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Picadeiros de resultados reais

Se aplicado corretamente, o treinamento multimdia baseado em computador pode fazer grande diferena. Por Rex J. Allen

T
Sinopse

rabalhamos hoje em um mundo interessante, cheio de caprichos e desafios. Na edio de 1995 de The Leadership Challenge, sucesso editorial em todo o mundo por anos, Kouzes e Posner destacam alguns paradoxos comuns. Os autores afirmam que estamos todos conectados, pelo menos eletronicamente, a uma nova aldeia global apesar de o mundo estar mais fragmentado e diversificado do que nunca. Eles enfatizam a realidade de que o conhecimento a nova moeda, embora haja uma busca por significado na informao. Tambm escrevem sobre uma transferncia de poder para as pessoas promovida pela tecnologia, combinada com um novo contrato social medida que grandes grupos desabam verticalmente, as equipes assumem o controle e as pessoas permanecem fiis a um ideal, no a uma empresa.

A lona imensa resistiu, mas enfim se ergueu, encorajada pelos aplausos dos curiosos. O povo ento se ps em fila para assistir s maravilhas que se desenrolariam ali dentro. Essa imagem do circo de dcadas atrs ntida para mim ainda hoje, com espetculos extraordinrios em trs picadeiros que arrebatavam os mais jovens e deram origem a meu desejo pelo impossvel. Segundo o autor do texto acima, e tambm deste artigo, Rex J. Allen, os grandes circos de hoje so feitos de concreto e vidro, onde o aprendizado multimdia baseado em computador surge e se desenvolve. Ele deu-se como tarefa vasculhar a histria do espetculo circense atual, em torno dos computadores, para oferecer resultados reais para pessoas reais. Ele buscou responder a estas perguntas: o treinamento multimdia funciona? Quando, onde e com que eficcia? O texto comea por delinear um contexto para
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essa discusso as questes e desafios com que as empresas e instituies hoje deparam. A seguir, discorre sobre alguns princpios bsicos e lugares-comuns que muitas vezes so subestimados nas discusses sobre treinamento e seus resultados as linhas mestras para o planejamento, desenvolvimento e apresentao do treinamento multimdia que fazem diferena no lucro. Por fim, explora o que ele chama de picadeiros de resultados gerados por uma srie de participantes educadores, instrutores, executivos, implantadores e pesquisadores. So trs os picadeiros descritos a seguir.
Rex J. Allen co-fundador da Allen Communication, diviso da
Mentergy, firma de consultoria que trabalha com treinamento e desenvolvimento de recursos humanos e, no Brasil, representada com exclusividade pela Dextron Management Consulting. Entre os clientes de Allen esto empresas com IBM, Ford, AT&T, Fiat, Xerox e 3M.

DOSSI No podemos discutir francamente o retorno sem admitir que a qualidade do investimento pelo menos to importante quanto a quantidade do investimento
Alm desses desafios, as empresas norte-americanas parecem constrangidas pela necessidade percebida ou real de criar resultados de curto prazo, no importam quais. A presso por crescimento ms a ms rdua, acompanhada por tempo mais curto de ciclo de produto, mudanas rpidas de tecnologia e longas horas de esforo. Todas essas questes, cuja chegada antevi mais de 15 anos atrs, afetam o treinamento. Previ ento que o treinamento e a instruo nas empresas enfrentariam tremendos desafios na dcadas de 90 e no incio do sculo XXI no setor educacional, nos governos e nas foras armadas devido a: a) custos altos de energia, b) relativa ineficincia dos instrutores, devido sobrecarga dos alunos e s mudanas das tendncias sociais, c) custos altos de treinamento em locais mltiplos, d) habilidades de aprendizado e expectativas divergentes entre os alunos, e) custo crescente dos intervalos de descanso requeridos pelos mtodos tradicionais de treinamento, f) crescente rotatividade e mobilidade trabalhador/estudante, g) incapacidade dos mtodos de treinamento tradicionais de apresentar instrues de forma coerente para um grupo de estudantes, h) sobrecarga de informaes gerais, i) intimidao trazida pela alta tecnologia, e j) falta generalizada de fidelidade ao treinamento a dificuldade de fazer com que o profissional treinado utilize o que adquiriu no local de trabalho. Passado todo esse tempo, os problemas parecem apenas ter piorado e a minha previso vem se confirmando, o que comprovado pela declaraes de alguns executivos de nossas empresas-clientes nos ltimos meses: Precisamos de treinamento que no seja um mal necessrio, mas uma alavanca que possamos acionar para fazer a empresa funcionar melhor, cortar custos e melhorar o ROI (retorno sobre o investimento, na sigla em ingls). Estamos enfrentando grande presso por menos tempo em sala de aula e menos tempo total de treinamento. Estamos avaliando os custos de oportunidade mais do que nunca, pois a ausncia de um funcionrio representa perda de faturamento, alm das despesas com viagens. Precisamos acelerar e melhorar a adaptao do pessoal novo ou que est mudando de funo a mudana um modo de vida, mas ela acaba com a produtividade e a qualidade. Todo mundo aqui tem um leque mais amplo de responsabilidades e mais coisas para aprender com ciclos mais curtos e mudanas mais constantes. Temos de treinar de forma coerente, justa e rpida um grupo cada vez mais diversificado geogrfica, tnica e educacionalmente. Estamos afundando num mar de novas tecnologias e ainda assim temos de fazer mais e melhor.Diante desse cenrio frentico, o treinamento precisa mudar. Embora o treinamento tradicional em sala de aula no v desaparecer, assim esperamos, esse mtodo por si s no pode prover solues adequadas para os problemas apontados. Muitos hoje esto aderindo ao que percebem como uma nova onda que, na verdade, existe com sucesso h quase 20 anos. Proclamam entusiasticamente que o treinamento multimdia , de repente, a panacia um aprendizado verdadeiramente adaptvel, individualizado, rico, sensvel e poderoso, conectado a cada casa e escritrio, ao custo certo, na hora certa, para a pessoa certa, tudo certo! Para outros, porm, um pesadelo orwelliano diante do temor persistente contra a mquina e suas consequncias. Nenhum desses extremos vlido, claro. Devido ao ambiente de hoje, no entanto, o treinamento multimdia deve ser pelo menos cogitado. Vamos explorar como, quando e onde o treinamento multimdia poder trabalhar para voc e com que eficcia.

Avaliao de resultados
Com excessiva frequncia, os artigos sobre o ROI de novas formas de treinamento se emaranham em tabelas e grficos e ignoram as questes relacionadas qualidade. s vezes fazemos a suposio errnea de que treinamento multimdia treinamento multimdia, assim como uma rosa uma rosa e que obtemos resultados lquidos e certos a partir dele. imperativo entender que quase todos os dados acerca de resultados de treinamento multimdia e existe uma montanha deles vm de projetos e programas relativamente bons de treinamento multimdia. Seria bvio demais enfatizar que se optarmos por um treinamento multimdia medocre talvez no alcancemos resultados to bons?
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A questo que no podemos discutir francamente o ROI sem admitir que a qualidade do investimento pelo menos to importante quanto a quantidade do investimento. Assim, embora este artigo gaste espao com quadros mais adiante, aqui esto alguns projetos de princpios fundamentais para um bom projeto instrutivo que faz toda a diferena quando for necessrio medir os resultados. Selecionei apenas seis da dzia de princpios que treinamento julguei serem de vital importncia. 1. O bom treinamento multimdia erguido sobre um plano de negcios realista e basemultimdia so ado na necessidade. Alm de ter uma criao rdua e cara, o bom treinamento multimdia consome bastante tempo, a menos que seja cuidadosamente direcionado a suprir necessideflagrados a dades organizacionais reais e a criar resultados reais de negcios. A tecnologia uma coisa divertida e da hora, mas isso no basta para sermos empreendedores. Parece outra vez partir de um bvio demais, mas minha experincia sugere que s vezes os projetos de treinamento multimdia so deflagrados a partir de um capricho tecnolgico ou de uma crise, sem uma base capricho slida de negcios. Apenas os programas multimdia integrados a um plano slido de negcios conseguem resultados reais. tecnolgico ou 2. O bom treinamento multimdia deve estar centrado no pblico. Digamos que voc esteja caminhando pelos corredores da escola secundria de seu bairro, procurando prode uma crise, fessores. Voc pode distingui-los dos estudantes por serem mais velhos, menos coloridos e no portarem armas. Brincadeirinha. Voc encontra um, pergunta o que ele ensina e ele sem base slida responde: Biologia Avanada. Ou voc est na lanchonete de sua empresa e escuta um grupo de instrutores. Voc pergunta: O que vocs ensinam?. Eles respondem: Tcnicas nos negcios de venda ou Aplicativos de software. Voc fica desanimado, certo? Pois o que voc quer ouvir, na verdade, Eu ensino crianas ou Eu ensino gente. mais comum ensinarmos matrias, contedo, o que necessrio, mas no suficiente. Precisamos ensinar algo para algum. Se para mudar mesmo, algum tem de aprender alguma coisa. O treinamento multimdia deve ser totalmente voltado para o pblico. O conhecimento aprofundado que se tem dos alunos ajuda a determinar estratgias educacionais, tratamento criativo, navegao, ambiente e clima, tticas de implementao, enfim, tudo. surpreendente o que pode acontecer quando se tem um perfil exato do pblico. Ensinar gente d resultado. 3. O treinamento multimdia deve ser usado para o que ele serve melhor. O treinamento multimdia no prepara o caf da manh. No a melhor resposta para todos os problemas educativos. No , por exemplo, soluo para instrues que envolvam atividades como segurar e usar equipamentos. O computador no bom para observar habilidades interpessoais (isto , comportamento no-verbal) e ento fornecer um feedback especfico e corretivo. No entanto, o treinamento multimdia bastante eficiente na preparao para o uso com segurana de equipamentos, demonstrando funes, riscos ou processos que as pessoas precisam saber antes de tocar o equipamento. Essa abordagem se provou eficaz por refinar habilidades interpessoais ao ensinar passos bsicos e processos para lembrar, modelando boas (e ms) habilidades de comunicao, e por permitir que os alunos registrem e ouam sua QUADRO 1 prpria voz numa simulao. Alm disso, o treinamento mulFatores que devem ser avaliados ao calcular o ROI potencial de um treinamento multimdia timdia bom para o ensino de informao bsica nomes, datas, Fatores de posio Fatores de reduo de Fatores de melhoria fatos, partes de um todo, informacompetitiva: mudana, custos: tempo, custos de de desempenho: reteno, o de produto, processos, regras oportunidade, despesas transferncia de aprendizado diversidade, transferncia e regulamentaes. eficaz para de poder Picadeiro 1 Picadeiro 2 testes e certificaes, em simulaPicadeiro 3 es de todos os tipos e para proCompensao: Compensao: ver prtica. Tambm para ser elacustos imediatos de implementao e necessidade Compensao: borado para ensinar habilidades custos de manuteno desenvolvimento de mudana de raciocnio e para modelar e e atualizao e de hardware modificar atitudes.

s vezes os

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DOSSI O treinamento multimdia bom para passar informao bsica, para testes e certificaes e para fornecer a prtica. Tambm serve para modelar atitudes
4. O bom treinamento multimdia deve empregar estratgias educacionais poderosas e focadas. A pergunta que no cansamos de fazer : Qual a melhor atividade ou mtodo (estratgias educacionais) que podemos usar para fazer este contedo penetrar nas mentes e coraes deste pblico de tal forma que ele o use para melhorar seu desempenho?. Os bons cursos usam boas estratgias com base no conhecimento aprofundado de como o ser humano aprende melhor, na compreenso de cada pblico especfico e na experincia suficiente para manipular os meios. Parece bvio, mas esse planejamento estratgico subestimado mais vezes do que deveria. Muitos pulam dos objetivos para a redao do texto e o preo pago fica alto demais. 5. O bom treinamento multimdia usa interfaces simples e convidativas e esquemas de navegao. Vrias pessoas j experimentaram designs estimulantes de multimdia, como games e CD-ROMs. Essas experincias se transformam em expectativa em relao ao treinamento multimdia, embora a diferena de oramento entre esses projetos seja abismal. Assim, devem ser usadas enorme criatividade e habilidade para criar uma interface de aprendizado para cada programa de treinamento, tanto grfica como conceitual, que seja convidativa e intuitiva. A navegao pelo programa deve ser fcil e o progresso do estudante, monitorado visualmente. Talvez seja til acrescentar uma funo favoritos e ajuda contextual, dependendo do contedo, objetivos e pblico. A aparncia e clima do curso, incluindo ritmo, msica, texturas, cores, cones, temas criativos etc., deve estar de acordo com o pblico e facilitar o aprendizado. 6. O bom programa de treinamento multimdia implementado de forma habilidosa e cuidadosa. Os planos de implementao incluem estes e outros passos essenciais: Conquistar desde o incio todos os envolvidos. Estabelecer medidas dos fatores de desempenho que voc espera mudar com o treinamento. Prover especificao oportuna, instalao e manuteno do sistema de hardware, de redes, de conexes de Internet e outros itens necessrios. Criar atividades motivadoras de mudana gerencial, como feito com qualquer bom programa de comunicao interna. Planejar a manuteno e atualizao do material do curso, incluindo capacidades do pessoal interno, processos de aprimoramento contnuo que incluam feedback, encorajamento para inovao etc. Calcular e comunicar descobertas sobre retorno sobre o investimento.

Resultados potenciais
A necessidade de avaliar os resultados de um programa de treinamento no nova. Em 1959, Donald L. Kirkpatrick dividiu os resultados do treinamento em quatro categorias ou nveis hoje clssicos:

QUADRO 2 Gastos com criao de programa multimdia

Despesas Pagamento dos alunos (US$ 20/hora) Custo de oportunidade (US$ 400/dia) Custos de viagem (50% de pessoas viajando) Pagamento de instrutores (veja suposies acima) Viagens de instrutores (veja suposies acima) Custos de desenvolvimento (treinamento personalizado) Sistemas (primeiro ano de amortizao) Total

Treinamento convencional US$ 400 mil US$ 1 milho US$ 250 mil US$ 47,5 mil US$ 20 mil US$ 160 mil US$ 1.877.500
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Treinamento multimdia US$ 240 mil US$ 600 mil US$ 11,4 mil US$ 600 mil US$ 35 mil US$ 1.486.400

DOSSI Em uma grande montadora dos EUA, quando um vendedor mdio perde um dia de trabalho com treinamento, o custo de oportunidade de US$ 8 mil
Nvel 1: Receptividade. Os estudantes gostaram do treinamento? Nvel 2: Conhecimento. Os estudantes se lembram o bastante do que aprenderam para passar num teste? Nvel 3: Mudana de comportamento/habilidades. Os estudantes so capazes de demonstrar que podem de fato desempenhar o que aprenderam? O comportamento deles mudou no trabalho? Nvel 4: Resultados nos negcios. Existe alguma prova de que a mudana provocada pelo treinamento nos estudantes (atitudes, conhecimento, habilidades) afetou positivamente os indicadores de lucro da empresa? Este artigo enfoca basicamente resultados de negcios trazidos pelo treinamento. A questo quanto ao tempo se podemos ou no associar tais resultados diretamente aos programas de treinamento. Parece que sempre h variveis interventoras na equao; isto , a possibilidade de que outros fatores como recompensas, mudanas de mercado ou publicidade tenham gerado os resultados. Porm, de acordo com alguns argumentos convincentes, o nus da prova, ou pelo menos da evidncia, no to difcil de estabelecer como alguns possam achar.

Crculos ou picadeiros de resultados

Ao longo dos anos, classifiquei em trs categorias os resultados potenciais disponveis por meio de implementao de treinamento multimdia. Uma vez que essas categorias so geralmente definidas como trs crculos interconectados, elas continuam a evocar imagens circenses. A movimentao da esquerda para a direita sobre esses crculos resulta numa relao inversa: (a) a magnitude dos impactos potenciais e positivos do bom treinamento multimdia aumenta, enquanto (b) a capacidade de demonstrar evidncia direta e slida de resultados do treinamento diminui. Com isso em mente, vamos entrar no picadeiro e avaliar os potenciais (veja Quadro 1).

Picadeiro 1: economia de tempo e dinheiro

Diversos artigos, estudos e anlises j documentaram a economia potencial de tempo e de custos que pode ser alcanada com a implementao de boa instruo multimdia. Darei uma breve descrio desses achados e ento discutirei sua importncia e os custos compensatrios do desenvolvimento inicial de cursos multimdia. Reduo do tempo de treinamento. Talvez os dados mais slidos em relao diferena entre treinamento multimdia e treinamento tradicional quanto a aplicativos, contedo e pblicos sejam que a abordagem multimdia economiza tempo entre 25% e mais de 50%, sendo que a maioria dos relatos descreve uma reduo de 35% a 45% no tempo gasto. Essa economia alcanada com ganhos equivalentes ou melhores de aprendizado no que se refere a reteno (lembrar o que foi aprendido) e a transferncia (o uso do que foi aprendido).

QUADRO 3 Gastos com aquisio de programa pronto

Despesas Pagamento dos alunos (US$ 20/hora) Custo de oportunidade (US$ 400/dia) Custos de viagens (50% de pessoas que viajam) Pagamento de instrutores (veja suposies acima) Viagens de instrutores (veja suposies acima) Custos de desenvolvimento (treinamento personalizado) Sistemas (primeiro ano de amortizao) Total

Treinamento em Sala de Aula US$ 400 mil US$ 1 milho US$ 250 mil US$ 150 mil US$ 1,8 milho

Treinamento multimdia US$ 240 mil US$ 600 mil US$ 11,4 mil US$ 100 mil US$ 35 mil US$ 986,4 mil

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Nenhum estudo registra queda na eficcia do treinamento (reteno e transferncia) em contrapartida diminuio do tempo. Na verdade, quase todos os autores relataram aumentos significativos de aprendizado. Essas descobertas so similares a minha experincia com milhares de horas de treinamento multimdia de computador ministradas a centenas de clientes ao longo de 16 anos. De fato, eu aposto em pelo menos 40% de economia de tempo de treinamento toda vez que preparo uma proposta. A compresso no tempo de treinamento talvez seja o mais bvio fator de impacto no Picadeiro 1 do retorno sobre o investimento. O impacto visvel em pelo menos duas reas principais: reduo de gastos em salrios de instrutores e reduo de custos de oportunidade. Em se tratando de reduo de gastos com salrios, se voc precisa colocar 500 funcionrios para fazer um curso que leva uma semana (ou cinco cursos de um dia cada) e seu custo mdio com salrios de US$ 20 por hora (o que d um salrio mdio de US$ 33 mil ao ano com 25% a mais em encargos como previdncia e outros), o custo com treinamento (sem contar custos de viagem e tempo, custos de oportunidade, custos de criao e aquisio e aplicao do treinamento) fica assim: 500 pessoas x US$ 20/hora x 40 horas = US$ 400 mil Se todas as outras variveis permanecerem iguais, uma reduo de tempo de 40% economiza US$ 160 mil em salrios alocados em treinamento. Diante da maioria dos oramentos para treinamento, essa reduo de gastos bastante significativa, ainda que esses nmeros sejam conservadores. Porm a reduo de gastos com salrios pode ser relativamente pequena quando comparada reduo de custos de oportunidade. Em uma grande montadora, por exemplo, descobri que, quando um vendedor mediano perde um dia de trabalho, o custo de oportunidade de quase US$ 8 mil em faturamento. Se uma concessionria obtm 10% de lucro lquido sobre o faturamento, isso representa US$ 800 por dia em custo lquido para o vendedor afastado do trabalho. Se h cinco vendedores em cem concessionrias que podem reduzir de cinco para trs dias determinado curso de treinamento, a reduo lquida de gastos em custos de oportunidade mensurveis fica assim: 500 pessoas x 2 dias economizados x US$ 800 por dia em custo lquido de oportunidade = US$ 800 mil em reduo de custos Se voc tem 1,5 mil funcionrios nessa situao, a reduo de gastos ser de US$ 2,4 milhes. Nem todos os custos de oportunidade so to significativos, mas todo o tempo fora do trabalho representa algum custo de oportunidade. A reduo no tempo de treinamento diminui esses custos e o dos salrios. Reduo em despesas com viagem e entretenimento. A maioria das empresas norteamericanas j percebeu que despesas com viagem e entretenimento estavam fora de controle. A movimentao de pessoal para reunies, apresentaes e treinamento custa muito dinheiro em empresas globais. Se o treinamento multimdia for implementado corretamente, esses custos podem ser reduzidos em mais de 50%. Usando o mesmo exemplo de 500 funcionrios, digamos que aproximadamente 50% deles tm de viajar at as salas de aula onde est sendo feito o treinamento. A outra metade vive em locais onde o treinamento oferecido e no incorrero em despesa de viagem e entretenimento. Vamos tambm supor que esse tipo de despesa por funcionrio que viaja de US$ 1 mil por semana, que a soma de uma passagem area de US$ 500 mais cinco dias de US$ 100 cada suposio bastante conservadora. A equao fica assim: 250 funcionrios x US$ 1 mil = US$ 250 mil Com sistemas de aprendizado multimdia em cada regio, diviso ou filial, essa despesa pode ser minimizada ou eliminada. Lembramos que nem todo treinamento pode ou deve ser feito em multimdia. Supomos, nesse caso, que seja esse o meio apropriado. Se ele no for prprio para toda a semana de treinamento, ser obtida uma menor reduo de gastos. Reduo no custo de aplicao do treinamento. Alm dos custos associados com os alunos, h despesas significativas com instrutores (e seus gastos com viagem e entretenimento), instalaes, materiais etc. Voc ter de calcular por si mesmo os custos de trabalho
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DOSSI O instrutor realmente bom faz a coisa parecer fcil, simples, suave e graciosa. Por trs disso h um esforo notvel, grande habilidade e sacrifcio
e despesas indiretas em que incorre ao levar os instrutores aos alunos ou vice-versa, as instalaes, equipamentos etc. Vamos supor que as instalaes requeridas para acomodar os 500 funcionrios por sala de aula de treinamento em cinco locaes centrais sejam equivalentes ao espao necessrio para um sistema multimdia em 50 locaes. Na verdade, os custos de salas de aula tradicionais e equipamentos costumam ser mais altos do que os requeridos para multimdia. Supondo que os instrutores recebam um honorrio mdio de US$ 40 mil mais encargos de 25%, eles custaro US$ 950 por semana. Para treinar 500 pessoas em salas de dez alunos cada, so necessrias 50 semanas de treinamento: US$ 950 honorrio/semana x 50 semanas = US$ 47,5 mil Digamos que voc necessite que o treinamento seja concludo em trs meses, ento ser preciso prover atendimento simultneo em cinco locais por dez semanas para conseguir atender a todos. Supondo que apenas dois dos cinco instrutores viajem para exercer suas funes, e que eles voltem para casa apenas uma vez por semana, temos um custo bastante conservador de viagem para instrutores: US$ 1 mil por viagem x 2 pessoas viajando x 10 viagens = US$ 20 mil Com uma abordagem de treinamento multimdia, podemos seguramente supor que dois instrutores/facilitadores poderiam coordenar e gerenciar o treinamento para os 500 funcionrios, que os cinco dias em sala de aula seriam reduzidos para trs de treinamento multimdia e que todas as pessoas poderiam ter o curso multimdia compartilhando 50 sistemas. Todos poderiam ter passado pelo treinamento em seis semanas (o que corta o tempo de treinamento pela metade), ento o tempo/honorrio do instrutor/facilitador : US$ 950 honorrio/semana x 2 instrutores x 6 semanas = US$ 11,4 mil Uma reduo adicional de gastos seria obtida, uma vez que os facilitadores multimdia talvez no precisassem viajar. Custo de criao ou aquisio do treinamento. Minha experincia e vrias anlises demonstram que significativamente mais caro criar equipamento multimdia personalizado do que adquirir sistemas prontos. A seguir, uma comparao que usa mdias e suposies derivadas de minha experincia. O exemplo o de 40 horas de treinamento em sala de aula em contraste com 24 horas de instruo multimdia. Sala de aula (treinamento personalizado): 40 horas de treinamento x US$ 4 mil custo/hora de desenvolvimento = US$ 160 mil Multimdia (treinamento personalizado): 24 horas treinamento x US$ 25 mil custo/hora de desenvolvimento = US$ 600 mil Ou voc pode adquirir treinamento em sala de aula per capita ou ainda treinamento multimdia em pacotes prontos. Acompanhe abaixo como esses custos se apresentam: Custo tpico de curso tradicional: 500 pessoas x US$ 300 por estudante = US$ 150 mil Custo tpico de curso multimdia em pacote pronto: 500 pessoas x US$ 200 por estudante = US$ 100 mil Cada vez mais, acordos de licenciamento esto sendo disponibilizados para cursos multimdia em pacotes prontos que diminuem o preo por estudante. Custos de sistemas multimdia. Alm dos custos para aquisio ou desenvolvimento de treinamento, um sistema multimdia exige hardware e software adequados. Em nosso exemplo, supomos que as 500 pessoas pudessem ter acesso a 50 sistemas espalhados por toda a empresa. Imagine que voc no tenha as mquinas prprias instaladas e que no possa atualizar os sistemas existentes, tendo de comear do zero. Os custos para sistemas atuais de boa qualidade com um contrato adequado de manuteno seriam: 50 sistemas x US$ 2,1 mil = US$ 105 mil Esse tipo de sistema incluiria um processador Pentium de grande desempenho, memria RAM suficiente, disco rgido com espao o bastante, monitor de alta resoluo, drive de CD-ROM, placa de som de 16 bits, caixas de som etc. Geralmente, as empresas amortizam esses custos ao longo de trs anos. Exemplos de clculos de ROI no Picadeiro 1. Agora vamos combinar esses nmeros e examinar retornos potenciais sobre o investimento no Picadeiro 1. De novo, estamos trabalhando com os mesmos 500 alunos, com viagens para a metade deles e mximo de
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trs meses (cinco instrutores, dez locais) tudo comparado a um cenrio equivalente de treinamento multimdia que use suposies bastante conservadoras, incluindo um ndice de custo de oportunidade de US$ 400 por dia, metade do que discutimos anteriormente (veja Quadro 2). Esses nmeros indicam que a abordagem multimdia, dadas minhas suposies conservadoras, economiza aproximadamente 20% no primeiro ano de implementao. No segundo ano e nos seguintes, quando os custos de desenvolvimento no so um fator, a reduo de gastos em treinamento multimdia cresce para quase 50%. Alm disso, o treinamento multimdia pode ser iniciado na metade do tempo, uma vez que j foi desenvolvido. Para o treinamento com pacotes prontos (em oposio a desenvolvimento personalizado), os nmeros indicam uma reduo de 45% nos gastos com treinamento multimdia. Resumo da reduo de gastos no Picadeiro 1: tempo e custo de treinamento multimdia. possvel que nenhuma das suposies dos pargrafos acima se aplique a voc e que outros fatores talvez precisem ser levados em considerao. A seguir, apresentamos alguns exemplos que mostram a variao (sempre positiva) na reduo de tempo e de custos. Nenhum desses exemplos acrescenta frmula os custos de oportunidade. Empresa de Transportes (capacidades tcnica e soft): gastos 35% menores em dois anos Empresa de hardware de computador (tcnico): gastos 61% menores em trs anos Empresa de servios pblicos (aplicativos de software): gastos 50% menores ou mais no primeiro ano Empresa financeira A (processamento): gastos 700% menores em cinco anos Empresa internacional de servios (habilidades bsicas): gastos 36% menores em cinco anos Empresa financeira B (vendas, habilidades de servio ao consumidor): gastos 48% menores em dois anos Minha experincia sugere que se houver mais de 150 funcionrios para serem treinados, o treinamento multimdia personalizado poder ser eficiente quanto a custos. No importa o nmero de funcionrios, o treinamento multimdia em pacotes prontos pode ser imediatamente eficaz em relao aos custos, apesar das despesas relacionadas a sistemas de hardware. Acreditamos, com o uso apropriado do treinamento multimdia, que a reduo de custos associados com essa forma de instruo dever dar a nossos clientes um retorno de pelo menos 30% sobre o investimento no prazo de um a dois anos e que eles devem antecipar de 100% a 150% de retorno entre trs e quatro anos. Afinal, economizar dinheiro com treinamento essencial. Mesmo assim, e isso importante, o retorno sobre o investimento mais significativo no est relacionado reduo de gastos. O que nos leva ao Picadeiro 2.

Picadeiro 2: desempenho aprimorado

Embora a reduo potencial de gastos com treinamento multimdia seja altamente visvel, e muitas vezes represente o argumento mais tangvel e estimulante, h resultados ainda mais significativos. Conforme mencionado, minha experincia com o bom treinamento multimdia que ele no apenas mais rpido (e quase sempre mais barato no perodo de dois a trs anos), mas tambm melhor. As pessoas aprendem melhor, lembram o que aprenderam com maior exatido e por mais tempo (reteno) e so mais capazes de usar o que aprenderam para melhorar seu desempenho (transferncia). Com meus clientes, pude documentar mais de perto os resultados de lucro diferenas reais de desempenho tanto em relao aos alunos como a suas empresas. A seguir, apenas quatro exemplos. Empresa de transportes: o presidente do conselho relatou um aumento no lucro de mais de 35%, equivalentes a milhes de dlares em receitas e reduo de gastos; os alunos demonstraram aumento de 40% em reteno de aprendizado e melhorias de atitude. Empresa financeira: funcionrios e diretores mencionam que houve at 100% de melhoHSM Management 29 novembro-dezembro 2001

DOSSI Cada vez mais, acordos de licenciamento esto sendo disponibilizados para cursos multimdia em pacotes prontos que diminuem o preo por estudante
ria em visitas de venda, mais segurana ao fazer as visitas e quase 50% de metas anuais de vendas alcanadas no trimestre imediatamente aps o treinamento. Organizao militar: aumento na capacidade de diagnosticar e reparar sistemas de aeronaves na primeira vez em mais de 80% dos casos, queda de 5% na reposio de peas sem defeito encontrado (economia de milhes de dlares em peas), capacidade aumentada de mais tcnicos resolverem os problemas mais difceis (o que alivia problemas de pessoal), melhoria do moral e autoconfiana dos tcnicos. Empresa de servios: conforme descrito por um porta-voz da empresa, o real retorno sobre o investimento est no uso de simulaes e cenrios de vida real para ensinar processos de raciocnio ou modelos mentais fcil medir o dinheiro que economizado quando uma alegao fraudulenta no atendida porque um representante novato aprendeu a pensar como um profissional. O nmero de alegaes fraudulentas que passam foi bastante reduzido. O que isso tudo significa para o desempenho do lucro em sua empresa? A seguir, uma pergunta em quatro partes para voc se fazer: Minha empresa tem necessidades e podemos defini-las claramente quanto a desempenho? (Necessidade, aqui, a distncia entre o que est acontecendo e o que voc quer que acontea.) Se h uma necessidade, pode minha soluo afetar os indicadores de desempenho de lucro que eu possa medir? Se uma soluo pode afetar o desempenho, o treinamento poder afetar aquela soluo? O treinamento uma forma difcil de resolver os problemas em geral mais fcil mudar uma coisa do que uma pessoa. Se voc pode tomar uma deciso administrativa, adquirir tecnologia ou reorganizar um processo, talvez tenha uma soluo mais rpida. Porm, se seu pessoal precisa saber mais, usar melhor suas habilidades ou demonstrar melhores atitudes em relao a mudar uma medida de lucro, o treinamento pode fazer diferena. Se o treinamento for uma resposta, o treinamento multimdia adequado para este desafio no que se refere a contedo e a retorno claro sobre o investimento? Se a resposta a essa ltima questo for positiva, ento voc deve seguir adiante com o treinamento multimdia, seja em pacotes prontos ou em desenvolvimento personalizado ou ambos.

Picadeiro 3: posio competitiva aprimorada

Uma das surpresas mais agradveis que tive com meus clientes nos ltimos anos foi a compreenso de que os benefcios com o treinamento multimdia vo alm da reduo de gastos e de melhorias especficas de desempenho. Quando os grupos implementaram agressivamente sistemas de treinamento multimdia por toda a corporao, ou pelo menos regionalmente, obtiveram aumento de vantagens competitivas em seus setores. Isso mais difcil de medir e documentar, mas os argumentos a seguir tm valor de convencimento. As empresas hoje devem mudar mais rpida e eficazmente para manter sua vantagem competitiva. Como o tempo de treinamento pode ser reduzido com um treinamento multimdia agressivo, e a implementao e o aprendizado podem ser melhorados, a mudana pode provocar efeitos em grupos de pessoas com maior velocidade, coerncia e mpeto. Ao lado de uma cultura de mudana, o bom sistema de treinamento multimdia pode aumentar a capacidade de um grupo de se adaptar e mudar efetivamente. As empresas de hoje deparam com crescente diversidade geogrfica, tnica, educativa, etria e de valores da fora de trabalho. O bom treinamento multimdia imparcial quanto a classe, raa ou nvel de educao. justo e coerente. Pode estar disponvel 24 horas por dia para consulta e auto-estudo. Pode ser multilngue e porttil, a fim de chegar s pessoas onde quer que elas estejam. As empresas que so mais horizontais e voltadas para equipes precisam de funcionrios com poder de deciso. Devido a sua disponibilidade e eficcia, o bom treinamento multimdia pode mais rpida e coerentemente prover habilidades aos trabalhadores, conhecimento e atitudes que eles precisam para inovar e tomar boas decises prprias e em equipe.
HSM Management 29 novembro-dezembro 2001

DOSSI
As empresas que hoje so (ou so tidas como) inovadoras tm melhor desempenho em ambientes de maior competitividade. Ao adotar uma soluo de treinamento multimdia, a empresa percebida por funcionrios, revendedores e clientes como inovadora e dedicada. Sei de diversas empresas que hoje desfrutam esses benefcios como resultado de sua implementao agressiva de iniciativas abrangentes de treinamento multimdia. Elas so consideradas como lderes em seus nichos competitivos, desfrutam melhores relacionamentos trabalhistas e esto moldando novas culturas corporativas que enfatizam a mudana e a inovao.

Em resumo
No custa repetir: o treinamento multimdia no prepara nosso caf da manh. Tambm no a soluo para todas as questes. Empregado apropriadamente, porm, pode dar resultados bastante positivos, como tempo e custo menores, aprendizado e desempenho melhores e vantagem competitiva aprimorada. Assim como no circo, o profissional realmente bom faz a coisa parecer fcil, simples, suave e graciosa. Como em qualquer campo de empreendimento, por trs disso h um esforo notvel, grande habilidade e sacrifcio. A mesma coisa vale para o desempenho do treinamento multimdia. Os esforos mais robustos, substanciosos, envolventes, poderosos, graciosos e eficientes so construdos sobre esforo intenso, grande habilidade e anos de sacrifcio. Eles devem ser fundados sobre um slido plano de negcios, focados no pblico e elaborados com maestria. So esses os programas que geram os resultados reais para pessoas reais. Sob a lona do circo multimdia, o treinamento pode muito bem ser a estrela principal. Mentergy Ltd.

HSM Management 29 novembro-dezembro 2001