GERENCIA DE PROYECTOS

-Alineada a los principios que promulga el Project Management Institute (PMI) en la disciplina de la Gerencia de Proyectos-

JCI BOGOTA

JUAN CARLOS ARIAS OBANDO. PMP.

Ingeniero Industrial. Universidad Tecnolgica de Pereira UTP. Especialista en Gerencia de Proyectos. Universidad EAFIT. Certificado Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI) Diplomado en Habilidades Gerenciales. UCPR.

Especialista de Seguimiento y Control de Proyectos . Ecopetrol Director de Operaciones Bogot. Sistemas Expertos Ltda. Gerente de Proyecto e Instructor para Implementaciones de Oficina de Proyectos (PMO) y Tecnologas Informticas para empresas como: Cafam. Argos. Empresas Pblicas de Medelln. Ministerio de Hacienda, Electrohuila, Pro-export. Une Telecomunicaciones. Grupo Corona. Telmex. Grupo Carvajal. Aguas y Aguas de Pereira entre otras. Coordinador de Proyectos. Gobernacin de Risaralda. Ministerio de Educacin Nacional.
Experiencia Docente Matemtica Financiera. Finanzas Internacionales. Universidad del Valle. Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Pontificia Bolivariana. Medelln. Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Catlica de Colombia. Bogot. Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Tecnolgica de Bolvar. Cartagena. Gerencia de Proyectos. Universidad la Grancolombia. Armenia Diplomado Gerencia de Proyectos. Universidad Manuela Beltrn. Bogot. Facilitador Nacional en temas como Liderazgo, Oratoria, Creatividad Empresarial, Trabajo en Equipo, Negociacin, Inteligencia Emocional, Mapas Mentales, Poder, Autoridad y Poltica. Junior Chamber International JCI Colombia.

Objetivos
Definir un lenguaje comn basado en el estandar internacional PMI. Analizar los 5 procesos asociados a la Gerencia de Proyectos.

Analizar las 9 reas del conocimiento asociadas a la Gerencia de

Proyectos. Crear un compromiso hacia La Gerencia de Proyectos.

Agenda
INTRODUCCION Presentacin Conceptos Bsicos PROCESOS - AREAS

TENDENCIAS

Introduccin PMI Iniciacin Planeacin Integracin

Alcance Tiempos
Costos

Ejecucin
Control

Cierre

Calidad
RH Comunicacin Riesgos

Adquisicin

Definicin de Gerencia
Arte de Crear Valor

Gerente / Lder / Director Un Manejador Estratgico del Proyecto

Variables:

Instrumentos: Visin sistmica

Poltica

Informacin
Creatividad,

Tecnologa

Innovacin

Tres Actores: Entorno, Organizaciones y Proyectos

1. ENTORNO
Retos
3. PROYECTOS

2. ORGANIZACIN
Restricciones

Estrategias

ENTORNO:
Incertidumbre Globalizacin Clientes Mas Educados Terceros - Contratistas Tecnologa Social - Poltico Econmico Ambiental

Visin Objetivos

ORGANIZACIN:
Estructura Tecnologa Recursos Cultura ...

Definicin de Proyecto

Un proyecto es un emprendimiento temporal desarrollado para crear un producto, servicio o resultado nico
PMI

Caractersticas
nico Imn Moldeable Materializador Secuencial

Ejemplos de Proyectos:
La construccin de un nuevo edificio Desarrollar un software Crear un plan de mercadeo Lanzar un nuevo producto Desarrollar un curso de gerencia de proyectos
P

Gerencia (Direccin) de Proyectos (GP)

Gerencia de Proyectos (Project Management - PM)

Es

la

aplicacin

de

conocimientos,

habilidades,
PMBOK

herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo

La Gerencia de Proyectos como:

Proceso: Una serie de acciones sistmicas. Ciencia: Una coleccin de conocimientos. Arte: En la aplicacin de las habilidades de cada uno de

los involucrados a los procesos y tcnicas.

Proyectos, Programas y Portafolio

Metodologa escalable

Portafolio - Conjunto de proyectos

priorizados y programas en una organizacin.

Programa - Un esfuerzo coordinado

con mltiples proyectos interdependientes.

Proyecto - Un esfuerzo nico

con un principio y un fin definido, un entregable especfico y recursos definidos.

Tringulo de Restricciones
Deliverables
Expectations

Manejando el Umbral

Target

The Goal: On Time On Budget Meets Expectations Time

Cost Limits

Budget

3 Metas ms: Riesgos Calidad Satisfaccin del Cliente

Fuente: http://www.pmcompetence.net/PPG/download/crawford_l_2004a.pdf

Ciclo de Vida de un Proyecto

PMI

GRUPO DE PROCESOS

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Third Edition - Official Spanish Translation, Project Management Institute, Inc., 2004. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI.

rea de Conocimiento
4. Gestin de la Integracin de Proyectos

Iniciacin
4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Planificacin
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Ejecucin
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Seguimiento y Control
4.4 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar Control de Cambios Integrado
5.4 Verificar el Alcance 5.5 Realizar Control del Alcance

Cierre
4.6 Cerrar Proyecto o Fase

5. Gestin del Alcance del Proyecto

5.1 Reunir Requerimientos 5.2 Definir el Alcance 5.3 Crear EDT 6.1 Definir las Actividades 6.2 Establecer la Secuencia de las Actividades 6.3 Estimar Recursos de las Actividades 6.4 Estimar la duracin de las Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma 7.1 Estimar los Costos 7.2 Preparar el Presupuesto de Costos 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto 10.3 Distribuir la Informacin 10.4 Gestionar expectativas de los Interesados

6. Gestin del Tiempo del Proyecto

6.6 Realizar Control del Cronograma

7. Gestin de los Costes del Proyecto 8. Gestin de la Calidad del Proyecto

7.3 Realizar Control de Costos

8.3 Realizar Control de Calidad

9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

9.1 Planificar los Recursos Humanos

10. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

10.1 Identificar a los Interesados

10.2 Planificar las Comunicaciones

10.5 Informar el Rendimiento

11. Gestin de los Riesgos del Proyecto

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5

Planificar la Gestin de Riesgos Identificar Riesgos Realizar Anlisis Cualitativo de Riegos Realizar Anlisis Cuantitativo de Riegos Planificar la Respuesta a los Riesgos 12.2 Realizar las Compras

11.6 Realizar Seguimiento y Control de Riesgos

12. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones

12.3 Administrar el Contrato

12.6 Cierre del Contrato

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition - Official Spanish Translation, Project Management Institute, Inc., 2008. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI .

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIN

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIN

Objetivos Seleccionar un proyecto Fuentes Ideas Planeacin Estratgica Demanda del Mercado. Necesidad de Negocio. Una Peticin de un Cliente. Un avance Tecnolgico. Un Requisito Legal. Una Necesidad Social. Criterios de Seleccin Cualitativos Cuantitaivos Crear un acta de constitucin del proyecto Asignar el Project Manager (PM) Analizar los Involucrados

Involucrados (Stakeholders)
Patrocinador (Sponsor) Clientes - Usuarios (Customer) Gerente de Proyectos (PM - Project Manager)

Oficina de Proyectos (PMO: Project Management Office )

Comite de Control de Cambios (CCB - Change Control Board) Gerentes Funcionales (Functional Manager) Miembros de Equipo (Team Members) Otros: Analistas del negocio, Gobierno, Vendedores.

 El PM es:

Gerente del Proyecto (PM)

Integrador, Comunicador, Coordinador y Creador de Espacios,

El PM cumple un mandato organizacional. Quin es un Lder?

Visin, Comunicacin, Motivacin

El proyecto es nico, la seleccin del lder debe ser personalizada para el proyecto.

Cundo debe ser asignado? Quin lo asigna? Criterios?

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIN

Taller

PROCESO: Crear EDT

La creacin de la EDT es: El proceso de subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

La EDT tambin es conocida como:

Estructura Trabajo

Detallada

de

WBS: Work Structure

Breakdown

23

Proceso: Definicin de las Actividades

Programa
Cobertura
P

Proyecto

Fases

2.1

2.2

Paquete de Trabajo

Detalle

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.8

Actividades

Hito

Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

Dependencias:
Relacin lgica que existe entre 2 actividades del proyecto A: Actividad Predecesora B: Sucesora

Tipos de dependencias:
B

A A
B

A
A

CC

CF

FC

FF

Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

SALIDAS: Diagrama de Red del proyecto

ACTIVIDAD A B C D E F G H I J F D H I A B, F C, G D PREDECESORA

Inicio
F

C
D G

E Fin

Proceso: Estimacin de Recursos de las Actividades MS Project: Ejemplo de Histograma de Recursos

Sobre Asignado

Capacidad Mxima
Sub Asignado

Proceso: Estimacin de la Duracin de las Actividades

El proceso de estimar el nmero de periodos laborables que se
requerirn para completar individualmente las actividades del cronograma (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

Depende:

Capacidades de los Recursos (Aptitud del Talento Humano), Tecnologa usada Disponibilidad de los Recursos, Eventos inesperados (+,-) Hiptesis, ...

TCNICAS Y HERRAMIENTAS : Juicio de Expertos Estimacin Anloga (Tcnica de estimacin Top Down) Estimacin Paramtrica Estimacin de tres tiempos

Ejemplo de calculo de la RC

12

A B C D

Holgura Act. Flotante Act. Crtica

Pregunta: Qu pasa si B realmente tarda 5 semanas en lugar de 2?

Proceso: Desarrollo del Cronograma

MS Project: Diagrama de Barras

Proceso: Estimacin de Costos

La Estimacin de Costos es: El proceso de desarrollar una aproximacin de los costos de los recursos necesarios para terminar las actividades del proyecto (Gua del PMBOK 2004, Glosario)
Dificultades:

No hay tiempo (se inventa)

La naturaleza misma del proyecto (Conocido o No) La productividad. (Una Mano Obra motivada es mas productiva)

Se presupuesta el proyecto, sin haber estimado el detalle,

Proceso: Estimacin de Costos

MS Project: Vista de la Hoja de Recursos

Taller

Proceso: Preparacin del Presupuesto de Costos

MS Project: Vista de uso de recursos

Proceso: Planificacin de Calidad

Gestin moderna de calidad Direccin del proyecto: Se complementan, reconocen la importancia de: Satisfaccin del Cliente (Conformidad con los requerimientos y adecuacin al uso). Priorizar la prevencin sobre la inspeccin. Responsabilidad de la direccin. Fases conformadas por procesos (PHVA = Fases + Procesos).

Calidad es la tercera medida del xito de un proyecto (cronograma y costos)

Calidad NO es dar mas (Gold Plating)

Proceso: Planeacin de los Recursos Humanos

Matriz de Asignacin de Responsabilidad (RAM)
PERSONA
FASE

A
I I I

B
A

C
R R I

D
R R R R

E
A

...

Requerimientos Funcional
Diseo Desarrollo Ensayos

A I A

RACI
R A C I Responsible Accountable Consult Inform Quin hace la tarea Responsable Consultado Informado The doer The bucks stop here In the loop Keep in the picture

Proceso: Planificacin de las Comunicaciones

La Planificacin de las Comunicaciones es: El proceso de determinar las necesidades con respecto a la informacin y las comunicaciones de los interesados en

el proyecto: quines son, cul es su nivel de inters e

influencia sobre el proyecto, quin necesita qu tipo de informacin, cundo la necesita y cmo se le entregar
(Gua del PMBOK 2004, Glosario)

Proceso: Planificacin de la Gestin de Riesgos

Reporte, Revisin Post-Proyecto, y registro de Riesgos Corporativos

Paso 1: Planeacin

Plan de Gestin de Riesgos

Paso 6: Seguimiento Y Control

Paso 2: Identificacin

Registro de Riesgos

Paso 5: Respuestas (Mitigacin)

Paso 3: Cualitativo

Calificaciones de Probabilidad e Impacto

Exposicin y Prioridad
Paso 4: Cuantitativo

Modelos de Cronograma y Costos

Matriz de Evaluacin Severidad = Probabilidad * Impacto

.9 Muy Alto
1.35 3.15 4.95 6.75 8.55

.7 Alto

PROBABILIDAD

1.05

2.45

3.85

5.25

6.65

.5 Medio

0.75

1.75

2.75

3.75

4.75

.3 Bajo

0.45

1.05

1.65

2.25

2.85

.1 Muy Bajo

0.15

0.35

0.55

0.75

0.95

1.5 Muy Bajo

3.5 Bajo

5.5 Medio IMPACTO

7.5 Alto

9.5 Muy Alto

BAJO: MODERADO:

Calificacin de riesgos 1. 1 o menos Calificacin de riesgos mayor que 1.1 pero menor o igual a 3.0

ALTO:

Calificacin de riesgos mayor que 3.0

Proceso: Compras y Adquisiciones

SOW

COMPRAS

Director del Proyecto

RFI RFQ

RFP
IFB

EDT Actividades RACI

PROVEEDOR

Statement of Work (SOW) Request for proposal (RFP)

Request for quotation (RFQ) Request for Information (RFI)

Invitation to bid (IFB)

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIN

PROCESO: Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto Introduccin:

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto es: El proceso de ejecutar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto definidos en el enunciado del alcance del proyecto (Gua del PMBOK 2004,
Glosario)

Herramientas y Tcnicas: La Metodologa de direccin de proyectos. Los Sistemas de Informacin de la Gestin de Proyectos (PMIS)

Salidas: Los Productos entregables resultado de ejecutar las actividades. Un conjunto de Cambios solicitados Acciones correctivas y preventivas implementadas Informacin sobre el rendimiento del trabajo

Otros Procesos en la Ejecucin del Proyecto Aseguramiento de la Calidad Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto

Distribucin de la Informacin Gestionar Expectativa de los Involucrados

Realizar las Compras

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Proceso: Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Planear
En la Planeacin se: Definen Objetivos Definen Tiempos, Costos, Recursos, Calidad (TRCQ), Y finalmente se crea una Lnea Base.

Hacer
En la Ejecucin se: Hace lo propio del Proyecto y un producto o resultado es obtenido.

Verificar
En el Control se: Revisa el TRCQ para las actividades - Terminadas - En progreso - No iniciadas Revisan los Cambios Revisan los Problemas

En la Planeacin, Ejecucin y Control se: Ajustan Procesos Reasignan Recursos Motiva o Castiga Estandarizan las buenas practicas

Analiza la informacin Toman las decisiones

Actuar

Control Integrado de Cambios

Rechazados

Solicitudes de cambio

Aprobados

Nueva lnea Base

Acciones correctivas y preventivas recomendadas

Gestionar

-Controlar y actualizar requisitos (alcance, tiempo, costo, calidad). -Documentar el impacto de los cambios. -Validar los cambios implementados. -Analizar riesgos.

Proceso: Control del Cronograma Ejemplo

Seguimiento de tareas comparado con la Lnea de base

PROCESO: Control de Costos

Proceso: Informar el Rendimiento INTRODUCCIN:

Informar el Rendimiento es: El proceso de recolectar y distribuir informacin sobre el rendimiento. Esto incluye informes de situacin, medicin del avance y previsiones (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

CMO VAS?
Informes de Situacin: Avance o logros a la fecha Informes de Rendimiento Pronsticos: Terminacin Cambios: Autorizados y rechazados Desviaciones: Conforme al plan y los cambios autorizados Medidas correctivas

Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Esta tcnica compara:

Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP o BCWS en ingles) Valor Planificado (Plan Value - PV) en la literatura moderna

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR o BCWP en ingles) Valor Ganado (Earned Value EV) en la literatura moderna
Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR o ACWP en ingles) Costo Real (Actual Cost AC) en la literatura moderna

Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Anlisis de Medicin del Rendimiento:

Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Anlisis de Medicin del Rendimiento:
Variacin del Cronograma (Schedule Variance SV = EV - PV) Un SV positivo indica un adelanto en el proyecto Un SV negativo indica un atraso en el proyecto Variacin de Costos (Cost Variance CV = EV - AC) Un CV positivo indica el valor del ahorro en los costos del proyecto Un CV negativo indica el valor del sobre costo en el proyecto La variacin en el costo de todo el proyecto es igual al Presupuesto Total Asignado (Budget at Complete BAC) y la cantidad realmente gastada.

ndice de Desempeo del Cronograma (Schedule Performance Index SPI = EV / PV) Un SPI por encima de 1 indica el porcentaje de adelanto en el proyecto Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de atraso en el proyecto
ndice de Desempeo de los Costos (Cost Performance Index CPI = EV / AC) Un CPI por encima de 1 indica el porcentaje de ahorro en el proyecto Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de malgasto en el proyecto

Tcnica: Earned Value Management (EVM)

La siguiente grfica (Curva S) muestra cada uno de los indicadores que hemos venido explicando.

Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Proyecciones:
Estimacin hasta la conclusin (ETC Estimate To Complete en ingls) Estimacin a la conclusin (EAC Estimate At Complete en ingls) Variacin a la conclusin (VAC = BAC - EAC Variance At Complete en ingls)

Existen tres escenarios posibles para encontrar el valor del EAC:

1. EAC = AC + ETC
Cuando las hiptesis fueron erradas o las condiciones han cambiado, lo que significa que se debe calcular de nuevo el ETC a partir del punto de avance que se tenga del proyecto.

2. EAC = AC + (BAC EV)

(AC + Presupuesto Restante) Cuando las variaciones actuales se consideran atpicas, es decir, se considera que el ritmo del equipo seguir segn lo planeado inicialmente.

3. EAC = AC + (BAC EV) / CPI

El Presupuesto restante es modificado por un factor de eficiencia que lo determina el CPI (Un CPI valido para este escenario es cuando el proyecto tiene un avance real de por lo menos un 20%).

Otros Procesos
Verificacin del Alcance Control del Alcance Control del Cronograma Control de los Costos Realizar Control de la Calidad Informar el Rendimiento Seguimiento y Control de Riesgos
Administrar el Contrato

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Proceso: Cierre del Contrato

INTRODUCCIN: El Cierre del Contrato es: El proceso de completar y aprobar el contrato, incluida la resolucin de cualquier tema pendiente y el cierre de cada contrato (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

Proceso: Cerrar Proyecto

INTRODUCCIN: Cerrar el Proyecto es: El proceso de finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos del proyecto para cerrar formalmente el proyecto o una fase de l (Gua del PMBOK 2004, Glosario)
SALIDAS: Documentacin de aceptacin formal Archivos del proyecto Documentos de cierre del proyecto

Tendencias

Tendencias
Estndares y Metodologas Modelos de Madurez en la GP (PMMM) Project Management Office (PMO) Tecnologas Informticas Relacionadas
MS Project Server MS Portfolio Server

Certificaciones PMI PMP Cdigo de Conducta

Para pensar
Estamos preparados para adaptar estas T. I.? Tenemos claros nuestros procesos de GP? Estn los objetivos organizacionales claros? Tenemos sistemas de priorizacin y seleccin de proyectos?

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Bibliografa Utilizada
Sistemas Expertos Ltda. MS-Project 2002, 2003, 2007. Gua de Clase. 2002 - 2009 PMI Practice Standard for Work Breakdown Structures. Newton Square, Pennsylvania USA. Crawford, J. Kent, The Strategic Project Office. A guide to Improving Organizational Performance. PM Practices Book series. Kerzner, Harold. PROJECT MANAGEMENT a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 8 Edition. Chamoun, Yamal. Administracin Profesional de Proyectos La Gua. Mc Graw Hill.

SITES ASOCIADOS A LA GP

Comunidad de SE: www.sistemas-expertos.com PMI: www.pmi.org PMI Colombia: www.pmicolombia.org

Project: www.microsoft.com/project Curso online de Marco lgico: http://www.iadb.org/int/rtc/ecourses/esp/

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