Pgina 1 de 4 La importancia de tener un detalle completo de los activos fijos (depreciables y no depreciables) que figuren en la contabilidad.

Con el paso del tiempo la cantidad de activos fijos que puede adquirir un mismo ente econmico (y sin importar su monto) puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, es conveniente que desde el mismo comienzo de operaciones del ente econmico, los responsables de llevar los registros contables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de la informacin relacionada con los mismos (descripcin, ubicacin, monto, vida til, depreciacin acumulada, etc.). Examinemos algunos inconvenientes que se podran dar con el tiempo en caso de no tener dichos registros detallados: 1. Posibilidad de caer en el error de seguir depreciando activos fijos totalmente depreciados Es comn ver que algunos asistentes contables, al momento de efectuar los clculos mensuales por depreciacin de activos fijos, procedan simplemente a efectuar clculos globales, es decir, tomar el saldo global ajustado por inflacin que figura al inicio del mes en la cuenta de costo histrico y aplicar a la misma el respectivo porcentaje de depreciacin mensual (que se define segn el mtodo de depreciacin que haya escogido el ente econmico), pero sin entrar a detallar, activo por activo, el monto del gasto depreciacin que se est determinado. De continuar con dicha prctica, es posible que se caiga en el error de seguir depreciando activos que ya estn totalmente depreciados. Lo anterior se puede demostrar con el siguiente ejemplo (para efectos de simplificar el ejercicio no se toman en cuenta los ajustes por inflacin y emplearemos el Cdigo del Plan de cuentas para comerciantes): En enero de 2.000 se compra un vehculo No.1 por $20.000.000 el cual se deprecia con el mtodo de lnea recta en un plazo de 5 aos, es decir, con una tasa de depreciacin mensual de 1.66%. En Enero de 2005 se compr un segundo vehculo No.2 por 35.000.000 el cual tambin se deprecia a la misma tasa mensual de 1.66%. En el mes de Abril de 2005, y suponiendo que en dicha fecha entra a trabajar un nuevo asistente quien no tiene a mano un detalle activo por activo de los vehculos registrados en la cuenta 1540-Flota y Equipo de transporte, va a suceder que al momento de definir el gasto depreciacin mensual, es muy posible que el asistente contable se fije simplemente en que la cuenta que acumula el cost histrico de los vehculos (1540-Flota y Equipo de transporte) tiene todava un valor superior al registrado en la cuenta donde se acumula la depreciacin de los mismos (159235-Flota y Equipo de transporte). En tal caso concluye apresuradamente que los vehculos no estn totalmente depreciados y entonces procede a efectuar un calculo global de depreciacin tomando el valor de 55.000.000 y aplicando la tasa del

Pgina 2 de 4 1.66% para generar un gasto depreciacin vehculos por 913.000, lo cual es totalmente equivocado por cuanto en Abril de 2005, el vehculo adquirido en el ao 2000 ya no se puede seguir depreciando (sus meses de vida til terminaron desde diciembre de 2004). En consecuencia, el gasto deprecacin de abril de 2005 solo se podra hacerse sobre el vehculo No.2, es decir, tomando los 35.000.000 y aplicando el 1.66%, lo que produce un gasto depreciacin de 581.000. Aunque este puede ser un ejemplo muy sencillo, es fcil ver en la prctica que muchas empresas, por falta de presupuesto o algunas veces por descuido, no adquieren ningn aplicativo de software que les permita llevar estos detalles de cada uno de sus activos fijos y en consecuencia, con el paso del tiempo, reconstruir la informacin sobre los mismos puede ser muy difcil. Adicionalmente, los distintos contadores que han pasado por la entidad no se han tomado el trabajo de hacer dicho detalle aunque sea en una hoja electrnica sino que simplemente se van delegando y delegando dicha tarea en la persona a quien van entregando su puesto. Algunos asistentes contables o contadores a lo nico que se atienen es a abrir, a modo de auxiliares dentro del plan de cuentas, o a modo de nits o beneficiario dentro de la cuenta auxiliar, el detalle de cada activo. Pero tal prctica hace que se emplee mucho tiempo en capturar cada uno de los registros en cada una de las subcuentas o beneficiarios respectivos, con el potencial riesgo de llegar a equivocarse en la imputacin de los valores 2. Prdida de tiempo a la hora de definir la utilidad o prdida neta en venta de activo fijo Es comn ver que cuando el ente econmico decide vender uno o varios de sus activos fijos, el departamento contable que no ha llevado ningn detalle auxiliar de los mismos se vea en la complicacin de determinar exactamente la utilidad o prdida que se generar con dicha venta pues no conocen plenamente los siguientes puntos: El costo histrico de dicho activo,
Los ajustes por inflacin acumulados sobre dicho costo histrico

hasta la fecha de venta

El gasto depreciacin calculado sobre el costo histrico hasta la

fecha de venta Los ajustes por inflacin calculados hasta la fecha de venta sobre la depreciacin acumulada Esta situacin ser ms compleja en los casos en que el activo que se est vendiendo haya tenido un tratamiento contable diferente al tratamiento fiscal (por ejemplo, tratarse de un activo sujeto a la no aplicacin de ajustes por inflacin fiscales de conformidad con el art.341 del ET), y en tal evento, al finalizar el ao, habr una partida

Pgina 3 de 4 conciliatoria ms entre la utilidad o perdida contable y la utilidad o perdida fiscal. 3. Confusin a la hora de distinguir la identificacin de los bienes inmuebles Cuando examinamos la situacin de los bienes inmuebles, es comn ver que el departamento contable no cuenta con la identificacin plena de los mismos (matricula inmobiliaria, numero catastral, ubicacin, monto de la edificacin levantada sobre el mismo, depreciacin calculada sobre las edificaciones, etc.). Tal situacin se vuelve ms compleja cuando en algunas situaciones se adquieren otros inmuebles aledaos con lo cual luego se procede a efectuar englobes de tales propiedades. En otros casos, se han hecho segregaciones de un gran inmueble para obtener otros menores y con esos menores se hacen ventas parciales de inmuebles. Todos esos posibles eventos deberan estar debidamente controlados por parte del departamento contable pues para muchos entes econmicos sus bienes inmuebles llegan a representar una parte muy importante dentro de sus activos fijos (ej:las constructoras) Hasta aqu hemos mencionado solo algunas complicaciones generales que se pueden derivar del hecho de no contar con registros detallados (aunque sea en hojas electrnicas) sobre los activos fijos de la empresa. Quizs, adicionales a estos, algunas entidades hayan debido enfrentar otros muy particulares (por ejemplo: cuando posen activos fijos expresados en moneda extranjera lo cual implica tener presente que los mismos no se ajustan con el PAAG sino con la reexpresin de la tasa de cambio; o cuando poseen activos fijos ubicados en diversas partes del mundo; o cuando se trata de activos fijos sobre los cuales se hizo uso del beneficio tributario contemplado en el art.158-3 del E.T. los cuales quedan condicionados a que el activo permanezca dentro de la empresa durante todo el periodo de vida til so pena de tener que reintegrar una parte del beneficio tomado, etc.). En todo caso, es conveniente que todos los auxiliares y contadores encargados de velar por la informacin relacionada con los activos fijos tengan la sana costumbre de siempre llevar, y mantener actualizados, la informacin relativa a los activos fijos que se llegan a acumular en una contabilidad, y que tal informacin se pueda distinguir tanto en lo relativo a la parte contable como en lo relativo a la parte fiscal. Incluso, en las notas de contabilidad que mensualmente se realizan para registrar los ajustes por inflacin y el gasto depreciacin, las mismas siempre deberan estar acompaadas de los anexos que aclaren sobre cuales activos se han hecho los respectivos clculos y sobre cuales no se han hecho (ver art.123 y 124 del DEC.2649/93). Por ltimo, cada vez que haya un cambio del personal contable encargado de dicha informacin, siempre ser conveniente que el personal saliente entregue el detalle de la misma al personal entrante con lo cual se creara una sana costumbre

Pgina 4 de 4 entre colegas que redundara en una mejor prestacin de los servicios profesionales ante el ente econmico. Cali, julio 12 de 2005. Elaborado por el comit de www.actualicese.com