EL PROCESO ADMINISTRATIVO

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
Control
Estndares, Medicin, Comparaciones y acciones correctivas

Planificacin
Misin, objetivos, metas, estrategias y planes

Organizacin
Estructura Asignacin, administracin RRHH

Direccin
Motivacin, comunicacin y Liderazgo
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PLANIFICACIN

-Podra decirme, por favor, qu

AGENDA
REVISIN DE CONCEPTOS PLANIFICACIN PLANIFICACIN ESTRATGICA PLANIFICACIN OPERATIVA ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL
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camino he de seguir desde aqu?

- Eso

depende en buena medida, del lugar a donde quieras ir? Dijo el gato me importa adonde?.- dijo Alicia mucho por

-No

-Entonces

no importa donde- dijo el gato

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Lewis Carroll, Alicia en el pas de las maravillas

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 QU ES LA PLANIFICACIN ? La PLANIFICACIN es la funcin administrativa bsica que Prever Acciones que nos puedan llevar desde un presente hasta un futuro deseable implica: el establecimiento de objetivos el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, No son predicciones del futuro Son decisiones tomadas para que el futuro deseado ocurra
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Decidir hoy

apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.

La administracin sin planeacin no tiene razn de ser: Sin objetivos especficos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organizacin, la direccin y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido prctico.

DEFINICIN Proceso de definir de antemano: Define qu hacer y cmo hacerlo. Define objetivos Identifica resultados claves Define estrategias y planes de apoyo Actividades y Recursos

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En conclusin, PLANIFICACIN es:

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN

Proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.
Reduce el desperdicio Facilita el control PLANIFICACIN Ofrece direccin

Visualiza los cambios

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Hay dos tipos de planificacin: Informal : es cuando el gerente sabe a donde quiere llegar pero no existe nada escrito y el grado en que los objetivos son compartidos con otras personas es nulo. Formal : es cuando el gerente sabe a donde quiere llegar, esta todo plasmado en un documento donde los objetivos son compartidos con otras personas, es de conocimiento de todos en la organizacin.
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Ventajas de la planificacin
1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propsito. 2. Seala la necesidad de cambios futuros. 3. Proporciona una base para el control. 4. Obliga a la visualizacin de un todo. 5. Dirige la atencin hacia los objetivos.
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Desventajas de la planificacin

Tipos de Planes

1.

Est limitada por la poca precisin de la informacin y la incertidumbre de los hechos futuros

Lnea estratgica

Plazo

Especificidad

Frecuencia

Estratgico

Largo plazo

Direccionales

nicos

2. Alto costo 3. Puede ahogar la iniciativa

Operativo Corto plazo Especficos Permanentes

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Planes Estratgicos

Son los planes que establecen los objetivos generales de la organizacin y con los cuales se intenta posicionar a sta en funcin de su ambiente. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organizacin. Se derivan de los planes estratgicos.
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TIPOS DE PLANES
PLANIFICACIN ESTRATGICA Misin Objetivos o metas Estrategias Polticas PLANIFICACIN OPERATIVA Procedimientos Reglas Programas Presupuestos

Planes Operativos

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PLANIFICACIN ESTRATGICA

AGENDA
PLANIFICACIN ESTRATGICA Y SU DESARROLLO
REVISIN DE CONCEPTOS PLANIFICACIN PLANIFICACIN ESTRATGICA PLANIFICACIN OPERATIVA CONTROL ORGANIZACIN DIRECCIN
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Desarrollo de una visin para el futuro de la organizacin

Describe lo que la organizacin debera ser en el futuro

Determina cmo se lograr Que la organizacin alcance ese futuro deseado

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PLANIFICACIN ESTRATGICA

Definicin del Negocio

La planificacin estratgica incluye todas las actividades que conducen al desarrollo de una misin clara, objetivos organizacionales y estrategias apropiadas de la empresa, para lograr los objetivos de toda la empresa.

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Consideraciones estratgicas

Anlisis Externo

Misin

FODA

Objetivos

Polticas

Estrategia

Implantacin estratgica

Control de Gestin

La planeacin cosiste en la toma anticipada de decisiones.

Se trata de decidir qu hacer antes de aplicar la accin necesaria.
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Anlisis Interno.

Metas Diagnstico Estratgico Decisin Estratgica

Programas Control Estratgico

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Implementacin Estrategia
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Definicin del Negocio

DEFINICIN DEL NEGOCIO

FACEA
Ao Origen 1993 Concepcin

EJEMPLO
Necesidades
Educacin. Formacin Continua y Especializacin Insercin Laboral. Informacin para la toma de decisiones. I&D

A quin se est satisfaciendo?

Definicin del negocio Cmo se estn satisfaciendo las necesidades del cliente?

Qu se est satisfaciendo?

Ciudad

Grupos de clientes

Necesidades del cliente

Alumnos de grado. Egresados. Profesionales. Empresas Sector Pblico.

Productos
Carreras. Ingeniera Comercial. Contador Auditor Diplomados. PIL (Programa de Insercin Laboral). Consultora Capacitacin Investigacin 22

Habilidades distintivas
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Clientes

MISIN
Cules son nuestros valores Institucionales?

Para qu existimos?

qu somos?

cul es nuestro servicio? cul son nuestros intereses?

MISION cules son los derechos de nuestros colaboradores

Cul es nuestra prioridad?

Para quienes producimos nuestros servicios?

Cual es nuestra responsabilidad social?

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Como la vamos a lograr?

Puede construirse basado en las siguientes preguntas:

La misin, que representa la razn de la existencia de un organizacin, es la finalidad o motivo que condujo a la creacin de la organizacin, y al que debe servir.

Quienes somos? = Identidad Qu buscamos? = propsito Qu hacer? = Principales medios para lograr el propsito Por qu lo hacemos? = Valores-Principios-Motivaciones Para quienes trabajamos? = Clientes

Es importante construir la misin sin confundir los fines y con los medios de que nos valemos para lograr su materializacin. Ejemplo: La misin de un peridico no es vender papeles impresos sino vender informacin.
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Para definir la MISIN de una compaa es necesario tener claro sus alcances presentes y futuros:

EJEMPLOS: Misin UCSC

Quines son los clientes y qu necesidad se satisface: Alcance de Clientes. Dnde se encuentran estos clientes: Alcance Geogrfico. Con qu productos se llega a estos clientes: Alcance de producto o tecnolgico. Cmo lo haremos: Ventaja Competitiva - Recursos y Capacidades Qu haremos y qu no haremos: Integracin.

Liderar la investigacin, la enseanza y los servicios a la comunidad, conforme a los principios ticos y valricos de la fe cristiana.

Misin Facultad de Comunicacin, Historia y Ciencias Sociales

Promover y realizar docencia, investigacin y extensin en el campo de las Ciencias Sociales y Humanidades, ponindolas al servicio de la comunidad, conforme a los principios ticos y valricos de la fe cristiana".

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LA VISION ES LA IMAGEN DE LO QUE LA INSTITUCIN

VISIN

QUIERE LLEGAR A SER EN UN ESCENARIO FUTURO DE LARGO PLAZO LA VISION ES EL NEXO QUE UNE EL PRESENTE DE LA INSTITUCIN CON EL FUTURO 1 3 5 I ? M A G E N O B J E T I V O

VISION AOS
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Los aspectos a revisar son: Qu tipo de empresa queremos ser? En que tipo de negocio debe entrar la empresa y cuales deben ser los objetivos y rendimientos? Lo que la empresa aspira a ser y no lo que tiene que hacer.

VISION

Ejemplo: Visin UCSC Centro de excelencia en la bsqueda del saber e irradiacin de la verdad para el bien de la humanidad.

QU SOMOS? PARA QU EXISTIMOS?

QU QUEREMOS SER? A DNDE QUEREMOS LLEGAR?

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ANLISIS EXTERNO

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Pretende determinar cmo las variables que estn en el entorno del negocio afectan el nivel de utilidades y/o rentabilidad del negocio.
Sistema poltico -legal

Anlisis Externo

Consideraciones estratgicas Competencia indirecta Objetivos Polticas Estrategia Implantacin estratgica Control de Gestin Competencia Directa Metas Programas Control Estratgico
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Competencia potencial Clientes

Sistema econmico

Definicin del Negocio

Misin

FODA

Organizacin

Ambiente Competitivo Macroambiente

Variables tecnolgicas

Anlisis Interno.

Estructura de distribucin y ventas Sistema socio cultural

Medio ambiente o Ecosistema

Diagnstico Estratgico

Decisin Estratgica

Implementacin Estrategia
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ANLISIS INTERNO ANLISIS EXTERNO

Requiere de una evaluacin de la situacin actual de la empresa.

A qu aspectos se refiere?
La evolucin econmica del pas (crecimiento, desarrollo, tratados de libre comercio). Cambios demogrficos y culturales. El desarrollo tecnolgico. Factores Naturales (Clima, terremotos, inundaciones sequas). Aspectos polticos y legales (Estabilidad poltica, sistema de gobierno; impuestos, laboral). Estructura de la industria ( Proveedores, canales de distribucin, etc.) Corresponde a la identificacin de las variables endgenas relevantes, respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado, percepcin de los consumidores, entre otros. Aspectos sobre los cuales la organizacin tiene algn grado de control

Se evala Fortalezas y Debilidades de la empresa a nivel interno. Se miden cinco capacidades: Directiva Financiera Competitiva Tecnolgica Recurso Humano.
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ANLISIS INTERNO

A qu aspectos se refiere?
Los recursos humanos de que dispone La tecnologa a su alcance Su estructura formal Sus redes de comunicacin Su capacidad financiera

F D

O A

Es el anlisis FODA que permite definir las estrategias para aprovechar las fortalezas, revisar y prevenir el efecto de las debilidades, anticiparse y aprovechar las oportunidades y prevenir las amenazas.

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EJEMPLO DE ANALISIS DE UNA MUEBLERA

EJEMPLO DE ANALISIS DE UNA MUEBLERA

FORTALEZAS Experiencia en la produccin de todo tipo de muebles. Capacidad instalada. Mano de obra calificada. Clientes fidelizados por obras anteriores efectuadas con alto grado de satisfaccin. Flexibilidad en la produccin de cualquier producto en madera sobre medidas o en serie. Mercado nacional e internacional. Productos de alta calidad. OPORTUNIDADES Explorar mercado Internacional. Alianza con otras empresas.

DEBILIDADES Productos de Larga duracin. Bajo poder negociador con proveedores y clientes. Al ser productos suntuarios son ms vulnerables a las crisis econmicas.

AMENAZAS La continuidad de la crisis econmica provoca una baja en la demanda de los productos. Productos importados con bajos costos de produccin. Medidas impositivas que tome la autoridad. Alternativas de financiamiento ms caras.

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OBJETIVOS PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Traducen la misin de la compaa a
Anlisis Externo

resultados

concretos

Consideraciones estratgicas

comprometen a la direccin con esos resultados en un tiempo determinado.

Control de Gestin

Definicin del Negocio

Misin

FODA

Objetivos

Polticas

Estrategia

Implantacin estratgica

DEBEN SER Alcanzables y Realistas (Deben tener en cuenta el anlisis interno y externo del negocio) Medibles

Anlisis Interno.

Metas Diagnstico Estratgico Decisin Estratgica

Programas Control Estratgico

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Implementacin Estrategia
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y estar definidos en un Marco temporal

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OBJETIVOS

POLTICAS
Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. Aseguran que las decisiones caigan dentro de ciertas fronteras. Usualmente no requieren accin, sino que tienen el propsito de orientar a los administradores en su compromiso con las decisiones que tomaron en ltima instancia. La esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.

Recuerde que los OBJETIVOS DE MAYOR VIABILIDAD son aquellos para los cuales tenemos la confluencia de FORTALEZAS y OPORTUNIDADES.

Aquellos de menor probabilidad de ocurrencia son los objetivos para los cuales tenemos la confluencia de DEBILIDADES y AMENAZAS

Ejemplo: El pago de remuneraciones de la empresa x se realiza a travs de depsitos en cuentas corrientes o similares.
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PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA ESTRATEGIAS

Definicin del Negocio

Anlisis Externo

Consideraciones estratgicas

Misin

FODA

Objetivos

Polticas

Estrategia

Implantacin estratgica

Control de Gestin

Plan unitario, general e integrado que relaciona las ventajas estratgicas de la organizacin con los desafos del medio ambiente, y que tiene por finalidad garantizar que los

Anlisis Interno.

Metas Diagnstico Estratgico Decisin Estratgica

Programas Control Estratgico

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objetivos bsicos de la organizacin se cumplan mediante la realizacin apropiada por parte de la organizacin.
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Implementacin Estrategia

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LA ESTRATEGIA OPERA EN TRES NIVELES:

LA ESTRATEGIA CORPORATIVA ES:

El Corporativo ... Competitivo ... Funcional

... Cul es la diferencia? El plan general de actuacin directiva de una empresa compuesta por una cartera de negocios.

Refleja en qu negocios debe o quiere estar la empresa.

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LA ESTRATEGIA CORPORATIVA SE OCUPA DE:

ESTRATEGIA COMPETITIVA ES: la El plan de accin directiva para un slo negocio y su principal preocupacin es la de construir y fortalecer la posicin del negocio en el mercado. En qu mercados est! Porter identific tres estrategias genricas que podan usarse: Liderazgo en costos
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Realizar

movimientos

necesarios

para

lograr

diversificacin: En que negocios est! Elevar el rendimiento combinado de los negocios en los que participa: Sinergia! Establecer prioridades de inversin y dirigir los recursos corporativos hacia las unidades de negocios ms atractivas.

Diferenciacin

Enfoque (nichos)
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Lder en costos: : Tener el costo ms bajo del sector no significa precio ms bajo. bajo.

Empresas que han optado por esta estrategia:

BIC: La compaa logra una ventaja sobre la industria o su competidor ms cercano (mayor rentabilidad) con una estructura de costos promedios unitarios menor al promedio o su competidor ms cercano. Si hay Competencia por Precios Rebaja de utilidades Por sus bolgrafos de punta fina. Gillette: En la fabricacin masiva de hojas para sus maquinas de afeitar. En Chile Lder: Por su estrategia de marcas propias y distribucin por medio de megamercados.

Eliminacin de competidores ineficientes

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Diferenciacin: Crearle al producto o servicio algo que sea percibido en toda la industria como nico. La ventaja se basa en atributos como calidad, rendimiento, servicio o superioridad tecnolgica, que permita un precio de venta superior. . Ejemplos: Juguetes F-P son seguros, diseados en forma cientfica, didcticos y entretenidos. Benetton: En imagen de moda y progresismo. Autos alemanes como Mercedes Benz, BMW, Audi, Porsche son sinnimo de buena calidad.
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Enfoque: se concentra en las necesidades de un grupo particular de compradores sin pretender dirigirse al mercado entero.

Ejemplos: segmento de mercado, lnea de productos, mercado geogrfico.

Un restaurante de comida china. Los hoteles Explora en las Torres del Paine, San Pedro de Atacama e Isla de Pascua.
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ESTRATEGIAS A NIVEL FUNCIONAL... LA ESTRATEGIA FUNCIONAL ES: Estrategias Pull o Push, con canales de distribucin. Un conjunto de iniciativas estratgicas que se toman en una parte del negocio, aade detalles a la estrategia de negocios y determina cmo se dirigirn las actividades funcionales. Desarrollo de carrera profesional, recursos humanos estables en el largo plazo.
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Estrategias financieras, emisin de bonos o acciones para conseguir un crecimiento.

AGENDA
REVISIN DE CONCEPTOS

PROCEDIMIENTOS Son planes que establecen un mtodo obligado para manejar actividades futuras. Son guas para la accin y describen la

PLANIFICACIN PLANIFICACIN ESTRATGICA PLANIFICACIN OPERATIVA ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL

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manera de realizar ciertas actividades, son secuencias cronolgicas de acciones. Ejemplos: Procedimiento para solicitud de libros. Procedimiento para contratos de prestacin de servicios. Procedimiento para solicitar hora de visita al mdico.
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REGLAS Son normas o regulaciones que sirven para definir lo que debe o lo que no se debe hacer. Son guas que uniforman la accin, pero que no establecen una secuencia como los procedimientos. Ejemplo: la prohibicin de fumar Los programas y

PROGRAMAS son un conjunto de actividades que

interrelacionadas

cronolgicamente

ordenadas,

describen las actividades que se tienen que realizar, quines las van a realizar y cundo van a terminarse.

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PRESUPUESTOS Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realizacin de una actividad o un proyecto. Son una expresiones en trminos numricos. Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarn. Constituyen medios de control.

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