Sunteți pe pagina 1din 5

ORGANIZAO, MTODOS E SISTEMA

RESUMO DO CAPTULO 3 ETAPAS DO PROJETO 1. PRELIMINAR Tem como propsito preparar a organizao para atuarm de modo eficaz e eficiente em estudos organizacionais e, mais especificamente, em gesto de processos. Esse conjunto de etapas ( exceo das duas primeiras) denomina-se projeto e esse, necessariamente tem de ter um incio e um fim determinado. 2. SENSIBILIZAO: Etapa Zero A Etapa Zero permite aos envolvidos um primeiro contato que tende a produzir maior participao e poder de sugesto para o projeto que ser iniciado. Sensibilizar a palavra chave nessa etapa, pois tornar uma pessoa integrante de um processo de mudana. Faz-lo entender as razes e porqus da proximidade de uma nova mudana. Por vezes uma reunio curta ao longo do expediente, manh ou tarde pode conduzir o grupo ao processo de mudana, sem maiores consequncias. A Etapa zero antecede os momentos de identificao das demandas, de coleta de dados e informaes. Basicamente, a abordagem de sensibilizao deve conter questes sobre: o que cada pessoa conhece do estudo solicitado; o que cada pessoa pensa do estudo; o que os condutores pensam das pessoas envolvidas; o que os condutores pensam do estudo; o que cada pessoa(s) pensa(m) da(s) tecnologia(s) a ser(em) utilizada(s); as primeiras concluses de cada pessoa (incluindo condutores) a respeito do estudo e das pessoas envolvidas; a agenda da prxima reunio, ainda de sensibilizao; e generalizaes e exemplificaes concernentes ao estudo demandado.

Uma vez que se busca a aproximao das pessoas aos propsitos do estudo importante a descaracterizao da reunio formal. A pessoa responsvel pelo estudo deve ser visto como conhecedor das abordagens, das ferrramentas, demonstrando muito competncia na gesto de pessoas. 3. ETAPAS DO PROJETO DE ESTUDO ORGANIZACIONAL Sensibilizados os envolvidos, o momento de inciar o projeto propriamente dito, que ser necessariamente, marcado por um marco incial e um fim. Etapas do projeto de Luiz Carlos Danin Lobo:

a) definio do objeto de estudo; b) gerao de uma pesquisa preliminar; A pesquisa preliminar pode envolver: visualizao da gesto dos processos; de como se encontra o ambiente interno; informaes sobre estudos semelhantes em outra s organizaes; manuais de toda ordem; organogramas e grficos que mostram a dinmica orgnizacional; relatrios gerais e especficos; descrio de cargos; sugestes de todos os envolvidos; contatos com unidade fora da rea em estudo, quando o caso; contatos com usurios ou consumidores; e estudos ou projetos anteriores semelhantes que tenham ou no apresentado algum resultado, qualquer que tenha sido.

c) desenho do projeto; d) execuo; f) alinhamento dos principais problemas e necessidades; g) mudana, acompanhamento e introduo de mecanismo regulatrios; h) Reavliao; 4. INSTRUMENTOS DE LEVANTAMENTO DE INFORMAES Trs instrumentos de tomada de informaes possibilitam o cumprimento de uma boa anlise organizacional so: a entrevista, o questionrio e a observao pessoal (ou direta). Todos podem ser usados dentro de um mesmo estudo ou aplicados entrevista e ao questionrio. O que no se recomenda o uso da observao pessoal como instrumento nico de tomada de informaes. 4.1. ENTREVISTA: a entrevista oferece inmeras vantagens e sua aplicao defendidas pela maioria dos estudiosos. O objetivo principal da entrevista minimizar resistncias e envolver os entrevistados, proporcionando um maior grau de participao e discusso. 4.1.1. Vantagens da entrevista: permite que o entrevistado faa crticas e sugestes sobre o seu trabalho ou sobre a organizao, por se sentir proteegido pelo anonimato. permite que a pessoa da organizao que tenha dificuldade em expor seus pontos de vista de forma escrita o faa oralmente; possibilitar ao entrevistador um conhecimento mais profundo da rea onde atua ou comanda; alcance de informaes que esto guardadas apenas na memria do entrevistado;

proporciona um julgamento mais prximo sobre a atitude e capacidade de subchefes e gente do quadro funcional; estimula o raciocnio do entrevistador e entrevistado.

4.1.2. Desvantagens da entrevista: dificuldade de fazer apresentaes ao longo da entrevista; frequncia de palpites e adivinhaes; envolvimento de natureza emocional.

4.1.3. Precaues e recomendaes: desligar o celular; deixar o entrevista vontade para uso do celular ou leitura de e-mails durante a entrevista; envolver o entrevista no estudo, enfatizando a sua contribuio; estabelecer um roteiro prvio da entrevista; abster-se de anotar diante do entrevistado, nas questes que envolvam julgamento pessoal ou narrao de conflitos; abster-se de fazer crticas organizao e prpria rea, evitando julgamentos antecipados; evitar formulao de promessas de benefcios pessoais ou financeiros pessoa do entrevistado; procurar no interromper o entrevistado quando no estiver de acordo com as opinies emitidas por este; familiarizar-se com o assunto, a fim de entender a terminologia de explicaes tcnicas; informalidade e objetividade; no inquirir de forma demasiadamente tcnica; e cuidar para que o tom de voz ou o modo de fazer a pergunta no induzam a resposta.

4.2. QUESTIONRIO - Possibilita dar andamento a um estudo que envolva um nmero considervel de indivduos (vinte, trinta, cem). Contudo preciso observar certas condies para que sua aplicao traga bons resultados: falta de tempo para a entrevista; dificuldade de realizao da entrevista; distanciamento geogrfico; levantamento de dados quantificveis.

4.2.1. Vantagens do questionrio: permite que o gerente responsvel pelo estudo obtenha informaes, ao mesmo tempo em que exerce outras atribuies de seu cargo; permite ao inquirido um perodo para formular respostas;

um meio eficiente de obeter informaes de pessoas que tm dificuldade de manter contatos com outros meios; possibilita melhor detalhamento das respostas.

4.2.2. Desvantagens do questionamento: inibe o inquirido na formulao de crticas e sugestes para novas diretrizes da rea em estudo ou da organizao; resistncia ao preenchimento; emisso de informaes falsaas; interpretao variada de uma mesma questo; lentido do processo de tomada de informaes; apesar de vantajoso, h quem considere o uso de e-mails ou softwares, prejudicia,l em razo da ausncia de uma observao pessoal ou direta, que sempre aconselhada.

4.3. OBSERVAO PESSOAL - Subsidia o correto desenvolvimento do projeto de estudo organizacional, mas o nico que no deve ser utilizado como instrumento exclusivo de coleta de dados em um projeto organizacional. 4.3.1. Vantagens da observao pessoal: um meio de comparar as informaes de entrevistas e questionrios com a realidade; melhor receptividade s sugestes do responsvel pelo estudo; conhecimento tcnico e prtico do assunto estudado. 4.3.2. Desvantagens da observao pessoal; processo demorado; impresses errneas; perturbao dos trabalhos regulares.

4.3.3. Precaues e recomendaes: evitar o carter de inspeo: a reomendao no sentido de haja um aviso antecipado da presena de pessoal envolvido no estudo, seja o gerente ou indicados por ele; ser informal: dar uma caractersitica amistosa visita. 4.5 .RECOMENDAES FINAIS: As etaps de um processo precisam ser cautelosamente desenvolvidas. Os instrumentos de levantamento de informaes exigem extremo cuidado na sua aplicao. Uma entrevista mal conduzida leva a um estudo de resultados catastrficos. Ou, ainda, uma observao pessoal pode dar margem a preconceitos prejudicando o estudo e as pessoas envolvidas.