AdaptaPro, ERP Versin 4.

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Planifique hoy el xito y futuro de su Organizacin

Porque la Empresa Necesita un Sistema ERP?

Principalmente toda empresa que desee ser exitosa necesita cumplir puntualmente con todos sus compromisos para lograr ser altamente competitiva en el mercado. Por diversos motivos y en algunas ocasiones los objetivos trazados no se cristalizan porque dependen en parte del factor humano que realiza las labores y suceden las siguientes situaciones: 1. Omisin o atraso con las obligaciones fiscales y oficiales. Forma 11, 12, 13, 14, 28 y 30. ARC, Retenciones de ISLR, Retenciones de IVA, Informes del Ministerio del Trabajo, planillas del seguro social, inscripcin de trabajadores en la LHP, reposos, pago del INCES, impuestos municipales, Etc. Pagos atrasados con los deberes formales. Pagos impuntuales con servicios bsico: Alquiler, Telfonos, electricidad, Hospedaje de pginas Web, dominios en la Web, etc. Omisin o postergacin en la renovacin de plizas de vehculos, trabajadores y sus familiares, contratos de servicios, contratos de mantenimiento, entre otros Incumplimiento en la entrega de productos causados por la falta de abastecimiento oportuno u olvido por parte del usuario. Incumplimiento con las visitas o despachos de mercancas previamente comprometidas con un pedido aprobado. Atraso con los clculos y pagos de comisiones para los vendedores.

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Estas incomodas situaciones: Incumplimiento, Atrasos, Olvidos y Omisiones . Generan: Sanciones, cierres, dedicacin de tiempo, distraccin del objetivo; donde finalmente son afectados los clientes y las finanzas de la empresa. La solvencia es vital para que la empresa sea exitosa. Las causas de estas desfavorables situaciones se deben a: 1. Discrecionalidad por parte del trabajador o usuario responsable que decide cuando y como realiza una labor. 2. Memorizacin, el trabajador puede confiarse en que podr recordarlo todo, aunque no anote en un papel o en archivo, puede olvidar en donde lo registr. 3. Desconocimiento, el usuario desconoce las normas y/o reglamentos que debe aplicar. Muchas veces se realizan registros y/o pagos de servicios que estn sujetos a retencin. 4. Disposicin: Los trabajadores por cualquier motivo pueden ausentarse de la empresa en forma parcial o definitiva (Vacaciones, Reposos, Permisos, Renuncia, despido, entre otros).
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Solucin:
1. Clasificar las diversas reas de la empresa: Finanzas, Recursos humanos, CRM (Clientes) y Abastecimiento (Proveedores). La empresa es un todo. Todos los componentes estn comunicados entre si y se basan en la planificacin especifica para cada uno y todas, tambin pueden ser monitoreadas por la gerencia. Definir un plan de trabajo operativo y financiero, de estilo ruta de recorrido, pas a paso, donde se hace indispensable monitorear cada punto de avance con respecto a los tiempos de respuesta. Contar con herramientas que permitan revisar y alertar sobre las obligaciones o tareas que se deben realizar. As se podr conocer: Lo que falta por hacer y lo que no se hizo en su respectivo momento.

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Este esquema de trabajo es totalmente Proactivo y contribuye significativamente a:

1. 2. 3. Cumplir cabalmente cada objetivo. Satisfaccin con todos los relacionados de la empresa: Trabajadores, Clientes, Proveedores y Onanismos oficiales. Desde el punto de vista personal, para los Gerentes le brinda una mayor tranquilidad en lograr controlar eficientemente todas las actividades delegadas en el personal subalterno y lograr tomar decisiones en cada situacin a su debido tiempo. Mayor dedicacin de tiempo y recursos hacia la actividad econmica de la empresa, debido a que el tiempo y recursos que se invierten en resolver las situaciones nocivas para la empresa, ahora se invierten en satisfacer a sus clientes y optimizar perfeccionando todos sus procesos para lograr ser altamente competitivo en el mercado.

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La Herramienta:
AdaptaPro ERP, es un sistema diseado especialmente para planificar todos los compromisos de la empresa y por esta razn cumple con las siguientes exigencias: 1. Utilizar Bases de datos relacionales, y una sola base de datos para: Finanzas, Recursos humanos, CRM (Clientes) y Abastecimiento (Proveedores). 2. No deben existir procesos de Integracin entre las bases de datos. Debido a que una solucin ERP genera respuestas en lnea y no puede esperar que los datos se trasladen desde una base de datos hacia la otra.
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3. Arquitectura Abierta, con acceso al cdigo fuente para lograr satisfacer las adaptaciones necesarias para cada empresa. Se facilita la posibilidad de crear o disear tareas especficas para la empresa sin depender del fabricante del sistema. 4. Contiene un conjunto de tareas de planificacin para lograr los mensajes que contribuyen con el cumplimiento oportuno de todas las obligaciones fiscales y formales. 5. Contiene un conjunto de funcionalidades para programar los compromisos con terceros y su respectivo panel de monitoreo.

Qu es un Sistema ERP?
Haciendo referencia a lo antes expuesto, podemos resumir, que es un sistema para planificar todos los compromisos y obligaciones de la empresa e informar al usuario en forma proactiva el estatus de cada componente planificado mediante un panel de avisos que muestra lo: Registrado, lo que se debe realizar y lo que no se ejecut.

Comparacin de un Sistema de Planificacin con los Sistemas Administrativos.

Los sistemas Administrativos estn diseados solo para: Introducir datos, realizar procesos, registrar transacciones y emitir informes. En algunos casos, se complemente con otros sistemas: Nmina, Contabilidad, etc. Cada sistema utiliza una base de datos exclusiva y comparten informacin entre sus aplicaciones mediante los procesos de integracin. Con los sistemas administrativos las decisiones las toma un usuario y la forma de trabajo es altamente discrecional, No se puede saber lo que falta por hacer porque no tienen el elemento de comparacin. En ningn momento deseamos descalificar a los sistemas administrativos de hecho ofrecemos sistemas de gestin empresarial con algunas limitaciones de planificacin ERP. Los Sistemas ERP y SGE (Administrativos), estn orientados a dos tipos de Gerencia, la Proactiva y la Reactiva. Por esta razn en el mercado se ofertan estos dos tipos de soluciones.

Modelo de Base de Datos en un Sistema ERP

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Modelo de Base de Datos en una Suite o Sistemas Administrativos.

Requerimientos:
1. Plataforma: Las tareas del ERP requieren analizar muchos datos, hacer comparaciones, anlisis, mostrar datos, cruzar datos, etc. Siendo esta razn por la que requiere una plataforma slida de alto rendimiento: Servidores, Sistemas Operativos, Bases de datos, entre otros. 2. Licencias AdaptaPro. Software AdaptaPro ERP con Arquitectura Abierta, complementada con licencias de Nmina ms la tecnologa Web mvil.

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3. Proyecto de Implantacin. Planificar cada objetivo de la empresa requiere del apoyo de consultores y asesores capacitados y experimentados que disean proyectos de implantacin bien orientados hacia los objetivos de cada empresa.

Para que tipo de empresa est orientado un ERP?

Durante muchos aos, los sistemas de porte ERP slo estaban disponibles para las medianas o grandes empresas debido a los altos costos de plataformas tecnolgicas, sistemas operativos, bases de datos, licencias ERP importadas, herramientas complementarias y los honorarios del proyecto de implantacin. Ahora, las pequeas, medianas y grandes empresas cuentas con diversas alternativas en el mercado, actualmente las plataformas tecnolgicas, sistemas operativos, bases de datos y tecnologas complementarias se encuentran con diversos costos, incluyendo excelentes herramientas del software libre, etc. Los sistemas ERP son soluciones para las empresas organizadas y pro-activas. Ya no dependen de su tamao ni de una alta inversin financiera. AdaptaPro es una solucin hecha en Venezuela y no depende de divisas, por esta razn est disponible para todo tamao de empresa, el nivel de costo depende en parte de la cantidad de usuarios, aun sigue siendo una solucin accesible.

Importancia de proyecto de Implantacin en un ERP.

Los ERP se implantan mediante un Proyecto con fechas de entrega y orientados a los cuatro componentes de la empresa: Finanzas, Abastecimiento, CRM y Recursos Humanos. Caso contrario sucede con los sistemas administrativos, se instala, configura, se entrena al personal de la empresa y la empresa delega en el personal todas las actividades.

Porque implantar un Proyecto de Implantacin es costoso. ?

1. Principalmente se debe a la gran cantidad de tiempo que requiere planificar cada uno de los recursos y compromisos de la empresa. 2. Los altos Costos del personal que realiza los proyectos de implantacin, son asesores y consultores experimentados, poseen altos perfiles competitivos en el mercado. La empresa del integrador debe garantizarle los mismos o mejores beneficios que le ofrecen las grandes empresas que requieren este personal internamente.

Es necesaria la implantacin total de un ERP, para que la empresa empiece a trabajar. ?

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Preferiblemente es lo deseable, muchas veces el factor no se mide por costos sino por tiempo y disposicin de la herramienta. Las empresas que adquieren un ERP, ocasionalmente instalan un sistema administrativo del mercado local para lograr registrar las transacciones financieras mientras disea e implanta un sistema ERP. Cumplido el tiempo de implantacin migran los datos maestros e histricos y empiezan a trabajar mediante un plan de tareas por usuario. Con AdaptaPro no es necesario utilizar un sistema provisional, siendo posible crear dos proyectos de implantacin, uno para el componente financiero y otro para la planificacin en cada uno de los componentes de la empresa. Sin embargo, AdaptaPro es un ERP venezolano que ya incluye un conjunto de procesos orientados a cumplir con todas las formalidades fiscales, oficiales, abastecimiento y CRM.

Composicin de un ERP
Los sistemas de Porte ERP se componen de Recursos o reas de la empresa que estn vinculadas entre si y que identifican con la misma composicin de la empresa, sin embargo; el componente Financiero, Abastecimiento y Recurso humanos puede estar compuestos por diversas aplicaciones, lo ms importante es que no existan procesos de integracin entre bases de datos, sino que todos las reas de la empresa estn registradas en una sola base de datos. 1. Abastecimiento: Est compuesto por un conjunto de funcionalidades diseadas especficamente para optimizar y precisar los compromisos con los clientes, si la empresa no esta abastecida en el momento preciso, no ser posible cumplir con los clientes. Por esta razn es importante planificar por producto los mecanismos de anlisis que permitan generar avisos de reposicin u ordenes de compra automticas, bien sea el caso. 2. Finanzas: Se compone de todas las funcionalidades vinculadas con dinero: Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorera, contabilidad, impuestos, deberes formales, entre otros. 3. Recursos Humanos: Establece todo lo relacionado con los trabajadores, desde el ingreso, pagos, prstamos, pasivos laborales, hasta que el egreso del trabajador. El ERP tambin toma en cuenta las actividades del trabajador con los componentes del ERP: Abastecimiento, Finanzas y CRM. 4. CRM: Gestiona todas las actividades vinculadas con los clientes, desde el momento que se ingresa en la tabla de trabajadores, hasta que se realiza la venta, luego se reinicia el ciclo de postventa hasta lograr otra nueva venta. En los sistemas administrativos, la nica relacin con los clientes es financiera, documentos, ventas y cobro. En un CRM se incluyen la gestin de actividades y las financieras conjuntamente.

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