(Como preparar uma RFP com qualidade profissional)

(Coleta de Informaes)
( extremamente recomendvel que voc leia as sugestes abaixo para escrever uma boa RFP) 1. (Pode parecer bvio, mas no escreva a sua RFP mo e se identifique formalmente usando o seu logotipo ou algo que o valha. Use a parte de modelos e amostras para obter o RFP Toolkit 2007. Na realidade, usar um modelo de RFP vai economizar o seu tempo). 2. (Identifique quais as sees comuns que voc deve colocar na sua RFP respondendo s seguintes perguntas (Por qu ? Quem ?, O qu ? Como ? e Quando ?, conforme identificado abaixo) : a. (Por qu ?) (Por qu a sua empresa precisa contratar uma nova soluo ?) (A resposta desta pergunta permite a criao da seo Declarao do Propsito da RFP) b. (Quem ?) (Descreva sucintamente a sua empresa). (Essa informao se tornar o que se chama de Informaes Gerais) c. (O qu ?) (Qual a natureza do projeto ?) (Quais so as necessidades ?) (O que esperado do projeto ?) (a resposta essas perguntas sero a base para o preenchimento das seguintes sees) :

d.

(Escopo do Trabalho) (Sadas Esperadas e Padres de Desempenho) (Entregas)

(Como ?) (O que o contrato ?) (Que tipo de informao e documentos a sua empresa espera receber dos potenciais fornecedores ?) (Como as propostas apresentadas sero avaliadas e quais so os critrios da escolha ?) (Esta informao sera usada nas seguintes sees) :

e.

(Termo do Contrato) (Forma de Pagamento, Clusulas de Incentivo e Penalidades) (Termos e Condies Contratuais) (Requisitos Para a Preparao da Proposta) Process (Processo de Avaliao e Seleo da(s) Proposta(s) vencedora(s))

(Quando ?) (Quando devem ser submetidos as perguntas para esclarecimento, e a proposta propriamente dita ? (Quando ser(o) informada(S) a(s) proposta(s) vencedora(s) (Qual o prazo total utilizado para a escolha da(s) proposta(s) vencedora(s)

(Quem so as pessoas responsveis pela avaliao das propostas ? E para decidir quem foi escolhido ?) (A resposta a essas perguntas serve de base para o preenchimento das sees de Cronograma do Processo e Informaes de Contatos para Troca(s) de Correspondncia(s) Futura(s) )

(Sees Comuns em uma RFP)

(Respondendo s perguntas acima, foi possvel coletar as informaes que ajudaro no detalhamento das sees comuns da RFP. Segue abaixo um breve descrio de cada uma das sees da RFP) : 1. (Declarao do Propsito da RFP) (Descreve quais so os produtos e servios que a sua empresa est procurando, bem como os objetivos gerais do contrato). 2. (Informaes Gerais) (Apresente um descrio sucinta da sua empresa, fazendo uso de estatstica, informaes gerais sobre os seus clientes. Coloque de forma clara quais so os pontos fortes e os fracos da sua empresa. No esquea de incluir detalhes sobre as pessoas que sero encarredadas de lidar com a correspondncia entre potenciais fornecedores e a sua empresa). 3. (Escopo do Trabalho) (Enumere as tarefas especficas que o(s) futuro(s) contratado(s) tero que realizar, assim como os resultados esperados de cada uma delas. Inclua uma lista detalhada das responsabilidades, de forma especial quando for permitido ao(s) futuro(s) contratado(s) quarterizarem parte do servio) . 4. (Sadas Esperadas e Padres de Desempenho) (Especifique os resultados esperados, padres mnimos de desempenho por parte do(s) futuro(s) contratado(s) e os mtodos de monitoramento do desempenho e os processos para implementao das aes corretivas). 5. (Entregas) (Fornea uma lista contendo todos os produtos, relatrios e planos que devero ser entregues sua empresa e proponha um cronograma das entregas). 6. (Termo do Contrato) (Especifique a durao, datas de incio e trmino do contrato bem como as opes de renovao do mesmo) . 7. (Forma de Pagamento, Clusulas de Incentivo e Penalidades) (Especifique todas as condies de pagamento pelo desempenho considerado adequado. Evidencie as bases para os incentivos por desempenho acima do esperado e as penalidades pelo desempenho considerado insatisfatrio). 8. (Termos e Condies Contratuais) (Anexe os formulrios-padro de contrato e as garantias. Voc pode incluir tambm requisitos que sejam especficos deste contrato) .

9.

(Requisitos Para a Preparao da Proposta) (Uma estrutura consistente de contedo, informao e tipos de documento facilita bastante o trabalho do time de avaliao das propostas. Sendo assim, voc deve requerer uma estrutura especfica da proposta bem como a lista de todos os docuemntos que sua empresa espera receber) .

10.

(Processo de Avaliao e Seleo da(s) Proposta(s) vencedora(s)) (Explique os procedimentos e critrios de avaliao das propostas e a escolha da(s) proposta(s) vencedora(s)) .

11.

(Cronograma do Processo) (Apresente de forma clara e concise a linha de tempo utilizada no processo de avaliao, tais como as datas para submisso da carta de inteno, envio de perguntas, participao nas reunies pr-proposta, envio das propostas, etc.).

12.

(Informaes de Contatos para Troca(s) de Correspondncia(s) Futura(s)) (Inclua uma lista completa das pessoas a serem contactadas para obter maiores esclarecimentos da RFP ou quaisquer outras dvidas. Garanta que contenha o nome, cargo, responsabilidades e as diversas formas de contact-las).