridicos en determinadas fechas, sobre el estado o desarrollo de la administracin de una compaa, es decir, la informacin necesaria para la

tomadedecisionesenunaempresa. Para Catacora (2000), los estados financieros representan el principal producto de todo el proceso contable que se lleva a cabo dentro de una empresa. Se puede afirmar que sobre los estados financieros, son tomadas la casi totalidad de las decisiones econmicas y financieras que afectan a una entidad(p.85).

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Los estados financieros consisten en cuatro reportes bsicos distintos pero relacionados entre si: balance general, estado de movimiento de las cuentas delpatrimonio,estadoderesultadosyestadodemovimientodelefectivo. BalanceGeneral(tambindenominadoBalancedeSituacinoEstadodeSituacin Patrimonial)esundocumentocontablequepresentalasituacinfinancierade la empresa, a una fecha determinada en el deben relacionarse los activos, pasivosypatrimonio. Estado de Movimiento de las Cuentas del Patrimonio es un documento que refleja elmovimiento ocurrido entre dosfechas enlas cuentas que conforman el patrimonio, tiene como finalidad revelar los movimientos importantes que serealicenenelpatrimonio. Estado de Resultados (estado de ganancias y prdidas) es un documento complementario el cual informa de manera detallada y ordena como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable, esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, es decir, las cuentas de ingresos, gastosycostos. EstadodeMovimientodelEfectivoesundocumentoquemuestraloscambios en la situacin financiera a travs del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa, mediante este reporte se puede evaluar las necesidades de liquidez quepuedetenerlaempresaenunmomentodeterminado. Paralograrunptimoanlisiseinterpretacindelasituacinfinancierade laempresa,se debe poseer lamayor informacin posible, es decir, nosolo los estados financieros principales, sino, que debe consultarse los diferentes informes y documentos anexos a los mismos, debido a que los estados financierossontansolounaherramientaparaquelosusuariospuedantomar

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decisiones, entre los usuarios se encuentran: inversores, empleados, prestamistas, proveedores y otros acreedores comerciales, clientes, la administracinpublicaysusorganismosyelpublicoengeneral. De acuerdo al Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de los Estados Financieros estos deben poseer cuatro caractersticas cualitativas que loshacentilesparalosusuarios,entreestastenemos: Comprensibilidad la informacin suministrada por los estados financieros debe facilitarles su entendimiento a los usuarios, para ello tambin es necesario que estos posean un conocimiento de las actividades econmicas y de su entorno, as como de su contabilidad. De igual forma se deben incluir aquellostemasquenoseandefcilcomprensibilidadyaqueestospuedenser degranimportanciaparalatomadedecisionesporpartedelosusuarios. Relevancia cuando la informacin financiera influye en la toma de decisiones econmicas de quienes la utilizan se dice que posee la cualidad de relevancia. La naturaleza de la informacin y la importancia relativa o materialsonlasqueafectanlarelevanciadelainformacin. Fiabilidad para ser fiable la informacin esta debe estar libre de error material y de perjuicio, los usuarios de la informacin pueden confiar en que eslaimagendeloquesepretenderepresentar. Comparabilidad la informacin financiera debe permitir a los usuarios identificar y analizar las diferencias y semejanzas de la informacin de la misma y de otras entidades, a lo largo del tiempo; esto con la finalidad de evaluarlaposicinfinanciera,rendimientoycambiosfinancierosentrminos relativos. Los usuarios deben estar informados de las polticas contables utilizadasydecualquiermodificacinrealizadaalasmismas.

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Empresa La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y ponerenmanosdelpublicolamayorpartedelosbienesyserviciosexistentes en la economa. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entorno los factores que emplean en la produccin, tales como materias primas,maquinariayequipo,manodeobraycapital. Para Mochn (1995), la empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos de publico la mayor parte de los bienesyserviciosexistentesenlaeconoma(p.86). Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre s mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboracin. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como unapiezabsica,pueseselelementoconciliadordelosdistintosintereses. Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armnicamente contribuyen a su funcionamiento adecuado, dichos recursos son: Recursos Materiales: son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios, tales como: instalaciones (edificios, maquinarias, oficinas, herramientas, etctera) y materias primas (materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados). Recursos Tcnicos: son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinacin de los otros recursos, Pueden ser:

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sistemas de produccin, de ventas, de finanzas, administrativos, formulas, patentes,marcas. Recursos Humanos: estos recursos son indispensables para cualquier grupo social; ya que de ellos depende el manejo y funcionamiento de los dems recursos. Los Recursos Humanos poseen las siguientes caractersticas: posibilidad de desarrollo, ideas, imaginacin, creatividad, habilidades, sentimientos, experiencias, entre otras. Estas caractersticas los diferencian de losdemsrecursos,segnlafuncinquedesempeanyelniveljerrquicoen que se encuentren pueden ser: obreros, oficinistas, supervisores, tcnicos, ejecutivos,gerentes. RecursosFinancieros:sonlosrecursosmonetariospropiosyajenosconlos que cuenta la empresa, indispensables para su buen funcionamiento y desarrollo. Debidoalacomplejidaddelasempresasestasseclasificandesdedistintos puntosdevistatomandoenconsideracinlaactividadalaquesededican,se clasifican en: agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicios. En el caso de la empresa a estudiar esta pertenece al grupo de empresas comerciales. Empresas Comerciales: segn Catacora (2000), son las empresas que se dedican a la compra y venta de producto; colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado,paraobtenerasunaganancia(p.61).

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SuramericanadeLicoresCentroC.A. Naci de la iniciativa entre Walter Carvallo y Domingo Delfino el 12 de abril de 2000, es una sociedad comercial inscrita en el Registro Mercantil Primero de la circunscripcin Judicial del Estado Aragua bajo el N 70 tomo 17A. Estaconformadaporunaoficinaprincipalycincosucursales,lascualesse detallanacontinuacin: OficinaPrincipal: Cagua: primera transversal zona industrial Las Vegas, calle Venprocer,casaN115Cagua,EstadoAragua. Sucursales: 1. Maracaibo: zona industrial Maracaibo 2da etapa calle 148 entre avenidas68y69galpnN01Maracaibo,EstadoZulia. 2. Mrida: av. Los Prceres zona industrial Los Andes galpn N 11Mrida,estadoMrida. 3. Tchira: calle principal de Barranca N 836 diagonal al Banco SofitasasanCristbal,EstadoTchira. 4. Punto Fijo: Av. San Miguel entre prolongacin Zamora y calle Girardot galpn N 1 sector Santa Irene. Punto Fijo, Estado Falcn. 5. Barquisimeto: zona industrial III calle 3 entre av. Moyetones y carrera2galpnN5.Barquisimeto,EstadoLara.

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SuramericanadeLicoresCentro,C.A.esdistribuidorexclusivode:Pernod Ricard de Venezuela y C.A. Ron Santa Teresa, en nuestro pas Pernod Ricard Venezuela es un grupo dedicado a la elaboracin, distribucin y comercializacin de vinos y licores, entre las marcas claves del portafolio estan: Whiskies Escoceses Chivas Regal 12 y 18 aos, Royal Salute 21 aos, SomethingSpecialy15aos,TheGlenlivety100Pipers,entreotras,ascomo los Cognacs Martell. Estas se conjugan para dar lugar a un completo portafolio con marcas del grupo, tales como el whisky irlands Jameson, el ron Havana Club, la vodka Wyborowa, los aperitivos Ricard, Pernod y Doubonnet,ascomoelespumantesCafdePars,losvinosEtchartyPalacio delaVega. En Venezuela C.A.Ron Santa Teresa es la cuarta productora de ron aejo del mundo, es la nica empresa del pas de capital nacional e independiente, dedicada a la fabricacin y distribucin en los mercados domsticos y de exportacin de rones aejo, en el portafolio de C.A. Ron Santa Teresa podemos encontrar marcos como: Santa Teresa Superior, Santa Teresa Gran Reserva, Ron Antiguo Solera 1796, Santa Teresa Selecto, Santa Teresa Blanco, CartaRojaArak,RhumOrange,vinosFrontera,SunriseylalneadeConcha yToro. El objetivo principal de Suramericana de Licores Centro, C.A. la compra, venta, importacin y distribucin al mayor de todo tipo de licores nacionales e importados, bebidas alcohlicas y gaseosas, alimentos y mercanca seca en general.

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La visin de Suramericana de Licores Centro, C.A. es ser la distribuidora de licores y vinos ms grande, slida, eficiente, rentable, dinmica y humana deVenezuela. Su misin ser la empresa con el mayor nivel profesional y tecnolgico, manteniendounarelacinnicaconsusAliadosestratgicoscomerciales,con el fin de lograr los mayores beneficios para las marcas de su portafolio, obteniendo los objetivos de estas marcas de prestigio y tradicin a travs de la distribucin, ofreciendo el mejor servicio a los clientes permitiendo as el controltotaldelpuntodeventa. BasesFilosficas Las bases filosficas permitieron conocer los personajes que hicieron importantes aportes a la administracin permitiendo que esta se consolidara como una ciencia, mostrndonos su aplicabilidad en distintos campos de la industria. Entre los principales personajes que marcaron pauta en la historia de esta cienciacabedestacar: FrederickWinslowTaylor A la poca de la evolucin del pensamiento administrativo se le ha designado como la etapa cientfica, principalmente porque a finales del Siglo XIX e inicios del Siglo XX, varios autores se mostraron interesados en investigar desde el punto de vista cientfico la problemtica que

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presentaban las empresas industriales, principalmente por la produccin a granescalayenformaestandarizada. Para FrederickTaylor,su intersprincipal era acrecentar la productividad mediante una mayor eficiencia en la produccin y un pago mejor para los trabajadores mediante la aplicacin del mtodo cientfico. Sus principios recalcaban el uso de la ciencia, la creacin de armona y cooperacin del grupo,ellogrodelaproduccinmximayeldesarrollodelostrabajadores. El estudio de estas operaciones lo realiz mediante la observacin de los mtodos utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron hiptesis para desarrollar mejores procedimientos y formas para trabajar. Experiment sushiptesisapoyadoporlosempleadosfueradelhorarionormaldetrabajo; los mtodos que comprob mejoraban la produccin; fueron puestos en prcticaeneltrabajocotidiano,previacapacitacindelosoperarios. Frederick Taylor lleg a la conclusin que todo esto era aplicable a cualquierorganizacinhumana.Entresusconclusionesseencuentran: Noexistaningnsistemaefectivodetrabajo. No haba incentivos econmicos para que los obreros mejoraran su trabajo. Las decisiones eran tomadas militar y empricamente ms que por conocimientocientfico. Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta sus habilidadesyaptitudes. Frederick Taylor desarroll mtodos para organizar el trabajo, considerando los materiales, el equipo y las habilidades de cada individuo.

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stos se han llamado tiempos y movimientos, hoy conocidos como operacionesdelprocesoosistema. Taylor public en 1911 un libro tituladoPrincipios de la Administracin Cientfica,ysefundamentaenestoscuatroprincipios: 1. La organizacin cientfica del trabajo: se refiere a las actividades que deben emprender los administradores para reemplazar los mtodos empricos de trabajo ineficientes y evitar la simulacin sistemtica, analizandoelmejormtododetrabajo. 2.Laseleccincientficaylacapacitacindeltrabajador:serefiereaubicar al personal adecuado en el trabajo correspondiente y propiciar la educacinyprosperidaddeltrabajador.Apartirdelanlisisdeltrabajo, la administracin debe precisar los requisitos para el desempeo eficiente del cargo. Este paso permite seleccionar a los aspirantes ms aptos. 3. Cooperacin entre directivos y operarios: es buscar la armona y la integracin mediante una estructura funcional en donde los jefes tienen mayor conocimiento sobre la actividad y por consiguiente el derecho a dar rdenes y el estmulo econmico con sistemas de incentivos que remuneran de acuerdo con el rendimiento personal o las unidades producidas. 4. Divisin del trabajo entre administradores y operarios: los gerentes se responsabilizan de la planeacin, del trabajo mental, los operarios de la ejecucin,deltrabajomanual.

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La influencia de Taylor en el pensamiento administrativo fue y contina siendo de gran trascendencia. En la actualidad est presente en todo el mundo,perosuenfoquehasidomodificadoyhumanizado. HenriFayol Es considerado el padre del proceso administrativo, y creador e impulsador de la divisin de las reas funcionales para las empresas. Sus primeros trabajos, representan la escuela de la teora del Proceso Administrativo. En el ao de 1916 public el libro Administration Industrielle et Genrate (Administracin Industrial y General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administracin adecuada de las empresasydelaspersonasdentrodestas. Fayolidentificcincoreglasodeberesdelaadministracin: 1.Planeacin:disearunplandeaccinparaelmaana. 2. Organizacin: brindar y movilizar recursos para la puesta en marcha del plan. 3.Direccin:dirigir,seleccionaryevaluaralosempleadosconelpropsitode lograrelmejortrabajoparaalcanzarloplanificado. 4. Coordinacin: integracin de los esfuerzos y aseguramiento de que se compartalainformacinyseresuelvanlosproblemas. 5. Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y ejecucin de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones encontradas. Ms importante an, Fayol crea que la administracin se poda ensear. Leinteresabamuchomejorarlacalidaddelaadministracinypropusovarios

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principios para orientar el quehacer administrativo, los que se muestran a continuacin:

1.

Divisin del Trabajo: es de orden natural, tiene por objeto llegar a producirmsymejorconelmismoesfuerzo,tienecomoconsecuencias,la especializacindelasfuncionesylaseparacindelospoderes.

2.

Autoridad y Responsabilidad: es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. No se concibe autoridad sin responsabilidad, ya que es un corolario de la autoridad. La responsabilidad es por lo general tan temidacomoloesbuscadalaautoridad.

3.

Disciplina: es esencialmente la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto manifestando acuerdo con las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes. La disciplina es como la hacen los jefes. Los medios ms eficaces para mantenerla y establecerlason:
9 9 9

Losbuenosjefesentodoslosgrados Lasconvencioneslomsclarasyequitativasqueseaposible Lassancionespenalesjuiciosamenteaplicadas

4.

Unidad de Mando: un agente no debe recibir rdenes ms que de un solo jefe. La dualidad de mando es extremadamente frecuente y esta puede traereldescontento,lacontrariedadylaconfusineneltrabajo.

5.

Unidad de Direccin: un solo jefe para cada conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto. No hay que confundir unidad de direccin (un solo jefe, un solo programa) con unidad de mando (un agente no debe recibir rdenes mas que de un solo jefe). La unidad de mando no puede existirsinlaunidaddedireccin,peronoderivadeella.

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6.

Subordinacin del Inters Particular al Inters General: en una empresa el inters de un agente, o grupo de agentes, no debe prevalecer contra el intersdelaempresa.Losmediosderealizacinsonlossiguientes: 9 Lafirmezayelbuenejemplodelosjefes 9 Unasconvencioneslomsequitativasposible 9 Unavigilanciaatenta

7.

Remuneracin del Personal: es el precio del servicio prestado. Lo que se buscaenelmododeretribucines: 9 Asegurarsedeunaremuneracinequitativa 9 Fomentarelcelorecompensandoelesfuerzotil 9 No pueda conducir a excesos de remuneracin que sobrepasenellmiterazonable. Todoslosmodosquederetribucinquepuedenmejorarelvaloryla vida del personal, y estimular el celo de los agentes de todas las categoras, deben ser objeto de una continua atencin de parte de los jefes.

8.

Centralizacin: es un hecho de orden natural, y es simple cuestin de medida. Encontrar la medida que d el mejor rendimiento total, tal es el problema de la centralizacin y de la descentralizacin. Todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados es descentralizacin; todo lo que disminuye la importancia de ese papel es centralizacin.

9.

Jerarqua: es el camino que siguen las comunicaciones y parten de la autoridad superior o que le son dirigidas. Este camino est impuesto a la vez por la necesidad de una transmisin asegurada y por la unidad de

38

mando. Se admite generalmente que su principal causa es el temor a las responsabilidades pero en realidad es la insuficiente capacidad administrativadelosdirectivos.
10. Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. El orden debe

tener por resultado evitar las prdidas de materias y las prdidas de tiempo; la limpieza es un corolario de orden. El orden perfecto exige adems que el lugar convenga al agente y que la gente convenga a su lugar.
11. Equidad: la justicia es la realizacin de las convenciones establecidas. La

equidadresultadelacombinacindelabenevolenciaconlajusticia.Exige enlaexplicacin,muchasensatezmuchaexperienciaymuchabondad.
12. Estabilidad del Personal: un agente necesita tiempo para iniciarse en una

funcin nueva y para llegar a realizarla bien, admitiendo que goce de las aptitudes necesarias. La inestabilidad es a la vez causa y consecuencia de lamalamarchadeunnegocio;estestambinunacuestindemedida.
13. Iniciativa: la posibilidad de concebir y de ejecutar es lo que se llama

iniciativa. La libertad de proponer y la de ejecutar son tambin, iniciativa, esprecisofomentarydesarrollarlomsposibleestafacultad.

14. La Unin del Personal: la unin hace la fuerza. El principio que se debe

observareslaunidaddemando,lospeligrosquehayqueevitarson: 9 No se debe fomentar la divisin del personal: se necesita un talento efectivo para coordinar los esfuerzos, estimular, utilizar las facultades de todos y recompensar el mrito de cada uno sin despertar suspicacias celosas y sin alterar la armonadelasrelaciones.

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9 Abuso de las comunicaciones escritas: para tratar una cuestin de negocios o para dar una orden es ms rpido operar verbalmente que por escrito, las relaciones deben ser verbales,seganaconellorapidezclaridadyarmona. Fayol aclar que estos principios administrativos no son de ninguna manera rgidos, ya que en diversas situaciones, se requiere hacer uso del criterio personal y la mesura. Lo ms importante es que constituyen guas universales; que en cualquier tipo de organizacin humana puedan ser aplicables. En el siglo XXI la historia de la humanidad ha entrado en una etapa sin precedentes y con imprevisibles repercusiones para las sociedades, una muestra deello esgeneralizada en la profundidad de los cambiosglobales, la acumulacin tecnolgica basada en la intensidad del conocimiento, la automatizacin y robotizacin de la produccin; la transnacionalizacin del comercio; la revolucin de la informtica, de la biotecnologa y de las telecomunicaciones. Este proceso trajo como consecuencia el paso de un paradigma en donde todo estaba mecnicamente predeterminado, fijo y lineal, a uno mucho ms abierto, flexible, holstico y ecolgico que exige de todos una transformacin fundamental de nuestros pensamientos, de nuestras percepciones y de nuestros valores, llamado el pensamiento del paradigma emergente el cual lleva consigo un cambio de la mentalidad occidental, una profunda modificacin de la mayora de las relaciones sociales, as como de las formas de organizacin, adems de nuevas respuestas en todos los rdenes, poltico, econmico,ecolgico,culturalymuyenespecialeneleducativo.

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Martnez (1997), establece que el nuevo paradigma se apoyara en una ideamatriz:lacoherencialgicaysistmicadeuntodointegrado,similarala coherencia que tienen todas las partes de una antigua ciudad enterrada, que se va descubriendo poco a poco. Esa coherencia estructural, sistmica, se bastaraasmismacomoprincipiodeinteligibilidad. Con el surgimiento del paradigma emergente se da paso a la integracin de la ciencia, la filosofa y el arte como reas complementarias, sin dejar de ladolosaportesrealizadosalacienciaporGalileo,DescartesoNewton. Segn Martnez (1997) existen cinco principios de inteligibilidad del paradigmaemergente dos de naturaleza o base ms bien ontolgica, que seran la tendencia universal al orden en los sistemas abiertos y la ontologa sistmica, y tres de naturaleza epistemolgica, el conocimiento personal, la metacomunicacin del lenguaje total y el principio de complementariedad. Cada uno de estos principiostiene,depors,lavirtualidadsuficienteparaexigir elcambioysuperacindelparadigmaclsico. Con el paradigma emergente se llevar el proceso natural de la investigacin cientfica a uno de mayor rigurosidad, sistematicidad y criticidad, lo cual es la tarea primordial de las metodologas que adoptan un enfoquecualitativo.

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FundamentosLegalessobreelAlcoholyEspeciesAlcohlicas ConstitucindelaRepblicaBolivarianadeVenezuela(1999) La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela en su Ttulo VI Del Sistema Socioeconmico, Captulo I Del Rgimen Socioeconmico y de la Funcin del Estado de la Economa promueve el desarrollo de la economa nacional para el logro de los objetivos, aumentar el nivel de vida y fortalecer lasoberana. LeydeImpuestosobreAlcoholyEspeciesAlcohlicas La Ley de Impuesto sobre Alcohol y Especies Alcohlicas segn

decreto N 5.618 el 3 de octubre de 2007 y Gaceta Oficial N 5.852 extraordinario del 5 de octubre de 2007; consta de tres (3) ttulos los cuales se mencionanacontinuacin: TtuloI:DisposicionesGenerales TtuloII:DelImpuestosobreAlcoholyEspeciesAlcohlicas o CaptuloI:DelasAlcuotas o Captulo II: De las Exenciones, Exoneraciones y ReintegrosdeImpuesto o Captulo III: De la Liquidacin y Recaudacin del Impuesto Ttulo III: De la Administracin del Impuesto y del Control Fiscal o CaptuloI:DisposicionesGenerales

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o Captulo II: De las Formalidades para el Ejercicio de la Industria.ExpendiodeAlcoholyespeciesalcohlicas DisposicinDerogatoria DisposicinTransitoria DisposicinFinal EnelTituloIenlasDisposicionesGeneralesseestablece: En su artculo 1 que el alcohol etlico y las especies alcohlicas de produccin nacional o importada, destinadas al consumo en el pas, quedan sujetasalimpuestoqueestableceestaLey. En su artculo 4 la creacin, organizacin, recaudacin y control de los impuestos sobre alcohol y especies alcohlicas quedan reservados totalmente alPoderPblicoNacional. En el artculo 5 ser el Ejecutivo Nacional el encargado de dictar las normas generales para restringir o prohibir el establecimiento o ejercicio de lasindustriasyexpendiosalosqueserefierelaLey. Enlosartculos8y9eselMinisteriodelPoderPopularconcompetencia en materia de finanzas el encargado de determinar la forma, condiciones y procedimientos a seguir para la importacin de bebidas alcohlicas, as mismo ser el encargado de establecer los requisitos necesarios para el ejerciciodelaindustriaycomerciodelalcoholetlicoyespeciesalcohlicas. ElTituloIIDelImpuestosobreAlcoholyEspeciesAlcohlicas CapituloIdelasAlcuotas En su artculo 18 se determina que el impuesto a pagar por la expendicin al pblico de especies alcohlicas nacionales o importadas ser

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de 0,0001 de unidad tributaria exceptuando la cerveza, los vinos naturales y mistelasdeproduccinnacional. En su Artculo 19 se establece un impuesto a las bebidas alcohlicas de procedencia nacional o importadas, quedando estas sujetas al pago de un impuesto equivalente a la cantidad que resulte de aplicar los siguientes porcentajessobresupreciodeventaalpublico: Quinceporciento(15%),cervezayvinosnaturales. Veinte por ciento (20,00%), otras bebidas hasta cincuenta grados Gay Lussac(50,00G.L.) El Artculo 20 establece como base imponible para dicho impuesto el preciodeventaalpblicosiempreycuandoestenoestepordebajodelprecio corrienteenelmercado(articulo19).

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Cuadro1.OperacionalizacindeVariables

45

 CAPTULOIII
ASPECTOSMETODOLGICOS En este captulo se presenta la metodologa que se utiliz para llevar a cabo la investigacin. Se expone el diseo de investigacin, el tipo de investigacin, unidad de estudio, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos; tcnicas de anlisis y por ltimo la validez y confiabilidad de los instrumentosderecoleccindedatos. DiseodelaInvestigacin Para el xito de la investigacin, en primer lugar fue necesario una revisin de la bibliografa existente y un estudio de la situacin actual de los sistemas de informacin gerencial para el proceso de toma de decisiones utilizados por Suramericana de Licores Centro, C.A., lo que permiti que a travs de los instrumentos de recoleccin de datos se obtuviera un diagnstico que sustent la presentacin de las condiciones y factores que se debieron considerar para que el proceso de toma de decisiones basado en sistema de informacin sea eficiente y, de esta forma, alcanzar conclusiones yrecomendacionesvlidasyconfiables. En el grfico 1 se tiene una descripcin ms detallada del diseo de la investigacin.

Estudio de Variables

Anlisis documental

Situacin actual de los sistemas de informacin contable en Suramericana de Licores Centro, C.A.

Analizar la contribucin de los sistemas de informacin contable en la toma de decisiones eficiente de Suramericana de Licores Centro, C.A.

Diagnstico que sustenta la presentacin de las condiciones y factores para que el proceso de toma de decisiones basado en sistema de informacin contable sea eficiente

Estudio de Campo de tipo analtico

Presentar los requerimientos que debe contener un de sistema de informacin contable para que el proceso de toma de decisiones en Suramericana de Licores Centro, C.A. sea eficiente

Conclusiones y recomendaciones

Grfico1DiseodelaInvestigacin.Elaboradoporlaautora(2008) TipodeInvestigacin Tomando en consideracin las caractersticas de la problemtica planteada, referida a los sistemas de informacin gerencial para la toma de decisiones eficiente en Suramericana de Licores Centro, C.A., se considera que la investigacin fue fundamentalmente de campo y de tipo analtica. Esto, de acuerdo a las caractersticas del problema y los objetivos de la investigacin.

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Al respecto, la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (UPEL 1998), considera a la investigacin de campo como el anlisis sistemtico de problemas con el propsito de describirlos, explicar sus causas y efectos, entender su naturaleza y factores constituyentes a predecir su ocurrencia (p.5) El hecho de que esta investigacin se encuentre dentro de la modalidad de campo, no quiere decir que no amerite apoyo documental, ya que la base de la informacin recogida, es obtenida a travs de documentos bibliogrficos,hemerogrficosyelectrnicos. Por su parte, para Hurtado (1998), el estudio analtico consiste en el procesamiento reflexivo, lgico cognitivo que implica abstraer pautas de relacin internas de un evento, situacin o fenmeno. La investigacin analtica tiene como objetivo analizar un evento y comprenderlo en termino desusaspectosmenosevidentes.(p.255). Entodainvestigacindetipoanalticaesnecesarioelconocimientoprevio sobre el cual se realiza el anlisis, es por esta razn que en la mayora de las investigacionesdeestetiposerequieredelanlisisdocumental. Adems la investigacin fue de tipo documental, por cuanto se acudi a una revisin profunda de la bibliografa y de las leyes relacionadas con el expendiodebebidasalcohlicas. UnidaddeEstudio Despus que se define el problema de investigacin y se establece el campo de estudio, se delimita y caracteriza la unidad de estudio, en este caso la empresa Suramericana de Licores Centro, C.A., y especficamente, el

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personal conformado por: un (1) gerente general, un (1) gerente de finanzas, un (1) contador pblico, dos (2) gerentes regionales, cuatro (4) jefes de administracin y ocho (8) asistentes de administracin. Por consiguiente, los sujetosclavesestarnrepresentadosporlosantesdescritos. Para Hurtado (2000), la unidad de estudio se refiere al contexto, al ser o entidad poseedores de la caracterstica, evento, cualidad o variable, que se deseaestudiar(p.157). TcnicaseInstrumentosdeRecoleccindeDatos La observacin documental, observacin participante y la entrevista

fueron las tcnicas que se utilizaron en esta investigacin para la recoleccin de los datos; entendiendo por observacin documental la estrategia que permiti la elaboracin de un marco terico conceptual para formar un cuerpo de ideas sobre la investigacin y (ver anexo 5), como instrumento, la gua de observacin documental (ver anexo 6). Para la observacin participante(veranexo3)seutilizcomoinstrumentoderecoleccindedatos laguadeobservacinparticipante(veranexo4). Para el caso de la tcnica de la entrevista (ver anexo 1), se utilizo como

instrumento la gua de entrevista dirigida a los informantes clave (ver anexo 2). TcnicasdeProcedimientoyAnlisisdeDatos Elprocesamientodedatospermitiordenar,clasificaryeditar,atravsde

la matriz de datos en la cual se sistematiz la informacin recogida de la

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realidad. El almacenamiento en un archivo puede considerarse como una manera de formar una matriz de datos. Cada fila de la matriz representa un caso y cada columna representa una categora. El nmero total de las filas es igual al nmero de casos, y el nmero total de columnas es igual al nmero decategoras. En esta investigacin se utiliz como tcnicas de procesamiento y anlisis

dedatoslasquesedescribenacontinuacin: Anlisis de Contenido; segn Krippendorff citado por Hernndez (2003), se entiende por anlisis de contenido a una tcnica de investigacin para hacer inferencias vlidas y confiables de datos con respectoasucontexto(p.412) Anlisis estadstico de tipo descriptivo e inferencial, este anlisis exige la utilizacin de cuadros y grficos para presentar algunos resultados enelordenenelcualseplanteanlosobjetivosespecficos. ValidezyConfiabilidaddelosInstrumentos Todo instrumento de recoleccin de datos debe ser valid y confiable.

Para Hernndez (2003) validez, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que se pretende medir; confiabilidad, se refiere al grado en que su aplicacin repetida al mismo sujeto u objeto produce resultadosiguales.(p.346) En esta investigacin se realiz una consulta a expertos con el objeto de

determinarlavalidezdelcontenido.Elgrupodeexpertosestuvoconformado delasiguientemanera:

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Unexpertoenlenguayredaccin Unexpertoenmetodologadelainvestigacin Unexpertoencontenido

La validez consisti en calificar la gua de entrevista con una escala de ptimo, regular y rechazable; dando como resultado que los tres expertos coincidieronquelaspreguntasformuladasseencontrabandentrodelrengln de ptimo; al mismo tiempo se obtuvo resultados satisfactorios en cuanto a presentacin, claridad, redaccin, pertinencia con los objetivos de la investigacin y coherencia de los tems que conformaron los instrumentos (veranexo7). Con la finalidad de determinar la confiabilidad de los instrumentos fue

necesario aplicar el escalamiento tipo Likert. Para Hernndez (2003) este mtodo consiste en un conjunto de tems presentados en forma de afirmaciones y juicios ante los cuales se pide la reaccin de los sujetos. (p.368). Para comprobar la confiabilidad se aplico el instrumento de la gua de entrevista en tres oportunidades a los mismos sujetos que conformaron la muestra piloto. Los resultados se editaron mediante un escalamiento tipo Likert,loscualesderivaronrespuestassimilaresenlastresoportunidades.De all se desprende la confiabilidad del instrumento de recoleccin de datos denominadoguadeentrevista.

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 CAPTULOIV
RESULTADOSDELAINVESTIGACIN

Luego de finalizada la investigacin, se presentan los resultados del estudio sobre el anlisis la contribucin de los sistemas de informacin contable en la toma de decisiones eficiente de Suramericana de Licores Centro, C.A., tomando en consideracin las interrogantes de la investigacin ylosobjetivosdelamisma. Objetivo 1. Describir los sistemas de informacin contable de SuramericanadeLicoresCentro,C.A. Por medio de la observacin documental y la observacin participante se logro cumplir con el primer objetivo establecido en la investigacin, a continuacinsedetallalainformacinrecavada: Cuadro2 SistemadeInformacinContable
N

Sistemas de informacin contable de Suramericana deLicoresCentro,C.A. Posee la empresa un Sistema deInformacinContable. Favorable

Desfavorable

Observacin LaempresaposeesupropioSIC.

1.

52

Desfavorable Sistemas de informacin Favorable contable de Suramericana deLicoresCentro,C.A.

Observacin

2.

Existen

manuales

de

procedimientos que registren las actividades que realiza la empresa.

3.

X La empresa no posee manuales deprocedimientos.

Cuenta la empresa con el personal suficiente para X

La empresa cuenta con personal suficiente actividades. El personal se encuentra para realizar sus

desarrollarsusactividades.
4.

El personal esta capacitado X paramanejarelSIC.

altamentecapacitadoparautilizar elSIC.

5.

El

SIC

emite

reportes X

Solo determinados reportes son emitidosdigitalmenteporelSIC.

digitales.
6.

Pueden

imprimirse

los

Existen fallas al momento de hacer especificaciones de

reportes quegeneraelSIC de acuerdo a los requerimientos delainformacin.

7.

X impresin

Los reportes generados por el SIC pueden vincularse con X microsoftoffice.

Solo algunos reportes pueden vincularseconMicrosoftoffice.

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contable de Suramericana deLicoresCentro,C.A. Muestra el SIC de manera objetiva, clara y precisa los estados financieros de la empresa.

Favorable

Desfavorable

Sistemas de informacin

Observacin El SIC no muestra de manera objetiva, clara y precisa los estadosfinancierosdelaempresa, para ello es necesario completar lainformacinmanualmente.

8.

9.

Losusuariosestnconformes con la informacin emitida porelSIC.

Existen muchas fallas a nivel de

X reportes.

10.

Se respalda la informacin X diaria.

La

informacin

contable

es

respaldadadiariamente. X El sistema cumple con algunas caractersticasdelaempresa.

11.

El SIC esta basado en las caractersticas que definen la empresa.

Fuente: Elaborado por la autora con base en la gua de observacin participante,septiembre2008 En un entorno caracterizado por sistemas de informacin contable y gerencial,seconsolidayadministranmuchasdelasfuncionesdeinformacin diarias en relacin con las reas de oficina, administrativas, financieras y de cualquierotrandolequeelejecutivorequiera. Los gerentes deben estar en la capacidad de establecer los planes estratgicosdelaempresa,esdecir,losobjetivosylosmediosnecesariospara lograrlos, para ello esnecesario que los gerentes se apoyen en los sistemas de

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informacin contable, ya que les permite automatizar la labor de obtener los datos mas importantes de la organizacin, resumirlos y presentarlos de la formamscomprensibleposible,almismotiempopuedenteneraccesofcila informacin interna y externa de la organizacin con el fin de dar seguimientoafactorescrticosdelxito.
Al indagar sobre el sistema de informacin contable de Suramericana

de Licores Centro, C.A. se determino que presenta las siguientes caractersticas: PoseesupropioSIC. Noposeemanualesdeprocedimientos. Cuentaconpersonalsuficientepararealizarsusactividades. ElpersonalestaaltamentecapacitadoparautilizarelSIC. SolodeterminadosreportessonemitidosdigitalmenteporelSIC. Existenfallasalmomentodehacerespecificacionesdeimpresin. SoloalgunosreportespuedenvincularseconMicrosoftoffice. El SIC no muestra de manera objetiva, clara y precisa los estados financieros de la empresa, para ello es necesario completar la informacinmanualmente. La gua de entrevista aplicada al personal clave de la empresa Suramericana de Licores Centro, C.A. sirvi para cumplir los objetivos especficos2,3y4establecidosenlainvestigacin,acontinuacinsepresenta Existenmuchasfallasaniveldereportes. Lainformacincontableesrespaldadadiariamente. Elsistemacumpleconalgunascaractersticasdelaempresa.

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de forma detallada las respuestas de cada una de las interrogantes que se plantearonenelinstrumentodeinvestigacin: Objetivo 2. Determinar los factores asociados al sistema de informacin contable que debe tomar en cuenta Suramericana de Licores Centro, C.A. enfuncindelaeficienciaensusoperaciones Cuadro3 Sistemadeinformacincontablecomoherramientaparalatomade decisiones Variable Si No
23,53%
Si No

Frecuencia 13 4

Porcentaje 76,47 23,53

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

76,47%

Grfico 2.Sistemadeinformacin contable como herramienta para la toma de decisiones. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como se observa 76,46% de los entrevistados respondi que el sistema de informacincontabledeSuramericanadeLicoresCentro,C.A.constituyeuna

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herramienta para la toma de decisiones, mientras que el restante 23,53% se inclin por la opcin que el sistema de informacin contable no constituye una herramienta para la toma de decisiones; la mayora de los entrevistados hicieron la acotacin que el SIC es muy bsico, la informacin debe completarse manualmente lo que implica mayor tiempo invertido, pues el mismo puede ser empleado en el anlisis de la informacin y no en el procesamientodelamisma. Hoy en da los SIC son una herramienta imprescindible para la toma de decisiones, es por ello que la empresa necesita actualizar el sistema que utilizaoinvertirenunnuevosoftware. Cuadro4 SituacinfinancieradelaempresamedianteelSIC Variable Si No Frecuencia 13 4 Porcentaje 76,47 23,53

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

23,53%

Si

No

76,47%

Grfico3.SituacinfinancieradelaempresamedianteelSIC. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como puede evidenciarse 76,47% de las personas entrevistadas opina que mediante el sistema de informacin contable de la empresa puede

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observarse la situacin financiera de la misma, 23,53% restante opina que no se puede observar la situacin financiera de la empresa a travs del sistema de informacin contable. Es importante tomar en consideracin que la mayora de los entrevistados afirmaron que gran nmero de los reportes se rehacen manualmente debido a que la informacin no esta actualizada y sto asuvezporquelacontabilidadseencuentraporpartes. Los gerentes de la empresa necesitan tener informacin financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones; ya que en el complejo mundo de los negocios, hoy en da caracterizado por el proceso de globalizacin en las empresas, la informacin financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administracin. Es por ello que el SIC de la empresa debe estar adecuadoalascaractersticasyrequerimientosdelamisma. Cuadro5 Catlogodecuentasadaptadoalasoperacionesdelasempresasdelicores Variable Siempre CasiSiempre AlgunasVeces RaraVez Nunca Frecuencia 3 8 6 0 0 Porcentaje 17,65 47,06 35,29

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

58

50% 45% 40% 35% 30% Porcentaje 25% 20% 15% 10% 5% 0%

47,06% 35,29%

17,65%

0,00% 0,00% 1 Frecuencia

Siempre Casi Siempre Algunas Veces Rara Vez Nunca

Grfico 4. Catlogo de cuentas adaptado a las operaciones de las empresasdelicores. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como se detalla 47,06% de los entrevistados considera que el catlogo de cuentas casi siempre se adapta a las operaciones que generalmente realizan lasempresasdelicores,aunquelascuentassonmuygenerales;35,29%opina que algunas veces se adapta el catlogo de cuentas a las operaciones de las empresasdelicoresy17,65%estadeacuerdoconquesiempresehaadaptado el catlogo de cuentas con las operaciones realizadas por las empresas licoreras. Es importante resaltar que en la elaboracin de un catlogo de cuentas, se debe tomar en consideracin el tipo de empresa, sus actividades y operaciones y, el volumen de las mismas para preparar una adecuada agrupacin y clasificacin de las cuentas y sub cuentas en los diversos tipos que se conocen. El catlogo de cuentas es la base del sistema contable que sirve para unificar criterios del registro uniforme de las transacciones

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realizadas, tambin es la base y gua en al elaboracin de los estados financieros. Cuadro6 Tiposdecuentasregistradascontablementeenlastransacciones comerciales Variable Frecuencia Porcentaje Si 16 94,12 No 1 5,88 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008
5,88%

Si

No

94,12%

Grfico 5. Tipos de cuentas registradas contablemente en las transacciones comerciales. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como se evidencia 94,12% de los entrevistados estn de acuerdo con los tipos de cuentas que se registran contablemente en las transacciones comerciales de la empresa; mientras que el restante 5,88% no esta de acuerdo con los tipos de cuentas utilizados por la empresa para registrar contablemente las transacciones comerciales de la misma. A pesar que la mayora de las personas entrevistas respondieron estar de acuerdo con los tipos de cuentas utilizadas por la empresa hicieron la observacin que las no

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son especificas, son muy generales lo que hace que existan diferencias de criteriosenalgunosregistros. Las cuentas son la herramienta utilizada por los gerentes de las empresas para registrar contablemente todas y cada unas de sus operaciones, es por ello que se hace necesario una buena clasificacin de las mismas, lo que garantizarmayorconfiabilidadenlainformacinfinancieradelaempresa. Cuadro7 SistemadeinformacincontablebasadoenlosPCGA Variable Frecuencia Porcentaje Si 17 100,00 No Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008
0,00%

Si

No

100,00%

Grfico6.SistemadeinformacincontablebasadoenlosPCGA. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como puede observarse 100% de los entrevistados consideran que el sistema de informacin contable se basa en los principios de contabilidad generalmenteaceptados. El apego a los principios de contabilidad generalmente aceptados tiene como finalidad informar con mayor claridad y transparencia la situacin financieradelaempresaatravsdesusestadosfinancieros.

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Cuadro8 Objetivosdelsistemadeinformacincontable Variable Si No Frecuencia 17 Porcentaje 100,00

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

0,00%

Si

No

100,00%

Grfico7.Objetivosdelsistemadeinformacin. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como puede evidenciarse 100% de los entrevistados seal conocer de manera precisa los objetivos del actual sistema de informacin contable de la empresa. Los sistemas de informacin contable se fundamentan en el establecimiento de los indicadores de gestin, nmeros que permitan medir cmo avanza la compaa hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un sistema de informacin en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento deestosindicadores.

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Cuadro9 Sistemadeinformacincontableversusobjetivospropuestos Variable Frecuencia Porcentaje Siempre 2 11,76 CasiSiempre 2 11,76 AlgunasVeces 7 41,18 RaraVez 6 35,29 Nunca 0 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

45% 40% 35% 30% Porcentaje 25% 20% 15% 10% 5% 0% 11,76% 11,76%

41,18% 35,29%

Siempre Casi Siempre Algunas Veces Rara Vez 0,00% 1 Frecuencia Nunca

Grfico 8. Sistema de informacin contable versus objetivos propuestos. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como se observa 41,18% de los entrevistados considera que el sistema de informacin contable cumple algunas veces con los objetivos propuestos del mismo, 35,29% opina que rara vez los objetivos propuestos por el sistema de informacin contable son cumplidos, 11,78% se inclina por la opcin que el sistema de informacin contable casi siempre cumple sus objetivos propuestos mientras que el restante 11,78% considera que siempre se han cumplidolosobjetivospropuestosporelsistemadeinformacincontable.

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Todos los elementos del sistema de informacin contable deben estar elaborados para cumplir con los objetivos propuestos del mismo, debido a quesufuncinprincipalesgenerarinformacinrelevanteparalaempresa. Luegodefijadoslosobjetivosypuestosenprcticalosprogramas,sedebe asegurar que las actividades planificadas sean llevadas a cabo, y que los recursos sean utilizados en funcin de los objetivos planteados, de forma eficienteyefectiva. Cuadro10 Eficienciadelsistemadeinformacincontableparatomadedecisiones oportunasyacertadas Variable Frecuencia Porcentaje Excelente 1 5,88 Buena 2 11,76 Regular 10 58,82 Mala 4 23,53 Deficiente 0 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008
58,82% 60% 50% 40% Porcentaje 30% 20% 10% 0% 1 Utilidad 5,88% 0,00% 11,76% 23,53%
Excelente Buena Regular Mala Deficiente

Grfico 9. Eficiencia del sistema de informacin contable para toma de decisionesoportunasyacertadas. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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Como se evidencia, 58,82% de los entrevistados recalc que es regular la eficiencia del sistema contable para la toma de decisiones oportunas y acertadas, 23,53% opina que el sistema contable genera informacin mala para la toma de decisiones oportunas y acertadas, 11,76% consideran que la informacin generada por el sistema contable es buena, mientras que slo 5,88% se inclinan por la opcin que considera excelente la informacin generadaporelsistemacontableparalatomadedecisiones. Lafinalidaddelsistemacontableesproporcionarlainformacinfinanciera sobre una entidad econmica. Las personas encargadas de tomar decisiones enlaempresanecesitaninformacinfinancieradelamismaparaayudarseen laplaneacin,organizacin,direccinycontrolde lasactividades. Lafuncin del sistema contable de la empresa es desarrollar y comunicar esta informacin. Un sistema contable comprende los mtodos, procedimientos y recursosutilizadosporlaentidad,paracontrolarlasactividadesfinancierasy resumirlasenformatilparaquienestomanlasdecisiones.Esporelloquese buscaqueelsistemacontableseaeficienciaentodoslosaspectos. Cuadro11 Evaluacindelsistemadeinformacincontable Variable Frecuencia Porcentaje Siempre 1 5,88 CasiSiempre 1 5,88 AlgunasVeces 6 35,29 RaraVez 4 23,53 Nunca 5 29,41 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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40% 35% 30% 25% Porcentaje 20% 15% 10% 5% 0%

5,88% 5,88%

35,29% 29,41% 23,53%

Siempre Casi Siempre Algunas Veces Rara Vez Nunca 1 Frecuencia

Grfico10.Evaluacindelsistemadeinformacincontable. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como puede observarse, 35,29% de las personas entrevistadas considera que algunas veces se evala el sistema de informacin contable de la empresa,29,41% seala que nunca se le han hecho evaluaciones al sistema de informacin contable, 28,53% se inclina por la opcin que rara vez se han realizado evaluaciones al sistema de informacin, 5,88% opina que las evaluacionesalsistemadeinformacinserealizancasisiempre,mientrasque 5,88% restante considera que siempre se le han realizado evaluaciones al sistemadeinformacin. Los sistemas de informacin deben ser medidos o evaluados para conocer las deficiencias y problemas que puedan presentar. La evaluacin de cualquier tecnologa debe ir acompaada de un conjunto de medidas estndar propuestas para tal fin. La disponibilidad de bases de datos y de protocolos o procedimientos para la evaluacin de estos sistemas ha sido un componente muy importante, casi fundamental, en el progreso alcanzado en

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estecampoyhapermitidocompartirnuevasideas,einclusocompararlascon otrasyaconsolidadas. Cuadro12 Porcentajedeerroresenlosregistroscontables Variable Frecuencia Porcentaje Menosde5% 4 23,53 De6%a14% 3 17,65 De15%a34% 1 5,88 De35%a54% 9 52,94 Masde55% 0 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

60% 50% 40% Porcentaje de 30% Participacin 20% 10% 0%

52,94%

23,53% 17,65% 5,88% 0,00% 1 de Errores Porcentaje

Menos de 5% de 6% a 14% de 15% a 34% de 35% a 54% Mas de 55%

Grfico11.Porcentajedeerroresenlosregistroscontables. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como se puede observar el 52,94% de las personas entrevistadas consideranqueelmargendeerrorquepresentanlosregistroscontablesoscila entre el 35% y 54%, seguido 23,53% que se inclina por un menos del 5% de errores en los registros contables, en tercer lugar se tiene que 17,65% opina que los errores en los registros contables se presentan entre 6% y 14%, y por

67

ltimo 5,88% son de la opinin que el margen de error en los registros contablessepresentaentreun15%y34%. Los errores contables son todas aquellas distorsiones en los registros realizados. Los errores pueden ser: de concepto si existen algunas diferencias en las palabras o trminos del mismo sin que ello afecte en los cargos y abonos, ni en el nombre de los cuentas; error de importes es la alteracin en el importe de algn cargo o abono, o la cuenta donde deberan haberse efectuado, por haberse incluido algn cargo o abono en una cuenta que no le corresponda, y el error mixto es el que rene ambas circunstancias. La idea es minimizarelmargendeerroresquesepresentanenlainformacinfinanciera delaempresa,conel objetodetenerinformacinverazalmomentodetomar lasdecisiones. Cuadro13 Mejorasrealizadasalsistemadeinformacincontable Variable Frecuencia Porcentaje Siempre 1 5,88 CasiSiempre 0 AlgunasVeces 3 17,65 RaraVez 13 76,47 Nunca 0 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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80% 70% 60% 50% Porcentaje 40% 30% 20% 10% 0%

76,47%

Siempre Casi Siempre

17,65% 5,88% 0,00% 1 Frecuencia 0,00%

Algunas Veces Rara Vez Nunca

Grfico12.Mejorasrealizadasalsistemadeinformacincontable. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como se detalla 76,47% de los entrevistados recalcan que rara vez se realizan mejoras al sistema de informacin contable de la empresa, alegando que slo se realizan mejoras cuando la situacin lo amerita y/o la gerencia lo solicita, 17,65% opinaron que algunas veces se hacen mejoras al sistema de informacin contable y nicamente 5% considera que siempre se realizan mejorasalsistemadeinformacincontabledelaempresa. Las mejoras a los sistemas de informacin contable constituyen un valor empresarial de los mismos, las inversiones en los sistemas de informacin contable pueden ayudar de forma significativa a que los procesos operacionales de la empresa sean ms eficientes y que sus procesos gerenciales sean ms efectivos. Las mejoras realizadas al sistema podran permitir que la empresa reduzca costos, mejore la calidad y el servicio al cliente.

69

Objetivo 3. Establecer las condiciones de un sistema de informacin contable que permita que Suramericana de Licores Centro, C.A. tome decisionesacertadasyoportunas Cuadro14 Procesodeplanificacindecompras Variable Si No Frecuencia 16 1 Porcentaje 94,12 5,88

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

5,88%

Si

No

94,12%

Grfico13.Procesodeplanificacindecompras. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como se evidencia 94,12% de las personas entrevistadas asegur conocer el proceso de planificacin de compras de la empresa, mientras 5,88% restante opina no conocer el proceso de planificacin de compras que realiza laempresa.

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La planificacin de las compras contribuir con el logro de los objetivos estratgicos de la empresa, conseguir precios ms competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la misma. Planificar las compras significa definir que necesita la organizacin, que cantidad y para cuandolonecesita,dentrodeunperododetiempodeterminado.Ademsen la planificacin se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega,calidad,entreotros. Cuando se evalu que elementos le agregara al proceso de planificacin de compras para la mejor eficiencia en la gestin las respuestas fueron las siguientes: Descentralizar la elaboracin de los pedidos por cada sucursal para queluegoseanaprobadosporlagerencia. Mejorar la logstica en cuanto a fechas de pedidos, tomando en consideracinlarotacindelosproductos. Utilizarformatosestndarparalaelaboracindelpedido. Automatizar la rotacin del inventario versus los presupuestos establecidos. Digitalizarlosreportesdepedidomedianteelsistemadeinformacin. Hacer una planificacin de compras real tomando en consideracin la situacindelmercadoporcadaunadelassucursales. Una adecuada planificacin se traducir en numerosos beneficios para nuestra organizacin, optimizando cada vez ms los mtodos de compra y mejorando los resultados en trminos de la eficacia, eficiencia y

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transparencia. La planificacin de compras apoya al cumplimiento de los objetivosestratgicosdelaorganizacin,yaquepermiteliberarrecursospara enfocarse en las compras que resulten estratgicas para la organizacin, ya seaentrminosdesuimportanciaparaeldesarrollodelaslaborespropiasde la organizacin o de su relevancia para la implementacin de un proyecto estratgico para la empresa. El proceso de planificacin de compras debe cumplirmnimocontrespasoscomoloson: Cuadro15 Rotacindelinventario Variable Si No Frecuencia 11 5 Porcentaje 68,75 31,25 Levantamientoderequerimientos Programacindelascompras Controlyseguimientodelaejecucindelplan

Total 16 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

31,25%

Si

No

68,75%

Grfico14.Rotacindelinventario. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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Tal como puede observarse 68,75% de los entrevistados opina que la rotacin del inventario es tomada en consideracin en el proceso de planificacin de compras de la empresa, 31,25% considera que en el proceso de planificacin de compras de la empresa la rotacin del inventario no es tomada en consideracin, algunas veces depende de la sucursal y del productoacomprar. La rotacin de Inventarios es el indicador que permite saber el nmero de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantasveces el inventario seconvierte en dinero o en cuentas por cobrar.Laspolticasdeinventariosdelaempresadebenconduciraconseguir una alta rotacin de inventarios, para as lograr maximizar la utilizacin de losrecursosdisponibles. Cuadro16 Procesocontabledeventas Variable Si No Frecuencia 17 Porcentaje 100,00

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

73

0,00%

Si

No

100,00%

Grfico15.Procesocontabledeventas. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como puede verse 100% de los entrevistados si conocen el proceso contabledeventasdelaempresa. El proceso contable de ventas se realiza mediante el proceso de facturacin, El proceso de facturacin de la empresa debe ser eficiente, pues delocontrariolaempresanoreaccionaraconvenientementeantelosclientes. Una empresa que desee ser eficiente y mantenerse en el mercado debe tener procesos identificados, estandarizados y controlados. Para ello, debe haber procedimientos claros y conocidos, es decir, se deben analizar los procesos buscando soluciones o innovaciones para los mismos con el nico fin de mantenerlosbajocontrol. Cuadro17 Rechazospornocumplimientoenelpedido Variable Si No Frecuencia 11 6 Porcentaje 64,71 35,29

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

74

35,29%

Si

No

64,71%

Grfico16. Rechazospornocumplimientoenelpedido. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Comopuedeobservarse64,71%delaspersonasentrevistadasel65%opina que la empresa evala los rechazos por no cumplimiento de especificaciones en el pedido, mientras 35,29% restante considera que los rechazos por no cumplimiento en las especificaciones del pedido no son medidas por la empresa. La gestin de las empresas anteriormente se meda en forma lineal, limitndose solo al estudio de variables econmicas y financieras de acuerdo a los estados financieros. Actualmente los gerentes han tomado conciencia de que es necesario relacionar las metas con los recursos utilizados para obtenerlas. Mediante la evaluacin de los rechazos por no cumplimiento de especificaciones en el pedido se busca determinar la eficiencia de la empresa parasatisfacerlosrequisitosdelospedidosdelosclientes.

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Cuadro18 Procesocontabledeventasencuantoencuantoatomadepedidos Variable Frecuencia Porcentaje Excelente 0 Buena 13 76,47 Regular 4 23,53 Mala 0 Deficiente 0 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008
76,47% 80% 70% 60% 50% Porcentaje 40% 30% 20% 10% 0% 1 Eficiencia 0,00% 0,00% 0,00% 23,53%
Excelente Bueno Regular Malo Deficiente

Grfico 17. Proceso contable de ventas en cuanto en cuanto a toma de pedidos. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como se detalla 76,47% de las personas entrevistadas recalca que el proceso contable de ventas en cuanto a toma de pedidos es bueno, 28,53% opina que es regular el proceso contable de ventas en cuanto a toma de pedidos. El control de gestin amerita el anlisis de una mayor diversidad de variables, a travs del monitoreo de indicadores claves de eficacia, eficiencia, efectividad y productividad en relacin a factores como los costos, ingresos,

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procesos, calidad, satisfaccin de clientes en relacin al servicio que se les brinda, fidelizacin de la cartera de clientes y recursos humanos de la organizacin. Cuadro19 Participacinenelmercado Variable Si No Frecuencia 17 Porcentaje 100,00

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

0,00%

Si

No

100,00%

Grfico 18. Participacinenelmercado. Fuente: Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como puede verse 100% de los entrevistados consideran la empresa estudia su participacinenel mercado mediante encuestadorasexternasque contrata la empresa y chequeos de distribucin que realiza directamente la fuerza de ventas. En un proceso de mejora continua los indicadores son lo encargados de proporcionar un resultado cuantificable que luego de fijado permite

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determinar las metas a alcanzar. El hecho de medir algo provoca un impacto positivoentodalaempresa,debidoaqueestablecelanecesidaddeplanificar y establecer objetivos a ser evaluados; el estudio de la participacin en el mercado permite determinar la porcin del mismo que posee la empresa en relacinconsucompetencia. Cuadro20 Margendeutilidad Variable Si No Frecuencia 6 11 Porcentaje 35,29 64,71

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

35,29% Si No

64,71%

19. Margendeutilidad. Grfico Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Fuente: Tal como se evidencia 64,71% de las personas entrevistadas opin que la empresa no evala su margen de utilidad con la finalidad de ofrecer promociones y as elevar las ventas, mientras 35,29% restante respondi que laempresano evalaelmargende utilidad con el fin de ofrecer promociones ydeestaformaaumentarlasventas.

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Los indicadores estn enfocados en medir aspectos de alto impacto en las empresas; la efectividad es uno de estos indicadores, se encarga de medir el logro de los objetivos propuestos, indicando el cumplimiento de los objetivos y/o metas, muestran el proceso evolutivo de la empresa en funcin de las ventas, la participacin en el mercado, el numero de clientes y su tasa de crecimiento; el estudio del margen de utilidad tiene como propsito estudiar posible promociones que pueden ser implementadas en la empresa con el fin deaumentarlasventas. Cuadro21 Procesocontabledecobranza Variable Si No Frecuencia 16 1 Porcentaje 94,12 5,88

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

5,88%

Si

No

94,12%

Grfico20. Procesocontabledecobranza. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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Puede detallarse que 94,12% de las personas entrevistadas aseguran conocerelprocesocontabledecobranzadelaempresa,5,88%restanterecalc noconocerelprocesocontabledecobranzadelaempresa. La cobranza es un proceso de negociacin integral a travs del cual se proporcionaservicioalcliente,asesorarlo y darle respuesta a sus necesidades de informacin y, sobre todo, de crdito, mediante el cual se recupera la inversinhechaenuncrdito,basadaenelderechoarecibirelpagoporparte delacreedorylaobligacindepagarporpartedeldeudor.Parallevaracabo unamejorlabordecobranzaesnecesariosegmentarlacarteradecobranzade acuerdo a las caractersticas comunes de los clientes y/o las cuentas pendientesporcobrar. Cuadro22 Procesocontabledecobranzaajustadoalperiododefinanciamientodelos proveedores Variable Si No Frecuencia 17 Porcentaje 100,00

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

80

0,00%

Si

No

100,00%

Grfico 21. Proceso contable de cobranza ajustado al periodo de financiamientodelosproveedores. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

Deacuerdoalosresultados100%delaspersonasentrevistadasconsideran que el proceso de cobranza si se ajusta al periodo de financiamiento de los proveedoresdelaempresa. Lacobranzaeslaltimafasedelproceso credicticio. Paralaempresaesde gran importancia convertir la inversin realizada en efectivo; de esta forma podrcancelarloscompromisosfinancierosdecortoylargoplazo.Elobjetivo principaldelacobranzaesaceleraralmximolaentradadeloscobrosypara ello debeadoptarlos procedimientos queoptimicen los flujos de cobro yasu vez aumentar la liquidez. Una buena gestin de cobros tambin contribuye a reducir las necesidades de financiacin de los recursos invertidos en clientes y por ende los gastos financieros. Las empresas deberan preocuparse por cobrarpuntualmentetodaslasventasrealizadas,conlafinalidaddepagarlea sus proveedores posteriormente y de esa forma poder aprovechar posibles descuentosporprontopago.

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Cuando se estudio que modificaciones pueden realizarse en el proceso contable de registro de la cobranza de la empresa se obtuvo los siguientes resultados: 1. Unificar todo el proceso de registro de la cobranza en una sola pantalla. 2. Simplificarlospasosparaagilizarelproceso. 3. Calcularautomticamentelosdescuentosfinancieros, especiales yotros. 4. Automatizarlaasignacindelosnmerosdenotascrdito. 5. Elaborar dos o ms notas crditos en un mismo da y a una mismafactura. 6. Elaborar notas crdito si necesidad de tener un saldo deudor en sistema. 7. Vincular las facturas, notas crdito, depsitos y cheques devueltos. La necesidad de fortalecer las reas crticas de cobranza en una organizacin e incrementar la productividad de la recuperacin de cartera vencida mediante la identificacin, optimizacin y automatizacin de los asuntos inherentes a la cobranza, son algunos de los factores crticos deben tomarenconsideracinensusprocesosdecobranza.

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Cuadro23 Frecuenciadelregistrodetransaccioneseneldepartamentodecontabilidad Variable Siempre CasiSiempre AlgunasVeces RaraVez Nunca Frecuencia 3 8 6 Porcentaje 17,65 47,06 35,29

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

47,06% 35,29%
Siempre Casi Siempre

50% 40% 30% Porcentaje 20% 10% 0%

17,65%

Algunas Veces Rara Vez

0,00% 0,00% 1 Frecuencia

Nunca

Grfico22. Frecuenciadelregistrodetransaccioneseneldepartamentode contabilidad. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre 2008 Tal como se detalla 47,06% de los entrevistados consideran que la frecuencia con la que se registran las transacciones en el departamento de contabilidad es casi siempre, 35,29% opin que casi siempre se registran las transacciones en el departamento de contabilidad de la empresa y 17,65% seala que siempre se registran las transacciones en el departamento de contabilidaddelaempresa.

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Losregistroscontablessonlamemoriaycuentadelaempresa,constituyen uncomponentebsicodentrodelacontabilidaddelamisma.Entodaentidad econmica se amerita controlar las transacciones que afecta la posicin financieraolosresultadosdeunperiodo. La informacin contable debe servir fundamentalmente para

conocer y demostrar: los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo, esportalraznquelainformacindebemantenerseactualizada. Cuadro24 Respaldosdelainformacin Variable Siempre CasiSiempre AlgunasVeces RaraVez Nunca Frecuencia 4 8 5 Porcentaje 23,53 47,06 29,41

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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50% 45% 40% 35% 30% Porcentaje 25% 20% 15% 10% 5% 0%

47,06%

29,41% 23,53%

Siempre Casi Siempre Algunas Veces Rara Vez Nunca

0,00% 0,00% 1 Frecuencia

Grfico23. Respaldosdelainformacin. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como se observa 47,06% de los entrevistados seala que los respaldos de informacin en la empresa se realizan casi siempre, 29,41% opina que algunasveces es respaldada la informacin de la empresa y 23,53% considera quesiempreserespaldalainformacindelaempresa. Existen diferentes tipos de almacenamientos y estos son de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Dentro del computador el disco duro es el que almacena la informacin que el usuario va creando e instalando y que la deja en carpetas, archivos y programas; sin embargo, el disco duro no es un dispositivo portable, es decir, una persona no puede abrir el computador cada vez que quiera llevarse sus documentos a otro computador. Para respaldar informacin existen varios elementos importantes; en este caso el elementoutilizadosonlosCDs,loscualessepuedenllevardeunlugaraotro y pueden ser ledos en todos los computadores. No obstante, es importante mantener las claves de acceso para cada usuario de acuerdo a las tareas de

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almacenamiento de informacin que tenga. Igualmente es sugerible la creacinderedesdeinformacininterna. Cuadro25 Preparacindelpersonalquetrabajaenelreacontable Variable Frecuencia Porcentaje Excelente Buena 8 47,06 Regular 6 35,29 Mala 1 5,88 Deficiente 2 11,76 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008
50% 40% 30% Porcentaje 20% 10% 0% 1 Preparacin 5,88% 0,00% 11,76%
Excelente Buena Regular Mala Deficiente

47,06% 35,29%

Grfico 24. Preparacin del personal que trabaja en el rea contable. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como puede verse 47,06% recalca que la preparacin que presenta el personal que trabaja en el rea contable es buena, 35,29% se inclina por la opcin de que la preparacin del personal que labora en el rea contable es regular, 11,76% considera que la preparacin del personal que trabaja en el

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rea contable es deficiente y 5,88% restante opina que es mala la preparacin delpersonalquelaboraenelreacontabledelaempresa. El hombre es la clave de toda empresa y su influencia es decisiva en el desarrollo, evolucin y futuro de la misma, es el activo ms valioso de la empresa. Una organizacin con conocimiento es aquella que transfiere conocimientos a sus miembros, que construye un capital que no solo es reflejado en los estados de resultados sino tambin en el potencial de sus integrantes. La preparacin del personal ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan dentro y fuera de la ella. Proporcionando a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes,conocimientosyhabilidades. Objetivo 4. Presentar los requerimientos de un sistema de informacin contable que le garantice a Suramericana de Licores Centro, C.A. tomar decisionesconbaseenlaspremisasdelaeficiencia Cuadro26 Estillainformacincontableemitidaporelsistemadelaempresaparala tomadedecisiones Variable Si No Frecuencia 15 2 Porcentaje 88,24 11,76

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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11,76%

Si

No

88,24%

Grfico 25. Es til la informacin contable emitida por el sistema de la empresaparalatomadedecisiones. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como se observa 88,24% de los entrevistados afirman que la informacin contable emitida por el sistema de la empresa para la toma de decisiones es til, aunque haciendo la acotacin que slo ciertas veces debido a que es difcil unificar la informacin por lo que la misma se encuentra por partes, mientras 11,76% restante considera que no es til la informacin contable emitidaporelsistemadelaempresaparalatomadedecisiones. El sistema contable debe proporcionar informacin a los usuarios internos y externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. El tipo de informacin que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de decisiones que debe tomar. Por lo general los gerentes necesitan informacindetalladasobreloscostosdeoperacinconelfindecontrolarlas operaciones de un negocio y colocar precios de ventas razonables. Otros usuarios necesitan informacin resumida con relacin a los recursos disponibles y la informacin sobre los resultados de las operaciones para utilizarla en la toma de decisiones. El principal objetivo que busca la contabilidadesprepararinformacincontabledecalidad.

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Cuadro27 Apreciacindelautilidaddelainformacincontable Variable Frecuencia Porcentaje Excelente 1 5,88 Buena 6 35,29 Regular 5 29,41 Mala 4 23,53 Deficiente 1 5,88 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

40% 35% 30% 25% Porcentaje 20% 15% 10% 5% 0% 5,88%

35,29% 29,41% 23,53% Excelente Buena 5,88% Regular Mala 1 Utilidad Deficiente

Grfico26. Apreciacindelautilidaddelainformacincontable. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como puede detallarse de las personas entrevistadas el 35,29% opina como buena la utilidad de la informacin contable de la empresa, 29,41% la considera regular, 23,53% se inclina por la opcin mala, 5,88% seala que es excelente la utilidad de la informacin contable de la empresa y 5,88% restantelaconsideradeficiente. Lacontabilidadeselprocesomedianteelcualsepuedemedirlautilidady la solvencia de una empresa. La contabilidad tambin proporciona informacin necesaria para la toma de decisiones comerciales que les

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permitan a los gerentes guiar a la empresa por un camino rentable y solvente.Lagerencianecesitaestarseguradequelainformacincontableque recibeesexactayconfiable. Cuadro28 Regularidaddelaemisindelosestadosfinancieros Variable Frecuencia Porcentaje Mensual 4 23,53 Trimestral Anual 3 17,65 CasosEspeciales 10 58,82 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008
58,82% 60% 50% 40% Porcentaje 30% 20% 10% 0% 1 Regularidad 0,00% 23,53% 17,65%
Mensual Trimestral Anual Casos Especiales

Grfico27.Regularidaddelaemisindelosestadosfinancieros. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como puede evidenciarse 58,82% de los entrevistados recalca que los estados financieros de la empresa son emitidos nicamente en casos especiales, 23,53% seala que mensualmente son emitidos los estados financieros de la empresa, mientras 17,65% considera que los estados financierosdelaempresaseemitenanualmente.

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Los estados financieros brindan informaciones adecuadas y oportunas a sus diferentes usuarios, relacionadas con todos los acontecimientos producidos por un periodo dado y a una fecha determinada. Atendiendo a las necesidades de los diferentes usuarios, para ofrecer informaciones y protegerlosrecursos,adems,sirvecomosistemadeinformacin.Elanlisis financiero que se realiza a los estados financieros, es una de las actividades que tiene que ver con la toma de decisiones por parte de los gerentes de la empresa. Los estados financieros son utilizados por la gerencia para determinar si se estn llevando a cabo los planes trazados con la eficiencia necesaria. Cuadro29 Frecuenciaconqueelsistemacontableproveeinformacinparalatomade decisiones Variable Siempre CasiSiempre AlgunasVeces RaraVez Nunca Frecuencia 2 3 4 7 1 Porcentaje 11,76 17,65 23,53 41,18 5,88

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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45% 40% 35% 30% 25% Porcentaje 20% 15% 10% 5% 0%

41,18%

23,53% 17,65% 11,76% 5,88%

Siempre Casi Siempre Algunas Veces Rara Vez Nunca

1 Frecuencia

Grfico 28. Frecuencia con que el sistema contable provee informacin paralatomadedecisiones. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como se evidencia, de las personas entrevistadas 41,10% recalca que el sistema contable provee rara vez informacin para la toma de decisiones, 23,53% opina que el sistema contable algunas veces provee informacin para la toma de decisiones, 17,65% seala que casi siempre el sistema contable suministra informacin para la toma de decisiones, 11,76% considera que el sistema contable siempre provee informacin para la toma de decisiones y por ultimo 5,88% selecciona que el sistema contable nunca ha suministrado informacinparalatomadedecisionesdelaempresa. La informacin permite crear y mantener ventajas competitivas para mejorar las situaciones de la empresa en el mercado. Un sistema de informacin contable, es la combinacin del personal, los registros y los procedimientos que utiliza un negocio para cumplir con sus necesidades de informacin financiera. El propsito de hacer contabilidad es proveer informacin til acerca de una entidad econmica, para facilitar la toma de decisionesdesusdiferentesusuarios.

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Lainformacincontableesdegranimportanciaporquetodaslasempresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Las grandes compaas por acciones son responsablesantesusaccionistas,antelasagenciasgubernamentalesyanteel pblico.El gobierno,losestados,lasciudadesyloscentroseducativos,deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de unaempresa. Cuadro30 Fluidezdelainformacindelasoperacionesrealizadasporelreacontable Variable Si No Frecuencia 12 5 Porcentaje 70,59 29,41

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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29,41%
Si No

70,59%

Grfico29.Fluidezdelainformacindelasoperacionesrealizadasporel reacontable. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como puede detallarse, 70,59% de las personas entrevistadas afirman adecuada la fluidez de la informacin de las operaciones realizadas por el rea contable de la empresa, mientras 29,41% restante seala no adecuada la fluidezdelainformacindelasoperacionesrealizadasporelreacontablede laempresa. Hoy en da las empresas necesitan un flujo de datos constantes y precisos paratomarlasdecisionescorrectasquelespermitahacerlesfrentealaintensa competencia a las que estn sometidas en un ambiente de globalizacin para enrumbar la entidad al logro de sus objetivos. La magnitud del valor de la informacin es incalculable, ya que aquellas empresas que cuentan con la mayor cantidad y calidad de datos, podrn tomar las mejores decisiones. La informacin contable es un mecanismo indispensable para realizar una administracin eficiente de los recursos con los cuales cuentan. Lo que les permitatomardecisionessobrepuntosclave.

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 Cuadro31 Accesodepersonasdistintasalasencargadasdeprocesarlainformacin contable Variable Si No Frecuencia 16 1 Porcentaje 94,12 5,88

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

5,88%

Si

No

94,12%

Grfico 30. Acceso de personas distintas a las encargadas de procesar la informacincontable.

Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Comopuedeobservarse94,12%delaspersonasentrevistadasrecalcanque el sistemade informacin contable impide el acceso a personas distintas a los encargados de procesar la informacin contable, esto mediante el uso de claves de acceso dependiendo del cargo y/o manejo de informacin, mientras 5,88% restante seal que sistema contable no impide el acceso a personas distintasalosencargadosdeprocesarlainformacin.

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Todo sistema de informacin debe poseer restricciones de acceso para evitar: 1. Accesoainformacindeseguridad. 2. Acceso a informacin privada como correos, documentos, que seencuentrenalmacenadoseneldiscoduro. 3. Modificacindelainformacindelsistema,inventarios,cuentas porcobrarypagar,registroscontables,entreotros. 4. Conocer la estructura del sistema, lo cual puede traer como consecuencia revelar informacin e identificar posibles debilidadesdelmismo. Cada usuario que trabaja en el sistema de informacin contable debe tener asignadaunaclavequelepermitaaccederalosprogramasocuentasqueesta autorizado,tomandoenconsideracinsucargo,responsabilidad,entreotros. Cuadro32 Libros legales de contabilidad con apego alas normas de establecidas en el CdigodeComercioylaLeydeExpendiodealcoholybebidasalcohlicas Variable Si No Frecuencia 17 Porcentaje 100,00

Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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0,00%
Si No

100,00%

Grfico 31. Libros legales de contabilidad con apego a las normas de establecidas en el Cdigo de Comercio y la Ley de Expendio de alcohol y bebidasalcohlicas. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Tal como se evidencia 100% de los entrevistados considera que la empresa llevaloslibroslegalesdecontabilidadconapegoalasnormasestablecidasen elCdigodeComercioylaLeydeexpendiodealcoholybebidasalcohlicas. Hasta la fecha la empresa lleva en idioma castellano su contabilidad, la cual comprende, el libro diario, el libro mayor, el de inventarios, y los libros de entrada y salida de licores, cumplido a cabalidad lo establecido en el CdigodeComercioylaLeydeexpendiodealcoholybebidasalcohlicasen cuantoaloslibroslegalesserefiere. Cuadro33 Confiabilidaddelainformacinemitidaporelsistemacontable Variable Frecuencia Porcentaje Excelente 1 5,88 Buena 6 35,29 Regular 8 47,06 Mala 1 5,88 Deficiente 1 5,88 Total 17 100,00 Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008

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50% 45% 40% 35% 30% Porcentaje 25% 20% 15% 10% 5% 0%

47,06% 35,29%
Excelente Buena Regular Mala

5,88%

5,88% 5,88%

Deficiente

1 Confiabilidad

Grfico 32. Confiabilidad dela informacin emitida por el sistema contable. Fuente:Elaboradoporlaautora,septiembre2008 Como se puede observar 47,06% de los entrevistados recalcan regular la confiabilidaddelainformacinemitidaporelsistemacontable,enfuncinde la toma de decisiones en cuanto a oportunidad y certeza, 35,29% opinan que es buena la confiabilidad de la informacin emitida por el sistema contable, 5% sealan que es excelente confiabilidad de la informacin emitida por el sistema contable, 5% consideran mala la confiabilidad de la informacin emitida por el sistema contable y 5% restante consideran deficiente la confiabilidad de la informacin emitida por el sistema contable, en funcin delatomadedecisionesencuantoaoportunidadycerteza. La informacin financiera, es un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la administracin logra mantener y mejorar la inversin de los accionistas. La informacin financiera seguir siendo el mejor apoyo para la toma de decisiones de los negocios. Es necesario tomar en consideracinquemientrasseobtengamejorconfiabilidaddelainformacin, mayor probabilidad de xito de las decisiones. Pero para lograr dicha

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confiabilidad esta deber contar con datos que satisfagan las necesidades de losdiferentesusuariosdelainformacin.

99

 CAPTULOIV
CONCLUSIONESYRECOMENDACIONES Una vez realizado el procesamiento de los datos recabados a travs de los instrumentos descritos en el captulo III de la presente investigacin, se procedi a analizar los mismos llegando a las siguientes conclusiones y recomendaciones, las cuales permiten responder a los objetivos de investigacinplanteados. Conclusiones 1. El sistema de informacin contable esta diseado tomando en consideracin las caractersticas de Suramericana de Licores Centro, C.A.,hoyendalaempresanoposeemanualesdeprocedimientos. 2. La empresa cuenta con suficiente personal para desarrollar sus actividadesyelmismoestacapacitadoparamanipularelSIC. 3. Aunque las cuentas utilizadas en el catlogo son muy generales estas se adaptan a las operaciones que generalmente realizan las empresas de licores; de igual forma el SIC esta basado en los principios de contabilidadgeneralmenteaceptados. 4. El SIC no muestra de manera objetiva, clara y precisa los estados financieros de la empresa, es necesario completar la informacin manualmentedebidoaquelacontabilidadestaporpartes.

100

5. LasevaluacionesymejorasalSICserealizansoloalgunasvecesloque trae como consecuencia un alto porcentaje de errores en los registros contables. 6. Las personas involucradas en el proceso bsico de la empresa como lo es compra y venta de licores estn altamente capacitados para realizar sus funciones, entre las que cabe mencionar evaluar la rotacin del inventario, los rechazos por no cumplimiento de especificaciones en el pedido,laparticipacindelaempresaenelmercadoentreotros. 7. La empresa maneja perfectamente el periodo de financiamiento, das crditodelosclientesversusdascrditodelosproveedores. 8. Slo algunas veces es til la informacin arrojada por el sistema contable motivado a que es difcil unificarlo por lo que se encuentra por partes, debido a esto es medianamente confiable para la toma la tomadedecisionesoportunasycerteras. 9. La emisin de los estados financieros se realiza en casos especiales o anualmente, lo que trae como consecuencia no saber la situacin financiera de la empresa en un determinado momento diferente a los cierresdeejercicio. 10. En el rea contable se registran las transacciones regularmente, sin embargo, la informacin que debe estar plasmada en los libros que legales que establece el Cdigo de Comercio y la Ley de expendio de AlcoholyEspeciesAlcohlicasnoseasientaperidicamente. 11. La empresa cuenta con un control de acceso que impide que personas noautorizadasprocesenlainformacincontable.

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Recomendaciones Sele recomiendaalaempresala utilizacin de un sistema de informacin integral, diseadoyconstruidontegramente de manera holstica para operar bajo ambiente Windows que ofrezca capacidades de adaptacin sin precedentes, desarrollado con herramientas estndar de la industria. Hoy en daexistediversidaddesistemasquecumplenconestascaractersticas.Segn lapresenteinvestigacinserecomiendaunsistemaquecumplalasexigencias siguientes: 1. Instalar la interfase Grfica de Windows (GUI), simplificando el registro de datos, permitiendo consultas y reportes gerenciales. A travs de Windows, el usuario ahorrar tiempo e incrementar su productividad al tener la posibilidad de activar simultneamente mltiples aplicaciones del sistema de gestin empresarial. Tambin podrntransferirlosdatoslibrementeypermitirutilizarlasfunciones de edicin como copiar, cortar y pegar. Igualmente, se podran extender e integrar fcilmente las aplicaciones particulares de la empresa. Este diseo proporcionar a los usuarios la mxima flexibilidad,eficiencia,confiabilidadydesempeo. 2. Mostrar mediante el sistema la visin global de su negocio, lo cual significar disponibilidad de informacin para la toma de decisiones en el momento oportuno, aumentando la competitividad de la empresa. Elsistemapodrincorporarlosmdulossiguientes:

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Administracin: relacionado con inventarios, compras, cuentas por pagar, ventas, cuentas por cobrar, puntos de ventas, caja y banco.

Contabilidad: manejo de cuentas de integracin y reglas de integracin para la definicin flexible de los asientos contables, asociados a los documentos generados en los mdulos de administrativoynomina.

Nmina: herramienta ideal para aquellas empresas en donde la flexibilidad unida al manejo prctico de las situaciones de ndole laboral es una realidad, pudiendo ajustar sus prametros cada vez que las realidades sociales, comerciales y legales que conformanelentornolaboraldelaempresavaran.

Sistema de control de la devolucin: para controlar y dar seguimiento a todas aquellas situaciones de productos que generan devoluciones, cambios, etctera, ya bien pertenezcan a un stock propio o de un tercero. Tambin seria til este modelo para canalizar y controlar la relacin proveedor, empresa, cliente,sobreunartculoenparticular.

Ventas: considera los procesos relacionados con la ejecucin de la venta: (administracin de rutas de venta, toma de pedidos y cobranza).

Programa de comercio electrnico, integrado al sistema de gestin empresarial; que permitir gestionar las ventas a travs deInternet.

103

3. Diseo de manual de procedimientos que contenga la descripcin de lasactividadesquedebenseguirseenlarealizacindelasfuncionesde unaunidadadministrativa,odedosmasdeellas.Elmanualadems debe incluir los puestos o unidades administrativas que intervienen precisandosuresponsabilidadyparticipacinenlaempresa. 4. Desarrollar una base de datos de informacin para la elaboracin de losestadosfinancierosydemsreportes. 5. Ejecutar evaluaciones consistentes en las deficiencias y problemas que se puedan presentar; estas evaluaciones se deben acompaar con un conjuntodemedidasestndarpropuestasparatalfin.

104

 BIBLIOGRAFA
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106

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107

 ANEXOS

108

Anexo1 GUADEENTREVISTA El siguiente Instrumento es de carcter confidencial, por lo que es de gran importancia la veracidad de las respuestas, tiene como objetivo analizar la contribucin de los sistemas de informacin contable en la toma de decisiones eficiente de Suramericana de LicoresCentro,C.AAgradecemoseltiempoquelededicaaestinstrumento.
8. Cmo considera que la eficiencia del 1. El sistema de informacin contable de sistema contable es til para la toma de Suramericana de Licores Centro, C.A., decisionesoportunasyacertadas? constituye una herramienta para la toma de Excelente [ ] Buena [ ] Regular [ ] decisiones?Si[]No[] Mala[]Deficiente[] De ser negativa su respuesta explique por qu? __________________________________________ 9.Serealizanfrecuentementeevaluacionesal sistema de informacin contable de la 2. Se puede observar la situacin financiera de empresa? Siempre [ ] Casi siempre [ ] la empresa mediante el sistema informacin AlgunasVeces[]RaraVez[]Nunca[] contable?Si[]No[] 10. Qu porcentaje de errores presentan los Desernegativasurespuestaexpliqueporqu? registroscontables? __________________________________________ Menosde5%[]6%a14%[]15%a34% 3. El catlogo de cuentas se adapta a las []35%a54%[]masde55%[] operaciones que generalmente realizan las 11.Con quefrecuenciase realizan mejorasal empresas de licores? Siempre [ ] Casi sistema de informacin contable de la siempre[]AlgunasVeces[]RaraVez empresa? Siempre [ ] Casi siempre [ ] []Nunca[] AlgunasVeces[]RaraVez[]Nunca[] 4.Estadeacuerdoconlostiposdecuentasque 12.Conocecomoserealizaelprocesoparala se registran contablemente en las transacciones planificacindecomprasenlaempresa?Si[] comercialesdelaempresa?Si[]No[] No[] Desernegativasurespuestaexpliqueporqu? De ser negativa su respuesta pase a la __________________________________________ preguntaN15 5.Elsistemadeinformacincontablesebasa enlosprincipiosdecontabilidadgeneralmente aceptados?Si[]No[] Desernegativasurespuestaexpliqueporqu? __________________________________________ 6.Conocedemaneraprecisalosobjetivosdel actualsistemadeinformacincontabledela empresa?Si[]No[] 13. Qu elemento le agregara al proceso de planificacin de compras para la mejor eficienciaenlagestin? ________________________________________ 14. Se toma en consideracin la rotacin del inventario al momento de realizar las comprasysucorrespondienteregistro?Si[] No[]

15. Conoce el proceso contable de ventas de 7.ConsideraUd.queelsistemade laempresa?Si[]No[] informacincontablecumpleconlosobjetivos propuestos?Siempre[]Casisiempre[] De ser negativa su respuesta pase a la AlgunasVeces[]RaraVez[]Nunca[] preguntaN17

109

16.Evalalaempresalosrechazosporno cumplimientodeespecificacionesenelpedido Si[]No[] 17.Cmoconsideraelprocesocontablede ventasencuantoencuantoatomadepedidos?

26.Estillainformacincontableemitida porelsistemadelaempresaparalatomade decisiones?Si[]No[] 27.Culessuapreciacinsobrelautilidad delainformacincontabledelaempresa?

Excelente[]Buena[]Regular[]Mala[] Excelente[]Buena[]Regular[] Deficiente[]Desconoce[] Mala[]Deficiente[] 18.Estudialaempresasuparticipacinenel mercado?Si[]No[] 19.Evalalaempresaelmargendeutilidad conlafinalidaddeofrecerpromocionesyas elevarlasventas?Si[]No[] 20.Conoceelprocesocontablederegistrodela cobranzadelaempresa?Si[]No[] Desernegativasurespuestapasealapregunta N23 21.Elprocesodecobranzaseajustaalperiodo definanciamientodelosproveedoresdela empresa?Si[]No[] Desernegativasurespuestaexpliqueporqu? __________________________________________ __________________________________________ 22.Qumodificacionesconsiderapueden realizarseenelprocesocontablederegistrode lacobranzadelaempresa? __________________________________________ __________________________________________ 28.Culeslaregularidadenlaemisinde losestadosfinancierosdelaempresa? Mensual[]Trimestral[]Anual[] CasosEspeciales[] 29.Conqufrecuenciaproveeelsistema contable,informacinparalatomade decisiones?Siempre[]Casisiempre[] AlgunasVeces[]RaraVez[]Nunca[] 30.Consideraadecuadalafluidezdela informacindelasoperacionesrealizadaspor elreacontableenlaempresa?Si[]No[] 31.Impideelsistemadeinformacin contableelaccesoapersonasdistintasalos encargadosdeprocesarlainformacin contable?Si[]No[] Deserafirmativasurespuestacualesel mecanismoparaimpedirdichoacceso ________________________________________ ________________________________________

32.Llevalaempresaloslibroslegalesde contabilidadconapegoalasnormas establecidasenelCdigodeComercioyla 23.Seregistranconfrecuencialastransacciones Leydeexpendiodealcoholybebidas eneldepartamentodecontabilidad? alcohlicas?Si[]No[] Siempre[]Casisiempre[]AlgunasVeces 33.Cmocalificalaconfiabilidaddela []RaraVez[]Nunca[] informacinemitidaporelsistemacontable, 24. Se hacen respaldos peridicos de la enfuncindelatomadedecisionesencuanto informacin contable? Siempre [ ] Casi aoportunidadycerteza?Excelente[] siempre [ ] Algunas Veces [ ] Rara Vez [ ] Buena[]Regular[]Mala[] Nunca[] Deficiente[] 25.Cmoconsideraustedlapreparacinque presentaelpersonalquetrabajaenelrea contable? NdeEntrevista:______Fecha:___/___/____

NombreyApellido:______________________ ________________________________________ Excelente [ ] Buena [ ] Regular [ ] Cargo:_______________Aosdeexperiencia Mala[]Deficiente[] enelcargo:______Lugar:_________________

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Anexo2 Instrumentodevalidacin GuaDeEntrevista

Optimo Regular Optimo
Rechazable

Regular

1. El sistema de informacin contable de Suramericana de Licores Centro, C.A., constituye una herramienta para la toma dedecisiones?Si[]No[] Desernegativasurespuestaexpliquepor qu?___________________________ 2. Se puede observar la situacin financiera de la empresa mediante el sistema informacin contable? Si [ ] No[] Desernegativasurespuestaexpliquepor qu?__________________________ 3. El catlogo de cuentas se adapta a las operaciones que generalmente realizan las empresas de licores? Siempre [ ] Casi siempre [ ] Algunas Veces [ ] RaraVez[]Nunca[] 4. Esta de acuerdo con los tipos de cuentas que se registran contablemente en las transacciones comerciales de la empresa?Si[]No[] Desernegativasurespuestaexpliquepor qu?____________________________ 5. El sistema de informacin contable se basa en los principios de contabilidad generalmenteaceptados?Si[]No[] Desernegativasurespuestaexpliquepor qu?__________________________ 6.Conocedemaneraprecisalosobjetivos del actual sistema de informacin contabledelaempresa?Si[]No[] 7. Considera Ud. que el sistema de informacin contable cumple con los objetivospropuestos? Siempre [ ] Casi siempre [ ] Algunas Veces[]RaraVez[]Nunca[]

8. Cmo considera que la eficiencia del sistema contable es til para la toma de decisiones oportunas y acertadas? Excelente [ ] Buena [ ] Regular[]Mala[]Deficiente[] 9. Se realizan frecuentemente evaluaciones al sistema de informacincontabledelaempresa? Siempre [ ] Casi siempre [ ] Algunas Veces [ ]Rara Vez [ ] Nunca[] 10. Qu porcentaje de errores presentan los registros contables? Menos de 5% [ ] 6% a 14% [ ] 15% a 34% [ ] 35% a 54% [ ] mas de55%[] 11. Con que frecuencia se realizan mejoras al sistema de informacin contable de la empresa? Siempre [ ] Casi siempre [ ] Algunas Veces [ ]RaraVez[]Nunca[] 12. Conoce como se realiza el proceso para la planificacin de compras en la empresa? Si [ ] No[] Desernegativasurespuestapaseala preguntaN15 13. Qu elemento le agregara al proceso de planificacin de compras paralamejoreficienciaenlagestin? ________________________________ 14. Se toma en consideracin la rotacin del inventario al momento de realizar las compras y su correspondiente registro? Si [ ] No[] 15. Conoce el proceso contable de ventasdelaempresa?Si[]No[] Desernegativasurespuestapaseala preguntaN17

111

Rechazable

Optimo

Regular

Rechazable

Optimo

Regular

16.Evala la empresa los rechazos por no cumplimiento de especificaciones en el pedido?Si[]No[] 17. Cmo considera el proceso contable de ventas en cuanto en cuanto a toma de pedidos? Excelente [ ] Buena [ ] Regular [ ] Mala [ ] Deficiente [ ] Desconoce[] 18. Estudia la empresa su participacin enelmercado?Si[]No[] 19. Evala la empresa el margen de utilidad con la finalidad de ofrecer promocionesyaselevarlasventas?Si[ ]No[] 20.Conoceelprocesocontablederegistro de la cobranza de la empresa? Si [ ] No[] De ser negativa su respuesta pase a la preguntaN23 21. El proceso de cobranza se ajusta al periodo de financiamiento de los proveedores de la empresa? Si [ ] No[] Desernegativasurespuestaexpliquepor qu?___________________ 22.Qumodificacionesconsiderapueden realizarse en el proceso contable de registrodelacobranzadelaempresa? __________________________________ 23. Se registran con frecuencia las transacciones en el departamento de contabilidad? Siempre [ ] Casi siempre [ ] Algunas Veces [ ] Rara Vez [ ] Nunca[] 24. Se hacen respaldos peridicos de la informacin contable? Siempre [ ] Casi siempre[]AlgunasVeces[]RaraVez []Nunca[] 25. Cmo considera usted la preparacin que presenta el personal que trabaja en el reacontable?Excelente[]Buena[] Regular[]Mala[]Deficiente[]

26. Es til la informacin contable emitida por el sistema de la empresa para la toma de decisiones? Si [ ] No[] 27. Cul es su apreciacin sobre la utilidad de la informacin contable de la empresa? Excelente [ ] Buena [ ] Regular [ ] Mala [ ] Deficiente[] 28. Cul es la regularidad en la emisin de los estados financieros de laempresa?Mensual[]Trimestral []Anual[]CasosEspeciales[] 29. Con qu frecuencia provee el sistema contable, informacin para la toma de decisiones? Siempre [ ] Casi siempre [ ] Algunas Veces [ ]RaraVez[]Nunca[] 30. Considera adecuada la fluidez de la informacin de las operaciones realizadas por el rea contable en la empresa?Si[]No[] 31. Impide el sistema de informacin contable el acceso a personas distintas a los encargados de procesar la informacin contable? Si[]No[] Deserafirmativasurespuestacuales el mecanismo para impedir dicho acceso___________________________ 32. Lleva la empresa los libros legales de contabilidad con apego a las normas establecidas en el Cdigo de Comercio y la Ley de expendio de alcohol y bebidas alcohlicas? Si [ ] No[] 33. Cmo califica la confiabilidad de la informacin emitida por el sistema contable, en funcin de la toma de decisionesen cuantoaoportunidady certeza? Excelente [ ] Buena [ ] Regular[]Mala[]Deficiente[] NdeEntrevista:__Fecha:__/__/___ NombreyApellido:_______________ Cargo:____________Aosde experienciaenelcargo:___________ Lugar:_________________

112

Rechazable

Anexo3 GUADEOBSERVACINPARTICIPANTE Ramo: Calificacin: Disposicin: NdeObservaciones ObjetivoEspecifico 1. Describir los sistemas de informacin contable (SIC) de Suramericana de Licores Favorable Desfavorable Observacin Fecha: Lugar: Tiempoutilizado:

N Centro,C.A. 1. 2. PoseeunSIC.

El SIC est basado en las caractersticaslaempresa.

3.

Existen

manuales

de

procedimientos. 4. Cuenta personal la empresa con para

suficiente

desarrollarsusactividades. 5. El personal de la empresa est capacitado para manipular el SIC.

113

 N 6.

ObjetivoEspecifico 1. Describir los sistemas de informacin Suramericana Centro,C.A. contable de de

Favorable Desfavorable

Observacin

Licores

El SIC de Suramericana de Licores Centro, C.A. emite reportesdigitales.

7.

Pueden

imprimirse

los

reportes que genera el SIC de la empresa de acuerdo a los requerimientos informacin. 8. Los reportes generados por el SIC de la empresa pueden vincularse office. 9. Muestra el SIC en forma objetiva, clara y precisa los estadosfinancieros. 10. Los usuarios estn conformes con la informacin emitida porelSIC. 11. Se respalda la informacin diariadelaempresa. con Microsoft de la

114

Anexo4 Instrumentodevalidacin GuadeObservacinParticipante Optimo Regular

tems PoseeunSIC. El SIC est basado en las

ObjetivoEspecfico 1. Describir

caractersticaslaempresa. los Existenmanualesdeprocedimientos. de Cuenta la empresa con personal suficiente para desarrollar sus

sistemas

informacin contable (SIC) Suramericana de de

actividades. El personal de la empresa est capacitadoparamanipularelSIC. El SIC de Suramericana de Licores Centro,C.A.emitereportesdigitales. Pueden imprimirse los reportes que genera el SIC de la empresa de acuerdo a los requerimientos de la informacin. 115

LicoresCentro,C.A.

Rechazable

Optimo

Regular

ObjetivoEspecfico tems

1. Describir

Los reportes generados por el SIC de los la empresa pueden vincularse con de Microsoftoffice.

sistemas

informacin contable Muestra el SIC en forma objetiva, (SIC) Suramericana de clarayprecisalosestadosfinancieros. de Los usuarios estn conformes con la informacinemitidaporelSIC. Serespaldalainformacindiaria dela empresa.

LicoresCentro,C.A.

116

Rechazable

Anexo5 GUADEOBSERVACINDOCUMENTAL DatosGeneralesdelDocumento Denominacin: Autor: Fechadepublicacin: Fechadelarevisin: Hora: DatosEspecficosdelDocumento ObjetivosEspecficos tems 2. Determinar los factores EficienciadelSICenlatomade qu debe tomar en cuenta decisionesoportunasyacertadas Suramericana de Licores EvaluacinycontroldelSIC Centro, C.A. en funcin PorcentajedeerroresdelSIC de la eficiencia en sus FrecuenciadelasmejorasdelSIC operaciones. Procesodeplanificacinde compras 3. Establecer las Rotacindeinventario condiciones de un Procesodecontabledeventas sistema de informacin Evaluacinderechazos contable que permita que Participacinenelmercado Suramericana de Licores Margendeutilidad Centro, C.A. tome Procesodecobranza decisiones acertadas y Frecuenciadelregistrodelas oportunas. transacciones Preparacinocapacitacindel personal 4. Presentar los requerimientos de un Utilidaddelainformacin sistema de informacin contable que le garantice Regularidadenlaemisindelos a Suramericana de estadosfinancieros Licores Centro, C.A. tomardecisionesconbase Rapidezyeficaciaenla en las premisas de la informacinparalatomade eficiencia. decisiones

Observacin

117

ObjetivosEspecficos 4. Presentar los requerimientos de un sistema de informacin contable que le garantice a Suramericana de Licores Centro, C.A. tomardecisionesconbase en las premisas de la eficiencia.

tems Fluidezdelainformacindelas operacionesrealizadas contablemente Accesodepersonasdistintasalos encargadosdeprocesarla informacin Existenciadeloslibroslegalesde contabilidad Confiabilidaddelainformacin paralatomadedecisiones eficientesencuantoa oportunidadycerteza

Observacin

118

Anexo6 Instrumentodevalidacin GuadeObservacinDocumental ObjetivosEspecficos tems

Optimo

Regular

2. Determinar los factores qu debe tomar en cuenta Suramericana de Licores Centro, C.A. en funcin de la eficiencia en sus operaciones. 3. Establecer las condiciones de un sistema de informacin contable que permita que Suramericana de Licores Centro, C.A. tome decisiones acertadasyoportunas.

EficienciadelSICenlatomade decisionesoportunasyacertadas EvaluacinycontroldelSIC PorcentajedeerroresdelSIC FrecuenciadelasmejorasdelSIC Procesodeplanificacinde compras Rotacindeinventario Procesocontabledeventas Evaluacinderechazos Participacinenelmercado Margendeutilidad Procesodecobranza Frecuenciadelregistrodelas transacciones Preparacinocapacitacindel personal Utilidaddelainformacin Regularidadenlaemisindelos estadosfinancieros Rapidezyeficaciaenla informacinparalatomade decisiones.

4. Presentar los requerimientos de un sistema de informacin contableque le garantice a Suramericana de Licores Centro, C.A. tomar decisiones con base en las premisas de laeficiencia.

119

Rechazable

Optimo

Regular

ObjetivosEspecficos

tems

4. Presentar los requerimientos de un sistema de informacin contableque le garantice a Suramericana de Licores Centro, C.A. tomar decisiones con base en las premisas de laeficiencia.

Fluidezdelainformacindelas operacionesrealizadas contablemente Accesodepersonasdistintasalos encargadosdeprocesarla informacin Existenciadeloslibroslegalesde contabilidad Confiabilidaddelainformacin paralatomadedecisiones eficientesencuantoa oportunidadycerteza

120

Rechazable

Anexo7 Observaciones Pertinenciaconlosobjetivosdelainvestigacin ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Presentacin,claridadyredaccin ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Datosdelexperto Instrumentoavalidar:_____________________________________________ NombreyApellidodelexperto:_____________________________________ Institucindondelabora:___________________________________________ Firma: ______________________________

121