Repblica Bolivariana de Venezuela Universidad Gran Mariscal de Ayacucho Facultad de Administracin de Empresas

El cdigo de cuentas y contabilidad computarizada

Profesora Franco Miguel Karina Suegart Carlos Suegart Gustavo Salas

Bachiller C.I: 25036181 C.I:25036183 C.I:

Ciudad Bolvar, Octubre del 2012

ndice Introduccin Desarrollo 1. Definicin..3..4 2. Procesamiento de datos4..56 3. Programas de computacin6..7 4. Ventajas.8..9 5. Plan de cuentas.9..10..11..12 6. Cdigo de cuentas..13 7. Estructura..13..14..15 Conclusin Bibliografa

Introduccin

A finales de los aos setenta y comienzos de los ochenta, como consecuencia de la globalizacin de las transacciones comerciales, trajo consigo la necesidad de contar con informacin confiable y refinada para la toma de decisiones, as como la emisin oportuna de informes y reportes financieros para el excelente cumplimiento de los deberes formales de las empresas. La situacin antes mencionada produjo un cambio significativo en la dinmica administrativa de las empresas, por otra parte los entes gubernamentales afinaron y comenzaron a exigir en sus controles en los aspectos laborales y tributarios; situacin que dinamizo positivamente los sistemas administrativos, los cuales se fueron adaptando a ese nuevo escenario. Esto trajo consigo la creacin de programas para lograr una efectiva adaptacin y una rapidez para en la parte administrativa y contable de la empresa. En el siguiente trabajo hablaremos un poco sobre esto, las ventajas que trae el uso de estos programas y sus consecuencias.

Definicion
La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicacin de los procedimientos tecnolgicos de la computacin y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemtica y automatizada, de las operaciones y dems hechos contables que se suceden dentro de la organizacin. (Valeri 2001) A finales de los aos setenta y comienzos de los ochenta los programas administrativos computarizados, como consecuencia de la globalizacin de las transacciones comerciales, trajo consigo la necesidad de contar con informacin confiable y refinada para la toma de decisiones, as como la emisin oportuna de informes y reportes financieros para un buen cumplimiento de los deberes formales de la empresas. La situacin antes mencionada produjo un cambio significativo en la dinmica administrativa de las empresas, por otra parte los entes gubernamentales afinaron y comenzaron a exigir en sus controles en los aspectos laborales y tributarios; situacin que dinamizo positivamente los sistemas administrativos, los cuales se fueron adaptando a ese nuevo escenario. La nueva tecnologa de la informacin se basa en mecanismos complejos que se han descubierto en los ltimos tiempos: la computacin, la microelectrnica y las telecomunicaciones. En cada una de ellas se inventa permanentemente, a un ritmo sorprendente, nuevos materiales, sistemas, herramientas y tcnicas cada vez ms eficientes. Toda esta combinacin de alta tecnologa, nos ofrecen oportunidades que pocos hemos imaginado, oportunidades que han alcanzado a hacerse presentes en muchos campos, tal como de su aplicacin en la educacin y en la Administracin. Ventajas: Velocidad Volumen de produccin reduccin de errores Pases automticos al mayor Obtencin de informacin contable Menores costos Impresin automtica de documentos

Desventajas:

Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable Complicado Proceso de Auditoria Costos Elevados de Software y Hardware Recurso Humano indispensable para el anlisis de la informacin

Procesamiento de Datos
Es la Tcnica que consiste en la recoleccin de los datos primarios de entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener informacin til, que luego sern analizados por el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que estime conveniente. Ciclo de procesamiento de los datos Las etapas para el Procesamiento de Datos son las siguientes: Entrada: Los datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque central para ser procesados. Los datos en este caso, denominados de entrada, son clasificados para hacer que el proceso sea fcil y rpido. Proceso: Durante el proceso se ejecutarn las operaciones necesarias para convertir los datos en informacin significativa. Cuando la informacin est completa se ejecutar la operacin de salida, en la que se prepara un informe que servir como base para tomar decisiones. Salida: En todo el procesamiento de datos se plantea como actividad adicional, la administracin de los resultados de salida, que se puede definir como los procesos necesarios para que la informacin til llegue al usuario. La funcin de control asegura que los datos estn siendo procesados en forma correcta. Mtodos de procesamiento de datos existen Los diferentes mtodos de procesamiento y estn relacionados con el avance tecnolgico. Las alternativas presentadas podrn ser elegidas, dependiendo de la

rapidez con que se necesitan y la inversin en dinero que se requiera para obtenerlas. Los tipos de procesamiento que existen, son los siguientes: Proceso Manual: Este es el proceso ms antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales como realizar clculos mentales, registrar datos con lpiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento. Finalmente los resultados se expresan de manera escrita, creando grandes volmenes de informacin escrita almacenada. Como ejemplo podemos tener la evaluacin acadmica en un colegio, en donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluacin de los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios mediante clculos aritmticos manuales, quedando toda esta informacin almacenada en su registro. Proceso Mecnico Considera el uso de mquinas registradoras y calculadoras, como el baco y las reglas de clculo, reemplazando en cierto grado el proceso de clculo manual. Esto trae como lgica consecuencia el aligeramiento del trabajo en relacin al proceso y la reduccin de errores, pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda la informacin resultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecnico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre s y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo. Proceso Electromecnico En este tipo de proceso, el enlace de informacin entre los diferentes elementos del tratamiento de informacin, de almacenamiento y de comunicacin, sigue realizndose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean mquinas electromecnicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividades que se realizan con las mquinas perforadoras, que mediante el uso de la energa elctrica, activar un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo, permitir perforar suelos a distintas profundidades. Otros ejemplos: cmara de video, cmara fotogrfica, calculadoras, etc. Procesos Electrnicos

En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervencin humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efecta los procesos requeridos automticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increblemente altas, obteniendo informacin confiable. Un ejemplo prctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros. En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la redaccin de documentos y en la recreacin, con el uso de los video juegos, bingos y otros.

Programas de Computacin
Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejndolas hasta producir las informaciones finales. La mayora de las grandes empresas utilizan un sistema de contabilidad debido a que estos sistemas les ofrecen muchas oportunidades para logar sus objetivos de maneras eficaces y confiables; y estos brindan diversos beneficios por el uso de estos sistemas, como rapidez, oportunidad, mayor volumen de produccin, proteccin contra errores, realizan pases automticos al mayor, la preparacin automtica de informes, la impresin automtica de documentos. El Dac Easy Es un sistema computarizado usado por empresas a nivel nacional o internacional. A este programa cada ao le son realizados modificaciones, y le son agregadas nuevas versiones. Cumple con los principio de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). En este sistema computarizado se pueden utilizar para las diferentes empresas existentes de servicios, comerciales y manufacturas. Este programa funciona a travs de las principales tareas que realiza, como son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Crear varias empresas Crear su propio catlogo de cuenta Posibilidad de trabajar con multiuso Tiene dos aos fiscales abiertos Tiene entrada recurrentes Tiene un mdulo de contabilidad general Impresin y visualizacin de reportes Tiene la ventaja de que se puede crear conciliaciones bancarias

9. Crear su propia empresa 10. Se tiene la opcin de elegir un catalog de cuentas o crear uno nuevo 11. Balance inicial 12. Control de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos de la empresa 13. Crea su cuenta interfaces y delimita los aos El Dac Easy est formado por Siete (7) mdulos con los que se pueden trabajar integrados o de manera individual. Estos mdulos son: 1)Contabilidad general 2) Efectivo 3) Cuentas por cobrar 4) Inventario 5) Cuentas por pagar 6) Facturacin 7) Compras

Estos mdulos ofrecen las ventajas de que cuando un usuario aprende a manejar un mdulo aprende a manejar los otros debido a la gran consistencia y similitud que existe en cada uno de ellos

Ventajas
La ventaja principal del computador es su increble velocidad. El tiempo requerido para que un computador mayoric una transaccin o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas millonsimas de segundo. Esta velocidad origina varias ventajas comparativamente con los sistemas de contabilidad manuales, como los siguientes: Se pueden procesar en forma rpida y eficiente grandes cantidades de datos: Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por da. Al procesar volmenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable, incluyendo el registro de transacciones, su traslado a las cuentas del mayor y la preparacin de registros contables, informes y reportes. Se pueden tener actualizados los saldos de las cuentas: La velocidad con la que un computador puede procesar los datos, permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar, los registros de inventarios permanentes y las mayoras de las cuentas del mayor general.

Se pueden generar informaciones adicionales casi sin costo extra: Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas. Ms aun el computador puede adems reordenar esta informacin para mostrar los totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto. Se puede disponer de retroalimentacin instantnea a medida que van teniendo lugar las transacciones: En los sistemas computarizados en lnea de tiempo real (OLRT), el empleado que ejecuta la transaccin puede disponer de un Terminal en comunicacin directa con el computador. Por tanto, el empleado tiene acceso inmediato a la informacin contable til para ejecutar una transaccin corriente. Se puede tener procedimientos adicionales de control interno en un sistema computarizado: La aprobacin de cada venta a crdito, constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades nicas del computador.

Tal procedimiento del control puede no ser prctico en un sistema manual, especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente.

Plan de Cuentas
Es un medio auxiliar del sistema de informacin contable del ente que indica las cuentas que sern utilizadas: En el proceso de registracin de las variaciones patrimoniales que producen los hechos econmicos del ente y en la exposicin, a los fines de mostrar la composicin y magnitud del patrimonio del ente. Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar: Ordenado, es decir que contemple un criterio racional planificado. Completo, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los posibles hechos econmicos a producirse, ya sean stos de naturaleza patrimonial (de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuacin y de Patrimonio Neto), de Resultados (Positivos y Negativos), de Orden (Activas y Pasivas). Claro, que su terminologa sea comprensible para cualquier persona interesada en el funcionamiento del sistema de informacin contable del ente. Flexible, debe prever la posible incorporacin de cuentas en todo momento, en funcin de las necesidades que se sucedan desde su confeccin (inicio de la vida del ente). Es importante, que peridicamente se revise la vigencia de las cuentas,

procediendo a la cancelacin de aquellas que hayan dejado de ser utilizables en la registracin. Factores a considerar en su elaboracin Existen varios aspectos, ntimamente relacionados con las caractersticas propias de cada ente en particular, que se debern tener en cuenta para su confeccin: Naturaleza jurdica: Debemos preguntarnos de qu tipo de ente se trata, si es una empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en qu tipo social encuadra; por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad annima (S.A.), o la sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.), o tambin podra tratarse de una sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C.) o la sociedad en comandita simple (S.C.S.). Objeto social a desarrollar: Habr que distinguir si es una empresa industrial, manufacturera, extractiva, explotacin comercial o ganadera; si es mayorista o minorista, entre otras. Dimensin y ubicacin geogrfica: Es decir si encuadra dentro de una pequea, mediana o gran empresa, si tiene una o ms sucursales, si tiene una estructura simple o con divisin departamental, de esto depender la cantidad y variedad de cuentas utilizadas. Codificacin de un Plan de Cuentas Codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada cuenta por smbolos, ya sean stos, letras, nmeros o ambos combinados. El objetivo de la codificacin es economizar tiempo y trabajo, ya que el smbolo utilizado facilitar la memorizacin de la cuenta, su ordenamiento y su identificacin y localizacin dentro del plan de cuentas. Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber: Sencillez, que permita memorizar y recordar fcilmente los smbolos. Precisin, cada smbolo debe representar un nico significado, evitando ambigedades por semejanza con otros smbolos. Flexibilidad, de manera que posibilite la insercin de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan. Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integracin de los rubros.

Existen varios sistemas de codificacin y ordenamiento de un plan de cuentas. Dentro de los sistemas mnemotcnicos (fciles de recordar), el ms perfeccionado es el numrico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean necesarias e intercalar nuevas Pasos a seguir en la confeccin Tomando como modelo el plan de cuentas de la ctedra, publicado recientemente para el ciclo 2004, el cual se encuadra dentro del sistema numrico decimal, veremos cules son los pasos graduales que hacen a la mecnica de su confeccin. El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de anlisis, que siguiendo la clasificacin de cuentas segn su naturaleza, implica asignar un nmero a las cuentas recompuestas ( elementos ) o de menor grado de anlisis: 1 Activo 2 Pasivo 3 Patrim. Neto 4 Resultados 5 Ctas. De Orden

El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de anlisis, asignando el segundo dgito a las llamadas cuentas compuestas, en funcin a un criterio legal: 1 Activo o Activo Corriente o Activo No Corriente Pasivo o Pasivo Corriente o Pasivo No Corriente El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de anlisis, asignando el tercer dgito a las cuentas colectivas sintticas, que son aquellas Representativas De Los Rubros: 1 Activo o Activo Corriente Caja Y Bancos Inversiones Corrientes Creditos Bienes De Cambio

El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de anlisis, asignando el cuarto dgito a las cuentas simples analticas de primer grado de anlisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podran ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de anlisis se formaliza la apertura analtica que se desee en funcin de los requerimientos de informacin de cada ente en particular:

1 Activo o Activo Corriente Caja Y Bancos Caja Bancos En Moneda Nacional Bancos En Moneda Extranjera Los pasos siguientes determinarn el quinto o ms grado o nivel de anlisis, asignando el quinto o ms dgitos a las cuentas simples analticas de segundo o ms grado de anlisis. En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas analticas de distintos grados de anlisis que cumplen con la funcin de anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confeccin del plan de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al ltimo grado de anlisis considerado: 1 Activo o Activo Corriente Caja Y Bancos Caja o Caja.En Moneda Nacional o Caja.En Moneda Nacional o Fondo Fijo o Caja En Moneda Extranjera Bancos En Moneda Nacional o Banco.Cta/Cte. o Banco.Cta/Cte. o Banco.Caja De Ahorros o Banco.Caja De Ahorros Bancos En Moneda Extranjera o Banco.Cta/Cte. M/Extranjera o Banco.Cta/Cte. M/Extranjera

Cdigo de Cuentas
Es el conjunto de nmeros que identifica un elemento de la ecuacin patrimonial o un hecho econmico. En nuestro plan de cuentas el primer digito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de venta, costos de produccin o cuentas de orden). El segundo digito representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide en varios grupos. Tenemos que en la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace referencia al disponible, el grupo 2 que hace referencia a las inversiones, etc. Los dgitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal, y es el nombre general de un concepto o hecho econmico. Los dgitos 5 y 6, son la subcuenta y especifican ms la cuenta, como por ejemplo la cuenta flota y equipo de transporte es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta autos, camionetas y camperos, para identificar uno de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte. Los dgitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar aun ms en un determinado concepto. Una cuenta con 8 dgitos sera 154005. El primer digito nos dice que se trata de un activo, el segundo que se trata de una propiedad plante y equipo, los dos siguientes dgitos nos dice que se trata de una flota y equipo de transporte, y los dos ltimos dgitos dicen que especficamente se refiere a autos camionetas y camperos. Si an queremos ser ms especficos, le agregamos dos dgitos ms 15400501, ya que es posible que existan diferentes tipos de autos, como por ejemplo un auto de una u otra marca.

Estructura
El cuadro de cuentas puede operar hasta con 13 nmeros en parejas o con otra estructura, la cual debe ser definida antes de iniciar la instalacin de los mismos. Adjunto encontrar la propuesta hecha por nosotros para un cuadro de cuentas bsico, que corresponde a las Versiones 1.00, en un nivel de cuentas de control o de mayor. Las cuentas auxiliares o de detalle quedan para ser definidas por cada empresa de acuerdo con sus necesidades.

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A continuacin definimos la estructura del Cuadro o Catlogo de Cuentas para cualquier tipo de empresa, bajo los siguientes parmetros: Descriptivas, Generales o Cuenta 3 dgitos (100 a Mayor 599) Subcuentas de Control 2 dgitos 00 99 2 dgitos 00 - 99

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3, 4, 5 y Cuentas Auxiliares o de detalle 6

Como se puede observar el catlogo puede operar con los 2 primeros niveles o sea con 5 dgitos, sin embargo puede crecer con 4 niveles ms de 2 dgitos cada uno, utilizado o previsto para cuentas auxiliares o de detalle. El Sistema de Contabilidad ALFA tiene muchas bondades, sin embargo debe atenderse las siguientes definiciones las cuales explicamos seguidamente: 1. Para que las cuentas puedan ser abiertas requieren de un status (N S) , las cuentas con status N no permiten recibir transacciones directas, sino que son cuentas de acumulacin, las cuentas S son las nicas que permiten recibir dbitos y crditos directos. Cuando por causas especiales el usuario requiere modificar una cuenta de status S para que acte como una cuenta de status N y crearle cuentas auxiliares debe abrir primero las cuentas de status S, trasladar mediante asiento los saldos o movimientos y despus de verificar su saldo correcto modificar el status. La cuenta de status S que haya recibido movimientos en un perodo no puede ser eliminada en el perodo fiscal en que haya tenido movimientos. 2. Se pueden abrir dos niveles inferiores despus de las cuentas auxiliares, en parejas, sin embargo deben tomarse en cuenta las precauciones indicadas en el nivel inferior. 3. El trabajar con el primer nivel con tres dgitos tiene la ventaja de hacer el cdigo relativamente corto y permite una mejor administracin del cuadro de contabilidad en las cuentas de control, pudindose controlar la empresa con 2 dgitos ms al nivel de subcuenta solamente, esto para organizaciones pequeas. El primer dgito del primer nivel define las partidas fundamentales de la teora contable bajo los siguientes parmetros:

1 2 3 4 5

ACTIVO TOTAL PASIVO TOTAL PATRIMONIO INGRESOS PRODUCTOS COSTOS Y GASTOS O

Conclusin La creacin de estos programas trajo muchos beneficios para las empresas como es que es ms veloz, ya que por medio de la creacin del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores propias de los contadores. Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el nmero de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual. El contador nada ms deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.

Bibliografa

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