REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN I.U.T.I.R.L.A. MATURN EDO.

MONAGAS

SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

Profesor: Douglas

Bachiller: Tabata Luis Miguel, C.I. 20.403.799

Maturn, Mayo de 2013

INDICE

INTRODUCCIN ................................................................................. 2 1. Banco de datos. Tcnicas destinadas a recopilar y mantener la informacin necesaria para la administracin de personal .......................... 3 2. Registros e insumos emanados de otras unidades y

requerimientos de informacin que necesitan otras secciones de la empresa ...................................................................................................... 7 3. Desarrollo de un sistema de Informacin Gerencial para el registro y Control de personal en la Organizacin: Objetivos, estructura, funciones, normas, ambiente, insumos, procesos, productos o servicios, retroalimentacin, resultados. ..................................................................... 9 4. Aplicacin de la computadora en la recopilacin, mantenimiento, comunicacin y utilizacin de la informacin. ............................................ 13 CONCLUSIONES ............................................................................... 16 BIBLIOGRAFA .................................................................................. 17

INTRODUCCIN

La informacin es hoy por hoy una poderosa herramienta que dentro de las organizaciones revoluciona el desarrollo de virtualmente todas las actividades, y afectando de manera directa el desempeo de la organizacin dentro del mercado, en tal sentido, las empresas que dispongan de un sistema de un manejo adecuado de la informacin alcanzarn niveles ms altos de competitividad, garantizando su sobrevivencia y xito. Las modernas empresas, atribuyen cada da ms valor a su capital humano, y el manejo adecuado de este poderoso recurso requiere de un ptimo manejo de la informacin asociado, con este fin los sistemas de informacin para los recursos humanos capitalizan con creces sus valor. Segn la teora de las decisiones, la organizacin es una serie estructurada de redes de informacin que conectan las necesidades de informacin de cada proceso con las fuentes de datos. Los bancos de datos son el soporte bsico de los sistemas de informacin. El sistema de informacin de gestin de personas est planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir la informacin relacionada con los recursos humanos, de modo que los gerentes puedan tomar decisiones eficaces. Toda la administracin por sistemas se apoya en la planeacin e implementacin de un sistema integrado que ahorre tiempo a las personas. (Chiavenato 2002). En consecuencia, se presenta en este trabajo la informacin correspondiente para el desarrollo de un sistema de informacin gerencial para el control y registro del personal en una organizacin.

1. Banco de datos. Tcnicas destinadas a recopilar y mantener la informacin necesaria para la administracin de personal

Banco de Datos

Segn Chiavenato (2000), refiere que la base de datos de todo sistema de informacin es el banco de datos. ste funciona como sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtencin de informacin. Los datos sirven de base para la formacin de juicios o la solucin de problemas. Un dato es slo un ndice o un registro. Por s mismo los datos tienen poco valor. La informacin tiene significado e intencionalidad, aspectos fundamentales que la diferencian de los simples datos. El banco de datos es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente codificados y disponibles para procesamiento y obtencin de informacin. El banco de datos es un conjunto integrado de archivos relacionados de manera lgica, y organizados para mejorar y facilitar el acceso de datos y eliminar la repeticin innecesaria. La gestin de personas requiere utilizar varios bancos de datos interconectados que permitan obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber: 1. Registro de personal: datos personales sobre cada uno de los empleados. 2. Registro de cargos: datos sobre los ocupantes de cada uno de los cargos. 3. Registro de secciones: datos sobre los empleados de cada seccin, departamento o divisin. 4. Registro de remuneracin: datos sobre los salarios o incentivos salariales. 5. Registro de beneficios: datos sobre los beneficios y servicios

sociales. 6. Registro de entrenamiento: datos sobre los programas de entrenamiento. 7. Registro de candidatos: datos sobre los candidatos de cargo. 8. Registro mdico: datos sobre las consultas y exmenes mdicos de la admisin, exmenes peridicos, etc. 9. Otros registros, segn las necesidades de la organizacin, de la gestin de personas, de los gerentes de lnea y de los empleados.

Tcnicas para Recopilar Informacin

Por lo que se refiere a la recopilacin de la informacin, esta se puede captar mediante los siguientes medios: Observacin: a) Introspeccin del trabajo. Este anlisis lo hace el interesado; escribe un informe y lo presenta, para revisin, a su superior inmediato. b) Observacin natural. El analista observa a la persona en la forma en que sta realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efecta anotaciones. Escribe despus un informe. Tiene la desventaja de requerir mucho tiempo y ser subjetiva. c) Observacin controlada (mtodo ms riguroso de apreciacin utilizando incluso mediciones). El analista lleva registros cuidadosos. Es ms objetiva que la anterior, pero tiene la desventaja de requerir, al igual que aquella, mucho tiempo. Algunas labores corren el riesgo de no ser observadas: por ejemplo, un reporte que solo se prepare una vez al mes. Cuestionarios: a) De respuestas abiertas (no existen directrices para las respuestas). El ocupante del puesto contesta con sus propias palabras. Tienen la desventaja de depender de la facilidad de expresin de quien ocupa el puesto. Difcil es aplicar con personal que cuenta con escasos estudios

formales. b) De eleccin forzosa (se ofrecen al entrevistado varias alternativas para su seleccin, cuando estas son pocas y fciles de establecer. Por ejemplo: En este puesto, uno pasa aproximadamente el 75% del tiempo: Sentado Caminando De pie, pero sin caminar Sentndose y levantndose constantemente. Entrevista: - Libre. No existe orden establecido ni directriz; se caracteriza por su espontaneidad. - Dirigida. Se eligen temas de antemano y sobre ellos se encauza la entrevista, no tiene la falta de directrices de la anterior. - Estandarizada. Normalmente se efecta con base a un cuestionario en el que se establecen con precisin las pautas a seguir para efectos de posteriores comparaciones. Lo ordinario es usar varios medios de recopilacin al mismo tiempo: Como una base que sirva al analista para interrogar a los trabajadores y supervisores; el cuestionario presta una ayuda inmejorable; los informes de los primeros son utilsimos para la descripcin, los del supervisor para la especificacin y para asegurarnos de la integridad y precisin de los elementos recogidos; la observacin da viveza a todos los elementos que nos han sido proporcionados.

Tcnicas para mantener la informacin Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organizacin marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta tcnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.

Este proceso tcnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institucin, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre-elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos, complementndose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria. Los instrumentos tcnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, sern establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institucin, siendo dentro de los ms utilizados los siguientes: a. la Ficha Personal. b. Ficha Social c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia. d. Parte Diario de Asistencia. e. Papeletas de Autorizacin de Salidas. f. Tarjetas de Control de Rcord laboral. g. File Personal h. Rol Vacacional i. Rol de Cambio de Vigilancia j. Cuadro de Asignacin de Personal k. Reglamento Interno de Trabajo Los Instrumentos tcnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, tcnicos, auxiliares y obreros.

2. Registros e insumos emanados de otras unidades y requerimientos de informacin que necesitan otras secciones de la empresa

Un sistema de informacin gerencial en el rea del recurso humano abarca varios subsistemas, los cuales se indican a continuacin: * Subsistema de alimentacin de recursos humanos, que incluye planeacin de recursos humanos, investigacin de mercado de mano de obra, reclutamiento y seleccin. * Subsistema de aplicacin de recursos humanos, que implica anlisis y descripcin de cargos, integracin o induccin, evaluacin del mrito o del desempeo, movimiento de personal (en sentido horizontal, vertical o diagonal) * Subsistema de mantenimiento de recursos humanos, que

comprende remuneracin (administracin de salarios), planes de beneficios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, registros, controles de personal y relaciones laborales. * Susbsistema de desarrollo de recursos humanos, que incluye capacitacin y planes de desarrollo de personal. * Subsistema de control de recursos humanos, que abarca base de datos, sistema de informacin de recursos humanos (recoleccin y manejo de datos, estadsticas, registros, informes, grficas) y auditora de recursos humanos. El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. Su finalidad de esta tcnica, es servir de fuente de informacin necesaria para determinar la situacin actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:

- Promocin o Ascensos - Conceder Becas - Otorgar Derechos - Compensacin por Tiempo de Servicios - Movimientos de Rotacin, o Reubicacin

La informacin registrada puede clasificarse como: a. Datos individuales relativos a: Nombre y direccin de cada colaborador y su cdigo o nmero de identificacin laboral. Edad, fecha de nacimiento, etc. Titulo o grado acadmico. Especialidad obtenida. Empleo: caractersticas de los puestos desempeados, indicando fechas y motivos de cambio. Evaluaciones de mritos Ascensos Puntualidad Capacitacin y Formacin: datos acadmicos del colegio, instituto o Universidad. Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos. Aptitudes e intereses especiales. b. Datos colectivos (Cifras Totales) Solicitudes de empleos Asistencias Movimientos de personal Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual Atencin mdica Nmero de horas extraordinarias laboradas Contratos de Personal

 Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales Bienestar de Personal: Participacin de empleados en actos deportivos

3. Desarrollo de un sistema de Informacin Gerencial para el registro y Control de personal en la Organizacin: Objetivos, estructura, funciones, normas, ambiente, insumos, procesos, productos o

servicios, retroalimentacin, resultados.

La elaboracin de un sistema de informacin debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de informacin solo para un aparte de los flujos de informacin, puesto que la dimensin del proceso decisorio esta perfectamente definida. El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas informacin acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, ndices, listados medidas estadsticas de posicin o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado ms amplio, en tanto que la informacin obtenida a travs del tratamiento, el procesamiento y la combinacin de datos comporta una significacin ms amplia y definida, reduciendo as las condiciones de incertidumbre.

Sistema de Informacin Gerencial para el registro y Control del Personal Objetivos: - Registrar, controlar, evaluar y manejar las ocurrencias laborales de los trabajadores desde su entrada a la empresa hasta su salida. - Registrar la Informacin bsica sobre el empleado - Llevar un control del tiempo de trabajo, asistencia o inasistencia del personal. - Controlar el uso de los servicios sociales de la organizacin como salud y seguridad, pensiones y jubilacin, utilizacin de seguros mdicos, reposos mdicos, entre otros. Estructura: Un Sistema de Informacin para registrar y controlar al personal, contiene datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber: Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal. Datos de los ocupantes de cada cargo, que confor man un registro de cargos. Datos de los empleados de cada seccin, departamento o divisin, que constituye un registro de secciones. Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneracin. Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios. Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc. Funciones: Este sistema obtiene datos e informacin de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente

experimentando un trabajo de recoleccin, procesamiento y utilizacin.

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Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, anlisis y seguimiento para fines de caracterizacin. Otros se almacenan para ser recuperados despus, procesarlos y utilizarlos en la descripcin. Normas Los sistemas de informacin sobre la fuerza laboral sirve para

efectuar el anlisis y emprender las acciones del rea de gestin de personas. Por consiguiente, atiende a las necesidades de los especialistas de recursos humanos. El primer paso consiste en saber exactamente las necesidades de informacin para la gestin de personas. El sistema de informacin para la administracin de personas cubre los siguientes pasos: a. Planeacin estratgica de recursos humanos. b. Formulacin de objetivos y programas de accin de recursos humanos. c. Registros y controles de personal para efectos de pago de nmina, manejo de vacaciones, prima por salario, ausencias y retrasos, disciplina, etc. d. Informes sobre remuneracin, incentivos salariales, beneficios reclutamiento y seleccin, plan de carreras profesionales, entrenamiento y desempeo, higiene y seguridad en el sitio de trabajo, rea mdica, etc. e. Informes sobre cargos y secciones. Ambiente El sistema de informacin obtiene datos e informacin de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y d el macroambiente (coyuntura econmica, poltica, etc.). Insumos Software: Programa Hardware: Equipo de computacin Procedimientos manuales: recurso manual para introducir la

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informacin Base de Datos: Informacin registrada y que se convierte en el banco de datos del sistema Modelos para el anlisis, planeacin, control y toma de decisiones

Procesos Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en informacin, o para tener otra informacin (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo. Productos o servicios Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, ndices, listados medidas estadsticas de posicin o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado ms amplio, en tanto que la informacin obtenida a travs del tratamiento, el procesamiento y la combinacin de datos comporta una significacin ms amplia y definida, reduciendo as las condiciones de incertidumbre. Retroalimentacin Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de manera rpida. Resultados Como su nombre lo indica, en sta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los

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canales idneos de la comunicacin.

4.

Aplicacin

de

la

computadora

en

la

recopilacin,

mantenimiento, comunicacin y utilizacin de la informacin.

Las computadoras son ms que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas, por lo cual en esta era o siglo se ha observado una gran innovacin y desarrollo de tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de computadores que son capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad con apartes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos, entre otros. Es por esto que los avances tecnolgicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de produccin de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiada profundamente tanto en su concepcin como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la funcin de un computador se reduce a tratar la informacin que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. La base de datos de los recursos humanos en una organizacin es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente

clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtencin de informacin. (Conjunto de archivos relacionados lgicamente). La eficiencia de la informacin es mayor con la ayuda de la base de datos no slo por la reduccin de la memoria para archivos, sino tambin porque los datos lgicamente relacionados permiten la actualizacin y los procesamientos integrados y simultneos. Es muy comn que las bases de datos estn relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

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En general, los computadores son tiles en aquellas tareas en las que intervienen una serie de caractersticas, lo cual no implica que no puedan ser utilizados an cuando dichas caractersticas no se encuentren presentes. Los computadores son especialmente tiles all donde sea necesario tratar con: Grandes volmenes de datos Datos comunes Repetitividad Distribucin de la informacin Clculos complejos Gran velocidad de clculo Existen tareas donde la cantidad de datos que es preciso procesar hace prcticamente inviable su tratamiento directamente por una o varias personas. Pensemos por ejemplo en la cantidad de informacin que se genera en los modernos aceleradores de partculas cuando tiene lugar una colisin. Los sistemas empleados para la captura de informacin deben ser muy rpidos y potentes para poder almacenar tantos datos como sea posible. Posteriormente es preciso realizar mltiples tratamientos y anlisis sobre esos datos que se encontrarn almacenados en algn tipo de memoria masiva. Este tratamiento debe hacerlo un computador, ya que una persona dedicada a tiempo completo no sera capaz de acabar la tarea en cientos de aos, an suponiendo que dispusiera de calculadora. En otros casos nos encontramos con que existen datos comunes que son utilizados por multitud de personas como pueden ser constantes de reacciones qumicas, datos astronmicos, atmosfricos, etc. Ante esta situacin es conveniente tener servidores centralizados que aglutinen estos datos, y que a medida que los investigadores de los diferentes campos necesiten acceder a ellos, recurran a estos servidores. De esta manera, se evita que la informacin est duplicada y adems se asegura que sta sea coherente. Un rea donde los computadores son realmente tiles y que evitan un

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trabajo pesado al ser humano es en las tareas repetitivas. Se trata de tareas donde una misma accin se debe repetir miles o millones de veces. Se dice que estamos en la sociedad de la informacin, esto supone que se generan muchos datos, tanto cientficos como de cualquier otro tipo. Para almacenar toda esta informacin sera preciso contar con un espacio de almacenamiento que pocas personas o empresas pueden costear. Teniendo en cuenta, adems, que esta informacin cambia constantemente, su constante actualizacin requerira amplios recursos. Para solucionar este problema y poder acceder a informacin actualizada y proveniente de mltiples fuentes, se recurre a redes de computadores interconectados donde un computador cualquiera de la red puede acceder a informacin almacenada en cualquier otro ordenador accesible a travs de esa red. Es lo que denominamos distribucin de la informacin. Uno de los factores principales en el gran desarrollo de la ciencia tal y como la entendemos hoy da ha sido la capacidad de realizar clculos complejos mediante los computadores, entre ellos los resultados

estadsticos. Finalmente, un factor importante que hace a los computadores realmente tiles es la velocidad a la que son capaces de procesar los datos.

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CONCLUSIONES

Todas las organizaciones necesitan informacin actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeo y la ejecucin de sta. Dicha informacin y la tecnologa de la informacin forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organizacin, junto con el personal, los recursos econmicos, el material y la maquinaria; la interaccin de este conjunto de componentes se procesa, almacena y distribuye para el apoyo a la toma de decisiones y al control en una organizacin, originndose un Sistema de Informacin (SI). Inicialmente, los sistemas de Informacin sobre las personas eran privativos de rea de Recursos Humanos, cuando sta monopolizaba las decisiones relacionada con los empleados. Despus, se descentralizaron los sistemas de informacin de recursos humanos e incluyeron a los gerentes de lnea para que stos pudieran tomar decisiones respecto de los subordinados. Recientemente, los sistemas de informacin se estn abriendo tambin a los empleados, para que reciban informacin y retroalimentacin sobre su propio desempeo y situacin en la organizacin. La gestin de personas requiere de mucha informacin acerca de las personas, para que los especialistas de staff y los gerentes de lnea puedan tomar decisiones eficaces y adecuadas. Cuanta ms informacin, tanto menor es la incertidumbre de las decisiones que se van a tomar.

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BIBLIOGRAFA

Origen E Importancia De La Funcion De Administracion De Personal. BuenasTareas.com. Recuperado 12, 2012, de http://www.buenastareas.com /ensayos/1-1-Origen-e-Importancia-De-La-Funcion/6862082.html Chiavenato I. (1999). Administracin de Recursos Humanos. 5 Edicin. Edit. Mc Graw Hill. Colombia Chiavenato, I. (2002) Gestin del Talento Humano 1 Edicin, Editorial Mc Graw-Hill Interamericana, Colombia

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